UNIO INTERUNIVERSITRIA DO BRASIL PS-GRADUAO LATO SENSU GESTO DO CONHECIMENTO, DA INFORMAO E DOCUMENTAO

Fernando Franca e Gomes de Miranda

O PROCESSO SOCIAL DE AVALIAO DE ARQUIVOS: UMA PROPOSTA CIDAD

Trabalho de Concluso de Curso TCC 2013

Braslia Brasil Agosto 2013

UNIO INTERUNIVERSITRIA DO BRASIL PS-GRADUAO LATO SENSU GESTO DO CONHECIMENTO, DA INFORMAO E DOCUMENTAO

O PROCESSO SOCIAL DE AVALIA DE ARQUIVOS: UMA PROPOSTA CIDAD

Fernando Franca e Gomes de Miranda

Trabalho de Concluso do Curso de Gesto do Conhecimento, da Informao e Documentao apresentado a UNIO INTERUNIVERSITRIA DO BRASIL como parte dos requisitos para a obteno do ttulo de Especializao. ORIENTADOR: Prof. Wagner Castilho

Braslia Brasil Agosto 2013

O PROCESSO SOCIAL DE AVALIAO DE ARQUIVOS: UMA PROPOSTA CIDAD

FERNANDO FRANCA E GOMES DE MIRANDA

TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO APRESENTADO AO CORPO DOCENTE DO CURSO DE GESTO DO CONHECIMENTO, DA INFORMAO E DOCUMENTAO DA UNIO INTERUNIVERSITRIA DO BRASIL COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENO DO TTULO DE ESPECIALIZAO.

Banca examinadora:

Prof. Wagner Castilho (Orientador)

Avaliador

Avaliador

Braslia Brasil Agosto 2013

Agradeo primeiramente a Deus e a todas as pessoas que me auxiliaram nesta jornada de pesquisa. A rica, minha esposa, amiga imprescindvel! No h ningum igual! Ao meu orientador, Wagner Castilho, que esteve sempre disponvel. Aos meus colegas de turma, que nunca deixaram que as discusses passassem em branco. Ao Ministrio das Comunicaes que me proporcionou a oportunidade de ampliar meus conhecimentos e

horizontes. A todos, que de alguma forma contriburam para a realizao deste trabalho, muito obrigado!

Dedico este trabalho a todos aqueles que tiveram e tem suas vozes caladas.

Se o homem produto das circunstncias, ento preciso criar as circunstncias humanamente. Friedrich Engels

RESUMO

Este projeto tem como finalidade discorrer sobre a metodologia do processo de avaliao de arquivos, baseado na estrutura e interesses do poder institudo, e assim sendo, propor uma discusso fundamentada em um processo de avaliao que busque espelhar o valor social dos arquivos como instrumentos de solidificao das razes culturais e histricas de uma sociedade.

ABSTRACT This project aims to discuss the methodology of the assessment process files based on the structure and interests of established power, and therefore propose a discussion based on an evaluation process that seeks to mirror the social value of archives as instruments of solidification of cultural and historical roots of a society.

LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 ESQUEMA PARA DEFINIO DE ARQUIVO ........................................ 12

LISTA DE QUADROS E TABELAS QUADRO 1 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS .................................................. 09

SUMRIO 1. 2. INTRODUO ............................................................................................... 12 REFERENCIAL TERICO ............................................................................... 7

2.1 AVALIAO DOCUMENTAL ................................................................................... 7 2.2 GESTO DE DOCUMENTOS .................................................................................. 8 2.2.1 O QUE ARQUIVO? .......................................................................................... 11 2.2.2 PRINCPIOS ARQUIVSTICOS ............................................................................. 12 2.2.3 AS CARACTERSTICAS INTRNSECAS AO ARQUIVO .............................................. 15 2.2.4 A GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS..................................................... 16 2.3 CONCEITO DE AVALIAO DOCUMENTAL ............................................................ 22 2.4 VALORES DO DOCUMENTO ................................................................................ 24 2.5 ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL ............................................................... 25 2.5.1 A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS .................................................. 26 2.5.1.1 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS - CPAD ................. .26 2.6 INSTRUMENTOS DE GESTO ARQUIVSTICA: CDIGO DE CLASSIFICAO E TABELA
DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ......................................................................

27

2.6.1 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS .................................................. 27 2.6.2 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ................................................. 28 3. METODOLOGIA ............................................................................................. 30

3.1 SOBRE A REVISO DE LITERATURA..................................................................... 30 3.2 DA METODOLOGIA PROPRIAMENTE DITA............................................................. 31 4. ANLISE E DISCUSSO ............................................................................... 33

4.1 CONSIDERAES INICIAIS ................................................................................. 33 4.2 AVALIAR DOCUMENTOS OU DOCUMENTAR UMA SOCIEDADE? .............................. 35 4.3. SELEO DE CONTEDOS: DOCUMENTANDO UMA SOCIEDADE ............................ 38 5. CONCLUSO ................................................................................................. 43

BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................... 44

1 CAPTULO I INTRODUO

O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica define o termo arquivo, a despeito de outros significados que essa palavra possua, como conjunto d e documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Depreende-se desse conceito a vinculao estreita que h entre o arquivo e o seu produtor. A essa vinculao natural entre os documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da entidade produtora d-se o nome de organicidade. No que toca aos arquivos pblicos, mais circunscritamente, estes espelham a estrutura poltico-administrativa do Estado ao qual prestam servio, funcionando como depositrio fiel das aes de um governo, deixando para as geraes futuras pegadas as quais sendo seguidas levaro ao quadro scio-poltico e administrativo que representam. No incio do sculo passado, Hillary Jenkinson dizia que os documentos eram decorrncias naturais das atividades da administrao e que por isso no cabia ao arquivista qualquer interferncia aps sua criao, sob pena de se perder o seu carter de evidncia imparcial. Qualquer intromisso do arquivista no documento era vista por Jenkinson como totalmente inadequada e infundada. Dessa forma, Jenkinson via o arquivista como mero mantenedor de arquivos e no como um profissional capaz de intervir na seleo dos documentos. Essa perspectiva mais passiva do arquivista diante dos documentos

compreensvel diante de massas documentais de pequeno volume, como as que caracterizam o perodo da Idade Mdia ou o incio da Era Moderna. Entretanto, nos Estados Modernos, dada a complexidade das atividades burocrticas, bem como o uso de novas tecnologias que possibilitam um incremento dos meios de produo de documentos e sua disseminao, o volume documental oriundo dessas atividades do Estado aumentou exponencialmente.

2 SCHELLENBERG afirma que diante desse aumento tremendo, uma reduo na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o prprio governo quanto para o pesquisador (2006, p. 179). Do ponto de vista do governo, essa reduo se faz necessria devido a sua impossibilidade de conservar toda a documentao produzida pelas diversas atividades que executa; no que concerne ao pesquisador, a reduo tem pertinncia no fato de que a manuteno de toda a documentao produzida por um governo acaba por desorientar os caminhos da pesquisa erudita. A reduo dessa montanha documental passa pelo estabelecimento dos valores dos documentos, de maneira a definir os conjuntos que tomaro parte na histria, que construiro arquivos, e os que sero deixados pelo caminho nas listagens de eliminao. Os documentos so produzidos para dar corpo aos objetivos pelos quais um rgo foi criado. A esses objetivos iniciais, administrativos, fiscais que avultam no documento corrente, d-se o nome de valor primrio. No entanto, alguns documentos conservam em si interesses que subsistem ao trmino do seu uso corrente. Ao carter probatrio, informativo e histrico do documento chama-se valor secundrio. At agora falamos apenas dos documentos na viso dos interesses do Estado e do pesquisador treinado, do especialista capaz de empreender a pesquisa erudita. Todavia, sendo o Estado uma pessoa jurdica territorial soberana, formada pelos elementos povo, territrio e governo soberano (ALEXANDRINO & PAULO, 2007, p. 9), onde entram na formao dos arquivos a partir da avaliao documental, os interesses do povo, na figura do individuo, do cidado? Segundo COOK, a funo de avaliao centrada no paradigma do Estado faz com que este imponha seus valores ideolgicos na prpria definio de d ocumentos de arquivo, afirmando que se deve permitir sociedade definir a essncia de seus prprios valores, e que estes valores devem se refletir nos documentos de arquivo de forma representativa (1996, p. 1).

3 A opinio de COOK vai ao encontro do que escreveu o arquivista alemo Hans Booms: Se existe algo ou algum qualificado para outorgar legitimidade avaliao
arquivstica, a prpria sociedade, e as opinies pblicas que expressa dado, obviamente, que estas podem formar-se livremente. O pblico e a opinio pblica sancionam (todas) as atuaes pblicas, geram em essncia o processo sociopoltico e legitimam a autoridade poltica

(BOOMS, 1991-1992, p. 26). A maneira como se procede a avaliao dos documentos pblicos satisfaz, ento, aos interesses do cidado? Tem ele, ativamente, participao garantida no processo de avaliao documental? O cidado se sente verdadeiramente representado pelos documentos que compem os arquivos pblicos e consequentemente de onde se extrai a histria? A maneira como so avaliados os documentos inteligvel para o cidado comum? A Constituio Federal de 1988, no inciso XXXIII, do artigo 5, afirma que todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Neste mesmo sentido, a lei 8.159/1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, traz em seu artigo 1 que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. A mesma lei ainda apresenta no seu artigo 4, corroborando o j expresso na Constituio Federal de 1988: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

4 Mesmo com todo esse arcabouo legal, jurdico, a maneira como os arquivos so avaliados, geridos e organizados no permite uma participao ativa dos cidados na construo da histria e no aprofundamento das razes culturais que os liga sociedade em que esto inseridos. Este projeto pretende trazer respostas a esses questionamentos e propor a definio de critrios ticos e sociais que possibilitem ao cidado acessar os arquivos pblicos e retirar deles subsdios que o faa se sentir partcipe da construo histrica da sociedade em que vive, ratificando assim, o papel sociocultural inerente aos arquivos. O processo de avaliao documental em uma sociedade democrtica deve, de alguma forma, servir s necessidades informacionais e culturais dos cidados de conhecerem como so governados, permitindo-lhes compreender o lugar que ocupam na sociedade em que vivem. Inegavelmente, os documentos refletem a estrutura e as funes de quem os criou, mas, ao mesmo tempo, tambm estabelecem o que ficar para o futuro como imagem oficial de uma sociedade. Sociedade esta que pode, muitas vezes, no se sentir representada ou refletida fielmente na maneira como o poder estabelecido de determinada poca elegeu para promov-la por meio dos seus arquivos. Os arquivos, para CERTEAU (1982, pp. 15-16), so espaos precisos, e que representam prticas atravs das quais cada sociedade explicita, miniaturiza, formaliza suas estratgias fundamentais, e representa assim, a ela mesma, sem os riscos nem as responsabilidades de uma histria a fazer. Fixar a identidade social de um povo apenas na maneira como os documentos produzidos pelo poder oficialmente constitudo so avaliados, sem permitir um dilogo entre o cidado e o documento, faz parte do processo de parcialidade, artificialidade e falta de transparncia dos grupos majoritrios de poder, negligenciando, dessa forma, a investigao de outras fontes e a interlocuo das diversas fontes entre si. A avaliao documental, considerando apenas os aspectos formais que compem a produo do documento, acaba se descuidando da investigao do cotidiano, do que passa ao lado, desprezando, assim, uma forma mais digna e transparente de repercutir a dinmica social.

5 Richard J. Cox aponta que os arquivistas estiveram debatendo o conceito de avaliao durante muito tempo, porm tenderam a faz-lo dentro de um sistema fechado, cujos limites vm marcados pela prpria disciplina (2003, p. 51). Continuando, Richard J. Cox opina sobre a necessidade de que os arquivistas repensem as implicaes da memria coletiva, que induz a um aprofundamento da conscincia histrica, na funo de avaliao de documentos, que reflete na formao dos arquivos e na sua utilidade para a sociedade. Diante disso, parece-nos importante promover um dilogo entre o formal e o cotidiano, entre o Poder do Estado e a sociedade, buscando-se com isso alargar os critrios de avaliao documental, de formas a permitir uma melhor visualizao das foras sociais na produo do conhecimento e como, posteriormente, este conhecimento influi no dinamismo das mudanas da sociedade. Dada uma avaliao de arquivos mais prxima, ou mais justa aos interesses do cidado, torna-se de fundamental importncia compreender o que a sociedade em que est inserido valoriza, no esquecendo de que nenhuma sociedade esttica, assim como os valores sociais, encontram-se permanentemente em mudana. Em uma poca em que a informao produzida e transformada to velozmente pelas diversas tecnologias, substancialmente relevante considerar as formas de interao existentes entre meios de comunicao da informao e quem os acessa, e como, a partir desta relao, o conhecimento transformado e compartilhado. Da, nessa concepo social de avaliao de arquivos, o arquivista tem papel relevante, pois ser corresponsvel pelo estabelecimento de novos critrios. Porm, questionamos, qual seria o perodo de tempo de responsabilidade do arquivista? Sabemos que h um processo de atividades para a avaliao de arquivos e que este deve ser um processo que persiste enquanto existir o documento. Diante disso, a criao de um arquivo, cuja avaliao um ponto central, deve estar apoiada na soberania do povo, no valor da democracia e, sobretudo, contribuir para que a sociedade estabelea e mantenha sua identidade histrica. Este projeto justifica-se na medida em que pretende criticar um modelo defasado e parcial de avaliao e propor outro que leve em conta os aspectos democrticos, sociais, ticos e cidados.

6 Essa necessidade de mudana se baseia na rpida transio ocorrida nas formas de se comunicar a informao por meio de tecnologias informatizadas, seja pela massificao do uso dos computadores em rede, na simultaneidade das trocas de correspondncias, na adoo do governo eletrnico (e-gov), embora se deva considerar que no nvel individual, do cidado, essa transio se d de forma mais lenta que institucionalmente. At por isso, a avaliao de arquivos deve prever esse descompasso da velocidade de transio das formas tradicionais para as novas formas virtuais de comunicao da informao que h entre governo/instituies e o indivduo/cidado. Dessa maneira, apesar de no Brasil o papel atribudo aos arquivos no ser apreciado nem pelos lderes polticos, nem pelos subordinados a eles, e ainda mesmo pela prpria sociedade, pelo prprio cidado, faz-se relevante o desenvolvimento de uma tica de avaliao de arquivos. Algo que aproxime o arquivo e o arquivista da sociedade, que potencialize a fora do instrumento de cultura e conhecimento que so os arquivos. A partir do momento em que o arquivista estabelecer que essa tica de avaliao deva se basear nos valores das sociedades em que tm lugar e trabalham, isso ser suficiente para manter essa tica durante o perodo de existncia dessa sociedade, levando-se em conta o dinamismo de transformao social. preciso fazer compreender aos lderes polticos e ao prprio cidado que sem que se compreendam os valores sociais e da forma como a avaliao documental pode apoi-los, no haver, por parte daqueles, incentivo para que se modifiquem as suas atribuies ou a viso deles sobre a que fim serve a avaliao de arquivos.

7 CAPTULO II REFERENCIAL TERICO

2.1 Avaliao Documental

A complexidade alcanada pelos Estados Modernos, assim como as organizaes privadas, levou a um crescimento exponencial no volume da produo de documentos. Segundo Schellenberg (2008, p.179) seu crescimento, em volume, corresponde de perto ao aumento da populao, a partir de meados do sculo XVIII. Da que a reduo deste volume gigantesco fator fundamental para os governos e, tambm, para os pesquisadores e cidados que recorrem aos arquivos como fonte informacional. A impossibilidade de guardar toda a documentao e o risco de eliminaes sem critrios exigem que esses acervos sejam geridos para que se tornem verdadeiramente teis. Na eliminao de documentos pblicos modernos preciso que se tenha o mximo de cuidado para que se conservem os que tm valor. Um programa de eliminao eficaz pode ser avaliado a partir do julgamento dos critrios utilizados para tal. fundamental e imprescindvel que o trabalho de anlise seja cuidadoso. Os profissionais envolvidos neste processo devem ter claro em mente que as tcnicas utilizadas para a eliminao de documentos no so tcnicas mecnicas, rotineiras e usuais, requerendo muito mais um qu intelectual e de estudo aprofundado do acervo com o qual se est trabalhando. fundamental que se observe, tambm, que o processo de eliminao no algo barato. Para Schellenberg
As dificuldades na avaliao de documentos recentes so to grandes que no admira que alguns arquivistas, em dado momento, tendessem a fechar os olhos e nada fazer. Como Luiz XV antes da revoluo Francesa, eles pareciam sentir o que velho regime perdurar por nossa existncia, e depois de ns, o dilvio.

8 2.2 Gesto de Documentos

O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo em ingls records management. O primeiro oriundo da expresso francocanadense gestion de documents e o segundo a verso ibero-americana do conceito ingls. Entre as variantes apresentadas, o termo gesto de documentos tem sido o mais difundido entre a comunidade arquivstica no Brasil. Jardim (1987, p. 86), esclarece:
[..] as instituies arquivsticas pblicas caracterizavam-se pela sua funo de rgo estritamente de apoio pesquisa, comprometidos com a conservao e acesso aos documentos considerados de valor histrico. A tal concepo opunha-se, de forma dicotmica, a de 'documento administrativo', cujos problemas eram considerados da alada exclusiva dos rgos da administrao pblica que os produziam e utilizavam.

Utilizando, ento, a terminologia gesto de documentos, temos que o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, editado pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1984, define o termo como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, uso e destinao final dos documento s. O termo gesto de documentos tambm definido pela legislao federal arquivstica como o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Desta maneira, gerir documentos requer, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at a sua destinao final, que poder ser a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.

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1 idade ARQUIVO CORRENTE - final de vigncia; conjuntos documentais que aguardam prazos precaucionais ou prescricionais; 2 idade - baixa frequncia de consulta; ARQUIVO INTERMEDIRIO - aguardam destinao final: eliminao ou guarda permanente. 3 idade ARQUIVO PERMANENTE - documentos que perderam a vigncia administrativa, providos de valor secundrio1 ou histrico-cultural. - documentos vigentes, alta frequncia de consulta.

Fig. 1 Ciclo de vida do documento. A partir da segunda metade do sculo passado, h uma reorientao da profisso dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, mais especificamente na Amrica do Norte, de onde repercute para os demais pases ocidentais, a eliminao de documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. formulado o conceito de ciclo de vida dos documentos de arquivo. A publicao em 1956, pelo norte-americano Schellenberg, de Arquivos modernos princpios e tcnicas no qual dedica toda a Parte II Administrao de arquivos correntes onde se encontram os captulos: Controle da produo de documentos, Princpios de classificao, Sistemas de registro, Sistema americano de arquivamento e destinao dos documentos , abre a discusso sobre os arquivos correntes e a sua gesto. Isso no significa que, na prtica, os arquivos correntes tenham passado a ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituies arquivsticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo permanente e com o objetivo primeiro de atender pesquisa acadmica. Essa tradio promoveria o distanciamento da prtica da gesto de documentos arquivsticos da teoria dos arquivos. No Brasil, em 1991, a promulgao da Lei 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e estabelece as suas competncias, vem reforar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questes relacionadas gesto dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a gesto dos documentos pblicos correntes de competncia das instituies arquivsticas.

10 A arquivologia ainda no um corpo terico consolidado. Existem abordagens distintas tanto de um pas para outro quanto de uma linha de pensamento para outra. O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se perspectiva schellenbergiana de que os documentos correntes so distintos dos documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg a propor que o valor secundrio dos documentos, valor para a pesquisa acadmica, dever ser a referncia nos processos de eliminao de documentos, por parte dos arquivistas, com vistas ao recolhimento para a guarda permanente. Jenkinson considera o arquivo de guarda permanente uma continuidade do arquivo corrente, condenando a eliminao de documentos por parte do arquivista, pois esta atividade, segundo este autor, deve ficar a cargo exclusivamente do prprio produtor dos documentos. Jenkinson se orienta pelo valor administrativo e entende que os documentos nunca perdem o valor de informao e prova para o seu criador. O valor secundrio dos documentos acidental, como o prprio Schellenberg enxerga e, portanto, ele no deve ser referncia para eliminaes. Essa percepo conduz Jenkinson formulao das qualidades dos archives de imparcialidade e

autenticidade. Alm disso, adota-se a perspectiva de Terry Cook, chamada de ps-custodial, que considera o arquivo alm da sua materialidade, identificando a provenincia dos documentos mais nas aes que os geraram do que no local onde eles foram produzidos ou de onde foram recolhidos, conforme se pretende que ficar explcito ao longo da exposio que se segue. Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentos arquivsticos eletrnicos tm as mesmas caractersticas dos documentos tradicionais.

Valor secundrio a qualidade do documento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas (Rousseau e Couture, 1998, p. 117-118).

11 2.2.1 O que arquivo?

Ao longo da histria, a conceituao de arquivo mudou em conformidade com as mudanas polticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram; os arquivos so um reflexo da sociedade que o produz e o modo de interpret-lo tambm acompanha as mudanas que ocorrem. Fatores tais como a finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados j foram considerados como definidores do arquivo e, hoje, no o so mais. Menne-Haritz (1994), por exemplo, aponta o surgimento dos documentos eletrnicos como o evento que permitiu ao arquivista entender que o que o motiva a avaliar os documentos no so problemas de espao ou custo para o armazenamento, mas, segundo a autora, a redundncia de informaes (p. 530). Assim, no h uma conceituao de arquivo que seja definitiva. Alguns autores como Rousseau e Couture (1994, p. 284), tm definido arquivo como um conjunto de informaes, e no como um conjunto de documentos. Mesmo que no haja dvidas de que arquivo um conjunto de informaes, entende-se que o termo informao no esclarecedor quando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informao arquivstica no prescinde do seu suporte, mesmo que ele no seja passvel de leitura a olho nu. Dentre outras justificativas para isso, temse que a Autenticidade da informao arquivstica depende de um conjunto de referncias dentre as quais estaria o suporte que contm a informao. Elege-se aqui a seguinte definio:
Arquivo um conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia.

12 Esquematicamente tem-se:

Fig. 1 Esquema para definio de arquivo O que ao, no processo de realizao da misso, passa a ser o sujeito no processo de criao do arquivo. O arquivo , ento, o resultado de dois processos integrados. O processo de produo e recepo de documentos resulta do processo de realizao da misso. Na perspectiva jenkisoniana, essa concepo do que arquivo, ancorada na origem dos documentos, torna-se referncia para o tratamento do arquivo em suas trs fases.

2.2.2 Os princpios arquivsticos

A histria da teoria dos arquivos comea em 1841, meio sculo aps a criao dos Archives Nationales de Paris (Schellenberg, 1973, p. 4), com a publicao de algumas instrues aos arquivistas, onde aparece pela primeira vez o respect des fonds. Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrio de um trecho das instructions pour la mise em ordre et le classement des archives dpartementales et

13 communales:

1 Coletar vrios documentos com fundos, isto , formar coleo de todos os ttulos que vm de um corpo, uma instituio, uma famlia ou um indivduo, e tem certa ordem, aps a vrios fundos; [...] (traduo nossa).

E depois:
No que diz respeito aos fundos, importante compreender que este mtodo de classificao consiste em fazer com que todos os ttulos que eram de propriedade da mesma instituio, um rgo ou at mesmo uma famlia, cujos atos tm somente carter de relatrio no deve ser confundido com os fundos da instituio, deste corpo, ou desta famlia. (traduo nossa).

Duchein (1982, p.15) utiliza-se da imagem de stio arqueolgico para fazer uma comparao didaticamente interessante para a compreenso da importncia do respeito aos fundos. Ele se apoia na evoluo sofrida pelo tratamento dos stios arqueolgicos: at uma determinada poca, um stio encontrado era desfeito e suas peas retiradas e levadas para os museus. Era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica. Hoje, a preocupao est em manter os stios intactos de forma que eles possam refletir, o mais fidedignamente, a realidade ou verdade que conformam. Assim, a partir dessa viso, fica claro que a retirada de peas documentais de um fundo pode o sentido de informao que contenha um arquivo. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (1996), o princpio de provenincia o "Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa" (p. 61). Este princpio o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais so colees de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulao, a partir do fluxo da sua produo/recepo por um nico sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. Os documentos so acumulados medida que so produzidos em decorrncia de atividades que so necessrias para a realizao da misso do seu produtor. Quanto ao princpio de manuteno da ordem original, Duranti (1994) o considera como um princpio de provenincia sob o ponto de vista interno do arquivo (p. 57). A

14 ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Se o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas aes e,

consequentemente, para a compreenso do significado do documento. Sousa (2003) discute o papel dos princpios de provenincia e de manuteno da ordem original na classificao de arquivos de uso corrente: Podemos [...] entender os princpios de respeito aos fundos e o da ordem original como princpios de diviso ou de classificao naturais, pois so atributos essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido. [...] a origem [do] conjunto de documentos sua marca indelvel, inseparvel, o que lhe d inteligibilidade e identidade. (p .251). E mais adiante:
O outro princpio que fundamenta as aes de classificao de informaes arquivsticas o princpio da ordem original. Para Rousseau e Couture (1998, p.83), essa vinculao representada, inclusive, na denominao adotada para os princpios: primeiro grau do princpio da provenincia e segundo grau do princpio da provenincia. Este ltimo visa o respeito ou a reconstituio da ordem interna do fundo. (p. 257).

Sendo assim, o princpio de manuteno ou reconstituio da ordem original est no princpio de provenincia de segundo grau, ou seja, a provenincia do item documental, que a ao que o gerou, oferecer sua identidade. O princpio de indivisibilidade ou integridade sempre esteve implcito ao princpio de respeito aos fundos, mas em uma das publicaes recentes da brasileira Heloisa L. Bellotto (2002) que encontramos sua definio moldada: "os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida ...". (p. 21). Considerando-se o respeito provenincia do conjunto documental e ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.

15 2.2.3 As caractersticas intrnsecas ao arquivo

Os princpios arquivsticos estabelecem trs caractersticas intrnsecas ao arquivo que podem ser assim designadas: a singularidade do produtor do arquivo, a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida e a dependncia dos documentos dos seus pares. A singularidade do produtor do arquivo d-se em funo do respeito provenincia. Tem-se que um conjunto de documentos que foram produzidos e recebidos por sujeitos distintos no se constitui em um arquivo. A relao entre o produtor entidade, pessoa ou famlia - e o arquivo fornece a identidade do conjunto de documentos e sua singularidade indispensvel. A singularidade do produtor determina, tambm, a singularidade do prprio arquivo. Mesmo que haja duas entidades com a mesma misso e cujas

funes atividades tarefas sejam definidas da mesma forma, elas no geraro arquivos idnticos. O manual publicado pela Associao dos Arquivistas Holandeses fornece um postulado que corrobora essa perspectiva: "Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, individualidade peculiar, com a qual mister se familiarizar o arquivista antes de proceder sua ordenao" (1960, p.13). A filiao do documento ao que o produziu ou recebeu d-se em funo do respeito manuteno da ordem original ou o respeito provenincia interna. Temse que um documento adquirido ou produzido recebido por motivos alheios s funes atividades tarefas do sujeito que o acumula, no se define como documento de arquivo. Essa filiao do documento atividade que o gerou fornece identidade a ele individualmente e em pequenos grupos. O documento corporifica a ao e, portanto, o que o identifica a ao que o gerou. A dependncia do documento dos demais criados em prol da mesma misso que o gerou baseia-se no princpio de integridade ou indivisibilidade. Tem-se que a realizao da misso de uma entidade, pessoa ou famlia um processo constitudo por diversas aes que geram documentos. Caso se mantivesse apenas um ou outro documento e se eliminassem os demais, esse documento seria apenas um documento que pertenceu ao arquivo daquele produtor, no se poderia consider-lo o arquivo do seu produtor.

16 Mas no seria a multiplicidade de documentos o fator determinante para que o arquivo fornea o seu significado. Exemplificando, caso uma entidade iniciasse a realizao de uma misso e se interrompesse com a produo/recepo de apenas um documento, este documento poderia ser dito que o arquivo da entidade encerrou suas atividades. Assim, o que permite que um documento isolado seja considerado um arquivo o fato de no terem sido eliminadas informaes relacionadas a ele contidas em outros documentos, o fato do arquivo no ter sido mutilado, o fato de o documento no ter sido separado dos demais originados da realizao de uma mesma misso. Consideram-se essas trs caractersticas como condio para se definir um conjunto de documentos como arquivo e para definir um documento isoladamente como sendo arquivstico.

2.2.4 A gesto de documentos arquivsticos

Na perspectiva da arquivologia, gesto de documentos "um conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos (DICIONRIO de terminologia arquivstica, 1996). Sousa (2003, p. 240) entende a classificao como a medida crucial dentro da gesto dos arquivos. A classificao dos documentos determina e determinada pelas demais atividades que compem a Gesto de Documentos. Convencionou-se, entre os autores da arquivologia, que a classificao dos documentos de carter permanente denomina-se Arranjo. Quando se o utiliza o termo classificao, ele se refere aos arquivos correntes. Schellenberg, em 1956, definiu os trs elementos da classificao dos documentos pblicos: "a) a ao a que os documentos se referem; b) a estrutura do rgo que os produz; e c) o assunto dos documentos" (2004, p. 84). O autor explica cada uma delas, respectivamente: "Uma ao pode ser tratada em termos de funes, atividades e atos (transactions)" (p. 84). E "O segundo elemento a ser observado na classificao de documentos a organizao da entidade

17 criadora. [...] A estrutura que se imprime a um rgo [...]" (p. 86). Schellenberg trata separadamente da classificao por assunto pois ela refere-se a documentos no arquivsticos identificveis dentro de arquivos de rgos pblicos. Considera-se que as recomendaes do autor podem ser aplicadas tambm aos arquivos de entidades privadas ou de uma pessoa:
Conquanto os documentos pblicos, geralmente, devam ser agrupados segundo a organizao e funo, far-se- exceo a essa regra para certos tipos de documentos, tais como os que no provm da ao governamental positiva ou no esto a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de referncia e informaes. [...] s em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. (p. 92).

A referncia inicial ausncia de transferncia e recolhimento de documentos relacionada ao conceito de ciclo de vida dos documentos que, na verdade, no encontra respaldo nos princpios arquivsticos apesar de ser amplamente aceito pelos autores de manuais de tratamento de arquivo. Em seguida, o autor faz referncia presena de documentos no orgnicos misturados aos demais. Esta situao contraria o prprio conceito de arquivo e o princpio de manuteno da ordem original ou de procedncia interna. Ou seja, o documento que no resultou de atividades que compem a misso do seu produtor no tem relao orgnica com os demais e, portanto, no um documento arquivstico. Ele no possui a caracterstica de filiao s aes. V-se aqui tambm a no observncia dos princpios de provenincia interna e de integridade ou indivisibilidade. Mesmo que o armazenamento fsico de alguns documentos seja feito em local separado, por exemplo, por questes de conservao, a dependncia desses documentos dos demais que foram produzidos e recebidos no curso das atividades em prol da misso dever ficar explicitada em um instrumento de pesquisa de modo a no se perder a organicidade do arquivo. Quando se retiram documentos do conjunto ao qual eles pertencem, altera-se o significado desses documentos e dos demais produzidos conjuntamente a eles.

18 E ainda:
[...] A disposio da documentao existente nos setores de trabalho dos rgos invariavelmente abandonada nesses depsitos de massas documentais acumuladas. [...] As solues encontradas resumem-se, em muitos casos, na microfilmagem sem critrios predefinidos. Transfere-se para outros suportes a desorganizao existente nos suportes originais. Observa-se, hoje, a substituio desse processo pelo de digitalizao (p. 264).

Essa questo aponta para um equvoco frequente: providenciar meios de preservar a documentao supondo que o problema arquivstico seja assim resolvido. Documentos cujas informaes contidas e relacionadas a eles no esto representadas em um instrumento de pesquisa podem ser considerados inexistentes, pois no possvel examinar item por item. V-se que muitos problemas podem ser evitados caso os princpios arquivsticos sejam observados na organizao dos arquivos. Apresenta-se como urgente definir claramente uma metodologia consistente que possa organizar qualquer arquivo corrente, independentemente das peculiaridades de cada um, seja ele pblico ou privado. Ao lado da demanda por uma metodologia mais consistente para a gesto de documentos em entidades coletivas, os tericos da arquivologia so solicitados a repensar seus desenvolvimentos de modo a dar respostas s questes que surgem com o advento da chamada era da informao. Acredita-se que a partir da definio de arquivo pode-se chegar definio de informao arquivstica: informao arquivstica aquela passvel de ser extrada de um conjunto de documentos desde que estes tenham sido produzidos ou recebidos no decurso das aes necessrias para a realizao da misso predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia. Sendo assim, identificam-se dois nveis de informao no arquivo que, conforme Jardim e Fonseca (1998) afirmam, seriam: A informao contida no documento de arquivo, isoladamente; E a informao contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou (p. 371).

19 A partir de Schellenberg, os manuais tm orientado a organizao dos documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o desenvolvimento das funes, atividades e tarefas que geram documentos. Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma srie de funes que so realizadas atravs de certo nmero de atividades as quais se concretizam na execuo de um conjunto de tarefas. Sendo assim, o plano de classificao dos documentos estruturado em uma cadeia hierrquica de modo que os nveis superiores reflitam as funes desenvolvidas para o cumprimento da misso da entidade; os segundos nveis, as atividades necessrias para a realizao de cada funo do primeiro nvel; e os terceiros nveis, as tarefas relativas a cada uma das atividades. Dentro destes terceiros nveis so ordenados os documentos sob o critrio mais adequado quele tipo de documento. Essa classificao chamada funcional. E a orientao para a organizao com vistas ao acesso aos documentos de guarda permanente estruturada tambm em uma cadeia hierrquica cujo primeiro nvel identifica o produtor do arquivo; o nvel ou nveis seguintes correspondem estrutura organizacional, quando ela existe; e os nveis subseqentes reproduzem a classificao recebida na fase de uso corrente. Essa organizao recebe o nome de Arranjo e sua classificao chamada organizacional/funcional. Rodrigues, baseando-se na proposta de Luciana Duranti, tende a considerar como mais adequado partir-se da identificao das tipologias documentais para se proceder a classificao. Diz a autora:
A correta delimitao da tipologia documental, considerada em funo do seu contexto de produo, de fundamental importncia para definir sua classificao, valor para preservao ou eliminao e utilizao.

Na perspectiva tradicional da arquivstica, para o conhecimento da gnese do documento, devemos partir da anlise do geral para o particular, do rgo para o resduo material do exerccio de suas competncias, que o documento que circula e acumulado no arquivo. Este um axioma arquivstico para um segmento de tericos na rea, mas que vem se tornando objeto de reflexo entre os profissionais que estudam as questes de naturezas tericas metodolgicas propostas pela diplomtica

contempornea, tambm chamada de tipologia documental. (2002, p. 47).

Essa metodologia parte do exame de cada documento ou conjunto de documentos j produzidos para, ento, examinar-lhe a gnese. Aponta-se como possvel

20 consequncia da aplicao dessa metodologia, o risco da no observncia da qualidade de Unicidade dos documentos. Uma cpia de um documento produzido por um certo departamento de uma entidade que seja recebida por um outro departamento, pode assumir novo significado e receber uma classificao diferente do documento original. Proceder ao exame das funes, atividades e tarefas para elaborar-se a classificao dos documentos por elas produzidos, pode ser a postura mais segura para garantir a representao de todas as aes do produtor dos documentos. Nos arquivos de guarda permanente, nas instituies arquivsticas pblicas, a demanda por contedos de documentos descontextualizados, ou seja, por informaes contidas em documentos independentemente da ao que os gerou, comum e frequente Promover o fcil acesso aos contedos descontextualizados tem se mostrado como uma meta inatingvel. Os manuais para organizao de arquivos tratam dos ndices, por exemplo, como um recurso para o acesso aos contedos dos documentos. Contudo, o volume documental dos arquivos permanentes sempre de dimenses gigantescas. Promover o seu acesso atravs do Arranjo, que a prioridade, tarefa que tem demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a documentao que recolhida s instituies arquivsticas no recebeu, na origem, uma classificao funcional. Nos arquivos de uso corrente, de uma maneira geral, os documentos so buscados pelo seu carter de evidncia dos atos. Pode-se dizer que apenas potencialmente h demanda por contedos descontextualizados. Isso no significa que a busca por recursos que promovam o acesso a informaes descontextualizadas seja uma preocupao menor entre os arquivistas. V-se o dilogo com a cincia da informao como o caminho para a arquivologia desenvolver estes recursos. Fonseca (2005) se manifesta em relao a essa questo:
A falta de percepo das relaes interdisciplinares entre essas duas reas do conhecimento instigante, na medida em que tais relaes parecem bastante bvias, quando se identifica a informao como elemento central do conjunto de objetos de que ambas se ocupam. (p.10).

21 Buscando-se entender essa dificuldade, aponta-se, inicialmente, que cada uma delas tem questes prprias, de fundo, a serem resolvidas. Por exemplo, o seu objeto. Mas isso no tem impedido que elas se desenvolvam enquanto reas de conhecimento. Vale, ento, verificar a principal diferena de enfoque para a gesto. Tal como foi exposto, a arquivologia parte do motivo da criao do documento para elaborar os instrumentos de acesso informao. J para cincia da informao, como se encontra em Marchiori (2002), o ponto de partida para a gesto da informao a demanda (p. 75). Avaliar como essas duas perspectivas podem se integrar parece crucial para se promover a cooperao desejada. Dentro do exposto, identifica-se que a arquivologia tem recursos tericos que podem servir de base para a elaborao de uma metodologia de classificao de documentos arquivsticos que possibilite o fcil acesso informao

arquivstica contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou. Essa classificao permite tambm o acesso informao contida no documento a partir de uma seleo com base no contexto de produo do arquivo. Por outro lado, os princpios, caractersticas e qualidades dos arquivos no se prestam como base para a construo de um sistema de pesquisa que permita a seleo de documentos por contedos descontextualizados, embora esses paradigmas devam ser, neste caso, considerados a fim de que os sistemas de pesquisa por contedos no promovam a perda da referncia origem dos documentos.

22 2.3 Conceito de Avaliao Documental

Avaliar documentos requer a realizao de um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato2 e mediato3) e analisar seu ciclo de vida, visando o estabelecimento de prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como pra a preservao do patrimnio documental. A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. Assim como a classificao, a avaliao deve ser realizada no momento da produo do documento, para evitar a produo e acumulao desordenadas, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. A avaliao deve ser realizada dentro de parmetros tcnicos e jurdicos, a fim de se assegurar ao processo de anlise a objetividade possvel. Por isso, observa-se, de um lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislao vigente) e, por outro, a legitimidade (a elaborao multidisciplinar e coletiva de critrios). Alm disso, o trabalho almeja um estatuto cientfico, pois deve ser conduzido por tcnicas, princpios e conceitos consagrados pela Arquivstica. Importante registrar que se a objetividade total no alcanvel, no apenas na Arquivstica, mas em qualquer rea do conhecimento humano, ao menos, se observados esses parmetros, a subjetividade ser reduzida a nveis tolerveis. Os objetivo e benefcios da avaliao documental so: Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos; Definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos; Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos; Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes;
2

Documento de valor imediato aquele cujo esgotamento do prazo de vigncia, de prescrio, e de precauo estabelecidos em tabela de Temporalidade de Documentos a ele relativa, permite ser eliminado sem prejuzo para Administrao, para os indivduos, para a sociedade ou histria do pas. 3 Documento de valor mediato o documento que, esgotados os prazos de vigncia, de prescrio e de precauo definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos a ele relativa, deve ser conservado definitivamente por fora do vigor de suas informaes para a eficincia e eficcia da

23 Reduzir a massa documental acumulada; Liberar espao fsico; Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente; Autorizar a eliminao criteriosa de documentos; Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos.

O proeminente arquivista franco-canadense, Carol Couture define avaliao documental como

o ato de julgar o valor que apresentam os documentos de arquivo e de decidir o perodo de tempo durante o qual esses valores se aplicam aos ditos documentos em um contexto que leva em considerao a relao essencial que existe entre o rgo (ou pessoa) respectivo e os documentos de arquivo que gera o marco de suas atividades.

A ideia de avaliar documentos nasce da impossibilidade de conservar toda a documentao produzida, o que geraria um caos informacional que contribuiria para a total desordem do processo de produo do conhecimento com vistas tomada de decises nas organizaes, causando, tambm, um processo de opacidade na relao Administrao e sociedade, contribuindo, assim, para a ausncia de transparncia nas aes do Estado. Diante dessa condio, a arquivista espanhola Antonia Heredia Herrera considera que a avaliao documental tem cobrado um alto protagonismo, uma vez que depende dela a soluo para esse terrvel problema, e no somente, do volume gigantesco de documentos produzidos, bem como o de informao.

ao administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos, fonte de pesquisas e memria da Administrao e da coletividade.

24 2.4 Valores do documento

Os valores inerentes aos documentos pblicos modernos esto inseridos em duas categorias, segundo Schellenberg, valores primrios, para a prpria entidade onde se originam os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados. Dessa forma, os documentos so gerados para o cumprimento dos objetivos para os quais o rgo, seu produtor, foi criado. So esses objetivos: Administrativos; Fiscais, Legais; Executivos. Estes objetivos, ento, so os considerados de primeira importncia, ou seja, so os que caracterizam os documentos de valor primrio. Porm, os documentos oficiais so preservados em arquivos ao longo do tempo por apresentarem valores que sero de interesse para outros que no aqueles seus utilizadores imediatos, ou seja, a prpria administrao que os produziu. Essa utilizao que caracteriza a formao dos arquivos permanente, ou arquivos de terceira idade, o que conforma o valor secundrio dos documentos. Para que se evitem confuses de interpretao quanto terminologia utilizada para definir os valores dos documentos, lembramos que as expresses primrio e secundrio no guardam entre si quaisquer relaes de hierarquia e importncia, no sendo o valor primrio mais relevante que o valor secundrio. O que relaciona estas duas expresses o carter imediato ou mediato de acesso aos documentos. Ressaltamos que, a priori, nenhum documento nasce com vis histrico definido, o seu produtor quando se senta para elabor-lo no est pensando em si que esteja a criar algo histrico. A intenso, no se confunda com parcialidade, do produtor do documento , primariamente, dar consecuo a uma demanda de atividades concernentes ao que fazer do rgo em que exerce suas funes. o uso do documento e a sua relevncia no escopo de ao do rgo que faz nascer nele o

25 valor secundrio, ou seja, o carter mediato que gerado dentro do conjunto, acervo por ele composto.

2.5 Anlise da Produo Documental

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de avaliao. A anlise da rotina documental e das interrelaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo. A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

26 2.5.1 A Competncia para Avaliar Documentos

A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exige a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definir critrios de valor. A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa.

2.5.1.1 Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD

A constituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD), no mbito da Administrao Pblica Federal est definida pelo Decreto n 4.073, de 03 de janeiro de 2002, definindo que esta comisso tem por finalidade orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares responsveis pela elaborao e aplicao, em suas respectivas reas de atuao, de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. O nmero de membros de uma CPAD no est definido em nenhum documento normativo, porm sabe-se que em sua constituio devem estar presentes profissionais das reas jurdicas, da administrao geral, oramentrio-financeira, protocolo e arquivo, informtica e profissionais das reas finalsticas do rgo ou empresa. Uma importante atribuio da CPAD propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao.

27 2.6 Instrumentos de gesto arquivstica: Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

2.6.1 Cdigo de Classificao de Documentos

O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos recuperao. No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua

28 2.6.2 Tabela de Temporalidade de Documentos

Como um dos, seno o principal, instrumento de gesto arquivstico, neste tpico sobre a tabela de temporalidade de documentos retomaremos algumas questes relativas ao processo de avaliao, to prximo de instrumento, bem como alguns conceitos, passando pelo histrico de conformao de mecanismo fundamental para o processo de estabelecimento e cumprimento do ciclo de vida dos documentos. A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental, j desde a dcada de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, d o qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e, consequentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico. A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e

29 servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que referendou os prazos de guarda e destinao propostos. Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao pblica federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao. Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (Ctad) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas,

complementando a tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

30 CAPTULO III METODOLOGIA

3.1 Sobre a Reviso de Literatura

Uma das etapas mais importantes de um projeto de pesquisa a reviso de literatura. A reviso de literatura refere-se fundamentao terica que o pesquisador ir adotar para tratar o tema e o problema de pesquisa. Por meio da anlise da literatura publicada o pesquisador traa um quadro terico e faz a estruturao conceitual que dar sustentao ao desenvolvimento da pesquisa. A reviso de literatura resultar do processo de levantamento e anlise do que j foi publicado sobre o tema e o problema de pesquisa escolhidos. Permitir um mapeamento de quem j escreveu e o que j foi escrito sobre o tema e/ou problema da pesquisa. A reviso de literatura em um trabalho de pesquisa pode ser realizada com os seguintes objetivos: determinao do estado da arte: o pesquisador procura mostrar atravs da literatura j publicada o que j sabe sobre o tema, quais as lacunas existentes e onde se encontram os principais entraves tericos ou metodolgicos; reviso terica: o pesquisador insere o problema de pesquisa dentro de um quadro de referncia terica para explic-lo.

31 3.2 Da Metodologia Propriamente Dita

A metodologia adotada para elaborao desse trabalho de concluso de curso (TCC) fundamenta-se em uma reviso de literatura estabelecida na produo terica arquivstica sobre o processo de avaliao de documentos de arquivo a partir da dcada de 1950, quando T. R. Schellenberg escreveu um os mais importantes referenciais tericos sobre esse assunto, que o foi o livro Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. Aps essa etapa de leitura e investigao terica, tem-se a anlise dos marcos tericos em avaliao documental, partimos para o cotejamento entre a avaliao feita a partir dos interesses do poder institudo, ou seja, no caso do arquivos pblicos, o Estado propriamente dito e o processo de avaliar documentos tendo como base o espelho de sociedade que esses conjuntos documentais fazem dela e, enfim, chegaremos a uma proposio de participao do cidados no processo de avaliao de documentos. Na primeira parte da reviso de literatura encontra-se o marco terico criado e desenvolvido pelo iminente arquivista norte-americano, T. R. Schellenberg, suas implicaes e resultados no que-fazer arquivstico e em como essa viso do processo de avaliar influencia na opacidade das aes do Estado em relao sociedade e aos cidados. Dessa forma, foi possvel levantar informaes referentes s circunstncias que acabam construindo uma imagem de lugar inspito no imaginrio da sociedade em relao aos arquivos. E como essa imagem pode ser desmistificada se se fizer uso da participao cidad no construto da avaliao dos conjuntos documentais. A segunda parte analisamos a teoria da macro avaliao proposta pela escola canadense de arquivologia, mais especificamente pela equipe do National Archives of Canada (NAC), sobretudo na figura do arquivista Terry Cook, grande entusiasta dessa modelo de avaliao. Ainda tomando como base a macro-avaliao, utilizamo-nos da experincia sul-africana de construo dos arquivos do perodo do Apartheid, sistema de segregao racial criado na frica do Sul, partir de 1948, pelo Partido Nacional e que teve fim em 1994. A terceira etapa marca a anlise de ambas as teorias e busca a formulao de uma

32 proposta de se integrar a sociedade, o cidado no processo de avaliao documental, de maneira que o arquivo seja um referencial, verdadeiro, para a construo e solidificao da cidadania, fortalecedor dos princpios democrticos e, sobretudo, um instrumento poltico de reconhecimento da sociedade nos conjuntos documentais que compem esses arquivos, de formas a cambiar a imagem degradada e empobrecida que se tem deles. O trabalho se conclui com uma anlise da proposta, feita em base terica, sobre sua aplicabilidade e uso efetivo.

33 CAPTULO IV ANLISE E DISCUSSO

4.1 Consideraes iniciais

Tradicionalmente, o conceito de arquivo vincula, estritamente, o documento com o seu produtor/receptor dentro da s atividades que do consubstanciao razo de ser de uma entidade, seja ela pblica ou privada, pessoa ou famlia. Recorremos ao Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica e encontramos nele a seguinte definio para o termo arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por um entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente do suporte em que esteja fixada a informao. No que concerne aos arquivos pblicos, objeto desse trabalho, estes documentos buscam projetar uma imagem da estrutura poltico-administrativa do Estado ao qual prestam servio. Findo o perodo da II Guerra Mundial, os Estados tornaram-se cada vez mais complexos em suas atividades burocrticas, alm da forte presena das novas tecnologias da informao que possibilitaram um incremento dos meios de produo e disseminao, o que fez com que o volume de documentos crescesse de maneira exponencial. Diante desse tremendo aumento o eminente arquivista estado-unidense

SCHELLENBERG afirma que "uma reduo na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o prprio governo quanto para o pesquisador" (2006, p. 179). Da parte do Estado administrador dessa massa de documentos a reduo necessria uma vez que se torna impossvel ou, pelo menos, muito difcil a conservao de toda a documentao produzida, seja por questes econmicas, seja por falta de profissionais capazes de faz-lo ou mesmo a inexistncia de espaos suficientes para o armazenamento de quilmetros e quilmetros de papis.

34 Pelo lado do pesquisador, a reduo tem pertinncia no que diz respeito ao fato de que a manuteno de todos os documentos acaba por dificultar, e mesmo desorientar, a atividade da pesquisa erudita, ou seja, a pesquisa empreendida pelo pesquisador profissional, uma vez que se tem dificuldade de estabelecer critrios mais especficos na busca por informao quando o espao de busca, no caso os documentos de arquivo, se torna gigantesco. A reduo dessa montanha documental passa pelo estabelecimento dos valores dos documentos , de formas a conformar os conjuntos que tomaro parte na histria formal, que construiro os arquivos, e os que sero deixados ao esquecimento nas listagens de eliminao. At a esta altura falamos exclusivamente dos documentos partindo da viso de interesse do Estado/Administrao produtor e do pesquisador treinado, especialista dotado de capacidade para empreender a pesquisa formal. Todavia, sendo o Estado uma pessoa jurdica territorial soberana, formada pelos elementos povo, territrio e governo soberano (ALEXANDRINO & PAULO, 2007, p. 09), onde entram, na formao e conformao dos arquivos, a partir da avaliao documental, os interesses do povo na figura do indivduo, do cidado? Para Cook (1996, p. 01), a funo de avaliao centrada no paradigma do Estado faz com que este imponha seus valores ideolgicos na prpria definio d e documento de arquivo, afirmando que se deve permitir sociedade definir a essncia de seus prprios valores, e que estes valores devem se refletir nos documentos de arquivo de forma representativa. A ideia de Terry Cook vai ao encontro do que escreveu o arquivista alemo Hans Booms: Se existe algo ou algum qualificado para outorgar legitimidade avaliao
arquivstica, a prpria sociedade, e as opinies pblicas que expressa dado, obviamente, que estas podem formar-se livremente. O pblico e a opinio pblica sancionam (todas) as atuaes pblicas, geram em essncia o processo sociopoltico e legitimam a autoridade poltica

(BOOMS, 1991-1992, p. 26). A maneira como se procede a avaliao dos documentos pblicos satisfaz, ento, aos interesses do cidado? Tem ele, ativamente, participao garantida no processo

35 de avaliao documental? O cidado se sente representado, verdadeiramente, pelos documentos que compem os arquivos pblicos e consequentemente de onde se extrai a histria? A forma de se avaliar os documentos facilmente compreendida pelo cidado comum? O fito principal deste trabalho analisar e discutir o processo de avaliao, estabelecendo um contraponto na teoria arquivstica sobre como se pode conformar a criao de um arquivo que reflita a sociedade que se acha representada nele, no levando em conta somente a fora ideolgica do Estado.

4.2 Avaliar documentos ou documentar uma sociedade?

Comeamos com a seguinte questo: os arquivistas devem avaliar documentos ou buscar meios de documentar a sociedade? Angelika Menne-Haritz nos informa que a avaliao, de maneira generalizada um julgamento de valores inerentes o valor de propriedades, bens ou outros critrios por uma pessoa que est autorizada a fazer tal julgamento (2005, p. 01). Para a citada autora, documentar uma sociedade passa pela seleo que e feita com propsito especfico e itens individuais so selecionados por adaptar-se a uma exigncia pr-determinada. Assim, nesse caso, o valor atribudo de fora e sua validade provm da utilidade do item para necessidades especficas (2005, p. 01). Em um primeiro momento , quando lemos a proposta de se documentar uma sociedade a partir da seleo de determinados itens que estabeleam as conexes necessrias, nos resta uma pergunta: o princpio da organicidade est mantido nesse processo? Por princpio da organicidade entende-se a vinculao natural entre os documentos de arquivo e as atividades inerentes entidade que os produziu. A seleo de itens especficos fere a organicidade? A resposta a essa questo, em nossa opinio, comea a ser respondida com outro questionamento: podemos falar de princpio de organicidade, nos dias de hoje, estritamente ligado ao ambiente e atividades de uma entidade?

36 As tecnologias da informao pulverizaram a informao para um sem nmero de mdias e recursos de disseminao. A globalizao da circulao da informao permite o conhecimento, em tempo real, do que se passa no mais recndito rinco do planeta Terra. A transmisso dos acontecimentos, seja a posse de um governante, uma manifestao de rua, ou mesmo uma guerra se d por atores diversos, seja rgos tradicionais de informao, representados por jornais, redes de televiso o u radio, mas tambm por diversas fontes alternativas. Pode-se transmitir os acontecimentos direto de uma cmera de celular, tambm por meio da publicao de fotos em redes sociais, os formadores de opinio no so mais apenas os grandes conglomerados da mdia formal, mas tambm blogs, pginas especficas em redes sociais e um infinito de outras possibilidades. Diante de toda essa transformao ainda podemos falar de organicidade de maneira restrita? Essa organicidade no estar difundida por tudo e em tudo aquilo que causa alguma influncia no processo decisrio de uma entidade, sem que necessariamente esteja intrinsecamente vinculada s suas atividades? Orgnico, em nossa opinio, nos parece muito mais aquilo que estabelece e provm as inter-relaes entre sociedade e Estado, do que propriamente uma viso empobrecida do que pode ser a conformao dos cotejos trazidos pela democracia e daquilo que est em jogo quando queremos formar o quadro das estruturas e correlaes de poder existentes no interior de uma nao. Isso posto, avaliar documentos por meio de uma teoria tradicional de

estabelecimento de valores importa em deixar de lado diversas variveis que hoje fazem parte da estrutura de tomada de deciso. Essa viso tradicional a que aludimos defendida por Angelika Menne-Haritz quando ela afirma que a (funo) avaliao arquivstica [...], deveria ser tornar os arquivos eloquentes e facilitar a pesquisa. No entanto, quando se evoca essa eloquncia e essa facilidade na execuo da pesquisa estamos nos referindo a que tipo de usurio do arquivo? A eloquncia dos documentos serve para falar a que ouvidos? E a pesquisa facilitada serve ara todos os atores que possam estar vinculados ou que faam uso dos arquivos, ou estamos falando daquele que empreende a pesquisa erudita, tcnica e acadmica?

37 A resposta a estes questionamentos passa, inexoravelmente, pela tarefa de avaliar documentos. Se perguntarmos aos arquivistas sobre por que avaliar documentos a resposta no variar muito de: No podemos conservar tudo. No h espao suficiente disponvel e os arquivos tem equipe muito pequena para descreverem tudo. Porem, essas razoes no so suficientes para justificar a avaliao. Hans Booms, renomado arquivista alemo, defende que haja uma completa documentao da sociedade em um dado tempos e postulou a tarefa como uma obrigao profissional dos arquivistas. Documentar uma sociedade em um dado perodo de tempo buscar retrat-la de maneira fidedigna. Alguns autores criticam que a seleo de contedo possibilita uma

instrumentalizao poltica do trabalho arquivstico. Mas j no h essa instrumentalizao quando se estabelece valores para os documentos? Quem define esses valores e com que intenes? Essas intenes so claras, transparentes? Retomamos, ento, a argumentao de que se podemos falar de um princpio de organicidade puro quando, nos dias de hoje, estamos imersos e somos bombardeados por um mar de informaes provenientes de todos os atores sociais e que baseamos nossas decises a partir desses e nesses tipos de informao. Angelika Menne-Haritz diz que:

Quanto estratgia de documentao, os arquivos tm de documentar

certas funes ou fenmenos sociais que so importantes para a imagem da sociedade. Se a documentao no pode ser encontrada, o arquivista deve produzi-la. Informaes de outras fontes, tais como relatrios ou jornais cientficos, formam base em que o material arquivstico selecionado para complementar a documentao publicada.

(2005, p.

12)

38 4.3 Seleo de contedos: documentando uma sociedade

As administraes, sejam elas pblicas ou privadas, defendem a ideia de avaliao (estabelecimento de valores para os documentos) com o intuito de atingir um maior grau de racionalizao e eficincia, resultando em volume
menor de documentos a gerir, menor nmero de espaos fsicos a ocupar, alm de menores gastos com pessoal, materiais prprios ao acondicionamento da documentao e instalaes que a receberiam .

(GONALVES, 2007, p. 01) Mas esses no so e no podem ser os motivos essenciais para a avaliao de documentos. As questes relacionadas transparncia das aes governamentais e da prestao de contas que o poder institudo deve fazer aos cidados, pelo menos no que concerne s sociedades que se pretendem democrticas. Diante disso, os documentos no so apenas importantes para os interesses da administrao que os gerou, mas tambm, e fundamentalmente, deve referir-se sociedade qual se liga a administrao e para a qual, a priori, ela trabalha. Assim, vislumbramos aa ruptura no padro patrimonialista-tecnicista que permeia os arquivos e passamos enxergar os arquivos como instrumento de resposta s demandas do espao-tempo em que esto inseridos, ou seja, uma viso para alm da custdia simplesmente. Com isso, o foco passa a ser a informao e no tanto o documento. Falando nesse sentido, Fernanda Ribeiro a Armando Malheiro da Silva defendem que a visibilidade de sua essncia constitutiva a informao -, porquanto se
percebe cada vez melhor que no h documento sem informao, mas sim o inverso, ou seja, informao para alm do documento (suporte material externo), sendo este, afinal, um mero epifenmeno daquela .

(SILVA;

RIBEIRO, 2000, p. 67)

Para Helen Samuels, a estratgia de documentao, est intimamente associa complexidade de um sociedade atravessada pela informao, o que exige, por parte dos arquivistas, uma atuao de novo tipo na seleo de documentos a ser preservada.

39 Nesse contexto, o foco da seleo sai exclusivamente do imobilismo do documento e passa por uma problematizao acerca do que deveria ser documentado. Nestes termos, Samuels prope: 1. escolher e definir o tpico a ser documentado; 2. selecionar os
consultores e estabelecer o campo para a estratgia; 3. estruturar a investigao e examinar a forma e a substncia da documentao disponvel; 4. selecionar e localizar a documentao

(SAMUELS, 1986,

p. 116).

No tocante proposta de Samuels, sobretudo no que concerne ao item 4, a seleo e localizao da documentao de representao de uma sociedade no estaria restrita somente ao mbito dos arquivos, mas poderia, e dever ser, tambm, constituda por outras fontes informativas que faro o preenchimento das lacunas existentes pela insuficincia da substancia informacional que exista nos documentos. Comentando sobre a estratgia de documentao, Bernal Riva s Fernndez salienta que, nela, tanto os criadores de documentos como administradores e os usurios
buscam reter aquela documentao que reflita alguma rea do esforo humano, partindo da anlise do universo a ser documentado, mediante a compreenso dos problemas documentais a ele inerentes e a formulao de um plano que permita uma adequada documentao, seja de assunto, de uma atividade ou de uma rea geogrfica.

(RIVAS FERNNDEZ,

2002, p. 05)

Ningum estabeleceu melhores ferramentas para a estratgia de documentao de uma sociedade do que Terry Cook. Para ele, a seleo de contedos feita de maneiras a determinar que atividades institucionais compem os arquivos que possam pintar uma imagem verdadeira da sociedade (traduo nossa). Assim, o foco da seleo de contedos est no contexto social em que os arquivos so criados. Nesse contexto o arquivista no desempenha apenas o papel imparcial de mantenedor do arquivo, mas deve ter como meta encontrar aqueles pontos

40 nevrlgicos onde a imagem da sociedade pode ser vista mais diretamente. Nesse modelo, ento, o arquivista mais do que avaliar documentos deve avaliar o contexto social em que os arquivos so constitudos. Na opinio de Cook, os arquivos criados dentro dos contextos que envolvem mltiplos elementos da sociedade podem prover mais evidencias e uma melhor imagem da sociedade para as futuras geraes (traduo nossa). A anlise das estruturas da sociedade feita pelo arquivista busca encontrar como essas funes so conduzidas pelas estruturas da sociedade, ou seja, quais as formas e padres de conhecimento. Outro ponto importante a se destacar nesse modelo a interao Estado x cidado. Essa interao envolve trs dimenses: funes, estruturas e usurios. As funes so as tradies, propsitos e so estabelecidas pela sociedade no decorrer das geraes. Estruturas so as instituies sociais que executam as funes. E os usurios so os cidados, membros, estudantes, clientes, indivduos, pessoas em geral. Para Cook de extrema importncia a natureza das interaes dos cidados com as funes e estruturas da sociedade (traduo nossa). Cook est mais interessado nas circunstncias mostradas pelos cidados atravs da expresso de opinies, especialmente nas circunstancias em que o cidado conscientemente interage com as estruturas e funes e como ele influencia o processo de tomada de decises. Nessa proposta temos um valor permanente na interao cidado-Estado, onde a voz dos cidados pode ser ouvida atravs da expresso voluntria de opinies acerca do processo decisrio. Retomando as ideias de transparncia e accountability, no podemos deixar de ressaltar que arquivos que reflitam a interao cidado-Estado esto muito mais voltados a uma expresso de liberdade do que o que podemos perceber quando falamos em avaliar documentos a partir do olhar do poder institudo. Sobretudo porque no h poltica de poder sem que haja o controle dos arquivos, e at mesmo da prpria memria. Quando pensamos na avaliao de arquivos partindo-se de pressuposto do valor de documentos estabelecido por Schellenberg no estamos falando do valor do arquivos em sentido mais amplo. Pensar no valor para os documentos, sem se levar em conta as relaes cidado-Estado, estabelecer exclusivamente uma viso de

41 dominao e de competncia exclusiva do poder constitudo. O processo de avaliao documental em uma sociedade democrtica deve, de alguma forma, servir s necessidades informacionais e culturais dos cidados de conhecerem como so governados, permitindo-lhes compreender o lugar que ocupam na sociedade em que vivem. Inegavelmente, os documentos refletem a estrutura e as funes de quem os criou, mas, ao mesmo tempo, tambm estabelecem o que ficar para o futuro como imagem oficial de uma sociedade. Sociedade esta que pode, muitas vezes, no se sentir representada ou refletida fielmente na maneira como o poder institudo de determinada poca elegeu para promov-la por meio dos seus arquivos. Os arquivos, para CERTEAU (1982, pp. 15-16), so espaos precisos, e que representam prticas atravs das quais cada sociedade explicita, miniaturiza, formaliza suas estratgias fundamentais, e representa assim, a ela mesma, sem os riscos nem as responsabilidades de uma histria a fazer. Fixar a identidade social de um povo apenas na maneira como os documentos gerados pelo poder oficialmente constitudo so avaliados, sem permitir um dilogo entre o cidado e o documento, entre o cidado e o prprio Estado faz parte do processo de parcialidade, artificialidade e falta de transparncia dos grupos majoritrios de poder, negligenciando, dessa forma, a investigao de outras fontes e a interlocuo das diversas fontes entre si. A avaliao documental, considerando apenas os aspectos formais que compem a produo do documento, acaba se descuidando da investigao do cotidiano, do que passa ao lado, desprezando, assim, uma forma mais digna e transparente de repercutir a dinmica social. Richard J. Cox aponta que os arquivistas estiveram debatendo o conceito de avaliao durante muito tempo, porm tenderam a faz-lo dentro de um sistema fechado, cujos limites vm marcados pela prpria disciplina (2003, p. 51). Continuando, Richard J. Cox opina sobre a necessidade de que os arquivistas repensem as implicaes da memria coletiva, que induz a um aprofundamento da conscincia histrica, na funo de avaliao de documentos, que reflete na formao dos arquivos e na sua utilidade para a sociedade.

42 Diante disso, parece-nos importante promover um dilogo entre o formal e o cotidiano, entre o Poder do Estado e a sociedade, buscando-se com isso alargar os critrios de avaliao documental, de formas a permitir uma melhor visualizao das foras sociais na produo do conhecimento e como, posteriormente, este conhecimento influi no dinamismo das mudanas da sociedade. Dada uma avaliao de arquivos mais prxima, ou mais justa aos interesses do cidado, torna-se de fundamental importncia compreender o que a sociedade em que est inserido valoriza, no esquecendo de que nenhuma sociedade esttica, assim como os valores sociais, encontram-se permanentemente em mudana. Em uma poca em que a informao produzida e transformada to velozmente pelas diversas tecnologias, substancialmente relevante considerar as formas de interao existentes entre meios de comunicao da informao e quem os acessa, e como, a partir desta relao, o conhecimento transformado e compartilhado. Da, nessa concepo social de avaliao de arquivos, o arquivista tem papel relevante, pois ser corresponsvel pelo estabelecimento de novos critrios. Porm, questionamos, qual seria o perodo de tempo de responsabilidade do arquivista? Sabemos que h um processo de atividades para a avaliao de arquivos e que este deve ser um processo que persiste enquanto existir o documento. Diante disso, a criao de um arquivo, cuja avaliao um ponto central, deve estar apoiada na soberania do povo, no valor da democracia e, sobretudo, contribuir para que a sociedade estabelea e mantenha sua identidade histrica.

43 CAPTULO V CONCLUSO

Este trabalho teve como objetivo analisar um modelo defasado e parcial de avaliao e discutir um outro que leve em conta os aspectos democrticos, sociais, ticos e cidados. Essa necessidade de mudana se baseia na rpida transio ocorrida nas formas de se comunicar a informao por meio de tecnologias informatizadas, seja pela massificao do uso dos computadores em rede, na simultaneidade das trocas de correspondncias, na adoo do governo eletrnico (e-gov), embora se deva considerar que no nvel individual, do cidado, essa transio se d de forma mais lenta que institucionalmente. At por isso, a avaliao de arquivos deve prever esse descompasso da velocidade de transio das formas tradicionais para as novas formas virtuais de comunicao da informao que h entre governo/instituies e o indivduo/cidado. Dessa maneira, apesar de no Brasil o papel atribudo aos arquivos no ser apreciado nem pelos lderes polticos, nem pelos subordinados a eles, e ainda mesmo pela prpria sociedade, pelo prprio cidado, faz-se relevante o desenvolvimento de uma tica de avaliao de arquivos. Algo que aproxime o arquivo e o arquivista da sociedade, que potencialize a fora do instrumento de cultura e conhecimento que so os arquivos. A partir do momento em que o arquivista estabelecer que essa tica de avaliao deve se basear nos valores das sociedades em que tm lugar e trabalham, isso ser suficiente para manter essa tica durante o perodo de existncia dessa sociedade, levando-se em conta o dinamismo de transformao social. preciso fazer compreender aos lderes polticos e ao prprio cidado que sem que se compreendam os valores sociais e da forma como a avaliao documental pode apoi-los, no haver por parte daqueles incentivo para que se modifiquem as suas atribuies ou a viso deles sobre a que fim serve a avaliao de arquivos.

44 BIBLIOGRAFIA

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