Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Manual Prático Excel - 2007 PDF
Manual Prático Excel - 2007 PDF
2|Pgina
INDICE
APRESENTAO ............................................................................................................................... 6 AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................ 7 A folha de clculo ......................................................................................................................... 7 O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................. 8 Os frisos do Excel .......................................................................................................................... 9 - Separador Base....................................................................................................................... 9 - Separador Inserir .................................................................................................................... 9 - Separador Esquema de Pgina ............................................................................................. 10 - Separador Frmulas ............................................................................................................. 10 - Separador Dados .................................................................................................................. 10 - Separador Rever ................................................................................................................... 10 - Separador Ver....................................................................................................................... 10 - Separador Programador ....................................................................................................... 11 Usar as funcionalidades do friso................................................................................................. 11 O BOTO DO OFFICE ...................................................................................................................... 12 Comando Novo ........................................................................................................................... 13 Comando Abrir ........................................................................................................................... 13 Comando Guardar ...................................................................................................................... 13 Comando Guardar Como ............................................................................................................ 14 Comando Imprimir ..................................................................................................................... 14 Comando Preparar ..................................................................................................................... 15 Comando Enviar ......................................................................................................................... 15 Comando Publicar ...................................................................................................................... 16 Comando Fechar......................................................................................................................... 16 Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ................................................................................... 17 Barras de ferramentas flutuantes .............................................................................................. 17 OUTROS COMANDOS E OPES ................................................................................................... 18 Ajuda........................................................................................................................................... 18 Comando Zoom .......................................................................................................................... 19 Barra de Estado .......................................................................................................................... 20 PERSONALIZAO DO EXCEL ......................................................................................................... 20 Opes do Excel - Popular .......................................................................................................... 21 Pgina |3
Opes do Excel - Frmulas ....................................................................................................... 22 Opes do Excel - Guardar ......................................................................................................... 22 Opes do Excel - Personalizar .................................................................................................. 23 OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO ....................................................................................... 24 Criar um documento novo ......................................................................................................... 24 Abrir um documento preexistente ............................................................................................ 26 Abrir mltiplos documentos ...................................................................................................... 27 Guardar um documento ............................................................................................................ 28 Fechar o documento .................................................................................................................. 29 Visualizao de documento ....................................................................................................... 29 CONCEITOS BSICOS ..................................................................................................................... 31 Trabalhar com folhas ................................................................................................................. 31 - Alterar o nome ..................................................................................................................... 31 - Inserir folha .......................................................................................................................... 32 - Mover ou Copiar .................................................................................................................. 33 Colunas, linhas e clulas ............................................................................................................ 34 Movimentao com o rato ........................................................................................................ 35 Seleccionar, cortar, copiar e colar ............................................................................................. 37 Inserir e apagar linhas e colunas ................................................................................................ 39 INTRODUO DE DADOS .............................................................................................................. 41 Tipos de dados ........................................................................................................................... 41 - Numricos ............................................................................................................................ 41 - Texto .................................................................................................................................... 41 - Datas e horas ....................................................................................................................... 41 - Frmulas .............................................................................................................................. 41 Introduo de dados .................................................................................................................. 41 Introduo de dados num conjunto de clulas ......................................................................... 42 Introduo de sries de dados dados repetidos ..................................................................... 43 Introduo de sries de dados sequncias numricas ........................................................... 44 Introduo de sries de dados sequncias de datas .............................................................. 45 Edio de dados numa clula..................................................................................................... 46 Formatao de clulas Dimenses.......................................................................................... 47 Formatao de clulas Cores e Limites ................................................................................... 49
4|Pgina
Formatao de clulas Dados .................................................................................................. 50 CLCULOS ....................................................................................................................................... 53 Fazer contas ................................................................................................................................ 53 Frmulas com operadores bsicos ............................................................................................. 53 Frmulas com funes ............................................................................................................... 54 Funes mais usadas .................................................................................................................. 58 Mdia.......................................................................................................................................... 58 Mediana (Med) ........................................................................................................................... 58 Moda .......................................................................................................................................... 59 Contar, Contar.Val e Contar.Vazio.............................................................................................. 59 Mximo e Mnimo ...................................................................................................................... 60 Correco de erros ..................................................................................................................... 60 O EXCEL COMO BASE DE DADOS ................................................................................................... 61 GRFICOS ....................................................................................................................................... 63 Grficos de Barras ...................................................................................................................... 63 Grficos Circulares ...................................................................................................................... 64 Copiar um grfico ....................................................................................................................... 65 IMPRESSO .................................................................................................................................... 67 Imprimir ...................................................................................................................................... 67 Impresso rpida ........................................................................................................................ 68 Pr-visualizar .............................................................................................................................. 68 Definir rea de impresso .......................................................................................................... 69 NOTAS ............................................................................................................................................ 71
Pgina |5
APRESENTAO
O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007, que sucede ao Office 2003. Relativamente verso anterior (Excel 203), o novo programa introduz inmeras alteraes, a maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao. O produto mais fcil de usar, atravs de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus por um friso (ribbon, em ingls) que agrupa os comandos principais que so necessrios de acordo com o que estejamos a fazer na altura. Contudo, se esta nova interface mais fcil de usar, sobretudo para quem no conhece o Excel, ela requer alguma habituao para os utilizadores que j estavam familiarizados com as verses anteriores. Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migrao dos utilizadores de verses anteriores do Office e neste caso concreto, do Excel para a verso 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma. Face ao manual da verso anterior do programa, so ainda abordadas novas facetas do Excel, como o caso da criao de listas de contactos ordenveis. Alm disso, dedicada especial ateno criao de vrios tipos de grficos, bem como a diferentes aspectos da impresso que, dadas as caractersticas especficas das folhas de clculo, requer algum cuidado.
6|Pgina
A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de 6300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.
Pgina |7
2 7 8 19 6
10
17
18
11
14
16
12
13
15
1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Barra de frmulas 8. Caixa de nome 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocao vertical
Separadores de folhas Boto de macros Modo de visualizao normal Modo de esquema de pgina Pr-visualizao de quebras de pginas Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel Pgina anterior Pgina seguinte Comando de diviso do documento
8|Pgina
Os frisos do Excel
Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo. Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.
- Separador Base
Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.
- Separador Inserir
Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.
Pgina |9
Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.
- Separador Frmulas
- Separador Dados
H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente descurada.
- Separador Rever
Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.
- Separador Ver
O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento.
10 | P g i n a
- Separador Programador
Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.
Se passar o cursor do rato por essa rea (sem clicar), surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer ser caso clique. Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgir o dilogo (semelhante ao do Excel 2003) que lhe permite formatar o tipo de letra.
P g i n a | 11
O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office. neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto, mas em clicar.
As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.
12 | P g i n a
Comando Novo
Comando Abrir
Comando Guardar
P g i n a | 13
Pode tambm escolher logo uma das opes do lado direito, que so as mais usadas.
Comando Imprimir
O comando Imprimir pode ser usado directamente ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que far surgir o dilogo standard de impresso o formato varia ligeiramente consoante a sua impressora.
Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.
14 | P g i n a
Comando Preparar
O comando Preparar rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e possibilidades de proteco, entre outras.
Comando Enviar
O comando Enviar destinase a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio electrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.
P g i n a | 15
Comando Publicar
Este comando especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa.
Comando Fechar
O comando Fechar mantm o Excel aberto, mas fecha o documento activo.
16 | P g i n a
Se alm disso, clicar na palavra com o boto direito do rato, surgir um segundo menu flutuante, com opes adicionais em contexto.
P g i n a | 17
Ajuda
Clique no boto de ajuda no canto superior direito da janela do Excel (ou na tecla F1) para activar a ajuda.
O sistema de ajuda surge atravs de uma caixa de dilogo. Esta caixa surge por cima do documento (em primeiro plano) que est a escrever mas, logo que clique numa rea qualquer do documento, ficar em segundo plano, por baixo da janela do Excel. Se quiser que fique sempre visvel, clique no cone do alfinete verde.
Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de ajuda que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site da Microsoft. Se no quiser que o programa aceda Internet para este efeito, dever clicar no canto inferior direito do dilogo e configurar a opo pretendida.
18 | P g i n a
O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto. Algumas caixas de dilogo, como esta, tm mesmo uma hiperligao para ajuda especfica da uno escolhida (SOMA, neste caso).
Caso clique simplesmente em F1 quando est a realizar uma funo qualquer ou quando tem uma caixa de dilogo aberta, o texto exibido ser relacionado com o que est a fazer no momento mas poder ser menos especfico do que quando existe uma hiperligao como no exemplo anterior (surgir a ajuda relativa a Inserir funo, neste caso).
Comando Zoom
O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.
P g i n a | 19
Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.
No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.
Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.
PERSONALIZAO DO EXCEL
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes. 1. Clique no Boto do Office 2. Escolha Opes do Excel.
20 | P g i n a
O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personalizao mais usadas. Algumas das opes teis neste grupo incluem a possibilidade de activar o separador Programador do friso do Excel.
Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.
P g i n a | 21
Para aceder s opes deste grupo, escolha Frmulas do lado esquerdo do dilogo
22 | P g i n a
Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar.
P g i n a | 23
No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas de clculo. A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3. Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um o no, clique no boto do Office e escolha Novo.
24 | P g i n a
Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar.
A predefinio um documento em branco, mas pode escolher de entre dezenas de modelos alguns fora instalados juntamente com o Excel.
P g i n a | 25
Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes. Escolha o que pretende e clique com o boto esquerdo do rato. Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard.
Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone que o representa.
26 | P g i n a
Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o documento pretendido da lista de documentos abertos. Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo. Para isso clique em Dispor Todas.
Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que lhe permite decidir como pretende visualizar os diferentes documentos. Escolha a opo pretendida e clique em OK.
P g i n a | 27
Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais tarde. Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G. O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a opo Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.
Escolha a localizao. Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato predefinido .xlsx). Para finalizar, clique em OK.
28 | P g i n a
Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e seleccionar Fechar. Caso no tenha realizado uma operao de Guardar, depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.
Visualizao de documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o formato de uma pgina A4. Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os imprimir, como veremos mais adiante. Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver. Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como para reduzir um grande conjunto de clulas. Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato, sem o soltar, at ao ponto pretendido. Assim: As clulas seleccionadas ficam de uma tonalidade diferente. Depois de largar o boto esquerdo rato, pode aplicar qualquer operao de formatao, ou neste caso em especial de Zoom.
P g i n a | 29
O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do Excel.
Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas, de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de trabalho.
30 | P g i n a
Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3. Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.
- Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente perceptvel o seu contedo. Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher a opo Mudar o nome.
P g i n a | 31
- Inserir folha
Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir
- Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente. Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida.
Se pretende copiar em vez de mover, basta seleccionar a opo Criar uma cpia.
Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever seleccionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo (novo livro).
P g i n a | 33
A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula. Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar directamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter)
Por exemplo, a clula fruto da intercepo da coluna B com a linha 3 ser chamada B3.
34 | P g i n a
P g i n a | 35
O rato pode tambm ser usado para se deslocar dentro do documento usando a Barra de Deslocamento lateral direita. Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer deslocar o texto na janela do ecr de forma directamente proporcional ao seu movimento.
Pode clicar tambm no espao imediatamente acima ou abaixo do marcador de posio, para deslocar o texto para cima ou para baixo uma pgina de cada vez.
Pode escolher o avano directo para outras posies se clicar no marcador com o boto direito do rato e escolher uma das opes.
Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula. Note como ao introduzir dados numa clula, eles surgem tambm na Caixa de frmulas (uma rea situada entre o friso do Excel e as colunas.
36 | P g i n a
Ao seleccionar um conjunto de clulas, e depois de escolher a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a rea a copiar.
Para inserir os dados copiados, clique com o boto direito do rato, na clula de destino e escolha a opo Colar. Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exactamente o que pretendemos colar. Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima. Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que queremos colar.
38 | P g i n a
1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha seleccionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha seleccionada e todos os valores descem uma posio
2. Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir. O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.
P g i n a | 39
O mesmo processo vlido para as colunas: 1. Clique na letra correspondente coluna, seleccionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer esquerda da coluna seleccionada.
Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores prexistentes se tenham alterado.
Para apagar linhas ou colunas o processo semelhante, apenas ter de escolher a opo Eliminar.
40 | P g i n a
- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.
- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto.
- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.
- Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.
Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos. Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.
Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direccionais do seu teclado.
P g i n a | 41
Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleco deixa de estar activa) introduza os valores numricos pretendidos.
42 | P g i n a
Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz.
Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afectadas pela sua seleco ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido.
P g i n a | 43
Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflicta esses valores. Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em dois.
Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas numa sequncia de dois em dois.
44 | P g i n a
As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia. No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos: Houve uma variao do ms que foi obrigar a uma mudana de ano Aqui s houve uma variao do ano
P g i n a | 45
De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida.
Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se encontra, dever clicar duas vezes sobre a clula que quer alterar ou, em alternativa, pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a clula,
46 | P g i n a
Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. (1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ; (2) Clique e arraste at largura pretendida; (3) Largue o boto do rato
P g i n a | 47
O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.
Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos. Nas colunas: Nas Linhas:
A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do friso Base. A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato. Pode atribuir limites a grupos de clulas
ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos
P g i n a | 49
Aceda ao comando Formatar clulas a partir do menu de contexto com o boto direito do rato ou atravs do comando respectivo no friso Base.
50 | P g i n a
A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de definio do contedo. A predefinio do formato do contedo das clulas Geral algarismos se qualquer formatao numrica em especial. H vantagens em escolher a formatao Nmero, pois aqui temos a possibilidade de definir o nmero de casas decimais, a forma de apresentao de nmeros negativos e at a separao dos milhares, para facilitar a leitura. Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais (mximo de 30 casas decimais). Utilizar o separador de milhares (.) Interessantes, so tambm as opes Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para formatar os resultados com smbolos de determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer outra que pretenda. A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e virgulas decimais numa coluna.
P g i n a | 51
Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no friso Base do Excel.
Note como a clula C9 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separao de milhares.
Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.
52 | P g i n a
Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas seleccionadas (aqui apenas duas, a titulo de exemplo, apesar de ser lgico somar todas mas j l iremos). Depois de terminar a introduo da operao, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultado do clculo ser imediatamente exibido.
P g i n a | 53
tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas imediatamente acima.
Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!
Usa-se da seguinte forma: =SOMA() em que podemos colocar entre os parntesis clulas ou series de clulas.
54 | P g i n a
Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, seleccionar o friso Frmulas.
Seleccione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando Inserir Funo.
Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida. 1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que pretende realizar neste caso, adicionar 2. Clique em Ir 3. Surgir de imediato a lista de funes disponveis relativamente ao critrio de busca introduzido. 4. Escolha SOMA. 5. Clique em OK.
P g i n a | 55
Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos, nomeadamente o grupo de clulas que pretende somar.
O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8, mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4 tem o nmero que representa o ano. Neste caso basta editarmos o valor sugerido. Clique com o cursor do rato sobre a linha com os valores das clulas e altere para E5. Note que a sintaxe usada pelo Excel para indicar uma srie de clulas contnuas a separao de dois nomes de clulas (primeira e ltima) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a sintaxe =SOMA(E5:E8). Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escrever o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais caracteres.
56 | P g i n a
Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios. 1. Comece por seleccionar o friso Frmulas.
4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do grupo seleccionado. O mesmo boto Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma forma, outras funes mais usadas, designadamente Mdia, Contar, Mximo e Mnimo. Dica: Quando estiver mais vontade com estes procedimentos, poder digitar os valores directamente na clula. Este mtodo atravs do assistente sobretudo til ao procurarmos uma funo que no conhecemos ainda e no a sabemos usar.
P g i n a | 57
Mdia
Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes, pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exactamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nmero de clulas com valores).
Mediana (Med)
Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED. Tenha em ateno que esta funo poder no apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo MED calcula a mdia dos dois nmeros do meio.
58 | P g i n a
Moda
A moda o valor que ocorre ou que se repete com ais frequncia numa matriz ou intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODA. A funo MODA mede a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser diferentes.
P g i n a | 59
Mximo e Mnimo
A funo MXIMO (com acento no a) devolve o valor mais alto de um grupo de clulas seleccionado; a funo MNIMO (com acento no primeiro i) devolve o valor mais baixo de um grupo de clulas seleccionado.
Correco de erros
O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder estar incorrecto. Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano) A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo da clula. Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de controlo de erros. Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste caso no propriamente um erro, mas sim a advertncia para o facto de que a frmula omite clulas adjacentes, o que poder ter sido causado por uma distraco. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel no nos volte a chamar a ateno para este facto.
60 | P g i n a
No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos respectivos.
Em seguida escolha o friso Dados. As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao alfabtica.
P g i n a | 61
Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao. Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram correctamente alterados em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas correctas!). Note como no caso de tentar alterar a ordenao de apenas uma coluna, o Excel adverte para o facto e sugere expandir a seleco de forma ordenar todos os dados em funo da primeira coluna. Se de facto pretender apenas ordenar os dados da primeira coluna, escolha Continuar com a seleco actual. Caso contrrio, pode clicar em Expandir a seleco para que o Excel faa automaticamente aquilo que no fez por lapso. Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nmeros. Neste caso, a ordenao de A a Z significa, em termos numricos, uma ordenao crescente; de Z a A significa uma ordenao decrescente.
62 | P g i n a
GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu.
Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido. Comece por seleccionar o friso Inserir.
Depois, seleccione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido.
O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem.
P g i n a | 63
O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos, colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma cor diferente. Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos grficos.
Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico.
Aqui seleccionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e editlo vontade. Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.
Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.
Como todas os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atractivo.
Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite uslo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no grfico com o boto direito do rato e escolha a opo pretendida. Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia (clipboard) do Windows.
Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicao que possa importar ficheiros de imagens. Neste caso, copimos a imagem do grfico para um programa de edio de imagem
P g i n a | 65
Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto. Escolha a opo Mover Grfico a partir do menu de contexto que obtm clicando com o boto direito do rato sobre o grfico.
Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.
66 | P g i n a
IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.
Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office. Esta opo faz surgir um segundo dilogo, cujo aspecto depende do tipo de impressora que estiver a usar, e onde pode seleccionar quais as pginas a imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de impresso, a qualidade, etc.
P g i n a | 67
Impresso rpida
A funo de Impresso Rpida do Excel imprime directamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar mais nada. Evite usar esta opo, excepto para documentos simples.
Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso. Antes de clicar nesta opo, tenha a certeza que no deixou o grfico seleccionado, se assim foi, na pr-visualizao apenas ir ver o grfico e no todos os outros dados da mesma folha.
68 | P g i n a
este risco que indica a diviso da pgina e como que ela vai ser impressa. O que significa que esta folha vai ser impressa em duas pginas, ficando na segunda nada mais do que uma parte do grfico. Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.
P g i n a | 69
Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo na pgina. Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina. 1. Comece por seleccionar a rea a imprimir. 2. Clique no boto rea de Impresso e seleccione a opo Definir rea de impresso.
70 | P g i n a
NOTAS
P g i n a | 71
72 | P g i n a