2012

Excel 2007 para Iniciantes

Profa. M.Sc. Ana Maria de Souza Departamento de Informtica - DEINFO 8/11/2012

O Excel a planilha eletrnica mais famosa e utilizada no mundo que possui recursos incrveis e fascinantes capazes de facilitar a criao e o gerenciamento de planilhas, clculos, listas, e at mesmo de pequenos bancos de dados. Ele tambm pode funcionar como uma poderosa calculadora oferecendo uma enorme variedade de funes e frmulas. O Excel possui vrias verses sendo que a mais recente a verso 2010, porm, o nosso estudo tem como nfase a verso 2007. Sendo assim, este material vem oferecer aos usurios do Excel 2007 o conhecimento necessrio para dominar as ferramentas e recursos da verso da planilha eletrnica mais famosa do mundo: o Excel. O Office Excel 2007 oferece uma srie de recursos para analisar, comunicar, compartilhar e gerenciar informaes, a fim de que sejam tomadas decises mais bem informadas. Com uma interface nova e orientada a resultados, voc tem acesso a ferramentas importantes, quando necessrio. Com os modos de tabela dinmica, muito mais fceis de visualizar, o Office Excel 2007 fornece poderosas ferramentas para ajud-lo a organizar e compreender os dados corporativos. Organizar e analisar grande quantidade de dados pode ser uma tarefa desafiadora. Nas verses anteriores do Excel, os limites de capacidade para linhas e colunas dificultavam a anlise do grande volume de dados. Algumas das ferramentas e recursos mais avanados estavam dentro de menus e submenus, forando os usurios a encontrar, por si mesmos, esses comandos. Criar tabelas e trabalhar com elas uma das razes mais bsicas pelas quais as pessoas usam o Excel, embora usar tabelas possa ser um desafio. Alm de simplesmente criar ou formatar uma tabela, no havia maneira de recorrer, de maneira inteligente, aos dados. Finalmente, os modos de Tabela Dinmica uma ferramenta poderosa para redirecionar grande quantidade de dados para responder diferentes perguntas - eram difceis de criar, estando fora de alcance para todos, exceto aos usurios mais avanados.

As melhorias no Office Excel 2007 amenizam esses desafios. O Office Excel 2007 oferece ferramentas analticas poderosas para ajudar voc a diferenciar os dados mais simples e os mais complexos. Analisando eficientemente as informaes, voc adquire ideias e toma decises muito melhores.

Um documento no Excel chama-se pasta; cada pasta pode ter uma ou mais planilhas. A predefinio do programa a de criar automaticamente trs planilhas em branco por cada pasta nova. Conforme apresentada atravs da Figura 01 Ambiente Excel 2007.

Figura 01 Ambiente Excel 2007

1. Barra de ttulo : Ao abrir o Excel pela primeira vez, ele contm na barra de ttulo . Ao iniciar um trabalho devemos salvar o

arquivo com um nome referente aos dados que iremos trabalhar. Por ex.: Atividades.

2. Faixa de opes: Ns temos colar e colar especial, recortar, copiar e outros. No decorrer desse material iremos ver cada guia e suas utilidades. A Figura 02, mostra todas as opes de colagem. Uma dica importante, quando utilizar o Print Screen, para imagens ou figuras, faa uso do colar especial, logo em seguida iremos explicar o porque dessa recomendao. Observe a Figura 02, ao clicar em colar especial:

Figura 02 Faixa de Opes para colar

Ir aparecer uma caixinha com trs opes: Objeto imagem de bitmap, Imagem (Metarquivo avanado) e Bitmap. Voc dever escolher a 2. Opo, porque o Sistema Operacional Windows, reconhece dessa forma como se fosse um texto, com isto, voc poder economizar espao de memria e otimizar o tamanho do arquivo, em bits. As demais opes esto desabilitadas, porque adiante veremos configuraes. Em configuraes do Excel 2007, permitido configurar de forma automtica, essa uma das grandes vantagens dessa verso. 3. Boto do Office: Utilizado para abrir um novo arquivo ou abrir um arquivo j existente. A opo salvar ou salvar como: diferentes formatos servem para salvar um documento que j possui um destino. Aconselhasse salvar como: Excel 97-2003, o motivo pelo qual, salvar

nesse formato, que verses iguais ou superiores a ela, o arquivo abrir, sem problemas. Caso utilize uma verso superior a ela e a salve nesta, verses inferiores no sero possveis a abertura do arquivo. Verses mais novas como o 2007, possui recursos que o 2003 no dispem, impossibilitando a abertura do mesmo. Depois do trabalho pronto, podemos salvar como *.pdf, pois, esta opo tambm permite que possa abrir em qualquer micro, porm, no pode ser alterado, serve apenas como arquivo de leitura. Geralmente salvamos em pdf, quando vamos publicar um trabalho ou enviar para algum. Quanto aos demais formatos, somente a partir da utilizao inicial, podemos nos aprofundar. Observem atravs da Figura 03, o layout deste boto.

Figura 03 Boto do Office

Temos tambm as Opes do Excel, ou seja, clicando nessa opo podemos configurar o Excel, da forma mais adequada, ou seja, todas as condies que serviro para que possamos fazer uso adequado desse aplicativo, to eficiente em nosso dia a dia. Como podemos observar esto sendo mostrados na Figura

04, os mais usados, como as opes das abas que queiramos habitar entre outras opes que seja necessrio habilitar. Possui outros, como formulas, reviso de texto e outros. Agora com vocs, procurem explorar, que existem muitos recursos de configurao, aos quais depende do usurio, como tambm, da finalidade do arquivo que vai ser desenvolvido.

Figura 04 Opes do Excel Configurao

Podes-se verificar que as opes mais usadas esto habilitadas, vocs podero perguntar mas como? Cada item passa a se tornar habilitado quando clicamos em cima da opo e a mesma fica marcada em amarelo escuro. Nesta opo podemos habilitar principalmente menus que no aparecem na aba e fazem parte do aplicativo. A seta em vermelho escuro mostra todas as abas marcadas na Figura 04. Podemos observar pela Figura 05 o menu com todas as abas habilitadas.

Figura 05 Todas as abas que o Excel 2007 dispe esto habilitadas

No decorrer desse material, iremos abordar cada uma delas individualmente.

4. Barra de Ferramentas de acesso rpido: muito utilizada por agilizar nosso trabalho em: salvar, retroceder e avanar. 5. Boto de acesso Ajuda : Esse boto muito utilizado e til, principalmente, para iniciantes nesse aplicativo. O acesso de ajuda nos fornece uma srie de auxlio para eventuais dvidas, que podero ser acessadas, conectando o Office online. Vejamos a seguir o layout desse recurso, a Figura 06 mostra a janela que ser aberta, logo que o usurio clique no boto em forma de um ponto de interrogao.

Figura 06 Acesso Rpido.

6. Ponto de insero: Antes de falarmos sobre o ponto de insero, vamos esclarecer que o Excel possui 256 colunas, sendo que, comea pela letra A e vai at o Z, depois, continua fazendo uma combinao de AA,

AB e assim por diante, finalizando na combinao ZZZ. E possui 65.635 linhas, podemos ver que cada planilha bem abrangente. Quanto ao ponto de insero, a formao de uma clula, composta pela insero de uma linha e de uma coluna, conforme demonstrado pela Figura 07.

Figura 07 Ponto de Insero e Barra de Formulas

7. Barra de formulas: A barra de formula est logo acima do ponto de insero, na barra de formulas que podemos visualizar o contedo da clula selecionada. A Figura 07 mostra com clareza a barra de formulas.

8. Caixa de nome: Serve para visualizarmos a funo que est sendo utilizada no ponto de insero. Vejamos um exemplo demonstrado atravs da Figura 08.

Figura 08 Caixa de nome

Observem que a seta indicada pelo n 1 atribusse interseco da coluna D e da linha 4, destacado em amarelo, a qual, chamasse de clula ativa. Quanto a Caixa de nome podemos observar que a formula utilizada apresentada,

sendo destacada pela seta de n 2, e no mesmo exemplo podemos observar que a clula ativa, onde contem a formula, encontrasse na barra de formulas, no caso do nosso exemplo a interseco da linha 4 e da coluna D, resulta na clula D4 .

9. Ttulo de linhas: Podemos observar pela Figura 01, que ela est relacionada s linhas e as colunas, Ex.: A1,A2,A3,A4........at a C6. (A, B, C, ...) e (1,2,3,4,5,6).

10. Barra de deslocamento vertical: a barra de rolagem, mostrando as linhas. A Figura 01 demonstra com clareza.

11. Separador de planilhas: O mesmo serve para separar uma planilha de outra, sendo que ao abrirmos o Excel antes de comearmos qualquer atividade, ele j vem com 3 planilhas que padro do Excel. Portanto, podemos incluir quantas planilhas mais for necessrio. A Figura 09 demonstra o separador de planilhas e novas inseres.

Figura 09 Separador de planilhas e insero de novas planilhas

A seta indicada pelo n 1 indica que as planilhas esto separadas, uma da outra, ou seja, cada planilha poder ser utilizada para uma nova atividade. J a seta indicada pelo n 2, indica que ao clicar sobre ela nova planilha ser inserida, sempre seguir a ordem, se inserir uma nova planilha ela ser a Plan4, porm, tomar o lugar da n 3. Uma vantagem poder mover estas planilhas, puxando com o mouse e colocando na ordem que melhor lhe convir. Como tambm, podemos excluir planilhas, com o mouse do lado direito clica em excluir planilha,

importante resaltar que preciso tomar cuidado ao excluir, pois, muitas vezes, esta ao poder ser irreversvel. Tambm, podemos renomear estas planilhas de acordo com o contedo das mesmas, procurem utilizar nomes sugestivos, para que seja fcil de encontrar uma atividade, quando precisar dela. Imaginemos o aplicativo Excel sendo utilizado para desenvolver uma srie de clculos diferentes, para tanto, cada planilha dever ser renomeada e a pasta dever ser salva com um determinado nome. Vejamos que aps tudo isso o que temos? Um arquivo, que contm vrias informaes em diferentes planilhas, portanto, relacionado aquele determinado arquivo. Imaginemos esse arquivo como se fosse um arquivo fsico, grande e cheio de papeis, que os papeis podem-se perder ou deteriorar com o tempo, j, o nosso arquivo no Excel imperdvel, no deteriora, virtual, no ocupa espao fsico, mas, ocupa espao de memria. Entretanto, lembre-se que tudo aquilo que desenvolvemos no computador dever ser feito backup, de preferncia mais de um. So cuidados que devemos ter no s com o Excel, mas tudo aquilo que fizermos no computador. Lembre-se que o PC uma mquina e pode falhar a qualquer momento. 12. Boto de macros: utilizado quando trabalhamos com macro, porm, esse assunto no ser abordado, pois, ele utilizado para usurios mais avanados. A Figura 10 demonstra o aparecimento da janela do macro ao clicar na tabela ao lado de pronto, na barra abaixo das planilhas, conforme indicado pela seta.

Figura 10 Separador de Planilhas

13. Modo de Visualizao Normal: visualizar normalmente, da mesma forma que foi apresentada pela Figura 01. A Figura 11 demonstra o modo de visualizao normal, modo de esquema de pgina, prvisualizao de quebra de pginas, cursor de ampliao/reduo da pgina, pgina anterior, pgina seguinte e comando de diviso de documento. Dentro desse item ser abordado, desde o que contm a seta indicando do n 13 ao n 19, conforme est sendo mostrado na Figura 01. Podero estar perguntando, mas porque no falar de cada um individualmente? A resposta est que todos estes itens so correlatos, uma maneira de passar a informao de maneira sucinta e utilizar uma nica imagem. Atravs da Figura 11, sero abordados todos os itens em uma nica Figura.

Figura 11 Visualizao geral dos recursos correlatos do rodap do Excel

A seta n 1 indica a visualizao da planilha sem quebra de pgina, mostra a planilha toda, conforme podemos observar pela Figura 11. J a seta n 2, quando for clicar nela ver que o Excel mostrar a planilha, onde poder visualizar em folhas A4, se deseja imprimir a maneira correta de se trabalhar em uma planilha, pois, no cortaro dados. O Excel diferente do Editor de textos do Word, onde o mesmo, apresenta a folha A4, e os dados pulam automaticamente para a folha seguinte, mesmo ficando um espao em branco na folha anterior, sem nos preocuparmos em cortar dados. A seta n 3 indica a visualizao de quebra de pgina, ao clicar nesta caixinha, ter a viso em miniatura de como ser impresso, aps efetuar a quebra de pgina, como tambm, aparecera uma caixa de dialogo com a seguinte mensagem: BEM VINDO A VISUALIZAO DE QUEBRA DE PGINA , Voc pode ajustar o local das quebras de pginas clicando nelas e arrastando-as com o mouse. A seta n 4 indica que se clicar no circulo com o sinal de + aumentar em porcentagem o tamanho de visualizao, j ao clicar no sinal de - , diminuir o tamanho, poder deslizar tambm a setinha entre os dois crculos, aumentando ou diminuindo o tamanho de visualizao. A indicao da seta n 5, muito

utilizada quando se trabalho com muitas planilhas, porque dependendo o volume das mesmas, no podemos ver todas, ento clica no local indicado para visualizar a seguinte e para voltar a anterior. Finalmente a seta n 6, quando utiliza funes ou comandos mais extensos, para clula, e, quer visualizar como um todo, sem precisar correr a linha para ver a funo que foi digitada completa.

Antes de um piloto de avio fazer seu primeiro voo, ele precisa primeiramente conhecer muito bem os controles e botes que o avio possui no seu painel, ele deve saber, por exemplo, qual boto ou controle ele usa para baixar o avio de pouso. Usar o Excel, ou qualquer outro software, no muito diferente, para que voc possa obter sucesso na sua utilizao voc precisa conhecer bem suas ferramentas, atalhos, menus e recursos. Os prximos captulos iro lhe oferecer justamente isto, um conhecimento detalhado de cada Guia para que voc possa decolar com o Excel 2007 e ter um voo de sucesso. Porm, antes disso, darei uma breve explicao sobre o porqu das Guias. Sem dvida, o maior diferencial que o Excel 2007 possui em relao as suas verses anteriores a substituio das Barras de Menus e Ferramentas pelas Guias que foram organizadas em: Inicio, Inserir, Layout da Pgina, Formulas, Dados, Reviso, Exibio e Desenvolvedor. Cada guia apresentada, possui uma caixinha de texto explicando cada boto, encontrado na guia.

Antes de comearmos a trabalhar com o Excel interessante conhecer o ambiente desse aplicativo. Vimos alguns recursos importantes, os guias entre outros, o que torna a nossa utilizao mais fcil de ser compreendida. Ento, agora vamos realmente ao que interessa como trabalhar com Excel, utilizando os vrios recursos que o mesmo dispe. Para executar o Office Excel 2007, clique em Iniciar _Todos os programas _ Microsoft Office _ Microsoft Office Excel 2007. Aparecer o aplicativo conforme a Figura 12.

Figura 12 Ambiente do Excel 2007.

Nada melhor, do que comearmos com um exerccio, o qual, chamaremos de nosso primeiro exerccio. A Figura 13 demonstra a planilha como foi feita no prprio Excel. Os exerccios que faremos, sero explicados, os quais, enviarei

um arquivo no Excel, para que possam clicar dentro das clulas e entender o que fizemos, como tambm, aplicar o conhecido deste material. O interessante ler o material em conjunto com os arquivos que recebero, pois, certamente tero mais facilidade para compreender.
Nosso primeiro exerccio Nome Joana Fernanda Maria Luiz Fernando Marcos soma Idade 34 27 23 19 17 69 189

Figura 13 Nosso primeiro exerccio

Temos uma tabela a qual possui o titulo j mencionado, como tambm, a formatao da mesma, feita atravs do menu incio, em bordas, conforme j comentamos no inicio deste material. Temos duas colunas e 08 linhas, pois, no estou contando as duas primeiras linhas, que o ttulo e a outra e para dar um layout melhor a nossa tabela, essas duas primeiras linhas esto mescladas. A primeira coluna, chamada de Nome onde as linhas abaixo apresentam os nomes conforme mostrada na figura, j a segunda coluna, chamada de idade, possui as idades referentes a cada nome digitado. Iremos falar de 3 mtodos utilizados para obter a soma das idades. a) Mtodo Antigo: Todos os clculos feitos no Excel precisam utilizar o sinal de =Soma(=34+27+23+19+17+69), em seguida tecle em Enter. O problema desse mtodo, que esttico, ou seja, se alterar algum valor referente idade, a soma permanecer a mesma. b) Mtodo Novo: muito utilizado por usurios mais inexperientes, porm, recomendam a todos, que utilizem o mtodo adequado que falaremos no prximo item. A Figura 14, demonstra a utilizao desse mtodo. Ele tem a vantagem de ser dinmico, pois, caso altere valores, automaticamente a soma alterar seu valor, no entanto, caso esquea de incluir alguma clula, o clculo ficar incorreto. Alm, de ser muito trabalhoso podem ocorrer erros, imaginemos uma planilha com mais de

1000 dados, para somar ou qualquer outra funo mais utilizadas, o trabalho que no dar? Alm de correr o risco de esquecer alguma clula, o que influir no resultado final.

Figura 14 Mtodo Novo

c) Mtodo Adequado: J este o mais adequado, porque no haver risco em obter um resultado errneo. Trabalharemos diretamente com funes. Observe a Figura 15, como podemos fazer uso dessa mgica, que a funo, o Excel a reconhece e efetua a funo selecionada, conforme as necessidades do usurio, para um determinado trabalho. A Figura indica a funo relacionada com a caixa que ir aparecer, nesta caixa geralmente aparecero s funes mais utilizadas, naquele PC, por um determinado usurio. Entretanto, ns temos as funes: financeiras, data e hora, matemtica e trigonometria, estatstica, banco de dados, texto, lgica, informaes, engenharia e outras. Aconselho a clicar na opo: todas, logo a seguir, em cima de qualquer funo, cliquem a 1. letra da funo que precisa, que ela pula para a 1. funo que iniciasse com determinada letra, que o usurio digitou. Na mesma

Figura, observe, que a clula que receber a funo, encontrasse ociosa, esperando o usurio usar a funo soma(), neste caso, especificamente estamos nos referindo ao nosso exemplo, da tabela que encontrasse na mesma Figura 15.

Figura 14 Utilizando funes

As funes mais utilizadas so: soma(), somase(), cont.se(), mnimo, Maximo, maior, menor, se(e()), Se(), se(ou()), mdia, contar.vazio(). Falaremos ento, sobre essas funes, de forma simples, porm, que certamente vocs compreendero. No prximo item falaremos de Banco de Dados e algumas funes. Lembrem-se este material para iniciantes, vou adequar somente ao

bsico, entretanto, importantes. Observem as figuras a seguir, que sero mostradas em forma de exemplos, para maior compreenso. Ao digitar um nmero no Excel ele assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar nmeros negativos, digite o sinal de menos antes do nmero e os nmeros no formato moeda cliquem no cone (moeda ou contbil), situado na barra de ferramentas ou com o boto direito do mouse sobre o nmero selecione a opo Formatar clulas. A Figura 16 mostra o formato de cada situao.

Figura 16 Botes que facilitam a Formatao e diferentes formatos

Os operadores relacionais geralmente so utilizados para as condies se(), se(e()) e se(ou()), utilizamos os sinais que condizem as funes, conforme demonstrada pela Figura 17. Adiante veremos alguns exemplos utilizando estas comparaes, para que o usurio possa entender melhor o emprego dessas funes.

Figura 17 Operadores Relacionais

Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que se desejasse saber qual a maior idade de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo, representado pela Figura 18.

Figura 18 - Funo Mximo

A Tabela representada pela Figura 18 formada por colunas e linhas, onde, as colunas esto sendo referenciadas pelas letras A, B e C e as linhas pelos nmeros de 1 a 7. Vejamos, na clula A1 temos o texto Idade, j nas clulas de A2 a A6 temos o valor numrico. Para obter o resultado da funo, basta clicar com o mouse na B6 e no cone funo. Selecionar os valores de A2 a A5, onde obteremos o valor da maior idade, utilizando a funo mximo(). A seguir sero apresentados alguns exemplos, sobre as funes: mnimo(), mdia(), raiz(), exponencial(), potencia(), condio Se, Se(e()) , Se(ou()), cont.se(), contar.vazio() e Somase(), a forma de utilizao e o processo o mesmo comentado neste item, portanto, no ser explicado novamente.

Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o menor peso de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo atravs da Figura 19:

Figura 19 Funo Mnimo()

Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo, representada atravs da Figura 20:

Figura 20 Funo Mdia

A funo da raiz quadrada de um nmero assume esta forma: Exemplo:, representada pela Figura 21.

Figura 21 Funo Raiz ()

A funo EXP calcula o valor da constante e elevado a potencia especificada pelo seu argumento. Exemplificada atravs da Figura 22.

Figura 22 Funo Exponencial

A funo da potncia eleva um nmero a potncia especificada e assume esta forma: Exemplificado atravs da Figura 23.

Figura 23 Funo Potencia

A Figura 24 demonstra esta condio nas clulas C2 e C4.

Figura 24 Funo Condio Se()

Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma competio e somente aqueles que tm Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competio. Para utilizar esta funo obrigatrio que as duas condies sejam verdadeiras. A Figura 25 mostra esta condio atravs da clula D2.

Figura 25 Funo Condio Se() e E

Neste exemplo basta que uma situao estabelecida para um determinado campeonato, seja verdadeira para que o aluno participe da competio ou seja para a utilizao desta funo a condio ou, sendo que, apenas uma condio dever ser verdadeira, para que ela seja executada. Vejamos o exemplo, representado atravs da Figura 26:

Figura 26 Funo Condio Se() e OU

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E se voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Vejamos o exemplo demonstrado atravs da Figura 27:

Figura 27 Funo Cont.Se()

Contar s clulas que esto vazias. Exemplo: Digamos que voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia. A partir desse exemplo podemos observar a utilizao da funo, a Figura 28 apresenta desde o que foi selecionado, partindo da clula B2 at a B7, o resultado mostrado na clula B8. Podemos identificar que todas as funes do Excel estudadas nesse material, que o aplicativo extremamente inteligente.

Figura 28 Funo Contar.Vazio

Soma um intervalo de clulas mediante uma condio estabelecida. Exemplo: voc gostaria de somar somente as faturas que foram pagas. Atravs da Figura 29, podemos observar o resultado da aplicao dessa funo. Ela tem uma condio soma se a condio igual solicitada, ento, ela soma a mesma.

Figura 29 Funo Somase()

Obs.: Enviarei estes exemplos prontos em um arquivo juntamente com o material, j resolvidos, para que possam compreender melhor essas funes.

Organizar e analisar grande quantidade de dados pode ser uma tarefa desafiadora. Nas verses anteriores do Excel, os limites de capacidade para linhas e colunas dificultavam a anlise do grande volume de dados. Algumas das ferramentas e recursos mais avanados estavam dentro de menus e submenus, forando os usurios a encontrar, por si mesmos, esses comandos. Criar tabelas e trabalhar com elas uma das razes mais bsicas pelas quais as pessoas usam o Excel, embora usar tabelas possa ser um desafio. Alm de simplesmente criar ou formatar uma tabela, no havia maneira de recorrer, de maneira inteligente, aos dados. Finalmente, os modos de Tabela Dinmica uma ferramenta poderosa para redirecionar grande quantidade de dados para

responder diferentes perguntas - eram difceis de criar, estando fora de alcance para todos, exceto aos usurios mais avanados. As melhorias no Office Excel 2007 amenizam esses desafios. O Office Excel 2007 oferece ferramentas analticas poderosas para ajudar voc a diferenciar os dados mais simples e os mais complexos. Analisando eficientemente as informaes, voc adquire ideias e toma decises muito melhores. Vejamos um exemplo como aplicar a Tabela e Grfico Dinmico, vamos elaborar uma tabela de compras de alimentos em alguns supermercados, os produtos e cotar preos. Podemos observar a tabela atravs da Figura 30.
PRODUTO Achocolatado Acar lcool Algodo Arroz Azeitona Batata Bolo Bombom Caderno Caf Cotonete Creme Dental Desinfetante Detergente Esponja de Ao Farinha Feijo Frango Fub Guardanapo Leite Moa Palito de Dente Rodo Sabo em P Sabonete Vassoura Angeloni R$ 3.95 R$ 1.25 R$ 1.75 R$ 3.99 R$ 11.00 R$ 2.50 R$ 0.60 R$ 3.00 R$ 3.25 R$ 1.20 R$ 5.50 R$ 2.00 R$ 3.20 R$ 2.15 R$ 3.75 R$ 0.85 R$ 0.75 R$ 2.50 R$ 2.60 R$ 1.30 R$ 1.00 R$ 3.00 R$ 0.50 R$ 2.25 R$ 5.00 R$ 0.45 R$ 6.50 Martendal R$ 4.00 R$ 1.40 R$ 1.65 R$ 3.60 R$ 9.75 R$ 2.75 R$ 0.99 R$ 0.35 R$ 4.00 R$ 1.30 R$ 5.75 R$ 2.15 R$ 3.85 R$ 3.00 R$ 3.25 R$ 0.80 R$ 1.00 R$ 3.00 R$ 2.90 R$ 1.20 R$ 1.35 R$ 3.25 R$ 0.65 R$ 3.65 R$ 4.99 R$ 0.60 R$ 6.30 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Myat 3.59 1.35 1.80 3.55 9.50 2.00 0.65 3.25 3.75 1.00 5.00 1.99 3.15 1.75 3.99 0.75 0.70 2.45 2.75 1.15 1.50 3.70 0.55 3.00 4.89 0.89 5.60 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Kloppel 4.12 1.15 1.55 3.25 9.80 2.85 0.89 3.40 3.25 1.18 4.75 2.10 3.00 1.80 3.15 0.65 0.90 2.15 2.50 1.25 0.85 3.25 0.45 2.50 4.75 0.70 3.96 Total Dirio R$ 3.79 R$ 1.05 R$ 1.75 R$ 3.60 R$ 10.58 R$ 3.50 R$ 0.75 R$ 3.90 R$ 3.50 R$ 1.00 R$ 4.75 R$ 2.00 R$ 2.95 R$ 2.00 R$ 3.05 R$ 0.80 R$ 1.00 R$ 2.30 R$ 2.40 R$ 1.00 R$ 1.75 R$ 3.50 R$ 1.00 R$ 3.80 R$ 5.10 R$ 0.50 R$ 7.00

Figura 30 Tabela de Cotao de alguns Produtos Alimentcios

Primeiramente selecionasse toda a Tabela, copia e vai ao menu inserir, iro encontrar duas opes conforme a Figura 31 apresentada. Escolha a Tabela Dinmica que est indicada com as flechinhas, esta escolha, significa que

obtero a Tabela e o Grfico conforme manusear os dados da mesma, o grfico ser alterado dinamicamente. Digamos que teremos muitos dados nesta tabela e queiramos filtrar apenas alguns produtos apenas, isto possvel atravs da Tabela e grficos dinmicos. Alm desse material, encontrasse anexo um arquivo com todos os exerccios feitos no Excel, este arquivo ter planilhas, renomeadas, organizando os dados e para facilitar o manuseio do mesmo.

Figura 31 Dados para desenvolver Grfico e Tabela Dinmica

Aps termos efetuado esse procedimento, ir aparecer uma caixinha, com duas opes, incluir na mesma planilha ou colocar em outra planilha. Aconselho que optem por uma nova planilha, pois, os dados ficaro organizados. Vejamos atravs da Figura 32 a imagem da caixinha aps clicar em grfico dinmico. Observem o campo Tabela/Intervalo, nesta linha contem todos os dados da tabela selecionada, e a opo para nova planilha ou planilha existente encontrasse logo abaixo dos dados.

Figura 32 Como criar tabela e grfico dinmico

Aps escolher nova planilha, ir aparecer os seguintes dados, conforme a Figura 33.

Figura 33 Tabela e Grfico Dinmico

Observem as Ferramentas do grfico, aparentemente temos uma tabela ociosa, esperando que sejam selecionados os dados que constam ao lado direito, vejamos, temos produtos, nomes de alguns supermercados e o valor total. Observem agora a Figura 34, quando selecionar produto e dois supermercados como ficar a tabela e o grfico. Para tirar o painel de filtro da tabela dinmica, basta clicar no X. Ento ser possvel visualizar o grfico, pois, como podemos notar o grfico encontrasse atrs desse painel.

Figura 34 Planilha 2 Tabela e Grfico Dinmico

Agora vamos renomear com um nome sugestivo, ou seja, Tabela e Grfico Dinmico, ou qualquer outro nome que desejem colocar, porm, cuidem ao renomear, para que saibam como encontra-los no arquivo. Como tambm, cada planilha possui uma quantidade de caracteres, caso coloquem um nome muito grande, a planilha no aceita o nome completo, parando quando atingir o nmero de caracteres permissveis. Depois de renomeado e fechado o painel do filtro da tabela dinmica, que tomar o formato conforme apresentado atravs da Figura 35. Entretanto, ainda no est pronto, agora iremos fazer uma filtragem, antes de filtrar os dados, vai aparecer a caixinha, com todos os produtos selecionados, agora sim, faremos uma filtragem. Observem antes da filtragem.

Figura 35 Antes da Filtragem

Figura 36 Aps a Filtragem

Podemos observar atravs da Figura 36, que filtramos todos os produtos comeados com a letra A, de dois supermercados, Myat e Kloppel. Observe praticidade de trabalhar com este recurso, a soma dos produtos de cada supermercado apenas dos produtos filtrados. Caso altere, os valores sero alterados dinamicamente. No layout de grficos, podemos escolher o que melhor se adapte a situao a serem apresentados estes dados, veremos atravs da Figura 37, o grfico e a tabela prontos. Entretanto, no esqueam que eles so dinmicos poder mudar os dados, como melhor convir. Os dados da tabela podero ser fechados no X, quando quiser que aparea novamente, clica com o mouse do lado direito em cima da tabela e clica em Opes da Tabela Dinmica, que os mesmos voltam a aparecer.

Figura 37 - Prontinho

Observem que os valores no eixo y, correspondem aos valores dos produtos individuais, no a somatria dos mesmos. Nunca esquecer de colocar Ttulo, legenda e valores nos eixos x e y. As cores das barras podem ser modificadas, portanto cada supermercado dever ter uma nica cor, observem a legenda dos tons. Podem alterar o

formato do grfico, clicando em cima do grfico e utilizando o guia Design e com o mouse do lado direito, rotular valores. Vejamos como ficaria se mudssemos o Design do grfico mostrado na Figura 37. Observem atravs da Figura 38, como ficou, usando o grfico de pizza.

Figura 38 Grfico de pizza

Fcil e eficiente, porque podemos trabalhar com uma variedade de dados e manipular diferentes tipos de informaes, que estejam contidos na tabela. Podemos ter uma tabela com mais de mil dados, aplicando esse recurso, tranquilo. Tabelas e Grficos Dinmicos so muito utilizados atualmente, devido a sua praticidade em poder manipular informaes de acordo com as necessidades, ou seja, ao selecionar determinados dados o grfico tambm mudar, ele tomar a forma dos dados filtrados atravs da tabela. Juntamente com este material, enviarei exerccios explicados nesse

documento, assim como, os exemplos das funes mais utilizadas. O arquivo ter a mesma ordem que foi explicada o contedo. Ao ler este, procurem abrir o arquivo em Excel e acompanhar a explicao, para melhor entendimento.

Antes de iniciarmos precisamos compreender o que significa um Banco de Dados. Pergunto a voc qual o lugar em que guarda seu dinheiro? Se voc no dos mais antigos e se vale de um colcho, a resposta para essa pergunta seria: no banco! No banco que o dinheiro das pessoas fica guardado, operaes com ele so feitas, algumas pessoas retiram seu dinheiro, outras depositam mais e etc... E todo o dinheiro e eventuais aplicaes so muito bem organizados, sendo, os gerentes detentores do conhecimento de qual quantia pertence a qual cliente. Entendendo isso, tambm possvel entender sobre os bancos de dados, tambm conhecidos como bases de dados. Fazendo uma analogia, troque o dinheiro usado no exemplo para dados, quer dizer, em um banco de dados, estes dados ficam armazenados, operaes (manipulaes) com eles so feitas, informaes entram e saem segundo requisies feitas e todos esses dados devem ser bem organizados, sendo os administradores de bancos de dados responsveis por sua organizao. Simples, certo? Portanto, qualquer amontoado de dados, feita de forma organizada e sistematizada, podendo seus registros ser consultados, alterados e etc., considerado um banco de dados. importante salientar que um BD no s existe em sistemas na internet e sistemas informticos, em geral. Vejamos, um exemplo, como, uma Lista Telefnica pode ser considerada como um banco de dados! Afinal, a Lista Telefnica est sistematicamente organizada, podemos fazer consultas atravs do nome ou endereo de algum e, quando encontramos o registro, temos informaes como nome completo, logradouro e telefone. Entretanto, atualmente at a lista telefnica, pode ser consultada atravs de sites pela Internet, interessante o exemplo citado, para que realmente compreendam o significado de BD (Banco de Dados). A tecnologia aplicada aos mtodos de armazenamento de informaes vem crescendo e gerando um impacto cada vez maior no uso de computadores, em qualquer rea em que os mesmos podem ser aplicados. Um banco de dados pode ser definido como um conjunto de dados devidamente relacionados. Por dados podemos compreender como fatos conhecidos que podem ser armazenados e que possuem um significado

implcito. Porm, o significado do termo banco de dados mais restrito que simplesmente a definio dada acima. Um banco de dados possui as seguintes propriedades: Um banco de dados uma coleo lgica coerente de dados com um significado inerente; uma disposio desordenada dos dados no pode ser referenciada como um banco de dados; Um banco de dados projetado, construdo com dados para um propsito especfico; Um banco de dados possui um conjunto pr definido de usurios e aplicaes; Um banco de dados representa algum aspecto do mundo real, o qual chamado de minimundo ; qualquer alterao efetuada no minimundo automaticamente refletida no banco de dados. Vamos trabalhar com um exemplo, para que voc prezado usurio, veja a simplicidade de elaborar um pequeno BD, em sua rea de atuao. Um banco de dados pode ser criado e mantido por um conjunto de aplicaes desenvolvidas especialmente para esta tarefa ou por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD). Um SGBD permite aos usurios criarem e manipularem bancos de dados de propsito gerais. O conjunto formado por um banco de dados mais as aplicaes que manipulam o mesmo chamado de Sistema de Banco de Dados. O Sistema para Gerenciamento de Bancos de Dados (SGBD) tambm conhecido como Sistema Gerenciador de Bancos de Dados ou Sistema de Gesto de Bancos de Dados um sistema que tem como principal objetivo, como sugere o prprio nome, servir como gerenciador de um banco de dados. Um Sistema Gestor de Base de Dados (SGBD) o conjunto de programas de computador (softwares) responsveis pelo gerenciamento de uma base de dados. O principal objetivo retirar da aplicao cliente a responsabilidade de gerenciar o acesso, manipulao e organizao dos dados. O SGBD disponibiliza uma interface para que os seus clientes possam incluir, alterar ou consultar dados. Em bancos de dados relacionais a interface constituda pelas APIs ou drivers do SGBD, que executam comandos na linguagem SQL. Existem centenas de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados, mas alguns exemplos de SGBDs mais conhecidos e usados no mundo so:

Firebird MySQL Oracle PostgreSQL SQL-Server Interbase -SQL

Para se desenvolver e manipular qualquer software, seja online ou no, preciso ter conhecimento de programao e utilizar alguma linguagem de programao. No caso de operaes envolvendo bancos de dados, o caso parecido, quer dizer, existe uma linguagem especfica para a manipulao e operaes em BDs: Structured Query Language, ou Linguagem de Consulta Estruturada, mais conhecida como SQL. atravs da SQL que operaes bsicas e avanadas envolvendo bancos de dados so realizadas. Operaes envolvendo dados, como criao, consulta, atualizao e deleo (quarteto conhecido como CRUD) e envolvendo a estrutura do banco, propriamente dito, como criao de tabelas, criao de campos, chaves estrangeiras, indexao e outros assuntos que podem ser abordados futuramente. CRUD (acrnimo de Create, Retrieve, Update e Delete na lngua Inglesa) para as quatro operaes bsicas utilizadas em bancos de dados relacionais (RDBMS) ou em interface para usurios para criao, consulta, atualizao e destruio de dados. Outros acrnimos podem ser usados para definir as mesmas operaes:

ABCD: Add, Browse, Change e Delete BREAD: Browse, Read, Edit, Add e Delete VADE(R): View, Add, Delete, Edit (e Restore, para sistemas com

processos transacionais). Essas informaes so necessrias, para a construo de um Banco de Dados, embutido em um software que ser utilizado para uma determinada rea. Vimos em aulas tericas, que nossos Sistemas Operacionais, precisam de programas e so os programas que necessitam de um Banco de Dados, programas aplicativos como o Excel pode desenvolver um programa especfico. Portanto, nesse material importante compreender a definio de Banco de Dados e eventuais ferramentas que auxiliam na operacionalidade dos mesmos. Nesse material, vamos trabalhar

com um exemplo bsico no Excel 2007 e sua aplicao. Contudo, existe uma parte bem ampla em relao a um programa e a conexo de um Banco de Dados. Atravs das Figuras: 39, 40, 41,42, 43 e 44, sero desenvolvidos um pequeno exerccio usando as principais funes e recursos contidos no guia desenvolvedor do Excel 2007. A Figura 39, apresenta o Banco de Dados, que far conexo com os dados das Figuras 43 e 44. Vejamos a Figura 40, podemos observar atravs da mesma, que o nosso BD, trabalha diretamente com o Guia Desenvolvedor:

Figura 39 Banco de Dados Oramento de Servios de Informtica

Antes de iniciarmos, foi digitada a Tabela e formatada conforme apresentada pela Figura 39. A princpio, no continha a caixa de condio de pagamento

nem os dois botes: 1 A Vista e o 2 A Prazo. Essas trs ferramentas foram obtidas atravs do guia desenvolvedor e da caixinha de ferramentas chamada Inserir, observem que ela est no guia identificada pela cor amarela, dentro dela temos: Controles de Formulrios e Controles ActiveX, todas elas servem para determinada funo, para desenvolvermos um Banco de Dados em Excel. Chamamos de objetos, que j esto prontos e servem para nos auxiliar, esses objetos, tanto do formulrio como do ActiveX, tem uma funcionalidade certa para um BD. Nesse exemplo, precisamos de dois botes, onde um deles estar marcado e o outro no, jamais os dois estaro marcados conjuntamente (ou um ou outro), temos uma condio OU; no podemos colocar os botes soltos, devido a isso, colocamos uma Caixa de Controle e renomeamos como: Condio de Pagamento, conforme podemos observar atravs da Figura 40.

Figura 40 Usando o Guia desenvolvedor

Aparentemente o nosso Banco de Dados est pronto, porm, precisamos linkar os dados das tabelas cliente e servios, cada tabela encontrassem em uma planilha com o nome do BD, Clientes e Servios. Como tambm, informar aos botes, o qual estar habilitado ao fazermos uso do BD, no caso do nosso exemplo, queremos que a opo: A Vista, aparea sempre marcada e a outra desmarcada. Primeiramente Clicamos delicadamente na borda no boto com o mouse do lado direito, escolhendo a opo: Formatar Controle, aparecer uma caixinha representada pela Figura 41.

Figura 41 Formatar controle

A princpio a caixa formatar objeto, vai aparecer com a opo no selecionada, ento, marcamos a opo selecionada e vinculamos a uma clula. Clula esta, que podemos observar dentro de condio de pagamento ao lado do boto a vista, est pontilhada, portanto, em formatar objeto, temos o vinculo da clula, que a interseo da linha e da coluna a clula D16. Agora podemos clicar em ok, podemos observar atravs da Figura 42 como ficou a nossa caixa de opo. Podemos notar que a clula que fizemos o vinculo, apareceu o n 1 e se for clicado na condio a prazo aparecer o n 2, na clula que recebeu o vinculo. S que no queremos que estes ns apaream na interface, ento, devemos clicar na clula que aparece o n e ir ao guia inicio em cor da fonte e escolher a cor branca, o n continuar l, porm, o usurio no o ver.

Figura 42 Opo A Vista n 1 e Opo A Prazo n 2

Agora podemos comear a linkar as tabelas que se encontram nas planilhas: Clientes e Servios. A Figura 43 demonstra o BD Clientes e a Figura 44 BD Servios.

Figura 43 Banco de Dados Clientes

Figura 44 Banco de Dados Servios

Agora voltemos primeira planilha denominada Oramento, observemos a Figura 45, os primeiros procedimentos para comearmos uma conexo entre as outras duas tabelas de dados.

Figura 45 Caixa de Combinao

Depois dos procedimentos que relatamos, a partir de ento faremos a conexo com as outras duas tabelas. No guia desenvolvedor, a nossa caixinha de objetos, vamos escolher caixa de combinao que est referenciada pelo nmero 1, ao soltar a caixa de combinao ela assume a forma da referencia 2, podemos observar que impossvel trabalhar da maneira que ela se apresenta a principio, ento, vamos ajusta-la de acordo com a referencia 3. Depois de ajustar ao mximo, ela fica da largura de uma linha, caso fique um pouco fora da linha ajuste com o mouse alargando mais a linha. Procurem sempre mostrar um layout bonito e organizado, pois, outros usurios tambm podero acessar a esse banco de dados. Atravs da Figura 46, podemos verificar como estas caixas de combinao foram ajustadas nas linhas, porm, a caixa de combinao s utilizada para nome de pessoas ou dados que envolvam de certa forma prioridades.

Figura 46 Caixa de combinao e formatao de controle.

Observem atravs da Figura 46, que foram colocadas e ajustadas trs caixas de combinao, sendo: uma em Cliente e as outras duas em Descrio dos servios prestados ao cliente. Aps a insero da caixa devemos formatar controle, agora sim, faremos um link entre os nomes dos clientes, na tabela cliente e vinculando a uma determinada clula que est sendo ocupada pela caixa de controle. Podemos observar que a caixa de combinao de cliente ocupa a linha 4, porm, as colunas de B a G, qualquer uma delas poder ser vinculada, portanto, aconselho que sempre procurem utilizar a primeira coluna do vinculo, pois, o usurio estar lembrando do vinculo, como tambm, o vinculo da clula encontrasse organizado. Para as caixas de combinao que

foram ajustadas nas linhas de Descrio o procedimento o mesmo. A Figura 47 demonstra o procedimento feito.

Figura 47 Formatando a caixa de combinao do BD Oramento

Vimos atravs da Figura 46 que a caixa de formatar objeto estava esperando um comando, no intervalo de entrada, ento, clicasse na planilha clientes e seleciona somente os valores, ou seja, os atributos da varivel nome, inclusive a linha que est em branco. Aps esse procedimento, ao clicar em vinculo da clula, a caixa volta para oramento automaticamente. A Figura 48 demonstra esse procedimento.

Figura 48 Vincular clula ao objeto (caixa de combinao)

Observemos que o vinculo da clula atribusse a coluna C e a linha 4, portanto, para esse BD o vinculo da tabela clientes est vinculada em oramento pela clula C4. Importante: No mude este vinculo, seno ocorrero erros, por isso, precisa escolher apenas uma clula para vincular, por que na verdade esse o link entre um Banco e outro. As linhas suspensas sempre estaro atribudas o valor 8, portanto, precisamos alterar esse valor de acordo com o nmero de dados que estamos trabalhando mais 2 linhas. Agora que linkamos as tabelas de clientes e servios, atravs de formatar objeto e vinculamos as clulas para descrio, partindo do mesmo processo feito para clientes, para a primeira caixa de combinao vinculamos a clula B11 e para a segunda caixa B12 em Oramento. Vejamos agora, precisamos trazer todos os dados das tabelas clientes e servios para o meu BD Oramento de Servio de Informtica. A partir dessa etapa, passamos a utilizar a funo =desloc(), para os campos: endereo, bairro, cidade, UF, telefone, comercial e celular. Esses campos, so chamados de variveis. A Figura 49 demonstrar como fazer uso dessa funo.

Figura 49 Funo =desloc()

Antes de qualquer funo ou clculo feito no Excel importante lembrar que necessrio colocar o sinal de igual dentro da clula, no campo endereo coloco

=desloc(), logo em seguida, devesse clicar no cone das funes, aparecer uma caixa com argumentos da funo, vocs devero imaginar que sero esses argumentos, pois bem, so os valores que esto contidos dentro de cada varivel. Nesta caixa temos: Referencia (linha + boto), Links (linha + boto), Colunas (linha + boto), Altura (linha + boto) e Largura (linha + boto). Na linha Referencia clicasse na aba da planilha clientes e seleciona a varivel endereo, em Links ao clicar na linha volta para a planilha Oramento, o que foi comentado a importncia de utilizar uma nica clula para o link, que no nosso caso a clula C4, em colunas colocasse o n 0 e quanto a Altura e Largura no h necessidade de passar nenhum dado, fica em branco. Atravs da Figura 50 podemos observar como foi feito a referencia e na Figura 51 os demais argumentos da funo que j foram descritos acima.

Figura 50 Funo =desloc(planilha clientes + varivel endereo)

Para os demais campos o processo o mesmo tanto para os argumentos da referencia, como tambm, para efetuar os links na tabela contida na planilha oramento. Quanto coluna sempre receber o valor zero (0) e a Altura e Largura ficaro sem argumento algum. Veja bem, este exemplo bsico, para outros Bancos existem outras funes e objetos diferentes a esses, que estamos trabalhando. O importante comear a entender o bsico, a partir deste, tudo se tornam mais fcil. Vejamos agora a Figura 51, observem todos os argumentos preenchidos.

Figura 51 Argumentos da funo = desloc()

Depois de usar a funo e efetuar os links para todos os campos, a parte de clientes estar completa. A partir daqui, somente explicarei os passos seguintes at obtermos o Banco de Dados totalmente pronto, depois ento, ser mostrada atravs da Figura 52 ele totalmente completo. Para Servios requisitados e valores, j colocamos as duas caixas de combinao para descrio, quanto quantidade no ser utilizada nenhuma funo, pois, a quantidade depende do que a cliente precisa. Quanto a valor na clula colocasse o sinal de igual, seleciona a clula ao lado (quantidade) esteja ela com ou sem n algum e multiplica (*) pela funo desloc(), utilizando os mesmos argumentos, porm, agora a planilha utilizada ser servios, onde a minha tabela de dados est contida. Para efetuar a soma basta utilizar a funo =soma(seleciona os valores dos servios), em Subtotal, dentro da clula a funo soma ser executada e obterei o resultado dos valores. Para calcular o valor, precisamos saber se os servios prestados sero efetuados a vista ou a prazo, selecionasse a condio de pagamento, em desconto utilizasse a funo: =SE(D15=1;G13*5%;0) e para acrscimo utilizasse a funo: =SE(D15=2;G13*10%;0), ento, ao selecionar uma opo ou outra o valor do

desconto ou do acrscimo ser apresentado atravs do resultado da funo de um ou de outro. Para calcularmos o valor total basta efetuar o seguinte clculo: =G13-G15+G16. Pronto, temos um banco de dados que faz todos os clculos e ainda nos d a opo de imprimir, para que o cliente tenha um comprovante. A Figura 52 demonstra o nosso Banco de Dados completo. Fcil no mesmo!

Figura 52 Oramento de Servio de Informtica

Agora s praticar.Vou enviar a vocs as provas que fiz para o pessoal de odontologia corridas, so trs tipos de provas diferentes, as atividades feitas em sala, o banco de dados citado neste material, um banco de dados feitos por eles mesmos, direcionado para a rea de Odontologia. Exemplos prontos das principais funes que foram mencionadas no inicio deste material. Dois trabalhos feitos pelos meus alunos de odontologia, explicando passo a passo. Certamente enviarei na prxima semana, pois, preciso verificar se esto todos corretos, os selecionados. Pessoal, espero ter ajudado de alguma forma, tem muito mais para ser relatado, entretanto, no fcil elaborar um material assim em to pouco tempo, explicando atravs da escrita como se fosse uma aula normal. Espero realmente que faam bom uso dele.