Disciplina: Qualidade e Produtividade Prof.

: Cludia Maria Kattah Vanni Setembro / 2004

Qualidade e Produtividade

PROGRAMA 5S
O Programa 5S foi utilizado na dcada de 50 no Japo, juntamente com outras filosofias como o just in time, Manuteno Produtiva Total, etc, fazendo parte do esforo de reconstruo do pas aps a 2 guerra mundial e contribuindo para o aumento da qualidade dos produtos japoneses. Sua filosofia foi consolidada em seu pas de origem na dcada de 50 e no Brasil foi adotado formalmente no final da dcada de 80 e incio de 90. Os 5S`s significam basicamente a determinao de organizar o seu local de trabalho, mant-lo arrumado, limpar, manter condies padronizadas e a disciplina necessria para executar um bom trabalho. Assim poderemos diagnosticar problemas e melhorar as condies de trabalho. Acreditar nessa filosofia, que ajudou aos japoneses a revolucionarem empresas mais importante que teorizar sobre ela. Quando aplicado com persistncia seus resultados so surpreendentes: mudam a empresa da gua para o vinho. Mas para que isso se torne uma realidade depende do compromisso das pessoas desde o dono at o mais simples colaborador. E no s no trabalho que os 5S`s so teis, voc j reparou quanta coisa ns guardamos e no usamos mais em nossa casa, quanta coisa procuramos e no encontramos porque guardamos em algum lugar . Pois ento, o programa 5S proporciona uma mudana no s no nosso trabalho mas na nossa vida, mudando nossa mentalidade e maneira de agir.

Significado dos 5S Japo Seiri Seiton Seisou Seiketsu Shitsuke Brasil Senso de utilizao Senso de organizao Senso de limpeza Senso de sade Senso de autodisciplina

Objetivos do programa 5S Melhoria de qualidade de vida de todos no trabalho e em casa. Conscientizao da responsabilidade de cada um em relao ao seu local de trabalho Higienizao mental Preveno de acidentes e quase acidentes. Combate a diversas formas de poluio. Reduo do desperdcio de materiais, mo de obra e reduo de custos. Conservao de energia. Melhoria da atmosfera e ambiente de trabalho. Aumento do moral. Aumento da criatividade e cooperao. Pode-se verificar que os objetivos do 5S coincidem com os objetivos da educao em geral: formar cidados saudveis e responsveis, capazes de darem continuidade ao seu autodesenvolvimento. O 5S, principalmente para quem est em busca dos desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento, deve ser praticado ou redescoberto de maneira natural, sem burocracia (Silva, 1996).

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O PRIMEIRO S
O que ?

SENSO DE UTILIZAO

manter, em cada ambiente (escritrio, sala, canteiro de obras, almoxarifado) somente as coisas necessrias. ter a percepo da utilizao correta de cada recurso, no mximo de suas capacidades, evitando ociosidade e carncias (Silva, 1996).

Como praticar o senso de utilizao? Sugerimos seguir o fluxograma mostrado na FIG. 1, para as aes imediatas de curto prazo.

Constante Manter o mais prximo possvel (todo dia ou toda semana) (Mesa, bancada ou mquina) Ocasional (uma/duas vezes no ms) Objetos e Dados necessrios Manter prximo ao local (Armrio, Estante, Escritrio)

Raro (trimestral/semestral)

Manter no Almoxarifado

Somente quando necessrio

Manter no Almoxarifado

Potencialmente teis ou valiosos Objetos e Dados desnecessrios (Descarte) Sem uso potencial: Em bom estado Em pssimo estado Recupervel Resduos, Lixo

Transferir para o setor onde forem teis

Venda para bom uso Venda para sucata ou lixo Programar recuperao Descartar

FIGURA 1 - Senso de utilizao: etapa inicial

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Instrues complementares ao fluxograma

a. b.

c.

d.

e. f. g. h. i. j. k. l. m. n.

Separe as coisas necessrias das no-necessrias. Experimente, por exemplo, examinar as coisas que voc tem em seus bolsos (ou bolsa). Verifique se no h nada que poderia ser descartado; costumamos carregar conosco papis e documentos que no usamos, chaveiros com chaves que nem nos lembramos mais de onde so, duas ou mais canetas, etc. Se atestarmos que isso verdade quando olhamos para ns mesmos, o que no dizer ento de nossa casa e de nosso local de trabalho? Quanto espao e esforo desperdiamos por manter nesses lugares inmeras coisas que no deveriam estar l? Muitas vezes isto acontece por que no paramos para refletir sobre a real utilidade de cada item, ou at porque nos prendemos sentimentalmente a coisas que j perderam seu valor funcional. preciso nos revestirmos de um forte senso prtico para, ento, procedermos seleo dos materiais em nosso ambiente, dando a cada um o destino mais adequado. A freqncia de utilizao do material um dos determinantes do local onde o mesmo ser colocado. Assim, aquilo que tem uso constante dentro do processo deve ser mantido na prpria rea, em posio de fcil alcance e manuseio. Se o item usado apenas uma vez ao dia ou ocasionalmente, deve ser mantido em local prximo (depsito, arquivo, etc.) e no nas mesas e armrios. Se a utilizao se d em perodos semanais ou ainda maiores, de fato o material deve ser guardado fora do local de trabalho (no almoxarifado, por exemplo). Se o material no usado nunca, retire-o do local, dispondo dele. Elimine causas que levem ao acmulo de materiais e desorganizao. No guarde informaes desnecessrias em seu computador. Evite o lixo eletrnico. Tome cuidado para no descartar o que voc precisa. Consulte o tempo mnimo de guarda dos documentos legais da organizao. Analise e selecione minuciosamente os documentos e itens que preservam a memria da organizao, principalmente no dia da grande limpeza. Selecione e define um centro de memria que possa preservar itens de documentos histricos. Informe a todos os interessados o que se tem de material com potencial de utilizao interna. Documente e divulgue os resultados da mobilizao, expressando-os de forma impactante (espaos liberados, valores correspondentes, etc.).

Benefcios a. Separe as coisas necessrias das no-necessrias b. Experimente, por exemplo, examinar as coisas que voc tem em seus bolsos (ou bolsa). c. Economia de espao que pode ser melhor utilizado. d. Eliminao de excessos de ferramentas, armrios, estantes, gavetas, etc.. e. Descarte de itens obsoletos. f. Descarte de peas de reserva de modelos e componentes. g. Economia de tempo na procura de peas e componentes. h. Economia de tempo no inventrio de estoque. Economia de pessoal para arquivamento, estocagem e transporte de itens. i. j. Eliminao de desperdcios de qualquer tipo. k. Reduo de papis no escritrio (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

O SEGUNDO S
O que ?

SENSO DE ORDENAO

Organizar o posicionamento de objetos para ach-los com facilidade quando for preciso. Como o prprio nome indica, ordenao colocar as ferramentas, mveis, peas, documentos e tudo mais que voc necessita para executar o seu trabalho no lugar certo. Sempre obedecendo a uma ordem que todo mundo entenda. Assim, quando algum precisar de uma ferramenta, equipamento, documento, etc., sabe onde encontrar (Silva, 1996). Como praticar do senso de ordenao

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Criando inicialmente, uma nomenclatura ou padronizao para cada objeto, documento, etc. Determinando onde cada objeto ser colocado um objeto, um lugar. Determinando como guardar: fcil de guardar, fcil de identificar onde est, fcil de apanhar, fcil de reabastecer e fcil de recolocar no lugar original (Silva, 1996; FIEMG, s.d.). Benefcios
a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Maior rapidez para encontrar objetos e informaes. Aumento da segurana. Reduo do cansao fsico e mental causado pela procura de objetos e informaes. Aumento da produtividade pessoal. Melhoria do visual. Aumento da satisfao pessoal. Melhoria do fluxo de pessoas e materiais. Melhoria da administrao do tempo. Melhoria do marketing pessoal (Silva, 1996, FIEMG, s.d.)

O TERCEIRO S
O que ?

SENSO DE LIMPEZA

Limpar sujeira, entulho ou p e manter limpos os locais de trabalho. Para mquinas, ferramentas, instrumentos, etc., alm de limpos, devem estar nas melhores condies de operaes possveis, atravs das quais sejam evitados desperdcios, o equipamento no seja forado irracionalmente, e no ocorram variaes extremas (Silva, 1996). Como praticar o senso de limpeza
a.

b. c. d. e.

f.

g. h.

Eliminar todo p e sujeiras nos locais de trabalho, acumulados no cho, nas paredes, no teto, nas janelas, armrios, prateleiras, gavetas e no equipamento utilizado nas operaes de rotina. Limpar a rea de trabalho, ferramentas e equipamentos aps us-los. Nunca se esquecer que cada lixo tem o seu lugar. Remover qualquer sujeiras nas ferramentas, equipamentos e acessrios, antes e depois de us-los, e certificar de sua durabilidade. Se encontrar qualquer problema anormal de falta de asseio, desordem ou condies indesejveis durante o processo de limpeza, identificar as causas fundamentais, efetuar o seu bloqueio, e estabelecer aes preventivas peridicas. Limpeza tambm no usar indevidamente um material ou equipamento, no forando a potncia alm do permitido, no usando equipamentos fora das especificaes e encaminhando equipamentos para consertos quando necessrio. Olhar a sujeira abaixo e principalmente acima da linha dos olhos. Para evitar definitivamente o acmulo de refugos e sobras, ou o abandono de itens reparveis, necessrio identificar por que eles esto acontecendo e estabelecer medidas preventivas peridicas (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefcios
a. b. c. d. e. f. g. h.

Bem-estar pessoal. Preveno de acidentes. Conservao dos equipamentos. Boa impresso aos clientes e visitantes. Ambiente mais agradvel e sadio. Menores gastos em consertos. Maior qualidade em produtos e servios. Melhoria do marketing pessoal (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

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BALANO DOS TRS PRIMEIROS S

Agora vamos dar uma pausa para fazer um balano nestes 3S que acabamos de ver:
a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Ganhamos mais espao para trabalhar... Acabamos com o desperdcio de tempo e de material... Estamos aproveitando melhor o nosso tempo... Estamos trabalhando com mais conforto... Acabamos com os riscos de acidentes... Nossos visitantes podem ser levados a qualquer banheiro... Estamos economizando energia... inclusive a nossa. D gosto de trabalhar assim... Que ventilao... que espao. No ficou uma maravilha? (FIEMG, s.d.)

QUARTO S
O que ?

SENSO DE SADE

Manter boas condies fsicas e mentais dos funcionrios, bem como condies de trabalho em ambientes livres de poluio e dentro dos princpios de sade pblica. No conceito 5S, sade significa tudo isto e engloba todas as atividades 5S implantadas na rea, ou seja: Executar continuamente a utilizao, a ordenao e a limpeza e manter condies sob controle (Silva, 1996). Como alcanar o senso de sade
a. b. c. d. e.

Mantermos sempre vigilantes, verificando todo dia as condies no nosso local de trabalho: banheiro, cantina, gavetas, mesas, prateleiras etc. Cuidarmos da nossa sade fsica e mental. Cuidarmos da higiene nos mnimos detalhes, usando roupas limpas, lavando as mos antes das refeies, etc. Seguirmos os procedimentos de segurana no trabalho. Enfim, mantermos o ambiente de trabalho sempre em dia, bem organizado, sadio e, portanto, muito mais agradvel. procurar trabalhar sempre em grupo, criar um bom ambiente de trabalho, dizer no fofoca, s brincadeiras de mau gosto e s discusses sem sentido (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefcios
a. b. c. d.

Local de trabalho agradvel. Bem-estar pessoal. Evitar o estresse. Evitar doenas e acidentes (qualidade de vida) (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

O QUINTO S
O que ?

SENSO DE AUTODISCIPLINA

Habituar os funcionrios a seguirem corretamente os procedimentos morais, ticos e tcnicos. Senso de autodisciplina efetivar o cumprimento rigoroso do que foi determinado. Significa que, para dar resultado, voc precisa praticar todos os dias, cada um dos sensos (Silva, 1996).

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Como estimular a autodisciplina? a. b. c. d. e. f. g. D sempre a sua colaborao para aperfeioar mais trabalho. Reuna com seus colegas sempre que tiver um problema a resolver. Aponte erros e apresente solues. Pare, pense, busque sempre uma forma mais simples e eficaz de se fazer as coisas. Contribua com aes positivas. Respeite prazos de entrega e regulamentos. Conserve os bens da empresa (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefcios
a. b. c.

Melhoria contnua do desempenho em nvel pessoal e organizacional. Melhor relacionamento interpessoal (famlia, empresa, comunidade). Criao de novos hbitos (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S
Consideraes iniciais
a. b. c. d.

Tomar como referncia a realidade atual. Envolver todas as pessoas. Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas. Escolher o Representante (FIEMG, s.d.).

Plano geral
a. b. c. d. e.

Mobilizar para implantar. Definir e registrar itens de controle. Treinar todos os colaboradores. Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ao. Implantar aes corretivas (FIEMG, s.d.).

Atribuies do representante 5S
a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Comprometer-se com o programa 5S. Estimular a participao de todos os colaboradores no programa 5S. Facilitar e viabilizar recursos para a implantao e manuteno do programa 5S. Organizar o lanamento do programa 5S. Organizar um comit 5S para dar sustentao ao programa. Agendar reunies com os integrantes deste comit. Liderar o processo de implantao do programa 5S. Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S. Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a prtica do 5S.

Perfil do representante 5S
a. b. c. d. e. f. g. h.

Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa. Ser dinmica. Ter liderana. Possuir boa fluncia verbal. Estabelecer boas relaes sociais com os outros colaboradores. Ter disponibilidade de tempo. Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S. Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo (ABNT/CNI/SEBRAE, 1997).

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Instrues para preenchimento do plano de ao O plano de ao deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com um grupo de apoio. Este registro, sendo cumprido na ntegra, facilita o controle do programa, envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de todos. O proprietrio da empresa deve estar integrado, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Devemos lembrar que o comprometimento do proprietrio muito importante para a eficcia do Programa.

Cabealho Nome da empresa. Nome do proprietrio da empresa. Nome do Representante 5S. Data de preenchimento.

O que fazer Neste quadro so registradas as aes que so necessrias implantao e manuteno do Programa 5S.

Como De que maneira sero feitas cada uma das aes propostas.

Quando Data para finalizar a execuo das tarefas programadas.

Quem Nome dos responsveis pela execuo das atividades definidas.

Onde Local onde sero realizadas as atividades (ABNT/CNI/SEBRAE, 1997).

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1. ABNT / CNI / SEBRAE. Manual ISO 9000 para micro e pequenas empresas. Rio de Janeiro: ABNT / CNI / SEBRAE, 1997. 127p.

2.

FIEMG - Federao das Indstrias do Estado de Minas Gerais. Manual do programa 5S. Belo Horizonte: Superintendncia de Recursos Humanos (s.d.).

3.

SILVA, J. M. O ambiente da qualidade na prtica - 5S. Belo Horizonte: Fundao Christiano Ottoni, 1996. 260p.

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