Gesto de documentos na administrao pblica

A gesto de documentos na administrao pblica

Vanderlei Batista dos Santos
Doutor em Cincia da Informao Chefe Servio de Arquivo Intermedirio - Cmara dos Deputados vanderbsantos@uol.com.br

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Alguns questionamentos iniciais...

Existem arquivos institucionalizados em todos os rgos da administrao pblica?

Existe o cargo de arquivista em todos os rgos da administrao pblica?

Quem o responsvel pela gesto de documentos arquivsticos pblicos? A responsabilidade pela gesto de documentos incluindo ingerncia na produo documental atribuda a que unidades administrativas? O entendimento sobre documento arquivstico engloba som, desenho, texto, microforma, filme, foto e mdias digitais?
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Gesto de documentos
Gesto de documentos: o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei n 8.159/91, Art. 3) Gesto arquivstica de documentos: independente da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de documentos arquivsticos fidedignos, autnticos e compreensveis, e o acesso a estes.
(Art. 1, 3, Resoluo n 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)

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Instrumentos de gesto de documentos

a) produo: manual de redao (padres de documentos), gesto de formulrios, plano de classificao, tesauros, glossrios; b) tramitao, uso: registros de protocolo (entrega, emprstimo ou desarquivamento), regras de segurana e sigilo, modelagem de processos; c) arquivamento: controles de localizao, guias de transferncia, prticas de preservao, contingncias, plano de preveno contra desastres; d) avaliao: tabela de temporalidade, existncia de comisso permanente de avaliao; e) eliminao ou recolhimento: listagem e editais de eliminao, tabela de temporalidade, guias de recolhimento.
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Algumas orientaes tcnicas

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Dificuldades para Implantao da Gesto Documental na Administrao Pblica

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1. No identificao do arquivo como unidade de informao;

2. Pouca ou nenhuma visibilidade de suas aes / atividades;

3. Falta de entendimento de que a gesto da informao uma atividade coletiva e no apenas do unidade de informao;

4. Regras tradicionais de gesto da informao arraigadas nos setores: arquivamento por espcie (carta, ofcio, memorando), origem (expedidos e recebidos), tecnologia (fax, e-mail, telegrama);
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5. Desconhecimento das consequncias de uma m gesto documental; 6. Viso que privilegia a guarda em detrimento da recuperao; 7. Inexistncia de regras de gesto e de rgo com poder coercitivo;

8. Grande diversidade de tratamento necessrio aos tipos de informaes a serem indexados, dependendo do documento: textual em papel, imagens estticas e em movimento, plantas arquitetnicas, mapas etc.
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9. Desconfiana da capacidade da unidade de informao atender s expectativas das demais unidades orgnicas da instituio: cpia de documentos, no transferncia, buscas na Internet, entrevista com os pares.

10. Baixa qualificao e alta rotatividade dos servidores responsveis pelos arquivos.
11. Baixos salrios, pouco treinamento e, como resultado, servidores insatisfeitos, embora responsveis pelo recurso estratgico informao.
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12. Inexistncia de critrios de controle e mensurao de produtividade e efetividade dos servios e produtos oferecidos pela unidade. 13. Controles de emprstimo e devoluo pouco eficazes. 14. Inexistncia de poltica efetiva (formalizada e aplicada) de avaliao, descarte e ou transferncia de acervo. 15. Falta de divulgao das normas internas de gesto de documentos e dos servios disponveis aos clientes.
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16. No realizao de estudos das necessidades e da satisfao dos clientes, ou no execuo de aes demandadas por concluses desses estudos.

17. Hierarquia organizacional em nvel meramente operacional e consequente distanciamento das aes decisrias, com baixa ou inexistente participao poltica junto administrao superior da instituio. 18. Falta de planejamento estratgico sobre as aes das unidades de informao.
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Aspectos tecnolgicos

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Falta de regras de padronizao (softwares e formatos) e de uso de tecnologias; Falta de treinamento sobre as funes profissionais e uso das tecnologias disponveis; Tecnofobia : no d pra confiar, vou perder tudo Tecnofilia: resolve tudo, no vou perder nada. Baixo aproveitamento dos recursos da web para difuso das ferramentas de gesto e acesso aos produtos.
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formao tcnica hermtica dos responsveis pela rea que administra os recursos tecnolgicos no trato com os arquivistas ou dos arquivistas no trato com os profissionais de outras disciplinas (administrao, direito, informtica). inexistncia de rea de armazenamento adequada (controle de temperatura e umidade) para documentos de longa durao;

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no obrigatoriedade (ou seriedade) de classificao dos documentos que no sejam textuais, como fotografias, filmes e a maioria dos documentos digitais.

Falta de regramento quanto ao uso de correio eletrnico e identificao da mensagem como documento arquivstico.
gravao de documentos em rea restrita de acesso, nos casos em que ainda esto em elaborao e pode ser necessrio que outros o acessem;
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dossis hbridos (documentos digitais e no digitais) cuja tramitao deve ser feita via sistema, mas tambm, fisicamente. E a preservao? regras de acesso e sigilo muito flexveis ou emprica; troca de senha entre servidores para facilitar o acesso.

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Visibilidade das aes do arquivo e regras de gesto

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Obrigado!
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