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I - AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Conceito Uma auditoria uma reviso das demonstraes financeiras, sistema financeiro, registros, transaes

s e operaes de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade s demonstraes financeiras e outros relatrios da administrao. Tambm identifica deficincias no sistema de controle interno e no sistema financeiro e apresenta recomendaes para melhor-los. Sigilo Profissional Cumpre ressaltar que durante a execuo do servio de auditoria, o auditor tem acesso a muitas informaes confidenciais da empresa (salrios, sistema de apurao de custos, sistema de produo, poltica de vendas etc.). Como qualquer outro profissional, o auditor deve manter sigilo destas informaes, mesmo dentro da prpria empresa. Como medida de sigilo profissional, o auditor no deve permitir que terceiros tenham acesso aos seus papis de trabalho sobre a empresa. Independncia Para a auditoria ser eficiente e merecer confiana, precisa ser executada por algum que seja suficientemente independente das pessoas cujo trabalho est sob seu exame, de forma que ele no seja impressionado pela posio dessas pessoas, que no simpatize com seus pontos de vista, ou seja, intimidado por seu poder, a ponto de influenciar sua prpria certeza de que seus procedimentos ou concluses possam ser, de qualquer forma, afetados. Os auditores internos so empregados da empresa, cujos registros e procedimentos examinam. Eles devem sua fidelidade principalmente empresa. Seus trabalhos, suas remuneraes e suas oportunidades para as promoes so todos controlados pela mesma administrao que controla e supervisiona o departamento de contabilidade sob exame. Isto no quer dizer, que os auditores internos no possuam independncia. A independncia tanto um estado de esprito quanto uma questo de separao organizacional. O alto grau de independncia, tanto em organizao como em atitude, perfeitamente possvel em um departamento de auditoria interna.

Se o departamento de auditoria interna organizado separadamente da contabilidade e do departamento de tesouraria, se o chefe do departamento relata diretamente diretoria ou a um alto funcionrio - que detm uma funo pelo menos equivalente dos chefes desses dois departamentos - se os empregados dentro do departamento de auditoria interna so auditores competentes - sem receio de que um relatrio crtico resultar em prejuzo - os exames executados por tais departamentos podem ter um grau elevado de independncia. Eles carecem, entretanto, do grau de independncia final, que a independncia em relao administrao. Apesar da competncia e habilidade profissional de seus membros e de sua independncia organizacional dentro da empresa, o departamento de auditoria interna no pode, em virtude de sua prpria natureza, ser completamente independente da administrao, cujos registros examina. Interesses Atendidos Os auditores de ambos os grupos trabalham a fim de melhorar a confiana nas informaes contbeis e operacionais. Agindo assim, eles prestam grande ajuda administrao e a todos os interessados. Contudo, devida relativa independncia de suas posies, cada grupo tende a servir a um diferente tipo de interesse. Os auditores internos no podem ser completamente independentes da administrao e da seus relatrios e pareceres serem de utilidade limitada para interessados externos, tais como acionistas e credores, os quais precisam receber relatrios no sujeitos, de qualquer forma, influncia ou persuaso da administrao. Os auditores independentes tm maior grau de independncia; da serem seus relatrios e pareceres de maior utilidade para terceiros. Os auditores internos, sendo empregados, tm uma vantagem sobre os auditores independentes. Eles permanecem no emprego o ano todo, adquirindo maior familiaridade com os problemas e operaes da empresa, podendo assim, ser designados pela administrao para uma variedade de incumbncias e exames especiais. Porm, devido s limitaes de seus relatrios, do ponto de vista de terceiros, conclui-se que seus trabalhos sero dirigidos mais aos problemas internos, que aos assuntos de interesse de terceiros. Sendo assim, pode-se dizer, de maneira geral, que os auditores internos tendem mais diretamente a servir a administrao, enquanto os auditores independentes a servir os interesses de terceiros.

Ainda assim, apenas questo de grau. Vrias pequenas e mdias empresas no tm pessoal especializado em auditoria interna. Nesses casos, elas freqentemente entregam a seus contadores ou auditores independentes esse tipo de reviso, anlise ou investigao que deveria, de outra maneira, ser confiado a um auditor interno. nfase na Aplicao de Tcnicas Como os relatrios dos auditores independentes destinam-se aos interesses externos, seus exames tendem a salientar o tipo de informao na qual terceiros estejam interessados, tais como as importncias de ativo, passivo, receitas, despesas e participao do scios. Assim, grande parte do trabalho dos auditores independentes dirigido mais a verificao de fatos que de procedimentos. Os auditores internos, por outro lado, tendem a dar proporcionalmente maior ateno ao exame dos procedimentos e prticas operacionais. A fim de servir a administrao de forma mais eficiente, eles fazem estudos de procedimentos operacionais e de contabilidade, objetivando descobrir quaisquer desvios das normas e diretrizes estabelecidas pela empresa, bem como encontrar mtodos mais eficientes de execuo dos registros contbeis. A auditoria interna, portanto, salienta os aspectos processuais da contabilidade, embora tambm se interesse pela exatido dos fatos registrados pelo departamento de contabilidade. A auditoria independente, por outro lado, concentra-se menos nos procedimentos operacionais e contbeis e, relativamente mais na verificao da fidelidade das informaes. Profundidade O auditor interno e o auditor externo realizam testes de procedimentos, variando a profundidade e extenso de acordo com os objetivos a serem atingidos. Entretanto, o auditor interno realiza um trabalho mais aprofundado do que o auditor externo, motivado por duas razes: a) O custo do trabalho do auditor externo mais alto do que o do auditor

interno e no h necessidade do auditor externo ser to minucioso, pois os objetivos dos trabalhos so distintos; b) A extenso e o enfoque do trabalho do auditor externo podem ser

reduzidos de acordo com os trabalhos realizados pela auditoria interna, desde que esta ltima tenha pessoal qualificado e independente.

1 - Auditoria Externa A Auditoria Externa consiste no exame das demonstraes financeiras feitas com o propsito de expressar uma opinio sobre a propriedade com que as mesmas apresentam, a situao patrimonial e financeira da empresa e o resultado das operaes no perodo do exame. Sendo exercida por Contadores Independentes ou equivalentes (Empresas de Auditoria), sua atividade regulamentada pela Comisso de Valores Mobilirios atravs da instruo nmero 216 de junho de 1.994. 1.1 Levantamento de Fraudes O auditor externo deve examinar as demonstraes contbeis de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas; portanto, no seu objetivo principal detectar irregularidades (roubos, erros propositais etc.), mas essas podem vir a seu conhecimento durante a execuo do servio de auditoria. Se o auditor externo fosse dirigir seu trabalho no sentido de detectar irregularidades, o preo de seu servio seria muito alto; mesmo assim, ele no poderia assegurar-se de que todas as irregularidades foram descobertas, devido ao fato de que muito difcil detectar irregularidades no registradas (como, por exemplo, o contador da empresa recebe uma comisso por fora e a nota fiscal de compra sai pelo valor correto), roubos em conluio etc. 1.2 Regulamentao da Profisso A preveno e a descoberta de fraudes devem repousar, principalmente, sobre a confiana inspirada por um sistema contbil adequado e um controle interno apropriado, que constituam uma proteo, para a organizao, contra as fraquezas humanas e tambm causem um efeito desencorajador sobre os empregados Rotinas de verificao e reviso so caractersticas de um bom controle interno, que reduzem a possibilidade de que erros ou tentativas fraudulentas permaneam encobertas por muito tempo e permitem administrao possuir maior confiana na adequao dos dados. Cabe a auditoria interna, testar os controles internos e identificar os possveis erros e deficincias existentes e apontar solues. 1.3 Formao Profissional

Para exercer a profisso de Auditor Independente, exigido pela CVM a formao superior em Cincias Contbeis, mas para o bom desempenho de suas atividades necessrio que ele possua outros conhecimentos que complementem sua formao acadmica, como: Comunicaes; Informtica; Sistemas e Mtodos; Economia; Mtodos quantitativos; Aspecto Legais de negcios; Processo administrativo e atividades gerenciais; Prticas internacionais de negcios; Tecnologia de Produo; Automatizao e robotizao; Prticas comerciais e de negcios; Cincias do comportamento; Fatores motivacionais;

Geralmente as empresas de auditoria externa possuem um plano de carreira que seguido para todos os funcionrios. Cada funcionrio fica dentro de uma faixa por um determinado tempo. Durante esse tempo, o seu desempenho avaliado e estando de acordo com as pretenses exigidas pela empresa, ele ser promovido a prxima faixa. Caso contrrio o funcionrio demitido, pois no interessa a empresa manter um funcionrio que no esteja agradando. De acordo com o plano de carreira os cargos so o seguinte: Trainee Assistente Semi-senior Senior Supervising-senior Gerente Gerente-senior Scio

1 Auditoria Interna A Auditoria Interna definida segundo o Instituto de Auditores Internos de New York como a atividade de avaliao independente dentro da organizao, para a reviso de contabilidade, finanas e outras operaes, como base para servir administrao. um controle administrativo, que mede e avalia e verifica a eficincia de outros controles. A funo da auditoria interna assessorar a administrao no desempenho eficiente de suas funes, fornecendo-lhe anlises, avaliaes, recomendaes e comentrios sobre as atividades auditadas. A definio acima demonstra que a atividade do auditor interno, apesar de voltada para administrao da empresa, muito mais abrangente que a atividade do auditor externo, mesmo este podendo prestar outros servios a seus clientes, at como forma de agregar valor a sua atividade, sua funo primordial expressar uma opinio sobre as demonstraes financeiras. A atividade de Auditoria Interna exercida por funcionrios da empresa, sendo que a formao acadmica destes funcionrios diversa, desde que atendam as necessidades da empresa. Os auditores internos so regulamentados pelo regime interno da empresa onde trabalham. 2.1 Levantamento de Fraudes A preveno e a descoberta de fraudes devem repousar, principalmente, sobre a confiana inspirada por um sistema contbil adequado e um controle interno apropriado, que constituam uma proteo, para a organizao, contra as fraquezas humanas e tambm causem um efeito desencorajador sobre os empregados Rotinas de verificao e reviso so caractersticas de um bom controle interno, que reduzem a possibilidade de que erros ou tentativas fraudulentas permaneam encobertas por muito tempo e permitem administrao possuir maior confiana na adequao dos dados. Cabe a auditoria interna, testar os controles internos e identificar os possveis erros e deficincias existentes e apontar solues. 2.2 Regulamentao da Profisso

A CVM no regulamenta a auditoria interna, pois tal atividade est no mbito da liberdade de deciso concedida pela constituio s pessoas. (Ningum obrigado a fazer ou deixar de fazer seno em virtude de lei). Assim, os auditores internos so regulamentados pelo regime interno da empresa onde trabalham. Geralmente em empresas organizadas, essas regulamentaes so encontradas no Manual da Organizao. O Manual da Organizao o instrumento que contm o organograma da empresa, bem como, informaes complementares necessrias sua compreenso e interpretao. Ex: misso, metas, objetivos, responsabilidades, funes, cargos, operacionalidade, punies e penalidades, entre outros. 2.3 Formao Profissional Para exercer a atividade de Auditor Interno no imprescindvel a formao em superior Cincias Contbeis, sendo que formaes diversas so necessrias conforme as atividades desenvolvidas. Mas para o bom desempenho de suas atividades, necessrio que ele possua conhecimento da operao da empresa, sendo que os conhecimentos complementares so comuns ao do auditor externo. O auditor interno poder ter ou no um plano de carreira de acordo com a empresa de que ele funcionrio. 3 - A Diferena entre Auditoria Interna e Auditoria Externa Para o estudante da matria, as semelhanas entre esses dois campos, auditoria interna e auditoria externa, sobrepujam grandemente as diferenas. Os profissionais que atuam em qualquer um dos campos, operam com documentos comprobatrios, revisam as medidas do controle interno, aplicam as tcnicas bsicas de verificao, na forma de procedimento de auditoria, e emitem seus pareceres sobre a fidelidade das informaes contbeis, assim como sobre a adequada aplicao das tcnicas e procedimentos de contabilidade. Embora os dois campos tenham muito em comum, h tambm significativas diferenas, que separam um do outro.

Para os nossos objetivos, essas diferenas podem ser classificadas em alguns itens principais que sero analisados a seguir. De forma global, o trabalho executado pela Auditoria Interna idntico aquele executado pela Auditoria Externa. Ambas realizam seus trabalhos utilizando-se das mesmas tcnicas de auditoria e tm sua ateno voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestes de melhorias para as deficincias encontradas, modificam a extenso de seu trabalho de acordo com as suas observaes e eficincia dos sistemas contabilsticos e de controles internos existentes. Entretanto, os trabalhos executados pelos Auditores Internos e Externos tm suas diferenas bsicas caracterizadas: Auditoria Interna A auditoria realizada por um funcionrio da empresa. O objetivo

principal atender as necessidades da administrao. A reviso das operaes e do controle interno principalmente

realizada para desenvolver aperfeioamento e para induzir ao cumprimento de polticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros. fraude. O auditor deve ser independente em relao s pessoas cujo trabalho ele O trabalho subdividido em relao s reas operacionais e as linhas de

responsabilidade administrativa. O auditor diretamente se preocupa com a deteco e preveno de

examina, porm subordinado as necessidades e desejos da alta administrao. A reviso das atividades da empresa contnua.

Auditoria Externa independente. O objetivo principal atender as necessidades de terceiros no que diz A auditoria realizada atravs de contratao de um profissional

respeito fidedignidade das informaes financeiras. A reviso das operaes e do controle interno principalmente

realizado para determinar a extenso do exame e a fidedignidade das demonstraes financeiras.

O trabalho subdividido em relao s contas do balano patrimonial e

da demonstrao do resultado. O auditor incidentalmente se preocupa com a deteco e preveno a

fraudes, a no ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstraes financeiras. O auditor deve ser independente em relao administrao, de fato e

de atitude mental. O exame das informaes comprobatrias das demonstraes

financeiras peridica, geralmente semestral ou anual.

Principais Diferenas Elementos

Auditoria Independente

Externa/

Auditoria Interna

Profissional

Profissional Independente

Funcionrio Empresa das

da

Ao e Objetivo

Exame demonstraes contbeis

Exame dos controles

e internos e operacionais

trabalhos especiais Finalidade Opinar sobre as nos Promover controles melhorias internos

demonstraes contbeis

operacionais Produto Final Parecer Recomendaes de

Controle Interno e eficincia administrativa Grau Independncia Interesse trabalho no A Empresa, pblico em geral, clientes e fornecedores, governo A empresa de Mais amplo Menos Amplo

Responsabilidad e Nmero de reas cobertas pelo exame

Profissional, criminal Maior

civil

Trabalhista

Menor

durante um perodo Intensidade dos trabalhos m cada rea Continuidade do trabalho 3.1 - Vantagens da Auditoria Interna a) b) c) d) e) Fiscaliza a eficincia dos controles internos. Assegura maior correo dos registros contbeis. Opina sobre a adequadao dos demonstrativos contbeis. Dificultam desvios de ativos e pagamentos indevidos. Contribui para a obteno de melhores informaes sobre a real Apontam falhas na organizao administrativa e nos CIs. Garante maior ateno e rigor dos funcionrios contra erros e evita Peridico Contnuo Menor Maior

situao da entidade. f) g) fraudes. Pode-se afirmar que auditoria uma tcnica de avaliao, por reviso e anlise, com o objetivo de opinar sobre o comportamento patrimonial, sobre a gesto de administradores, sobre a conduta de pessoas s quais se confiam bens ou riquezas, sobre o destino de fundos e recursos. II CONTROLE ORAMENTRIO ORAMENTO EMPRESARIAL um instrumento de planejamento e controle das receitas, despesas e resultados do empreendimento. O oramento parte do comportamento do passado e olha para as possveis mudanas futuras, qualificando, em termos econmicos e financeiros, as atividades da empresa. Trata-se de uma previso, uma meta, de acordo com a qual sero tomadas as decises na empresa. Serve para orientar como planejar e controlar o oramento empresarial. O oramento integra aspectos operacionais e financeiros, servindo para fixar objetivos, polticas e

estratgias, harmonizar os objetivos das partes da empresa, qualificar as atividades e suas datas de realizao, melhorar a avaliao e a utilizao de recursos. O controle oramentrio se presta ainda a comunicar, aos donos e administradores, as intenes e as realizaes da empresa e eficaz instrumento para se avaliar se a realidade da empresa est de acordo com aquilo que seus proprietrios desejam dela. Para criar um oramento, primeiramente necessrio levantar as origens de recursos da empresa, isto , suas vendas, emprstimos obtidos e outras fontes de receita e os usos e aplicaes no processo empresarial, isto , seus custos, despesas e investimentos. A classificao das receitas e despesas deve levar em conta as necessidades gerenciais de cada empresa para poder responder as perguntas do tomador de deciso. Os passos a seguir descrevem um processo bsico de planejamento oramentrio: 1 - Receitas - Determinar o volume atual de vendas e o preo mdio por produto; - Determinar a taxa de crescimento esperada das vendas para o prximo ano, levando em considerao as taxas de crescimento passadas, a situao econmica atual e futura do mercado consumidor, s prprias metas de resultados para o negcio e as variaes sazonais esperadas (perodo de festas e frias, entressafra etc.); - Projetar o valor esperado de vendas para o prximo ano, ms a ms; - Calcular os impostos sobre faturamento com base nas vendas projetadas; - Calcular a receita lquida do negcio. 2 - Custos - Com base no volume de vendas esperado, calcular o custo de produo vendidos (indstria), o custo de mercadorias vendidas (comrcio) ou o custo de servios prestados (servios), contando com insumos diretos, mo-de-obra direta, etc. importante prever se h expectativa de inflao nos itens de custo para se poder projetar, adequadamente, os gastos na produo, comercializao e servio. 3 - Despesas - Determinar o volume de despesas atuais, levando-se em conta as despesas de vendas, de administrao e as despesas financeiras;

- Com base nos oramentos de receitas e custos, avaliar se sero necessrias ampliaes na estrutura atual de despesas, tais como mais pessoal de vendas, prmios por atingir metas, gastos com servios pblicos etc.; 4 - Resultados: - Verificar se os oramentos de receitas, custos e despesas esto consistentes entre si. No se pode esperar um aumento de receitas por maior volume de produtos vendidos sem o respectivo aumento nos custos de produo. No se deve esperar que a empresa tenha mais produtividade, isto , produza mais com menos insumos, sem que haja investimentos no processo produtivo ou no treinamento dos empregados; - Verificar se os resultados intermedirios (lucro bruto e lucro antes do imposto de renda) esto compatveis com suas expectativas e objetivos. Caso no estejam, refaa o oramento, pensando em aes e investimentos possveis para aumentar as vendas, diminuir os custos e despesas, aumentar a produtividade, etc.; - Quando o oramento estiver consistente com suas necessidades, feita a proviso para imposto de renda e calcule o resultado final do exerccio (lucro lquido). 5 - Investimentos - Verificar se sero necessrias ampliaes na sua estrutura de capital, tais como novas mquinas, prdios maiores, alteraes no processo produtivo, etc.; - Faa um oramento de investimento consistente com os resultados esperados para a organizao. Os investimentos no so includos na demonstrao de resultados, mas necessrio para sua empresa crescer e prosperar. Para que isso acontea, de forma saudvel, a empresa deve financiar seus investimentos por meio dos lucros retidos e no distribudos e, quando necessrio, buscar financiamentos bancrios com custos que possam ser pagos com os resultados da empresa. O processo de planejamento oramentrio acrescenta valor s atividades da empresa na medida em que faz com que todos os envolvidos pensem no negcio e antevejam os resultados econmicos que podem ser gerados. Mais importante do que o oramento o processo oramentrio. Nenhum oramento, por si, pode garantir que os resultados projetados sero alcanados. Para que o oramento se cumpra, preciso disciplina na execuo oramentria e

isso depende da atitude do empreendedor e do administrador do negcio, no acompanhamento e avaliao dos resultados e desvios. Para fazer o acompanhamento oramentrio dos resultados da empresa: Registrar sistematicamente as transaes da empresa atravs da contabilidade; Comparar o realizado com o orado, identificando as variaes; Analisar e entenda as causas das variaes; Tomar aes corretivas quando as variaes forem controlveis, para

que no reflitam negativamente o negcio; Rever o oramento sempre que entender que as metas e objetivos

precisam ser alteradas em funo de eventos fora do seu controle ou de ameaas e oportunidades que surgirem no ambiente. Lembrar-se que o empreendedor deve ter como caracterstica a

iniciativa e a busca de oportunidades, correndo riscos calculados e se comprometendo e persistindo na busca das metas estabelecidas. Atentar-se ao ambiente, de olho nas mudanas que acontecerem. No fazer do oramento uma pea rgida de fico que, cedo ou tarde, vai para o fundo da gaveta. Utilizar o oramento ao favor da empresa, para controlar os resultados e manter o foco nos objetivos traados. 6 - Ferramentas: As tabelas que compem o instrumento de oramento empresarial so: - O Oramento modelo geral de oramento empresarial para planejamento oramentrio; - DRE Executado demonstrao de resultados do exerccio para registro dos resultados realizados; - Variao Calcula a variao entre realizado e orado. 7 Planejamento Oramentrio e o Processo de Vendas Com atributo de preos competitivos o planejamento oramentrio influncia no seu processo de venda, pois como se v uma das partes do oramento empresarial a das receitas. a relao entre os preos de venda e o planejamento oramentrio fica evidente no momento em que se executa um dos passos do processo de planejamento oramentrio: a determinao da meta de Receita para o oramento.

Logo, a influncia do preo de venda no planejamento ocorre porque a receita, ou seja, o faturamento o produto de duas informaes: o preo de venda e a quantidade vendida de cada produto ou servio. Entretanto, estas duas informaes preo e quantidades so dados inseridos no planejamento oramentrio. No so, portanto, informaes geradas por ele. O planejamento no feito, dessa forma, para voc saber os preos de venda. Ele feito para voc planejar como usar as receitas geradas no seu negcio. As metas de quantidades a serem vendidas so determinadas por empresrio, porm os preos de venda, no. Por este, o preo de vendas deve estar contemplado no planejamento oramentrio empresarial. Eles fazem parte de um grupo de informaes gerenciais sobre o qual o empreendedor no tem influncia. No entanto, os preos de venda tm relao direta com o planejamento. III CONTROLE CONTBIL E FINANCEIRO 1 - Controle Contbil A escriturao contbil obrigatria para todas as Organizaes, sejam elas de fins lucrativos ou no, conforme determinam as Normas Brasileiras de Contabilidade. Dessa mesma forma, o art. 14 do Cdigo Tributrio Nacional exige a manuteno da escriturao das receitas e despesas em livros revestidos de formalidades capazes de assegurar sua exatido (contabilidade organizada), como um dos requisitos para a iseno do pagamento do Imposto de Renda das pessoas jurdicas de fins educacionais e assistncia social. Assim, a escriturao contbil da Organizao ter de ser feita por Contador devidamente habilitado junto ao Conselho Regional de Contabilidade, pois, trata-se de uma atividade profissional que exige conhecimentos tcnicos especficos, principalmente no que se refere ao atendimento das formalidades exigidas na legislao; apesar de atualmente, em razo da evoluo da informtica, existe vrios programas aplicativos (softwares) de contabilidade venda, de fcil utilizao at mesmo pessoas leigas ao trabalho tcnico contbil. 1.2 - Conceitos Contbeis Essenciais Alguns conceitos que so essenciais para os administradores poderem utilizar os livros contbeis como instrumentos de apoio a gesto econmica e financeira de sua instituio.

1.3 - Livros Contbeis So os documentos utilizados pelo Contador para demonstrar os fatos contbeis devidamente escriturados: 1.3.1 Dirio Registra todos os fatos de entradas e sadas patrimoniais, tanto econmicas, como financeiras, em ordem cronolgica, no podendo ser rasurado ou borrado. Ex. recebimento de uma doao. 1.3.2 Razo Registra a situao contbil do fato ocorrido, dando nfase nos termos contbeis referentes ocorrncia, a data e ao valor. 1.3.3 Caixa Registra as entradas e sadas de dinheiro do Caixa. Hoje em dia, em razo das facilidades da utilizao de contas correntes bancrias, o dinheiro que fica na Organizao apenas a quantia denominada de Fundo Fixo. 1.3.4 - Relatrios Contbeis So documentos gerados pela contabilidade que resumem as situaes de fato: recebimentos, pagamentos, contribuies, doaes, etc. de modo a facilitar a visualizao da posio patrimonial da Organizao, a nvel econmico e financeiro. Balancete: o resumo dos fatos econmicos e financeiros j registrados analiticamente nos livros anteriores; se houver compreenso do administrador com os termos utilizados neste livro contbil, ser bastante til no apenas para elaborao dos relatrios financeiros, mas como auxiliar nas suas atividades de gerenciamento, pois nele constam a posio patrimonial da instituio, que inclui o dinheiro disponvel, os bens e direitos e as dvidas, bem como a posio atualizada das receitas recebidas e das despesas efetuadas; sua elaborao mensal. 1.3.5 - Balano Patrimonial um relatrio feito ao final do ano, que demonstra a posio em 31/12/xx dos recursos financeiros e econmicos da Organizao: dinheiro em caixa, em conta corrente, em aplicao financeira, do dinheiro a receber por emprstimos ou adiantamentos no prestado conta e dos bens mveis e imveis da Organizao. Apresenta tambm, as dvidas a pagar:

encargos sociais e impostos a recolher, os emprstimos a pagar, e, ainda o patrimnio social que representa o fundo social lquido pertencente a Organizao. 1.3.6 - Demonstrao do Resultado Social do Exerccio Representa a posio sintetizada de todas as receitas e despesas ocorridas durante o ano, demonstrando ao final deste relatrio a diferena entre o total das receitas e o total das despesas, que implica em acrscimo ou decrscimo do patrimnio social, caso haja supervit ou dficit respectivamente.

Contas do Resultado Social Despesas > Despesas de Salrios; > Despesas de Comunicao; > Despesas de Manuteno; > Despesas Administrativas Aqui, o CREDITO aumenta o valor da conta. Aqui, o DEBITO aumenta o valor das contas de despesas. Ex. Se houver um saque de dinheiro do banco para pagamento de salrios, a conta bancria diminuir com um CRDITO e, por outro lado aumentar a conta de Despesas de Salrios com DEBITO, pois essa conta est no lado esquerdo. Ex. Se houver um depsito na conta bancria de uma doao: aumentar a conta corrente com um DEBITO, como vimos na pgina anterior, e tambm ser registrado um aumento paralelamente na conta de Receitas de Doaes atravs de um CREDITO, pois a conta de Receitas est na coluna do lado direito. Receitas > Receitas de Doaes; > Receita de Servios > Rendimentos Financeiros

1.4 - Termos Contbeis So as palavras tcnicas utilizadas na linguagem dos Contadores no exerccio da informao contbil. 1.4.1 - Plano de Contas

uma relao de termos contbeis, tecnicamente ordenados, por ordem de cdigos numricos, que auxiliam o trabalho do Contador no processamento dos fatos contbeis. O plano de contas deve ser elaborado especificamente para cada Organizao, e, portanto dever conter os termos mais aproximados das situaes que de fato ocorrem na Organizao; por isso recomenda-se que, na elaborao do plano de contas, sejam analisados os oramentos dos projetos aprovados e em execuo na Organizao, pois os termos das rubricas oramentrias so mais conhecidos pelos gestores das OSCs. Outra recomendao que o plano de contas, na parte de receitas e despesas, seja elaborado por agncia de cooperao, isto , deve existir um grupo de receitas e um grupo de despesas para a NORAD, por exemplo, e outro grupo para a OXFAM. Isto facilita o trabalho de elaborao do relatrio financeiro ou at mesmo a confirmao dos dados do relatrio. 1.4.2 Ativo Corresponde a uma forma genrica de abordar o conjunto de bens e direitos da Organizao. 1.4.3 Passivo Corresponde ao conjunto das dvidas para com terceiros. Patrimnio Social - corresponde o valor lquido referente a diferena entre o Ativo e o Passivo. o valor que efetivamente pertence Organizao, que ela poder fazer uso para doao em caso de sua dissoluo ou extino. 1.4.4 Contas So os termos tcnicos utilizados para registrar os fatos contbeis, que inicialmente so relacionados no plano de contas e utilizados como sub-itens do Ativo - Ex. Banco Conta Movimento; Aplicaes Financeiras; Equipamentos de Informtica, etc.; e do Passivo - Ex. Salrios a Pagar; Contas a Pagar, Impostos a Pagar, etc. 1.4.5 Dbito o termo utilizado para registrar o movimento de aumento ou de diminuio de valores nas contas: se so contas do Ativo - aumenta, representa uma entrada de recursos; se so contas do Passivo - diminui, representa uma baixa de dvidas. 1.4.6 Crdito

o termo utilizado para o movimento de aumento ou de diminuio de valores nas contas: se so contas do Ativo - diminui, representa uma sada de recursos para pagamentos, para ser emprestado, etc.; se so contas do Passivo - aumenta, pois representa acrscimo nas dvidas da Organizao por emprstimos tomados, por impostos a recolher, etc. O processo de registro contbil tem seu fundamento de trabalho em uma estrutura de duas colunas para registrar o patrimnio da Organizao: a do lado esquerdo a do Ativo, e a do lado direito a do Passivo e do Patrimnio Social. Por outro lado, essas colunas so divididas da seguinte forma: a do Ativo em duas partes - a parte superior para os recursos que entram e saem da Organizao com mais rapidez - Ex. o dinheiro no banco, os adiantamentos para viagens, Vejamos a seguir: Contas Patrimoniais Ativo > Dinheiro em caixa > Dinheiro em Banco > Dinheiro a Receber Aqui o DEBITO uma entrada de recursos. Ex. o recebimento de uma doao aumenta o dinheiro no banco. Popularmente se diz que entrou dinheiro, mas na linguagem contbil se diz que houve um dbito na conta Banco - Conta Movimento. Aqui o CREDITO o meio de registrar os aumentos nessas contas. Ex. se for tomado um emprstimo aumentar a conta de Emprstimos a Pagar; mas contabilidade registrar o fato fazendo um CREDITO na J o CREDITO representa o registro conta. O contrrio ocorrer se for pago o de uma sada de recursos. Ex. saque de um emprstimo, ser feito um DEBITO para cheque para pagamento de pessoal. Os recursos chamam de aqui registrados de se registrar a baixa do valor. Passivo > Contas a pagar; > Salrios a pagar; > Impostos a recolher; > Emprstimos a pagar

Capital

Giro.

> Bens mveis: mquinas, mveis e utenslios e equipamentos;

> Patrimnio Social > Fundo Social

> Bens imveis: Prdios, ter - renos, etc. Aqui se houver uma nova compra de bens, a contabilidade registrar com um DEBITO, pois aumentar o valor dessa conta; o contrrio ocorrer se um bem for vendido, a contabilidade registrar o fato com CREDITO na conta, diminuindo o total desses bens da Organizao. Quando h o encerramento do ano, a contabilidade compara os totais das receitas e das despesas para informar se o patrimnio social da Organizao ser aumentado ou diminudo, conforme explicamos acima. Os relatrios contbeis elaborados por computador apresentam cada coluna do Ativo, do Passivo, da Despesa e da Receita pginas independentes, todavia no altera em nada a tcnica aqui explicada, trata-se de procedimentos de apresentao dos relatrios por economia de recursos materiais ou outra razo qualquer. 1.5 - Algumas Orientaes para Leitura dos Relatrios Contbeis Objetivando auxiliar aos gestores de OSCs a utilizarem mais os relatrios contbeis, apresentamos as seguintes orientaes elementares: Para saber a posio financeira dos projetos, tome o balancete contbil e: Examinar no lado do Ativo, saldos das contas correntes bancrias e de aplicaes financeiras, bem como os valores dos emprstimos a receber; para ter segurana solicite sempre ao Contador a conciliao das contas bancrias mensalmente; Verificar no item que registra as despesas, o grupo de despesas que voc orientou o Contador para separar no plano de contas por projeto, de acordo com o oramento; Verificar tambm o grupo de receitas do projeto, no item dedicado as contas de Diferena entre o Ativo e o Passivo. Aqui so registrados os deficits ou superavits entre as receitas e despesas. O CREDITO aumenta o valor da conta: o superavit; O DEBITO diminui o valor da conta, o deficit.

receitas; Fazer as comparaes com os seus controles administrativos paralelos para avaliar a certeza das informaes que voc dispe.

2 Controle Financeiro O planejamento financeiro estabelece o modo pelo quais os objetivos podem ser alcanados. Manter o controle financeiro de suma importncia para qualquer empresa. O controle e o planejamento financeiro se fazem necessrios em qualquer tipo de empresa, independente de seu ramo de atuao,em geral, as micro e pequenas empresas, apresentam um quadro crtico, devido ao fato de possurem baixo conhecimento de tcnicas administrativas, associado aos problemas de falta de capital de giro. O problema a ser analisado que nas micro e pequenas empresas, muitas vezes o empresrio no sabe como administrar seus recursos financeiros adquiridos.Este artigo tem por objetivo apresentar um eficaz controle e planejamento financeiro para sobrevivncia das empresas. Um dos primeiros trabalhos que sem tem notcia sobre este tema o de Fitspatrick (1932) que comparou dezenove empresas bem sucedidas com outros dezenove empresas que foram falncia entre 1920 e 1929 nos Estados Unidos. Outros pontos de destaques remontam a 1966, com os estudos de Beaver (1967) e posteriormente de Altman (1968). No Brasil um estudo foi desenvolvido por Karnitz (1976), bem sucedido pelo de Altman, Baydia e Dias (1979) e at os dias de hoje esse assunto tambm tratado por Ercolin (2007).

2.1 Metodologia A elaborao desse artigo se fundamentou em pesquisa bibliogrfica na rea de Planejamento financeiro, em livros especficos de Administrao Financeira e artigos cientficos via internet em sites como o Sebrae que apia as Micro e Pequenas Empresas. A pesquisa buscou verificar, por indcios de ausncia de planejamento financeiro. E se tal ausncia prejudica a continuidade das mesmas. Investigando ainda, como a ferramenta da contabilidade gerencial, por mnima que seja sua aplicao, aqui restringida ao planejamento

financeiro, pode contribuir para a manuteno da continuidade das micro e pequenas empresas no Brasil. No decorrer deste trabalho, sero apresentados em teorias e conselhos prticos, como colher esses dados, e como as ferramentas contbeis podem ser utilizadas, mantendo assim um controle financeiro da organizao, gerando melhores resultados e evitando a extino da empresa. 2.2 Planejamento Segundo Sanvicente e Santos (1983, p. 155), planejar, numa abordagem geral, estabelecer com antecedncia as aes a serem executadas, alm de estimar recursos e definir responsabilidades para o alcance dos objetivos. O planejamento a tentativa de prever as ocorrncias futuras e estar preparado para agir de forma a evitar surpresas desagradveis no funcionamento e na gesto do empreendimento. 2.3 Planejamento Financeiro Ross et al (2002) afirmam que o planejamento financeiro estabelece o mtodo pela quais as metas financeiras devem ser atingidas. A meta mais freqente adotada pelas empresas o crescimento. E neste contexto que o planejamento financeiro procura estabelecer suas aes e metas atravs de planejamento. O desenvolvimento do pas e a alta do desemprego, as micro e pequenas empresas foram crescendo, tanto no comrcio como na indstria e na prestao de servios. Existem empresas que traam toda sua estratgia num minucioso mecanismo de planejamento. uma forma de gerenciamento dentre vrias. Porm o planejamento financeiro pode contemplar um oramento gerencial de forma a associ-los s demais necessidade de controle. Por isso, o planejamento financeiro pode ser visto como uma ferramenta ampla no atendimento s necessidades de gerenciamento das empresas. 2.4 Micro e Pequenas Empresas As MPEs (micro e pequenas empresas) surgiram na Europa h mais de 500 anos com as primeiras oficinas de arteses. Elas se localizavam prximas s regies de intenso comrcio, como portos e feiras comerciais, onde os produtos confeccionados pelos arteses podiam ser vendidos. No apresentavam um setor especfico de atuao, uma vez que produziam e comercializavam uma grande gama de produtos, de ferraduras a caixas, de

roupas a armas. Tambm, nesta poca, j existiam empresas que prestavam pequenos servios como carregador de navios, transporte de pessoas, concertos de equipamentos, dentre outros. Era o embrio das MPEs que comeava a surgir. Na economia nacional as micro e pequenas empresas ganharam seu espao e grandes benefcios. Segundo dados do SEBRAE (2005), as MPEs representam um total de 98% das empresas brasileiras. Em quase sua totalidade, estas empresas foram criadas e so administradas por empreendedores e por suas famlias, pois muitas empresas tiveram seu incio em base familiar. Existem tambm aquelas que surgiram pela unio de dois ou mais micro empresrios de um determinado setor. Segundo o SEBRAE (2005), a maior motivao na abertura de uma empresa de pequeno porte, tanto para os empresrios de firmas de sucesso como de empresas extintas, se d pela identificao de uma oportunidade de negcio. A segunda maior motivao corresponde existncia de experincia anterior e talvez seja este um dos principais fatores responsveis pelo sucesso de novos negcios. Segundo a mesma pesquisa, a maior parte dos micros e pequenos empresrios de sucesso tinham experincia no ramo em que estavam ingressando, enquanto nas empresas extintas este fator foi negligenciado. Devido a fatores como concorrncia, crescimento do pas, essas empresas precisam de preparo especfico, como ferramenta de gesto para evitar a mortalidade das organizaes. 2.5 Ferramentas de Controle Financeiro Existem diversas ferramentas que podem contribuir para o processo de gerenciamento de uma empresa, aqui restringida a duas ferramentas de grande importncia para o controle financeiro das organizaes, como fluxo de caixa e oramento, entende-se como fluxo de caixa o registro e controle sobre a movimentao do caixa de qualquer empresa, expressando as entradas e sadas de recursos financeiros ocorridos em determinados perodos de tempo. (CAMPOS FILHO, 1997). O fluxo de caixa considerado um dos principais instrumentos de anlises e avaliao de uma empresa, pode-se afirmar que o fluxo de caixa demonstrao visual das receitas e despesas distribudas pela linha do tempo futuro. O fluxo de caixa constitui ferramenta de fundamental importncia para a boa administrao e avaliao das organizaes. A sua adoo possibilita uma boa gesto dos recursos financeiros, evitando situaes de insolvncia ou falta de liquidez que representam srias ameaas continuidade das organizaes.

Oramento uma ferramenta de gesto que explicita as intenes da empresa em termos financeiros. O oramento uma ferramenta adotada para o controle de suas finanas, sendo que contemplam duas das funes bsicas propostas por TAYLOR (1978): o planejamento e o controle. O oramento um resumo dos planos da empresa, e estabelece metas especficas das atividades de venda, produo, distribuio, financeira, etc. e, que geralmente, representado por um oramento de caixa, uma demonstrao de resultado orada e um balano patrimonial orado. Entre as muitas vantagens que temos em possuir um oramento bem elaborado, podemos apresentar alguns itens importantes como, fornecer um meio de transmitir os planos da administrao a toda organizao; forar os administradores a pensar no futuro e planejlo; revelar as possveis falhas ou problemas que a empresa pode vir a encontrar antes que eles ocorram; e definir metas que serviro de nveis de referncia para a subseqente avaliao de desempenho. Ruschel (2005) afirma que ausncia de um adequado gerenciamento de custos, possibilita que muitas empresas encerrem suas atividades, sem que seus proprietrios possam sequer identificar as causas. E completa dizendo que um eficiente controle de custos pode proporcionar benefcios concretos a uma empresa, como conhecimentos da rentabilidade da empresa e definio da poltica de preos. Em sua maioria, os modelos de planejamento financeiro exigem que seu usurio especifique algumas hipteses a respeito do futuro. Os modelos podem ser muito diferentes em termos de complexidade dependendo da empresa, mais muitos identificam o oramento de receitas e despesas. Outra particularidade que pode ser considerada nas micro e pequenas empresas, no que envolve o controle financeiro, est ligado ao porte, ou seja, ao baixo nvel de complexidade de suas operaes, fato esse que pode ser bem aproveitado. Pois muitas vezes os scios executam desde as tarefas operacionais at as tarefas gerenciais. Isso possibilita que ele tenha um conhecimento maior de suas atividades como um todo, fato que pode contribuir para o gerenciamento da empresa, j que a deciso e controle de todos os setores passam por sua deciso. 2.6 Resultados De acordo com a pesquisa realizada ficou claro que todo empreendimento necessita de bases slidas para iniciar suas atividades. Estabelecer indicadores financeiros que permitam

conhecer quais as condies financeiras relacionadas com o seu negcio d parmetros e serve como um guia de viabilidade do processo. O planejamento financeiro estabelece diretrizes de mudana e crescimento numa empresa, preocupando-se com uma viso global, com os principais elementos de investimento e financiamento da empresa, onde mediante essas informaes a empresa pode visualizar as diferentes oportunidades de desenvolvimento, alm da possibilidade de analisar e comparar diversos cenrios, cumprindo assim a principal finalidade do planejamento financeiro que evitar surpresas e desenvolver planos alternativos de providncias a serem tomadas casos ocorram imprevistos. O tempo tem mostrado que a abertura de novos negcios, baseados na criatividade e no desenvolvimento do cidado brasileiro fundamental para o desenvolvimento de nosso pas. No entanto, apenas vontade e coragem no so suficientes para o sucesso de um empreendimento. Para encarar to grande responsabilidade, o novo empresrio precisa conhecer os aspectos e as fases que envolvem a abertura de um negcio, as caractersticas e dimenses do mercado no qual pretende atuar, a legislao pertinente, os padres de qualidade, entre outros. Estes fatores, aliados afinidade com a atividade a ser desenvolvida e a competncia gerencial, so predominantes para o sucesso do negcio. O novo empresrio deve ser empreendedor e ter como caracterstica bsica o esprito criativo e pesquisador, buscando sempre novos negcios, oportunidades e ter preocupao sempre presente com a melhoria da organizao. 2.7 Concluso Conclui-se, mediante a pesquisa que o planejamento financeiro fator determinante no desempenho das micro e pequenas empresas. Constatou-se, que o controle funciona como diferencial para as empresas, que o presente e o futuro necessitam ser trabalhado para a sobrevivncia e continuidade das empresas. Toda a empresa necessita de um planejamento financeiro que foca todo o ambiente predominante, para fixar metas e saber identificar alteraes e justific-las, tornando o processo do planejamento um instrumento hbil e interativo. Os gestores podero planejar o futuro de suas empresas utilizando-se de ferramentas comuns de serem aplicadas como o fluxo de caixa e o oramento, fundamentados em informaes geradas pela prpria administrao e contabilidade da empresa. Executar seus

planos traados e, eventualmente se encontrar alguma mudana no caminho, corrigi-lo durante o processo de execuo. E finalmente, na fase do controle, realizar a comparao entre o traado e o realizado, chegando assim a um resultado final. Referncias Bibliogrficas Ross, S. A., Westerfield, R. W., Jaffe, J. F. Administrao Financeira: Corporate Finance. 2 Edio, So Paulo: Atlas, 2002.

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