Assemblia Legislativa do Estado de Minas Gerais Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes

Manual do OpenOffice Calc Verso 1.1.1a Curso Bsico

Autor: Walter Antnio Duarte Filho walter.duarte@almg.gov.br

Reviso: lcio Antnio Leite elcio.leite@almg.gov.br Maria Aparecida Ventura de Miranda cida.ventura@almg.gov.br

Digitao, utilizando o programa OpenOffice Writer: Maria de Lourdes Fernandes lourdes.fernandes@almg.gov.br Walter Antnio Duarte Filho walter.duarte@almg.gov.br

Coordenao geral do projeto de implantao do OpenOffice na ALEMG: Fbio Luiz Rocha Nascimento fabio.nascimento@almg.gov.br Marcelo Migueletto de Andrade marcelo.migueletto@almg.gov.br

Maro de 2004

Caro usurio, A adoo do OpenOffice est proporcionando Assemblia uma grande economia de recursos, pois trata-se de um pacote gratuito de softwares. Seu editor de textos Writer, no qual este manual foi feito, e sua planilha eletrnica Calc sero, assim, importantes aliados do nosso processo de informatizao, criando melhores condies para seu avano consistente, na medida em que reduzem significativamente o custo das nossas estaes de trabalho. Tenha certeza de que essa mudana no conjunto padro de softwares dos microcomputadores da Casa no levou em conta apenas a necessidade e a oportunidade de economia com o licenciamento de programas. No poderamos abrir mo da qualidade a que nos acostumamos com as solues atualmente em uso. Exatamente por isso, outras alternativas que j vinham surgindo nos ltimos anos foram descartadas sucessivamente, at que foi lanado o OpenOffice, que est conquistando um mercado crescente em todo o mundo e que avaliamos positivamente aps diversos testes, inclusive uma implantao piloto em toda a Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes. Novos cursos e manuais foram especialmente preparados para facilitar ao mximo sua introduo na Assemblia, que est sendo feita progressivamente. Alm de gratuito, o OpenOffice tambm um software livre. Tal definio se aplica ao programa cujos usurios tm a liberdade de us-lo com qualquer propsito; estudar seu funcionamento e adapt-lo s suas necessidades; redistribuir cpias suas de modo a ajudar outras pessoas; e aperfeio-lo e liberar seus aperfeioamentos para que toda a comunidade se beneficie. Foi justamente por ser um software livre que o OpenOffice pde ser traduzido do original em ingls para o nosso idioma, aqui mesmo no Brasil, por um grupo de tcnicos que trabalharam voluntariamente, com a coordenao necessria para se garantir a qualidade exigida. Dentro desse mesmo esprito de liberdade e colaborao, este manual foi feito para poder ser compartilhado por todos, conforme os termos constantes da pgina seguinte. Para maiores informaes a respeito de softwares livres, visite o site Internet da Free Software Foundation: http://www.fsf.org/philosophy/philosophy.pt.html. Se quiser conhecer mais detalhes do projeto OpenOffice, acesse http://www.openoffice.org.br. Agradecemos sua participao neste treinamento e desejamos que faa bom proveito do OpenOffice. Conte com nosso apoio sempre que precisar. Atenciosamente, Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes

Este material segue os termos e condies da licena GNU Free Documentation License verso 1.1 ou superior, publicada pela Free Software Foundation. Todos esto autorizados a copiar, modificar e reproduzir em todo ou em parte seu contedo, desde que os trabalhos dele derivados garantam a todos os seus leitores esse mesmo direito e que as referncias aos seus autores sejam mantidas.
A licena sob a qual este material distribudo pode ser lida na ntegra em http://www.fsf.org/copyleft/fdl.html

Sumrio
Captulo I Viso geral do OpenOffice Calc................................................................... 3 1 - Iniciando o OpenOffice Calc....................................................................................... 3 2 - A Tela do OpenOffice Calc......................................................................................... 4 Menu Ver..................................................................................................................... 5 3 - O arquivo de Trabalho................................................................................................ 7 4 - Operaes bsicas com linhas, colunas e clulas..................................................... 7 Selecionando um intervalo de clulas adjacentes....................................................... 8 Selecionando um intervalo de clulas no adjacentes................................................ 8 Selecionando colunas e linhas.................................................................................... 9 5 - Abrindo e criando novas planilhas.............................................................................. 9 Captulo II - Inserindo dados em uma planilha.............................................................. 13 1 - Inserindo textos e nmeros....................................................................................... 14 Operadores numricos: adio, subtrao, multiplicao e diviso......................... 16 4 - Funes ................................................................................................................... 20 Funo Mdia............................................................................................................ 20 Funo Mximo......................................................................................................... 20 Funo Mnimo.......................................................................................................... 21 Funo Data/Hora...................................................................................................... 21 5 - Criando seqncia de dados.................................................................................... 21 Criando uma seqncia com incremento de 1.......................................................... 21 Criando seqncias ou preenchendo clulas com incrementos diversos................. 22 Captulo III Editando uma planilha............................................................................... 24 1 - Copiar dados ............................................................................................................ 24 Cpias relativas......................................................................................................... 24 2 - Mover dados............................................................................................................. 25 Mover dados entre planilhas ou entre arquivos de trabalho ..................................... 26 3 - Alterar a altura das linhas......................................................................................... 26 4 - Alterar a largura das colunas.................................................................................... 26 5 - Ocultar linhas e colunas............................................................................................ 27 6 - Localizao e substituio de dados........................................................................ 27 Captulo IV Formatando uma planilha ....................................................................... 28 1 - Formatao de fontes............................................................................................... 28 2 - Formatao de nmeros........................................................................................... 29 3 - Formatao condicional ........................................................................................... 29 5 - Inserindo figuras....................................................................................................... 31 6 - Inserindo quebras..................................................................................................... 31 7 - Alinhando dados nas clulas.................................................................................... 31 8 - Colocando bordas nas clulas.................................................................................. 32 9 - Alterando cores......................................................................................................... 34 10 - Estilos..................................................................................................................... 34 Criando um novo estilo.............................................................................................. 35 Captulo V - Dados........................................................................................................... 36 1 - Ordenao ou classificao de dados...................................................................... 36 2 - Filtro.......................................................................................................................... 37 Autofiltro..................................................................................................................... 38 Filtro Padro.............................................................................................................. 38 Captulo VI Grficos...................................................................................................... 40 1 - Formatao automtica de grficos......................................................................... 40

Captulo I Viso geral do OpenOffice Calc

1 - Iniciando o OpenOffice Calc
Na barra de tarefas, clique no Menu Iniciar, posicione o mouse sobre o item Programas e, em seguida, sobre o item OpenOffice.org 1.1.0 Clique na opo Planilha.

2 - A Tela do OpenOffice Calc Descrio dos componentes Endereo Tipo e Barra de da Clula Tamanho da Ttulos Ativa Fonte

Barra de Menus

Barra de Frmulas

Barra de Funes

Barra de Objetos

Barra de ferramentas Principal

Planilha Ativa

Clula Ativa

Barras de Rolagem

Barra de Status

Barras da tela do OpenOffice Calc A seguir, so destacadas algumas barras do OpenOffice Calc. Para se conhecer a funo de cada cone da barra, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre ele, e uma pequena descrio ser exibida.

Barra de Hiperlinks Esta barra apresenta o endereo do site referenciado na clula corrente, quando houver.

Barra de Objetos Apresenta cones das tarefas de formatao mais comuns.

Barra de Frmulas

Apresenta a identificao da clula ativa ou intervalo de clulas e o contedo da clula, que pode ser um texto, um nmero ou uma frmula.

Menu Ver
Este item da Barra de Menus utilizado para estruturar a rea de trabalho. A partir de suas opes, podem ser exibidas ou ocultadas as barras do OpenOffice Calc. Ainda podem ser trabalhadas a aparncia e o tamanho da tela de trabalho. Clique em VER.

Utilizando os itens do Menu VER Zoom Permite ajustar o tamanho da rea de trabalho.

Barras de ferramentas Permite selecionar as barras de ferramentas a serem mostradas na tela.

Quando ativadas, as barras aparecem marcadas com um V. Para ativar ou desativar uma barra, d um clique sobre ela. Barra de status Localizada na parte inferior da planilha, apresenta o nmero de pginas, o valor percentual do Zoom e outros dados. Cabealho de linhas & colunas Ativa ou desativa o cabealho das linhas (1, 2, 3 ...) e colunas (A, B, C ...). Destacar valores (CTRL + F8) Permite destacar os valores nmericos contidos na planilha, para facilitar a visualizao. Os nmeros em azul so os digitados, e os verdes so os referentes s frmulas. OBS: Este destaque aparece somente na tela. Quando da impresso, os mesmos apareceram na cor padro do OpenOffice Calc. Visualizar quebra de pgina Permite visualizar as quebras de pginas existentes na planilha. Facilita a visualizao de planilhas muito grandes. Tela inteira (CTRL + SHIFT + J) Permite visualzar a planilha em toda a tela. Para ativar e desativar tecle CTRL+ SHIFT + J.

3 - O arquivo de Trabalho
No OpenOffice Calc, o arquivo de trabalho contm, a princpio, trs planilhas, conforme indicao na figura abaixo. Novas planilhas podem ser inseridas, o que ser mostrado mais adiante neste manual. Cada planilha apresentada em forma de tabela, contendo linhas e colunas. No OpenOffice Calc, so disponibilizadas 32.000 linhas, numeradas de 1 a 32.000, e 256 colunas, nomeadas de A at IV, a cujo cruzamento se d o nome de clula.

Linha

Coluna

Clula Ativa

Ala de Preenchimento

Planilha Ativa

Colunas: representadas por letras Linhas: representadas por nmeros Ala de preenchimento: marca existente no canto inferior direito da clula.

4 - Operaes bsicas com linhas, colunas e clulas

Selecionando uma nica clula Para selecionar uma nica clula, basta clicar sobre ela e pressionar a tecla shift.

Selecionando um intervalo de clulas adjacentes

D-se o nome de intervalo ao espao compreendido entre duas ou mais clulas. Na tela abaixo, o intervalo B3:C7 representa a coluna B e C, linha 3 at 7.

Para selecionar um intervalo de clulas adjacentes, posicione o mouse sobre a primeira clula do intervalo e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o por todas as clulas que compem o intervalo desejado. A seleo de intervalo de clulas tambm pode ser feita atravs do teclado. Para tanto, posicione o cursor sobre a primeira clula do intervalo e, mantendo a tecla SHIFT pressionada, utilize as teclas de direo.

Selecionando um intervalo de clulas no adjacentes

Posicione o cursor na primeira clula do intervalo e, mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o sobre o intervado desejado. A seguir, com tecla CTRL pressionada, posicione o mouse na primeira clula do prximo intervalo, e repita os passos anteriores. Em nosso exemplo, o primeiro intervalo compreende as colunas B:C, linha 4 at 7. O segundo intervalo compreende as colunas D:E, linha 9 at 11.

Selecionando colunas e linhas

Para selecionar colunas ou linhas inteiras, basta clicar sobre a letra da coluna ou sobre o nmero da linha. Em nosso exemplo, selecionamos toda a coluna B e apenas as clulas A7:C7, da linha 7. Para isso, clicamos sobre a letra da coluna (B) e, mantendo pressionada a tecla CTRL, selecionamos as clulas A7:C7.

5 - Abrindo e criando novas planilhas

Para criar uma nova planilha, clique na seqncia Arquivo, Novo, Planilha.

Para abrir uma planilha j existente, clique na seqncia: Arquivo, Abrir. Ou CTRL + A

Uma nova tela ir se abrir:

Selecione o arquivo desejado clique em Abrir, ou d um duplo clique sobre ele..

Salvando uma planilha

Caso seja um arquivo novo, clique em Arquivo, Salvar Como, para nomear o arquivo.

Escolha em que pasta deseja salv-lo e d um nome para o arquivo. Em seguida, clique em Salvar.

Fechando uma planilha Clique em Arquivo, Fechar.

Se a planilha no estiver salva, aparecer uma tela com as opes:

Cancelar: Cancela a operao de salvamento e volta planilha em questo. Rejeitar: Fecha o arquivo sem salvar, perdendo o contedo ou as ltimas alteraes feitas. Salvar: Salva o arquivo OBS: Sendo um arquivo novo, e ainda sem nome, ao tentar fecha-lo, a mensagem acima tambm ser mostrada.

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Captulo II - Inserindo dados em uma planilha

Neste captulo sero explicados os principais recursos de insero de dados numa planilha, sejam eles textos ou nmeros.Tambm sero abordadas as operaes numricas e funes. Clulas: So as unidades onde entramos com os dados. Ou seja, cada um dos quadrinhos existentes na planilha.

Clula Ativa: a clula onde est o cursor no instante da entrada de dados, ou seja, onde os dados sero digitados. Colunas: Esto dispostas na posio vertical e variam de A a Z e de AA at IV, num total de 256. Linhas: Esto dispostas na posio horizontal e variam de 1 a 32.000. Colunas e Linhas: Coordenadas usadas para a identificao das clulas. Selecionando uma clula Com o mouse: d um clique com o boto esquerdo sobre a clula. Com o teclado:
TECLA POSIO DO CURSOR

Seta Seta Seta Seta Enter Tab Ctrl + Ctrl + Page Up Page Down Ctrl + Home End Home

Clula para cima Clula para baixo Clula para a esquerda Clula para Direita Vai para a clula inferior Vai para a clula da direita Vai para a primeira clula da linha atual Vai para a primeira clula da coluna atual Vai uma tela para cima Vai uma tela para baixo Vai para a clula A1 Vai para a ltima clula da linha Vai para a primeira clula da linha (*)
(*)

(*) A linha deve ter pelo menos uma clula preenchida.

Barra de frmulas

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As frmulas e valores includos nas clulas apareceram na Barra de Frmulas, onde tambm podero ser modificados. No incio da barra, aparece a identificao da clula ativa.

1 - Inserindo textos e nmeros

Nas clulas podero ser digitados nmeros, caracteres, caracteres especiais, etc. Ao terminar a entrada de dados na clula, tecle Enter ou Tab. Se o texto for maior que o tamanho da clula, ele ocupar o espao da prxima, se esta estiver vazia.

Esta ocupao no significa que o espao da prxima clula foi utilizado. Havendo a necessidade de uso da prxima clula, ao se clicar sobre ela, o contedo da anterior desaparecer e a atual poder ser ocupada, ficando o seu contedo sobreposto ao anterior, sem apag-lo. Uma seta vermelha apararecer do lado direito da clula, indicando que o contedo ultrapassou o tamanho da mesma.

Precisando reorganizar a largura das colunas, consulte o Captulo III, item 4, Alterar a largura das colunas. Para alterar um texto que ultrapassou o tamanho da clula, clique F2, ou d um duplo clique na mesma. Eliminando o contedo de uma Clula: Selecione a clula e pressione a tecla Del. A seguinte tela ser apresentada:

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Querendo eliminar todo o contedo, marque Excluir Tudo e clique em OK. Pode-se tambm excluir parte do contedo, para isso basta selecionar na tela acima o que se deseja excluir, e clicar OK. Outra maneira de eliminar o contedo de uma clula utilizando a barra de frmulas da seguinte maneira: D um clique sobre a clula, v barra de frmulas, selecione o contedo e delete.

2 - Trabalhando com frmulas

Uma frmula permite relacionar clulas especficas com o objetivo de realizar operaes matemticas. Toda frmula deve ser precedida do sinal =.

No exemplo acima, =A2+B2, soma o contedo da clula A2 com o contedo da clula B2, ficando o resultado em C2. O sinal de = tambm estabelece uma ligao entre clulas. Se for colocado o sinal de = em uma clula junto com a identificao de outra, ela assumir o valor existente na clula identificada.

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Operadores numricos: adio, subtrao, multiplicao e diviso

A criao de frmulas feita usando operadores numricos. ADIO Soma os valores existentes em clulas. Smbolo: + =D7+E7 Para se somar uma seqncia direta de clulas, usa-se o sinal : entre a primeira e a ltima clula da sequncia. =SOMA(D7:D11) o resultado ser a soma de todos os valores existentes nas clulas: D7+D8+D9+D10+D11. Outra Maneira de uso desse recurso por meio do sinal soma

Posicione o cursor na clula onde se quer o resultado; Clique no soma,(aparecer a frmula para a soma das colunas ou linhas); A frmula ser feita incluindo todos os valores existentes nas clulas da linha, ou coluna onde foi colocado o soma. OBS: Caso no se queira somados todos os valores mencionados anteriormente, deve-se ir at a Barra de Frmulas e alterar a frmula.

Para concluir e aparecer o resultado, tecle Enter ou clique em

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SUBTRAO Subtrai valores contidos nas clulas. Simbolo: -. =A2B2

MULTIPLICAO Multiplica os valores existentes nas clulas. Smbolo: *. =A2*B2

DIVISO Divide os valores existentes nas clulas. Smbolo /. =A2/B2

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3 - Percentagens
Como Calcular valores percentuais: Clicar na clula onde se deseja colocar o resultado(percentual), e colocar o sinal de igualdade (=); Clicar na clula de onde se quer a diferena percentual; Colocar o sinal de subtrao (-); Clicar na clula que se quer comparar (percentualmente); Colocar entre parntesis a operao subtrao (ex. =(C4-B4) Colocar o sinal de diviso /; Clicar novamente na clula que se quer comparar(percentualmente); Clicar em Aceitar na barra de frmulas;

Formate a clula como percentagem. (Vide Captulo IV, item 2)

4 - Funes
As funes so excelentes ferramentas, e podem ser usadas para retorno ou exibio de valores a partir de vrios tipos de clculos. Apesar do OpenOffice Calc fornecer um grande nmero de funes, mostraremos as mais comuns nesta apostila.

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Para inserir uma funo numa planilha, siga os seguintes passos: 1. Selecione a clula onde ser colocada a funo. 2. Selecione o menu INSERIR e em seguida FUNO, ou tecle CTRL + F2, ou ainda na barra de frmulas, clique no boto Assistente:Funes.

3. Selecione uma categoria de funo na caixa Categoria. 4. Selecione o nome da funo. 5. Clique no boto Prximo >>, ou d um duplo clique sobre o nome da funo escolhida.. 6. Preencha os argumentos solicitados para a funo 7. Clique OK.

Funo Soma
SOMA (arg1; arg2; ... ) Retorna a soma dos valores da lista de argumentos (at 30 argumentos). Ex.: =SOMA (B8;B5;C4) Soma do contedo das clulas no adjacentes =SOMA (B3:B7) Soma o contedo das clulas adjacentes ou da seqncia B3+B4+B5+B6+B7.

Funo Mdia
=MDIA (arg1; arg2; ...) Retorna a mdia aritmtica da lista de argumentos (at 30 argumentos). Ex.: =MDIA (C4;C6;B9); =MDIA (C7:C14)

Funo Mximo
=MXIMO (arg1;arg2; ...) Retorna o valor mximo da lista de argumentos (at 30 argumentos).

Funo Mnimo
=MNlMO (arg1;arg2; ... )

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Retorna o valor mnimo da lista de argumentos (at 30 argumentos).

Funo Data/Hora
=AGORA( ) Retorna data e hora de acordo com o relgio interno do computador. =DIA (arg) Retorna o dia do ms como um inteiro (l a 31). =MS (arg) Retorna o ms da data/hora (nmero inteiro de l a 12). =ANO (arg) Retorna o ano da data/hora. =DIA.DA.SEMANA (arg) Retorna o dia da semana da data do argumento (nmero inteiro de l a 7). =HORA (arg) Retorna hora da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 23). =MINUTO (arg) Retorna minuto da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 59).

5 - Criando seqncia de dados

comum, durante a construo de uma planilha, surgir a necessidade de preencher clulas com seqncias de dados. No OpenOffice Calc, pode-se usar um recurso para criar seqncias numricas a partir de qualquer valor. Esses valores podem ser nmeros, datas ou horas.

Criando uma seqncia com incremento de 1

1. Digite o valor inicial em uma clula; 2. Com a mesma selecionada, coloque o ponteiro do mouse na ala de preenchimento at que este se transforme em uma pequena cruz e arraste com o boto esquerdo pressionado, verticalmente, para cima ou para baixo, ou horizontalmente, para a esquerda ou para a direita, at a ltima clula da seqncia desejada. 3. Solte o o boto esquerdo. Seguindo este procedimento, tem-se uma seqncia crescente, com incremento de 1 a partir do nmero inicial, se levado o mouse para a direita ou para baixo. No entando, se o movimento for feito em sentido contrrio, ou seja, para a esquerda ou para cima tem-se um decremento de 1 a partir do nmero inicial.

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Criando seqncias ou preenchendo clulas com incrementos diversos

Outra forma de trabalhar com seqncias utilizando o recurso de preenchimento de clulas com incrementos diversos. Isso pode ser feito da seguinte maneira: 1. Digite um valor qualquer em uma clula; 2. A partir desta clula, selecione as clulas adjacentes que devero ser preechidas; 3. Clique em Editar, Preencher; 4. Em seguida, escolha Abaixo ou Superior, para que o mesmo nmero seja repetido em todas as clulas selecionadas. Para gerar sries de preenchimento, clique em Sries.

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1. Escolha a Direo do Preenchimento; 2. Preencha o Valor Inicial, Valor Final e Incremento; 3. Na coluna Tipo de Srie, marque: Linear: o valor do incremento somado ao valor inicial e assim por diante. Crescimento: o valor inicial multiplicado pelo incremento e asssim por diante. AutoPreenchimento:preenche automaticamente a rea selecionada, somando 1 aos nmeros anteriores. Data: o valor do incremento somado s datas. 4. A ltima coluna Unidade de Tempo determina que unidade de tempo ir variar.

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Captulo III Editando uma planilha

Durante o processo de elaborao de uma planilha, pode ser necessrio copiar dados de uma clula para outra, fazer movimentos de dados e frmulas, alterar largura e altura de clulas e at mesmo ocultar linhas e colunas. Neste captulo, sero explicados vrios recursos de edio.

1 - Copiar dados
A cpia de dados consiste na duplicao destes em outra posio na planilha. importante ressaltar que, quando os dados que sero copiados contm frmulas com referncia a outras clulas, d-se o nome de cpia relativa. 1. 2. 3. 4. Selecione os dados a serem copiados; Escolha a opo EDITAR, COPIAR; Clique na primeira clula da regio destino; Escolha na Barra de Menu a opo EDITAR, COLAR.

Tambm pode-se copiar usando o teclado: 1. Selecione os dados a serem copiados; 2. Tecle CTRL + Ins; (O CRTL + C tambm funciona). 3. Selecione a primeira clula da regio onde ser feita a cpia; 4. Clique CTRL + V; Para copiar dados para outras planilhas dentro do mesmo arquivo de trabalho ou mesmo para planilhas de outros arquivos de trabalho, execute os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. Selecione os dados a serem copiados; Escolha a opo EDITAR, COPIAR; Selecione a outra planilha pela guia no canto inferior esquerdo da tela ou abra outro arquivo de trabalho; Clique na primeira clula da regio escolhida como destino; Escolha a opo EDITAR, COLAR.

5.

Cpias relativas
Copia frmulas que possuem referncias de clulas, ajustando-as automaticamente com relao s linhas e colunas de destino. Exemplo: Para copiar a frmula constante da clula D3, que a multiplicao da clula B3 pela C3, para as clulas D4 e D5, posicione o mouse na ala de preenchimento da clula D3 e arraste para baixo. Aps isso, as referncias sero ajustadas para as novas posies B4 e C4, B5 e C5. Veja a figura:

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Cpias no relativas Copia frmulas que possuem referncias de clulas sem ajust-las com relao ao destino. Para que uma cpia no seja relativa, utilizamos o sinal $ antes da referncia da linha ou da coluna a ser fixada.

A primeira frmula faz referncias s clulas B19 e C19. Como a referncia B16 no pode ser ajustada, fixase esta referncia antes da cpia, acrescentando-se o sinal $. J a referncia C17 ser ajustada automaticamente. OBS: Para se fixar o valor de uma clula qualquer, usa-se shift + F4.

2 - Mover dados
1. Selecione os dados a serem movidos, com o ponteiro do mouse; 2. Posicione o ponteiro do mouse na rea selecionada; 3. Mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a primeira clula da regio escolhida como destino;
4. Solte o mouse.

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Mover dados entre planilhas ou entre arquivos de trabalho

1. Selecione os dados a serem movidos; 2. Escolha EDITAR, RECORTAR ; 3. Selecione a outra planilha (clicar sobre a guia da planilha ou no Menu Janela), visualizando a nova planilha, clique na primeira clula da regio escolhida como destino; 4. Escolha EDITAR, COLAR.

3 - Alterar a altura das linhas

1. Selecione a linha ou as linhas a serem alteradas; 2. Escolha FORMATAR, LINHA, ALTURA; 3. Na caixa Altura da Linha, digite o valor desejado e tecle OK.

Uma outra forma de alterar a altura da linha utilizando o mouse, seguindo a descrio abaixo: 1. Selecione a(s) linha(s); 2. Posicione o ponteiro do mouse na barra de linha, entre uma linha e outra. Neste momento, o ponteiro do mouse se transforma ; 3. Mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o at a altura adequada, e solte-o.

4 - Alterar a largura das colunas

1. Selecione a coluna ou as colunas a serem alteradas; 2. Na Barra de Menu, escolha FORMATAR, COLUNA, LARGURA; 3. Na caixa Largura da Coluna, digite o valor desejado e tecle OK.

Uma outra forma de alterar a largura da coluna utilizando o mouse, seguindo as mesmas orientaes com relao linha, ou seja, posicionando o mouse na barra de coluna, entre uma coluna e outra.

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5 - Ocultar linhas e colunas

Ocultar linhas e colunas pode ser til para preservar dados e frmulas que no precisam ser vistos ou no podem ser alterados pelos usurios da planilha. Este recurso tambm pode ser usado para tornar a tela mais limpa, mostrando apenas o que realmente necessrio para a compreenso dos dados. Para ocultar: 1. Selecione as linhas ou as colunas; 2. Escolha FORMATAR, LINHA ou COLUNA e depois OCULTAR. Para reexibir linhas e colunas: 1. Selecione a linha ou coluna imediatamente anterior e posterior ao trecho oculto; 2. Escolha FORMATAR, LINHA ou COLUNA e depois MOSTRAR.

6 - Localizao e substituio de dados

Este recurso muito til quando h a necessidade de serem localizados e substitudos dados em planilhas grandes. Para localizar e substituir: 1.Selecione a regio da planilha onde ser feita a pesquisa. Caso no seja feita seleo a pesquisa acontecer em toda a planilha; 2.Escolha a opo LOCALIZAR & SUBSTITUIR no menu EDITAR; 3.Selecione as opes, podendo somente localizar, ou localizar e substituir;

Localizar Tudo: Procura automaticamente por toda a planilha e marca todas as cluas encontradas com o contedo pesquisado. Localizar: Pra medida que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para continuar a pesquisa. Substituir Tudo: Substitui o contedo do Buscar por pelo contedo do Substituir por automaticamente em toda a planilha. Substituir: Pra medida que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para fazer a substituio. Fechar: Fecha a janela. Ajuda: Ativa o Help. Mais >>: Aumenta a janela mostrando outras opes. Opes: Para trs: Quando est localizando e chega ao fim da planilha, volta altomaticamente ao incio e continua a busca. Apenas selecionados: Faz a busca somente em rea selecionada.

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Captulo IV Formatando uma planilha

Neste captulo, sero mostrados alguns recursos de formatao da planilha, os quais podero ser usados para melhorar a apresentao dos dados.

1 - Formatao de fontes
Fonte o nome que se d aos diversos tipos de letras disponveis no OpenOfficeCalc, para melhorar a apresentao da planilha ou simplesmente para destacar partes da mesma. Para escolher a nova fonte: 1.Selecione a clula ou intervalo de clulas; 2.Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR; 3.Selecione a guia FONTE; 4.Marque as opes desejadas; 5.Clique em OK;

Aba Fonte Fonte: tipos de fontes disponveis. Estilo da fonte: forma da fonte: Normal, Negrito, Itlico, etc. Tamanho: o tamanho pode ser escolhido entre as opes disponveis ou pode ser digitado no campo apropriado nesta tela. Cor: cor da fonte. Lngua: idioma. Aba Efeitos de Fonte Sublinhado: exibe formas diferentes de sublinhar os dados Cor: A cor j aparece na aba anterior. Hachurado: Simples, Duplo, etc. Relevo: Em relevo, Baixo Relevo, Sem.

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2 - Formatao de nmeros

Valor numricos podem ser exibidos em vrios formatos: Exemplo: l000 - 1.000 - 1000,00 - 1.000,00. Como formatar nmeros: 1.Selecione as clulas ou intervalo de clulas a serem formatadas; 2.Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR; 3.Escolha a aba NMEROS; 4.Selecione a categoria na Caixa de Categoria; 5.Selecione o formato do nmero na Caixa Formato; 6.Clique OK. Aps a formatao dos nmeros, pode aparecer na clula o sinal #, indicando que ele no coube na mesma. Basta aumentar a largura da clula, para que o nmero seja apresentado normalmente.

3 - Formatao condicional
Coloca a clula em um determinado estilo, que assumido quando o contedo da clula atinge um valor especificado. No entanto, o estilo deve ser criado antecipadamente (vide item 10 deste captulo). Como criar a Formatao Condicional: 1 - Selecione a clula ou intervalo a ser formatado; 2 - Clique em FORMATAR e em FORMATAO CONDICIONAL; 3 - A opo Condio 1 j aparece marcada. Nas janelas abaixo, crie a condio desejada. Em Estilo da clula, marque o estilo que deseja usar;

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4 - Clique em OK. Veja o exemplo abaixo: Na planilha demonstrada, TODA VEZ que o LQUIDO for NEGATIVO , o resultado ser mostrado em VERMELHO ,

4 - Inserindo Comentrio nas Clulas uma maneira de colocar uma breve descrio do contedo da clula, quando o ponteiro do mouse sobreposto a essa clula. Criando um comentrio: 1. Clique na clula que conter o comentrio; 2. Clique em INSERIR; 3. Clique em ANOTAO; 4. Aparecer uma CAIXA DE TEXTO, em que ser digitado o comentrio; Obs.: ao passar o ponteiro do mouse sobre a clula, o texto ser exibido. Veja o exemplo abaixo: Foi inserido um comentrio na clula E1.

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5 - Inserindo figuras
No Calc, possvel inserir figuras contidas na pasta Gallery ou em outra pasta qualquer que contenha imagens. Como inserir uma figura: 1. Clique em INSERIR; 2. Clique em FIGURA 3. Clique na opo DO ARQUIVO e escolha a imagem. Outra forma de inserir: 1. Clique no cone Galeria da Barra de Ferramentas; 2. Ser ento apresentada uma janela com os TEMAS das figuras; 3. Selecione o tema e a figura; 4. Clique na figura , mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a clula onde a figura ser inserida.

6 - Inserindo quebras
A insero de quebra faz com que uma parte da planilha seja remetida para a pgina seguinte. Pode-se, inserir tambm quebra de coluna. Como inserir quebra: 1. Clique no local da quebra; 2. Clique em INSERIR; 3. Clique em QUEBRA MANUAL e escolha QUEBRA DE LINHA ou QUEBRA DE COLUNA Exemplo:

7 - Alinhando dados nas clulas

Quando os dados so digitados, o OpenOffice Calc os ajusta automaticamente, dependendo do tipo. Os dados numricos so alinhados direita nas clulas e os textuais esquerda. Para alinhar dados de outra maneira, siga os seguintes passos:

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1. 2. 3. 4. 5.

Selecione a clula ou o intervalo de clulas, ou as linhas e colunas; Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR; Escolha a guia ALINHAMENTO na caixa de dilogo; Selecione as opes para o alinhamento; Clique em OK.

Horizontal: Esquerda, Centralizado, Direira, Justificado. Vertical: Topo, Centro ou na Base da clula. Orientao: ngulo de inclinao. Restaurar: desativa o ltimo ajuste dos dados.

8 - Colocando bordas nas clulas

Este recurso utilizado para destacar as clulas. 1. Selecione a clula ou o intervalo de clulas; 2. Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR; 3. Selecione a guia BORDAS na caixa de dilogo ATRIBUTOS DA CLULA; 4. Selecione o tipo da borda na Caixa Bordas; 5. Selecione o estilo da borda na Caixa Linha; 6. Clique em OK.

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9 - Alterando cores
Este recurso utilizado para colocar cor na clula. 1. Selecione a clula ou o intervalo de clulas; 2. Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR; 3. Selecione a guia PLANO DE FUNDO; 4. Selecione a cor desejada; 5. Clique em OK.

10 - Estilos
O OpenOffice Calc possui vrios estilos que podem ser utilizados para formatar clulas. Entretanto, o usurio pode criar seus prprios estilos. Para aplicar um estilo existente: 1 .Selecione a clula a ser formatada, a linha ou a coluna; 2. Selecione a opo CATLOGO DE ESTILOS no menu FORMATAR; 3. Selecione o estilo desejado; 4. Escolha o boto OK.

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Criando um novo estilo

1. Selecione a opo ESTILOS / CATLOGO no menu FORMATAR; 2. Clique em NOVO; 3. Na caixa de nome do estilo, digite o nome do novo estilo a ser criado; 4. Escolha as opes para o novo estilo, e clique OK; 5. Clique em FECHAR.

Ateno: o estilo criado pelo usurio somente vale para o arquivo de trabalho em questo.

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Captulo V - Dados

1 - Ordenao ou classificao de dados

Esta operao permite colocar dados em ordem crescente ou decrescente. No OpenOffice Calc possvel utilizar at trs chaves de ordenao diferentes, podendo ser por linhas ou colunas. 1. 2. 3. 4. 5. Selecione os dados a serem classificados (podem ser colunas inteiras); Escolha a opo ORDENAR no menu DADOS; Escolha a opo Ascendente ou Descendente para 1 chave; Determine as outras chaves, se necessrio Clique em OK.

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Aba Opes: A aba opes oferece outras alternativas, dentre elas a Direo da classificao que define se esta ser feita por linhas ou colunas.

2 - Filtro
Possibilita selecionar valores e elementos diversos dentro da planilha, por meio de critrios estabelecidos. Clique em Dados, Filtro:

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Autofiltro
Com esta opo, criam-se opes para seleo de dados no cabealho da planilha:

Setas Drop-down so inseridas na primeira clula das colunas (rtulos). Clicando sobre elas, pode-se escolher o critrio de filtragem. No exemplo acima, podemos selecionar os materiais pelos cabealhos Nome, Custo, Venda ou Lucro.

Filtro Padro
Selecione a rea onde deseja utilizar o Filtro padro; Clique em Dados, Filtro, Filtro padro.

Na nova janela aberta, usam-se os critrios de filtragem para as informaes desejadas. Assim, conforme o

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caso, devem ser preenchidos os campos Nome do Campo, Condio, Valor e Operador lgico. Nome do campo: Selecione a coluna base para a extrao das informaes. Condio: Selecione o critrio de seleo. (=, >, <, >=, etc...). Valor: Selecione o valor base para a filtragem. O campo Operador contm os operadores lgicos E/OU, que podero ser usados quando houver a necessidade de serem includos outros critrios de filtragem.

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Captulo VI Grficos
Neste captulo ser mostrado, de forma sucinta, a criao de um grfico simples, utilizando o recurso de formatao automtica de grficos.

1 - Formatao automtica de grficos

Primeiramente, selecione na planilha os dados a partir dos quais ser gerado o grfico.

Escolha Grfico no menu Inserir. A seguinte janela ser exibida:

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A primeira janela mostra a rea da planilha onde esto os dados que sero utilizados para gerao do grfico. esquerda, h duas opes: Primeira linha como rtulo. Primeira coluna como rtulo. Do lado direito, pode-se escolher em que planilha dever ser inserido o grfico. Depois de feitas as selees, clique em Prximo.

Selecione o tipo de grfico. O campo Apresentar objetos de texto na visualizao: mostra a maneira como o grfico ser exibido na planilha. Srie de dados: Linhas: se marcado, a legenda aparecer ao lado do grfico Colunas: se marcado, a legenda aparecer abaixo de cada item. Clique em Prximo.

Visualizao: Titulo do grfico: d um ttulo para o grfico. Legenda: optar ou no por legenda. Ttulo dos eixos: coloque ou no ttulo nos eixos. Clique em Criar, para concluir o processo.

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A seguir, so mostrados dois exemplos de apresentao do grfico:

Legendas a cores, identificando cada material.

Legendas abaixo do eixo x, identificando cada material.

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