REUNIES EFICAZES

1. Introduo 2. Dicas para reunies eficazes 3. O presidente da reunio 4. Minutas de reunies 5. Reunies informais 6. Recursos adicionais

NDICE
INTRODUO
Reunies so essenciais. No h alternativa para a reunio face a face em certas situaes, e contatos interpessoais podem adicionar uma dimenso inteiramente nova s relaes de trabalho. Porm, muitas reunies desperdiam uma grande quantidade de tempo da gerncia e do pessoal. Alguns gestores afirmam que cerca de metade do seu tempo de trabalho gasto em reunies. Um tempo adicional gasto na preparao das reunies e na redao das minutas. Um esforo consciente e contnuo tem de ser feito para diminuir esse tempo e tornar as reunies mais eficazes, produtivas e satisfatrias. Reunies eficazes e construtivas enfocam os temas presentes, incluem somente participantes necessrios e se concentram em alcanar uma soluo praticvel. Preparao e disciplina so vitais. Tambm ajuda a tornar as reunies prticas e focadas na tarefa. Esses temas so elaborados na prxima seo.

DICAS PARA REUNIES EFICAZES

Avalie a necessidade de toda e qualquer reunio. Quais so os objetivos ou as necessidades? Ser que a reunio a melhor maneira de alcan-los? Releia as atas de suas reunies recentes. Ressalte todas as decises-chave e pontos de ao. Avalie seu valor em relao ao tempo gasto. Ento considere se o resultado poderia ter sido alcanado sem uma reunio, ou numa reunio mais curta e eficaz. No futuro, aps ter aplicado algumas das dicas dadas abaixo, registre o tempo que cada reunio leva e periodicamente reveja a situao. Pense em quem convidar: somente convide aqueles com um real interesse. Quando estiver em dvida, pergunte aos participantes em potencial se eles pensam que sua participao valeria a pena ou se, em vez disso, prefeririam contribuir com opinies escritas e ser notificados sobre o resultado. Quando as pessoas tm apenas interesse em certos itens da agenda, faa com que participem apenas das partes relevantes. Pode ser que tenha de fazer alteraes na agenda para agrup-los. Convide um participante para ser coordenador da reunio. O coordenador, por sua vez, convidar um participante para ser o secretrio e outro para ser o avaliador. Esses trs papis devem ser exercidos por pessoas diferentes a cada nova reunio, dando a oportunidade a todos de aprender e participar. Acerte o controle do tempo: as reunies devem comear na hora, seno o valioso tempo coletivo dos funcionrios se perder. Faa com que todos concordem com que as reunies, da por diante, devam comear na hora e comece na hora exata, esperando que os retardatrios peam desculpas pelo atraso. Agende as reunies de tal modo que terminem na hora do almoo ou no fim do dia, fornecendo, assim, um motivo para que terminem na hora. Evite realizar reunies de manh cedo (os funcionrios gostam de organizar seu trabalho antes de ir para a reunio) ou imediatamente aps o almoo (a concentrao est baixa). No agende reunies para depois do expediente, para as tardes de sexta-feira ou dias que antecedem feriados, pois o aproveitamento prejudicado pelo cansao dos participantes ou pela quebra no ritmo do trabalho.

Prepare uma agenda com tempo calculado, indicando quais os itens que devem ser tratados mais rapidamente. Planeje com antecedncia: se possvel, arrume a sala de tal forma que os funcionrios possam se olhar, num crculo ou semicrculo. Para grupos grandes, tente usar fileiras em forma de U. Escolha um lugar adequado ao tamanho do seu grupo. Salas pequenas com excesso de pessoas tornam-se abafadas e criam tenso. Uma sala mais ampla mais confortvel e estimula a expresso individual porm no excessivamente grande, para no gerar uma atmosfera impessoal. Use recursos visuais para aguar o interesse (ex.: cartazes, diagramas etc). Exponha uma verso ampliada da agenda para que os funcionrios possam consultar. Estude a possibilidade de usar recursos como flipcharts e post its, para colher e analisar pontos chave ou fazer brainstorming com anlise subseqente. Salas destinadas a reunies no devem ter telefones fixos ou outros dispositivos que possam gerar interrupes. Em algumas excees um telefone fixo pode estar ativo, mas programado apenas para originar chamadas e no receb-las. Se no for possvel essa programao, o plugue deve ser retirado da tomada. Prepare e divulgue uma boa agenda: ela precisa incluir uma breve descrio dos objetivos da reunio, uma lista de tpicos a serem abordados e outra das pessoas que iro falar sobre cada tpico e por quanto tempo. Outras sugestes incluem: Antes de tudo, a disponibilidade dos participantes deve ser levada em considerao. Ento, no momento de divulgao da agenda e convite as pessoas podem sugerir outra data ou horrio para a realizao da reunio tendo em vista os seus compromissos e rotina de trabalho. Um bom exemplo disso o conflito que pode haver com reunies ou eventos agendados anteriormente, o que no deve ocorrer, salvo em casos de urgncia. Se a reunio agendada por meio de algum software como o Microsoft Outlook, os participantes tm campos especficos para sugerir essas alteraes e essa ao enviada automaticamente a todos os destinatrios convidados para a reunio. Escreva ou aprove a agenda e rejeite qualquer item que possa ser tratado fora da reunio. Condense a agenda de tal forma que a reunio possa ser completada na hora certa. Ponha os itens mais importantes primeiro, porque, se o tempo for curto, os itens de menor importncia podero ser retirados. Eleja como primeiro item aes no completadas, para no precisar desperdiar tempo com discusses sobre aes j realizadas. No perca tempo aprovando minutas anteriores, a menos que isso seja necessrio numa reunio de diretores. Torne os itens da agenda especficos, para que as pessoas possam se preparar. Divulgue instrues, textos, documentos que possam cobrir pontos de informao para que a reunio se restrinja a esclarecimento e discusso e no a recapitulao. Isso pode ser feito por email enviado aos participantes, solicitando a leitura ou estudo do material enviado como preparao para a reunio. Assegure-se de que os documentos sejam enviados bem antes, para que os funcionrios possam se preparar deixe claro que as pessoas devem estar bem informadas e ser concisas. Quando enviar a agenda deve incluir o tempo, a data e o local da reunio, alm de alguma informao bsica que os participantes possam precisar saber a fim de conduzir uma discusso bem informada sobre o tpico do encontro. Os participantes podem sugerir alteraes ou incluses de tpicos, o que ser avaliado pelo proponente ou coordenador da reunio. Determine ou estime os tempos destinados a cada tpico discutido. Assim fica melhor conduzir e controlar a durao e utilizao do tempo. Ao fazer a reserva da sala, o coordenador deve comunicar recepcionista o local, alm de dia e horrio do evento, a lista de participantes para que ela saiba quem est ocupado naquele momento. A seguir sugerimos um formato de agenda: Descrio da reunio: Propsito da reunio: Data/Hora: Local: Presidente:

Objetivo da reunio: Item da agenda Tempo alocado A quem se dirigir Resultado esperado 1. 2. 3.

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Abertura da reunio dicas para o coordenador: Um coordenador deve ser nomeado para responsabilizar-se pela logstica (preparao da sala, equipamentos necessrios, coffee break, etc.), e pela conduo da reunio. O coordenador deve ser um dos participantes, consultado previamente sobre seu interesse e disponibilidade, e este deve escolher, no incio da reunio, um secretrio, tambm participante, para elaborar a ata e auxiliar no que for preciso, como por exemplo, distribuio de relatrios e impressos e um avaliador, que far a avaliao da reunio preenchendo o formulrio especfico. Comece sempre na hora. Isso mostra respeito por aqueles que chegaram na hora e lembra aos retardatrios que o planejamento srio. D as boas-vindas aos participantes e agradea por seu tempo. Apresente o(s) objetivo(s) da reunio. Examine a agenda no comeo de cada reunio, dando aos participantes a oportunidade de entender todos os tpicos propostos de maior importncia, mude-os e os aceite. Se a reunio estiver sendo registrada, diga aos participantes que minutas ou pontos de ao esto sendo anotados e passe as informaes para eles logo aps a reunio. Esclarea seu(s) papel/papis na reunio. Acentue a necessidade de conciso. Estabelea regras bsicas: no necessrio desenvolver novas normas a cada vez que realizar uma reunio. No entanto, vale a pena ter algumas regras bsicas que possam ser usadas na maioria de suas reunies. Elas cultivam os ingredientes necessrios para um encontro bem-sucedido. Talvez seja necessria uma regra bsica sobre confidencialidade. Faa uma lista de regras bsicas primrias na agenda. Se tiver novos participantes, que no esto acostumados s reunies, voc pode revisar cada regra bsica. Na Trade, nossas regras so: Telefone celular e rdio devem ser desligados ou deixados com uma pessoa que esteja fora da reunio, responsvel para atender aos chamados e dar os direcionamentos necessrios. No permitido acessar email a partir de qualquer instrumento eletrnico, seja computador, palm top, tablet ou mesmo telefone. No atenda as pessoas que o procurem na sala de reunies (por exemplo, recepcionistas, telefonistas, assistentes, etc., so orientadas a no interromper reunies), bem como no se ausente para resolver problemas urgentes e rapidinho, no estilo dois minutinhos. Conversas paralelas no so permitidas. Todo comentrio pode enriquecer o grupo e por isso deve ser compartilhado com todos. O famoso cochicho com o colega ao lado , no mnimo, falta de educao. Respeito ao Coordenador. Ele tem autoridade e autonomia para conduzir as falas, limitar os tempos e resolver conflitos, dentre outras coisas. Respeito aos horrios. Chegar atrasado e sair mais cedo so atitudes que demonstram falta de respeito para com o grupo e para com os assuntos tratados. Ultrapassar horrios de incio e fim de uma reunio tambm deve ser evitado. Assuntos que no estejam agendados previamente e com o conhecimento de todos somente sero includos na reunio com a concordncia do Coordenador. Cada participante deve levar seu prprio material para anotaes e rascunhos, bem como relatrios, impressos, planilhas e outros documentos necessrios. QUATRO REGRAS BSICAS PODEROSAS SO: PARTICIPE, FIQUE FOCADO, MANTENHA O DINAMISMO E CHEGUE A UMA FINALIZAO. Gerenciamento do tempo: uma das mais difceis tarefas de facilitao o gerenciamento do tempo ele parece se esgotar antes de as tarefas terem sido completadas. Portanto, o

maior desafio manter o dinamismo, para manter o processo em andamento. Voc pode pedir aos participantes para ajud-lo a controlar o tempo. Se o tempo alocado na agenda ficar fora do seu controle, revele isso ao grupo e pea aos integrantes para dar sugestes sobre como resolver. Trmino da reunio: sempre acabe as reunies na hora marcada e tente terminar com uma nota positiva. Ao final de cada encontro, avalie o quanto foi cumprido o estabelecido para a reunio, assim como as tarefas e aes acordadas e as tarefas. Para isso, um dos participantes deve ser escolhido para preencher o formulrio de avaliao da reunio. No caso de reunies peridicas, marque uma hora para a prxima reunio e pergunte a cada pessoa se pode vir ou no (para ganhar seu comprometimento). As atas sero elaboradas pelo secretrio durante ou ao final da reunio e divulgadas aos participantes em at cinco dias, no mximo (isso ajuda a fazer com que o dinamismo continue).

O COORDENADOR DA REUNIO
O coordenador precisa manter a ordem durante a reunio e assegurar que a agenda seja tratada de maneira rpida e eficiente. Deveres-chave do coordenador incluem: Assegurar que as agendas e os documentos de apoio sejam enviados com boa antecedncia. Deixar as regras bsicas claras. Controlar o tempo. Esclarecer o tempo e a natureza de cada item da agenda. Assegurar que todos os comentrios sejam direcionados por seu intermdio, s permitindo que fale uma pessoa de cada vez. Manter a objetividade das contribuies e trabalhar a agenda sistematicamente. Observar o comportamento, a fim de trazer tona qualquer insatisfao e decidir quando necessrio mais tempo. Assegurar que todo aquele que quiser contribuir tenha a sua chance de faz-lo. Assegurar que todas as decises necessrias sejam tomadas na reunio. Resumir cada item (e ao) claramente tanto para conhecimento do(a) secretrio(a) responsvel pelas atas quanto para assegurar concordncia. Assegurar que providncias fsicas (reserva de sala, material impresso ou de rascunho, necessidade de intervalos, bebida, comida, etc) sejam tomadas. Assegurar que todo o equipamento necessrio esteja funcionando. ideal que o coordenador chegue ao local com antecedncia mnima de trinta minutos para preparar o espao e a estrutura. Ao final da reunio ele deve tambm desmobilizar os recursos utilizados. Agradecer aos participantes e (a)o secretrio(a) responsvel pelas atas pela participao. Nas reunies peridicas ou de verificao o Coordenador responsvel por cobrar dos participantes as aes acordadas na ltima reunio. Sua funo nesse caso apenas de atualizao do status das aes, registrando concluses ou atrasos.

AS ATAS DA REUNIO
Sempre que possvel, reduza as atas a um conjunto de pontos de ao. Eles podem ser acordados ao final de cada tpico e redigidos pelo(a) secretrio(a). Hoje em dia, laptops so usados com freqncia em reunies para fazer um registro imediato. Outros pontos importantes de concordncia podem precisar ser registrados porm, devem ser raros. Como, por exemplo, mudanas na poltica, na estratgia e nos planos organizacionais. Estes devem ficar registrados e ser explicados a todos os funcionrios envolvidos, assim como as correes feitas nos planos e nas polticas originais. O tempo gasto na reunio tambm deve ser registrado, para que seja feita uma avaliao. Outras dicas para a redao de atas incluem: Assegure-se de que todos os elementos essenciais sejam anotados, tais como: tipo de reunio, nome da organizao, data e tempo, local, nome do coordenador e proponente, tpicos principais e a hora do trmino. Se for uma reunio peridica ou de verificao de resultados inclua checagem de atas anteriores e cumprimento de todas as resolues. Prepare uma lista dos participantes esperados e verifique os nomes das pessoas ao entrarem. Para ter certeza de quem falou o qu, faa um mapa da arrumao das cadeiras e no se esquea de perguntar os nomes das pessoas desconhecidas. No cometa o erro de registrar todo e qualquer comentrio. Nem tudo que dito merece registro e essa atitude evita que a ata seja muito extensa.

 As atas sero enviadas por email aos participantes e o seu recebimento confirma a participao no evento por meio do campo que registra os nomes dos presentes. Exemplo de formato de minuta: Nome da organizao: Propsito da reunio: Data/Hora: Presidente: Item da agenda Pontos de Ao Pessoa Prazo concordncia (resoluo) responsvel 1. 2. 3.

REUNIES INFORMAIS
Um enfoque disciplinado tambm deve ser seguido em reunies informais. Se voc for convidado a participar de uma, informe aos outros, logo no incio, o tempo mximo que voc tem disponvel e pode gastar na reunio. Se for chamado para uma reunio informal ou para visitar um outro escritrio para uma reunio informal e tiver pouco tempo, levante-se e fique de p, como um sinal de que a reunio deve ser breve. Alguns gestores circulam e conversam com os funcionrios regularmente (a cada manh). Isso chamado, s vezes, de gesto pela observao direta. uma boa forma de ficar atualizado com o que est acontecendo e de dar aos funcionrios uma oportunidade de ventilar algum problema. Tambm pode evitar numerosas interrupes durante o dia.

RECURSOS ADICIONAIS
Websites
Basic Guide to Conducting Effective Meetings www.mapnp.org/library/misc/mtgmgmnt.htm Conducting Effective Meetings www.cnr.berkeley.edu/ucce50/ag-labor/7labor/11.htm Effective Meetings Resource Centre www.effectivemeetings.com/ How to Lead Effective Meetings www.ohrd.wisc.edu/academicleadershipsupport/howto1.htm Meeting Wizard www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm