BATISTA, Andreia de vila.

O oramento base zero (OBZ), o controle custos e a reduo de despesas nas empresas: Agro Industrial Yamakawa e Agro Industrial Nova Andradina

O ORAMENTO BASE ZERO (OBZ), O CONTROLE CUSTOS E A REDUO DE DESPESAS NAS EMPRESAS: AGRO INDUSTRIAL YAMAKAWA E AGRO INDUSTRIAL NOVA ANDRADINA
BASE ZERO BUDGET ( BZB ), COSTS CONTROL AND ESPECIALLY REDUCTION OF EXPENSES OF COMPANIES: AGROINDUSTRIAL YAMAKAWA AND AGROINDUSTRIAL NOVA ANDRADINA

Andreia de vila Batista* RESUMO: O setor agroindustrial vem sofrendo com vrios problemas, devido ao de ser muito complexo e estar ligado a fatores que influenciam diretamente nos seus resultados, como por exemplo, a oscilaes na produo de matria prima, o preo dos insumos, problemas para escoar a produo, variaes muito grandes na produo, a cultura local e at mesmo o clima. um setor muito complexo para se administrar, por isso a importncia de um bom planejamento, controle de custos e a reduo de despesas podem significar a diferena nos resultados. Este trabalho tem como objetivo demonstrar como a implantao do Oramento Base Zero (OBZ), resultou na reduo de despesas; controle de custos produtivos e principalmente no gerenciamento de metas das empresas: Agroindustrial e Com. Yamakawa, situada na cidade de Amapor PR, onde a reduo de despesas foi de 33,66% no primeiro semestre de 2007, e sua Filial, a empresa Agroindustrial Nova Andradina, situada na cidade de Nova Andradina MS, onde a reduo de despesas foi de 10,47%. PALAVRAS-CHAVE: Oramento, Controle, Reduo.

ABSTRACT: The agriindustrial sector is suffering from a number of problems, because of being so complex and be tighted to factors that are dependable upon results, as for instance, the oscillations of raw material production, price of inputs, difficulties of delivering the production, great variations in the production, local culture and even the ifluence of climate.It's a very complex sector to be managed, thus a necessity of a good planning, costs control and especially reduction of expenses may provide differences in results. This work aims at to demonstrate as the implementation of a Base Zero Budget ( BZB ), allowed reduction of expenses; control of production costs and especially in management of targets of companies : Agroindustrial e Comercial Yamakawa Ltda., located in Ampor City, Estate of Parana, where a reduction of expenses reached 33,66 % in the first semester of 2007, and its branch, Agroindustrial Nova Andradina ltda.,located in Nova Andradina City, Estate of Mato Grosso do Sul, where the reduction of expenses reached 10,47 %. KEY WORDS : Budget, Control, Reduction.

1. O OBZ ORAMENTO BASE ZERO Oramento Base Zero (OBZ), uma ferramenta de controle gerencial e estratgico que descentraliza as operaes e ao mesmo tempo possibilita ao administrador um controle amplo de todos os gastos da empresa, tem como objetivo questionar a estrutura das despesas e custos, em busca de economias potenciais. uma remontagem da pea oramentria, que parte da necessidade de justificar a existncia de cada despesa ou programa. Funcionando como uma ferramenta de reduo ou adaptao das despesas, prioriza a qualidade dos produtos e servios, descartando assim algumas redues consideradas como anti-qualidade.O objetivo do Oramento Base Zero o de viver de acordo com os recursos disponveis; e corresponde a um meio de
Administradora Unifil; consultora e especialista em OBZ Oramento Base Zero, reduo de despesas e controle de custos industriais. andreiaavila@hotmail.com
*

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analisar,

reestruturar

eliminar

despesas,

programas

projetos

no

econmicos(PREMCHAND; FMI, 1998).Para se elaborar o OBZ necessrio estudar as despesas uma a uma, para identificar os possveis excessos ou carncias nos gastos de cada item. No so aceitas programaes oramentrias baseadas em mdias de gastos dos anos anteriores, necessrio analisar cada despesa, como ela feita, quando feita, elaborar premissas e designar responsveis pelo gerenciamento da despesa, O OBZ um oramento baseado em cada uma das atividades, e envolve todos os colaboradores da empresa em seu processo de confeco; utilizando esses mesmos colaboradores como gerentes de contas; um instrumento vivo de gerenciamento que se adapta s novas tendncias situacionais ou mercadolgicas. Tendo como componentes bsicos quatro princpios: planejamento, oramento, implantao e controle, e depende de um esforo contnuo para melhorar as operaes e a lucratividade. O Oramento Base Zero d ao administrador uma base de dados e de informao que permite localizar e resolver problemas com a mxima rapidez, e pode servir de base tambm para facilitar e auxiliar em auditorias internas.
Quadro 1 - Processo administrativo Fonte: (1981, PYHRR, PETER A, ED. INTERCINCIA)

Mudana

Planejamento

Oramento

Implantao

Controle

Organizao e coordenao Lotao de pessoal Direo e Motivao

Prestao de contas Exames e auditorias de desempenho pela administrao Auditoria operacional

Mudana

2. O OBZ NO AGRONEGCIO O desafio para se implantar o OBZ em uma Agroindstria foi muito grande, devido aos problemas caractersticos deste setor, que sofre com a falta de insumos, altos preos, ou grandes variaes no preo, pragas comuns s lavouras, etc... As mudanas ocorrem com muita rapidez e necessrio que essas mudanas repentinas que atingem o cenrio produtivo tambm sejam absorvidas rapidamente, para que no tenhamos maiores prejuzos. A flexibilidade e a rapidez na tomada de decises e na busca de novas solues para os problemas do setor podem ser decisivas entre o lucro ou o prejuzo. A variao no preo da mandioca em raiz tem sido um dos fatores de maior importncia dentro do cenrio produtivo das fecularias. O quadro abaixo

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mostra a variao no preo da mandioca no perodo de dezembro de 2006 a junho de 2007.

Figura 1 variao no preo da mandioca no estado do Paran Fonte: Empresa Agro industrial Yamakawa .

Variaes no preo da mandioca 200,00 150,00 100,00 50,00 0,00 Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun

Segundo a EMBRAPA Empresa Brasileira de Pesquisas Agropecurias: O clima predominante na regio do Paran o subtropical, com veres quentes e invernos frios; sendo que o estado apresenta trs tipos de variaes climticas: CFA subtropical com chuvas bem distribudas durante o ano e veres quentes; CWA subtropical com veres quentes e invernos secos; CFB subtropical com chuvas bem distribudas durante o ano e veres amenos. Nas regies onde as duas empresas se encontram, uma na cidade de Amapor noroeste do estado do Paran e a outra em Nova Andradina no estado do Mato Grosso do Sul, o clima predominante o CWA, subtropical com veres quentes e invernos secos, com no mximo 2 meses de secas no inverno, a temperatura anual varia em torno de 20 C e a pluviosidade alcana 1.300mm anuais, e est sujeito a ter de 5 a 10 dias de geada por ano; o que prejudica muito as lavouras do estado neste perodo, ocasionando a falta do produto e o aumento do preo. Outro fator que influencia a alta do preo a variao da quantidade de reas plantadas de um ano para o outro. Infelizmente a maior parte dos produtores rurais no dispe de inforames e tecnologias para auxiliar na programao do plantio, e acabam se guiando pelo preo executado no mercado no perodo anterior para plantar no perodo seguinte; por isso existem anos em que a produo muito grande e anos em que a produo fica baixa ocasionando tambm a alta do preo.

3 AS EMPRESAS: AGRO INDUSTRIAL E COMERCIAL YAMAKAWA LTDA E AGRO INDUSTRIAL NOVA ANDRADINA LTDA

Fundada em 1989, na cidade de Amapor PR, a empresa Agro Industrial e Comercial Yamakawa LTDA, tem como objetivo inicial de produo de Amido de mandioca; a produo teve incio em maio de 1990, contando em 1989 com 9 funcionrios e atualmente com 84 (junho / 2007).

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A empresa tem por misso oferecer aos variados mercados derivados de mandioca, servios de qualidade e tecnologia a clientes, fornecedores e comunidade. A Fcula Yamakawa produzida nos padres estabelecidos pelo Ministrio da Agricultura, seguindo as normas rgidas de controle de processo a fim de se obter um produto de alta qualidade, livre de impurezas, respeitando o Consumidor e o Meio Ambiente. A linha de produo est apta a oferecer: Amido de Mandioca Industrial; Amido de Mandioca Alimentcio; Amido orgnico com certificao do IBD; Amido Modificado;Polvilho Azedo. A empresa possui a certificao pelo Kosher. E tambm oferece aos seus clientes a fcula orgnica com certificado de classificao do instituto biodinmico IBD. A Agro industrial Nova Andradina, filial da empresa Agro industrial e comercial Yamakawa e situa-se na cidade de Nova Andradina no Mato Grosso do Sul, foi fundada em 1995 e tem hoje 75 funcionrios e ambas as empresas fazem exportaes para os Estados Unidos, Europa e sia; e tem a mesma diretoria.

4 A PRODUO DE MANDIOCA E O MERCADO DO AMIDO DE MANDIOCA

A cultura da mandioca muito importante para o Brasil economicamente e socialmente, na alimentao humana e animal, e o setor grande gerador de empregos e de renda. A mandioca muito utilizada como matria prima de vrios setores e indstrias. A mandioca uma planta da Amrica, possivelmente do Brasil. Sabe-se muito pouco onde, quando e como os ndios americanos transformaram espcies selvagens em uma das mais espetaculares espcies domesticadas do Mundo. Possivelmente, os primeiros ndios a utilizarem a mandioca foram os que habitavam a divisa entre a Amaznia e o Cerrado, atualmente a regio de Rondnia e Mato Grosso (ABAM ASSOCIAO BRASILEIRA DOS

PRODUTORES DE AMIDO DE MANDIOCA). Segundo o IBGE Instituto Brasileiro de geografia e estatstica A mandioca uma planta cultivada em mais de 90 pases, que alimenta cerca de 500 milhes de pessoas em todo o Mundo. Da mandioca extrado o amido de mandioca; como matriaprima o amido de mandioca tem alto valor comercial e usado em diversos setores: Indstria farmacutica e de cosmtico; Indstria txtil; Indstria de papel e celulose; Indstria alimentcia; Indstria imobiliria e cermica; Indstria blica.

5 A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO:

Quadro 2 Relao entre planejamento e oramento. Fonte: (1981, PYHRR, PETER A, ED. INTERCINCIA, PG 2)

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Planejamento

Oramento Base Zero

Avaliao Comparar o oramento com o plano. Determinao das opes entre objetivos e custos Oramento e plano de operao

Estabelecimento de planos e de programas Estabelecimento de metas e de objetivos Tomadas de decises polticas bsicas

Identificao e avaliao detalhada de todas as atividades, alternativas e custos para a realizao dos planos

Revises

Para elaborar o oramento necessrio primeiro realizar o planejamento. O planejamento nos diz o que queremos de fato fazer; e o oramento nos diz quando vamos gastar para realizar o planejamento. Para termos um bom oramento necessrio que o planejamento esteja muito bem feito, minimizando as possibilidades de erros e falhas. Para se elaborar o planejamento poderemos optar por algumas maneiras de analisar, por exemplo: se a empresa vende mais do que a sua capacidade de produo, ento poderemos optar em comear o planejamento pela capacidade de produo da fabrica, passando assim para anlises de estoques de produto acabado para atender a demanda; Normalmente se faz o oramento pela previso de vendas, como anlises de novos clientes, metas, perspectivas de mercado, alavancagem de vendas, preos e concorrentes. Aps essas anlises passamos para o setor produtivo: capacidade instalada, produtividade, mtodos, investimentos. O oramento feito com base nos dados apurados no planejamento. Em uma segunda etapa passamos para levantamento de matria prima, insumos, mo de obra, impostos, despesas administrativas, despesas financeiras, despesas diretas e indiretas de vendas, levantamentos de resultados projetados levando-se em conta o contas a receber, investimentos, capital de terceiros ou emprstimos. Aps confeccionado o oramento baseando-se nos dados acima poderemos optar pelos cortes oramentrios, optando primeiramente pela excluso de planos no econmicos ou de pouco retorno ou pela excluso de determinadas despesas. Aps o trmino do oramento passaremos a uma das etapas mais importantes que o acompanhamento e gerenciamento do oramento. O Quadro Abaixo mostra as etapas de planejamento e confeco do oramento, acompanhamento e gerenciamento.

Quadro 3 planejamento, confeco, acompanhamento e gerenciamento do oramento.

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PREVISO DE VENDAS PLANEJAMENTO DA PRODUO PLANOS DE FINANCIAMENTO E INVESTIMENTO

ACOMPANHAMENTOS PARTICIPAO DIRETA DA DIRETORIA DA EMPRESA SIMULAES DE RESULTADOS ORAMENTO DE CAIXA CORTES OU ADEQUAES MEDIDAS CORRETIVAS PLANO DE AO RESULTADOS FINCEIROS RESULTADOS NA REA DE GENTE NOVO MODELO DE GERENCIAMENTO MELHORES PRTICAS CONSEQUNCIAS DA NO EXECUO

Ns no vivemos num mundo esttico e, se quisermos trabalhar com eficcia, teremos que ser capazes de nos adaptar prontamente ao nosso ambiente em transformao. Como os procedimentos de planejamento e de oramento geralmente constituem a mecnica de quaisquer ajustes operacionais principais da indstria e da administrao pblica, um procedimento de

planejamento e oramento eficaz tem que reagir e responder rapidamente para se ajustar s mudanas (PYHRR, PETER A; INTERCINCIA,1981)

6 NBZ, VBZ E MR. OBZ

Normalmente se adotam as siglas NBZ (Nvel Base Zero) ou centro de custos, VBZ (Varivel Base Zero) ou contas, durante a implantao do Oramento Base Zero. Porm para essa implantao optamos por no utilizar as siglas, e nos referirmos somente a Centro de Custos e Contas contbeis, para facilitar o entendimento dos funcionrios. Optamos tambm por agrupar os centros de custos em dois grandes grupos, que nomeamos: GGF - Gerncia Geral Fbrica e CCP - Centros de Custos da Produo.

7. O PLANO DE CONTAS E A IMPLANTAO

Foram necessrios vrios tipos de adaptaes metodologia para que ela pudesse ser implantada com sucesso no setor agroindustrial. Entre elas a separao do plano de contas em trs grandes grupos de contas, cada um com uma escala de prioridades; dando muita flexibilidade ao grupo de contas consideradas como custo de produo. Os grupos de contas foram separados como: despesas fixas e diretas, indiretas e variveis e de produo. Dentro destes grupos foram separados os pacotes de contas, que so agrupamentos de contas que tm

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finalidades parecidas, e esses pacotes foram distribudos aos funcionrios para levantamento de dados, controle, confeco do oramento e apresentao de sugestes para reduo e/ou adequao de gastos.

8. PESSOAS, FACILIDADES E PROBLEMAS.

A qualificao e a participao da equipe foram muito importantes para obteno dos resultados. No que diz respeito equipe os fatores mais importantes so: capacidade, conhecimento, substitutos, relaes humanas, polivalncia, confiabilidade, resistncia a mudanas e o comportamento. Os maiores problemas encontrados na implantao do projeto foram o desconhecimento do processo e a incerteza sobre todas as situaes de mudanas. Passado este primeiro impacto as despesas puderam ser analisadas uma a uma, chegando-se a um diagnstico dos fatores que influenciam em cada despesa e foi possvel adequar ou reduzir a despesa; estabelecer objetivos e traar metas de controle. O crescimento pessoal, profissional e a motivao da equipe foram muito grandes, e os resultados foram obtidos atravs do gerenciamento e das sugestes dos prprios colaboradores; que passaram a entender mais dos processos administrativos, financeiros, de custos e do processo produtivo. Durante todo o processo de implantao, foi possvel avaliar as alteraes de responsabilidade e de carga de trabalho e a reao da equipe s mudanas, que vieram com o projeto do Oramento Base Zero. Pyhrr, Peter A. (1981) trata desse assunto quando diz: De fato, se planejado de modo eficaz e se corretamente administrado, o Oramento Base Zero pode realmente reduzir a carga de preparo do oramento, melhorando, ao mesmo tempo, as decises administrativas e a alocao de recursos. O maior receio dos funcionrios era que este tipo de sistema de oramentao pudesse acarretar uma carga de trabalho e de tempo muito grande, e que viesse a comprometer o trabalho de cada um no dia a dia; no entanto a implantao do Oramento Base Zero provou que ao contrrio do que se imaginava, este tipo de trabalho s traria benefcios empresa, eliminando os gastos desnecessrios, e esclarecendo os processos.

9. LISTAS DE PRIORIDADES

Para se chegar a um bom resultado foi elaborado uma lista de prioridades, por ordem de importncia, onde constavam os principais planos e projetos para o ano seguinte; esse plano deveria estar muito bem detalhado e justificado nos mnimos detalhes. Nele deveriam conter exigncias bsicas como anlises de custos, finalidades, alternativas, benefcios, e retorno. De acordo com Pyhrr, Peter A. (1981) O processo de priorizao a listagem dos pacotes de

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deciso por ordem decrescente de importncia para a organizao, para que a administrao possa alocar seus recursos determinando: quanto devemos gastar? E onde devemos gastar?. Aps a elaborao deste plano foi feito todo o processo de planejamento estratgico da empresa para o ano seguinte; Logo aps foi dado incio ao processo de confeco do Oramento, que foi elaborado pelos prprios funcionrios da empresa; posteriormente cada um desses colaboradores, intitulados gerentes de pacotes apresentou o seu oramento devidamente detalhado e justificado diretoria da empresa. Durante esse processo, o histrico do ano anterior foi de vital importncia, para que pudssemos analisar as disperses e identificar despesas altas e os motivos que levaram a estes gastos altos nos anos anteriores. Aps a confeco do Oramento foi feita uma simulao dos resultados; e aps essa simulao foram feitos os ltimos cortes e ajustes, e o oramento foi encaminhado para aprovao e apresentao equipe.

10 RESISTNCIAS A MUDANAS

importante ressaltar as dificuldades encontradas no primeiro momento de implantao do projeto e o receio perfeitamente normal em todas as empresas, que uma situao de mudana causa; especialmente quando ela envolve a empresa como um todo. Mas tambm importante ressaltar a maneira com que cada administrador e cada equipe reage a tal situao de mudana, e como as organizaes bem estruturadas se adaptam aos novos processos. Ao final do processo podemos notar o engajamento da equipe no projeto e como o funcionamento da empresa ficou mais claro para a equipe; podemos dizer com certeza que cada membro da empresa conhece

detalhadamente o oramento da empresa para o ano em vigncia, e que cada colaborador tambm conhece e entende os pacotes dos seus colegas, podendo colaborar com eles em informaes e sugestes, tendo assim desenvolvido uma capacidade de questionamento, senso de responsabilidade e de trabalho em grupo muito grande, bem como a apresentao de melhores prticas e o cumprimento do planejamento da empresa.

11 O COMPORTAMENTO DA DIRETORIA

O comprometimento da diretoria um dos fatores mais importantes na implantao de um projeto de controle oramentrio. O Processo do Oramento Base Zero d a diretoria informaes detalhadas sobre o funcionamento de cada despesa, chama a ateno para excessos, facilitando assim a tomada de decises e a eliminao de despesas no necessrias. Cabe a diretoria da empresa aprovar as premissas, ou seja, as

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regras para alocao de gastos em contas, aprovar a lista de prioridades da empresa, eliminar projetos no econmicos, aprovar a lista de investimentos, aprovar e dirigir o planejamento estratgico, acompanhar as simulaes de resultados e definir percentuais de cortes ou ajustes oramentrios.

12 RESULTADOS: REDUES NAS CONTAS DE DESPESAS

As Redues de gastos no grupo de contas de despesas indiretas e variveis atingiram 33,66% no primeiro semestre deste ano, na empresa situada no Estado do Paran; e 10,47% no primeiro semestre na empresa situada no Estado do Mato Grosso do Sul.
Figura 2 - Fonte: Empresa Agro industrial e comercial Yamakawa Ltda e Agro Industrial Nova Andradina

R e du o de de spesa s na s e mpresa s: A gro Industria l Y a ma ka w a e A groindustria l N ova A ndra dina

100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00%

1 0 0 ,0 0 %

1 0 0 ,0 0 %

3 3 ,6 6 % 1 0 ,4 7 %

A gro Ind. Y am ak aw a 1 2

A gro Ind. Nova 4 ndradina A 3

No que diz respeito s contas de despesas as maiores redues foram nas seguintes contas: despesas internas com alimentao, servios contratados, pessoal temporrio, despesas com transportes, aluguis,

combustveis, leos e lubrificantes, pneus, despesas com dirias e viagens, despesas com publicidade e propaganda, doaes, brindes, despesas com xerox, despesas com correio, material de escritrio, mensalidades a clubes e entidades, gua, energia eltrica, telefone, gs de cozinha, conservao e material de limpeza, etc...
Figura 3 - Maiores Variaes em contas de despesas - Fonte: Empresa Agro industrial e com. Yamakawa
Maiores variaes em contas de despesas - Agroindustrial Nova Andradina MS 0,00% -20,00% -40,00% -60,00% -80,00% -100,00% 4 - Maiores Variaes em contas de despesas - Fonte: Empresa Agro industrial Nova Figura

Desp. Int com alim

Desp publicidade

Despesas com correio

Material de escritrio

Brindes

Energia Eltrica

Conserv. mveis e

Telefone Fixo

Andradina Ltda

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Manuteno predial

Ass. jornais e revistas

Despesas com

Doaes a Clubes e

Conserv. material

Outras

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Maiores redues em contas de des pes as - Agroindustrial Nova Andradina MS 0,00% Transporte de Funcionrios Peas e materiais Veculos Prog. Manut. Soft e hard. Combustvel Desp. Interna / c/ alim -20,00% -40,00% -60,00% -80,00% -100,00% -120,00%

Material de EPI

Assinatura de jornais e revistas

Telefone Fixo

Recreao

Brindes

13 O OBZ NA PRODUO

A princpio, no primeiro ano o projeto seria implantado somente nas contas de despesas da empresa; tendo posteriormente a diretora da empresa decidido estender o projeto aos centros de custos produtivos, acreditando na obteno de melhores resultados. As contas de despesa do agrupamento de Centros de Custos da Produo CCP tiveram uma ateno especial durante todo o processo de planejamento, anlise e implantao, levando-se em conta serem os principais focos de mudanas repentinas e por estarem diretamente ligadas ao processo produtivo. A maior parte das contas deste agrupamento tiveram redues, exceto as seguintes contas: insumos, matria prima, impostos, energia eltrica e controle de pragas, na empresa situada no Paran; e tambm as contas de manuteno e tratamento de caldeira na empresa situada no estado Mato Grosso do Sul que tiveram aumento. Nos quadros abaixo esto alguns dos principais aumentos e redues:
Figura 5 - Maiores Variaes e redues - produo - Fonte: Empresa Agro industrial com. Yamakawa Ltda.

Maiores Variaes e redues - produo - Agro Industrial Yamakawa Lenha INSS Rural Mandioca em Raz Materiais de embalagens 1 Manuteno: Servios e Peas Vidraria Tratamento de efluentes Tratamento de caldeiras Controle de pragas Gas de empilhadeira -100,00% -80,00% -60,00% -40,00% -20,00% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% Serv. Terc. anlises de Produo

Figura 6 - Maiores Variaes e redues - produo - Fonte: Empresa Agro industrial Nova Andradina Ltda
Maiores Variaes e redues - produo - Agro Industrial Nova Andradina INSS rural Mandioca em raiz Paletes Perda embalagnes Revista Eletrnica de Cincias Empresariais. Ano I, No. 02, jan. / jul. 2008 Lonas

Despesas/dirias em viagens

Despesas com correio

Manuteno predial

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14 A IMPORTNCIA DOS ACOMPANHAMENTOS

O planejamento tem que ser levado em conta sempre e as novas tendncias tem que ser analisadas e implementadas. Os acompanhamentos e lanamentos de gastos so feitos diariamente, os dados so disponibilizados em rede para que os gerentes de contas tenham acesso s despesas e possam controlar as suas contas com bastante ateno. O Setor de compras est diretamente ligado ao processo de gerenciamento; foi desenvolvido uma metodologia de acompanhamento e parceria entre os funcionrios e o comprador da empresa. Geralmente o requisitante entra em contato com o gerente da conta antes de enviar a requisio de compras para o departamento de compras; justificando a necessidade da compra e verificando o oramento. O respeito e o compartilhamento de informaes muito importante. O comprador conhece o funcionamento da empresa e o oramento detalhadamente, constantemente procurado pelos gerentes de contas. Quando o comprador recebe alguma requisio que ele tem certeza que no se encontra no oramento, o gerente da conta em questo avisado; se a mesma estiver fora do oramento, o gerente de conta entra em contato com o funcionrio responsvel pela requisio de compras, que questionado sobre a necessidade e o motivo da solicitao de compras, aps chegarem a uma deciso a compra autorizada ou suspensa pelo gerente da conta. realizada uma reunio mensal de desvios oramentrios, onde so analisadas todas as disperses entre o planejado e o realizado, o motivo e o plano de ao para evitar novos desvios e resolver os problemas. Durante essa reunio so apresentados os resultados, com redues e aumentos, solues, reclamaes e principalmente sugestes de melhorias; onde a equipe unida chega a solues para os problemas encontrados.

15 PRIORIZANDO A QUALIDADE

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A preocupao com a qualidade dos produtos e servios oferecidos pela empresa muito grande; por isso havia necessidade de se analisar todas as despesas com critrio e segurana de que no houvessem projetos e planos de cortes ou redues, que colocassem em risco a qualidade. Principalmente no que se refere s contas diretamente ligadas produo, e aos custos diretos e comerciais, tais como investimentos de mercado comercial e investimentos de mercados para produtores. Qualquer tipo de processo que viesse a prejudicar algum desses itens no seria bem vindo e poderia trazer conseqncias e resultados desagradveis para a empresa. Todos os treinamentos feitos com os funcionrios para

gerenciamento de contas deixavam bem claro a importncia da qualidade no processo; e faziam com que os funcionrios entendessem a diferena entre possveis economias vindas de adequaes de processos ou de boas idias e de economias prejudiciais.

16 CONSEQNCIAS DA NO EXECUO

Quando se implanta um projeto de controle oramentrio com as dimenses do OBZ, deve se ter em mente a importncia dos controles e dos acompanhamentos. Principalmente no que se refere ao fator: gente. Levando-se em conta que todos os resultados do projeto esto diretamente ligados ao comportamento da gerncia e dos funcionrios da empresa diante do projeto; e seu comprometimento com os resultados. O resultado do projeto depende nica e exclusivamente do comportamento da equipe, o processo do Oramento Base Zero mexe com a estrutura e a cultura da organizao, dando assim uma nova viso da empresa como um todo. necessrio tomar um cuidado muito grande para evitar conflitos e/ou resolv-los com a mxima rapidez se os mesmos ocorrerem, e manter o ritmo de gerenciamento do projeto de maneira rigorosa, principalmente nos primeiros meses, todos esses fatores so de vital importncia para o bom andamento do processo.

17 INFLUNCIAS EXTERNAS NOS GRUPOS DE CONTAS

Como em todos os processos de oramentao necessrio que se faam revises peridicas e tambm que o planejamento esteja

constantemente sendo re-avaliado durante o ano.

Mudanas mercadolgicas,

operacionais, financeiras e estruturais so as mais comuns; no entanto necessrio ressaltar que a diretoria da empresa tambm pode influenciar diretamente no resultado e na execuo do projeto.

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As mudanas no clima, na cultura e em aspectos particulares da regio podem determinar uma variao muito grande entre o real e o planejado, por isso o gerenciamento do oramento deve ser feito de maneira cautelosa e firme ao mesmo tempo. O bom senso o fator mais importante no que se refira a este aspecto.

18 O OBZ COMO MODELO DE GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Todos os resultados conseguidos com o oramento base zero so de longe muito maiores do que as dificuldades encontradas durante a sua implantao. O Oramento Base Zero esclarece os processos dando a diretoria uma viso muito ampla do funcionamento da empresa. E faz com que sejam possveis adequaes e melhorias em curto prazo, sendo possvel assim coordenar as atividades, estabelecer premissas claras, acompanhar o planejamento, e o corte de processos no econmicos. possvel tambm identificar despesas grandes e formular um plano de ao para reduzi-las. Utilizando os funcionrios como gerentes de contas, conseguimos com que cada despesa, por menor que ela fosse tivesse uma ateno especial, conseguindo assim esclarecer e reduzir as despesas.

19 CONCLUSO

A implantao do Oramento Base Zero nas empresas Agro Industrial Yamakawa Ltda e Agro Industrial Nova Andradina Ltda; foi muito complexa devido s particularidades do setor, que freqentemente passa por mudanas repentinas; foram necessrias vrias adaptaes no projeto e no funcionamento da empresa para que o mesmo pudesse ser implementado. Um dos maiores problemas foi o tempo necessrio para implantar o projeto e o desconhecimento do processo, pois geralmente as pessoas esperam resultados muito rpidos, o que praticamente impossvel, visto que o processo de implantao do oramento complexo e de mdio e longo prazo. Porm, a participao da diretoria e dos funcionrios da empresa, tanto da equipe administrativa quanto da equipe da produo, foram muito importantes para o sucesso do projeto. A participao de todos e a colaborao entre as reas, foi fundamental para os resultados. Os objetivos com a implantao do OBZ Oramento Base Zero eram: a reduo de custos e despesas, melhor alocao de recursos oramentrios, esclarecimento e adequao de processos produtivos e

administrativos, e gerenciamento de gastos; a maior preocupao era de que deveramos chegar a um resultado muito bom e a redues de custos e despesas, sem colocarmos em risco a qualidade. E que todos os cortes, ajustes e novos

Revista Eletrnica de Cincias Empresariais. Ano I, No. 02, jan. / jul. 2008

BATISTA, Andreia de vila. O oramento base zero (OBZ), o controle custos e a reduo de despesas nas empresas: Agro Industrial Yamakawa e Agro Industrial Nova Andradina

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processos deveriam ter como principio bsico a qualidade, para que no cassemos no erro de reduzir custos e despesas e perder a qualidade. Ambas as empresas chegaram ao resultado esperado,

respeitando a qualidade, e aperfeioando a equipe administrativa e produtiva. O Oramento Base Zero proporcionou s empresas uma nova metodologia de administrao de despesas, acompanhamento de metas e tendncias, e esclareceu os processos, dando diretoria e todas as equipes uma nova viso do funcionamento das empresas.

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