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PROGRAMA 5S "A crena de que somos responsveis pelo crescimento e melhoria da sociedade da qual somos parte, em todas as suas dimenses e, conscientes que esse crescimento e melhoria comea com o conhecimento que me motiva a compartilhar a experincia adquirida na introduo de mudanas de atitudes de pessoas, atravs da assimilao de 5 conceitos simples, conhecidos como 5S". O QUE 5S O 5S ou Programa 5S como tambm conhecido, um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, so capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes.O termo 5S derivado de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra S. Na nterpretao dos ideogramas que representam essas palavras, do japons para o ingls, conseguiu-se encontrar palavras que iniciavam com a letra S e que tinham um significado aproximado do original em japons. Porm, o mesmo no ocorreu com a traduo para o portugus. A melhor forma encontrada para expressar a abrangncia e profundidade do significado desses ideogramas foi acrescentar o termo "Senso de" antes de cada palavra em portugus que mais se aproximava do significado original. Assim, o termo original 5S ficou mantido, mesmo na lngua portuguesa.O termo "Senso de' significa "exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender". Significa ainda a "aplicao correta da razo para julgar ou raciocinar em cada caso particular.Ao conhecer o significado de cada S voc poder avaliar melhor o porque do uso desse termo auxiliar. JAPONS 1 S Seiri INGLS Sorting PORTUGUS Utilizao Senso Arrumao de Organizao Seleo Ordenao Senso Sistematiza o de Classificao Senso Limpeza de Zelo Asseio Senso Higiene de Sade Integridade Autodisciplina Senso Educao de

2 S

Seiton

Systematyzing

3 S

Seisou

Sweeping

4 S

Seiketsu

Sanitizing

5 S

Shitsuke

Self-disciplining

Compromisso

As atividades de 5S tiveram incio no Japo, logo aps a 2 Guerra Mundial, para combater a sujeira das fbricas, tendo sido formalmente lanado no Brasil em 1991 atravs da Fundao Christiano Ottoni.No inicio de sua aplicao apenas os trs primeiros "S" eram abordados, tendo sido incorporado depois o quarto e o quinto. Atualmente, outros 4 conceitos j foram acrescidos, tendo-se portanto conhecimento da existncia de 9 S, conforme abaixo, embora o nome do mtodo permanea o mesmo. Como voc deve ter percebido, cada "S" conhecido por diversas denominaes. Porm, neste texto, utilizaremos a terminologia de cada "S" da seguinte maneira: Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso de de de de de de de de de Utilizao Ordenao Limpeza Asseio Autodisciplina Firmeza Dedicao Relato com nfase Ao simultnea

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S S S S S S S S S

Significado do Senso de Utilizao Ter senso de utilizao identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados necessrios e desnecessrios, descartando ou dando a devida destinao quilo considerado desnecessrio ao exerccio das atividades.Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilizao pressupe que alm de identificar os excessos e/ou desperdcios, estejamos tambm preocupados em identificar "o porqu do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acmulo destes excessos voltem a ocorrer. Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ao de "bloqueio das causas".Observe que este conceito pode ser aplicado

em casa (na cozinha, na despensa, na geladeira, no quarto das crianas, etc.), na escola, no lazer, etc. Como exemplo, basta verificar aquele espao da casa onde colocamos tudo que no serve, os brinquedos quebrados que no usamos mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais sero lidos novamente, dentre outros exemplos que voc j deve estar imaginando . Na sentido mais amplo, o Senso de Utilizao abrange ainda outras dimenses. Nesta outra dimenso, ter Senso de Utilizao preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreenso, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivncia , apenas com sentimentos valiosos.

Significado do Senso de Ordenao

Ter Senso de Ordenao definir locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localizao e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". Na definio dos locais apropriados, adota-se como critrio a facilidade para estocagem, identificao, manuseio, reposio, retorno ao local de origem aps uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros.Da mesma forma que o Senso de Utilizao, este senso se aplica no seu dia-a-dia. No incomum para voc as cenas de correria pela manh procura da agenda, dos documentos, dos cadernos, das chaves do carro, dos documentos do carro. E na hora de declarar o imposto de renda? aquela luta para encontrar os documentos, os recibos, a declarao do ano anterior. E as idas e vindas ao mercado? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas so evitveis com aplicao do Senso de Ordenao.Na dimenso mais ampla, ter Senso de Ordenao distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, famlia, aos amigos. ainda no misturar suas preferencias profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decises, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e no somente critic-las. Significado do Senso de Limpeza Ter Senso de Limpeza eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente ( parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises. O mais importante neste conceito no o ato de limpar mas o ato de "no sujar" . Isto significa que alm de limpar preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de modo a podermos evitar que isto ocorra. (bloqueio das causas).No conceito amplo, ter Senso de Limpeza procurar ser honesto ao

expressar, ser transparente, sem segundas intenes com os amigos, com a famlia, com os subordinados, com os vizinhos, etc.

Significado do Senso de Asseio Ter Senso de Asseio significa criar condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condies sanitrias nas reas comuns (lavatrios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso.Significa ainda ter comportamento tico, promover um ambiente saudvel nas relaes interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes

Significado do Senso de Autodisciplina Ter Senso de Autodisciplina desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificaes, sejam elas escritas ou informais. Este hbito o resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato" , "ter vontade de", "se predispor a".No se trata puro e simplesmente de uma obedincia cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer. importante que seu desenvolvimento seja resultante do exerccio da disciplina inteligente que a demonstrao de respeito a si prprio e aos outros.Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre at dez), ter pacincia, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiraes, respeitar o espao e a vontade alheias.

O 5S e os padres operacionais Padres operacionais so descries que especificam os mtodos, procedimentos e condies de trabalho de tal forma que ao serem adotados, a qualidade requerida do resultado do trabalho possa ser obtida. Ao mesmo tempo, tais padres devem garantir a execuo das tarefas de forma fcil, correta e segura, sem riscos e num ambiente relaxado. Padres operacionais no descrevem apenas seqncias de tarefas ou aes, mas devem especificar tambm os recursos necessrios para sua execuo. Isto se torna relevante pois, a partir do conhecimento disto, o executante pode controlar a eficincia do seu trabalho em termos de facilidade de execuo, qualidade do resultado e segurana nas aes. Em outras palavras, a

repetitividade do resultado das tarefas no assegurado sem a existncia de padres operacionais a serem seguidos, constituindo isto uma das etapas da jornada em busca da produtividade. A adoo de padres operacionais conduz portanto para uma reduo de erros e falhas e conseqente eliminao de desperdcio, seja de tempo, energia ou materiais. Entretanto, difcil consolidar a adoo de padres operacionais em ambientes e situao de desordem relativa a equipamentos, peas, materiais, ferramentas, etc. Da mesma forma, a existncia de objetos estranhos, poeira, lama, lixo, aparas e outros nos locais de trabalho, podem no somente influenciar negativamente na sade e integridade dos executantes como tambm causar danos, defeitos e falhas em equipamentos. O resultado disto so quebras inesperadas de equipamentos, ferramentas no disponveis, deteriorao de peas e materiais, etc. Deste modo, o sucesso na adoo de padres operacionais pode ser obtido somente aps estabelecido os padres ambientais de Utilizao, Ordenao e Limpeza, bem como o desenvolvimento do Senso de Asseio e educao para execuo dos padres, disciplinadamente. Em outras palavras, a adoo dos conceitos de 5 S constitui um passo importante e fundamental no desenvolvimento de atitudes positivas na conduo da padronizao de tarefas.

O 5S e os a eficincia no trabalho Observando a execuo de tarefas, normalmente notamos que diversas aes no significam diretamente "trabalho produtivo" isto , no agregam valor. Tais aes improdutivas envolvem manuseio, transporte de objetos (materiais, peas, ferramentas, etc.), procura de algum item, locomoo, escolha de alguma coisa, solicitao de algo, mudana de posio, dentre outros. Certamente, nestas situaes, os distrbios causados pelos movimentos de desperdcio mencionados, no contribuem para que as pessoas se concentrem na execuo do servio, alm de significarem perda de tempo. Observe que a identificao dos itens necessrios no local de execuo da tarefa, o descarte dos itens desnecessrios, a disposio destes itens em locais prximos ao uso ou aplicao, a identificao dos mesmos de modo que qualquer pessoa possa reconhecer e localizar facilmente, a facilidade de acesso e retorno ao local aps uso, a limpeza, a disciplina em manter o ambiente organizado, constituem aes que eliminam este desperdcio e aumentam a eficincia do trabalho. O 5S e a facilidade de manuntenco Defeitos e falhas em maquinas e equipamentos podem ter vrias causas. Muitos so resultantes de procedimentos imprprios, afrouxamento de parafusos, lubrificao inadequada, riscos em superfcies lisas, mtodo inadequado para remoo de materiais estranhos, etc. Descarte de peas e componentes obsoletos

e velhos previne a sua aplicao em maquinas e equipamentos. A ordenao de peas, materiais e componentes permite a execuo de reparos mais rapidamente. Ordenao de leos lubrificantes, como por exemplo a associao de cores dos tipos de leo e graxa com as graxeiras e pontos de lubrificao pode ajudar a prevenir a utilizao de leo/graxa inadequada. Limpeza tem uma profunda associao com manuteno. A identificao de pequenos defeitos durante a limpeza, pode prevenir falhas futuras. Lubrificao inadequada assume dois aspectos : a falta dele ou a deteriorao de suas caractersticas. Deste modo, defeitos e falhas podem ser evitados se os nveis de lubrificante estiverem sendo verificados Periodicamente, pela remoo de sujeira, poeira, gua. Materiais estranhos contaminando lubrificantes podem ser responsveis por travamento, arranhes, desgaste prematuro, danos nas superfcies deslizantes, rudo e vibrao anormais, deteriorao do lubrificante com perda de suas propriedades, etc. O asseio importante, como por exemplo na preveno de ferrugem, atentando para seus possveis agentes causadores tais como roupa das pessoas que trabalham em manuteno ( roupa molhada, com poeira ou lama, suja de leo ), prateleiras construdas com madeira verde ( mida), piso da oficina com lama, poeira, gua, ar empoeirado, dentre outros. Em oficinas, vrias peas defeituosas so produzidas pela utilizao incorreta de peas, materiais e ferramentas. Por exemplo, a furao de uma pea que deveria ser feita em polegada pode ser feita em milmetros ou vice-versa, o que significa retrabalho e/ou desperdcio. O mtodo de estocagem e guarda de instrumentos de medio, peas, materiais, ferramentas, etc. , tem relao direta com a ocorrncia de arranhes, distoro de dimenso, oxidao, ruptura e quebra.Como podemos perceber, a adoo dos conceitos 5 S pode ser um aliado na melhoria da qualidade da manuteno, na facilidade, bem como na preveno de falhas e defeitos.

O 5S e a segurana no trabalho A busca de procedimentos seguros conduzem elaborao de padres operacionais ideais. Operao segura garantida quando os padres operacionais so observados, constituindo o 5 S uma boa ferramenta para obteno de condies ambientais seguras, onde as pessoas podem exercer sua funo confortvelmente, alem de constituir um instrumento poderoso de educao, na adoo de atitudes pr-ativas na busca da melhoria do ambiente de trabalho. Objetos desnecessrios nos locais de trabalho podem ser agentes causadores de acidentes. A definio de rea para trnsito de pessoas, carga e de materiais indicadas claramente, sinalizao adequada de reas so aes de preveno de acidentes. A regulamentao de uso/manuseio de materiais perigosos, avisos de advertncia com sinalizao visvel so fundamentais para que cada pessoa possa visualmente reconhecer e conduzir aes seguras nos locais de trabalho. Obstculos prximo ou obstruindo sadas de emergncia ou extintores de

incndio, devem ser removidos para permitir aes rpidas em caso de emergncia. A identificao de locais perigosos e riscos no ambiente de trabalho o primeiro passo para adoo de medidas corretivas (eliminao de poeira, fumaa, mau cheiro, excesso de umidade e calor, etc.) buscando contribuir para a manuteno da sade e integridade das pessoas. O 5S e o dia-dia A contratao de uma faxineira periodicamente pode nos transmitir a certeza de ter a casa sempre limpa e organizada. A faxineira capaz de dispor adequadamente todo o mobilirio e utenslios da casa, retirar a sujeira do cho, do teto, das gavetas, organizar os armrios e prateleiras. Porm, fato que algum tempo depois de executado seu trabalho, as vezes horas depois, os chinelos estaro novamente espalhados e fora do lugar, o tapete sujo, gavetas desarrumadas, livros e revistas espalhados, etc. Alm da arrumao visvel, a faxineira no capaz de identificar se os remdios devem ficar aqui ou ali. Se esto no lugar que deveriam estar, se esto vencidos e devem ser descartados, se os eletrodomsticos estaro sempre disponveis em seus lugares, fceis de serem encontrados, limpos, e em perfeito estado. Se os procedimentos dos membros da famlia no cotidiano refletem preocupao com a segurana, com economia, com o no desperdcio, com a afetividade e a compreenso. No incomum adquirir um novo abridor de lata pois no encontramos o antigo. Os armrios e gavetas estarem sendo ocupados por objetos sem serventia. Alimentos sendo consumidos com data de validade vencida. Crianas se acidentando com facas ou fsforos esquecidos sobre algum mvel. Televiso ligada para a sala vazia. Luzes acesas a iluminar o nada para ningum. A comida feita em excesso indo para o lixo. Objetos entulhados nos cantos ocupando espao desnecessrio. Muitas outras cenas como estas tambm no so incomuns. Basta parar e observar. Da mesma forma como a faxineira, o trabalho dos garis no impede que haja lixo nas calcadas das cidades e que as lixeiras pblicas, colocadas estrategicamente, permaneam vazias ou depredadas. A partir destes exemplos, voc pode avaliar a aplicao dos conceitos dos 5 sensos na sua vida cotidiana e como podem ajudar a melhorar a sua rotina, o seu bolso, o seu ambiente e, constituir um instrumento de educao para o convvio com seu diaa-dia.

A prtica do 5S H quem diga que praticar o 5S praticar "bons hbitos" ou "Bom senso". A pesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicao na prtica, a sua implantao efetiva no constitui uma tarefa simples. Isto porque a essncia dos conceitos a promoo de mudana de atitudes e hbitos das pessoas. Hbitos e atitudes essas, construdos e incorporados pela convivncia e experincia dessas

pessoas ao longo de suas vidas. De repente, ao tomarmos conhecimento destes conceitos to bvios, nos sentimos seduzidos a iniciar j a sua implantao. Mas certamente, as atitudes e hbitos decorrentes da prtica do 5 S vo se chocar com os nossos hbitos e atitudes incorporados na nossa maneira de ser e agir. Este constitui um aspecto crtico da implantao. a dificuldade de "romper" com os conceitos e pr-conceitos arraigados em ns. preciso que seja criado clima adequado e condies de alavancagem desta mudana. preciso dar suporte queles que esto conseguindo "romper" e ajudar queles que ainda no o fizeram, para que possam seguir a mesma direo dos outros. Este rompimento precisa ser espontneo para que tenha condies de se perpetuar, removendo de forma definitiva velhos hbitos e atitudes e substituindo-os por outros. A prtica destes conceitos de maneira forada, pode promover uma mudana apenas aparente, existente at que cesse a fora que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa mudana. Portanto, a Implantao do Programa 5 S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos, se quisermos garantir a longevidade da mudana incorporada pela adoo daqueles conceitos simples. Quanto maior e mais complexa a organizao, maior ser a necessidade desta estruturao e mais detalhada ela devera ser. No ambiente familiar, a implantao muito mais simples, no somente pelo nmero de pessoas envolvidas, mas principalmente pela natureza das relaes entre estas pessoas, onde a credibilidade, a confiana, o respeito mtuo e a unio esto fortemente sendo exercitados, construdos e compartilhados entre os seus membros. Da mesma forma, a natureza e intensidade das relaes presentes no ambiente organizacional vo influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na implantao dos 5 S. A implantao ser to mais facilitada quanto mais o clima organizacional se aproximar do modelo das relaes familiares.

FASES DA IMPLANTAO DC A SENSOS IMPLANTAO MANUTENO Prover o que Identificar o que necessrio para UTILIZA- necessrio para execuo execuo da tarefas e O da tarefas e por que descartar aquilo necessitamos daquilo. julgado desnecessrio Consolidar os ou em excesso. ganhos obtidos na Guardar, fase de implantao Definir onde e como acondicionar e de forma a garantir ORDENA- dispor os itens sinalizar de acordo que os avanos e necessrios para a O com as definies ganhos sero execuo das tarefas. feitas na fase anterior. mantidos. Identificar as fontes de sujeira, identificar Padronizar as aes Eliminar as fontes de LIMPEZA causas, limpar e planejar de bloqueio que se sujeira. a eliminao das fontes mostraram eficazes de sujeira. na eliminao das causas. Identificar os fatores Eliminar os riscos do higinicos de risco nos ambiente de trabalho Promover aes de ASSEIO locais de trabalho e ou atenuar seus bloqueio contra planejar aes para efeitos. reincidncia elimin-los. (mecanismo prova Identificar node bobeiras). conformidades os padres Eliminar as noAUTOexistentes e as conformidades DISCIencontradas na fase oportunidade de PLINA melhorias paraos 4 anterior. outros sensos. P PREPARAO

Passos para a implantao

Primeiro Passo

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Para dar incio implantao dos Conceitos 5S essencial envolver todas as pessoas da organizao ou da Empresa. Vamos discutir como implantar os 5S em nossa empresa.

Segundo Passo Dividir a empresa em reas fsicas onde, a equipe daquela rea, pretende implantar os 5 Sensos. Exemplos: Carpintaria Manuteno Civil Ferramentaria Depsito Escritrios Restaurante Oficina de equipamentos mveis rea de arquivos

Terceiro Passo Aps definidas as reas fsicas onde sero implantados os 5 Sensos, deve-se observar cada um dos tens ao lado: ESPAO, MOBILIRIO, DISPOSITIVO,DOCUMENTOS E MATRIA-PRIMA Estes tens so denominados QUESITOS. Espao Local prprio para a execuo de tarefas, transito de pessoas, equipamentos, materiais ou rea para guarda/depsito de ferramentas, materiais, equipamentos, matria prima e dispositivos. Ex: Salas, oficinas, cozinha, depsitos, etc. Mobilirio Bens utilizados para acomodar pessoas, materiais ou equipamentos, decorar ambientes ou ainda guardar documentos. Ex: Cadeira, mesa, arquivo, armrio, estante, porta-clips, escada, quadro, etc.

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Dispositivos Todo equipamento mecnico, eltrico ou eletrnico utilizados na execuo de uma tarefa, de forma acessria. Ex: Terminal de computador, luminrias, tomadas eltricas, extintor de incndio, calculadora, ferramentas manuais, grampeador, etc. Documentos Toda informao e/ou comunicado que tenha como meio o papel ou registro eletrnico e cuja finalidade seja servir de consulta, leitura, fonte de dados ou estudo. Ex: Relatrios, grficos, folha de dados, livros, boletins, manuais, mensagens de correio eletrnico, software, etc. Matria-prima Material de consumo empregado ou utilizado para: Desenvolver as atividades ou executar as tarefas Proteo da equipe Conforto da equipe

Ex: Fios, cabos, peas de reposio (componentes mecnicos, eltricos e eletrnicos), material de limpeza e higiene, caneta, blocos de papel em branco, clips, borracha, impressos e formulrios virgens, EPI ( Equipamentos de Proteo Individual), copos para caf, gua, etc. Implantao do Senso de Utilizao

Quesito Espao PREPARAO Identificar ONDE cada tarefa do seu processo executada. Cuidar para que cada tarefa seja executada em local adequado e preparado para tal. Discutir com as pessoas envolvidas.

IMPLANTAO Definir um Layout (disposio de mobilirio) que seja funcional e seguro.

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Funcional a disposio em que o fluxo de trabalho se desenvolve sem ocasionar perda de tempo. Seguro aquela disposio onde a movimentao de pessoas, materiais e equipamentos desimpedida de obstculos.

MANUTENO Elaborar um croquis (desenho) com as dimenses bsicas e disposio dos mveis, dispositivos e equipamentos. Elaborar um procedimento que oriente as alteraes que se fizerem necessrias no futuro. Quesito Mobilirio PREPARAO Identificar cada item do mobilirio, relacionando-os. Incluir na relao o nmero do patrimnio, se houver. Avaliar a real necessidade de t-los. Mantenha apenas o necessrio e justificvel no local de trabalho. Admita adaptaes criativas mas no permita improvisaes perigosas.

IMPLANTAO Colocar os excessos disposio de outras pessoas. Promover a venda ou sucateamento do inservvel. Providenciar a reposio daquilo que estiver faltando. Para repor ou adicionar mobilirio, aproveite o descarte das outras reas e pessoas, em primeiro lugar.

MANUTENO Elaborar um procedimento que oriente a incluso/excluso futura de qualquer mobilirio. Envolva todas as pessoas da equipe na elaborao do procedimento. Quesito Dispositivos PREPARAO Relacionar todos os dispositivos. Verificar a utilizao dos dispositivos, isto , porque existem, a freqncia de uso, quantas pessoas utilizam, etc.

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Evitar improvisaes que possam comprometer a segurana das pessoas.

IMPLANTAO Colocar o excesso disposio de outras reas. Promover a venda ou sucateamento do inservvel. Repor aquilo que estiver faltando. Ao repor ou adicionar dispositivos, aproveite o descarte de outras reas, em primeiro lugar. Estabelecer forma de controle do uso de dispositivos.

MANUTENO Elaborar procedimentos que orientem a incluso/excluso de dispositivos e a localizao deles no arranjo geral. Definir vida til, no caso de ferramentas de desgaste e estabelecer procedimentos de reposio. Elaborar procedimentos que orientem a incluso/excluso de dispositivos e a localizao deles no arranjo geral . Quesito Documentos PREPARAO Relacionar todos os documentos existentes e utilizados. Verificar a utilizao dos documentos, isto , porque existem, porque esto ali, qual a utilidade deles, a freqncia de uso, quantas pessoas utilizam, etc. Evitar improvisaes que possam comprometer a segurana das pessoas.

IMPLANTAO Eliminar a multiplicidade de documentos. Descartar os papis desatualizados e que no sejam teis. Antes de descartar documentos verifique se no existe legislao especfica que determina a necessidade de mante-los em arquivo. Definir o destino de cada grupo de documentos( quadro de avisos, arquivo, estante, etc). Definir o perodo de permanncia de cada grupo de documentos no seu devido local e indicar quem ser o responsvel pela atualizao dos mesmos.

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MANUTENO Elaborar procedimentos para recebimento, expedio, guarda e descarte de documentos. Quesito Matria-Prima PREPARAO Relacionar a matria-prima existente e consumida na rea. Verificar a aplicao e consumo. Verificar se o uso compatvel com a necessidade (porque ter em estoque?).

IMPLANTAO Adequar os estoques s necessidades de consumo de cada item relacionado. Acompanhar os consumos e custos de estoques no sentido de reduzi-los gradativamente.

MANUTENO Definir quem, quando e como os itens de consumo sero repostos (Plano de Reposio). Estabelecer formas de controle de consumo para construir um histrico e ajustar nveis de consumo. Definir nvel mnimo e mximo de estoque para cada item de consumo

Implantao do Senso de Ordenao

Quesito dispositivos PREPARAO Padronizar os nomes dos dispositivos. Agrupar por tipo, natureza, funo ou aplicao. Discutir amplamente com as pessoas envolvidas a melhor maneira de ordenar, os locais de guarda e a melhor forma de acondicionamento.

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IMPLANTAO Colocar em prtica a forma de ordenao definida, incluindo a guarda e acondicionamento. Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Ordenar por tamando e em ordem seqencial. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto. Quesito matria-prima PREPARAO Agrupar os itens por tipo (fios eltricos, parafusos, material de limpeza) e separar por tamanho, finalidade, aplicao, caractersticas, etc. Definir uma nica forma para dispor materiais: por tamanho, necessidade, caracterstica, facilidade, etc.

IMPLANTAO Identificar os locais de guarda e os tipos de materiais. Dispor os itens de acordo com a forma de agrupamento e disposio definidos. Os materiais que requerem cuidados especiais devem obedecer as recomendaes de guarda dos fabricantes e, se for o caso da legislao ou normas vigentes. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto. Adotar "mecanismos prova de bobeira" para garantir a guarda correta de materiais.

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Quesito documentos PREPARAO Uniformizar a nomenclatura dos documentos. Definir a forma de agrupar (por assunto, origem procedncia, finalidade, contedo, etc.). Estratificar o agrupamento de tal forma a facilitar a localizao e guarda.

IMPLANTAO Colocar em prtica a forma de agrupamento e estratificao definidos. Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Observar as caractersticas dos documentos e locais de guarda, isto , livros devem ficar em prateleiras, papis em pastas, pastas em arquivos, etc. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto. Adotar "mecanismos prova de bobeira" para garantir a guarda correta de documentos.

Implantao do Senso de Limpeza

Quesito espao, mobilirio e dispositivos PREPARAO Identificar as formas de sujeira. Planejar aes para eliminar os efeitos (limpar). Identificar as causas e fontes de sujeira. Planejar aes para eliminar as fontes e as causas identificadas.

IMPLANTAO

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Implantar as aes de bloqueio definidas no Plano de ao e verificar a sua efetividade.

MANUTENO Criar procedimentos envolvendo as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na remoo das causas de sujeira. Preparar as pessoas para seguir os procedimentos.

Implantao do Senso de Asseio

Abordagem Na conceituao do Senso de Asseio, optamos por focalizar a melhoria do ambiente de trabalho abordando a higiene industrial. Para a identificao dos riscos, agentes e seus possveis efeitos s pessoas, tomamos por referncia o Mapa de Riscos, realizado conforme roteiro estabelecido no Anexo IV da NR15 e Portaria 5 do DNSST (atual SSST - Secretaria de Segurana e Sade do trabalhador) do Ministrio do Trabalho. Como base do Senso de Asseio buscamos conceituao na metodologia do PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais, estabelecido pela NR9, que se identifica com as diretrizes gerais para implantao de um Programa de Higiene Industrial. Esse Senso abrange os quesitos espao, mobilirio, dispositivos, documentos e matria prima. Quesito espao, mobilirio, dispositivos, documentos e matria prima PREPARAO Identificar fatores de risco no ambiente de trabalho. Identificar as fontes e possveis efeitos nocivos s pessoas. Identificar os cargos expostos a cada risco. Identificar o nmero de pessoas expostas e o tempo mdio de exposio para cada risco. Medir os valores dos fatores de risco. Identificar necessidade de EPI/EPC. Identificar as causas e elaborar um Plano de Ao para bloqueio de causas, eliminao das fontes de risco ou atenuao dos seus efeitos.

IMPLANTAO Adotar medidas para atenuar os efeitos ou eliminar os riscos.

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Elaborar procedimentos para ao em emergncias. Medir os riscos aps ao de bloqueio e avaliar melhoria. Atualizar o Mapeamento de Risco da rea de trabalho.

MANUTENO Certifique-se que os procedimentos sejam do conhecimento de todos. Simule situaes de emergncia periodicamente, como forma de treinamento. Institua um sistema de verificao peridica do cumprimento dos padres.

Implantao do Senso de Auto-disciplina

Abordagem A prtica deste senso pode ser constatada observando e avaliando a rotina estabelecida na implantao dos 4 outros sensos. Portanto, a Implantao do Senso de Autodisciplina consiste na avaliao sistemtica, feita pela prpria equipe, abrangendo os 4 sensos j implantados. A prtica deste senso assume um papel alavancador da melhoria continua e contribui para consolidar os conceitos aprendidos e praticados at ento, relativos aos Sensos de Utilizao, Ordenao, Limpeza e Asseio. PREPARAO

Criar uma folha de verificao de no- conformidades, baseada nos 4 primeiros sensos. Estabelecer uma freqncia de avaliao das reas a serem submetidas ao quinto Senso. Definir um calendrio de Avaliao. Definir um critrio para a formao dos grupos de avaliao.

IMPLANTAO

Seguir criteriosamente o programa de avaliao. Utilizar o PDCA para resolver os problemas identificados. Utilizar um grfico de controle para acompanhamento. Utilizar o relatrio de no-conformidades observadas para alavancar melhorias.

MANUTENO

Alterar os padres e os procedimentos to logo tenha sido identificada a causa fundamental dos problemas. Divulgar amplamente os novos padres.

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Promover o treinamento das pessoas envolvidas na utilizao dos padres modificados e atualizados.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CAMPOS, V.F. -TQC - Gerncia da Qualidade Total (Estratgia para Aumentar a Competitividade da Empresa Brasileira, Fundao Christiano Ottoni- Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG, 1989. CAMPOS, V.F. -TQC - Controle da Qualidade Total (no Estilo Japons), Fundao Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG, 1992. CAMPOS, V.F. -TQC - Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia-a-dia, Fundao Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG , 1994. DAVIS, K. - Comportamento Humano no Trabalho, Biblioteca Pioneira de Administrao e negcios, So Paulo, 1992. HERSEY, P & Blanchard K. - Psicologia para Administradores : A Teoria e as Tcnicas da Liderana Situacional, Editora Pedaggica e Universitria LTDA, So Paulo, 1986. KONDO, I. - Human Motivation, A Key Factor for Management, Japanese Standards Association, Japo, 1989. LAPA, R.P, Atividades de 5S no Japo, artigo publicado pela Associao Central das Industrias Japonesas, Japo, 1993. MIYAUCHI, I., JUSE ( Japanese Union of Scientists and Engineers), Notas de Palestra promovida pela Fundao Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, traduzidas por Bertozzi, M., Junho, 1990. MIYAUCHI, I., JUSE ( Japanese Union of Scientists and Engineers), Notas de Palestra promovida pela Fundao Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, traduzidas por Lapa, R.P. , Maio, 1992. MRN - Manual de Certificao 5 S , Reviso:Abril, 1994. MRN - Apostila de Treinamento nos 3 S , Novembro, 1996. RIBEIRO, H. - 5S : Um Roteiro para uma Implantao bem Sucedida, Casa da Qualidade Editora, Salvador,BA, 1994. SILVA, J.M. da Silva, 5 S - O Ambiente da Qualidade, Fundao Christiano Ottoni. Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, Brasil, 1992.

20 AO RESPONSVEL DA ORGANIZAO DO EVENTO DA QUALIDADE. ASS.: QUALIDADE TOTAL

Em primeiro lugar gostaria de esclarecer que no houve tempo suficiente para nenhum estudo ou encontro com intuito de dialogar com os companheiros das varas no sentido de trocar informaes, mais especificamente com os diretores de secretaria e supervisores, pois, sou oficial de justia e no tenho contato direto com as rotinas processuais, porm, gostaria de tentar enviar este trabalho feito em menos de 12 horas, pois Londrina a segunda maior cidade do Paran e conta no momento com 7 (sete) Varas, que precisam urgentemente de ajuda no sentido de aplicar a qualidade total e de padronizao, no podendo ficar de fora neste evento to importante. Alis, gostaria de solicitar que no prximo evento os convites para a participao tivessem maior tempo para preparao e contatos com os setores interessados. A ttulo de sugesto, reunies semanais entre os diretores de secretaria seriam bem vindas para trocas de idias e informaes no que tange as melhorias dos trabalhos elaborados, na tentativa de padronizar o que fizer sucesso, inclusive bolar prmios para as varas de melhor desempenho. No estou falando de presente ou dinheiro, mas um tipo de nota traria orgulho aos participantes vencedores e seria uma competio saudvel onde o resultado seriam recebidos por nossos difceis clientes (as partes). A criao da equipe de servidores que realmente vestirem a camisa da Justia Federal, no sentido de melhorar seu setor de trabalho, com cada servidor fazendo sua parte, melhorando o ambiente de trabalho, agilizando as rotinas processuais, o resultado ser encontrar qualidade de vida e de realizao naquilo que nosso cliente espera encontrar: rapidez processual, simpatia constante do servidor, que faz o atendimento. Temos que dar um basta aos comentrios que denigre a imagem da Justia Federal, como morosa, incompetente e principalmente injusta e que seus funcionrios so mal humorados, ausentes, corruptos e no trabalham direito. Infelizmente, o povo costuma generalizar e gravar na mente estes tipos atitude negativas. Aqui em Londrina, foi implantada a coleta seletiva, com distribuio quinzenal dos lixos reciclveis como papis e jornais s entidades assistenciais. O descarte foi feito anteriormente no incio do projeto. As secretarias procuraram fazer com que o espao fsico fosse melhor aproveitado, mas sem acompanhamento de pessoa especializada. A pouco tempo tivemos incio ao programa de ginstica laboral, que foi muito bem recebida pelos servidores. Temos ainda muito o que fazer, pois no temos o cliente comum, que so as partes, quando h vitria de uma a derrota da outra. Por essa razo, a meu ver, a implantao de critrios quanto pessoa especializada em atendimento ao pblico, fundamental para que as partes recebam com naturalidade o resultado de seu processo, seja ele qual for.

21 O desenvolvimento de rotinas padronizadas nos processos de acordo com resultado do concurso acima citado, pode trazer a desejvel qualidade total para este nosso tipo de Empresa. No aguardo de resultado afirmativo de minha presena, neste evento to importante, subscrevo-me,

Atenciosamente.

Londrina, 03 de outubro de 2.003.

Glucio Luiz da Silva