Resumo de Arquivologia

1 Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.
1 Arquivo: Conceito
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICA LEGAL: Conjunto de documentos = ACERVO
DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados
1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria
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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
2 DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO
1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS
(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.
DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.
DICA LEGAL: A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta.
1.4 Classificao dos Arquivos Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o (a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) _____________________________________________________________________
3 Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,
Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.
1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento. DICA LEGAL: Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme
DICA LEGAL: Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia. 1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente _____________________________________________________________________
4 Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo. Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.
DICA LEGAL:
C orrente I ntermedirio P ermanente
DICA LEGAL:
O Arquivo Intermedirio tambm pode ser denominado por LIMBO ou PURGATRIO
DICA LEGAL: Arquivo Corrente a fase em que os documentos so criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral).
DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio
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5 a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados; - Permite que os setores otimizem seu espao; - No h necessidade de serem conservados prximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente); - tambm chamado de limbo ou purgatrio.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS podero ser eliminados
1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma centralizada. DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL:
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No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL: Arquivo Setorial
um Arquivo descentralizado trabalho possui o seu.
Cada setor de
DICA LEGAL: Arquivo Central
um
Arquivo
Centralizado,
recebem
os
documentos correntes dos diversos setores da instituio.
1.5 Classificao dos Documentos Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto
1.5.1 Gnero Podem ser: 7 Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais _____________________________________________________________________
7 Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides
DICA LEGAL: Documentos iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
DICA LEGAL: Documentos filmogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word
DICA LEGAL: Documentos cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: Mapas e Plantas
DICA LEGAL: Documentos microgrficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas 1.5.2 Espcie/Tipologia documental
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8 Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento. DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental Espcie Contrato Alvar Certido Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento
1.5.3 Forma classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia. 1.5.4 Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.
1.5.5 Natureza do assunto Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo. _____________________________________________________________________
9 DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
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1 0 2 Ciclo Vital do Documentos Teoria das 3 idades A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente) 1 idade 2 idade 3 idade C Corrente I P Intermedirio Permanente
DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqncia de uso Documentos em curso Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio Baixo grau da freqncia de uso No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria Aguardam destinao final Tambm conhecido por limbo ou purgatrio Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio Serve a Histria
2.1 Valor do Documento _____________________________________________________________________

1 1 O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO. A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO. DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo Dar suporte/apoio s atividades da instituio um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo ir acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administrao
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio Finalidade: Servir a Histria
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado
1 idade 2 idade 3 idade
C Corrente I P Intermedirio Permanente
Valor Primrio Valor Secundrio
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1 2 2.2 Prazo de Guarda dos Documentos O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional) Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais)
2.3 Destinao Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primrio. DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, no apresentar valor histrico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos.
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1 3 Ex:
Cdigo Assunto Prazo de Guarda Corrente 002 022.11 024.1 024.2 Planos e projetos de trabalho Cursos internos Folha de pagamento Escala de Frias 5 anos 5 anos 5 anos 7 anos Intermediria 9 anos 95 anos Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminao Eliminao Destinao final
A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia de QUATRO situaes. 024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem passar pela fase intermediria. 024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado. 022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente. 002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente.
DICA LEGAL: Transferncia a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria
DICA LEGAL: Recolhimento a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a fase permanente
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1 4 3 Mtodo de Arquivamento Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura. DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos so dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimenses como planta, mapa e desenho
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos documentos
Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. DICA LEGAL: Direto A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado Caracterstico dos mtodos: Alfabtico Geogrfico Dicionrio Enciclopdico
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1 5 DICA LEGAL: Indireto aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado. Caracterstico dos mtodos: Numrico simples Numrico cronolgico Numrico digito-terminal Decimal Duplex
Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes
Mtodo Alfabtico Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal Mtodo Geogrfico Mtodo Ideogrfico
3.1 Mtodo Alfabtico um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documeto.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que comeam com a mesma letra
Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues Qual seria a ordem correta?
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1 6
II Severino Alves dos Santos Jnior III Joaquim Pereira da Boa Morte IV Mauricio Soares Filho V Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar a) I VI III V IV II II V I VI III IV I II III IV V - VI b) VI V IV II III I c) d) VI III I II IV V e)
2- No escritrio de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as seguintes pastas: I Supermercado Barato II A Feminina III Curso Aprovao IV O Globo V Madeireira Cupim Qual seria a ordem correta? a) III I V II - IV III II IV V I V IV III II - I b) II III V IV I c) d) I II III IV V e)
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as fitas dos seguintes eventos: I Primeiro Seminrio de Arquivologia II 3 Simpsio de Biblioteconomia III XV Congresso de Direito IV Quinto Encontro de Contadores do DF V 75 Curso de Medicina Alternativa Qual seria a ordem correta? a) I II IV III - V b) I II IV V III c) III I IV V - II d) III V IV I II e ) V IV III II - I
Respostas: 1d 2c 3d
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1 7 3.1.1 Regras de Alfabetao O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otaclio Guedes Marques Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves Menezes, Frank Marques, Otaccio Guedes Furtado, Ariovaldo Dias
OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda Fbio Corra Miranda Luciano Corra Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se:
Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corra Miranda, Fbio Corra Miranda, Daniele Firme
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1 8 OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da
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1 9 OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
Exemplo: Adriana P. Santa F Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se:
So Paulo, Jos Carlos Santo Cristo, Joo do Santa Rita, Ricardo Santa F, Adriana P.
OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se:
Silva, Everaldo Silva, Estevo Silva, Edis Silva, E.
1.1.1.1.
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2 0 OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto Mrcio Mrio do Nascimento Marcos Roberto Arajo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se:
Silva, Marcos Roberto Arajo da Silva
Nascimento, Marcio Mrio do Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d
OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome. Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se:
Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho
Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio
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2 1 OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome, entre parnteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:
Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro)
OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso de nomes espanhis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitlher Arquivam-se:
Schwazenegger, Arnold (Soldado) Hitler, Adolf
Chaplin, Charles Bush, George Walker
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2 2 OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de lngua espanhola), os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o incio. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadia Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:
Ramirez Abadia, Juan Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah (rabe) Law Kim Chong (coreano) Li Yutang (chins) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama Li Yutang Law Kim Chong Abdulah Mustafah
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2 3 OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies. Exemplo: Antonio Silva e Cia Associao dos Jornalistas A Tentao El Pas Arquivam-se:
Tentao, ( A) Pas, (El) Associao dos Jornalistas Antonio Silva e Cia
OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3 Curso de Cincias Contbeis Quinto Congresso de Biblioteconomia 24 Seminrio de Direito
Arquivam-se:
Seminrio de Direito (24) Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3) Congresso de Biblioteconomia (quino)
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2 4 3.2 Mtodo Numrico quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO Mtodo Numrico Simples Mtodo Numrico-Cronolgico Mtodo Numrico-Digito-Terminal 3.2.1 Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero. dado um nmero para cada documento A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm conhecido como ONOMSTICO. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS
3.2.2 Mtodo Numrico-Cronolgico Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento. o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio), contas a pagar, contas a receber. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO Exemplos: Balano contbil de : 1998, 1999, 2000 Contas de gua por ms: 01, 02, 03 Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente. Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980
3.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal _____________________________________________________________________

2 5 Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros Ex: Nmero do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Organizados em ordem crescente Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98 Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente
3.3 Mtodo Geogrfico Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor. _____________________________________________________________________
2 6 considerado a origem, a procedncia do documento.
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Podem ser por: Pas Estado Cidade
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS Os PASES devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:
MALSIA GRCIA FRANA ESPANHA CANAD BLGICA ARGENTINA Buenos Aires Crdoba Mar del Plata Mendonza Trs Lagos
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL _____________________________________________________________________
2 7 As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo:

TOCANTINS SO PAULO PARAN GOIS CEAR BAHIA ALAGOAS Macei Arapiraca Palmeira dos ndios Penedo Santana do Ipanema
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por estado, devero: As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo:
Taguatinga (DF) So Paulo (SP) Piripiri (PI) Macap (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)
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2 8 3.4 Mtodo Ideogrfico Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os cdigos numrico sempre apresentao uma relao do GERAL para o Particular. DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS Podem ser Alfabtico ou Numricos DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio Exemplo:
Salrios Frias Demisso Controle de estoque Contas a receber (SC) Contas a pagar Admisso
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admisso Frias _____________________________________________________________________
2 9 DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o Particular DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL Limitado a diviso de 10 classes o mtodo utilizado pelo CONARQ Atribudos do Geral para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DUPLEX NO possui limitao de criao de classes Exemplos DUPLEX 1 PESSOAL 1.1 Frias 1.2 Admisso 1.3 Salrios 1.4 Demisso 2 FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber 3 MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente
DECIMAL 020 Pessoal 022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outra instituio 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior 022.2 Estgios 022.21 Promovidos por outra instituio 022.221 No Brasil 022.222 No Exterior
3.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado? Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio . A instituio poder adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
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3 0 4 Organizao do Arquivo No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo, necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas: Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS 1 Levantamento dos dados 2 Anlise dos dados coletados 3 Planejamento 4 Implantao e acompanhamento
4.1 Levantamento dos dados Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituio. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, analisar, estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..) Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulrios em uso Quantidade e estado de conservao do acervo Mtodos de Arquivamento utilizados Existncia de registro e protocolo Mdia de arquivamento dirio Controle de emprstimo e consulta Existncia de normas e manuais de arquivo
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3 1 DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, tambm: Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteo contra incndio e outros sinistros)
4.2 Anlise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes necessrias. O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio quanto ao uso dos arquivo. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados Elaborao do DIAGNSTICO 4.3 Planejamento nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento Dever considerar: Posio do arquivo na estrutura do rgo Centralizao ou descentralizao do Arquivo Mtodo de arquivamento Normas de funcionamento Qualificao de recursos humanos Instalaes e equipamentos Constituio de Arquivos intermedirio e permanente Recursos financeiros necessrios e os disponveis 4.4 Implantao e Acompanhamento _____________________________________________________________________
3 2 nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e Acompanhamento Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando necessrio
5 Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao, controle, coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficincia das atividades
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produo,
administrao, manuteno e destinao de documentos Garantir que a informao estar disponvel no momento necessrio ao usurio (instituio, estado, pessoa) Eliminao de documentos que no possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa cientfica ou histrica Assegurar uso adequado da microgrfica, processamento
automatizado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao _____________________________________________________________________

3 3 Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que devero ser guardados e preservados por seus valores histricos, cintficos, valores secundrios.
5.1
A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas: PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO
5.1.1 Gesto Documental - PRODUO Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE Otmizao na criao de documentos Evitar a reproduo desnecessrio de documentos Acontece na fase corrente
5.1.2 Gesto Documental - UTILIZAO Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps o tramite DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificao de documentos, controle de acesso e recuperao da informao Elaborao de instrumentos de recuperao desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios
5.1.3 Gesto Documental AVALIAO e DESTINAO Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos.
_____________________________________________________________________
3 4 DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados permanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio regida pela lei 8.159/91
5.1.4 Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos documentos As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicaes administrativas e o servio de comunicaes.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco freqente Atendem as consultas aos rgos/setores depositantes Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou
recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3 idade.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS
_____________________________________________________________________
3 5 Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou recolhimento DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de posse dos setores que os transferiram Podem consult-lo Podem tom-lo emprestado A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o transferiu Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio) so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e luz.
_____________________________________________________________________
3 6 6 Protocolo Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao
DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do documento Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) Os dados so utilizados para localizao do documento
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Documentos so transformados em processo abertura de processo Insero de capa especfica Numerao das pginas Atribuio de n de identificao do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao _____________________________________________________________________
3 7 Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de documentos Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO SER ABERTOS no PROTOCOLO Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto) DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios
DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio Enviar os documentos para os seus destinatrios DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao. realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de
protocolo)
7 Procedimento administrativos em relao ao processo _____________________________________________________________________

3 8 Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a executar tal procedimento.
Autuao Numerao de folhas Juntada o Juntada por anexao o Juntada por apensao Desapensao Desentranhamento de peas Desmembramento de peas Diligncia Encerramento de processo e abertura de volume Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituio de processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Tambm conhecida como formao, abertura de processo Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas; Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica Registrar, conferir Encaminhar fisicamente para o setor pertinente Descartar o envelope, ele no ser pea do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas
_____________________________________________________________________
3 9 Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina. A primeira folha a nmero 1 A capa no ser numerada A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever numer-las A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se a respectiva numerao estiver incorreta Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no prprio documento ou em folha de despacho.
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados APENSAO: No h dependncias entre os processos
Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) ACESSRIO (MAIS RECENTE). Exemplos: Processo Principal Inqurito Administrativo Aquisio de material Processo Acessrio
e o MAIS
Recurso contra deciso do inqurito Prestao de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao O processo acessrio renumerado Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado) _____________________________________________________________________
4 0 Registrar no sistema a juntada por anexao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a juntada. Cada processo continua com sua numerao original Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar em primeiro lugar Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado Registrar nos sistema a juntada por apensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem executada mediante indicao em despacho A desapensao ocorrer antes do arquivamento Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a juntada Colocar despacho de encaminhamento em cada processo Registrar em sistema a desapensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentramento de peas A retirada de folha ou pea acontecer mediante despacho Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps o ltimo despacho A numerao continua a mesma _____________________________________________________________________
onde se encontrar o processo,
4 1 vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho. Retirar o documento que constituir outro processo Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas do novo processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que pediu diligncia
DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento O encerramento acontecer quando: Pleito indeferido Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados Pela expressa desistncia do interessado Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada
DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume _____________________________________________________________________

4 2 Um processo no deve exceder a 200 folhas A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume
_____________________________________________________________________

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1 Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL: Conjunto de documentos = ACERVO

1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

2 DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.

3 Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)

DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,

C orrente I ntermedirio P ermanente

O Arquivo Intermedirio tambm pode ser denominado por LIMBO ou PURGATRIO

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio

No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio

No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

um Arquivo descentralizado trabalho possui o seu.

DICA LEGAL: Arquivo Central

documentos correntes dos diversos setores da instituio.

9 DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado

Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.

2.1 Valor do Documento _____________________________________________________________________

1 idade 2 idade 3 idade

C Corrente I P Intermedirio Permanente

Valor Primrio Valor Secundrio

Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes

Nascimento, Marcio Mrio do Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d

Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio

Chaplin, Charles Bush, George Walker

Seminrio de Direito (24) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Curso de Cincias Contbeis (3) Congresso de Biblioteconomia (quino)

3.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal _____________________________________________________________________

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

2 6 considerado a origem, a procedncia do documento.

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar

2 7 As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo:

automatizado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao _____________________________________________________________________

A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas: PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO

Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3 idade.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS

7 Procedimento administrativos em relao ao processo _____________________________________________________________________

DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas

Recurso contra deciso do inqurito Prestao de contas

4 0 Registrar no sistema a juntada por anexao

onde se encontrar o processo,

4 1 vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume _____________________________________________________________________

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