FACULDADES INTEGRADAS RIO BRANCO Sistemas de Informao

Gesto dos recursos de Sistemas de Informao com o intuito de potencializar organizaes.

Alberto Gonalves Vieira

Professor: Francisco Felinto da Silva Jnior

So Paulo Maro de 2012

FACULDADES INTEGRADAS RIO BRANCO Sistemas de Informao

Gesto dos recursos de Sistemas de Informao com o intuito de potencializar organizaes.

Trabalho apresentado as Faculdades Integradas Rio Branco, ao curso de Sistemas de Informao, matria de Administrao de Sistemas de Informao.

Alberto Gonalves Vieira

Professor: Francisco Felinto da Silva Jnior

So Paulo Maro de 2012

Tema: Como uma boa gesto dos recursos de Sistemas de Informao podem auxiliar os gestores a aumentar a competitividade, produtividade, eficincia e melhorar o tempo de resposta das organizaes as mudanas das necessidades do mercado.

Problema: Disponibilizar novos produtos com base nas necessidades e desejos de um cliente especfico, ter em mos as informaes necessrias para traar metas de vendas alinhadas com a produo, efetuar a compra de matriaprima, fechar uma venda para o exterior atravs da Internet e verificar o retorno financeiro de cada setor da empresa. Esses so desafios gerenciais que os administradores encontram diariamente em suas organizaes, baseado nestes problemas podemos traar meios de potencializar a organizao com base nos recursos que a tecnologia nos oferece.

Objetivo: Visando a gesto dos recursos de sistemas de informao com intuito de potencializar as organizaes pretendo focar este trabalho nos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e nos conceitos de SCM (Supply Chain Management), BI (Business Inteligence) e o termo mais atual E-Business. Estes so alguns dos conceitos e sistemas que podem auxiliar uma organizao a ser mais eficiente e gil na gesto de suas informaes. Pretendo demonstrar com esse trabalho de que forma estes conceitos e sistemas tornam possvel a potencializao das organizaes e qual a serventia de cada um deles.

Justificativa: Devido a crescente demanda de informaes pelos gestores, existe quase uma obrigao de se utilizar sistemas de informaes para gerenciar e filtrar os dados recebidos e transform-los em informaes teis para a organizao. A competitividade global torna os mercados acirrados e as empresas necessitam das informaes para sobreviver e crescer. A necessidade de que as organizaes sejam inteligentes, diante das mudanas constantes da sociedade da informao, faz com que elas tambm se modifiquem e requeiram planejamento de suas informaes auxiliadas pelos recursos da Tecnologia da Informao. Visando auxiliar o administrador a enfrentar estes desafios a gesto eficiente dos recursos de sistemas de informao se torna ento um meio de prover agilidade e eficincia na tomada de decises e gesto empresarial.

Apresentao: Os sistemas de informaes (SI) tm papel fundamental nas

organizaes, so atravs deles que um administrador consegue ter um acesso com facilidade s informaes de todos os aspectos de sua organizao. A correta administrao dessas informaes fundamental para seu sucesso, pois, com base nelas os executivos podem decidir o rumo da empresa. De acordo com Laudon e Laudon (2004) os mesmos definem que um sistema de informao tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao. As caractersticas dos sistemas de informao j denotam sua principal vocao que a de fornecer informaes para o controle e para agilidade na tomada de deciso. A necessidade de obter informaes faz com que as organizaes preocupem-se em absorver dados das mais diversas maneiras e fontes. O

grande problema que, muitas vezes, isto acontece sem a preocupao com a coerncia dos dados, o que pode ocasionar significativos problemas para as futuras anlises. Afinal, a qualidade da deciso depende das informaes que esto disponveis no momento em que ela tomada. Portanto, a organizao deve ter extremo cuidado ao coletar dados, certificando-se de que no existam incoerncias. Optar pela alternativa errada pode ser catastrfico para uma

organizao, devido a isso necessrio que a empresa planeje suas aes antecipadamente. O uso de ferramentas computacionais e mtodos para gerenciar informaes so de extrema importncia, a integrao entre os sistemas faz com que numa mesma tela ou relatrio possa se obter o conhecimento de todas as reas da empresa. E essas informaes podem reduzir o custo de produo, diminuir o tempo de resposta ao mercado ou agilizar e incrementar as vendas.

Desenvolvimento Conceitual: De acordo com o contexto apresentado na apresentao do trabalho pretendo demonstrar agora como cada sistema ou mtodo se encaixa dentro das necessidades e desafios de uma organizao.

Enterprise Resource Planning ERP O ERP um sistema operacional de uma empresa, semelhante ao que o sistema operacional Windows para as operaes internas de um escritrio. (KALOTA; ROBINSON, 2001 apud O`BRIEN; 2004). OBrien complementa dizendo que o ERP, um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar e automatizar muitos dos processos de negcios.

Laudon e Laudon (2004) e Mattos (2005) citam alguns benefcios e desafios ou desvantagens dos sistemas integrados como os ERPs. Os benefcios mais visveis so: Aumento da capacidade de tratamento das informaes; Agrupamento da corporao mesmo atravs das distncias

Geogrficas; Rapidez na obteno dos dados; Dados padronizados; Integrao de processos internos; Confiabilidade nos relatrios; Maior controle sobre a organizao;

As desvantagens ou desafios mais identificados so: Alto custo; Alterao no modo de operao das empresas; Tempo de implantao demorado; Funcionrios tero de assumir novas funes ou responsabilidades; Insegurana dos funcionrios Perda da flexibilidade;

Os sistemas ERPs so sistemas que podem integrar todo o conjunto de atividades de uma organizao, desde o cho de fbrica, passando pelo financeiro at o ps-venda. Com todas as reas da empresa integradas possvel tornar gil e eficiente o fluxo de informaes da organizao alm de ser possvel obter relatrios gerenciais de cada setor ou de diversos setores em conjunto com apenas um software.

Customer Relationship Management CRM Para Oliveira (2001) uma iniciativa CRM objetiva criar o melhor relacionamento possvel com o cliente, em todo o ciclo de vida do cliente com a empresa, e no apenas na venda. CRM (Customer Relationship Management) o mais recente conceito na evoluo de ferramentas capazes de fazer diferena na disputa implacvel entre as empresas por mais competitividade nos negcios e no seu relacionamento com os clientes. O CRM permite empresa obter dados referentes a clientes que podem desencadear em novos servios e produtos ou aperfeioamentos nos atuais, alm de surpreender o cliente com um ps-venda mais eficaz e atencioso s necessidades de cada cliente em especfico. A importncia da utilizao de CRM dentro das organizaes ocorre principalmente devido a massificao da Internet e a globalizao econmica, onde a organizao est disputando mercado com empresas do mundo todo e o cliente tem como, atravs da Internet, pesquisar por novos produtos e servios que superem suas expectativas com apenas alguns cliques. De modo que se a organizao no dispuser de dados e informaes sobre seus clientes, estar ameaada de perd-los para quem as obtiver.

Supply Chain Management SCM Souza (2004) coloca que SCM ou Gesto da Cadeia de Suprimentos representa uma promissora viso expandida, atualizada e, sobretudo, holstica da administrao de materiais tradicionais, abrangendo a gesto de toda a cadeia produtiva de uma forma estratgica e integrada. Coloca tambm que o SCM introduz uma importante mudana no paradigma competitivo, na medida em que a competio no mercado ocorre, de fato, ao nvel das cadeias produtivas e no apenas ao nvel das unidades de negcio. A utilizao do SCM pode representar um ganho em relao ao estoque fsico de matria prima na organizao, a agilidade na compra de insumos e na seleo de fornecedores, ampliao na capacidade produtiva, eficcia no sistema de encomendas e rapidez na tomada de decises em caso de imprevistos. Dessa forma ganha a empresa com a reduo de custos e

ampliao da produo e ganha o cliente com produtos entregues com maior qualidade e rapidez.

Business Intelligence BI O uso de ferramentas como ERPs e CRMs para gerao de dados no ter utilidade se no houver a gerao de conhecimento e informaes teis tomada de decises da organizao. Esse o papel principal do Business Inteligence ou Inteligncia de Negcios, agrupar os dados gerados em outros sistemas para viabilizar ao gestor decidir os rumos de sua empresa. O objetivo maior das tcnicas de BI, neste contexto, est exatamente na definio de regras e tcnicas para a formatao adequada destes volumes de dados, com a finalidade de transform-los em depsitos estruturados de informaes, independentemente da sua origem. (REZENDE, 2005). Os maiores benefcios do ambiente de BI, alm da razo tcnica representada pela simplificao, viso global dos dados consolidados em um Data Warehouse, se relacionam com a possibilidade de se pensar sobre as questes estratgicas da organizao e projetar o seu futuro atravs de cenrios fundamentados em dados precisos do presente e do passado. A implantao e utilizao do BI um tanto onerosa, mas tambm vantajosa se utilizada corretamente. Em uma organizao pequena ou mdia a avaliao do custo benefcio deve ser levada em conta antes de sua utilizao. Os benefcios que seu uso pode trazer vo principalmente ao encontro da agilidade na tomada de decises e principalmente na segurana da tomada de deciso.

E-Business Para Elias e Fabre (2002) o conceito de e-Business representa o Comrcio Eletrnico e todas as novas metodologias que foram incorporadas a ele. O e-Business considerado mais amplo do que o e-Commerce. Ele representa um conjunto de sistemas de uma empresa interligados aos sistemas de diversas outras empresas via Internet, interagindo para que o e-Commerce

acontea. Utiliza tecnologia para redefinir velhos modelos de negcios de forma a maximizar o valor do servio ou produto oferecido para o cliente. O eCommerce hoje considerado como a parte visvel do e-Business. Em sntese, Saab et al (2000) defende que a terminologia utilizada na nova economia vem sendo, aos poucos, consolidada, como o caso do termo E-Business.Tendo em vista a amplitude das atividades empresariais que esto sendo desenvolvidas por meio da Internet, essa expresso tem sido utilizada, no sentido de englobar os termos E-Commerce e E-Services. A agilidade e facilidade de realizar transaes distncia tm feito com que essa nova forma de negcio tenha cada vez conquistado adeptos. Um caso tpico do uso desta tcnica seria alinhado com um SCM, aonde durante o processo de produo, o sistema utilizado pela organizao detectar que o estoque mnimo de uma determinada matria-prima foi atingido e

automaticamente disparar um pedido de oramento aos fornecedores previamente cadastrados e selecionados pelos administradores. Se ganha tempo e economia com seu uso, pois em nosso exemplo no ser necessrio o deslocamento ou ligaes telefnicas do empresrio para o fornecedor o deixando livre para preocupar-se com sua empresa.

Estudo de Caso (Toyota Motor Sales USA.) O Problema A Toyota Motor Sales USA a distribuidora norte-americana de carros e caminhes construdos pela Toyota (uma subsidiria da Toyota). A empresa compra os carros na fbrica da Toyota no Japo e em outros locais, toma posse dos veculos e ento os vende para os revendedores da Toyota nos Estados Unidos. Um veculo de mdio porte custa US$ 8,00 (oito dolares) por dia enquanto esta em trnsito. Como era de costume levar de 9 a 10 dias em trnsito, acabava por custar de US$ 72,00 a US$ 80,00 por carro. Para dois milhes de carros por ano, o custo para a empresa era de US$ 144 a 160 milhes de dolres por ano. Isso era demais. No final dos anos 90, a empresa enfrentou problemas cada vez maiores na sua cadeia de fornecimento e em suas operaes, e os seus custos para

armazenar carros se elevaram. Alm disso, a incapacidade de fornecer carros para os revendedores a tempo resultou em clientes infelizes, que ento compravam carros dos concorrentes, como a Honda. Isso se tornou extremamente importante em 2003 e 2004, quando os carros hbridos foram apresentados e a concorrncia com a Honda se intensificou. No passado, a gerncia usava computadores que geravam toneladas de relatrios e dados sem direo. A gerncia no tinha a capacidade de usar esses dados e relatrios estratgicamente. Alm disso, departamentos internos geralmente no tinham sucesso em compartilhar informaes ou o faziam muito devagar. Relatrios acionveis eram comumente produzidos tarde demais. Alm disso, sistemas de relatrios sobrepostos forneciam dados que no eram sempre exatos. A gerncia no era capz de tomar decises em tempo hbil, j que no era certo quais as pores dos dados que tinham preciso. A situao era especialmente penosa na diviso dos Servios Logsticos da Toyota (TLS), que gerenciava o transporte dos veculos. A gerncia da TLS exige rastreamento preciso e gerenciamento da cadeia de fornecimento para assegurar que os carros certos vo para os revendedores certos a tempo. O agendamento manual e outros processos relacionados com negcios que forma conduzidos com informaes incorretas, causaram mais problemas. Por exemplo, se uma pessoa ocasionou um erro de entrada de dados quando um navio chegou ao estaleiro, o erro persistir em toda a cadeia de fornecimento. (Por exemplo, alguns dados indicaram gerncia que os navios nunca chegaram a um porto, semanas aps os navios chegarem seguramente ao estaleiro.) As empresas de TI no foram capazes de responder crescente necessidade do negcio. Por fim, um novo CIO foi contratado em 1997 para consertar os problemas. A Soluo Barbara Cooper, a nova CIO, iniciou tentando identificar os problemas exatos. Uma coisa se tornou clara: era necessrio um Data Warehouse. Tambm se tornou claro que ferramentas de software para efetuar o processamento, a explorao, e manipulao de dados eram necessrias. Foi configurado um sistema para fornecer dados precisos e em tempo real. Infelizmente, o sistema no funcionou aproriadamente. Em primeiro lugar, a

entrada de dados histricos no sistema inclua anos de erros humanos que passaram despercebidos, o que inclua dados duplicados inconsistentes, bem como dados que faltavam. Isso produziu resultados e anlises errneas. Dessa forma, o novo sistema carecia de capacidades de fornecer o que os gerentes precisavam. Em 1999, tornou-se claro que a soluo no funcionou. Era um conceito correto, mas com tecnologia errada dos fornecedores errados. Em 2000, a Toyota mudou para uma tecnologia melhor. Usando um Data Warehouse da Oracle e a plataforma do Business Intelligence da Hyperion, foi criado um novo sistema. O sistema tambm inclua o recurso de Dashboard da Hyperion, que permite que os executivos vejam as reas que merecem ateno em suas unidades de negcio e investiguem mais para identificar os problemas com exatido, bem como as suas causas. Usando cores diferentes (por exemplo, o vermelho para perigo), um gerente de negcios pode ver em tempo real, por exemplo, quando os tempos de entrega esto se tornando vagarosos e encontrar imediatamente as fontes do problema e at mesmo avaliar solues potenciais. Os Resultados Dentro de poucos dias, o sistema comeu a apresentar resultados fascinantes. Por exemplo, o sistema ajudou a descobrir que a Toyota era cobrada duas vezes por um envio especial por trem (um erro de US$ 800.000). No geral, a Toyota USA conseguiu aumentar o volume de carros que negociava em 40% entre 2001 e 2005, enquanto aumentou o nmero de funcionrios em apenas 3%. Alm disso, o tempo de trnsito foi reduzido em mais de 5%. A frmula do sucesso da TLS com seu BI rpidamente se espalha pela Toyota USA e por toda a empresa, e muitos comearam a adotar o BI. Por exemplo, o ex-gerente da TLS, que agora dirige a Diviso de Servios ao Cliente Toyota, usa painis em seu escritrio, como fazem os CFOs e outros grandes executivos pela Toyota (por exemplo, para gerenciar melhor as despesas, compras, etc.). Agora esta claro que quanto mais pessoas usarem ferramentas de anlise de dados, mais dinheiro a Toyota pode ganhar. O sistema foi atualizado de 2003 para 2005 e ferramentas so adicionadas continuamente, conforme necessrias. Esses e muitos outros benefcios do sistema ajudaram a empresa-me, Toyota Motor Corporation a alcanar as

mais altas margens de lucro no mercado automotivo desde 2003. Alm disso, as participaes no mercado esto aumentando consistentemente. Finalmente, um estudo independente realizado pela IDC Inc. acerca da justificao do gerenciamento de desempenho de negcios e sistemas de BI indica que a Toyota alcanou um retorno de 506% sobre o investimento em BI. (O retorno de investimento mdio para as 43 outras empresas citadas pela Fortune 500, que participaram do estudo, foi de 112%).

Concluso do estudo de caso Esse estudo de caso ilustra um caso tpico no qual o fluxo de informao no pode arcar com as necessidades dos gerentes: as informaes so atrasadas, s vezes, imprecisas e no so compartilhadas por todos. Os antigos sistemas no supriam a necessidade de tomar decises rpidas, avaliar grandes quantidades de informao que poderiam ser armazenadas em diferentes locais e realizar a colaborao entre elas. A soluo foi implementao da tecnologia Business Intelligence que um Data Warehouse e fornece uma vantagem estratgica. baseada em

Consideraes: A forma de uso e os benefcios dos sistemas de informao estiveram presentes neste artigo. Vimos que a utilizao de sistemas de gesto de clientes visa adquirir maior conhecimento sobre o cliente, podendo com isso alterar a forma de atendimento e efetuar mudanas nas estratgias de publicidade e marketing voltadas s necessidades de cada cliente. Podemos ver que as adoes de mtodos SCM podem diminuir o custo da produo diminuindo a necessidade de estoque de produtos e matria prima, alm de permitir um atendimento ao consumidor final com maior eficincia. As novas tecnologias de e-business e sistemas de gesto integrada (ERP) podem aumentar a lucratividade de uma organizao, e seu uso correto conspira em vantagem competitiva frente aos concorrentes. Atingir mercados antes inexplorados, efetuar parcerias e reunies com fornecedores de outros

estados e pases sem custo de deslocamento so possveis com o advento da Internet e do e-business. Ter em um nico sistema, os dados e as informaes sobre a realidade da empresa, reduzindo custos e tempo na tomada de deciso possvel com a adoo de um ERP coligado com as tecnologias e metodologias de Business Intelligence. Tempo dinheiro e para as organizaes o lucro a finalidade principal de sua existncia. Tendo isso como base, essencial que as empresas adotem sistemas de informao ajustados com suas metas e objetivos. O desafio para gerentes de tecnologia identificar as melhores prticas no contexto de negcios em cada empresa, diferenciando modismos de realidade. Na maioria das vezes, infelizmente, o oramento reduzido, enquanto a alta gerncia exige resultados concretos. Optar por ficar fora da revoluo nos negcios pode ter consequncias ainda piores. A empresa ideal ser aquela que entre todas as variveis conseguir integrar o melhor dos negcios real e eletronicamente.

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