Sistema de Gesto Documental

Essencial ao bom funcionamento da empresa, pela sua eficcia na organizao de todo o volume de documentos, provenientes do exterior ou internos, assim como na coordenao e controle da informao, contribui para a soluo de problemas e melhoria de gesto do negcio da empresa.

Desmaterializao:
Digitalizao dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrnicos que so classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critrio.

Normalizao:
A gesto documental permite a normalizao de todos os tipos de documentos da empresa, das entidades internas e externas e uniformiza de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

Indexao:
Catalogao e classificao dos documentos electrnicos. esta fase em tudo equivalente ao processo de arquivo fsico, retirando os benefcios dos sistemas de informao de forma a garantir a gesto integrada do arquivo fsico e electronico.

Pesquisa:
Implementao de um motor de busca capaz de realizar OCRs sobre os documentos digitalizados, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessrio em qualquer lugar.

Reduo de Custos:
Com a utilizao de uma soluo de gesto documental advm a reduo do custo de cpias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo.

Fonte: http://www.webuild.pt/conteudo.aspx?caso=contextual&lang=pt&id_object=347&name=Gest ao-documental-e-workflow&gclid=CMCv9L66iKwCFYULfAodm0PoAQ Hora: 09:39 Dia 27 de Outubro de 2011

A Gesto Documental um meio cada vez mais importante a qualquer empresa, as mais-valias que um Sistema de Gesto Documental trar sua empresa so incontveis, o acesso facilitado informao, comodamente atravs do seu , velocidade de consulta so apenas duas das inmeras vantagens que ir obter com um sistema de gesto documental. Alguns exemplos de utilizaes prticas de um sistema de gesto documental:

Substituio do seu arquivo documental em papel por cpias dos documentos em formato digital, poupar espao (como pode ver na imagem ao lado o espao ocupado por arquivo pode ser avassalador) , ter todos os documentos acessveis a partir do seu computador. Digitalizao das guias de remessa dos seus clientes , o que tornar a sua consulta muito mais fcil. Digitalizao dos arquivos de clientes, por exemplo num escritrio de advogados, escolas, clnicas, etc.. Digitalizao do correio da sua empresa, em vez de ter o seu correio espalhado pela empresa, digitalize-o logo chegada e coloque-o acessivel a quem quizer, sem correr o risco de perder ou danificar os originais.

Estes foram apenas uns poucos exemplos do que pode fazer com um Sistema de Gesto Documental.

Fonte: http://gestaodocumental.com/gd.html 09: 43 Dia 27 de Outubro de 2011

SGD - Sistema de Gesto Documental O SGD (sistema de gesto documental) um software que permite disponibilizar e controlar os documentos existentes na sua organizao num espao comum a todos os utilizadores, estejam eles fisicamente presentes ou no. Tendo sido desenvolvido a pensar numa estrutura dinmica, o SGD flexvel ao ponto de poder ser personalizado e adaptar-se s necessidades de organizao do cliente. A organizao documental feita segundo uma ordem hierrquica baseada numa estrutura de pastas, permitindo ao administrador criar a estrutura necessria para a sua organizao. permitida a parametrizao dos formatos dos documentos autorizados a circular no repositrio documental e a viso geral dos documentos existentes no repositrio bem como diversas opes associadas a estes. No SGD possvel manter uma lista de endereos de internet gerais a todos os utilizadores, permitindo divulgar de um modo simples uma lista de favoritos comum a todos os utilizadores.

Fonte: http://www.accedo.pt/index.php?page=46&view=product:View&id=13 09: 46 Dia 27 de Outubro de 2011

Uma forma inovadora de ver a Gesto Documental

Os Sistemas de Gesto Documental tm vindo a assumir um papel cada vez mais importante na produtividade das empresas. Deste modo, a sua seleco deve obedecer a um conjunto de critrios que os tornem teis, funcionais e econmicos. A soluo iPortalDoc integra a gesto documental num sistema de workflow, aumentando a qualidade dos dados e a responsabilizao de todos os nveis de colaboradores. O aturado processo de Investigao & Desenvolvimento e a longa experincia adquirida pela iPortalMais

na interaco com os utilizadores empresariais maximizam os ganhos de eficincia que a aplicao oferece.

A sua integrao na rede de comunicaes da entidade facilita o processo de captura da informao e a sua organizao. O iPortalDoc corre sobre aplicaes normalizadas - Navegador Web, Gestor de Ficheiros, e Leitor de Correio Electrnico - , permitindo deste modo a optimizao de recursos informticos limitados e o acesso controlado dentro (intranet) e fora da empresa (Internet). O interface intuitivo permite a utilizao da ferramenta praticamente sem formao, bastando adquirir os sempre necessrios conhecimentos sobre a empresa na classificao documental, fluxos documentais, organizao documental e produo de modelos e documentos.

Na concepo e desenvolvimento do iPortalDoc promoveu-se uma elevada capacidade de adaptao no ambiente aplicacional, com reduzido investimento para os clientes. Esta capacidade, associada a um pacote de funcionalidades cada vez mais alargado, permitem uma aplicao transversal, podendo ser implementada em todos os sectores de actividade. Comprovando a sua flexibilidade, o iPortalDoc, encontra-se instalado em organizaes muito distintas na sua natureza e dimenso, como Hospitais, Universidades, Autarquias, Empresas de Servios, Administrao Pblica, Indstria, entre outras.

Fonte: http://www.iportalmais.pt/index.php?oid=51 09: 49 Dia 27 de Outubro de 2011

Bibliografia Existente

Gesto Eletrnica de Documentos ANDRADE, M. V. M. Gerenciamento eletrnico da informao: ferramenta para a gerncia eficiente dos processos de trabalho. In: SEMINRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS, 12, 2002, Recife. Anais... Recife: Universidade Federal de Pernambuco, 2002. AQUINO, Mirian de Albuquerque. Metamorfoses da cultura: do impresso ao digital, criando novos formatos e papis em ambiente de informao. Revista Cincia da Informao, v. 33, n. 2, 2004. Disponvel em: <http://www.ibict.br/cienciadainformacao>. Acesso em: 28 out. 2006. BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED: Gerenciamento Eletrnico de Documentos. So Paulo: rica, 2002.

BARBIERI, Cristina C. Dias; INNARELLI, Humberto Celeste; MARTINS, Neire do Rossio. Gerenciamento eletrnico de documentos: criao de um banco de informaes e imagens no arquivo permanente da UNICAMP. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS, CENTROS DE DOCUMENTAO E MUSEUS, 1., 2002, So Paulo. Integrar: 1. Congresso Internacional... So Paulo, 2002. BAX, Marcello Peixoto. Gesto de documentao por imagens: um tipo especfico de GED. Perspectivas em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 7, n. 2, 2002. Disponvel em: <http://www.eci.ufmg.br/pcionline/viewarticle.php?id=156&layout=abstract>. Acesso em: 28 out. 2006. CHARO, Lucca; CHARO, Andra S.; STEIN, Behur de Oliveira. Metadados para um sistema de gesto eletrnica de documentos arquivsticos. Arquivstica.net, v. 2, n. 1, 2006. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=54&layout=abstract>. Acesso em: 28 out. 2006. CHESTER, Bernard. Archiving Eletronic Files. AIIM E - Doc Magazine. v. 20, n. 3, p. 63, maio/jun. 2006. CLIO: um sistema de gerenciamento de bibliotecas digitais para documentos histricos. In: SIMPSIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DIGITAIS, 3., 2005, So Paulo. Anais... So Paulo, 2005. Disponvel em: <http://bibliotecascruesp.usp.br/3sibd/docs/clio221.pdf>. Acesso em 31 out. 2006. CORNWELL, Management Consultants. MOREQ - Model Requirements for the Management of Electronic Records, 2001. Disponvel em: <http://www.cornwell.co.uk/moreq.html>. Acesso em: 31 out. 2006. CRUZ, Emlia Barroso. Memria governamental e utilizao de documentos eletrnicos pela administrao pblica no Brasil: o caso da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais. Perspectivas em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 7, n. 2, 2002. Disponvel em: <http://www.eci.ufmg.br/pcionline/viewissue.php?ip=23>. Acesso em: 28 out. 2006. CUNHA, Maria Rosngela da. Gesto arquivstica de documentos eletrnicos na Marinha do Brasil. In: GED RIO, 1., 2006, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: Centro Nacional de Gerenciamento da Informao, 2006. ELECTRONIC Records Management Training Package - ERMTP. Desenvolvido por Joint Information Systems Committee - JISC, [2004?]. Disponvel em: <http://www.jiscinfonet.ac.uk/>. Acesso em: 31 out. 2006. ELECTRONIC Resource Preservation And Access Network - ERPANET. Desenvolvido por European Commission, 2004. Disponvel em: <http://www.erpanet.org/>. Acesso em: 31 out. 2006.

ERLANDSSON, Alf. Electronic records management: a literature review. Paris: International Council on Archives - ICA, Committee on Electronic Records - CER, 1996. 137p. Disponivel em: <http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=5>. Acesso em: 31 out. 2006. EUROPEAN COMMISSION - EC, DLM FORUM. Guidelines on the best practices for using electronic information. rev. amp. Luxembourg: European Commission - EC, 1997. 61p. Disponvel em: <http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/gdlines.pdf>. Acesso em: 31 out. 2006. FERREIRA, Maurcio A. ECM - Enterprise content management: a somatria das funcionalidades de GED - gerenciamento eletrnico de documentos e WCM - web content management. In: GED RIO, 1., 2006, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: Centro Nacional de Gerenciamento da Informao, 2006. GAVILANES, Juan Carlos G. Como gerenciar projetos para GED e ECM. In: GED RIO, 1., 2006, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: Centro Nacional de Gerenciamento da Informao, 2006. HEDSTROM, Margaret. It's about time: research challenges in digital archiving and longterm preservation. Ann Arbor, MI: University of Michigan, 2003. 54p. Disponvel em: <http://www.si.umich.edu/digarch/NSF%200915031.pdf>. Acesso em: 31 out. 2006. (Relatrio final do WORKSHOP ON RESEARCH CHALLENGES IN DIGITAL ARCHIVING AND LONG-TERM PRESERVATION, april 12-13, 2002) IKEMATU, Ricardo Shoiti. Gesto de metadados: sua evoluo na tecnologia da informao. Revista DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 2, n. 6, dez. 2001. Disponvel em: <http://www.dgz.org.br/dez01/Art_02.htm>. Acesso em: 31 out. 2006. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ICA, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS - CER. Documentos de arquivo electrnicos: manual para arquivistas. Paris: 2005. 74p. Disponvel em: <http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf>. Acesso em: 31 out. 2006. LUCCA, Giana, CHARO, Andrea Schwertner; STEIN, Benhur de Oliveira. Metadados para um Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos Arquivsticos. Arquivstica.net, v. 2, n. 1, 2006. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=54&layout=abstract>. Acesso em: 28 out. 2006. PAULA, Roslia Paraso Matta de. Planejamento e implantao de tecnologias de GED e Workflow em nvel corporativo. In: GED RIO, 1., 2006, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: Centro Nacional de Gerenciamento da Informao, 2006. PICCININI, Elvio Jos. Impacto da tecnologia da informao na atividade dos arquivos bancrios: um estudo de caso. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)Universidade de Braslia, 2001. 142 p.

RONDINELLI, Roselly Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2005. 158 p. RONDINELLI, Rosely Curi. O gerenciamento do documento eletrnico: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro, 2002. 172 p. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)-IBICT. DEPUFRJ. Escola de Comunicao. SANTOS, Flaviane Cezar dos; CHARO, Andra S.; FLORES, Daniesl. Anlise de produtos para gerenciamento eletrnico de documentos. In: ENCONTRO NACIONAL DE CINCIA DA INFORMAO, 4, 2003, Salvador. Anais do IV CINFORM: cincia da informao: fronteira e tendncias. Salvador: Editora da Universidade Federal da Bahia, 2003. Disponvel em: <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/frames.html>. Acesso em 31 out. 2006. SANTOS, V. B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos sob a tica arquivstica: identificao das principais correntes tericas, legislao e diagnstico da situao nos arquivos pblicos brasileiros. 2001. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)-Universidade de Braslia, 2001. THOMAZ, Ktia P.; SANTOS, Vilma Moreira. Metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico - GED/A: estudo comparativo de modelos e formulao de uma proposta preliminar. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 4, n. 4, 2003. Disponvel em: <http://www.dgz.org.br/ago03/F_I_art.htm>. Acesso em: 28 out. 2006.

Fonte: http://columbo2.cjf.jus.br/portal/gestaodocumental/gestEletro.html 09:55