ARTIGOS

Arquivpolis: uma utopia ps-moderna

Luiz Carlos Lopes
A soluo para o problema das massas documentais acumuladas, vulgarmente conhecidas como arquivos mortos, um dos grandes desafios da arquivstica no Brasil. Trata-se de uma situao que se repete melancolicamente em todo o pas. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no decurso de suas funes. O poder pblico em suas vrias esferas, a rea privada e mesmo pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so tangidas a guardar cada vez maior quantidade de documentos. Projees possveis, a partir dos poucos levantamentos realizados, indicam que somente os rgos do governo federal guardam, hoje, dispersos nos estados brasileiros, algo acima de 5 000km de papis, medidos como se estivessem armazenados em uma imensa biblioteca. Para se ter uma idia da magnitude deste nmero, pode-se dizer que seriam necessrias construes que somassem o total de quase 1 000km2 para acondicionar estes acervos. Se algum alucinado quisesse centralizar tudo, em nome da modernidade, teria de mandar edificar um total aproximado de 5 000 prdios de cinco andares cada um com capacidade para armazenar, em condies aceitveis, todo esse material. No foram computadas as reas de servios destas construes. Igualmente, no foram considerados os palcios de despachos dos altos dirigentes, os escritrios dos funcionrios, as moradias de luxo e as populares, o comrcio normal e os shoppings, os hospitais, os bancos, as praas, as avenidas, a rodoviria, o aeroporto etc. Ter-se-ia, portanto, de se levantar uma nova cidade, bem maior que Braslia. Possivelmente, seria realizado um concurso para definir o seu plano-piloto, com certeza ps-moderno, e o pas debateria o seu nome de batismo. Temos at duas sugestes preliminares: Arquivpolis e Documentolndia. No faltariam crticos e ardorosos defensores. Outras espcies documentais, mensurveis por unidade, dentre elas os negativos e as ampliaes fotogrficas, os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes, os microfilmes, os disquetes, as fitas magnticas de som e as de computador etc. vm se avolumando em quantidades impressionantes. Estas precisariam tambm ser guardadas, em muitos casos, com investimentos adicionais e prdios anexos especiais. No esqueamos que vivemos em plena era da exploso da produo e da acumulao da informao. A nossa Arquivpolis teria de ser ampliada e dotada de recursos tcnicos compatveis. Passados dois anos da inaugurao solene de nossa utopia ps-moderna, o governo, os brasileiros e as brasileiras constatariam estarrecidos: tudo o que foi previsto no foi suficiente para resolver o problema. Rapidamente, o Congresso Nacional teria de aprovar um novo imposto para dar ao Estado recursos para ampliar a nova cidade e seus valorosos servios. O pior que tudo isto se repetiria com um intervalo de tempo cada vez menor. Em prazo recorde, a nossa nova e progressista cidade, criada para documentos iguais e para simbolizar a nossa entrada no Primeiro Mundo, seria o maior canteiro de obras urbano da humanidade e, em dez anos, a maior megalpole do planeta. Obviamente, a sua "populao" de documentos estaria, em cada vez maior quantidade, na periferia ou em teimosas "invases". O Poder Judicirio, por exemplo, poderia criar a Judicilndia, as empresas pblicas e inmeros outros rgos procurariam encontrar e disputar o terreno desapropriado para acomodar os seus acervos. Os desdobramentos deste pesadelo ficam por conta da imaginao do leitor. Aquele que chegou at este pargrafo deve estar se perguntando: Mas, ento, qual a soluo? Nas cidades brasileiras, em sua maioria de clima mido e quente, o tempo vem prestando servios inestimveis. Insetos, roedores e microorganismos deliciam-se nos arquivos mortos, um hbitat inigualvel. Tudo isto corroborado pela incria administrativa ou pelo peso dos falecidos que determina a escolha de ambientes paradisacos para a bicharada: pores, subsolos, galpes, corredores, banheiros, prdios abandonados, garagens etc. Muitos com problemas de ventilao, acmulo de lixo e poeira, sujeitos a inundaes ou exposio direta luz solar, uso de equipamentos e embalagens inadequadas e, principalmente, sujeitos a flutuaes da temperatura e da umidade relativa do ar. fato que existem burocratas piedosos e cristos convictos de que podem diminuir

Resumo
Um dos maiores problemas brasileiros na rea do gerenciamento da informao arquivstica a existncia de massas documentais acumuladas os arquivos mortos em, praticamente, todas organizaes pblicas e privadas. Este artigo procura discutir os bices para soluo do mesmo e prope uma metologia de trabalho. Palavras-chave Gerenciamento da informao: Gesto de documentos; Arquivos/avaliao: Arquivstica/pesquisa.

Ci. Inf., Braslia, 22(1): 41-43. jan./abr. 1993.

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Arquivpolis: uma utopia ps-moderna

o suplcio dos atormentados documentos. Estes, simplesmente, no separam o joio do trigo. Jogam tudo fora, informaes vitais e documentos sem qualquer valor recebem o mesmo tratamento: o lixo. Outros, mais modernos e racionais, mandam microfilmar tudo, inclusive as cpias e aquelas sries documentais que podiam j ter sido eliminadas ou em breve o podero, por no terem mais interesse administrativo, jurdico ou histrico. Algumas vezes ganham espao, eliminando os originais e ficando com os rolos de microfilmes. Em outras vezes, mantm ambos sem saber para que ou por qu. Sempre gastam muito dinheiro e continuam a ter dificuldades em encontrar informaes fotografadas em sua desorganizao original. Ainda h os que tentam repetir Ssifo e acreditam que ser possvel transferir todos os dados para os computadores, destruindo os acervos e liberando os depsitos para fins mais nobres. Esquecem-se de que uma criana de dois anos de idade e at um co pastor alemo so mais inteligentes do que o mais avanado dos engenhos contemporneos, inclusive o AT 386, que estamos usando para escrever este artigo. S perdem na preciso e rapidez de repetio de dados e das informaes que foram depositadas na mquina e nos seus aplicativos pela milenar engenhosidade humana.

A soluo definitiva do problema s e possvel com o tratamento da doena na origem: os arquivos correntes. As massas documentais existem, porque os documentos na fase corrente no foram objeto de tratamento tcnico-cientfico. Um arquivo ativo que seja organizado de acordo com um plano de classificao de documentos e que tenha o seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade no gerar uma massa documental acumulada. As massas documentais acumuladas atualmente existentes jamais podero ser organizadas na origem. Trata-se de arquivos semi-ativos e inativos. So acervos compostos por documentos: 1. destacveis de imediato, isto , sem nenhum valor administrativo, legal ou histrico; 2. de valor intermedirio, isto , podero ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre; 3. de valor permanente, isto , interessam pesquisa de fundo histrico. No mais possvel tratar os arquivos mortos como se fossem ativos (correntes). Todavia, alguns elementos da metodologia usada para organizao de arquivos correntes podem e devem ser utilizados. Assim como devem ser pesquisadas estruturas, funes e as atividades das organizaes que acumularam esses arquivos. Estes estudos, feitos profissionalmente, permitiro que se estabeleam os fundos, as sries documentais e, eventualmente, outras subdivises. Tambm ensejaro que se estabeleam os prazos de guarda, propondo-se o que deve ser eliminado e o que passar a constituir o arquivo intermedirio e o arquivo permanente. necessrio classificar e avaliar para obter resultados. O nosso grande desafio que, quase sempre, lidamos com acervos muito volumosos. Infelizmente, temos sido chamados, muito mais para resolver os problemas gerados pelas massas documentais acumuladas do que para resolver as questes que as originam, mas isto est mudando.

Um outro front vencer a resistncia dos mais conservadores que acham que se deve guardar tudo ou quase tudo. Aqueles que resistem aos fatos de que no possvel organizar, sem avaliar e descartar. No casual que, nos pases onde os arquivos so mais cuidados, os percentuais de descarte sejam muito elevados. Nos Estados Unidos, chega-se a eliminar 98% dos documentos gerados pelo setor pblico, sem perdas substantivas para as questes administrativas e legais ou para a memria nacional. No Canad, 95%, na Frana, 60%. Obviamente que estes ndices so relativos, incluem as mil e uma cpias e as peculiaridades dos servios administrativos e tcnicos de cada um destes pases. Se chegssemos ao percentual francs, tudo feito com muito critrio, j estaramos, nesta rea, com um p no primeiro mundo. Para tanto, teramos de, como l, poder influir na produo documental como um todo. No nos cabe somente classificar e avaliar. Temos, tambm, a misso de orientar a forma mais econmica e racional de gerar documentos, influindo, por exemplo, na produo de formulrios, correspondncias, relatrios, fotografias, documentos microflmicos e registros informatizados. Para enfrentar todos estes desafios, precisaremos investir cada vez mais na formao profissional de gerentes da informao arquivstica, treinados e cultos. Estes profissionais, arquivistas reciclados, oriundos do ainda precrio ensino brasileiro de graduao e ps-graduao neste domnio e em outros correlatos, podero ser os redentores do acmulo desordenado que leva a perdas irreparveis, exemplificado pela existncia dos arquivos mortos. Por tudo o que foi exposto, eles no existem. Entretanto, no h como negar a presena asfixiante das massas documentais acumuladas. No precisamos de utopias ps-modernas. necessrio trabalhar com os ps no cho, rejeitando solues miraculosas que esqueam a imensa significao da inteligncia humana e do uso racional dos recursos tecnolgicos, atualmente, ao nosso dispor.

PROPOSTA DE METODOLOGIA
A soluo para o problema das massas documentais acumuladas passa necessariamente pela mudana de mentalidade dos envolvidos. O tratamento tcnico de arquivos uma atividade intelectual como qualquer outra. preciso que existam profissionais treinados para fazer a avaliao sistemtica dos acervos, aplicando a "teoria das trs idades", determinando o que tem valor permanente, intermedirio ou corrente, definindo prazos de guarda, metodologias de trabalho etc. verdade que ainda so poucos os profissionais realmente competentes nessa rea. Mas o seu nmero vem aumentando, e a bibliografia sobre o assunto em portugus, espanhol, francs e ingls vem crescendo*. Existem algumas experincias-piloto e alguns profissionais que realizaram trabalhos efetivos com resultados comprovados que devem ser acionados. Infelizmente, h tambm quem no tem a viso completa do problema e se arrisca a executar trabalhos para os quais no est preparado. Todavia, no difcil selecionar pessoas, empresas e instituies mais eficientes.

Ver referncias bibliogrficas deste artigo.

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Luis Carlos Lopes Doutor pela Universidade de So Paulo. Membro do Comit de Ensino do Conselho Internacional de Arquivos. Professor e coordenador do Curso de Arquivologia do Departamento de Cincia da Informao e Documentao da Universidade de Braslia.

Archivepolis: a postmodern utopia Abstract

One of the greatest Brazilian problems in archivistic information management area is the existence of a great deal accumulated records that are called "dead archives" which are present in all publics and privates organization. This article intends to discuss the obstacles that prevent the solutions, and, at the same time, to suggest a working methodology.

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Key words
Information management; Record management; Archives/appraisal; Archivistic/research.

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