MICROSOFT ACCESS

PROGRAMA: O que o Microsoft Access O ambiente Microsoft Access Criao de tabelas e de formulrios automticos Consultas Simples e Consultas de Aco Formulrios e sub-formulrios: Seleco e visualizao de dados Relatrios - grupos e etiquetas Personalizao e Automatizao de tarefas Macros tabelas podero relacionar-se sempre que tenham pelo menos um campo em comum. Os dados podem ser de vrios tipos: texto, nmeros, datas, figuras, grficos, etc., tendo que ser definidas as suas caractersticas antes da introduo dos dados.

CRIAO DE UMA BASE DE DADOS

A criao de uma base de dados requer uma elaborao cuidada da sua estrutura base (definio da estrutura de um registo, ou seja, os campos). Uma estrutura bem definida simplifica o desenvolvimento e implementao de uma base de dados. Para fornecer informao exacta e eficiente o Access necessita dos dados referentes a cada uma das diferentes entidades armazenadas em tabelas separadas e para combinar os dados correctamente necessita saber como associar as vrias tabelas. Ex: os dados do mapa de Vendas por Vendedor so originrios de duas tabelas: a de vendedores e a de vendas. O Access necessita saber como ligar o vendedor com as vendas por ele realizadas. O processo de desenho de uma base de dados comea com a determinao de qual a informao a manter no sistema, separada por assuntos, seguido do relacionamento entre os assuntos de modo a permitir seleccionar e visualizar a informao necessria.

O QUE O MICROSOFT ACCESS

O Microsoft Access um SGBD Relacional que permite organizar os dados por assuntos, em TABELAS, e permite armazenar informao sobre a forma como as tabelas se relacionam entre si. Um SGBD um sistema que armazena e disponibiliza informao contida numa base de dados. Uma base de dados um conjunto de dados relacionados entre si. Ex: produtos, encomendas, clientes, etc. Deste modo, uma base de dados em Access um conjunto de objectos que armazenam dados (TABELAS), permitem a sua manipulao, visualizao ou edio (FORMULRIOS), perguntas base de dados (CONSULTAS) e exibio ou impresso da informao (RELATRIOS). O nosso conhecimento sobre como a informao se relaciona entre as vrias tabelas, crucial para que o nosso sistema de informao funcione. Uma tabela um conjunto de dados sobre pessoas (ex: fornecedores), coisas (ex: produtos) ou eventos (ex: transaces). Os dados so apresentados em formato tabular: em colunas os campos da tabela e em linha os registos: cada registo contm o mesmo nmero de campos e cada campo contm o mesmo tipo de informao. Uma base de dados em Access pode conter vrias tabelas cada qual com informao sobre uma entidade, e as

ETAPAS DO PROCESSO:
1. DETERMINAR A FINALIDADE DA BASE DE DADOS que informaes se desejam obter da base de dados. 2. DETERMINAR AS TABELAS A CRIAR examinar os factos individuais e determinar a que diz respeito cada facto. 3. DETERMINAR OS CAMPOS A COLOCAR EM CADA TABELA o que necessrio saber sobre a entidade a que se refere a tabela. 4. DETERMINAR AS RELAES exame de cada uma das tabelas e definio de como os

dados de uma se relacionam com os dados de outras tabelas. 5. APERFEIOAR A ESTRUTURA anlise da estrutura criada no sentido de detectar possveis falhas. Para isso necessrio criar as tabelas, especificar as relaes e introduzir alguns dados. 6. CRIAR
OS OBJECTOS QUE MANIPULAM A

Os itens que num Formulrio ou Relatrio visualizam ou imprimem dados so chamados de CONTROLOS. Com um CONTROLO visualizar ou imprimir:

possvel

Dados de um campo Resultados de um clculo Um ttulo Uma mensagem Um grfico Uma figura Outro objecto at mesmo outro formulrio ou relatrio.

consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos.

INFORMAO

PERGUNTAS TABELA: CONSULTAS E DYNASETS

CONSULTA uma pergunta feita sobre os dados armazenados na base, segundo determinados critrios (condies). Uma consulta selecciona, agrupa estas informaes e apresenta como resposta um conjunto de registos, chamado RECORDSET. Os dados de um Recordset podem ser alterados. Se isto acontecer, o Access imediatamente actualiza a tabela ou tabelas, onde os mesmos se encontram. Diferena entre uma tabela e um Recordset reside no facto de os dados estarem armazenados efectivamente numa tabela e no num Recordset, apenas resultante de uma consulta.

MACROS E MDULOS
O Access contm uma variedade de objectos que permitem aceder e gerir informao. possvel usar macros ou mdulos para combinar ou agrupar objectos, automatizando algumas tarefas. MACROS conjunto de aces executveis pelo Access. Ex: associar uma macro abertura da base de dados para que sejam abertos automaticamente um conjunto de formulrios. Ou associar um boto a uma macro que abra um outro formulrio. MDULOS O Access tem incorporada uma linguagem de programao chamada VBA Visual Basic for Applications que permite criar procedimentos mais complexos do que os contidos numa macro. Um MDULO um objecto do Access que contm procedimentos de VBA. OBJECTOS j referimos vrias vezes objectos. Em Access um objecto algo que pode ser seleccionado e manipulado como uma unidade. As tabelas, as consultas, os formulrios, os relatrios, os controlos, as macros e os mdulos so objectos, assim como as figuras, os grficos, os documentos criados por outras aplicaes e objectos do sistema.

FORMULRIOS E RELATRIOS
A maneira mais conveniente de visualizar vrios registos atravs de uma tabela, mas para visualizar um nico registo para edio ou apresentao de dados com um layout personalizado o mais adequado um FORMULRIO. FORMULRIO layout mais utilizado para inserir, modificar e visualizar dados da base. O desenho de um formulrio consiste em especificar que dados devem ser visualizados e como. RELATRIO Permite imprimir dados num formato personalizado. Permite tambm apurar totais para um conjunto de registos.