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AS NOVAS TECNOLOGIAS DA INFORMAO E O FUTURO DOS ARQUIVOS

Jos Maria Jardim Ao entrarmos nos anos 90, temos com freqncia nos defrontado com os conceitos, smbolos e sentimentos do chamado fim do sculo, um tempo que j se teria iniciado e cujo trmino remete-nos sempre idia de uma nova etapa da histria humana. Do tdio ps-modernista conspirao aquariana de uma nova era, a fico cientfica vai se tornando cada vez menos fico, e a realidade cotidiana vai sendo alterada vertiginosamente, sobretudo nos pases do primeiro mundo, em razo dos avanos cientficos e da emergncia de novas tecnologias. Estaramos, assim, vivenciando uma Segunda Revoluo Industria1, com a crescente automao do processo produtivo e o aporte de inteligncias artificiais para substituir a mecanizao caracterstica da Primeira Revoluo Industrial. Esta Segunda Revoluo Industrial estaria determinando, por sua vez, o que se convencionou chamar de era da informao, idia consolidada ao longo dos ltimos 30 anos a partir da constatao e das conseqncias sociais do fato de que jamais se produziu, se armazenou e se disseminou tanta informao como nas sociedades atuais. Da mesma forma, jamais tantos recuos tecnolgicos foram direcionados especificamente para a criao e a gesto de informaes. A chamada era da informao tem imposto desafios com dificuldades e complexidades sem precedentes aos profissionais de arquivologia e biblioteconomia s suas respectivas instituies de formao e sua ao profissional. Conforme Stuart-Stubbs (1989), at os anos 50 no se pensava em informao como uma entidade especfica, mas apenas como manuscritos, livros, panfletos e outras variaes documentais. O formato fsico do documento praticamente se sobrepunha ao seu contedo, e esta tendncia representava uma orientao intelectual com inmeras implicaes sobre todo o processo de coleta, processamento tcnico e disseminao de tais materiais. As prprias instituies responsveis por gerenciar informaes foram historicamente configuradas sobretudo a partir dos meios usados para o registro da informao. As caractersticas fsicas dessas instituies, sua arquitetura e equipamento, os esquemas intelectuais que empregam para a organizao da informao, a forma de supervisionar o uso dos materiais que custodiam, e mesmo as diferentes profisses que a se forjaram, todos esses aspectos se desenvolveram muito menos a partir do contedo que do formato documental. Durante muitos anos, por exemplo, distinguia-se bibliotecas de arquivos com base principalmente nas distines entre material publicado e no-publicado. As alteraes ocorridas nesse tipo de conceituao tm solicitado de ns - atualmente identificados como profissionais da informao - que pensemos no apenas no veculo usado para registrar e comunicar fatos, pensamentos e expresses, mas tambm, em termos abstratos, no conjunto de smbolos que chamamos de informao. Cabe ressaltar que, para efeito destas reflexes, so considerados informao todos os fatos e idias que tenham sido registrados, comunicados e/ou distribudos formal ou informalmente em qualquer formato fsico.
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A conceituao de informao registrada, com uma especificidade que a diferencia do formato e do suporte documental, relaciona-se, no incio do anos 60, com a crescente conscincia da informao como um produto econmico, ou seja, mercadoria com valor monetrio. Em 1962, Fritz Machlup publicava The production and distribution of knowledge in the United States, demonstrando que 29% do Produto Nacional Bruto dos EUA em 1959 estavam vinculados ao setor de produo de conhecimento, e que 32% da fora de trabalho encontravam-se engajados em atividades de produo de conhecimento. Ainda em 1962, realiza-se na Virgnia, EUA, a primeira conferncia referente cincia da informao sob o patrocnio da Fora Area Americana e da Mitre Corporation. Em 1968, criava-se nos EUA a Information Industries Association com o objetivo de promover o desenvolvimento da empresa privada no campo da informao. Nesse mesmo ano, o American Documentation Institute, criado em 1937, foi restabelecido como a American Society for Information Science and Automation Division, insinuando para alguns que informao no vinculada ao computador no informao. Este preconceito persiste e tende, em alguns casos, a aumentar. No Brasil, o IBBD (Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentao), fundado em 1954, passa a se chamar, em 1976, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia. importante ressaltar ainda que, nos Estados Unidos, a classe empresarial, alm dos quadros executivos do setor pblico, adota amplamente esta nova conceituao de informao. Um marco importante, neste sentido, a publicao, em 1969, da obra de Peter Druckee, The age of discontinuity, destacando a funo dos sistemas de informao nas organizaes como fonte de poder, deciso e controle. Cabe lembrar a esse respeito que os recursos destinados pela IBM para a pesquisa na rea de gesto de recursos da informao tm sido concedidos no s escolas de biblioteconomia, arquivologia ou cincia da informao, e sim s escolas de administrao. A idia de era da informao e os conceitos da derivados so tambm inseparveis das mudanas radicais ocasionadas pelas novas tecnologias como a informtica, a biotecnologia e os novos materiais produtivos - para citar algumas. Nas ltimas trs dcadas, a emergncia de novas tecnologias tem reorientado acentuadamente o futuro social, econmico, poltico, cultural e ambiental das populaes. Todas essas tecnologias so um produto da cultura. As razes culturais que propiciaram a emergncia da informtica, por exemplo, remetem-nos s fontes gregas da racionalidade ocidental, passando pelo reconhecimento social da lucratividade e da gesto do tempo inerente ao capitalismo. Tambm contriburam para o posterior desenvolvimento da informtica as exigncias de velocidade na produo, expressas nos mtodos de organizao e racionalidade do trabalho tayloristas e fordistas utilizados desde o incio deste sculo. Tais mtodos comeam a alcanar seus limites tcnicos e sociais em meados dos anos 60, na medida em que no podem mais assegurar o nvel e o ritmo de crescimento da produtividade. Neste quadro, a informtica introduzida no processo de trabalho, atravs da automao industrial (robtica), dos escritrios (burtica) e das telecomunicaes (telemtica), implicando vrias alteraes no modelo organizacional tradicional. Da sociologia antropologia, da histria cincia da informao, diversos autores reconhecem que as sociedades modernas esto sob "choque informtico" ou seja, suas estruturas econmicas, sociais e culturais esto sendo profundamente alteradas com as novas tecnologias da informao. Acrescente utilizao desses recursos vem afetando hbitos,

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conhecimentos, competncias, o universo cultural e mesmo a razo de ser dos indivduos. Duas teses opostas derivam desse quadro: para os pessimistas, a introduo generalizada e rpida da informao em todos os aspectos da vida levar ao mundo desumanizado descrito por George Orwell em 1984; para os otimistas, a Terceira onda, descrita por Alvin Toffler, conduzir, graas s tecnologias da informao, a um futuro econmico, sedutor, dinmico, no qual se desenvolver uma sociedade democrtica. Entre estas duas posies, fluem vrias possibilidades que devem ser objeto da pesquisa cientfica e da prpria tecnologia. Por outro lado, as conseqncias da decorrentes devem ser democraticamente controladas pela sociedade, considerando-se que as funes sociais das tecnologias da informao comprometem-nas com a promoo do atendimento s necessidades vitais da humanidade que, em grande parte, carece das mais elementares condies de existncia. Conclumos, neste ponto, que o conceito de informao desenvolvido a partir dos anos 60 -possibilitando inclusive a emergncia de uma chamada cincia da informao - historicamente determinado por um quadro econmico e social de busca da otimizao do processo produtivo no capitalismo avanado. nesta mesma ambincia histrica que se torna evidente a proliferao de novas tecnologias da informao, gerando disciplinas recentes como a gesto de recursos da informao. Stuart-Stubbs (1989) analisa o futuro da gesto da informao registrada considerando duas premissas fundamentais: o meio no qual est registrada a informao ainda o principal fator determinante das operaes e posturas das instituies guardis de informao; a escolha do meio de registro da informao , cada vez mais, uma escolha do seu produtor. Os profissionais da informao tero que reavaliar as teorias e os princpios sob os quais as instituies de documentao tm operado. Esse processo de adaptao afeta diversos aspectos, como por exemplo as reas fsica, intelectual, organizacional, e o perfil profissional das instituies de informao. Do ponto de vista do suporte material da informao, cabe o reconhecimento de que est mudando a natureza da documentao, embora autores como Charles Dollar (1990), Katharine Gavrel (1990) e Ronald E.E Weissman (1989) ressaltem que o papel no somente persiste como tem aumentado em volume. Para Dollar, por exemplo, um mito a idia, extremamente difundida dez anos atrs, do escritrio sem papel, noo esta distinta da de escritrio automatizado ou eletrnico. incontestvel porm que, progressivamente, as instituies de informao defrontam-se cm os chamados documentos eletrnicos, informticos ou legveis por mquina, ou seja, documentos registrados sobre meios tais como discos magnticos, fitas magnticas, disquetes, discos ticos, cartes perfurados etc., cujos contedos so acessveis somente com a ajuda de um computador e dos softwares a ele associados. Conforme levantamento do NARA, National Arehives and Records Administration, o governo dos EUA tinha aproximadamente 12.600 computadores de mdia e larga escala em 1980. Este nmero aumentou para 18.200 em 1985 e foi estimado em 25 mil em 1990. No esto a includos cerca de 320 mil microcomputadores. Aqui, vale observar, conforme Gravel (1990) que o uso crescente de microcomputadores afetou a centralizao dos servios de
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processamento de dados, descentralizando, por sua vez, as possibilidades de criao de documentos eletrnicos entre os membros de uma organizao. Em propores diferenciadas, esta tendncia ao crescimento na produo de documentos eletrnicos apresenta-se nas administraes pblicas e privadas de muitos pases, inclusive o Brasil. A maior parte dos documentos eletrnicos apresenta analogias com o documento papel, embora atualmente esta analogia esteja sendo bruscamente alterada com as novas tecnologias da informao cujo objetivo representar o mundo da maneira mais realstica possvel, sem fronteiras artificialmente impostas. Textos, grficos, imagens fixas, vdeo, som esto sendo interligados eletronicamente num nico documento chamado documento composto ou documento hipermdia. Torna-se, assim, cada vez mais difcil, com a quebra das fronteiras que estabelecem tipologias documentais, definir exatamente o que um documento, onde comea e termina. Do ponto de vista da arquivologia, alguns conceitos bsicos esto sendo reexaminados como, por exemplo, os de ordem original e documento original, provenincia, e instituies arquivsticas como depsitos centrais de documentos. Por conseqncia, prticas como avaliao, arranjo e descrio, preservao e uso esto sendo tambm repensadas. O conceito de documento original no aplicvel na gesto dos documentos eletrnicos que, ao contrrio dos papis, no so entidades fsicas, mas sim entidades lgicas. As dificuldades de conceituao neste sentido so ainda mais evidentes, por exemplo, em relao s bases de dados inter-organizacionais onde bits e peas de informao podem ser selecionadas de outras bases e incorporadas ao documento eletrnico. Da, a importncia de os arquivos reterem as informaes sobre as relaes lgicas referentes aos documentos eletrnicos. Os documentos eletrnicos compem-se de sinais eletrnicos cuja localizao geralmente no transmite contedo intelectual, o que torna tambm praticamente impossvel a aplicao do conceito de provenincia. Esta dificuldade de conceitualizao se agrava nos casos de largas e complexas redes de informao, envolvendo vrias organizaes ligadas por meio de telecomunicaes. As ligaes entre computadores dissolvem, neste caso, as tradicionais fronteiras entre organizaes, o que confronta o arquivista com a especificidade do contexto administrativo gerador do documento. Os efeitos desta tendncia de se criar bases de dados inter-organizacionais permitem um uso mais amplo do conceito de provenincia. Conforme K.Gavrel (1990), o termo multiprovenincia tem sido usado por algumas instituies arquivsticas para designar a provenincia de uma srie de documentos eletrnicos produzidos por bases de dados inter-organizacionais. Um survey realizado em 1974 pelo Arquivo Nacional da Austrlia indicava a multiprovenincia em 27% das sries. Um outro aspecto a ser considerado, segundo Dollar (1990), a centralizao dos documentos eletrnicos em instituies arquivsticas, devido ao alto custo de sua conservao, que requisita programas constantes de migrao de documentos eletrnicos de antigos sistemas para novos. A este respeito, Ketellar (1988) assinala que as vantagens e desvantagens da criao de servios especializados em funo dos chamados "novos documentos" encontram-se relacionadas com a natureza destes, devendo ser avaliadas "em funo das necessidades do usurio e no, prioritariamente, dos custos de funcionamento". Recomenda este arquivista holands que a explorao dos documentos eletrnicos seja integrada aos servios arquivsticos desde que estes possam assumir tais responsabilidades. No caso de outras instituies (eventualmente os prprios rgos produtores) assumirem aguarda desse material, esta deve ser uma alternativa provisria, e importante que ocorra sob o controle fsico e intelectual da instituio arquivstica responsvel.

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Um documento eletrnico no pode esperar anos nas prateleiras at ser avaliado sob o ponto de vista de seu interesse arquivstico como documento de terceira idade. Alm de buscar detectar seu valor informativo, a avaliao de documentos eletrnicos considera necessariamente aspectos tcnicos ligados sua legibilidade e adaptabilidade a outros sistemas. O processo de avaliao do valor informativo deve assim ser realizado a partir da produo do documento informtico, o que divide os estgios do seu ciclo vital em produo, avaliao, uso e destinao final. No caso das bases de dados inter-organizacionais que resultam em multiprovenincia, a avaliao do valor informativo coloca-se acima das fronteiras institucionais, baseando-se, sobretudo, nas funes das organizaes envolvidas. Cada vez mais, portanto, torna-se imperativa a participao do profissional de arquivo junto aos rgos no desenvolvimento e instalao de sistemas informticos. Em relao ao arranjo e descrio dos documentos eletrnicos, sobretudo para os resultantes das tecnologias de informao mais recentes, Dollar (1990) ressalta a necessidade de se ir alm da mera produo de instrumentos de pesquisa de modo a se garantir tambm uma ampla viso sobre os sistemas de informao dos quais so decorrentes os documentos processados. Desta forma, torna-se importante que a descrio ocorra a partir do desenho dos sistemas de informao. Para otimizar a acessibilidade, mostra-se tambm essencial a implementao de um sistema Diretrio sobre Recursos de Gesto da Informao (bases de dados sobre outras bases de dados). O impacto de novas tecnologias da informao est se refletindo tambm na perspectiva de conservao permanente de documentos informticos. A fragilidade dos meios eletrnicos de armazenamento de informaes tem se constitudo numa das maiores preocupaes do universo arquivstico. At o momento, o meio mais aceitvel tem sido a fita magntica por demonstrar ser o mais estvel fisicamente e o menos custoso, embora sua conservao represente um gasto significativo em termos de recursos humanos e financeiros para as instituies arquivsticas. Alm do controle ambiental, o ponto principal de um programa de conservao de documentos eletrnicos tem sido um ativo processo onde a equipe responsvel rebobina todo o material geralmente a cada dois anos para evitar problemas de juno de suportes, e promove a reproduo das fitas periodicamente, j que sua durabilidade mxima de dez anos. A ausncia de padres na indstria informtica, assim como a obsolescncia tecnolgica, gera problemas para a preservao de documentos eletrnicos a longo prazo, provocando um alto custo devido migrao de dados de documentos eletrnicos de velhos sistemas para novos. Os recentes meios ticos de armazenagem tm garantido um aumento significativo da capacidade de armazenagem e, no caso dos discos ticos, tm a vantagem de no requererem controle ambiental. A recente criao de um novo tape tico flexvel permite que um nico rolo de 12 polegadas armazene o equivalente a 5 mil fitas magnticas. Para Dollar (1990), o conceito de documento permanente relativo quando os altos custos de preservao da vida til dos documentos eletrnicos se sobrepem aos benefcios da sua reteno definitiva. Segundo este mesmo autor, a preocupao arquivstica com os documentos eletrnicos deve deslocar sua nfase da preservao dos meios fsicos de armazenagem para os aspectos intelectuais que envolvem o acesso s informaes registradas em suportes magnticos. A maior parte dos documentos eletrnicos sob a guarda de instituies arquivsticas refere-se a dados estatsticos e tem se mostrado especialmente interessante para estudos de histria demogrfica atravs de informaes relativas a casamento, morte e outras

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relacionadas com censos populacionais. No Canad, por exemplo, os arquivos informticos tm sido mais utilizados por socilogos do que por historiadores. Prev-se que uma nova gerao de pesquisadores, familiarizada com aplicaes informticas, estabelecer novas demandas de consulta por meio eletrnico aos arquivos. A aplicao do disco tico tambm afetar o uso de documentos textuais, permitindo ao consulente um amplo acesso a grandes quantidades de informao. Do ponto de vista intelectual, esta tendncia requisitar dos arquivos instrumentos de pesquisa mais normatizados e completos. As novas tecnologias esto tornando possvel a utilizao dos novos arquivos d distncia, ou seja, atravs de redes de informao. As crescentes facilidades de uso de microcomputadores, cada vez mais possantes, sem a necessidade de vastos conhecimentos informticos por parte do usurio, contribuiro tambm para tal utilizao fora dos arquivos. Apesar disso, Ketellar (1988) no acredita que a utilizao dos arquivos possa ser confiada inteiramente aos sistemas informatizados: "A pesquisa da informao no somente um procedimento lgico, analtico e linear, o arquivista e o pesquisador apelam um ao outro atravs de percepes holsticas, intuitivas e criativas." Diante das possibilidades geradas pelas novas tecnologias de informao, Charles Dollar (1990) prope a redefinio dos servios de referncia arquivstica em trs aspectos: estes servios devem nortear sua ao mais para o acesso s informaes registradas no documento do que para o documento em si, com o auxilio de arquivistas especializados em sistemas eletrnicos de informaes; as instituies arquivsticas tero que se envolver na configurao de padres de tecnologia da informao de modo a garantir que os interesses arquivsticos sejam assegurados; os arquivos tero de ampliar seu desempenho na proteo da privacidade e liberdade pessoal prevenindo o uso inadequado da informao arquivstica, particularmente quando muitas informaes de interesse social esto sendo coletadas e preservadas. Considerando-se os custos de conservao e processamento tcnico dos documentos eletrnicos, algumas instituies arquivsticas na Europa e Amrica do Noite defrontam-se com a necessidade de o usurio pagar alguma taxa de utilizao desses acervos, de modo a amortizar uma parte dos investimentos realizados para o seu adequado tratamento arquivstico. Embora o princpio de livre acesso seja considerado fundamental na democratizao da informao, o conceito de consulta gratuita j tinha sido alterado em razo das demandas de tratamento tcnico de documentas audiovisuais. Conforme Ketellar (1988), "se a sociedade como um todo deseja aproveitar as vantagens que oferecem os novos arquivos, ter que pagar o preo". A este respeito o arquivista sueco Granstrom (1989), assinala que "tantos recursos tm sido investidos na produo da informao que uma parte deles merece ser gasta em esforos para resolver problemas de avaliao, processamento tcnico, preservao, armazenagem e recuperao de informaes". Ainda do ponto de vista do usurio, Peter Meincke (1989), sublinha que "definir as reais necessidades e demandas do usurio um dos mais importantes aspectos do desenvolvimento e implementao de qualquer inovao tecnolgica, especialmente quando certo que as novas tecnologias provocaro grandes transformaes". Alguns responsveis pela
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produo de novas tecnologias da informao, no entanto, tm negligenciado seu impacto social e o papel da interferncia dos usurios potenciais. Os desafios impostos pelo impacto de novas tecnologias da informao no trabalho arquivstico refletem-se diretamente sobre os profissionais de arquivologia. Qual seria o papel deste profissional na era dos sistemas automatizados da informao? Conforme Kesner (1984), se os arquivistas no mudarem a maneira de enfocar o propsito e a natureza de suas funes no mbito das organizaes arquivsticas, dentro em pouco estaro relegados ao papel de conservadores de antiqurios, perspectivas esta sistematicamente recusada no passado por ser uma noo errnea do que um arquivista desenvolve pela sociedade. Neste sentido, a alternativa para os arquivistas seria atuarem como especialistas da informao, desenvolvendo um papel ativo na sua criao, distribuio e conservao mediante a utilizao de um grande conjunto de instrumentos automatizados e tcnicas analticas. Destaca-se, neste processo de transformao, a imperiosa necessidade do profissional de arquivologia participar da produo dos documentos eletrnicos, cooperando, como j foi mencionado, na concepo e no desenvolvimento de sistemas automatizados de informao. Da a importncia de se formar e requalificar profissionais de arquivologia que possam desempenhar-se da gesto de recursos da informao, respondendo nos nveis terico, metodolgico e organizacional s diversas questes provocadas pelas novas tecnologias da informao. Da mesma forma, colocam-se as organizaes arquivsticas diante da necessidade de operacionalizar transformaes assumindo novas posturas institucionais. Se as novas responsabilidades que resultam da moderna gesto da informao no forem incorporadas pelos arquivos, outras instituies o faro, mesmo porque os prprios usurios buscaro auxilio em outra parte, caso no obtenham os servios informativos de que necessitam. No se trata, portanto, de uma mera adaptao s novas tecnologias da informao, mas de buscar influenciar o seu desenvolvimento. Os arquivos nacionais que esto logrando avanos neste sentido evidenciam a absoluta necessidade de uma poltica de informao governamental consistente, socialmente aprovada e compatvel com interesses arquivsticos. Alguns aspectos dessa poltica envolvem a ao dos arquivos nacionais, como por exemplo: legislao adequada dispondo sobre a funo do Estado na produo e uso de informaes resultantes das novas tecnologias e resguardando o direito do cidado informao e sua privacidade; cooperao entre agncias governamentais responsveis pelo tratamento e acesso informao, desenvolvimento administrativo e assuntos jurdicos, alm de organismos privados; treinamento de especialistas e usurios da informao; elaborao de diretrizes sobre destinao, processamento tcnico e padres tcnicos sobre os novos tipos de documentos eletrnicos; pesquisa na rea de gesto de recursos informativos e da informao; superviso e assistncia tcnica aos rgos governamentais na produo e uso de documentos eletrnicos.

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Evidentemente estamos nos referindo a arquivos nacionais e outras instituies arquivsticas de pases do primeiro mundo com larga tradio democrtica e que, como principais produtores dessas novas tecnologias, compartilham nveis semelhantes em termos de diviso internacional do trabalho. A esta diviso internacional do trabalho corresponde uma ordem internacional da informao na qual as chamadas indstrias de informao so controladas principalmente pelos pases centrais, com enormes desigualdades entre o Norte e o Sul. Tomando-se como exemplo os bancos de dados, sabemos que "os EUA detm 60% dos bancos de dados existentes, contra 2,6% controlados pela Comunidade Econmica Europia e 14% pelas instituies internacionais e 'resto do mundo'" (Benakouche, 1985). Este novo colonialismo via novas tecnologias como as da informao apresenta implicaes econmicas culturais que perpassam o universo arquivstico brasileiro, j que a gesto da informao a ser adotada por nossas instituies acabar por se pautar - em muitos casos - pelos padres bsicos gerados em pases do primeiro mundo. Esta tendncia, claro, no exclui a contribuio da arquivologia brasileira nas reflexes sobre a gesto de novos recursos informativos. A experincia das instituies arquivsticas e dos cursos de arquivologia no Brasil centros naturais de produo e acumulao de conhecimento - ainda quase nula a este respeito. Isto talvez se explique pela prpria precariedade institucional de nossas instituies e centros de formao arquivsticos, alguns dos quais vm tentando desenvolver um processo modernizante capaz de romper com um estancamento jurdico, tcnico e organizacional de dezenas de anos. Os enormes problemas que ainda nos colocam a avaliao, recolhimento, processamento e guarda dos chamados documentos arquivsticos tradicionais no justificam, porm, negligenciarmos as novas questes resultantes do processo eletrnico de produo documental, sob pena de contribuirmos para ampliar ainda mais as dificuldades de preservao e acesso ao patrimnio arquivstico do pas. Este enorme vazio na arquivologia brasileira certamente no ser preenchido pela ao de uma instituio arquivstica ou curso de arquivologia isoladamente. A reunio de profissionais de diversas instituies pblicas e privadas, bem como de cursos de arquivologia, poderia, de forma dinmica e criativa, conduzir a estudos e propostas bsicas sobre a gesto arquivstica dos documentos eletrnicos em seus diversos aspectos. Apesar de uma defasagem de no mnimo duas dcadas, ainda no demasiado tarde para iniciativas neste sentido ou outras que possam compatibilizar a arquivologia brasileira com as novas demandas da gesto da informao. Esta uma responsabilidade social dos profissionais de arquivologia no Brasil para com seu tempo e seu pas.

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Jos Maria Jardim professor do Departamento de Documentao do Instituto de Artes e Comunicao Social da UFF.

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