PORTARIA NORMATIVA N

05

, DE

19

DE DEZEMBRO

DE 2002.

Ementa: Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

A SECRETRIA-ADJUNTA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO, DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso das atribuies conferidas pelo Decreto s/n, de 3 de novembro de 1999 e pelo Decreto n 3.858 de 5 de junho de 2001 e tendo em vista o disposto na Portaria/MP n 171, de 28 de dezembro de 1999, RESOLVE: Art. 1 Dispor sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa. Art. 2 Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicao.

RENATA VILHENA

ANEXO PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE PROTOCOLO 1. OBJETIVO

Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes gesto de processos e correspondncia, com a finalidade de criar bases para a implantao de sistemas informatizados unificados no mbito a que se destina.

2.

CONCEITOS E DEFINIES

Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies: AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. a) Interna e externa A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou entidade. A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal. b) Oficial e particular A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas. A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal. c) Recebida e expedida A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da Administrao Pblica Federal. DESAPENSAO - a separao fsica de processos apensados.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. DILIGNCIA o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DISTRIBUIO - a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. DOCUMENTO - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, conforme descrito a seguir. a) Caracterizao quanto ao gnero Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vdeomagnticas; Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos e fitas audiomagnticas;

Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e carto-janela; Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico. b) Caracterizao quanto espcie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.) e, Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. c) Caracterizao quanto natureza Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;

Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral. FOLHA DO PROCESSO So as duas faces de uma pgina do processo. JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s partes integrantes do processo. PGINA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo. PEA DO PROCESSO o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. PROCEDNCIA A instituio que originou o documento. PROCESSO o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. PROCESSO ACESSRIO - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. PROTOCOLO CENTRAL a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.

PROTOCOLO SETORIAL a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. REGISTRO - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE DESAPENSAO uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TRAMITAO - a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio.

3.

RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS

Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar: a) b) c) d) se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo; se a correspondncia ser autuada ou no;

A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados correspondncia ou processo, conforme o caso. Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos.

4. a)

PROCEDIMENTOS COM RELAO CORRESPONDNCIA Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso. A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega. A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir: Espcie: n. /Ano:
Remetente Destinatrio
Pronome de tratamento Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP:

Ex.:

Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP:

Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.

A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio. c) Correspondncia Recebida e expedida Correspondncia Recebida

A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio.

O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo. As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio. d) Correspondncia Expedida

O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real.

5. 5.1

PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO

A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; Conferir o registro e a numerao das folhas;

b) c) d)

e) f) g)

h)

i)

Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente.

j)

A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade de destino. A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo. No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo. A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

5.2

NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.

Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica existente; Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. Exemplo:
Fls. ................... Rubrica ............ Fls. ................... Rubrica ............

5.3

JUNTADA

A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.

5.3.1 JUNTADA POR ANEXAO A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios: Processo Principal Inqurito Administrativo Auto de Infrao Aquisio de Material Licena sem vencimentos ...................... ...................... ...................... ...................... Processo Acessrio Recurso contra deciso de Inqurito Defesa contra Auto de Infrao Prestao de Contas Cancelamento de Licena

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo acessrio.

Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA. A metodologia adotada para juntada por anexao : a) b) Colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal; Retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e manter os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto; Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no principal; Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo; Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado; Registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.

c)

d)

e) f)

5.3.2 JUNTADA POR APENSAO Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia: a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; manter as folhas de cada processo com sua numerao original; lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado; Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.

b) c)

d) e)

5.4

DESAPENSAO

Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensao ocorrer antes do arquivamento. A metodologia para a desapensao ser:

a) b) c) d) e)

separar os processos; lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; registrar em sistema prprio, a desapensao.

A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu dirigente.

5.5

DESENTRANHAMENTO DE PEAS

A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.

5.6

DESMEMBRAMENTO DE PEAS

A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir: a) b) Retirar os documentos que constituiro outro processo; Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirado os documentos;

c)

Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas pginas.

5.7

DILIGNCIA

Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Federal, ser devolvido ao protocolo central do rgo ou da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a exigncia. A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicao do rgo ou entidade que a solicitar. Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel anexar ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia.

5.8

ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQNTE

5.8.1 O encerramento dos processos ser: a) b) Por indeferimento do pleito; Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; Pela expressa desistncia do interessado; Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada.

c) d)

Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo.

5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQNTE No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo.

5.9

RECONSTITUIO DE PROCESSOS

Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam;

b)

c)

d)

Apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas necessrias; Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo; Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual.

e) f)

6.

CARIMBOS

Os carimbos sugeridos nesta norma podero ser emitidos por via informatizada, nos casos dos rgos e entidades que utilizam sistemas prprios de protocolo, com medidas definidas pela convenincia de cada instituio, preservando as recomendaes quanto s informaes, conforme os exemplos a seguir.

6.1

CONFERE COM O ORIGINAL

O carimbo confere com o original ser utilizado para autenticar a reproduo do documento ou peas de processo, cujos originais so imprescindveis Administrao. Esse carimbo tem a identificao do rgo ou entidade onde o documento est sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos: a) b) data da autenticao; assinatura do servidor.
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX

Exemplo:

CONFERE COM O ORIGINAL

Data: -------/--------/-------Servidor

6.2

CONFERIDO

O carimbo conferido ser usado nas unidades de protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peas inseridas no processo, quando da autuao. Os campos prprios desse carimbo sero preenchidos com as seguintes informaes: a) c) quantidade de peas que constituem o processo; rubrica do servidor e sigla do rgo autuado.

Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX CONFERIDO

Processo autuado com ................................. peas(s).

Data: -------/--------/-------Servidor

6.3

CONFIDENCIAL

O carimbo confidencial ser utilizado para facilitar a identificao do documento ou processo cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado. Usaro o carimbo confidencial, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou. As unidades de protocolo tambm usaro esse carimbo aps a autuao de documento classificado como confidencial, observados os procedimentos definidos nesta norma. Exemplo:
CONFIDENCIAL

6.4

DESMEMBRAMENTO
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX PROCESSO N.: TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Exemplo:

Pgina(s) ______ a _______ retirada(s) por motivo de desmembramento.

________________ _____/_____/_____

Servidor

Data

6.5

DESENTRANHAMENTO DE PEAS
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX PROCESSO N.: TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Exemplo:

Em ......../......../......., fao a retirada do presente processo da(s) pea(s) n.(s) ................................., por motivo de ................................... Servidor

6.6

DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA

O carimbo devoluo de correspondncia ser usado pelos rgos e entidades, para comunicar ao servio dos correios a no localizao do interessado. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX DESTINATRIO NO LOCALIZADO EQUVOCO NA ENTREGA MUDOU-SE OUTROS _______________________________ (INDICAR) EM ______/______/______

DEVOLVIDO ECT

______________________________ SERVIDOR

6.7

EM BRANCO

Ao autuar um processo, apor o carimbo EM BRANCO, em pginas e espaos que no contenham informaes. Exemplo:
EM BRANCO

6.8

NUMERAO DE FOLHA OU PEA

O carimbo de numerao de folha ou pea ser utilizado para registrar a incluso de uma ou mais peas no processo. Caber ao protocolo central ou setorial do rgo ou entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peas no processo, fazer a aposio do carimbo de numerao de folha ou pea, preenchendo com os seguintes dados: a) b) nmero da folha ou pea; rubrica do servidor que fez as anotaes;

O nome do rgo ou entidade dever circundar o carimbo. Os rgos ou entidades sero representados por abreviaturas, na palavra inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu

respectivo nome, constando, tambm, volta do carimbo, a sigla da unidade especfica que tenha autuado o processo ou inserido peas. Exemplo: Agncia A. Fundao F. Instituto I. Ministrio M. Secretaria S. Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso. Exemplo:
Fls. ................... Rubrica ............

Fls. ......... Rubrica....

Fls. ......... Rubrica....

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx

6.9

NUMERADOR-DATADOR

O carimbo numerador-datador ser usado para registrar, em ordem numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades de protocolo. Esse carimbo registrar, no processo, os seguintes elementos: a) b) c) nome ou sigla da unidade administrativa responsvel pela autuao; nmero do processo; data da autuao.

Ser opcional, a cada rgo, a utilizao do carimbo numerador-datador.

6.10 RESERVADO

O carimbo reservado ser usado para caracterizar os documentos cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral. Usaro o carimbo reservado, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou. As unidades de protocolo tambm devero usar este carimbo aps a autuao de documento classificado como reservado, observados os procedimentos definidos nesta norma. Exemplo:
RESERVADO

6.11 SECRETO O carimbo secreto ser utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurana e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio. Podero usar o carimbo de secreto, exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou. As unidades de protocolo tambm devero usar este carimbo aps a autuao de documento classificado como secreto, observados os procedimentos definidos nesta norma. Exemplo:
SECRETO

6.12

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos........dias do ms de...................de.........., procedemos a abertura deste volume n.............. do processo n..................................., que se inicia com a folha n...............................Para constar, eu (nome do servidor) .................................................,(cargo do servidor) ................................. subscrevo e assino. Servidor

6.13 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos......... dias do ms de ...................... de........, procedemos ao encerramento deste volume n .............. do processo n...................................................., contendo......... folhas, abrindo-se em seguida o volume n............. Servidor

6.14

TERMO DE DESAPENSAO

Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensao de processos. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX

TERMO DE DESAPENSAO Em ......../......../........., fao desapensar do processo n .............................................................. o(s) processo(s) de n(s) ......................................... ................................................................................, que passam a tramitar em separado. Servidor

6.15 TERMO DE JUNTADA POR APENSAO Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, na juntada por apensao. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX

TERMO DE JUNTADA POR APENSAO Em apensar ao ......../......../........., presente atendendo de o n

despacho do(a)................................................, fao processo ................................................... o(s) processo(s)

n(s) ......................................................................... Servidor

6.16 TERMO DE RESSALVA Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexao de processos, for constatada a ausncia de pea(s) em um dos processos anexados. Exemplo:
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX

TERMO DE RESSALVA As pea(s) de n(s) ............................................. do processo n ......................................................... aps a juntada por anexao, corresponde(m) (s) pea(s) n(s) ...................................................... do conjunto processado. Servidor

6.17

URGENTE

O carimbo urgente ser usado em documentos cuja tramitao requeira maior celeridade que a rotineira. Usaro o carimbo urgente os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado. Exemplo:
URGENTE

7. 7.1

DISPOSIES FINAIS Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrio com relao s informaes neles contidas. Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras necessrias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metlicos, clips, preservar informaes ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Caber a cada rgo ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das aes destinadas ao servio de protocolo, detalhando as rotinas e procedimentos, com base nesta norma. Cada rgo ou entidade dever ter uma comisso credenciada, com competncia para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados. Caber a cada rgo ou entidade definir sua prpria estrutura de protocolo, definindo quanto existncia de protocolo central e/ou setorial. As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto ao Departamento de Logstica e Servios Gerais, subordinado Secretaria de Logstica e Servios Gerais do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.

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