MTODOS ADMINISTRATIVOS

1 FLUXOGRAMA a representao grfica do movimento e operao de pessoas, documentos ou materiais entre diversas unidades da organizao.

1.1 VANTAGENS DOS FLUXOGRAMAS Conduz a um entendimento simples e objetivo dos mtodos descritivos. Visualiza, de maneira mais ntida, a seqncia de operaes de um sistema. Verifica se tais operaes esto sendo executadas, da maneira mais eficiente, pelos rgos e pessoas adequadas. Aplica-se a qualquer sistema.

1.2 TIPOS DE FLUXOGRAMAS

1.2.1 HIERRIQUICO OU VERTICAL: mais utilizado para identificar as rotinas existentes num setor de trabalho qualquer, pois: Utiliza-se formulrio padronizado; Permite um rpido e fcil preenchimento; Proporciona maior clareza de apresentao.

LOGOTIPO E NOME DA EMPRESA rgo analisado:

FLUXOGRAMA VERTICAL Assunto ou rotina:

Levantado por:

Fl. n

Requisio de material
O P E R A O T R A N S P O R T E A N L I S E D E M O R A A R Q U I V O

DESCRIO DAS FASES X ATUAL PROPOSTO 1 rgo emite requisio material (RM) em 3 vias 2 Arquiva 3 via 3 Envia 1 e 2 vias Seo Controle Material 4 Seo Controle Material recebe 1 e 2 vias da RM 5 Verifica se existe material, existindo parte 6 Para o existente, emite NFM em 3 vias 7 Faz anotaes ficha controle estoque 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Obs.:

1.2.2 DESCRITIVO: utilizado para descrio de novas rotinas e procedimentos, pois: Deve ser precedido do fluxograma vertical Adota-se alguns recursos tcnicos

Incio

Rotina: Servio de deferncia

Usurio solicita informao

Bibliotecrio reconhece o assunto

Consulta recursos necessrios

Reformula a pergunta

S Assunto coberto p/ biblioteca? N Consulta internet, catlogo etc. Fornece indicaes de outras instituies e sites

Fim

Bibliotecrio seleciona termos p/ busca

Levanta os itens pertinentes

Localiza no acervo ou virtual

Orienta quanto utilizao dos documentos

Usurio satisfeito?

1.2.3 GLOBAL OU DE COLUNAS: mais apropriada para se transmitir o fluxo de trabalho para toda a organizao, pois: Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informaes e documentos Apresenta maior versatilidade Rotina: Solicitao de frias Empregado Chefe imediato Dep. Pessoal

Incio

Recebe e analisa SF

Recebe SF

Prepara Solicitao de Friass em 2 vias

Autoriza ? S 2 via SF 1 via SF

Anota na ficha cadastral

2 via SF 1 via SF

Calcula e efetua pagamento

Toma conhecimento

2 via SF 1 via SF

Emite Recibo de Frias

1 via RF 1 1 Recebe e assina RF

1 via RF

Fim

1.3 SIMBOLOGIA BSICA: SMBLOS E SIGNIFICADOS

1.3.1 SMBOLOS BCISOS PARA O FLUXOGRAMA VERTICAL SIMBOLO DENOMINAO Operao SIGNIFICADO Ocorrncia de qualquer acrscimo ou trabalho somado ao objeto da rotina: Ao desenvolvida Movimentao do documento objeto da rotina de um ponto para outro Verificao, anlise ou Documento submetido a conferncia, verificao e exame de seu contedo controle Demora, espera arquivamento temporrio Arquivo ou Documento encontra-se em compasso de aguarda ou arquivamento temporrio Documento foi arquivado, em carter definitivo, s podendo sair mediante requisio.

Transporte

1.3.2 SMBOLOS MAIS USADOS PARA QUALQUER OUTRO FLUXOGRAMA Terminal Documento Operao Inicia ou termina uma rotina ou um processo qualquer Serve para identificar o documento que entra no fluxo Indica um grupo de instrues que executam uma funo de processamento do programa Indica qualquer exame, conferncia ou inspeo no fluxo de trabalho Indica um arquivamento no fluxo de processamento do trabalho, em carter definitivo Indica fluxo em parada temporria, aguardando algum tipo de providncia, para poder prosseguir Identifica a tomada de deciso, levando ao desdobramento do fluxo, segundo as alternativas verificadas

Conferencia

Arquivo

Pendente

Deciso

Conector de pgina

Utiliza para transferir o fluxo para outra pgina Utiliza para transportar a rotina para outra coluna, dentro da mesma pgina Indica que a rotina continua, porm, no ser analisada naquele momento por no oferecer interesse ou no influenciar a rotina de trabalho em anlise

Conector de rotina Continuidade

1.4 ROTEIRO PARA ELABORAO DE FLUXOGRAMAS

COMUNICAO Dar cincia aos empregados.

COLETA DE DADOS Levantar a legislao que disciplina o assunto; Realizar entrevistas com as reas envolvidas, visando levantar os procedimentos, formulrios e prazos adotados; Solicitar cpia dos formulrios utilizados na rotina.

FLUXOGRAMAO Desenhar o fluxograma atual; Confirmar o fluxo com as pessoas entrevistadas.

ANLISE DO FLUXO Discutir com os responsveis pelas reas envolvidas os procedimentos e formulrios adotados; Redesenhar o fluxo, em caso de ter havido alterao.

RELATRIO DE ANLISE Elaborar Norma de Procedimentos; Levantar indicadores para anlise comparativa entre o fluxo atual e fluxo proposto;

Treinar pessoal envolvido com a rotina; Acompanhar/Avaliar/Corrigir desvios.

1.5 EXERCCIO
Um levantamento de uma rotina de compra de material apresentou os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. 5. rgo interessado emite Requisio de Material (RM), em 3 vias. Arquiva a 3 via, encaminhando as 1 e 2 vias Seo de Controle de material. A Seo de Controle de Material recebe a requisio. Verifica se existe o material, concluindo que existe apenas uma parte. Processa a requisio, emitindo Nota de Fornecimento de Material (NFM), em 3 vias, para o existente; faz as competentes anotaes na Ficha de Controle de Estoque. 6. 7. 8. Restitui a 2 via da RM processada ao requisitante. Requisitante recebe a 2 via da RM e a coloca pendente. A Seo de Controle de Material encaminha as 1 e 2 vias da Nota de Fornecimento de Material ao Almoxarifado, arquivando a 3 via. 9. Para o material no existente, a Seo de Controle de Material emite Pedido de Compras de Material (PCM), em 3 vias. 10. 11. 12. 13. Coloca pendente a 1 via da RM com a 3 via do PCM. Encaminha as 1 e 2 vias do PCM Seo de Compras. O Almoxarifado recebe as 1 e 2 vias da Nota de Fornecimento de Material (NFM). Retira o material do estoque, embala-o e o fornece ao requisitante acompanhado da 1 via da NFM. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Coloca pendente a 2 via da NFM processada. rgo requisitante recebe o material solicitado. Retira a 2 via da RM do pendente e confere o material. Estando 0K, aceita o material, colocando pendente a 2 via da RM processada. Reciba a NFM, devolvendo-a ao Almoxarifado. Recebendo a 1 via da NFM, quitada, o Almoxarifado retira a 2 via do pendente, faz as competentes anotaes e a arquiva. 20. 21. 22. Encaminha a 1 via da NFM processada Seo de Controle de Material. A Seo de Controle de Material recebe a 1 via da NFM, processa-a e a arquiva. A Seo de Compras recebe o PCM e processa a respectiva aquisio do material.