Assistentes Pessoais Concierge Corporativo

24h

Gesto do Tempo, Produtividade e QV

Lista de Tarefas
Tenha uma ToDo List.
O Isto um item anotado Isto um item por fazer Isto um item delegado Isto um item feito Isto um item por registrar

Caderno ou software, o importante o controle.

Use smbolos para Pendentes, Delegadas e Completadas. Email comunicao, no um ToDo list. Tenha um mtodo e se discipline a ele. c

Lista de Prioridades
Importante VS. Urgente. Faa um mapa ou BSC do que estratgico para voc (Estratgia, Cliente/CRM, Projetos, Canais, Marketing, Delivery, Colaboradores, Inovao, Financeiro). Seu Calendrio precisa ter apenas tarefas com horrio realmente definido.

Comece pelo mais difcil

Mate logo um leo! (suas novas mensagens de email no (hoje) um leo)

No tenha receio de pedir ajuda

Terceirize, pergunte pra quem conhece. Evite resolver problemas pessoais, durante o trabalho, e principalmente, no queira resolver tudo sozinho.

Organize suas informaes

Para que possa pesquisar rapidamente (bancos de dados de contatos, Google Apps, Google Desktop, whatever...). No confie em sua memria, pois a sobrecarga pode gerar stress.

Diga no s interrupes...
...menos importantes. Nada de avisos de novo email, ou fulano est online, a cada 5 minutos. Mantenha-se como busy e leia emails 3 ou 4 vezes por dia, no mximo.

Resolva logo
Se o assunto pode ser resolvido em poucos minutos, no deixe pra depois. Resolva na hora que tomar cincia. Evite o uso de Instant Messaging ou SMS, a menos que seja realmente necessrio. O telefone muitas vezes um aliado melhor do que o email.

Em vez de marcar como lido, marque como resolvido

Dica Outlook: Ctrl + Q

No perca tempo organizando (ou mesmo deletando) emails pouco importantes.

Reserve tempo...
...em sua agenda para eventualidades. No preencha todos os seus slots.

Redes Sociais:
Todas vo te ajudar a no esquecer de responder, portanto, deixe sempre pra depois!

Delegue o quanto antes

E com detalhes de como voc gostaria que aquilo fosse feito) tudo o possvel, para que a pessoa tenha tempo para adiantar ou resolver o problema.

D instrues com preciso. Se puder, exemplifique, cite preferncias, e d dicas simples que permitam que o Assistente Virtual (AV) faa certo, na 1 vez. Estabelea prazos adequados e limites de horas para a realizao de suas tarefas. Se quiser relatos de progressos intermedirios, deixe isto claro. Fracione tarefas em blocos menores. Delegue tarefas para que sejam completadas em no mais de 72 horas. Delegue tarefas uma de cada vez, e priorize diferentes solicitaes. Um VA poderia fazer isto?. No espere sempre milagres do AV, mas tambm no o subestime. No faz muito sentido gastar tempo com emails para um VA fazer algo que voc faria em 5 minutos, como conseguir cotaes de passagens areas.
Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar

No pense se quer bem feito, faa voc mesmo

Pense: se quer bem feito 30 vezes, ensine voc mesmo 3 vezes, e o quanto antes.

Aprenda a ser tolerante com a dificuldade dos outros.

Saiba dizer no
em seu ambiente profissional. Melhor do que atrasar a tarefa ou no cumpri-la, depois.

Reduza o nmero e o tempo de reunies.

Proponha que se use o Skype, ou as faa de p. Utilize um timer para controlar o tempo que cada participante ter para apresentar (isto ajuda todos a resumir contedos). Agrupe compromissos externos em horrios prximos.

Revise semanalmente as pendncias.

Isto um item anotado Isto um item por fazer Isto um item delegado Isto um item feito Isto um item por registrar

Tenha contatos atualizados sempre a mo.

Faa backups.

Lembre-se de relaxar
Voc fez por merecer seu tempo livre, ao final do dia.
Exercite-se sim, mas depois escute msicas calmas. Descansar um processo. Prepare-se para dormir.

DEMO

No livro Trabalhe 4 horas por semana, Timothy Ferris exemplifica e ilustra muito bem os benefcios de se delegar tarefas a assistentes virtuais. H 3 artigos (resumos) deste livro em: http://www.prestus.com.br/delegar Veja nos slides seguintes os pontos principais

Com um VA voc aprende a dar ordens e ser o comandante, em vez de ser o comandado. Se posso fazer algo melhor que um assistente, porque deveria pagar-lhe para fazer? Resposta: Porque o objetivo liberar o seu tempo para focar
em coisas maiores e melhores. O seu tempo pode at parecer de graa mas vale muito mais do que o custo de um assistente virtual

Contrate uma empresa de AVs, em vez de operadores solo. Cuidado para no abusar: tarefas ilgicas, ineficientes ou mal definidas no devem ser feitas nem por voc, nem por sua Assistente Virtual Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao mesmo tempo demandar bastante tempo para sua realizao e estar bem definida.
Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar#parte_II

Para clientes Prestus

Assistente Pessoal 24h
por email ou telefone

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E simule agora mesmo quais tarefas voc pode delegar para seu assistente pessoal da Prestus

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