Olá jovens.

Sejam bem vindos.

A aula de hoje é

CONTROLE E
AVALIAÇÃO

1
CONCEITOS BÁSICOS: Papel do Analista do Processo

Acompanhar o desempenho dos sistemas de

informações gerenciais;

 da estrutura organizacional e dos métodos;

 rotinas e procedimentos administrativos, por

meio de comparação entre as situações alcançadas
e as previstas, e nesse sentido, a função controle e
avaliação é destinada a assegurar que o
desempenho real possibilite o alcance dos padrões
que foram anteriormente estabelecidos.

2
 CONCEITUAÇÃO GERAL DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO

Início A

Padrões Sim Reformula

Há
Estabelecidos sistema
Desvios?
administrativo

Compara e Não
avalia
Ação

Gera
Informações

Alimenta o
tomador de ALCANCE DOS RESULTADOS
decisões 3

A
CONTROLE

 É a função do processo administrativo que, mediante a comparação

com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o
desempenho e o resultado das ações, alimentando os tomadores de
decisão.

 Deve ser entendida como o processo de coletar e retroalimentar

informações sobre o desempenho, de maneira que os responsáveis pelas
tomadas de decisões possam comparar os resultados realizados com os
planejados.

VERIFICAR

- Se os resultados atendem à real conceituação e aplicação dos sistemas

administrativos considerados;

- Se os níveis de envolvimento e de comprometimento dos funcionários

estão adequados. 4
 CONTROLE – CAPACITAÇÃO PARA SUA ELABORAÇÃO

 Verificar se há todos os dados e informações necessários ao controle e

se foram, devidamente, comunicados a todos os interesses;

 Quanto ao tempo, é preciso verificar se todos os executivos e

funcionários da empresa, em seus diferentes níveis, têm o tempo
adequado para se dedicarem à função de controle e avaliação.

NÃO ESQUEÇAM

 Que o resultado final do processo de controle é a informação.

Portanto deve procurar estabelecer um sistema de informações que
permita constante e efetiva avaliação da estrutura organizacional e dos
5
métodos, normas e procedimentos.
CONTROLE: Finalidades desta função e avaliação

Identificar problemas, falhas e erros que se transformam

em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e
de evitar sua reincidência;

 Fazer com que os resultados obtidos com a realização das

operações estejam, tanto quanto possível, próximos dos
resultados esperados e possibilitem o alcance dos objetivos
previamente estabelecidos;

 Fazer com que a empresa trabalhe de forma mais

adequada; e

 Proporcionar informações gerenciais periódicas, para

que seja rápida a intervenção no desempenho do processo.

6
CONTROLE: baseando-se nas finalidades para que serve?

 Corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;

 Informar sobre a necessidade de alterações nas funções

administrativas de planejamento, organização e direção;

 Proteger os ativos da empresa – financeiros,

tecnológicos, humanos – contra furtos, roubos,
desperdício, etc...

 Garantir a manutenção ou o aumento de eficiência e

eficácia na consecução dos objetivos, desafios, metas da
empresa e dos departamentos, entre outros.

7
 CONTROLE: conceitos básicos inerentes à idéia de controle e
avaliação

Existem três conceitos básicos:

A eficiência, que se refere à otimização dos recursos

utilizados para a obtenção dos resultados;

 A efetividade, que se refere à relação entre os resultados

alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo;

 A eficiência, que se refere à contribuição dos resultados

obtidos para o alcance dos objetivos globais da empresa.

8
CONTROLE: aspectos que podem prejudicar o processo

Existem alguns aspectos que podem prejudicar a eficiência, a eficácia e

a efetividade do sistema de controle e avaliação, os quais são citados a
seguir:

Lentidão e deficiência nas informações;

 Insuficiência de informações;

 Sistemas de controles complicados;

 Planos mal elaborados e mal planejados;

Estrutura organizacional inadequada;

 Incapacidade dos recursos humanos. 9

CONTROLE: informações necessárias incluindo avaliação

Alguns aspectos devem ser analisados:

Os tipos de informação;

 A frequência das informações;

 A qualidade das informações;

 As fontes das informações.

10
CONTROLE: informações necessárias incluindo avaliação

Tipos de Informações

Datas de ocorrências de eventos: evidenciados por meio de

relatórios;

 Quantificação temporal das atividades: tempo do processo

para se medir

 Interação das atividades: relacionamento entre os

departamentos ou as atividades que se dependem no mesmo
setor;

 Quantificação da mão-de-obra: necessidade e perfil

 Quantificação da qualidade de trabalho: o que queremos.

11
CONTROLE: informações necessárias incluindo avaliação

Frequência das informações

Não é muito difícil estabelecer a frequência das informações,

mas pode-se estabelecer , por meio de experiência própria, que
pode ser julgada válida, a seguinte situação:

A estrutura organizacional deve ser avaliada a cada ano;

 Os métodos, rotinas e procedimentos devem ser avaliados a

cada seis meses, ou fugindo a essa fixação prévia, sempre que
um fato for maior o exigir.

12
CONTROLE: informações necessárias incluindo avaliação

A Qualidade das Informações

O profissional que trata deste assunto deve dispensar muita

atenção ao conteúdo, forma, canais, periodicidade, velocidade e
precisão das informações para avaliação e controle.
De maneira geral, pode-se partir das seguintes situações:

Em termos de controle estratégico – alta administração - , pode-

se ter baixo grau de detalhamento e alto grau de consolidação de
informações;

 em termos de controle tático – setorial -, pode-se ter baixo grau

de detalhamento e alto grau de sínteses;

 em termos de controle operacional – projeto e plano de ação -,

pode-se ter alto grau de detalhamento
13
CONTROLE: informações necessárias incluindo avaliação

Fontes de informações

São duas fontes de informações sobre o desenvolvimento da

estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e procedimentos:

 Analista de sistemas, organização e métodos;

 Usuários
ATENÇÃO: como podem ocorrer inadequações a essas
informações, é necessário cruzar as informações dos
usuários do sistema considerado com as dos analistas. As
possíveis divergências de informações podem ser
analisadas e equacionadas.

Entretanto, as fontes básicas de informações podem

ser dos seguintes tipos, de maneira cumulativa:
Fontes internas à empresa;
 fontes externas à empresa;
Fontes passadas;
 fontes presentes; 14
 fontes futuras.
CONTROLE: decisão e processo de controle e avaliação

Um dos aspectos bastante analisado é o processo decisório.

Portanto, torna-se válida a análise da relação entre o processo
decisório e o processo de controle
Processo Decisório
Implantação da Ação
Identificação do problema
P
R
Identificação de Padrões
Coleta de Informações O de Medida e Avaliação
C
E
S
Análise de Informações S Medida dos Desempenhos
O
Apresentados
Identificação de Alternativas D
E
C
Avaliação de Alternativas O
Comparação do Realizado
N
T com o Esperado
R
Escolha de Alternativas O
L
E
Ação Corretiva 15
CONTROLE: fases do processo de Controle e Avaliação

Estabelecimento de padrões de
I medida e avaliação

Decorrentes da estrutura organizacional, bem como dos métodos

administrativos.

Portanto, são base para a comparação dos resultados desejados.

Podem ser tangíveis ou intangíveis, vagos ou específicos, explícitos

ou implícitos, bem como se referem à quantidade, qualidade e
tempo.

16
CONTROLE: fases do processo de Controle e Avaliação
Cont.

Medida dos desempenhos

II apresentados

Significa estabelecer o que medir e selecionar como medir,

mediante critérios de quantidade, qualidade e tempo.

Esses critérios pode variar, mas uma empresa deve procurar ter
homogeneidade e integração de medição de desempenho; caso
contrário, o processo de controle e avaliação fica prejudicado.

17
 CONTROLE: fases do processo de Controle e Avaliação
Cont.

III
Comparação do realizado com o
esperado
Podem ser usados por todos da empresa, desde que autorizado. Devem ter
critério de coerência. As comparações podem apresentar algumas situações:
 Se o desvio apresentado estiver dentro das “fronteiras do que for
esperado”, o analista não deve preocupar-se;

 Se o desvio exceder um pouco as “fronteiras do que era esperado”, o

analista deve continuar sua ação, mas com alguns ajustes que
possibilitem retornar à situação adequada, ou seja, estar dentro da
fronteira que delineava o que era esperado ou possível de ser esperado
acontecer;

 Se o desvio exceder em muito as “fronteiras do se era esperado”, o

analista deve interromper as ações até que as causas sejam identificadas,
analisadas e eliminadas
18
 CONTROLE: fases do processo de Controle e Avaliação
Cont.

IV
Ação Corretiva

Essa ação corresponde às medidas ou providências que são

adotadas para eliminar os desvios significativos que foram
detectados, ou mesmo reforçar os aspectos positivos que a
situação apresenta. O analista deve, sempre, ter em mente
alguns princípios do processo de controle e avaliação, a saber

19
 CONTROLE: fases do processo de Controle e Avaliação
Cont.
IV
 O sistema de controle e avaliação deve estar focalizado
em pontos críticos, para evitar perda de tempo e aumento
de custo;
 Deve estar bem explicitado para facilitar o seu entendimento e
aceitação;
 Deve ser rígido e preciso, mas sem deixar de apresentar alguma
flexibilidade;

Deve ser realista e operacionalizável, pois deve produzir informações

rápidas e corretas para o processo decisório e posterior ação;

Deve apresentar um custo de realização menor do que os benefícios

que consegue proporcionar para a empresa; princípio da exceção;
Deve ser ágil e proporcionar medidas de correção de maneira rápida;
deve basear-se em padrões de controles claros, definidos, precisos,
entendidos e aceitos;
20
 Deve ter objetividade, de forma que sempre desencadeie uma
ação corretiva ou de reforço ao processo.
 Grato por
participarem
desta aula

21