FACE - Faculdade de Economia, Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao Curso: Arquivologia Perodo: 2/2004 Professora: Larissa Costa

Alunos: Douglas Marques Evangelista Matrcula: 04/13861 Flavio Rolim Pinheiro Resende Matrcula: 04/14701

Protocolo: soluo ou problema ?

(Janeiro, 2004)

Protocolo: soluo ou problema ? Por Flvio Rolim Pinheiro Resende Douglas Marques Evangelista

Resumo Sero apresentadas situaes que identificam a necessidade da adaptao de uma instituio com relao aos protocolos. Um breve comentrio inicial delimitar os termos usados a fim de esclarecer o assunto a ser tratado. Aes cotidianas sero apresentadas para que sirvam de ponto de partida para a discusso do problema das massas documentais acumuladas. Erros dentro do gerenciamento dos arquivos tambm sero expostos, como forma de exemplificar algumas vantagens da implantao de um sistema de protocolo. Normas de procedimentos serviro como base para que, se implantado, o protocolo no se torne um setor de difcil e inadequada manuteno. Palavras chave: protocolo; arquivo corrente; documentos; tramitao. Introduo conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que j se viu h algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda no o desejado. Para que os arquivos alcancem um nvel de importncia ainda maior, necessrio que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acmulo de massas documentais desnecessrias, de agilizarem aes dentro de uma instituio, enfim, que cumpram a sua funo, seja desde o valor probatrio at o cultural. justamente para isto que sero apresentadas informaes que possam auxiliar numa melhor compreenso do que se trata, ou mesmo at que ponto um sistema de protocolo pode auxiliar ou prejudicar a tramitao documental.

Desenvolvimento Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gesto documental e protocolo, que sero de grande importncia para uma melhor compreenso do tema proposto. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991). Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27). de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo. Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem

registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se: Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.): Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios; Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem; Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;, carimbando-o em seguida; Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; Arquivar as fichas de protocolo. A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do

protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se: Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo.

vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio. Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro mais fceis para todos que venham a execut-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

Concluso Diante do quadro exposto, fica mais fcil entender porque as grandes instituies optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituio, a idia da implantao de um sistema de protocolo vlida, desde que algumas aes sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda s necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se no houver uma colaborao instituio / funcionrios. um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a idia que no se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes esto sempre em transformao, necessitando assim de melhores condies na manuteno destes. Referncias Bibliogrficas PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 5360. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 97-99. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SERRA JNIOR, Lamberto Ricarte. O sistema de registro e controle da tramitao das informaes arquivsticas: possibilidades de construo de um instrumento gerencial. Braslia, 2000. SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44.