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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

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FERRAMENTAS PARA ORGANIZAÇÃO

Conceito

Para o bom funcionamento de uma organização, anteriormente,

deve-se ter o conhecimento teórico de determinadas ferramentas
que auxiliam na melhoria da qualidade. Oliveira (2008) diz que:

tais ferramentas permitem aos gestores obter de forma

dinâmica e prática as informações necessárias para
embasar as decisões que norteiam as empresas, seja em
questões administrativas internas, em estratégias de
vendas ou outras áreas que necessitem de uma gestão
mais apurada de indicadores.

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CONCEITO

Cronograma é um gráfico que indica o início e o término das diversas fases de um

processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas,
possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada

OBJETIVO

•Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade;

•Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que deve ser
iniciada;

Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e uma

diminuição de interrupções

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EXEMPLO

DATA
LOGO da (Nome da empresa)
Empresa
(Nome do Projeto) (Responsável - VOCÊ)
(mês) (mês) (mês) (mês) (mês)
ATIVIDADES 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Caracterização do Estágio / Atividades na
Empresa (Orientações Introdutórios)
2. Reciclagem (Revisão Bibliográfica)

3. Elaboração do Plano de Estágio

4. RTE (Relatório Técnico de Execução)

4.1 Estratégia Empresarial

4.2 Levantamento (Identificação dos
problemas existentes)
4.3 Análise (Avaliação da situação atual /
teoria aplicada à prática)
4,4 Proposta de Solução (Resultados
obtidos / contribuição efetiva para empresa)
5. Elaboração do Relatório Final

6. Workshop (Data final para entrega do

Relatório)
Legenda: - Previsto - Realizado - Interrupções
Obs: 17 de Março - Data limite para entrega do Plano Workshop = data limite para entrega do Relatório Final
Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estágio Estimativa de TEMPO para realização das atividades: FIXAS:
1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVÉIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.

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Ferramentas - FLUXOGRAMA

GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO

Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática,
por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor
os eventos de um processo organizacional

Objetivo:

Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina.

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Ferramentas - FLUXOGRAMA

VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:

a) Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

b) Entendimento simples e objetivo;

c) Facilita a localização das deficiências no sistema;

d) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

e) Facilita o entendimento de alterações no sistema.

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Ferramentas - FLUXOGRAMA

ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA

1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo.

2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e

nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas
unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)?

3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da

correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos
executores do processo; ajustar as incoerências se houverem.

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Ferramentas - FLUXOGRAMA

4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões

a seguir:
- Qual a utilidade da etapa no processo?
- Há vantagem se for alterada a sequencia?
- As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam?
- Cada operação está sendo executada de modo eficiente?
- Os formulários, número de vias e campos estão adequados?

5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens:

a) Situação atual e fluxograma da situação existente;

b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem (morosidade;

desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle);

6) RECOMENDAÇÕES.

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Ferramentas - FLUXOGRAMA

GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA

Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde

que contenha os símbolos adequados:

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Ferramentas – FLUXOGRAMA - Exemplos

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Ferramentas – FLUXOGRAMA - Exemplos

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Ferramentas – FLUXOGRAMA - Exemplos

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Ferramentas – FLUXOGRAMA - Exemplos

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

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FERRAMENTAS

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Ferramentas - ORGANOGRAMA

ORGANOGRAMA

É um gráfico que representa a organização formal, configurada na estrutura que foi

delineada pelo Regulamento da Instituição, onde observamos:

 diversos setores, suas posições e respectivas interdependências,

 via hierárquica,
 itinerário de comunicações, e
 vinculação e subordinação.

Importante salientar que o “novo” organograma deixa de ser um elemento

totalmente estático, rígido e segmentado para se transformar num ponto de
referência da estrutura hierárquica da empresa num dado momento organizacional.
Nesta nova postura, o organograma deve possuir:

 um caráter dinâmico,
 ser altamente flexível e funcional,
 possibilitando uma integração sistêmica e sinérgica entre todos os setores da
empresa.

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Ferramentas – ORGANOGRAMA – TIPOS BARRAS

É representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base

vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância
da autoridade que o representa.

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 O.S.M. Ferramentas – ORGANOGRAMA – TIPOS Em Setores
(Setorial ou Setograma)

São elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os

diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a
autoridade maior da empresa.

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 O.S.M. Ferramentas – ORGANOGRAMA – TIPOS CLÁSSICO
(Vertical ou Retangular)

É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor

entendimento da representação orgânica de uma empresa. Demonstra os órgãos
de decisão, de assessoria, operacionais e o posicionamento hierárquico.

Decisão Superior

Assessoria

Decisão Intermediária Decisão Intermediária

Operacionais Operacionais

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Ferramentas – ORGANOGRAMA

• Representação dos órgãos

1. Assessores – ligados à linha
2. Assistentes – ligados ao órgão

Diretoria 2
Diretoria Assessoria
1
Assessoria (da pessoa)
(do órgão)

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Ferramentas – ORGANOGRAMA

Manutenção

Ônibus Tratores Caminhões Automóveis

Pergunta: por que as linhas

são tracejadas?

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Ferramentas – ORGANOGRAMA

● Os níveis superiores devem ser,

● Para melhorar a estética usar a
discretamente, maiores que seus
forma intercalada na elaboração do
subordinados
organograma clássico

Diretoria

Divisão

Departamento

Serviço

Seção

Setor

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Ferramentas – ORGANOGRAMA

• Nível dos Órgãos

• 1º nível – órgãos deliberativos Deliberativos
• 2º nível – órgãos executivos
• 3º nível – órgãos técnicos
• 4º nível – órgãos operacionais Executivos

Técnicos Técnicos

Operacionais Operacionais Operacionais

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Ferramentas – ORGANOGRAMA

• Nomenclatura dos Órgãos

Os órgãos que estiverem no mesmo nível hierárquico devem possuir a mesma
nomenclatura.

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Ferramentas - FUNCIONOGRAMA

• O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um

organograma, respeitando suas características estruturais, tornando
claras as atividades que o justificam, possibilitando conhecer a
interdependência das partes componentes do organismo.

• Conhecido, também como organograma funcional, o funcionograma

procura dar uma ideia geral da missão de cada órgão da empresa.

• É por intermédio do funcionograma que se criam condições de iniciar

o processo de análise funcional.

NOTA:
Os funcionogramas devem ser incluídos no Manual de Organização

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 O.S.M. Ferramentas – FUNCIONOGRAMA - OBJETIVOS

• Possibilitar um conhecimento mais íntimo da organização;

• Fornecer detalhes do órgão em estudo;
• Tornar evidentes as funções que justificam os órgãos (missão).

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

• Escalar, hierárquica, vertical ou militar

É um tipo de estrutura no qual prevalece a centralização, exigindo chefias
autocráticas e com grande conhecimento da organização como um todo, cuja
autoridade deve ser implacável, restando aos subordinados obediência e
execução das atividades decorrentes de seu trabalho.

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA CLÁSSICA FUNCIONAL

Surgiu em oposição à estrutura linear. Na concepção atual, ela guarda o
princípio da especialização proposto por Taylor, onde cada chefia possui amplo
domínio sobre determinada área de sua especialização.

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA CLÁSSICA LINEAR FUNCIONAL

• Staff, assessoria, estado-maior, ou hierárquico-consultivo

• Possui como característica básica a manutenção da unidade de

comando, sem tirar o poder de decisão dos órgãos de linha. Possui a
mesma estrutura das formas anteriormente apresentadas,
adicionando-se um órgão de assessoria, cujo objetivo é, entre outros:
pesquisar, estudar, processar análises e fornecer aconselhamentos.

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA CLÁSSICA COMISSIONAL OU COLEGIADA

• Este tipo possui um “pool” de diretores ou membros que deliberam sobre

os assuntos mais relevantes da empresa, ou algum assunto bem
específico. Usualmente são denominados de conselhos, comitês, juntas,
comissões colegiados, etc.

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA MODERNAS MATRICIAL

• Estruturas Modernas
São aquelas mais utilizadas
mais recentemente,
normalmente em empresas de
planejamento, pesquisa,
construção civil, entre outras.

• Matricial
É um tipo de estrutura que surgiu com o advento da tecnologia espacial, a
qual apresenta duas características básicas:

a- Com relação à autoridade

Existe uma autoridade hierárquica semelhante à da estrutura funcional e
outra bem específica e direta, que é a da coordenação de cada projeto.

b- Com relação à mobilidade dos funcionários

Os funcionários são permanentemente vinculados à organização e
alocados aos diversos projetos em execução. Concluído o projeto, eles
retornam a seus órgãos de origem.
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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA MODERNAS MATRICIAL

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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA PÓS MODERNAS INTEGRADAS

• Propõe que a hierarquia tão comum nas organizações seja substituída por
uma rede de comunicações, ou seja, por uma rede de relacionamento.
• Este modelo exige uma grande
integração entre as partes
envolvidas, porém sem
desrespeitar a interdependência
requerida entre os diversos
negócios da empresa, em relação:
• aos seus colaboradores,
• clientes,
• parceiros e,
• inclusive na relação com outras
empresas, através do c-business,
que define as práticas e as
tecnologias necessárias para as
empresas trabalharem em projetos
comuns, compartilhando
informações remotamente
distribuídas.
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MODELOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Análise Funcional / Estrutural

.Ferramentas para processar a Análise Funcional / Estrutural:

– Organograma – possibilitará verificar quais são as unidades componentes

da estrutura organizacional e seu posicionamento hierárquico;

– Funcionograma – tem o objetivo de verificar se as atribuições de cada

unidade são harmônicas com o negócio e a missão da empresa;

– Tipos de Autoridade – avaliar o nível de relacionamento entre as diversas

unidades organizacionais;

– Questionário para Levantamento de Dados – permitirá analisar outras

informações colhidas durante a fase de levantamento, bem como, outros
documentos descritivos anexados a ele.

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Referências Bibliográfica

 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999.

 CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.

 MORAES, Cirisley Ferreira de. Curso de administração de empresas. Universidade Estadual de Goiás UFG:
Unidade Universitária de Goianésia, 2003

 TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação.
São Paulo: Atlas, 1997.

 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002.

 _________________________________ Sistemas, Organizações e Métodos: uma abordagem gerencial. 21.ed.

São Paulo: Atlas, 2013

ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998

 Coleção Profº Vitor Colengui

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OBRIGADO POR
PARTICIPAREM DESTA
AULA

Para Refletir
Muitas das pessoas bem sucedidas
assumem riscos. Se você não estiver
disposto a arriscar, a falhar, e tornar a
arriscar, o sucesso não chegará
jamais.

Philip Adams
Phillip Andrew Hedley Adams é um
apresentador, direitos, produtor de filme
australiano. Ele faz parte do Conselho
Consultivo do site Wikileaks.

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