ARQUIVOLOGIA

Compilado de comentários dos queridos colegas:

Palavra "abaixo" não tem sentido de documento.

• Abaixo-assinado: espécie. Um tipo documental seria: "Abaixo-assinado de

remoção de moradores".

Abaixo-assinado (Espécie documental)

Carta-precatória (Tipo documental)

Cédula de identidade (Tipo documental )

Diretriz orçamentária (Tipo documental)

=> Espécie é o aspecto formal do documento.

=> Tipologia é o que qualifica a espécie.

Exemplo; Espécie --> temos uma certidão (certidão do quê?)

Tipo --> uma certidão de óbito, de nascimento, negativa...

+1 Exemplo; em uma declaração (espécie) ----> de imposto de renda (tipo) {você

qualifica a sua espécie documental}

ESPÉCIE:

forma

substantivo (apenas)

ex.: ata

TIPOLOGIA:

função
substantivo + adjetivo (ou locução adjetiva)

ex.: ata de reunião

São exemplos de espécie documentais:

ATA

CARTA

BOLETIM

DECRETO

FILME

FOLHETO

FOTOGRAFIA

MEMORANDO

OFÍCIO

PLANTA

RELATÓRIO

Resuminho Tipologia Documental

Campo de Aplicação: Relação dos elementos com as atividades

institucionais/pessoais.

Ponto de Vista: Relações de forma orgânica.

Objeto: Tipo documental vem a ser algo mais específico, exemplos: boletim de
ocorrência, ata da reunião, relatório contábil.

Foco Principal: Lógica orgânica dos conjuntos documentais.

Análise Tipológica: Parte do Princípio da Proveniência (documentos arquivados

de acordo com os fundos).
A análise diplomática analisa os documentos a partir dos elementos "crus" que
os compõem para verificar a sua autenticidade.

Já a análise tipológica leva em consideração as funções da instituição, o contexto

de produção e as atividades da instituição para conhecer o documento de uma
forma mais completa.

Diplomática: analisa a estrutura formal do documental e tem como objeto a

espécie documental, que é analisada de forma isolada.

Tipologia: evolução da diplomática, leva em conta o contexto do documento, e

analisa a espécie documental, assim como a diplomática. Entretanto, a análise da
espécie é feita em conjunção com a função do documento, ou seja, com o seu
contexto, o que forma o tipo documental.

A diplomática estuda a espécie isolada.

A tipologia estuda a espécie + função do documento, que forma o tipo documental

Entre as aplicações da tipologia documental na prática arquivística temos:

1) na classificação/arranjo, por facilitar o entendimento da composição das séries;

2) na descrição, por esclarecer que os conteúdos veiculados em determinado

formato têm certos dados que são fixos e outros variáveis e que este conteúdo liga-
se de forma obrigatória à espécie que o veicula;

3) no serviço aos usuários, pois a identificação dos tipos documentais traz

informações que são antecedentes e exteriores ao próprio conteúdo do documento,
sendo fundamentais para a sua compreensão dentro do conteúdo jurídico-
administrativo de produção;

4) na avaliação, porque as tabelas de temporalidade partem da identificação das

funções refletidas nas séries documentais que se quer avaliar para estabelecer a
destinação dos documentos

SÉRIE DOCUMENTAL - Sequência de documentos do mesmo assunto/tipo

documental, produzidos pelo mesmo órgão/unidade, relativos à mesma função,
subfunção e atividade e que resultam em idêntica forma de produção e tramitação,
correspondendo aos mesmos prazos de vigência e destinação.

A análise tipológica pode ser feita a partir da:

Análise diplomática

Análise arquivística

Segundo o manual "Como fazer análise diplomática e análise tipológica de

documentos de arquivo", a análise tipológica pode ser deita a partir da diplomática
e a partir da arquivística e não da proveniência, como a questão afirmou.

A proveniência é o elemento principal a ser considerado quando se faz uma análise

tipológica a partir da arquivística, mas não é a análise tipológica a partir da
arquivística em si.

Adicionalmente, o elemento principal da análise tipológica a partir da diplomática

é a espécie documental.

O Princípio da Proveniência, segundo o Professor Renato Tarciso Barbosa de

Sousa, se desdobra em dois: princípio de respeito aos fundos e princípio da ordem
original.

O princípio de respeito aos fundos diz que os documentos de uma instituição não
podem ser misturados aos documentos de outra instituição.

O princípio da ordem original mantém o contexto de produção dos documentos,

materialmente e intelectualmente.

Segundo o Professor, o princípio da proveniência, nesse dois graus, é a base

para a classificação em arquivos

Princípios da Arquivologia - Proveniência, Territorialidade, Organicidade, Ordem

Original, Individualidade, Unicidade, Cumulatividade e Reversibilidade.

Obs: O Princípio da pertinência não faz mais parte dos princípios

arquivístico.

Quando o princípio da pertinência é aplicado, deve-se reclassificar os documentos

por assunto, sem levar em conta a origem desses documentos e a sua classificação
original

Ele é diversamente do Principio da Proveniência e Ordem Original.

O Princípio da Ordem Original, segundo o Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística (DBTA), é o princípio segundo o qual "o arquivo
deveria conservar o arranjo arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família
que o produziu".

Em outras palavras, a ordem material e intelectual em que os documentos foram

produzidos devem ser mantidas para que o contexto orgânico da documentação
permaneça.

A ordem intelectual, ou seja, os motivos pelos quais os documentos foram

produzidos uns após aos outros, deve prevalecer em detrimento da ordem material,
que é a disposição física dos documentos. Entretanto, vale observar que se a
primeira é mantida, a última também o será.

Características mais recorrentes em provas:

Também denominado: santidade da ordem original; princípio de registro; ordem

primitiva;

Ordem original fundamenta a classificação, e não a avaliação.

Refere-se à ordem intelectual, e não à ordem material/física.

Corresponde ao arranjo interno do fundo; já o princípio da proveniência, o externo.

O Princípio da Proveniência Territorial afirma que os documentos devem ficar

no local de sua produção.

Entretanto, caso os documentos sejam produzidos por representações diplomáticas,

ou seja, em território diferente do país em questão, eles deverão ficar no território
ficto, que é o território do país em questão, e que é diferente do território físico que
o documento foi produzido

Território ficto é diferente de território físico ou territorial.

Território ficto é aquele que, pelas regras e princípios do direito internacional, é

aceito como parte integrante de uma nação. Assim, tal qual um navio brasileiro em
porto estrangeiro pertence ao Brasil, os documentos produzidos em relações
diplomáticas também a ele pertence, devido às regras e princípios do direito
internacional.

Território físico ou territorial: superfície ocupada pela nação e circunscrita por

suas fronteiras.

Proveniência Territorial: Conceito derivado do Princípio da Proveniência e

segundo qual os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do
território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 131

Ciclo vital dos documentos:

1ª idade - corrente (valor primário ou administrativo)

2ª idade - intermediário (valor primário ou administrativo)

3ª idade - permanente (valor secundário ou histórico)

Arquivos Correntes e Intermediários: valor primário

Arquivos Permanentes: valor secundário

VALOR PRIMÁRIO (arquivo corrente e intermediário):

. Administrativo

. Fiscal

. Legal

VALOR SECUNDÁRIO (arquivo permanente):

. Histórico

. Cultural
. Probatório

. Informativo

A proveniência deve ser respeitada nas três idades (Corrente, intermediária e

permanente.

É santinha do P-I-U O-C-O (lembrem-se da expressão popular).

Princípios da Arquivologia:

Proveniência (Respeito aos Fundos);

Indivisibilidade ou Integridade;

Unicidade;

Organicidade;

Cumulatividade;

Ordem original

Dação!

Entrega de documentos e/ou arquivos em pagamento de uma dívida.

Entrega de Documentos.

1 Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia,

Dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração
ou transferência. Ver também registro de entrada de documentos.

2 Ingresso de documentos em arquivo corrente através do protocolo.

A dação de documentos está incluída na função arquivística de aquisição, a qual

contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e
permanente.

A análise tipológica destaca elementos do documento.

Os metadados fixos são os dados que sempre aparecem em documentos jurídicos,

que é o exemplo da questão.

A análise tipológica desses documentos jurídicos vai destacar quais são esses
metadados, e esse processo facilitará a descrição arquivística do documento.

Tipo documental = espécie + função do documento

Requerimento (espécie) + de informações (função) = Requerimento de

Informações (tipo documental).

Se a questão falasse somente em requerimentos, a questão estaria correta, pois o

requerimento, isoladamente, é uma espécie documental.

Espécie: Ata

Tipo Documental: Ata de Reunião

O Tipo documental = espécie + função do documento.

Se a espécie se une a uma função, teremos um tipo documenta.

As espécies documentais, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivistica, é a "divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por
seu formato".

São exemplos de espécies documentais: atas, relatórios, decretos, planos, termos,

contratos, etc.

Dica: cuidado para não confundir espécie documental com tipo documental.

O tipo documental é a união da espécie documental com a função do documento.

São exemplos de tipos documentais: atas de reunião, relatórios de atividades,
decretos de nomeação, planos de trabalho, termos aditivos, contratos de compra e
venda