Aula 01. Mayko Gomes - 2012

ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 01 Conceito de Arquivologia
ia Ol a todos os candidatos ao Senado! Tudo bem? Esto animados? Esto se preparando? Estamos iniciando agora o nosso curso para o cargo de Tcnico Legislativo, Especialidade Arquivologia! Primeiro gostaria de dizer que a escolha que fizeram certamente foi das melhores. Como dito na aula demonstrativa, este cargo ser o melhor par aqueles que desejam tornarem-se servidores do Senado Federal! Alm disso, eu garanto a vocs que, ao contrrio da crena popular, trabalhar com arquivo e documentos muito interessante! Para esta primeira aula, teremos o seguinte contedo, conforme colocado na aula demonstrativa: Arquivos: origem, histrico, funo, classificao e princpios; rgos de documentao; Ciclo Vital dos Documentos; Classificao dos documentos; Terminologia Arquivstica; Preservao de documentos.
So contedos simples, apenas conceituais. No estranhem se parecer muito fcil, ou pequeno, como alguns sero. Assuntos como a Histria dos Arquivos no costumam aparecer em provas, mesmo quando pedido em provas. E outros, como Classificao dos Documentos e dos Arquivos, so assuntos que requerem uma capacidade de memorizao e associao, mas mesmo assim, fceis tambm. Contudo, tenho a lamentar que a banca escolhida para o concurso, FGV, no costuma realizar provas com contedos para Arquivo. Houve apenas 4 ou 5 concursos realizados por ela em que foi exigido esta disciplina, e todos para nvel superior. Portanto nas aulas estaremos resolvendo e comentando questes de outras bancas, mas no mesmo padro do nosso concurso: de mltipla escolha. Bom, ento vamos comear agora!
Mayko Gomes Fevereiro/2012
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Arquivo: Origem, Histrico, Funo, Classificao e Princpios Origens e Histria consenso que os arquivos tm sua origem ligada inveno da escrita, cerca de seis milnios atrs. Quando os homens consolidaram os cdigos e os expandiram para utilizao na vida em sociedade, verificaram tambm a necessidade de preservar a informao que registravam.
Os arquivos mais antigos encontrados datam de quatro milnios atrs e pertenciam s antigas civilizaes do Vale no Nilo e da Mesopotmia. Nesses depsitos documentais eram encontradas
numerosas placas de argila, dispostas em estantes de madeira e em distintas salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenas judiciais, cartas, atos privados, etc. Esses documentos ficavam armazenados nos palcios, prximos aos dirigentes das sociedades. Esses arquivos j compunham uma complexa rede de informaes. So apelidados de arquivos de palcio ou arquivos de placas de argila. No mundo grego o arquivo mais antigo data de aproximadamente 460 a. C. Estava localizado tambm em templos, nas dependncias do Senado. Cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito ir ser transmitido ao mundo romano, onde ser conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. Surge o nome Mtron que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, atas do Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grcia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. Tambm importante destacar aqui que, na Grcia, antes do surgimento dos arquivos, existiam os mnemons, ou homens-memria. Estes homens eram treinados desde a adolescncia para desenvolver uma capacidade de memria muito grande, pois seriam testemunhas de acordos e tratados entre pessoas. Eles deviam lembrar-se de todas as palavras ditas entre as partes para resolver problemas futuros. A partir da Idade Mdia os arquivos passam a significar o espao destinado a preservar os documentos antigos como prova de atos passados, e por isso so tidos como santurios ou tesouros. Com a queda do Imprio Romano, passamos do Estado de Repblica para o Estado Propriedade de quem detm o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos era privbilgio da soberania. Assim desaparece tambm a noo de Arquivo Pblico. Os arquivos eram cuidados pela Igreja, que era detentora do Sabe e da Cultura. Mas mesmo assim, a partir do sculo XIV comearam a surgir vrios arquivos centrais pelo mundo, alm da utilizao de formas de registros de documentos, como os inventrios. Nesse contexto os arquivos voltam a ganhar o prestgio que tinham na Idade Antiga.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O Estado Moderno, Absolutista e Centralizador por natureza, contribuir para a concentrao dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepes de administrao e reformas institucionais. Essa centralizao trouxe a necessidade de elaborao de normas e ajustes metodolgicos, regulando os preceitos de rotina do Arquivista. Temos a volta da noo de Arquivos Pblicos em substituio Propriedade dos Arquivos, sendo aqueles os depositrios dos documentos do Estado e cuja conservao era de interesse pblico. O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administrao e a adquirir uma funo predominantemente juridico-politica. A partir da Revoluo Francesa, que gerou uma mudana na Histria da Europa, tambm houve uma mudana na noo e funcionalidade do arquvo. Com o advento do Estado de Direito nasce a Soberania Nacional, trazendo consigo os princpios de responsabilidade, de garantia, eficcia e justia da atuao da Administrao perante os cidados. Neste contexto, o arquivo entendido como a garantia dos Direitos do cidado, onde o Estado deixou de ter o privilgio dos rgos de poder e passou a ser Arquivo da Nao, aberto a todos os cidado. Na poca contepornea os arquivos passam a adquirir dupla dimenso, pois alm de garantir os direitos dos cidado tambm conservam e gerem a memria do passado da nao, tornando-se objeto da investigao histrica. A partir da vamos assistir consolidao do conceito e funo de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, fsica ou moral, ou por qualquer organismo pblico ou privado no exerccio da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas prprias necessidades ou transmitidos a instituies de Arquivos. Bom, esta a Histria resumida dos Arquivos. No geral no ocmum editais pedirem esta parte, pois cabe mais aos cargos de nvel superior. E mesmo quando pedem, dificilmente aparecem perguntas na prova! Eis que eu mesmo procurei algumas questes, mas no encontrei nenhuma. Mas deixo minha dica: caso queiram se aprofundar mais neste assunto, eu recomendo que consultem este material, do prof. Marcel Ferrante Silva (UFMG), disponvel no seguinte endereo eletrnico: http://www.uniportal.com.br/media/marcel/download_gallery/historia%20dos %20guardioes%20do%20arquivo.pdf. Este documento conta, com um pouco mais de detalhes, a Histria da Arquivologia, traando um paralelo com a Historia dos guardies dos arquivos (os chamados mnemons, mencionado na aula). Caso tenham alguma questo sobre este assunto, eu terei prazer em responder no frum. Sendo assim, vamos prosseguir com a aula.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Funo dos Arquivos Agora que j falamos da origem e da histria dos arquivos, vamos falar de sua funo. Tradicionalmente, os arquivos so vistos como depositrios de documentos ligados pesquisa histrica ou cultura. Contudo surgiu uma nova viso dos arquivos na atualidade: a de fonte de informaes oficiais e instrumento de apoio administrativo para os governos. Sendo assim, os arquivos na atualidade assumem um papel importante na dinmica dos sistemas de informao. Tendo o objetivo consagrado de servir de fonte informaes pesquisa histrica e a novo objetivo de subsidiar a administrao, podemos determinar um fator comum, e afirmar que a funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. Independente de motivo, do tempo e de quem necessita essa informao, o arquivo existe para preserv-la e torn-la disponvel. Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com e preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender as necessidades da instituio a que serve, pois as funes do arquivo so de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto quer dizer que suas atividades so internas e que tem por objetivo manter a organizao ou a instituio em perfeitas condies de funcionamento. Para que cumpra as sua funo, o arquivo realiza as seguintes atividades:
Ordenao: mediante o recolhimento, registro e classificao dos documentos;

servios;
Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos Conservao: no s mediante a utilizao de equipamento adequado (armrios,
ficheiros, etc.), como tambm, proporcionando condies ambientais ideais de forma a no se danificarem os suportes (sob a ao da umidade, calor e frio, incidncia dos raios solares, saturao do ar e propagao de pragas). Como o suporte das atividades administrativas tem sempre um carter documental, a organizao e funcionamento do arquivo muito importante, especialmente para aqueles servios cujo trabalho normal requer o exame e consulta de antecedentes. Para compreender a importncia do arquivo necessrio superar a idia de simples depsito ou coleo de documentos, e passar a v-los como um servio altamente
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES especializado, atualizado e dinmico, inserido num sistema de informao, sempre o servindo e o complementando. Portanto, para resumir, o arquivo tem a funo primordial de atender s necessidades do usurio, que a razo de sua existncia. Este usurio tanto pode ser interno (instituio a que serve, funcionrios, colaboradores) ou externo (pesquisadores, estudantes e a sociedade em geral). Para que cumpra sua funo, o arquivo realiza atividades de organizao e preservao dos documentos.
Classificao dos Arquivos Os arquivos podem ser classificados em vrios aspectos, Vamos a eles: Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidade mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados. Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos. Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado. Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico. Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias.
Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.
Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao quanto natureza dos documentos: quanto natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados. Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos so agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rgido, etc) e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes so feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local especfico para guardar CDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
Exemplo de arquivo especial: todos os documentos esto em fitas de vdeo (suporte).
Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos, so aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituio trata de muitos assuntos, em diferentes reas do Exemplo de arquivo especializado. conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos rea de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade. Para facilitar a compreenso, basta fazer a seguinte associao: Especiais => Suporte / Especializados => Assunto Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao. Encontram-se principalmente em empresas, rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
Escritrio: exemplo de arquivo setorial.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio medico, etc.
Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituio.
importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. Classificao quanto aos estgios de sua evoluo: os arquivos podem ser correntes, intermedirios ou permanentes. Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos que so constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas freqentes. Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Peo ateno especial de vocs para esta classificao, pois ela nortear todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foram consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Em provas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto importante que vocs fixem a idia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente. Os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades. Falaremos mais sobre
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esta classificao um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.
(BNDES/2010 Cesgranrio) Um arquivista inicia um trabalho no arquivo de um banco, identificando e classificando os documentos. Observa que j existe uma prvia separao de acervos. Essa separao a partir da natureza das entidades mantenedoras. Assim, esse arquivo sugere a seguinte diviso: a) corrente, intermedirio e permanente. b) geral, setorial e central. c) pblico, institucional e comercial. d) especial, especializado e sistemtico. e) principal, secundrio e definitivo. Resoluo Muito fcil de resolver depois da explicao. Esta questo foi aplicada para o concurso do BNDES, especificamente para o cargo de Arquivista, que exigem nvel superior. Segundo o exposto, a classificao de acordo com a entidade mantenedora pode ser pblico ou privado. Como os itens apresentam outros elementos, deduzimos que a questo pede a classificao atribuda pela autora Leite Paes, que podem ser: pblico, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Assim sendo, a alternativa correta a de letra C. Percebam que este assunto no apresenta maiores dificuldades, bastando apenas um pouco de raciocnio e boa memria. (BNDES/2010 Cesgranrio) O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas e que, por essa razo, merecem tratamento especial, no apenas quanto ao armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Essa uma classificao que diz respeito a) ao gnero. b) aos estgios da sua evoluo. c) natureza dos documentos. d) natureza do assunto. e) extenso de sua atrao. Resoluo Mais uma questo do concurso para arquivista do BNDES. Agora tratando da classificao em especial e especializado. Vimos que essas so duas classificaes que podem ser atribudas aos documentos de acordo com a natureza dos documentos que guarda. Assim, a alternativa correta a de letra C.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (DPU/2010 Cespe/unB) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) pblico. Resoluo Agora uma questo do Cespe tratando do mesmo assunto. Tambm esta questo foi extrada de uma prova para o cargo de arquivista. J podemos deduzir com certeza, pelas explicaes da aula, que a alternativa correta a de letra E, pois todos os documentos produzidos por instituies de carter pblico tambm so documentos pblicos. A questo ainda exige um conhecimento de legislao, mas vamos comentar sobre as normas arquivsticas em nossa ltima aula. Princpios
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo XIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles: Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico. Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu produtor. Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma atividade especfica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas.
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Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm derivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro. Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo deste princpio, no o aplicamos em documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares. Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. Princpio da Pertinncia: a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-11/2012 FCC) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da a) integridade. b) inalienabilidade. c) provenincia. d) autonomia. e) reintegrao. Resoluo Sobre princpios, as bancas gostam muito de apresentar o conceito e pedir ao candidato que determine qual o correto. Neste caso temos a afirmao de que os conjuntos documentais, ou fundos, devem manter-se ntegros, sem misturar-se aos de outras instituies. Vimos que essa ideia defendida pelo princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica, sendo a alternativa de letra A a correta. (CVM/2010 Esaf) O princpio da ordem original pode ser definido como: a) princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. b) princpio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. c) princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. d) princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. e) princpio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi acumulado. Resoluo A questo de outra banca, em outro ano e concurso, mas a ideia mantida: pedir ao candidato que associe a definio ao princpio correto. Agora invertendo a forma, apresenta o princpio e pede que seja dado a definio correta. Na alternativa A temos a definio do princpio da Pertinncia (lembrem-se: no mais utilizado, mas pode aparecer em prova!). Na alternativa de letra B temos a definio do princpio da Provenincia. Na alternativa C no temos a definio de nenhum princpio conhe cido. Na alternativa D temos a definio do princpio da organicidade, ou ordem original, sendo esta a correta. Neste caso o arranjo entendido como a classificao dada aos documentos do arquivo, que, j vimos, devem refletir fielmente a estrutura, a identidade e as atividades do produtor. Para finalizar, na alternativa E temos a definio do princpio da Territorialidade.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (CVM/2010 Esaf) O princpio que gera, com sua aplicao, o fundo de arquivo o da: a) Unicidade. b) Provenincia. c) Autenticidade. d) Organicidade. e) Interdependncia. Resoluo Esta parece ser um pouco mais difcil, mas vamos resolver usando deduo. Vimos que o fundo o conjunto de documentos que pertence a um nico produtor. Se esse conjunto de documentos pertence somente a um produtor, no deve ser misturado ao fundo de outro produtor, pois lhe seria tirado o carter nico. O princpio que defende esta ideia o da provenincia, conforme vimos na aula. Portanto a alternativa correta a de letra B.
rgos de documentao
Vamos passar agora a outro tpico pedido no edital: os rgos de documentao. As provas costumam pedir muito as diferenas e caractersticas de cada um, especialmente comparando o arquivo com a biblioteca. Portanto peo que tenham ateno especial com esses dois. Passemos a eles. Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais e administrativas. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou em limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia (que j estudamos), tm como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (estudaremos mais adiante, na classificao dos documentos). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas; portanto seus documentos so COLECIONADOS. Esses documentos existem em vrios exemplares, e so unidos pelo seu contedo, e em sua maior parte, so impressos. Os documentos de biblioteca so dirigidos a
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diversos pblicos, formados por pesquisadores, estudantes e cidados comuns. Sua funo instruir e educar. Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar. Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como tridimensionais. Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, vocs podero facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes. Vamos a mais algumas questes: (TRE-SE/2007 FCC) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. Resoluo Percebam que as bancas, ao solicitar dos candidatos que conheam os rgos de documentao, vo pedir exatamente a diferena entre eles. Mais especificamente, as diferenas entre arquivo e os demais rgos, especialmente a biblioteca. Vamos analisar todas as alternativas. A alternativa A afirma que os arquivos renem documentos desprovidos de autonomia, o que correto. Vimos que os documentos de arquivo s tm sentido quando reunido em seu conjunto. Em contrapartida, as bibliotecas sim renem documentos autnomos, pois os livros no possuem relao direta, ou mesmo indireta entre si. Portanto, a alternativa est correta.
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A alternativa B afirma que os documentos no dispem de documentos iconogrficos. Veremos mais adiante que esta uma das classificaes dos documentos, presentes tanto em bibliotecas quanto em museus. Portanto a alternativa est incorreta. A alternativa C afirma que os documentos de arquivo somente so textuais. Mas veremos mais adiante nesta aula que qualquer documento pode ser de arquivo, desde que atenda aos requisitos para tal. Assim, um filme, um arquivo de som, um mapa, uma foto ou um desenho pode ser considerado de arquivo. Portanto a alternativa est incorreta. A alternativa D afirma que os arquivos tm funo de lazer e entretenimento. Na aula vimos que os arquivos tm a funo de provar, informar e testemunhar. Portanto, a alternativa est incorreta. A alternativa E afirma que os arquivos organizam seus documentos a partir de palavras-chave. Vimos que os arquivos so organizados sempre em funo das atividades de seu produtor, pois deve refleti-las. Portanto, a alternativa est incorreta.
(CVM/2010 Esaf) O rgo de documentao que tem como tipo de suporte os materiais audiovisuais ou virtual, a coleo como tipo de conjunto, a atividade humana como produtora de seus objetos e o objetivo de informar : a) a biblioteca. b) o arquivo. c) a base de dados. d) o museu. e) o centro de documentao.
Resoluo
A questo pede as caractersticas dos rgos de documentao, conforme dito na aula. A princpio pode apresentar alguma dificuldade, mas lembrando-se do macete dado dito aqui ficar muito fcil. Nos termos destacados na explicao temos ACUMULADO para designar documentos de arquivo, e COLECIONADOS para designar documentos de biblioteca. A questo d uma pista, informando que o conjunto do rgo a que ela se refere do tipo coleo. Portanto a alternativa correta a de letra A. Tambm poderamos deduzir por outras formas, como o objetivo (informar), a produtora do documento (conhecimento), etc. Viram que no difcil, bastando que conheam as caractersticas e diferenas entre os rgos de documentao, especialmente o arquivo e a biblioteca. Quando se tratar de museu ou centro de documentao, a questo vai pedir somente a caracterstica, sendo difcil pedir uma comparao destes com o arquivo.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ciclo Vital dos Documentos
Chegamos agora em um momento importante do curso. Antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria das Trs Idades e seu funcionamento. uma parte to importante que no s um princpio como tambm uma classificao dos arquivos. De fato, essa teoria to importante que considerada um grande marco na histria da disciplina Arquivstica. A partir de agora vocs devem considerar o funcionamento de todo arquivo segundo os preceitos dessa teoria. Como vimos na aula anteriormente, os arquivos podem ser classificados quanto aos estgios de sua evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades, ou tambm Ciclo Vital dos Documentos. Essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. importante saber que todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se no fosse assim, no teriam razo para existir. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, o perder; Mas ao contrrio, nem todos os documentos possuem o valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos freqentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, aquele que guarda documentos no utilizados freqentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente. Vamos ilustrar por um grfico:
Notem que uma vez que o documento permanente, ele no pode ser descartado.
recolhido
ao
arquivo
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo ou fase se refere. Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber. Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, eu gosto de tomar sempre como exemplo a anlise de dois documentos simples. O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais. O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: requisitar transporte para o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado. Voltando s fases do arquivo, vamos definir e falar sobre cada uma delas: A fase corrente onde os documentos respondem aos objetivos de sua criao e so indispensveis manuteno das atividades quotidiana de uma administrao (Rosseau e Couture, 1998, p.114). Caracterizado pela alta frequncia de uso, buscado pelo seu valor primrio ou administrativo, e deve ser mantido prximo ao utilizador com fcil acessibilidade. O arquivo corrente base e o incio do ciclo de vida documental, pois se trata da elaborao dos documentos. As idades seguintes sofrero influncia direta de sua administrao. Nele so desenvolvidas diversas atividades, tais como
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES protocolo (que estudaremos em nossa prxima aula), classificao, atendimento ao usurio e avaliao, auxiliando na tomada de decises e desempenhando uma funo social da maior relevncia: a de humanizar o atendimento aos cidados, solucionando com rapidez e fidedignidade questes decorrentes de suas obrigaes e direitos (Paes, Marilena Leite, 1987, p.18). Mas para que o arquivo corrente possa auxiliar as idades seguintes e cumprir suas atividades necessrio o desenvolvimento de um plano de gesto que trate o documento desde o seu nascimento, evitando a perda de tempo na procura de documentos e a passagem dos que poderiam ter sido eliminados logo na fase inicial, por exemplo, diminuindo o espao e as equipes utilizadas na sua manuteno, racionalizando a informao e evitando gastos desnecessrios. Esta, de acordo com Marilena Leite Paes (1987, p.19) uma tarefa complexa, que deve ser exercida por arquivistas - profissionais com formao especfica na rea - capazes de estabelecer polticas, escolher procedimentos, definir competncias e atribuies, delimitar tempo e espao. O arquivo intermedirio pode ser entendido como uma extenso do arquivo corrente. Seu principal objetivo desafogar o fluxo de documentos neste para facilitar o acesso e a localizao de documentos. Por isso deve ser mantido em local afastado do seu produtor. J vimos que os documentos guardados aqui so pouco utilizados, mas ainda devem aguardar o prazo de vigncia para sofrerem sua destinao. Essa destinao ser determinada pela Tabela de Temporalidade, que estudaremos em nossa prxima aula. O arquivo intermedirio realiza as mesmas atividades do arquivo corrente; seus documentos somente podem ser acessados pelos produtores ou por terceiros com autorizao deste. Tendo em vista que as fases no so obrigatrias, necessrio um estudo prvio sobre a real necessidade de implantao deste arquivo, pois se mal elaborado pode se tornar um verdadeiro elefante branco para a instituio. Em uma empresa pequena, como um supermercado, ele pode no ser necessrio, e sua implantao pode acarretar em desperdcio de recursos humanos, materiais e financeiros. O arquivo permanente pode ser entendido como o arquivo em sua funo social. Este guarda somente os documentos que possuem valor secundrio, conforme j estudamos. Nesta fase os documentos j no tem utilidade para a administrao, mas so importante fonte de informao para a pesquisa histrica ou para a manifestao cultural. Seria o arquivo funcionando como o guardio da memria e da identidade de uma instituio. As atividades realizadas so principalmente de conservao e preservao de documentos, elaborao de instrumentos de pesquisa, atendimento ao pblico em geral (sem restries, pois neste arquivo no h documentos sigilosos!) e atividades socioeducativas, como exposies, eventos de comemorao e visitas guiadas. Sua localizao deve ser prximas a centros de estudos e pesquisas, como universidades, escolas, bibliotecas e museus. Peo o cuidado de vocs para que, ao falar de fases de arquivo, saibam outros nomes que possam ser atribudos. Vou colocar agora uma lista de nomes que j apareceram em provas. Contudo, caso aparea um nome desconhecido, o melhor a fazer e associar definio de cada fase: corrente (uso frequente), intermedirio (baixa frequncia de uso) e permanente (conservados indefinidadmente). Segue a lista: Corrente 1 Idade Setorial
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Intermedirio 2 Idade Pr-arquivo
Permanente 3 Idade Histrico 17
ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Administrativo Ativo Vivo De movimento Em curso Ncleos de arquivo Records centers Semi-ativo Limbo Purgatrio Temporrio Transitrio De custdia Passivo Morto Esttico Definitivo Final
(TRE-MT/2010 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio justifica-se por questes econmicas. uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organizao. Com relao ao arquivo intermedirio, assinale a opo correta. a) Os documentos so mantidos nos arquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio. b) O acesso aos documentos aberto ao pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores. c) A descentralizao fsica dos arquivos intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documentos nessa fase do arquivo. d) O fato de ser uma fase transitria impede a aplicao da tabela de temporalidade nos arquivos intermedirios. e) Os documentos so transferidos aos arquivos intermedirios pela presena de valores legais, fiscais ou tcnicos.
Resoluo
Questo recente do Cespe tratando de arquivo permanente. Alis menciona exatamente o abordado na aula: o arquivo intermedirio deve ter sua implantao justificada e bem elaborada, ou ento no cumprir seu propsito e ir se tornar um desperdcio de recursos. Vamos analisar item a item. A alternativa A est incorreta. Quando possuem valor secundrio os documentos so mantidos no arquivo permanente. A alternativa B est incorreta. Vimos que o acesso aos documentos do arquivo intermedirio somente permitido aos produtores ou a terceiros com autorizao deste. A alternativa C est incorreta. A descentralizao dos arquivos intermedirios necessria para facilitar o fluxo de documentos no arquivo corrente. Alm disso, sabemos que os documentos de arquivo intermedirio so pouco consultados. A alternativa D est incorreta. No h nada que impea a aplicao da Tabela de Temporalidade nos arquivos intermedirios. Ao contrrio, ali que os documentos mais sofre a aplicao da Tabela para sofrerem a destinao.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES A alternativa E est correta. Os documentos so transferidos (lembrar tambm do termo especfico) para, alm de desafogar o arquivo permanente, servirem de prova de direitos e obrigaes da instituio, apesar da baixa frequncia de uso. (TRT-11/2012 FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por a) contar com maiores recursos de automao. b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio. c) ficar sob o controle da alta cpula administrativa. d) dispor de documentos em melhor estado de conservao. e) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional.
Resoluo
Na aula aprendemos que o arquivo corrente essencial para que os demais arquivos cumpram sua funo, pois o modo como ele opera interfere diretamente no modo como os demais vo funcionar. Assim, o arquivo corrente se distingue em vrios aspectos, entre eles ser essencial ao funcionamento das rotinas da administrao, por guardar documentos de uso frequente. Portanto a alternativa correta a de letra B. (Fiocruz/2010 FGV) Nos arquivos permanentes os estudos ligados teoria e prtica do arranjo e da descrio assumem lugar proeminente com o estabelecimento de um elo suficiente e necessrio entre a indagao do pesquisador e sua soluo, ou seja, a recuperao da informao. A recuperao da informao possvel, graas aos: a) sistemas de indexao. b) instrumentos de pesquisa. c) instrumentos de indexao. d) instrumentos de classificao. e) sistemas de gesto de documentos.
Resoluo
Temos aqui uma das pouqussimas questes sobre Arquivologia j elaboradas pela FGV. Tratando de arquivos permanentes, aprendemos que uma de suas atividades a elaborao de instrumentos de pesquisa, que servem para recuperar a informao e localizar fisicamente os documentos dentro de um conjunto. Portanto, a alternativa correta a de letra B.
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Classificao dos Documentos
Antes de classificar o documento devemos defini-lo. O documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos: Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est inserida a informao. Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples: INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc. Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si no ser considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico. Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios esses dois elementos:
Agora, depois de saber o que um documento e o que um documento precisa para poder compor um arquivo, podemos classific-los segundo alguns critrios. Vamos a eles:
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Classificao quanto ao gnero dos documentos: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos e microgrficos. Textuais ou Escritos: apresentam a informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios, certides, atas, etc. Iconogrficos: apresentam a informao em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc. Sonoros: apresentam a informao em foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons gravados em fitas cassete. Filmogrficos: apresentam a informao em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vdeos. Informticos, Eletrnicos ou Digitais: gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc. Cartogrficos: a informao representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc. Microgrficos: so apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Classificao quanto espcie/tipologia: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, podemos citar o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma espcie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo) Classificao quanto ao grau de sigilo: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinrios) ou sigilosos.
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Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros. Sobre o assunto, devemos considerar o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e materiais de carter sigiloso para a Administrao Pblica. A norma citada atribui graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Segue tabela de classificao.
No vamos nos aprofundar neste assunto no momento, pois o seu contedo depende de legislao, que ser estudada em nossa ltima aula. Contudo vocs devem ao menos ter em mente os prazos da tabela para responder s questes.
(ANEEL/2006 Esaf) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado.
Resoluo
Uma pergunta um tanto fcil sobre classificao dos documentos. J podemos saber que, quanto ao gnero, a nica que se apresenta a alternativa de letra D. (MPE-GO/2010 Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta o grau de sigilo em que os dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais so passveis de classificao. a) Ostensivo. b) Secreto. c) Reservado. d) Confidencial. e) Ultrassecreto.
Resoluo
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Outra pergunta muito fcil sobre classificao dos documentos, agora quanto natureza do assunto. Qualquer informao que ameace a soberania do Estado ou a integridade territorial e patrimonial nacionais pode acarretar danos excepcionalmente graves quando acessada indevidamente. Ento, de acordo com nosso esquema, essa classificao deve ser de ultrassecreta. Portanto, a alternativa correta a de letra E.
Terminologia Arquivstica A Arquivologia, assim como outras cincias, possui um conjunto de termos especficos. Para melhor compreender os comandos das questes em provas, vou comentar aqui os que mais costumam aparecer ou causar algum tipo de confuso. Contudo, necessrio que o candidato consulte tambm o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, disponvel no portal eletrnico do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. Vamos a alguns termos: Acervo: conjunto de documentos que pertencem ao arquivo. Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. No confundir com acondicionamento. Anexao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter definitivo, prevalecendo o nmero do processo mais antigo. A anexao ocorre quando h um caso de antecedente, que so situaes similares relacionadas com a mesma pessoa. Apensao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter temporrio, conservando cada processo sua identidade e independncia. A apensao ocorre quando h casos de precedentes, que so situaes similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensao servir apenas como orientao nas decises a serem tomadas. Observe o esquema mnemnico: Anexao - juntada definitiva de antecedentes (mesma situao, mesma pessoa) Apensao - juntada temporria de precedentes (mesma situao, pessoas diferentes) Arquivamento: tanto pode ser a Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos; quanto a ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Avaliao: processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Centro de documentao: instituio ou servio responsvel pela centralizao de documentos e disseminao de informaes. Centro de informao: instituio centralizao e disseminao de informaes. ou servio responsvel pela
Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. Em se tratando de documentos sigilosos a atribuio de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Consulta: busca direta ou indireta de informaes. Somente a ttulo de esclarecimento, a Terminologia em sim no aparece, ou apareceu at o momento, em provas. Mas fundamental que o candidato tenha conhecimento dos termos, pois as questes podem vir muito tcnicas. Especialmente para este cargo, que especfico para arquivo. Portanto reitero: vocs precisam ler o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, disponvel no site do CONARQ. Preservao de Documentos Agora vamos tratar da parte de conservao e preservao de documentos. J adianto que este tema, ao menos para nvel superior, o que mais aparece nas provas da FGV quando pedem Noes de Arquivologia no edital. Portanto peo uma ateno especial sobre ele. A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perder suas caractersticas. Assim, as atividades de conservao buscam aumentar a durabilidade do material do documento. A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas. Vamos estudar cada uma delas. Tcnicas de Restaurao Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque de fungos e bactrias.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos altos. Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C. Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose. Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so muito comuns em provas. Vamos a elas: Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga. Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original. Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom, prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpisaquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do documento. S quando necessria. Planificao a prensagem do documento. Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original. Costura feita em linha de algodo, em substituio aos grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (o mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Para facilitar o entendimento, vamos associar em uma tabela: Tcnicas de Conservao Corretiva Banho de Gelatina Tecido Silking Laminao Laminao Manual Encapsulao Restaurao Reenfibragem Velatura Reintegrao Cromtica Planificao Montagem Costura Desinfestao Fumigao Limpeza Alisamento
Noes de Preservao A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto bvias. As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas: Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada. Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo. Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C. Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel. Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez. No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo. No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedao de papel. Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais). Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores. Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo. Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios
01 (TRE-PA/2011 FGV) A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir: I. Os arquivos de primeira idade, tambm chamados de arquivos correntes, so constitudos de documentos consultados frequentemente. II. Os arquivos de segunda idade, tambm chamados de histricos, so constitudos de documentos que perderam sua natureza administrativa. III. Os arquivos de terceira idade, tambm chamados de intermedirios, so constitudos de documentos que sero eliminados por no apresentarem mais utilidade para a instituio. Assinale a) se apenas a afirmativa I estiver correta. b) se apenas a afirmativa II estiver correta. c) se apenas a afirmativa III estiver correta. d) se nenhuma afirmativa estiver correta. e) se todas as afirmativas estiverem corretas.
02 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Em uma instituio financeira, o arquivista identifica os conjuntos documentais que fazem parte do ciclo vital. Tais documentos vinculam-se vida poltica e institucional da empresa e interessam, principalmente, ao pblico em geral. Essas caractersticas so especficas da fase
a) especializada. b) permanente. c) descritiva. d) intermediria. e) analtica. 03 - (Senado/2008 FGV) Entre as medidas preventivas a serem adotadas para a conservao do acervo encontram-se: a) controle do meio ambiente medidas de segurana cuidados na armazenagem, no acondicionamento e no manuseio mudanas de formato. b) controle do edifcio reformatao do contedo dificultar o acesso e o uso dos documentos determinar o uso de luvas por parte dos usurios. c) impedir a alimentao de funcionrios e usurios eliminar as fontes de luz por promoverem a fotodegradao limitar o horrio das consultas dos documentos. d) realizar a limpeza constante dos documentos por meio de produtos qumicos adequados impedir a entrada de bolsas e sacolas nas reas de acervo, exceo feita aos funcionrios do arquivo a cada cinco anos, realizar uma inspeo para identificar focos de infestao de brocas e cupins.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) controlar a temperatura eliminar a luz artificial e favorecer o aproveitamento da luz natural reformatar todos os documentos arquivsticos. 04 - (Senado/2008 FGV) So atividades da preservao preventiva: a) aquisio, encadernao, circulao e reproduo. b) recomposio do suporte, tratamento aquoso e intervenes qumicas. c) aes corretivas, desacidificao em massa e obturao. d) eliminao da temperatura e da umidade relativa do ar. e) eliminao de insetos e pequenos reparos.
05 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo Silva, os conceitos de preservao, conservao e restaurao so relativamente novos no mundo e bem recentes no Brasil. Surgiram da necessidade de formulao de polticas institucionais com a finalidade de determinar quais colees seriam salvas.
A respeito da ao de conservao, assinale a afirmativa correta. a) Toda ao que se destina a salvaguardar ou a recuperar as condies fsicas e proporcionar permanncia aos materiais e suportes que contm a informao. b) Conjunto de procedimentos que visa recuperar, o mais prximo possvel, o estado original de uma obra ou documento e implica tratamento individual. c) Conjunto de procedimentos que tem por objetivo melhorar o estado fsico do suporte, aumentar sua permanncia e prolongar-lhe a vida til, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das geraes futuras e implica tratamento individual. d) Conjunto de procedimentos que visa recuperar, o mais prximo possvel, o estado original de uma obra ou documento e implica tratamento coletivo. e) Conjunto de procedimentos que tem por objetivo melhorar o estado fsico do suporte, aumentar sua permanncia e prolongar-lhe a vida til, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das geraes futuras e implica tratamento coletivo. 06 - (CVM/2010 Esaf) Qual a justificativa para a criao do arquivo intermedirio? a) Preservar os documentos de valor primrio. b) Eliminar os documentos de valor secundrio. c) Economizar no armazenamento de documentos. d) Preservar os documentos de valor histrico. e) Manter os documentos passveis de eliminao. 07 - (CVM/2010 Esaf) O arquivo intermedirio formado por documentos com a) grande valor informativo.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) valor primrio decrescente. c) valor secundrio. d) valor probatrio e secundrio. e) grande valor primrio. 08 - (CVM/2010 Esaf) Com relao s vantagens do arquivamento intermedirio, analise os itens a seguir: I. Evita a acumulao de documentos pouco consultados nas unidades administrativas. II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua guarda III. Reduz os custos de manuteno de documentos com prazo de guarda no concludo. IV. Evita o recolhimento de documentos destitudos de valor primrio. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 09 - (MPE-GO/2010 Funiversa) O arquivo intermedirio um local de a) guarda permanente dos documentos de valor secundrio. b) custdia de documentos sem valor. c) arquivamento de documentos em tramitao. d) eliminao de documentos com valor secundrio. e) guarda temporria de documentos. 10 - (TJ-CE/2002 Esaf) Alm da fase intermediria, em que no so muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase: a) de organizao, em que so arrumados. b) de seleo, em que so descartados. c) corrente, em que no podem ser eliminados. d) temporria, em que no podem ser consultados. e) permanente, em que so abertos consulta pblica. 11 - (MPU/2007 FCC) Aos arquivos intermedirios compete, entre outras atividades, a) promover a descrio do acervo. b) atender s consultas dos rgos produtores. c) desenvolver aes educativas junto s escolas da regio. d) estimular a pesquisa histrica.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) processar tecnicamente os documentos de origem privada. 12 - (MPE-GO/2010 Funiversa) Os arquivos correntes so constitudos de documentos de valor a) Secundrio b) Informativo c) Mediato d) Primrio e) Histrico 13 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca dos arquivos correntes, assinale a opo correta. a) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. b) So formados, basicamente, por documentos com valor informativo. c) Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio Lodolini. d) Devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. e) Os arquivos correntes, conhecidos como fase pr-arquivo, no fazem parte da gesto de documentos. 14 - (ANEEL/2006 Esaf) As atividades realizadas nos arquivos correntes so as seguintes, exceto: a) Preservao de documentos histricos. b) Expedio de documentos. c) Emprstimo e consulta. d) Arquivamento. e) Protocolo. 15 - (BNDES/2008 Cesgranrio) Em uma reunio de trabalho, o arquivista orienta os Tcnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual a respeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntes que se mantm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos intermedirios, os papis que j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor e, nos arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservao definitiva. Aps a reunio, os Tcnicos em Arquivos concluem corretamente que o tema central referia-se (ao) a) categoria de arranjo dos arquivos. b) anlise diplomtica de documentos. c) tipologia central dos arquivos.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) cdigo de classificao de documentos. e) ciclo vital de documentos. 16 - (MPU/2007 FCC) passagem dos documentos para o arquivo permanente atribudo o nome tcnico de a) Transferncia b) Seleo c) Recolhimento d) Registro de entrada e) autenticao 17 - (ANA/2009 Esaf) O princpio da ordem primitiva pode ser definido como o princpio segundo o qual a) todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. b) o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. c) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. d) o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. e) o arquivo protege os indivduos da divulgao no autorizada de informaes de carter pessoal. 18 - (ANA/2009 Esaf) Acerca do princpio da territorialidade, assinale a assertiva correta. a) No aplicvel no plano institucional. b) Tem o mesmo sentido do princpio da pertinncia territorial. c) Surgiu da necessidade de superar a organizao temtica dos documentos. d) Os arquivos deveriam ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual o contedo se refere. e) Os arquivos deveriam ser conservados nos servios de arquivo do local em que foram produzidos. 19 - (MPU/2007 FCC) Entende-se por princpio da provenincia a) a recomendao de manter a individualidade dos arquivos quanto s instituies ou pessoas que lhes deram origem, sem mistur-los a outros. b) a competncia juridicamente atribuda a uma instituio para proceder avaliao e destinao de seus documentos. c) o atributo pelo qual os arquivos pblicos, em razo de sua inalienabilidade, podem ser reivindicados, a qualquer tempo, pelo Estado que os produziu.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) a medida legal que impede a destruio, a deteriorao ou a exportao de documentos que integram o patrimnio arquivstico nacional. e) o conjunto das propriedades que possibilitam, sob determinadas condies a guarda dos documentos de arquivo por tempo indefinido. 20 - (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) O princpio de respeito aos fundos ou princpio da provenincia um dos pilares da arquivologia. Com relao a esse princpio, assinale a opo correta. a) A aplicao do princpio de respeito aos fundos separa o arquivo em trs fases: a corrente, a intermediria e a permanente. b) Esse princpio designa um conjunto de operaes que, a partir da avaliao de documentos, promove a guarda temporria ou permanente dos documentos. c) Esse princpio permite a elaborao de um instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. d) Esse princpio um elemento de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, que permite a localizao dos documentos. e) Esse princpio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos. 21 - (TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, os documentos acumulados pelo Poder Judicirio so entregues custdia do arquivo pblico municipal, com a anuncia do Tribunal de Justia. O princpio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domiclio legal o da a) Unicidade b) Territorialidade c) Integridade d) Autenticidade e) Provenincia 22 - (TJ-PI/2009 FCC) A divulgao das atividades e do acervo de um arquivo junto comunidade, por meio de publicaes, exposies, cursos, conferncias e outras iniciativas, faz parte do chamado servio de a) Referencia b) Apoio cultural c) Consulta d) Processamento tcnico e) Reprografia 23 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Entre os documentos categorizados como sigilosos, aqueles cujo conhecimento no autorizado acarreta dano grave segurana da sociedade e do Estado so classificados como
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) Ultrassecretos b) Reservados c) Restritos d) Confidenciais e) Secretos 24 - (DNOCS/2010 FCC) Analise as seguintes afirmativas: O arquivo corrente ou de primeira idade possui caractersticas que se diferenciam das caractersticas dos arquivos intermedirio e permanente PORQUE constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios, nas reparties ou dependncias prximas de fcil acesso. correto concluir que a) as duas afirmativas so verdadeiras e a segunda justifica a primeira. b) a primeira afirmativa falsa e a segunda verdadeira. c) a primeira afirmativa verdadeira e a segunda falsa. d) as duas afirmativas so falsas. e) as duas afirmativas so verdadeiras e a segunda no justifica a primeira. 25 - (TRT-3/2009 FCC) Edital, edital de citao, cdice e rascunho so, respectivamente, a) espcie, tipo, formato e forma. b) formulrio, espcie, forma e gnero. c) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem. d) tipo, espcie, srie e suporte. e) formato, assunto, suporte e tcnica de registro. 26 - (TJ-PI/2009 FCC) Os documentos pertencentes a um determinado fundo tm como caracterstica essencial o fato de a) guardarem relaes orgnicas entre si. b) apresentarem-se sob um nico gnero. c) perderem rapidamente seu valor informativo. d) no possurem instrumentos de busca. e) serem todos da mesma espcie e tipo. 27 - (CVM/2010 Esaf) Os objetos bi e tridimensionais so prprios: a) da biblioteca. b) do arquivo. c) da base de dados.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) do museu. e) do centro de documentao. 28 - (ANEEL/2004 Esaf) Assinale a opo que no implica em restrio de acesso. a) Documento secreto b) Documento ostensivo c) Documento confidencial d) Documento reservado e) Documento sigiloso 29 - (ANEEL/2004 Esaf) Para restaurar documentos danificados em suportepapel, pode-se recorrer, entre outras, s tcnicas de a) acidificao e umidificao. b) reenfibragem e velatura. c) estereografa e termografia. d) magnificao e reduo. e) cpia vesicular e cpia fotosttica. 30 - (ANEEL/2004 Esaf) So atividades da preservao preventiva: a) aquisio, encadernao, circulao e reproduo. b) recomposio do suporte, tratamento aquoso e intervenes qumicas. c) aes corretivas, desacidificao em massa e obturao. d) eliminao da temperatura e da umidade relativa do ar. e) eliminao de insetos e pequenos reparos. 31 - (ANEEL/2004 Esaf) Quando o documento, depois de colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva de duplo revestimento, continua solto e sem aderir ao plstico, diz-se que foi submetido tcnica de proteo conhecida como a) plastificao. b) laminao. c) encapsulao. d) reintegrao. e) ensacamento. 32 - (ANEEL/2004 Esaf) Com referncia ao plano de emergncia, assinale a opo correta. a) O plano de emergncia deve contemplar um plano de restaurao de documentos que estabelea regras e prioridades para interveno nas peas danificadas em sinistros. b) Todo arquivo deve ter um plano de emergncia, ou seja, um documento escrito que estabelea medidas preventivas contra riscos potenciais
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES como insetos, roubo, vandalismo, alm de aes de emergncia em caso de sinistros, como incndios e enchentes. c) O plano de emergncia deve incluir um programa de manuteno do edifcio, composto por regras para higienizao dos ambientes e do acervo, visto que a sujidade afeta diretamente os documentos e estimula infestaes biolgicas. d) O esquema de comunicao de urgncia faz parte do plano de emergncia e determina, entre os funcionrios do arquivo, quem o responsvel, na situao de sinistro, por fazer contato com o corpo de bombeiros, as famlias de funcionrios vitimados e a imprensa. e) Parte importante do plano de emergncia o plano de salvamento de documentos, que Parte importante do plano de emergncia o plano de salvamento de documentos, que consiste na prvia identificao das cinquenta peas documentais de maior relevncia histrica, para serem prioritariamente salvas. 33 - (TRT-8/2010 FCC) Um fundo de arquivo difere de uma coleo porque os documentos que o compem a) so passveis de descrio. b) s podem ser ordenados alfabeticamente. c) esto sempre organizados segundo sua destinao final. d) ficam armazenados em depsitos correntes e intermedirios. e) so naturalmente produzidos e acumulados. 34 - (TRT-8/2010 FCC) Destinao significa o encaminhamento de documentos para a) conservao preventiva ou restauro. b) guarda ou eliminao. c) armazenamento vertical ou horizontal. d) macerao ou triturao. e) microfilmagem ou digitalizao. 35 - (TRT-8/2010 FCC) No processo de conservao preventiva de documentos textuais manuscritos, datilografados ou impressos, convm a) proteg-los com capas de papel kraft. b) deixar ligado ininterruptamente o sistema de ar condicionado. c) manter a umidade relativa entre 55 e 70%. d) equilibrar a temperatura ambiente entre 20 e 25 C . e) arejar o ambiente com oznio.
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Gabarito
01 A 02 B 03 C 04 E 05 C 06 C 07 B 08 C 09 E 10 E 11 B 12 D
13 D 14 A 15 E 16 C 17 B 18 E 19 A 20 E 21 E 22 B 23 E 24 A
25 A 26 A 27 D 28 B 29 B 30 E 31 C 32 B 33 E 34 B 35 - B
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Pois bem, caros candidatos, vamos encerrar aqui nossa aula. As questes resolvidas so, em sua maioria, da Fundao Carlos Chagas FCC, pois a que mais se assemelha FGV. Ainda, muitas delas foram tiradas de provas para cargos de Arquivista em diversos concursos, para que percebam que o contedo desta primeira aula um tanto simples, apesar de extenso. Apear disso coloquei as poucas questes da FGV que foram elaboradas. So questes que tratam do contedo pedido para o nosso cargo neste prximo concurso. Apesar de no serem muitas, so suficientes para sabermos o quo difcil ser esta prova, e como a banca vai avaliar o candidato. Peo a todos que estudem muito este contedo, pois apesar de ser de fcil compreenso, extenso, e os detalhes podem lev-los a errar questes pela falta de ateno. Aviso que devem se preparar, pois a partir de nossa prxima aula o contedo ser um pouco mais cansativo de estudar, pois estaremos trabalhando com Gesto de Documentos, o que implica mtodos, ferramentas e tecnologias aplicada aos arquivos. Ainda, aproveito para reiterar que consultem o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, para conhecer outros conceitos da disciplina. Encontra-se disponvel na pgina eletrnica do CONARQ. Espero a todos para tirar suas dvidas! Estarei disponvel no frum do curso e no email para responder a todas as perguntas e conhecer suas crticas e sugestes, bem como atender aos seus pedidos no que me for possvel! Fiquem vontade para perguntarem sempre, seja sobre este concurso ou qualquer outro! Espero tambm as suas crticas e sugestes para melhorar nosso curso! Todas sero muito bem recebidas e analisadas com muita ateno e zelo, pois espero melhorar cada vez mais com a ajuda de todos vocs! Desejo a todos bons estudos e boa sorte neste concurso! Mais uma vez sejam todos muito bem vindos, um forte abrao e at a prxima!!!
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Questes Resolvidas na Aula

(BNDES/2010 Cesgranrio) Um arquivista inicia um trabalho no arquivo de um banco, identificando e classificando os documentos. Observa que j existe uma prvia separao de acervos. Essa separao a partir da natureza das entidades mantenedoras. Assim, esse arquivo sugere a seguinte diviso: a) corrente, intermedirio e permanente. b) geral, setorial e central. c) pblico, institucional e comercial. d) especial, especializado e sistemtico. e) principal, secundrio e definitivo. (BNDES/2010 Cesgranrio) O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas e que, por essa razo, merecem tratamento especial, no apenas quanto ao armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Essa uma classificao que diz respeito a) ao gnero. b) aos estgios da sua evoluo. c) natureza dos documentos. d) natureza do assunto. e) extenso de sua atrao. (DPU/2010 Cespe/unB) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) pblico. (TRT-11/2012 FCC) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da a) integridade. b) inalienabilidade. c) provenincia. d) autonomia. e) reintegrao. (CVM/2010 Esaf) O princpio da ordem original pode ser definido como: a) princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. b) princpio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
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c) princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. d) princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. e) princpio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi acumulado. (CVM/2010 Esaf) O princpio que gera, com sua aplicao, o fundo de arquivo o da: a) Unicidade. b) Provenincia. c) Autenticidade. d) Organicidade. e) Interdependncia. (TRE-SE/2007 FCC) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. (CVM/2010 Esaf) O rgo de documentao que tem como tipo de suporte os materiais audiovisuais ou virtual, a coleo como tipo de conjunto, a atividade humana como produtora de seus objetos e o objetivo de informar : a) a biblioteca. b) o arquivo. c) a base de dados. d) o museu. e) o centro de documentao. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio justifica-se por questes econmicas. uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organizao. Com relao ao arquivo intermedirio, assinale a opo correta. a) Os documentos so mantidos nos arquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio. b) O acesso aos documentos aberto ao pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores. c) A descentralizao fsica dos arquivos intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documentos nessa fase do arquivo. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
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d) O fato de ser uma fase transitria impede a aplicao da tabela de temporalidade nos arquivos intermedirios. e) Os documentos so transferidos aos arquivos intermedirios pela presena de valores legais, fiscais ou tcnicos. (TRT-11/2012 FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por a) contar com maiores recursos de automao. b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio. c) ficar sob o controle da alta cpula administrativa. d) dispor de documentos em melhor estado de conservao. e) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional. (Fiocruz/2010 FGV) Nos arquivos permanentes os estudos ligados teoria e prtica do arranjo e da descrio assumem lugar proeminente com o estabelecimento de um elo suficiente e necessrio entre a indagao do pesquisador e sua soluo, ou seja, a recuperao da informao. A recuperao da informao possvel, graas aos: a) sistemas de indexao. b) instrumentos de pesquisa. c) instrumentos de indexao. d) instrumentos de classificao. e) sistemas de gesto de documentos. (ANEEL/2006 Esaf) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado. (MPE-GO/2010 Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta o grau de sigilo em que os dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais so passveis de classificao. a) Ostensivo. b) Secreto. c) Reservado. d) Confidencial. e) Ultrassecreto.
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ARQUIVOLOGIA PARA TCNICO LEGISLATIVO DO SENADO ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 01 Conceito de Arquivologia

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Ordenao: mediante o recolhimento, registro e classificao dos documentos;

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Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.

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Exemplo de arquivo especial: todos os documentos esto em fitas de vdeo (suporte).

Escritrio: exemplo de arquivo setorial.

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Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituio.

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Intermedirio 2 Idade Pr-arquivo

Permanente 3 Idade Histrico 17

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