DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO CURSO DE ARQUIVOLOGIA

MARIANA SIMES DA SILVA

RESUMO DOS TEXTOS: RECOMENDAES PARA A CONSTRUO DE ARQUIVOS E RECOMENDAES PARA A PRODUO E O ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Marlia 2012

TEXTO 1: RECOMENDAES PARA A CONSTRUO DE ARQUIVOS

A presente publicao tcnica do CONARQ tem como objetivo orientar os arquivistas quanto ao planejamento de construo ou adaptao de edifcios que serviro para armazenamento e guarda pertinentes ao arquivo intermedirio e permanente. As recomendaes so especficas em relaes h trs reas especficas que devem ser planejadas: rea reservada ao trabalho tcnico e aos depsitos, rea administrativa e rea pblica. A recomendao abrange ainda aspectos como: Edifcio - edifcio precisa ser planejado ou adaptado, prevendo-se os trabalhos relacionados com recolhimento, organizao, arranjo, guarda, preservao e segurana do acervo, bem como atividades de pesquisa, educativas e culturais. Tambm devem ser previstas instalaes e facilidades de acesso para deficientes fsicos, sejam eles usurios ou funcionrios Localizao em relao a construo de um edifcio recomenda-se que antes da elaborao do projeto sejam solicitados estudos geotcnicos sobre as condies do terreno; e nas adaptaes, deveram ser levadas em conta se o terreno est livre do risco de inundao, deslizamentos e infestaes de trmitas. Construes novas, adaptaes e reformas - ser observados os seguintes requisitos: rea suficiente e condies de expanso; resistncia estrutural a cargas; e condies de termo-estabilidade, aerao e climatizao Projeto e orientao A qualidade do solo, a

regulamentao urbanstica e as propenses climticas devero orientar o projeto arquitetnico de um edifcio para arquivo, com funes diversificadas, objetivando preservar e dar acesso aos diferentes tipos de materiais que constituem os acervos documentais. Funo recomendao especfica para a distribuio setorial abrangendo vrios servios como (e ainda quanto ao armazenamento

de diferentes tipos de materiais) : a rea destinada aos depsitos deve ser em torno de 60% da rea construda. Da rea restante, 15% devero ser destinados aos trabalhos tcnicos e administrativos e 25% para o pblico. importante levar em considerao o crescimento do arquivo ainda em seu planejamento. Materiais e equipamentos - Uma das principais funes dos arquivos a proteo de seu acervo. A escolha de materiais de construo (portas, janelas, cobertura, etc.), de acabamento (mobilirio, estantes, mapotecas) e de equipamentos dever obedecer a rigorosas especificaes de segurana contra acidentes, agresso ambiental ou biolgica, e assegurar boa conservao. Condies ambientais - Temperatura e umidade relativa do ar (UR) devero estar em constate verificao, obedecendo padres especficos para cada tipo de suporte. A faixa segura de umidade relativa entre 45% e 55%, com variao diria de +/- 5% e a temperatura ideal para documentos 20 C, com variao diria de +/- 1 C. E dever o arquivista atentar-se no emprego de instrumentos adequados quanto referente poluio quanto a iluminao do local. Instalaes Outro fator essencial que o arquivista dever levar em considerao e com a ajuda de especialista est em relao s instalaes eltricas e hidrulico-sanitrias. Segurana - Proteo contra fogo e gua. Deve-se levar em conta estes itens desde a construo do edifcio, sistemas contra incndio devero ser utilizados, deve-se evitar a instalao de tubulao de gua no interior do deposito. Proteo contra roubo e danos aos documentos, os depsitos devem ser protegidos, onde sero permitida somente h entrada de funcionrios, nas salas de atendimento ao pblico tambm dever ter presena constante de funcionrios afim de salvaguardar os documentos quando utilizados por terceiros. O arquivista deve estar atento as recomendaes e quando no houver a possibilidade de empregar todas elas, proceder com as recomendaes dentro de suas possibilidades sem deixar que se perca o foco de guarda, preservao e acesso aos documentos.

TEXTO 2: RECOMENDAES PARA A PRODUO E O ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por meio da sua

Cmara Tcnica de Conservao de Documentos, elaborou em 2005, um guia onde so indicados os procedimentos mais adequados para o armazenamento e preservao de documentos, cujo objetivo fornecer subsdios tcnicos para a preservao de acervos documentais a partir de sua produo, garantindo o seu armazenamento adequado e seguro. As recomendaes presentes neste instrumento estabelecem os requisitos para a produo e o armazenamento fsico de documentos textuais, cartogrficos, iconogrficos, cinematogrficos, microgrficos e sonoros, no abrangendo os documentos digitais. A estrutura contempla seis princpios que devem ser

observados para assegurar a preservao dos documentos de arquivo, a saber: Produo e acesso - Seja na produo, tramitao, organizao e acesso, em todas estas etapas deve-se atentar que todos os documentos sejam preservados em condies adequadas ao seu uso, respeitando sua posterior eliminao ou guarda. Para isso necessrio que a informao esteja identificada, classificada e controlada, para que a localizao e a devoluo ao local de depsito sejam realizadas de forma gil e sem riscos de danos ou extravios. A utilizao de ferramentas como banco de dados sejam utilizados auxiliando na busca e acesso aos documentos.

reas de armazenamento - Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao. reas externas, devem ser previstas facilidades de acesso e outras providencias utilizando outras recomendaes do CONARQ. reas internas, dever respeitar o armazenamento correto conforme o suporte utilizado levando em considerao tambm as condies climticas necessrias para sua preservao.

 Condies ambientais Devero ser respeitadas as orientaes quanto as condies climticas que devero ser diferentes conforme os setores do arquivos, depsito, rea administrativa, dentre outras. Acondicionamento acondicionados Os documentos devem ser

em mobilirio e invlucros

apropriados como caixas,

envelopes, pastas com material apropriado, que assegurem sua preservao conforme cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. Manuseio e transporte - O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas salas de trabalho e de consulta. O manuseio de documentos com materiais adequados como luvas, mesas com dimenses adequadas, mobilirio como mapotecas e estantes. Segurana - Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado para a preveno contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo. Este plano pode ser elaborado a partir de diagnstico abrangendo toda a instituio incluindo de projeto com prioridades, etc.