Contabilidade Pblica

A nova Contabilidade Pblica Municipal

Volume 4

Contabilidade Pblica
A nova Contabilidade Pblica Municipal

Volume 4

Qualquer parte desta publicao poder ser reproduzida, desde que citada a fonte.
Copyright 2012. Confederao Nacional de Municpios.

Impresso no Brasil.

Autoria: Diana Vaz de Lima Editoria Tcnica: Elena Pacita Lois Garrido Superviso Editorial: Jamille Lavale de Carvalho Henriques de Moura Luciane Guimares Pacheco Diretoria Executiva: Elena Pacita Lois Garrido Gustavo de Lima Cezrio Jeconias Rosendo da Silva Jnior Moacir Luiz Rangel

Reviso: Keila Mariana de A. Oliveira Ilustraes: Lincoln Moreira de Castilho Pires Diagramao: Themaz Comunicao Ltda.

Ficha Catalogrfica Confederao Nacional de Municpios CNM Contabilidade Pblica: A nova Contabilidade Pblica Municipal. Braslia: CNM, 2012. 60 pginas. ISBN 978-85-99129-57-9

1. Nova contabilidade pblica. 2. Contabilidade pblica municipal. 3. Procedimentos contbeis. 4. Demonstraes contbeis. 5. Padronizao contbil. I. Ttulo: Contabilidade Pblica: A nova Contabilidade Pblica Municipal

Todos os direitos reservados :

SCRS 505, Bloco C, Lote 1 3o andar Braslia/DF CEP: 70350-530 Tel.: (61) 2101-6000 Fax: (61) 2101-6008 Site: www.cnm.org.br E-mail: atendimento@cnm.org.br

COLETNEA GESTO PBLICA MUNICIPAL

GESTO 2013-2016

Contabilidade Pblica
A nova Contabilidade Pblica Municipal
Volume 4

Braslia/DF, 2012.

Conselho Diretor CNM Gesto 2012-2015 Presidente Paulo Roberto Ziulkoski 1o Vice-Presidente Humberto Rezende Pereira 2o Vice-Presidente Douglas Gleen Warmling 3o Vice-Presidente Laerte Gomes 4o Vice-Presidente ngelo Jos Roncalli de Freitas 1o Secretrio Jair Aguiar Souto 2o Secretrio Rubens Germano Costa 1o Tesoureiro Joarez Lima Henrichs 2o Tesoureiro Glademir Aroldi

Palavra do Presidente
Prezado(a) Gestor(a), Em breve, os Municpios brasileiros obrigatoriamente adotaro uma nova contabilidade no seu dia a dia, com mudanas significativas em relao aos procedimentos at ento praticados. Essas mudanas no esto apenas relacionadas aos registros contbeis propriamente ditos, mas exigem uma nova base de informaes que envolve todos os setores administrativos da prefeitura, como o setor de pessoal, o setor de almoxarifado, o setor de patrimnio, o controle de recebimento e pagamento de dvidas, as unidades gestoras de regimes prprios, entre outros. Algumas das novas exigncias j esto em vigor desde o ano de 2010, outras, como a adoo de um novo plano de contas nico nacional, passam a vigorar no incio do ano de 2013. Objetivando orientar os novos gestores quanto s mudanas que devem ser promovidas no mbito da Contabilidade Pblica Municipal, a CNM disponibiliza o presente material trazendo informaes bsicas sobre as aes que devem ser desenvolvidas. Desejamos um bom aproveitamento do trabalho e informamos que o administrador local pode contar com a nossa equipe para conduzir o correto registro do seu Municpio neste novo ambiente contbil. Paulo Ziulkoski Presidente da CNM

SUMRIO
1. APRESENTAO13 2. QUAL O PAPEL DA CONTABILIDADE PBLICA MUNICIPAL?14 3. QUEM ACOMPANHA OS REGISTROS CONTBEIS?15 4. QUE NORMAS DEVEM SER OBSERVADAS?16 5. O QUE AS NORMAS TRAZEM DE NOVO?17 6. O QUE MUDA NA CONTABILIDADE PBLICA MUNICIPAL?22 7. ADOO DE PLANO DE CONTAS NICO PCASP 23 7.1 Essa Estrutura de Contas Muito Diferente da Utilizada Atualmente pelo Municpio?23 8. ADOO DE UM NOVO REGIME CONTBIL 25 9. ADOO DE NOVOS PROCEDIMENTOS CONTBEIS27 10. NOVAS DEMONSTRAES CONTBEIS29 10.1 Balano Patrimonial30 10.2 Balano Oramentrio 32 10.3 Balano Financeiro34 10.4 Demonstrao das Variaes Patrimoniais 35 10.5 Demonstrao dos Fluxos de Caixa 39

11. IMPLANTAO DO SISTEMA DE CUSTOS42 12. CRONOGRAMA DE AES45 13. AES RECOMENDADAS47 13.1 Crditos e Dvida Ativa 47 13.2 Obrigaes e Provises 47 13.3 Bens Mveis, Imveis e Intangveis48 13.4 Fenmenos Econmicos e Relao com a Execuo Oramentria49 13.5 Ativos de Infraestrutura50 13.6 Sistema de Custos50 13.7 Plano de Contas Padronizado PCASP 51 13.8 Outros Aspectos Patrimoniais 51 14. PROCEDIMENTOS ESPECFICOS (DEPRECIAO)52 14.1 Bens Depreciveis 52 14.2 Base de Clculo e Taxas Aplicadas 53 14.3 Mtodos de Depreciao 55 14.4 Bens Usados56 14.5 Bens Totalmente Depreciados56 15. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS58

1. APRESENTAO
O ano de 2013 comea com mudanas importantes na contabilidade pblica municipal, que dever adequar-se aos padres estabelecidos pelo governo federal brasileiro, em atendimento s normas internacionais de contabilidade. Algumas dessas mudanas j so obrigatrias desde o ano de 2010. Porm, como na maior parte dos Municpios no houve fiscalizao ostensiva para adoo dos novos procedimentos, em alguns casos, os prazos j se encontram expirados, e podem sujeitar os novos gestores, j no incio dos seus mandatos, a responder pelos procedimentos que no foram adotados. Todas as reas da prefeitura, direta ou indiretamente, devem colaborar com esse processo, em funo dos controles administrativos que devem ser institudos para que os registros sejam adequadamente efetuados. Diante desse cenrio, a CNM busca, por meio deste trabalho, preparar os novos gestores municipais para as mudanas a serem adotadas na contabilidade pblica municipal, orientando as aes que devem ser colocadas em prtica para que os novos padres atendam s determinaes dos rgos de fiscalizao.

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2. QUAL O PAPEL DA CONTABILIDADE PBLICA MUNICIPAL?

A contabilidade pblica tem como objetivo auxiliar o gestor no processo decisrio. na contabilidade que se encontra registrado o oramento aprovado em cada ano (as receitas e as despesas autorizadas pela Lei Oramentria Anual) e as informaes sobre os bens (equipamentos, imveis etc.), os direitos (valores a receber) e as obrigaes (valores a pagar) do ente pblico municipal.

Ao assumir o seu mandato, importante que cada prefeito entenda como est a situao patrimonial e financeira do seu Municpio, cujos dados esto sintetizados nos relatrios contbeis.

Essas so as informaes que limitaro o poder de atuao do gestor, esclarecendo os compromissos que j foram assumidos nas gestes anteriores, a observncia aos limites fiscais e se h recursos disponveis para atender s promessas de campanha.

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3. QUEM ACOMPANHA OS REGISTROS CONTBEIS?

Os registros contbeis so acompanhados por rgos da prpria administrao municipal (controle interno) e sujeitam-se fiscalizao do Tribunal de Contas (controle externo). As informaes tambm devem estar disponveis para toda a sociedade (controle social).

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4. QUE NORMAS DEVEM SER OBSERVADAS?

Desde 1964, o marco regulatrio da Contabilidade Pblica a Lei 4.320/1964, que estabelece, dentre outras, as regras a serem observadas na elaborao dos relatrios contbeis. Em 2000, foi publicada a Lei 101, conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, que instituiu normas de finanas pblicas voltadas para a responsabilidade na gesto fiscal e estabeleceu limites para gastos de pessoal e endividamento, cujos relatrios (de execuo oramentria e de gesto fiscal) so preenchidos com base nas informaes geradas pela contabilidade. Em 2008, com o compromisso assumido pelo governo brasileiro para aderncia s Normas Internacionais de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico Ipsas, em ingls, novos normativos tm sido desenvolvidos no Brasil: as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico NBCASP; e o Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Pblico MCASP.

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5. O QUE AS NORMAS TRAZEM DE NOVO?

As Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico NBCASP, so editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade CFC e trazem os conceitos e procedimentos patrimoniais que passam a ser exigidos na contabilidade pblica municipal. Desde janeiro de 2010, so de adoo obrigatria. Atualmente, compem-se de onze normas: Resoluo CFC 1128/2008 Descrio Objetivo

1129/2008

1130/2008

1131/2008

NBC T 16.1 Conceituao, o objeto e o campo Conceituao, de aplicao da Contabilidade Objeto de Campo de Aplicada ao Setor Pblico. Aplicao Conceito de patrimnio pblico, sua classificao sob o enfoque NBC T 16.2 contbil, o conceito e a estrutura Patrimnio e Sistemas Contbeis do sistema de informao contbil. Bases para controle contbil NBC T 16.3 do planejamento desenvolvido Planejamento e seus pelas entidades do setor Instrumentos sob o pblico, expresso em planos Enfoque Contbil hierarquicamente interligados. NBC T 16.4 Conceitos, natureza e tipicidades Transaes no Setor das transaes no setor pblico. Pblico

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Resoluo CFC 1132/2008

Descrio NBC T 16.5 Registro Contbil NBC T 16.6 Demonstraes Contbeis NBC T 16.7 Consolidao das Demonstraes Contbeis NBC T 16.8 Controle Interno NBC T 16.9 Depreciao, Amortizao e Exausto NBC T 16.10 Avaliao e Mensurao de Ativos e Passivos em Entidades do Setor Pblico NBC T 16.11 Sistemas de Informao de Custos do Setor Pblico

Objetivo Critrios para o registro contbil dos atos e dos fatos que afetam ou possam vir a afetar o patrimnio das entidades do setor pblico. Demonstraes contbeis a serem elaboradas e divulgadas pelas entidades do setor pblico. Conceitos, abrangncia e procedimentos para consolidao das demonstraes contbeis no setor pblico. Referenciais para o controle interno como suporte do sistema de informao contbil. Critrios e procedimentos para o registro contbil da depreciao, da amortizao e da exausto. Critrios e procedimentos para a avaliao e a mensurao de ativos e passivos integrantes do patrimnio de entidades do setor pblico. Conceituao, o objeto, os objetivos e as regras bsicas para mensurao e evidenciao dos custos no setor pblico.

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1134/2008

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O MCASP veio com o papel de ajudar a operacionalizar o processo de convergncia nos entes pblicos brasileiros e periodi-

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camente atualizado pela Subsecretaria de Contabilidade Pblica da Secretaria do Tesouro Nacional rgo responsvel pela sua publicao. Alguns de seus procedimentos tambm so de adoo obrigatria desde janeiro de 2010. Em sua 5 Edio, vlida para o exerccio de 2013, o MCASP composto por 8 partes: Partes do MCASP Parte I Parte II Parte III Parte IV Parte V Parte VI Parte VII Parte VIII Descrio Procedimentos Contbeis Oramentrios PCO Procedimentos Contbeis Patrimoniais PCP Procedimentos Contbeis Especficos PCE Plano de Contas Aplicado ao Setor Pblico PCASP Demonstraes Contbeis Aplicadas ao Setor Pblico DCASP Perguntas e Respostas Exerccio Prtico Demonstrativo de Estatsticas de Finanas Pblicas

A Parte I Procedimentos Contbeis Oramentrios PCO, rene conceitos, regras e procedimentos relativos aos atos e fatos oramentrios e seu relacionamento com a contabilidade. Traz padres que devem ser aplicados receita oramentria e despesa oramentria, suas classificaes, destinaes e registros, de modo a permitir a evidenciao e a consolidao das contas pblicas nacionais.

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Em atendimento s disposies do PCO, a receita oramentria deve ser registrada apenas no momento da arrecadao e a despesa oramentria no momento do empenho, em atendimento ao art. 35 da Lei no 4.320/1964. De acordo com a Parte II Procedimentos Contbeis Patrimoniais PCP, o atendimento do enfoque patrimonial da contabilidade compreende o registro e a evidenciao da composio patrimonial do ente pblico (arts. 85, 89, 100 e 104 da Lei no 4.320/1964). Nesse aspecto, devem ser atendidos os princpios e normas contbeis voltados para o reconhecimento, mensurao e evidenciao dos ativos e passivos e de suas variaes patrimoniais, contribuindo para o processo de convergncia s normas internacionais, respeitada a base legal nacional. A compreenso da lgica dos registros patrimoniais determinante para o entendimento da formao, composio e evoluo desse patrimnio.

Em atendimento s disposies do PCP, as variaes patrimoniais (aumentativas e diminutivas) devem ser registradas no momento do fato gerador, independentemente de recebimento ou pagamento.

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Na Parte III Procedimentos Contbeis Especficos PCE, esto dispostos os procedimentos contbeis que devem ser aplicados para o Fundeb, parcerias pblico-privadas PPP, operaes de crdito, regimes prprios de previdncia social RPPS, dvida ativa, precatrios e consrcios pblicos. Na Parte IV Plano de Contas Aplicado ao Setor Pblico PCASP, esto apresentados os conceitos bsicos, regras para registro dos atos e fatos e estrutura contbil padronizada, de modo a atender a todos os entes da federao e aos demais usurios da informao contbil, permitindo a gerao de base de dados consistente para compilao de estatsticas e finanas pblicas. A estrutura das demonstraes contbeis aplicadas ao setor pblico DCASP encontra-se disposta na Parte V, que tem como objetivo padronizar os conceitos, as regras e os procedimentos relativos s demonstraes contbeis do setor pblico a serem observados pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, permitindo a evidenciao e a consolidao das contas pblicas em mbito nacional, em consonncia com os procedimentos do PCASP.

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6. O QUE MUDA NA CONTABILIDADE PBLICA MUNICIPAL?

Entre as mudanas contempladas pelas novas regras, destacam-se: Adoo de plano de contas nico; Adoo de um novo regime contbil; Adoo de novos procedimentos contbeis (depreciao, proviso, reavaliao etc.); Novas demonstraes contbeis; Implantao de sistema de custos.

Fique atento! As mudanas que se tornaram facultativas em janeiro de 2010 sero obrigatrias para todos os Municpios brasileiros, a partir de 1 de janeiro de 2013, de acordo com a STN. preciso ficar atento aos prazos estabelecidos, sob pena de as contas pblicas municipais no serem aprovadas pelos rgos de fiscalizao.

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7. ADOO DE PLANO DE CONTAS NICO PCASP

Um plano de contas a estrutura bsica da escriturao contbil, formada por um conjunto de contas previamente estabelecidas, que permite obter as informaes necessrias elaborao de relatrios gerenciais e demonstraes contbeis, conforme as caractersticas gerais da entidade, possibilitando a padronizao de procedimentos contbeis. Com a nova contabilidade, todos os entes pblicos brasileiros (federal, estadual e municipal) devero utilizar uma mesma estrutura de contas, conhecida como plano de contas nico ou plano de contas aplicado ao setor pblico PCASP. 7.1 Essa Estrutura de Contas Muito Diferente da Utilizada Atualmente pelo Municpio? diferente. O modelo adotado atualmente ser totalmente reestruturado, deixando de apresentar seis classes de contas para apresentar oito classes de contas:

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Contas Patrimoniais

Plano de Contas Atual 1. Ativo 2. Passivo + Patrimnio Lquido 3. Despesa 4. Receita 5. Resultado Diminutivo do Exerccio 6. Resultado Aumentativo do Exerccio

PCASP 1. Ativo 2. Passivo + Patrimnio Lquido 3. Variao Patrimonial Diminutiva 4. Variao Patrimonial Aumentativa 5. Controles da Aprovao do Planejamento e Oramento 6. Controles da Execuo do Planejamento e Oramento 7. Controles Devedores 8. Controles Credores

Resultado

Controles da Aprovao do Planejamento e Oramento

1.9 Ativo Compensado 2.9 Passivo Compensado

Controles de Atos Potenciais

1.9 Ativo Compensado 2.9 Passivo Compensado

Importante! Se o sistema atualmente utilizado pela prefeitura permitir a mudana da estrutura de contas atual pela nova estrutura, inclusive com a alterao dos cdigos das contas, basta que o sistema seja adaptado. Caso contrrio, importante que a prefeitura se prepare urgentemente para a troca do sistema, j que a migrao de programas e a assimilao por parte dos operadores demanda tempo.

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8. ADOO DE UM NOVO REGIME CONTBIL

Desde a publicao da Lei n 4.320/1964, a contabilidade pblica vem adotando o regime misto, contabilizando como receita do exerccio os valores efetivamente arrecadados e como despesa do exerccio os valores empenhados. Pela nova contabilidade, permanece do ponto de vista oramentrio o tratamento da receita pblica (valores efetivamente arrecadados) e para a despesa pblica (valores empenhados); mas agora passam a ser registrados o lanamento do imposto (direito a receber) e a obrigao pelo fato gerador (regime de competncia integral). Exemplo: Arrecadao de impostos Lei 4.320/1964 O registro contbil feito apenas no momento do ingresso do recurso (arrecadao da receita) Nova Contabilidade O registro ser feito no momento do lanamento do imposto, como um direito a receber (variao patrimonial), e j impactar a apurao do resultado da prefeitura. No momento do ingresso do recurso, ser registrada a receita oramentria arrecadada.

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Converse com o seu contabilista sobre como devem ser lidos os novos relatrios contbeis, considerando-se que eventual resultado com superavit no quer dizer que haja recursos disponveis para execuo de despesa pblica.

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9. ADOO DE NOVOS PROCEDIMENTOS CONTBEIS

Conforme orientaes emanadas da Secretaria do Tesouro Nacional STN, alm do reconhecimento dos ativos e passivos no momento do fato gerador, os seguintes procedimentos passam a ser obrigatrios: Registro mensal da depreciao dos bens mveis e imveis (de uso); Registro mensal da amortizao de despesas pagas antecipadamente (tais como assinatura de peridicos e benfeitorias em propriedade de terceiros); Registro mensal e baixa de encargos de frias e de 13 salrio por competncia; Registro mensal e baixa de provises (tanto do Ativo como do Passivo); Registro de ativos intangveis produzidos, tais como programas de computador (softwares) e produtos desenvolvidos pelo Municpio; Registro de crditos a receber decorrentes de transaes com terceiros, oriundas de receitas e de valores a recuperar de despesas, entre outros; Registro peridico da reavaliao do ativo imobilizado (anual ou quadrienal); Registro da reduo de valor recupervel (impairment) do ativo imobilizado; Reconhecimento mensal dos riscos de recebimento de crditos e consequente baixa;

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 Ajuste mensal dos crditos e dvidas prefixadas a valor presente; Reconhecimento dos encargos incorridos referentes a crditos e dvidas ps-fixadas; Ajuste mensal dos itens de estoques pelo valor de mercado ou de aquisio; Ajuste tempestivo dos resduos e refugos pelo valor realizvel lquido; Ajuste tempestivo, pela equivalncia patrimonial, das participaes em empresas e consrcios; Incorporao tempestiva, no imobilizado, de gastos adicionais ou complementares posteriores que tragam benefcios econmicos futuros; Incorporao tempestiva dos bens de uso comum ao valor de construo.

Quando comear? Se o novo gestor constatar que esses procedimentos ainda no so usuais em seu Municpio, devem ser estabelecidas aes para que sejam adotados o quanto antes.

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10. NOVAS DEMONSTRAES CONTBEIS

Para atender s novas disposies do MCASP, os Municpios brasileiros devem elaborar as seguintes demonstraes contbeis (incluindo as exigidas pela Lei n 4.320/1964): a. b. c. d. e. f. Balano Patrimonial; Balano Oramentrio; Balano Financeiro; Demonstrao das Variaes Patrimoniais; Demonstrao dos Fluxos de Caixa; Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido (exigida apenas para as estatais no-dependentes).

IMPORTANTE que os novos gestores tenham conhecimento mnimo dessa documentao, pois, ao final de cada exerccio, esses documentos sero por eles assinados, conjuntamente com o contabilista responsvel pela prefeitura, respondendo ambos pelas informaes neles constantes.

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As demonstraes contbeis devem ser divulgadas da seguinte forma: Demonstraes Contbeis Consolidadas: devem compor a prestao de contas anual de governo, que recebe parecer prvio pelo tribunal de contas competente; Demonstraes Contbeis No Consolidadas: devem compor a tomada ou prestao de contas anual dos administradores pblicos. 10.1 Balano Patrimonial O papel do balano patrimonial evidenciar, qualitativa e quantitativamente a situao patrimonial da entidade pblica, por meio de contas representativas do patrimnio pblico, os bens e direitos (Ativo) e as obrigaes do Municpio (Passivo). O patrimnio lquido o valor residual da entidade, depois de deduzidos todos os seus passivos (obrigaes).

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10.2 Balano Oramentrio No balano oramentrio esto demonstradas as receitas e as despesas previstas em confronto com as realizadas. No caso da receita, como se trata de uma estimativa, os valores arrecadados podem ser a maior (excesso de arrecadao) ou a menor (arrecadao inferior ao previsto). No caso da despesa, fixada com base na receita prevista, s pode ser executada at o limite da autorizao legal. Conforme disposto no MCASP, no momento inicial da execuo oramentria, tem-se, via de regra, o equilbrio entre a receita prevista e a despesa fixada. Assim, toda despesa a ser executada est amparada por uma receita prevista a ser arrecadada no exerccio. No entanto, iniciada a execuo do oramento, possvel que haja recurso disponvel para abertura de crditos adicionais, possibilitando a realizao de despesas que ainda no haviam sido fixadas (crditos especiais ou extraordinrios) ou estavam insuficientemente dotadas na lei oramentria (crditos suplementares).

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10.3 Balano Financeiro O balano financeiro tem como objetivo demonstrar os recebimentos e pagamentos de natureza oramentria (receitas oramentrias e despesas oramentrias) e outros ingressos e dispndios de natureza extraoramentria do Municpio. Pelo novo modelo do balano financeiro, devem ser apresentadas as destinaes ordinrias e a destinaes vinculadas (esta ltima de acordo com as caractersticas especficas de cada ente). destinaes ordinrias - referem-se aos recursos aplicados livremente; destinaes vinculadas - os recursos devem ser aplicados atendendo a finalidades especficas estabelecidas pela legislao (exemplo: limite mnimo de gastos com sade e educao).

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10.4 Demonstrao das Variaes Patrimoniais No setor pblico, a demonstrao das variaes patrimoniais DVP tem como papel evidenciar as alteraes do patrimnio do Municpio verificadas no exerccio, apurando se obteve deficit ou superavit. Na prtica, o resultado apurado confrontando-se as variaes patrimoniais aumentativas e as variaes patrimoniais diminutivas. Variaes patrimoniais aumentativas - contribuem para aumentar a situao lquida patrimonial. Exemplos: recebimento de bem em doao, arrecadao de impostos etc.

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 Variaes patrimoniais diminutivas - contribuem para diminuir a situao lquida patrimonial. Exemplos: pagamento de gua, luz e telefone, pagamento de salrios etc. Como apndice da DVP, tambm devem ser evidenciadas as variaes qualitativas, ou seja, aquelas que alteram a composio dos elementos patrimoniais sem afetar o patrimnio lquido. Exemplos: compra de imobilizado, pagamento de dvida etc.

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10.5 Demonstrao dos Fluxos de Caixa Por meio da demonstrao dos fluxos de caixa DFC, o gestor ter como avaliar a capacidade de o Municpio gerar caixa e equivalentes de caixa, bem como a sua necessidade de liquidez. De acordo com o MCASP, a DFC permite que os gestores projetem cenrios de fluxos de caixa futuros e tenham condies de analisar eventuais mudanas em torno da capacidade de manuteno do regular financiamento dos servios pblicos mantidos pelo Municpio. A DFC compe-se de trs fluxos: operacional (entradas e sadas de recursos para o custeio do ente), de investimentos (relacionados com a aquisio ou alienao de bens, bem como com a concesso ou a amortizao de emprstimos concedidos) e de financiamentos (recursos relacionados com a captao ou quitao de emprstimos e financiamentos contrados).

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11. IMPLANTAO DO SISTEMA DE CUSTOS

O que um sistema de custos? uma importante ferramenta que visa estabelecer um sistema de informaes gerenciais, auxiliando a administrao a tomar decises e localizar falhas de gerenciamento. Cria um controle financeiro efetivo, contribuindo para a gesto do Municpio de vrias maneiras, entre elas: avaliao de custo-benefcio; como e quando gastar; apoio ao controle interno e suporte indispensvel para as decises estratgicas. Entre outras vantagens, a instituio de um sistema de custos auxiliar o gestor, dando-lhe suporte nas seguintes informaes: Conhecimento do custo para execuo de seus servios (taxas e servios pblicos); Controle financeiro efetivo; Conhecimento do custo das mercadorias e servios pretendidos para fins de contrataes e licitaes dentro de um preo bsico condizente; Conhecimento da capacidade produtiva do material humano disponvel;

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 Conhecimento do peso dos custos indiretos para manuteno dos servios; Capacidade para identificar onde est sendo alocada a maior parte dos recursos financeiros e quais os cortes possveis para obter maior impacto financeiro, afetando com menor intensidade o setor produtivo; Dispor de uma ferramenta de previso de custos que auxilie a administrao na tomada de decises; Examinar o real interesse do Municpio pela possibilidade de recursos disponveis de outras esferas para programas pr-definidos (voluntrios), dentro do binmio custo-benefcio; Instrumentalizar o controle Interno nas verificaes rotineiras dos atos de sua competncia. Com a aplicao de um sistema de custos, possvel obter respostas mais seguras para muitas questes que exigem decises fundamentais e que, se tomadas de forma aleatria e sem estudo mais aprofundado, podem se tornar desastrosas s administraes, como por exemplo: O servio de vigilncia deve ser terceirizado ou deve ser organizado pelo Municpio? Manter a frota de veculos e motoristas ou terceirizar esses servios? Dar manuteno mensal nos bens mveis e imveis ou consertar quando estiverem necessitando? Alugar espaos para o desenvolvimento dos servios ou constru-los? Inscrever servidores em treinamentos abertos ou fazer contratao direta de instrutores?

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 Abastecer veculos em postos particulares, adquirir combustvel em maior quantidade ou adquirir os equipamentos para a instalao de um ponto de abastecimento exclusivo para o rgo? Manter estrutura fsica e de servidores para servios de atendimento mdico especializado ou contrat-los somente quando necessrio? Adquirir equipamentos para exames laboratoriais ou contrat-los de terceiros? Comprar softwares disponveis no mercado e adapt-los para uso prprio ou desenvolv-los?

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12. CRONOGRAMA DE AES

Em 2011, foi publicada a Portaria STN n 828, que estabeleceu o prazo de at 30 de junho 2011 para que os Municpios divulgassem, em meio eletrnico de acesso pblico e para o tribunal de contas, os procedimentos contbeis e patrimoniais e o cronograma de aes a adotar at 2014, visando proporcionar maior transparncia das contas pblicas. Entre as exigncias de registros contbeis relacionadas pela Portaria 828/2011, a serem divulgadas no cronograma de aes, esto: Reconhecimento, mensurao e evidenciao dos crditos, tributrios ou no, por competncia, e da dvida ativa, incluindo os respectivos ajustes para perdas; Reconhecimento, mensurao e evidenciao das obrigaes e provises por competncia; Reconhecimento, mensurao e evidenciao dos bens mveis, imveis e intangveis; Registro de fenmenos econmicos, resultantes ou independentes da execuo oramentria, tais como depreciao, amortizao e exausto; Reconhecimento, mensurao e evidenciao dos ativos de infraestrutura; Implementao do sistema de custos; Aplicao do plano de contas, detalhado no nvel exigido para a consolidao das contas nacionais; Demais aspectos patrimoniais previstos no MCASP.

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Para atender ao disposto nessa portaria, a CNM recomendou, poca, que fosse institudo, no mbito de cada Municpio, um grupo de trabalho para tratar das aes a serem desenvolvidas, envolvendo todos os poderes e rgos da administrao direta e indireta municipal. Cada membro componente do grupo de trabalho deveria apresentar relatrio dentro de um prazo previamente determinado, relacionando os procedimentos contbeis que normalmente so adotados em seu mbito quanto aos aspectos relacionados na portaria. A partir do diagnstico levantado, o grupo deveria estudar as aes a serem implantadas, em conformidade com as orientaes emanadas do tribunal de contas ao qual o Municpio encontra-se jurisdicionado, para executar os procedimentos recomendados no MCASP da STN. Alm disso, a CNM tambm recomendou que a prefeitura criasse em seu prprio site um link intitulado Portaria 828/2011, para divulgao do cronograma, e que fosse enviada correspondncia, devidamente protocolada, ao tribunal de contas sobre a existncia do link. Fique atento! importante que o novo gestor verifique se o cronograma de aes em cumprimento Portaria STN 828/2011 foi divulgado e como est o cumprimento das aes e dos prazos neles dispostos, pois se trata de um compromisso firmado pelo Municpio junto aos rgos de fiscalizao.

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13. AES RECOMENDADAS

13.1 Crditos e Dvida Ativa Para o reconhecimento, mensurao e evidenciao dos crditos, tributrios ou no, por competncia, e da dvida ativa, incluindo os respectivos ajustes para perdas, recomenda-se o desenvolvimento das seguintes aes: a. Estabelecer uma nova sistemtica para identificar o momento do lanamento do crdito (fato gerador); b. Adaptar o sistema contbil para receber a informao do crdito tributrio a partir do seu lanamento; c. A partir do histrico de recebimento do ente (3 anos), verificar a probabilidade de no recebimento do crdito e efetuar o registro da respectiva proviso na contabilidade; d. Efetuar encaminhamento para inscrio em dvida ativa dos crditos eventualmente no recebidos; e. No caso dos crditos confirmados, reclassificar o direito a receber como dvida ativa; f. Definir a probabilidade de perda, com base no histrico de recebimento da dvida ativa (3 anos), efetuando o registro da expectativa do valor recupervel (impairment). 13.2 Obrigaes e Provises Com relao ao reconhecimento, mensurao e evidenciao das obrigaes e provises por competncia, recomendam-se as aes a seguir:

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a. Estabelecer uma nova sistemtica para identificar o momento do fato gerador da obrigao potencial; b. Verificar se a obrigao potencial decorrente de um fato passado (legal ou no formalizado); c. Verificar se provvel a sada de recursos para que a obrigao potencial seja liquidada; d. Verificar se possvel estimar confiavelmente o montante da obrigao potencial; e. Caso as premissas sejam satisfeitas, efetuar o registro do passivo na contabilidade. 13.3 Bens Mveis, Imveis e Intangveis Para o reconhecimento, mensurao e evidenciao dos bens mveis, imveis e intangveis, as seguintes aes seriam recomendadas: a. Efetuar levantamento fsico dos bens, identificando quando cada bem foi colocado em uso, sua localizao e vida til; b. Realizar conferncia do inventrio fsico com os bens registrados na contabilidade; c. Caso algum bem registrado na contabilidade no conste do inventrio, abrir processo para apurao de responsabilidade e, oportunamente, efetuar a baixa do bem; d. No caso dos bens intangveis, verificar se o elemento atende aos critrios de reconhecimento; e. Mensurar os bens intangveis a partir da probabilidade de gerao de benefcios econmicos futuros ou servio potencial; f. Baixar o ativo intangvel por ocasio de sua alienao (incluindo a alienao por meio de transao sem con-

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traprestao) ou quando houver expectativa de benefcios econmicos futuros ou potencial de servios com a sua utilizao ou alienao. 13.4 Fenmenos Econmicos e Relao com a Execuo Oramentria As aes recomendadas para o registro de fenmenos econmicos, resultantes ou independentes da execuo oramentria, tais como depreciao, amortizao e exausto, so as seguintes: a. Criar a comisso para elaborar laudo de avaliao para os bens do ativo imobilizado que estejam subavaliados; b. Elaborar tabela de depreciao que estabelea a vida til, as taxas a serem aplicadas e o valor residual de cada classe de ativo imobilizado; c. Efetuar o registro contbil dos bens submetidos ao processo de reavaliao; d. Enquadrar o bem na tabela de depreciao e efetuar o registro contbil da depreciao (parcela correspondente); e. No caso dos direitos sujeitos amortizao, efetuar o registro conforme prazo contratual; f. No caso dos recursos naturais sujeitos exausto, efetuar o registro conforme os benefcios estimados; g. Efetuar a baixa do bem totalmente depreciado ou submet-lo nova reavaliao, caso continue gerando benefcio econmico ou social; h. Efetuar a baixa do direito totalmente amortizado ou do recurso natural totalmente exaurido.

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13.5 Ativos de Infraestrutura Entre as aes recomendadas para o reconhecimento, mensurao e evidenciao dos ativos de infraestrutura, esto: a. Efetuar o levantamento fsico dos bens, identificando quando cada bem foi colocado em uso, sua localizao e vida til; b. Efetuar a incorporao dos bens, tendo como base os valores despendidos para a sua construo, devidamente atualizados a valor justo (a partir de laudo de avaliao); c. Efetuar o registro contbil da depreciao, conforme tabela definida pelo ente; d. Efetuar a baixa do bem totalmente depreciado, ou submet-lo a nova reavaliao, caso continue gerando benefcio econmico ou social. 13.6 Sistema de Custos Para implementao do sistema de custos, recomenda-se: a. Registro contbil dos procedimentos patrimoniais por competncia; b. Contratao ou desenvolvimento de sistema de informao em que a informao de custos seja capturada; c. Identificao dos programas que tero seus custos apurados; d. Registro/alimentao das informaes de custos relativos aos programas selecionados; e. Levantamento dos custos apurados.

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13.7 Plano de Contas Padronizado PCASP Com relao adoo do plano de contas padronizado PCASP, detalhado no nvel exigido para a consolidao das contas nacionais, os seguintes procedimentos so recomendados: a. Adaptao do plano de contas do ente municipal estrutura do PCASP federao; b. Codificao dos eventos contbeis (tabela de eventos) atendendo nova codificao e nomenclatura do novo plano de contas do ente; c. Criar rotinas de integridade, de abertura e de encerramento de exerccio, atendendo nova rotina de registro contbil; d. Ajustar a elaborao das demonstraes contbeis ao padro MCASP; e. Migrar o sistema atual para o novo sistema contbil. 13.8 Outros Aspectos Patrimoniais Entre as aes recomendadas para os demais aspectos patrimoniais previstos no MCASP, est a adequao da unidade gestora do Regime Prprio de Previdncia Social RPPS, naqueles Municpios que a tenha, onde devero ser promovidas todas as aes acima relacionadas.

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14. PROCEDIMENTOS ESPECFICOS (DEPRECIAO)

Ao concluir a identificao e o respectivo registro de cada bem permanente registrado no ativo imobilizado, a gesto municipal est apta a efetuar os demais procedimentos exigidos pelos padres internacionais, entre eles a depreciao. O procedimento contbil da depreciao consiste na reduo do valor dos bens tangveis (que tm existncia fsica) em funo do desgaste pelo uso, ao da natureza ou obsolescncia (ultrapassado tecnologicamente). Conforme orientado anteriormente pela CNM, o procedimento contbil da depreciao de adoo obrigatria desde o incio do exerccio financeiro de 2010. 14.1 Bens Depreciveis So sujeitos depreciao apenas os bens tangveis utilizados na atividade operacional do Municpio, a exemplo de edifcios e construes (a partir da concluso ou incio de utilizao, destacando-se o valor da edificao do valor do terreno), computadores, mveis (mesas, cadeiras, armrios etc.), veculos e mquinas e equipamentos. Por outro lado, no so depreciveis os terrenos rurais e urbanos, os bens mveis de natureza cultural (obras de artes e antiguidades), os bens de uso com vida til considerada tecnicamente indeterminada e os animais que se destinam exposio e preservao.
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 importante ressaltar que o bem s poder ser depreciado a partir da data em que for instalado ou posto em servio. 14.2 Base de Clculo e Taxas Aplicadas No caso do bem novo, a base de clculo da depreciao ser o valor da nota fiscal (empenho). Nesse valor tambm devem ser adicionados os gastos necessrios para colocar o bem em uso na forma pretendida pela administrao (despesas com frete e instalao, softwares que so parte integrante do bem, entre outros). Sobre esse valor ser aplicada uma taxa de depreciao, correspondente ao tempo de vida til do bem, que pode variar de entidade para entidade, dependendo das condies em que o bem ser usado. Tambm deve ser definido se esse bem apresentar valor residual ao final da sua vida til, para ento estabelecer a alquota de depreciao a ser aplicada. Valor residual o montante lquido que a entidade espera, com razovel segurana, obter por um ativo no fim de sua vida til econmica, deduzidos os gastos esperados para sua venda. Para apurao da base de clculo da depreciao com valor residual, considere o exemplo abaixo: Em R$ Valor da nota fiscal (empenho) ( - ) Valor residual Base de Clculo da Depreciao 28.600,00 1.600,00 27.000,00

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A determinao do perodo de vida til econmica de um determinado bem a maior dificuldade associada ao clculo da depreciao. Para estimar a vida til ou o perodo de uso de um ativo, os seguintes fatores devem ser considerados: a. b. c. d. capacidade de gerao de benefcios futuros; desgaste fsico decorrente de fatores operacionais ou no; obsolescncia tecnolgica; limites legais ou contratuais sobre o uso ou a explorao do ativo.

A Secretaria do Tesouro Nacional definiu a seguinte tabela de vida til e valor residual a serem considerados no mbito do governo federal:
Bem Aparelhos e Equipamentos de Comunicao Aparelhos e Utenslios Domsticos Equipamento de Proteo, Segurana e Socorro Mquinas e Equipamentos Grficos Equipamentos para udio, Vdeo e Foto Mquinas, Utenslios e Equipamentos Diversos Equipamentos de Processamento de Dados Mquinas, Instalaes e Utenslios de Escritrio Equipamentos Hidrulicos e Eltricos Mobilirio em Geral Veculos Diversos Acessrios para Automveis (durao superior 1 ano) Vida til 10 anos 10 anos 10 anos 15 anos 10 anos 10 anos 5 anos 10 anos 10 anos 10 anos 15 anos 5 anos Valor Residual 20% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

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A recomendao que o valor residual e a vida til econmica de um ativo sejam revisados, pelo menos, ao final de cada exerccio. Quando as expectativas diferirem das estimativas anteriores, as alteraes devem ser efetuadas. Registra-se que a depreciao de um ativo cessa quando o mesmo baixado ou transferido do imobilizado. Todavia, essa depreciao no cessa pelo fato de o ativo tornar-se obsoleto ou ser retirado temporariamente de operao, a no ser que esteja totalmente depreciado. 14.3 Mtodos de Depreciao O mtodo de depreciao deve refletir os benefcios esperados do ativo, de acordo com seu padro de consumo. Entre os mtodos que podem ser aplicados, destacam-se: a. mtodo linear: considera que o bem ser usado de forma constante durante toda a sua vida til, e que no haver mudana no valor residual; b. mtodo das unidades produzidas: reduz o valor do bem com base na expectativa de produo; c. mtodo dos saldos decrescentes: considera que o bem produzir mais quando novo, decrescendo seu valor at o final da vida til. Normalmente, os bens em uso na atividade operacional de um Municpio apresentam um padro de consumo uniforme, razo pela qual se recomenda o uso do mtodo linear, de fcil aplicao, em que so fixadas taxas constantes de depreciao ao longo do tempo de vida til, como no exemplo:

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Bem Veculo novo

Valor de Aquisio R$ 36.000,00

Vida til 5 anos

Taxa de Depreciao 20% ao ano ou 60 meses

14.4 Bens Usados Durante o perodo de transio para adoo dos novos padres, ser muito comum os gestores municipais depararam-se com bens usados, com valor irrisrio e sem nunca terem passado pelo processo de depreciao. A recomendao que, antes de ser aplicado o procedimento da depreciao, esse bem passe por um laudo de avaliao, para estimar uma nova vida til e o seu valor justo ou recupervel. Por outro lado, qualquer Por outro melhoria que contribua para o aumento da vida til de um bem classificado no ativo imobilizado, incrementando a sua capacidade produtiva ou que envolva gasto significativo, deve ter seus valores incorporados a esse bem, alterando-se, consequentemente, a base de clculo da depreciao. 14.5 Bens Totalmente Depreciados Quando a depreciao acumulada atingir 100% do valor do bem, mesmo estando esse bem ainda em uso, a depreciao no ser mais calculada, permanecendo o valor original do bem e a respectiva depreciao acumulada nos registros contbeis, at que o bem seja alienado, doado, trocado, ou passe a no mais fazer parte do patrimnio. Tambm existe a possibilidade de o bem ser reavaliado, sendo estabelecida no laudo de avaliao uma nova vida til, bem como o novo valor que ser tomado como base do clculo de depreciao.

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Exemplo Equipamento de processamento de dados usado (valor histrico) Laudo de Reavaliao (base de clculo da depreciao) Vida til estabelecida pelo laudo Depreciao que ser lanada mensalmente (R$ 2.640,00 : 24 meses)

Em R$ 2.400,00 2.640,00 2 anos 110,00

Periodicamente, a conta de depreciao acumulada receber, a crdito, os valores das quotas de depreciao lanadas durante o tempo de vida til, at que seus valores sejam igualados ao valor contbil dos bens que esto sendo depreciados, ou at no montante do valor oferecido como base de clculo da depreciao (deduzido do valor residual).

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15. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

NORMAS Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico. Disponvel em: <http://www.cfc.org.br/sisweb/sre/Default.aspx>. STN Secretaria do Tesouro Nacional. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico. Partes I, II, III, IV e V. 5a. Edio. Braslia: STN, 2012. Disponvel em: <http://www.stn.gov.br/contabilidade_governamental/manuais. asp>.

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