Sistemas de Informaes Gerenciais: A importncia da utilizao do sistema Beta dentro dos processos decisrios e gerenciais da Transportadora Alfa- Um estudo

de caso
Giovana Aparecida Vaz (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Laudicia J. Rodrigues (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Annecila G. Marcinik (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Alcenir Marins Mainardes (Secal) vanavz_pg@hotmail.com Jocimar D. Prado (Secal) jocimarprado@br10.com.br

Resumo:
Com a crescente transformao do meio econmico e tecnolgico fica difcil para as empresas no adotarem meios de facilitar seus processos sejam eles gerenciais ou operacionais. Decorre da a necessidade de buscarem ferramentas eficientes de informao para seus processos decisrios, por isso a adeso a um software capaz de levar essas informaes empresa se faz imprescindvel, bem como a correta e adequada implantao do mesmo. O presente artigo visa demonstrar o nvel de importncia de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para o processo decisrio e gerencial de uma transportadora da regio dos Campos Gerais bem como apontar seus benefcios e malefcios, para tanto a empresa ser aqui denominada Transportadora Alfa e o software Beta Sistemas. Palavras - chave: Sistema ERP, Informaes Gerenciais, Integrao.

1. Introduo A concorrncia tem exigido cada vez mais esforos das empresas de quaisquer portes no sentido de manterem-se competitivas em seu ambiente de atuao. Pesquisas tm indicado que a complexidade do ambiente competitivo tem exigido das organizaes maior capacidade de respostas e ao mesmo tempo tem feito aumentar a complexidade interna das mesmas. Neste ambiente turbulento a informao tem sido um importante diferencial competitivo no sentido que permite a empresa estar ligada nas mudanas de seu ambiente externo e interno possibilitando respostas rpidas com a finalidade de atender as necessidades de seus clientes. Assim, a tecnologia da informao tem se mostrado uma ferramenta importante na medida em que fornece instrumentos que auxiliam na captura e processamento rpido de dados transformando-os em informaes valiosas. Desta forma, tendo em vista a grande relevncia que a informao tem dentro do ambiente competitivo, o presente trabalho visa apresentar como uma empresa do setor de transportes de cargas com diversas filiais operacionaliza seu sistema ERP de modo a conseguir a integrao entre filiais distantes geograficamente e tambm a integrao interna de seus diversos setores. Pode-se verificar atravs do estudo de caso que como ocorre em um grande nmero de empresas alguns problemas surgiram, mas puderam ser superados devido forma de trabalho desenvolvida entre os fornecedores do software e a empresa estudada. O principal problema evidenciado no estudo foi a questo da padronizao dos softwares que so oferecidos a diversas empresas que possuem especificidades que muitas vezes no podem ser atendidas

pelo sistema ofertado Como principal contribuio, o trabalho evidencia como o empenho dos participantes da operacionalizao do sistema pode ser fundamental para solucionar problemas imprevistos e em especial eventuais resistncias por parte dos participantes da implantao e operacionalizao. 2. Metodologia No presente trabalho foi realizada uma pesquisa caracterizada como exploratria e estudo de caso (GIL, 2002). Como objetivos principais buscaram-se entender a percepo da empresa a respeito do atual estgio de utilizao do sistema ERP e ao mesmo tempo traar os principais problemas e as solues encontradas para se ter sucesso na implantao e utilizao do sistema. Para se atingir os objetivos propostos foram aplicados um questionrio com perguntas abertas e entrevistas junto a dois funcionrios da administrao da empresa que possuem grande familiaridade com o sistema estudado. 3. Referencial terico 3.1 A gesto da informao e a gerao do conhecimento A informao bem gerida dentro das organizaes pode propiciar a estas um diferencial competitivo no sentido de torn-la mais gil e conectada com as rpidas mudanas que ocorrem no ambiente competitivo. Stewart (1998) e Edvinson e Malone (1998) j abordaram a questo da importncia da gesto da informao com geradora de uma riqueza para a organizao a qual os autores denominaram de "Capital Intelectual" sendo este resultado da soma das capacidades desenvolvidas pela organizao para suprir as necessidades dos clientes em todos os sentidos. Entretanto, este recurso somente pode ser obtido na medida em que a empresa seja capaz de gerar ao final de um processo composto por coleta de dados, transformao em conhecimento, gerar o conhecimento diferenciador, ou seja, todo esforo deve resultar no aprendizado organizacional capaz que levar a empresa a dar um passo a mais no sentido de vencer os obstculos da concorrncia. Neste sentido Laudon e Laudon (2004) afirmam que o conhecimento tomou tamanha relevncia que a competncia na sua gesto pode conduzir a empresa ao sucesso ou ao fracasso. 3.2 Os Sistemas de Informao Gerencial (SIG) Bukowitz e Williams (2002, p. 236-237) abordam a questo do capital intelectual apresentando o modelo desenvolvido por Leif Edvinsson, Hubert St. Orange, Gordon Petrash e Charles Armstrong, pelo qual se vislumbra um cenrio no qual as organizaes devero administrar simultaneamente tipos diferentes de capital intelectual para criar valor aos olhos dos clientes. Este valor ser to maior quanto for a capacidade da organizao em promover e melhorar os fluxos de conhecimento entre eles. Neste ponto, ressalta a importncia de se possuir e ter capacidade para manejar ferramentas que possam possibilitar esta administrao simultnea de diversos itens relacionados ao capital intelectual. Assim, percebe-se que um adequado SIG pode ser decisivo no sucesso de tais esforos. Os SIG tm a funo de gerar condies para que a informao certa chegue a pessoa certa quando esta necessita gerando ao final a possibilidade de agir a fim de solucionar algum problema ou, possibilitar a vantagem competitiva desejada.

Mans (2001) ressalta a importncia das decises tecnolgicas estarem dentro do contexto estratgica da empresa e neste sentido a definio do modelo de SIG deve ser desenvolvido dentro do que a empresa espera para seu futuro competitivo. Neste sentido Grler et al. (2006) verificou em sua pesquisa que a complexidade dos ambientes competitivos vem crescendo nos ltimos anos, observando os autores que existe a tendncia de que empresas que atuam em ambientes mais complexos desenvolvam estruturas internas igualmente mais complexas, comparativamente s empresas que atuam em ambientes menos complexos. Ainda Neste sentido Capo-Vicedo et al. (2007) estudando o compartilhamento do conhecimento em uma cadeia de suprimentos concluram que os modelos organizacionais devem ter caractersticas como a formao de uma rede dinmica, sem barreiras para a aprendizagem e onde o conhecimento possa fluir livremente. Assim, assume relevncia a forma como a empresa tratar suas fontes de informaes, como estas se tornaro o conhecimento e finalmente como este ser compartilhado e agregado aos processos e produtos gerando a inovao em produtos ou processos que diferenciar a empresa. Estas questes fazem com que a empresa busque o desenvolvimento de mecanismos que possibilitem sistematicamente a coleta, o tratamento e a disseminao da informao estrategicamente importante dentro de sua estrutura (SCHENATTO, 2003). 4. O estudo de caso A empresa estudada trata-se de uma transportadora com sede na cidade de Ponta Grossa PR e que possui diversas filiais dentro do Estado do Paran e tambm fora dele. Assim, devido a esta pulverizao de filiais um SIG adequado s suas atividades fundamental para o sucesso da empresa, sendo que o mesmo deve proporcionar condies para que todas as filiais atuem de forma integrada e fornecendo informaes em tempo real que permitam tomadas de decises de forma gil e consistentes com as necessidades que se apresentem. Para suprir suas necessidades a empresa buscou um SIG baseado em um Software caracterizado como um Enterprise Resource Planning (ERP) que seja denominado de sistema Beta. A empresa em estudo ser denominada de Empresa Alfa a fim de manter sua privacidade conforme solicitado pelos gestores da mesma. 4.1 A operacionalizao do SIG na empresa A Transportadora Alfa utiliza o sistema Beta h dez anos, e o motivo de sua adoo foi a implementao inicial de um software na empresa, visto que havia essa necessidade j que o volume de informaes estava aumentando na mesma medida que as atividades da empresa, por isso era necessrio controlar e gerir essas informaes; no havendo, portanto resistncia por parte dos usurios devido ser o primeiro software. O sistema Beta um sistema ERP integrado em formato Windows desde seu incio e contm de gesto de controles de faturamento, compras, estoque, imobilizado, contas a pagar e receber, folha de pagamento, fiscal e contabilidade, possuindo relatrios diversos para todos os mdulos. Seu acesso se d por meio de acesso remoto Internet, propiciando informao em tempo real, o que um dos benefcios gerados por um sistema ERP com estas caractersticas. Seu uso propicia eficientes informaes com relao ao controle financeiro da empresa, pelo qual a mesma organiza suas dvidas e tambm seus direitos. No mesmo sentido h confiabilidade com relao ao patrimnio da Transportadora Alfa, pois

o sistema Beta leva relatrios dos veculos da empresa e da depreciao dos mesmos. 4.2 O problema da integrao da folha de pagamento No setor de Folha de Pagamento houve certa resistncia com relao continuidade do uso do sistema cogitando-se a possibilidade de troc-lo por outro devido existncia de problemas com relao ao mdulo do setor. No entanto, como os outros setores da empresa se utilizavam do Beta, seria invivel a troca, visto que a mudana levaria a desintegrao das informaes, o que provocaria danos aos processos da empresa, pois desta forma haveria mais de um banco de dados e a informao necessria chegaria incompleta aos usurios e at distorcida, portanto optou-se pela continuidade de sua utilizao, com relao aos problemas citados, foram solucionados com os responsveis pelo sistema. Deste modo, atualmente o sistema Beta vem atendendo as necessidades administrativas dos negcios da Transportadora Alfa, que dispe de informaes teis no momento de decidir sobre questes como eficincia, atualizao tecnolgica, e principalmente reduo de custos. No entanto como o software projetado para atender a diversas empresas deixa a desejar no quesito especificidade para a rea de transportes. O que um ponto a ser melhorado por seus programadores visando atender essa necessidade da empresa. 4.3 Equipe de trabalho da transportadora e equipe programadora do sistema Beta Com relao equipe de trabalho e sua integrao com o sistema Beta, observou-se que a equipe de trabalho envolvida com o sistema e h comunicao com a equipe responsvel pelo mesmo. Os treinamentos so realizados internamente nos setores para os novos funcionrios, e pela equipe do Sistema Beta quando h qualquer alterao no software. Como a sede do Sistema Beta fica na mesma cidade da Matriz da Transportadora Beta, h acessibilidade entre as duas partes de modo que quando h qualquer problema no sistema fica fcil para a Transportadora Alfa ser atendida pelos programadores. 5 Discusso Como ficou evidenciado, o caso apresentado trata-se de um exemplo de sucesso na implantao e operacionalizao de um sistema ERP. Este fato torna-se relevante na medida em que pesquisa tem demonstrado que esta atividade costumeiramente apresenta srios problemas como a resistncia a mudanas provocadas pela nova forma de trabalhar exigida pelo software, grandes gastos com a implementao e demora em tornar o sistema apto a fornecer as informaes desejadas pela empresa (ANDREOLLI et al, 2006). Igualmente fatores como a padronizao e a distncia geogrfica da assessoria para soluo de problemas tem sido apontadas como fatores de grande peso que podem desmotivar e levantar resistncias a utilizao do sistema. ( MARAVIESKI, 2006). Chama especial ateno o fato de que Maravieski (2006) aponta que um grande problema identificado em uma tentativa de implantao do sistema ERP em uma grande indstria foi a perda de conhecimento pelo desligamento de membros da empresa que tinham passado pelo treinamento para operacionalizar o sistema ERP em implantao. No presente estudo, este fato no ocorreu o que se tornou um fator importante no sucesso da implantao na empresa. No presente estudo de caso, a empresa conseguiu superar as dificuldades e opera o sistema h dez anos com sucesso. Ressalte-se o problema encontrado com a integrao da folha de pagamento que foi superado atravs da necessidade em se manter um banco de dados nico e consistente com o resto da empresa. importante destacar que a empresa fornecedora do software conseguiu atuar de forma a

facilitar o contato entre os usurios e seu suporte tcnico o que facilitou a soluo de problemas que poderiam prejudicar todo o processo. Assim, pode-se afirmar que a facilidade de acesso assessoria para soluo dos eventuais problemas um fator de peso no sucesso da utilizao do sistema. Pesa favoravelmente ainda o fato de que o sistema pode ser acessado facilmente via internet sem a necessidade de conexes especiais para integrar as filais o que proporciona economia nos custos de telecomunicaes entre as filiais integradas em tempo real com a matriz da empresa. Entretanto, apesar das grandes vantagens o tradicional problema da padronizao do sistema tambm atingiu a empresa em estudo, ou seja, os softwares so desenvolvidos para atender vrias empresas sem a preocupao de se customizar o mesmo para determinadas necessidades especficas para uma empresa. Esta questo da padronizao recorrente em vrias pesquisas como nas j citadas de Maravieski (2006), Andreolli (2006) acrescentando ainda o estudo desenvolvido por Silva e Oliveira (2006) onde os autores apontam que comum existirem problemas especficos de cada empresa que no podem ser solucionados de forma igual sem considerar nuances administrativos. O que se percebe dos estudos apresentados que esta padronizao gera a impresso de que a empresa tem que se adequar ao software e no o contrrio. Esta sensao pode levar a barreiras na implantao e utilizao do sistema impondo a necessidade de muito mais tempo do que o esperado para se utilizar o novo recurso gerencial. A melhor soluo apresentada nos diversos estudos e constatada neste caso a facilidade de comunicao entre o fornecedor do sistema e a empresa usuria. Ao mesmo tempo em que deve haver certa flexibilidade por parte dos fornecedores do software em produzir certa customizao do programa a fim de suprir necessidades especficas. 5.1 Consideraes finais Para o processo decisrio de uma organizao, um sistema ERP capaz de trazer muitas vantagens, tanto para os processos rotineiros da empresa quanto para o momento decisrio, deve-se num primeiro momento ter a informao disponvel e num segundo momento, utilizla efetivamente. Na Transportadora Alfa observa-se que para seu processo administrativo, o software vem suprindo suas necessidades, e a empresa utiliza-se das informaes geradas pelo mesmo. Com relao s melhorias no software a Transportadora Alfa deve sempre estar fazendo exigncias quando achar necessrio, e tambm estar estimulando o responsvel pela Beta Sistemas quanto ao aperfeioamento do software segundo as especificidades do setor de transportes, visto que representa carncia de informaes gerenciais importantes para a empresa. Deste modo conclui-se que de suma importncia a utilizao do sistema Beta dentro dos processos da Transportadora Alfa, visto que sem a adoo do mesmo, no seria possvel dispor de ferramentas administrativas e gerenciais em seu negcio. Referncias
ANDREOLLI, G.P.; ESCORSIM, S.; DE PAULA, R. M.; CMARA, T. O.; CIVIDINI, P. C. G. Implentao de um sistema integrado de informao gerencial. Um estudo de caso sobre benefcios e dificuldades em uma

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