CENTRO TECNOLGICO DA ZONA LESTE

FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE

SARAH COUTINHO DA SILVA






IMPLANTAO DE SISTEMA ERP - MDULO FOLHA
DE PAGAMENTO
ESTUDO DE CASO EM EMPRESA PBLICA.







So Paulo
2009


CENTRO TECNOLGICO DA ZONA LESTE
FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE


SARAH COUTINHO DA SILVA



IMPLANTAO DE SISTEMA ERP - MDULO FOLHA
DE PAGAMENTO
ESTUDO DE CASO EM EMPRESA PBLICA.


Monografia apresentada no curso de
Tecnologia em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios na FATEC ZL como
requerido parcial para obter o Ttulo de
Tecnlogo em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios.

Orientador: Prof. Me. J oilson de Souza Cardoso





So Paulo
2009


CENTRO TECNOLGICO DA ZONA LESTE
FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE

SARAH COUTINHO DA SILVA


IMPLANTAO DE SISTEMA ERP - MDULO FOLHA
DE PAGAMENTO
ESTUDO DE CASO EM EMPRESA PBLICA.


Monografia apresentada no curso de
Tecnologia em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios na FATEC ZL como
requerido parcial para obter o Ttulo de
Tecnlogo em Informtica com nfase em
Gesto de Negcios.

COMISSO EXAMINADORA

______________________________________
Prof. Me. Edson Roberto Barbosa Ceroni
Faculdade de Tecnologia da Zona Sul

______________________________________
Prof. Me. J oilson de Souza Cardoso
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste

______________________________________
Prof. Me. Manoel Teixeira
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste


So Paulo, ____ de________ de 2009.





























A minha filha Maria pela inocncia,
e a minha Me pela fora e pacincia.


AGRADECIMENTOS
Primeiramente agradeo a Deus por ter me dado a oportunidade de estar aqui. Aos
meus pais que me ensinaram a acreditar sempre em meus sonhos e a minha famlia,
pelo apoio e fora nos momentos mais tumultuados. Aos meus amigos da FATEC
Zona Leste que me ajudaram e partilharam das minhas dvidas e anseios durante
todo o curso e tambm para a confeco deste trabalho de Concluso.
Especial agradecimento ao meu orientador e mestre J oilson de Souza Cardoso que
me amparou e me guiou no desenrolar deste Trabalho
Meus agradecimentos especiais a:
Thiago Rodrigues Fiales que esteve sempre ao meu lado apoiando e me
estimulando a crescer cientificamente, profissionalmente e pessoalmente.
Thiago Coutinho-Silva pelo exemplo de coragem e determinao.
Gabriela Lintkenvicius, pela amizade, companheirismo e dedicao.
Kamilla Souza Coutinho, pela amizade, companheirismo e colaborao.
Aos bons amigos Marcelo dos Santos e Rita de Cssia, pela sinceridade de uma
amizade e por todo suporte ofertado para a concretizao deste trabalho.












































A vantagem recproca,
pois os homens, enquanto
ensinam, aprendem.
Sneca
SILVA, Sarah Coutinho. Implantao de Sistema ERP Mdulo Folha de Pagamento.
2009. Trabalho de Concluso de Curso Faculdade de Tecnologia da Zona Leste


RESUMO
A implantao de sistemas ERP, a partir das ltimas dcadas do sculo XX, tornou-
se um cone de competitividade no cenrio empresarial. O surgimento desses
sistemas representou um importante avano tecnolgico com vistas a aprimorar e
elevar o desempenho organizacional, oferecendo s empresas maior eficincia e
sustentabilidade ao negcio. A notvel expanso dos sistemas ERP gerou muitas
discusses entre especialistas, pesquisadores e empresrios, no intuito de buscar
uma explicao para os diversos casos de sucessos e insucessos na implantao
desses sistemas. As informaes sobre esses fatos culminaram por gerar o
problema da pesquisa, a qual pretendeu verificar os principais fatores que interferem
na implantao dos sistemas ERP. Assim sendo, objetivou-se apresentar um estudo
para identificar, quais os principais fatores que contribuem ou dificultam o processo
de implantao de sistemas ERP e especificamente do mdulo de folha de
pagamento na parte dos sistemas que contemplam o departamento de Recursos
Humanos.

Palavras-chave: Implantao, ERP, Mdulo de ERP, recursos humanos, folha de
pagamento

























SILVA, Sarah Coutinho. Implantao de Sistema ERP Mdulo Folha de Pagamento.
2009. Trabalho de Concluso de Curso Faculdade de Tecnologia da Zona Leste


ABSTRACT
ERP systems implementation, since the last decades of the 20
th
century, has
become a competitiveness icon within the organizational scenery. The development
of those systems represents an important technological progress in order to improve
and raise the organizational performance, offering the companies efficiency and
sustainability to business. The visible expansion of ERP systems caused many
discussions among specialist, researchers and businessmen, intending to search for
an explanation for all the many cases of successes and failures in this system
implementation. The information about these facts ended up generating the research
problem, which aim to verify the main factors that interfere in the ERP
implementation. Thus its aimed to present a study to identify which are the main
factors that contribute or hamper the process of ERP implementation and specifically
the ERP module of payroll, a part of the system that relates to the Human Resources
Department.

Key-Words: Implementation, ERP (Enterprise Resource Planning), ERP Module,
Human Resources, Payroll.

















LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Surgimento do ERP .................................................................................. 20
Figura 2 Evoluo dos Sistemas ERP .................................................................... 24
Figura 3 Sistemas Cliente/Servidor em trs camadas ............................................ 28
Figura 4 Mdulos que compem o ERP ................................................................. 30
Figura 5 - Funcionalidades dos sistemas ERP .......................................................... 31
Figura 6 Modelo em camadas de um sistema legado ............................................ 37
Figura 7 Funcionalidades do Aplicativo de Folha de Pagamento ........................... 40
Figura 8 Dificuldades na Implantao de ERPs por rea de responsabilidade ...... 41
Figura 9 Tela de Abertura do ERP StarSoft ........................................................... 45
Figura 10 Menu para escolha do mdulo a ser utilizado ........................................ 46
Figura 11 Mdulo Folha de Pagamento Menu Principal ...................................... 46
Figura 12 J anela de Cadastro e Consulta de Colaboradores ................................. 47
Figura 13 J anela para cadastro de Afastamento Coletivo ...................................... 47















SUMRIO

1. INTRODUO ...................................................................................................... 12
1.1. Objetivo .............................................................................................................. 13
1.2. Metodologia ........................................................................................................ 13
1.3. Motivao ........................................................................................................... 14
1.4. J ustificativa ......................................................................................................... 14
2. CONCEITOS DE ERP E RECURSOS HUMANOS ............................................... 15
2.1. Departamento de Pessoal .................................................................................. 16
2.2. Folha de Pagamento .......................................................................................... 18
2.3. A histria do ERP ............................................................................................... 20
2.4. Caractersticas do ERP ...................................................................................... 25
2.5. Arquitetura de Sistemas ERP ............................................................................. 27
2.6. Mdulos de um ERP .......................................................................................... 29
3. PROCESSO DE IMPLANTAO ......................................................................... 32
3.1. A escolha da empresa ........................................................................................ 35
3.2. Infra-estrutura do RH .......................................................................................... 36
3.3. Sistemas Legados .............................................................................................. 37
3.4. Novos Sistemas ................................................................................................. 39
3.5. Mdulo de Folha de Pagamento ........................................................................ 39
3.6. Implantao de sistemas ERP ........................................................................... 40
3.7. A Migrao de dados ......................................................................................... 41
3.8. Customizaes ................................................................................................... 42
4. ESTUDO DE CASO Implantao de sistema ERP em empresa pblica ........... 43
4.1. Histrico da empresa.......................................................................................... 48
4.2. Implantao ........................................................................................................ 50

4.3. Custos ................................................................................................................ 51
4.4. Vantagens .......................................................................................................... 53
4.5. Desvantagens .................................................................................................... 55
5. CONCLUSO ........................................................................................................ 56
5.1. Consideraes Finais ......................................................................................... 57
5.2. Recomendaes para novo estudo .................................................................... 58
REFERNCIAS ......................................................................................................... 59

12

1. INTRODUO

ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de gesto
empresarial, ou seja, um pacote com diversos programas usado para integrar os
departamentos da empresa, e que cria a possibilidade de ter um gerenciamento
eficiente das informaes dentro de toda organizao.
Os sistemas ERP surgiram da evoluo dos sistemas MRP (Material
Requirement Planning), que tiveram seu incio na dcada de 70 e eram usados na
indstria para controlar o estoque. Na dcada de 80 quando surgiram as redes de
computadores ligadas a servidores, o MRP evoluiu para MRPII (Manufacturing
Resource Planning), e passou a controlar tambm os recursos da produo como
mo-de-obra e maquinrio.
Como o MRPII no integrava outros sistemas, a necessidade de
contemplar outras reas como administrativas e de apoio fez com que ele
continuamente evolusse, chegando at o conceito de ERP. Essa nomenclatura
ganhou fora na dcada de 90, com a disseminao da arquitetura cliente/servidor,
onde as informaes da empresa ficam em um nico banco de dados no servidor e
os usurios (clientes) acessam de sua estao de trabalho.
Todas as reas da empresa foram beneficiadas com a evoluo do
sistema de gesto, como a rea financeira, contabilidade, compras, benefcios,
estoque, departamento de pessoal.
O departamento de pessoal, responsvel pela administrao de
todos processos que os funcionrios estejam envolvidos e tambm pelo
cumprimento das leis trabalhistas, atualmente automatizado por sistemas de folha
de pagamento e no caso do ERP, pelo mdulo de folha de pagamento, benefcios,
13

ponto eletrnico e cargos e salrios. Com a evoluo desses mdulos nos ltimos
anos os antigos sistemas de folha de pagamento tornaram-se complexos sistemas
de recursos humanos.

1.1. Objetivo

O objetivo deste trabalho discorrer sobre a implantao do mdulo
de folha de pagamento de sistemas ERP, observando as principais divergncias
entre o que esperado pela empresa contratante e o que pode ser oferecido pela
empresa contratada. E tambm verificar como as influncias das pessoas envolvidas
podem afetar esse processo, criando dificuldades ou auxiliando nos sucessos
alcanados.

1.2. Metodologia

Para a realizao desse trabalho ser utilizada a metodologia de
pesquisa bibliogrfica e tambm pesquisa operacional (estudo de caso), alm de
pesquisas em artigos da Internet, livros e revistas tcnicas, acadmicas e cientificas
e ainda ser desenvolvida uma pesquisa onde sero levantados sucessos e
fracassos na implantao de sistemas ERP, e as principais metodologias utilizadas
para sua implementao.




14

1.3. Motivao

A gerncia de projetos tem como pilares a gesto de recursos
humanos, pois na administrao dos recursos humanos existe uma srie de
atividades a serem executadas, tal como na gesto de projetos. Atualmente a
necessidade da automatizao dessas tarefas faz com que essas reas trabalhem
conjuntamente, onde o sucesso do projeto depende do trabalho de ambas.

1.4. Justificativa

necessrio que seja feito o levantamento desse tipo de
implantao para analisar quais so as vantagens e desvantagens da utilizao de
um sistema de ERP em empresa pblica.
Sabendo que o mercado exige uma busca continua por
aperfeioamento tanto nos processos como nas tecnologias, a utilizao do sistema
ERP em uma empresa pblica reflete uma srie de consideraes sobre a forma
que essa empresa adota estruturas flexveis e possibilita a melhor maneira da
tomada de decises.








15

2. CONCEITOS DE ERP E RECURSOS HUMANOS

Por meio da evoluo do sistema MRP, que surgiu para suprir
necessidades dos controles de materiais, e seu desenvolvimento para o sistema de
MRPII para auxiliar em toda parte de manufatura, surgiu o conceito de ERP. O
objetivo do ERP auxiliar nos processos operacionais das empresas suprindo as
necessidades das mais diversas reas, onde temos uma base de dados nica, e
onde existe informatizao, automao e integrao.
De acordo com Alves, Zambalde e Figueiredo (2004, p.25, apud
Ventorin, 2006, p.05) ERP ou sistema integrado de gesto empresarial a tentativa
de integrar todos os departamentos e funes de uma organizao num nico
sistema informatizado, que consiga servi-los de forma eficaz.
Para Boghi (2002, p.35), ERP um conjunto de solues que
possibilita o planejamento e acompanhamento financeiro, logstico e produtivo de
uma empresa, de forma integrada e interativa.
E segundo Correa (2000, p.342), um sistema ERP tem a pretenso
de suportar todas as necessidades de informao para a tomada de deciso
gerencial de um empreendimento como um todo.
Para que todo empreendimento alcance seus objetivos importante
que tenha uma boa equipe de recursos humanos. Na organizao, chamado de
recursos humanos o conjunto de pessoas que colaboram para alcanar objetivos
alinhados as atividades da empresa e tambm todas aquelas que a apiam de
alguma maneira. Segundo Aquino (1980. p. 48), o verdadeiro papel da
administrao de recursos humanos o de coordenao sistmica, voltada para a
integrao e para a produtividade do trabalho na organizao, onde indispensvel
apoio poltico da direo da empresa.
16

2.1. Departamento de Pessoal

Segundo a Fundao IDEPAC (2009) a expresso Departamento
de Pessoal tem um carter histrico, vindo desde a poca da escravido, onde os
senhores designavam pessoas para cuidar dos escravos a quem viam como
mquinas, meros equipamentos dos quais extraiam o mximo deles. Com a
evoluo dos tempos vieram as empresas, no entanto, no existia legislao
trabalhista e nessa fase o chefe de pessoal, tinha como atribuio apenas controlar
em uma espcie de ficha o valor que o trabalhador tinha a receber desde sua
admisso at o dia de sua sada, sendo assim a administrao tinha apenas uma
funo contbil.
Ainda de acordo com a Fundao IDEPAC (2009) a partir de 1930,
no Governo de Getlio Vargas, as empresas sofrem um impacto perante a
legislao trabalhista, que entre outras, cria o Ministrio do Trabalho, estabelece
horrio de trabalho para algumas reas; institui a Carteira Profissional; cria proteo
ao Trabalho da Mulher e do menor. A partir da, o chefe de pessoal deixa de ser
somente um contador e passa a ter uma funo tambm de recrutador, tendo
apenas que observar as leis vigentes.
Segundo o mesmo autor em 1943 aprovada a CLT pelo Decreto-
Lei N 5.452, de 1 de maio de 1943, em vigor desde 10 de novembro de 1943,
Legislao esta que continua vigorando at os dias de hoje, a nossa CLT
(Consolidao das Leis do Trabalho). Aps a Revoluo de 1964, a fase de
legalizao foi revitalizada, no governo do Marechal Castelo Branco que efetua uma
ampla reforma na legislao trabalhista brasileira, atingindo vigorosamente os
empregadores. Havia ento a necessidade no s de um chefe de Departamento de
17

Pessoal, mas sim de um profissional conhecedor da rea capaz de orientar o
empregador em face da lei, evitando gastos com indenizaes adicionais.
Para a Fundao IDEPAC (2009) at hoje ainda temos empresas
que mantm o Departamento de Pessoal, no entanto elas vem percebendo que j
no mais possvel tratar a sua organizao apenas como uma mquina, visando
apenas o lucro e que somente altos salrios no satisfazem seus colaboradores,
que necessrio investir em qualidade de vida. Para isso sai o Departamento de
Pessoal e entra o Recursos Humanos, onde o responsvel no somente elabora a
folha de pagamento, mas tambm se responsabiliza por projetos voltados ao bem
estar do funcionrio, programa de motivao, investimento em treinamento de
funcionrios, dentre outras atribuies voltadas rea humana da empresa.
Atualmente na Coordenadoria de Recursos Humanos, h diversas
divises como os Benefcios, o Recrutamento, o Treinamento, a Assistncia Social e
tambm o Departamento de Pessoal. O Departamento de pessoal a rea da
empresa responsvel pela administrao de todos os processos que envolvam os
funcionrios da organizao, e tambm os procedimentos de folha de pagamento.
A Administrao de Pessoal trata da parte dita cartorial, que so
principalmente os registros dos membros da organizao. Em suma,
encarrega-se das rotinas trabalhistas e de pessoal, tendo sob sua
responsabilidade a administrao dos eventos burocrticos decorrentes do
contrato de trabalho. Sem dvida, no se pode admitir que no sejam
importantes essas funes, j que imprescindvel o controle da vida
funcional dos empregados, com vistas avaliao de desempenho,
treinamento, remunerao, controles de freqncia, entre outras tarefas
especficas. (Oliveira, 1998, p.16)

De acordo com TDM Solues RH (2009) as principais rotinas do
Departamento de Pessoal so:
Salrio Maternidade pago pela empresa;
Atendimento fiscalizao (procedimentos bsicos);
Contratao de Empregados;
18

Contratao de Estagirios;
Controle e Concesso de frias;
Resciso de Contrato de Trabalho;
Salrio famlia pagamento e controle;
Rotina de arquivamento de documentos (DP);
Controle de freqncia do funcionrio;
Quadro de horrio de trabalho;
Programa de sade ocupacional (PCMSO);
Programa de preveno de riscos ambientais (PPRA);
Perfil Profissional Profissiogrfico (PPP);
Programa de Alimentao do Trabalhador (PAT);
Comunicao de Acidente do Trabalho (CAT);
Insalubridade e Periculosidade;
Recolhimento da contribuio ao INSS (empresrios /
autnomos);
Alm dessas rotinas, ele tambm responsvel pela Folha de
Pagamento.

2.2. Folha de Pagamento

Segundo Matemtica Fcil (2004) a folha de pagamento um
documento de emisso obrigatria para o empregador conforme a lei da Legislao
Previdenciria para efeito de fiscalizao trabalhista e previdenciria, onde so
registrados todo ms os proventos e descontos dos funcionrios.
19

A empresa obrigada a preparar a folha de pagamento da
remunerao paga, devida ou creditada a todos os empregados a seu servio. Para
sua elaborao no existe modelo oficial, ou seja, podem ser adotados critrios que
melhor atendam as necessidades de cada empresa.
Ainda segundo Matemtica Fcil (2004) uma folha de pagamento,
por mais simples que seja, apresenta pelo menos os seguintes elementos:
Discriminao do nome dos empregados (segurados),
indicando cargo, funo ou servio prestado;
Valor bruto dos salrios;
Valor da contribuio de Previdncia, descontado dos
salrios;
Valor liquido que os empregados recebero.
Segundo o Grupo NC Net (2009) a remunerao paga ao
empregado dever discriminar todas as verbas que a compem, ou seja, salrio,
horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade, insalubridade, ou seja,
ao elaborar a folha de pagamento, devem-se destacar as verbas pagas,
discriminando-as uma a uma.
Ainda segundo o Grupo NC Net (2009) a legislao trabalhista
permite que se efetuem descontos no salrio do empregado somente quando tratar-
se de adiantamentos (vales), de dispositivos de lei ou de contrato coletivo. Os
demais descontos somente sero permitidos atravs de acordo entre empregado e
empresa ou com expressa autorizao do empregado como: Contribuio Sindical,
Vale-Transporte, Contribuio Previdncia Social, Imposto de Renda na Fonte e
FGTS.
20

Da folha de pagamento origina-se o recibo de pagamento, que indica
os dados que constaram da folha relativamente a cada um dos empregados e a
estes entregue. Segundo Haberkorn (2003a), a folha de pagamento foi sem dvida
o sistema que mais rapidamente se adaptou aos novos recursos do processamento
de dados.

2.3. A histria do ERP

Segundo Silva e Pessa (1999, p.02) no comeo dos anos 70,
devido ao crescimento econmico, o desenvolvimento da informtica e a
necessidade de aumentar a competitividade organizacional, surgiram os sistemas
MRP, para automatizar a maneira de como eram controlados os estoques.
Na figura 1, observamos as fases de desenvolvimento, desde os
sistemas que apenas controlavam estoques at o surgimento dos sistemas ERP:


Figura 1 Surgimento do ERP
Fonte: Adaptado de Silva e Pessa (1999)

21

MRP so sistemas de planejamento de requisies de materiais,
usados para elaborao de planos de suprimentos de materiais, internos ou
externos. Na formao do MRP existem quatro partes importantes, que so a lista
de material, os controles de estoque, o plano mestre e as compras.
A lista de materias onde feito um detalhamento minucioso de
todos os produtos fabricados na organizao, citando todos seus componentes, sub
componentes e peas. No controle de estoque onde esto as informaes sobre
os estoques disponveis. No plano mestre descrito o que deve ser realmente
produzido, ou seja, a demanda a ser atendida considerando os fatores externos. E a
relao de compras onde so especificados os itens necessrios de serem
comprados.
Aggarwal (1985, p.8) aponta algumas desvantagens do sistema
MRP, tais como: ser um sistema complexo e necessitar de uma grande quantidade
de dados de entrada; assumir capacidade ilimitada em todos os recursos, enquanto
que na realidade alguns centros produtivos comportam-se como gargalos. Tais
consideraes, para este autor, prejudicam consideravelmente a programao lgica
do MRP, alm de tornar ineficiente sua capacidade de planejamento e controle.
Todavia, com o MRP as organizaes obtm vantagens de possuir
um planejamento de compras onde so discriminadas as necessidades de
equipamentos, capital e insumos, obtm tambm a possibilidade de fazer
simulaes ajudando na tomada de decises.
O MRP aplicado para o processamento do produto, onde h itens
pais e itens filhos, estrutura do produto, uma lista de materiais indentada, detalhe
das necessidades brutas dos materiais, previses de vendas e calculo ou exploso
de necessidades lquidas de materiais.
22

Esse tipo de sistema enfocava basicamente os estoques, com o
passar do tempo surgiram novas necessidades, fazendo com que nos anos 80 o
MRP evolui-se para o MRP II (Manufacturing Resource Planning), um sistema de
Planejamento dos Recursos de Manufatura, incorporando ao MRP as necessidades
dos demais recursos de produo.
Uma inovao tecnolgica da dcada de 80 que facilitou a evoluo
do MRP para o MRP II foi o surgimento das redes de computadores ligadas a
servidores.
De acordo com Corra e Gianesi (2000, p.353), O princpio bsico
do MRP II o princpio do clculo de necessidades, uma tcnica de gesto que
permite o clculo, viabilizado pelo uso do computador, das quantidades e dos
momentos em que so necessrios os recursos de manufatura (materiais, pessoas,
equipamentos, entre outros), para que cumpram os programas de entrega de
produtos com um mnimo de formao de estoques
Ainda de acordo com os mesmos autores os sistemas MRP II so
compostos por mdulos de planejamento de produo, planejamento das
necessidades, calendrio geral de produo, planejamento das necessidades dos
materiais, compras entre outros.
Corra e Gianesi (2000, p. 152) destacam algumas das principais
caractersticas do sistema MRP II:
um sistema no qual a tomada de deciso bastante
centralizada o que pode influenciar a capacidade de
resolues locais de problema, alm de no criar um
ambiente adequado para o envolvimento e comprometimento
da mo-de-obra na resoluo de problemas.
23

O MRP II um sistema de planejamento "infinito", ou seja,
no considera as restries de capacidade dos recursos.
Os lead times dos itens so dados de entrada do sistema e
so considerados fixos para efeito de programao; como
conforme a situao da fbrica, os lead times podem mudar,
de acordo com a situao das filas do sistema, os dados
usados podem perder validade.
O MRP II parte das datas solicitadas de entrega de pedidos e
calcula as necessidades de materiais para cumpri-las,
programando as atividades da frente para trs no tempo, com
o objetivo de realiz-las sempre na data mais tarde possvel.
Este procedimento torna o sistema mais suscetvel a fatores
como: atrasos, quebra de mquinas e problemas de
qualidade.
O MRP um sistema que contempla apenas as necessidades de
materiais, j o MRP II contempla alm das necessidades de materiais, os recursos
de manufatura.
No incio da dcada de 90, com a disseminao da arquitetura
cliente/servidor, e a grande necessidade de constantemente aumentar a
competitividade devido globalizao, os sistemas MRP II evoluram para os
conhecidos sistemas ERP, atendendo as necessidades de informao de diversos
departamentos e processos de negcio das empresas.
Segundo Alberto (2001, p.26, apud Santos e Alves), ERP uma
evoluo que supera em muito a abrangncia do sistema MRP, trata-se de uma
arquitetura em que a informao disponvel e circula por todas as atividades da
24

empresa, tais como logstica, manufatura, finanas, recursos humanos, portanto um
sistema integrado de gesto.
De acordo com Souza (2000, p.11), a sigla ERP foi cunhada pela
Gartner Group, uma empresa americana de pesquisa. Ele tambm diz que os
sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informao integrados
adquiridos na forma de pacotes de software comercial, com a finalidade de dar
suporte maioria das operaes de uma empresa.
De acordo com Chopra e Meindl (2003, p. 463), os sistemas ERP
fornecem rastreamento e visibilidade global da informao de qualquer parte da
empresa e de sua Cadeia de Suprimento, o que possibilita decises inteligentes.
Aps trs dcadas desde os primeiros sistemas MRP at a evoluo
para os sistemas ERP sua abrangncia e rea de atuao tambm evoluram como
mostrado na figura 2.


Figura 2 Evoluo dos Sistemas ERP
Fonte: Adaptado de Colgeno Filho (2001)

25

2.4. Caractersticas do ERP

Segundo Souza (2000, p.12), os sistemas ERP possuem
caractersticas que, se tomadas em conjunto, permitem distingui-los de sistemas
desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais.
Ainda de acordo com Souza (2000, p.12), essas caractersticas so importantes
para a anlise dos possveis benefcios e dificuldades relacionados com a sua
utilizao e com os aspectos pertinentes ao sucesso de sua implementao.
As principais caractersticas do ERP so:
So pacotes comerciais de software
As empresas que comercializam esses tipos de sistemas
oferecem a seus clientes em mdulos, de acordo com as
necessidades de cada um.
Incorporam modelos de processos de negcios
Esses sistemas no so para clientes especficos, eles so
desenvolvidos para atender genericamente requisitos do
maior nmero de empresas possvel.
So sistemas integrados
Ele desenvolvido como um nico sistema de informaes,
para atender simultaneamente diversos departamentos de
uma empresa, sendo geralmente dividido em mdulos.
Utilizam um banco de dados unificado
Banco de dados corporativo, centralizado. Trata-se de um
banco de dados relacional.
Possuem enorme abrangncia funcional
Visam atender uma ampla gama de funes empresariais.
26

Necessitam de procedimentos de ajuste
Segundo Lucas (1985, apud Souza, 2000, p.16), improvvel
que um pacote v atender exatamente aos requisitos da
empresa, o que gera divergncias entre os dois (o pacote e a
empresa).
Alm dessas caractersticas, existem outros conceitos. Segundo
Souza (2000, p.17) alguns importantes conceitos relacionados aos sistemas ERP
so:
Funcionalidade
De acordo com Souza (2000, p.17) mais genericamente, o termo
funcionalidade utilizado pra representar o conjunto total de
diferentes situaes que podem ser contempladas em diferentes
processos que podem ser executados no sistema.
Modularizao
No ERP existem funes com caractersticas de cada
departamento, essas funes especficas de cada rea, como
financeira, fiscal, contbil, entre outras, denomina-se mdulos.
Esses mdulos podem ser adquiridos e implementados
separadamente em um sistema ERP.
Parametrizao
a adequao de determinada funcionalidade de sistemas ERP
para determinada empresa.
Tabelas de Apoio
So tabelas presentes em diversos mdulos do sistema.
Customizao
27

So as mudanas realizadas para que o sistema ERP atenda a
requisitos essncias ao funcionamento do negcio.
Localizao
a adaptao de um sistema ERP desenvolvido em um
determinado pas para a utilizao em outro.
Atualizao de verses
o processo pelo que o fornecedor disponibiliza aumento de
funcionalidades e correo de problemas e erros.

2.5. Arquitetura de Sistemas ERP

Os sistemas ERP so baseados na arquitetura cliente-servidor, onde
um computador (cliente) solicita determinado servio a outro computador (servidor).
Lewis (1996, apud Souza, 2000, p. 20) define a arquitetura cliente-
servidor como computao distribuda onde a aplicao dividida em pelo menos
duas partes: uma executada por um ou mais computadores servidores e a outra
por um ou mais computadores clientes. Para tanto, os clientes devem estar
conectados aos servidores por algum tipo de rede.
Segundo Souza (2000, p.21) a arquitetura cliente-servidor dividida
em trs tipos de processamento: duas camadas, trs camas e n camadas. Cada um
destes tipos representa a quantidade de computadores (servidores e clientes)
envolvidos no processamento. No caso nos ERP, por exemplo, as aplicaes podem
ser divididas em trs partes principais: a apresentao dos dados, os programas que
processam as transaes e o banco de dados.
A maioria dos sistemas ERP disponveis atualmente permitem a
28

utilizao da arquitetura de trs camadas, com a vantagem da escabilidade,
facilitando o aumento do poder de processamento em passos incrementais,
adicionando mais servidores, conforme a necessidade de maior velocidade de
processamento seja necessria. Na figura 3 est representado o processamento
cliente-servidor de trs camadas.

Figura 3 Sistemas Cliente/Servidor em trs camadas
Fonte: Extraido de Bancroft ET AL. (1998)

A conexo entre os computadores (clientes) feita atravs de
protocolos de rede locais ou redes remotas.
O ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Isso significa que o usurio
do sistema (cliente) roda uma aplicao (rotina de um mdulo do sistema)
que acessa as informaes de um sistema de gerenciamento de uma base
de dados nica (servidor). Isso, ao contrrio do antigo sistema de
mainframe, reflete o conceito de computao descentralizada. O sistema
opera, ento, com um banco de dados comum, no corao do sistema. O
banco de dados interage com todos os aplicativos do sistema, dessa forma,
elimina-se a redundncia e redigitao dos dados, o que assegura a
integridade das informaes obtidas. (Simcsik e Polloni, 2002, p. 365)


Para Davenport (1998, apud Bianco, 2006, p. 18) os sistemas ERP
so divididos em quatro blocos:
Financeiro (Contabilidade, Contas a Pagar, Contas a
29

Receber, Fluxo de Caixa, Tesouraria, etc.);
Recursos Humanos (Folha de Pagamento, Controle de horas
dos funcionrios, etc.);
Operaes e Logstica (Produo, Faturamento, Estoques,
etc.);
Vendas de Marketing (Gerenciamento de Pedidos de Venda,
Planejamento de Vendas, etc.).

De acordo com Pereira e Riccio (2003), um sistema ERP est
baseado em uma estrutura modular interdependente potencializada pelo acesso a
um banco de dados central. Ele varia em quantidade e especificao de acordo com
cada desenvolvedor, porm, de maneira genrica, oferece as mesmas
funcionalidades.
Tipicamente, um sistema ERP ou usa ou est integrado a um banco de
dados relacional (banco de dados multirelacional). A implantao de um
sistema ERP pode envolver considervel anlise dos processos da
empresa, treinamento dos colaboradores, investimentos em informtica
(equipamentos) e reformulao nos mtodos de trabalho. Ele se apresenta
como uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informaes entre
todas as atividades da empresa, como fabricao, logstica, finanas e
recursos humanos. um sistema amplo de solues e informaes. Um
banco de dados nico, operando em uma plataforma comum que interage
com um conjunto integrado de aplicaes, consolidando todas as operaes
do negcio em um sistema de ambiente computacional. (Simcsik e
Polloni,2002, p. 365)

2.6. Mdulos de um ERP

De acordo com Digerati Books Informtica para negcios o ERP
um sistema composto por diversas ferramentas que visam servir como software de
apoio ao gerenciamento e tomada de deciso. Suas funes so armazenar,
processar e organizar todas as informaes que a empresa desenvolva e necessite
em seu natural processo de trabalho. Exemplificando-se o que este sistema pode
30

oferecer, na Figura 4, so mostrados os mdulos que compem a maioria dos
sistemas ERP mais avanados, com mdulos integrados.

Figura 4 Mdulos que compem o ERP
Fonte: Adaptado de Corra; Gianesi (2000, p.395:399).

Na esfera da crescente evoluo dos investimentos em TI, ressalta-
se que no panorama atual dos negcios, principalmente das empresas de grande
porte, a maioria j comporta todos, ou uma parte substancial dos mdulos do ERP.
Neste contexto, vale ressaltar que, a utilizao dos mdulos est atrelada ao tipo de
negcio e necessidade especfica da empresa, muito embora, aqueles inerentes
rea financeira sejam consideravelmente mais utilizados.
Simcsik e Polloni (2002) apresentam as funcionalidades dos
sistemas ERP na figura 5. Os dados utilizados por um mdulo so armazenados na
base de dados central para serem manipulados por outros mdulos. Os mdulos
citados na figura esto presentes na maioria dos sistemas ERP. Alm deles, alguns
sistemas ERP possuem mdulos adicionais, tais como: Gerenciamento da
Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Manuteno, entre
outros.
31



Figura 5 - Funcionalidades dos sistemas ERP
Fonte: Simcsik e Polloni (2002, p. 365)
















32

3. PROCESSO DE IMPLANTAO

Atravs do exame minucioso das partes detalhadas neste trabalho e
da avaliao das conseqncias da escolha de determinados tipos de processos,
desde como feita a aquisio de um produto especfico em uma empresa pblica
at as customizaes necessrias no sistema ERP escolhido, este captulo tem
como objetivo identificar importantes impactos organizacionais, principalmente na
fase de implantao dos sistemas ERP.
Segundo Harbermann (2000, apud Soares, 2005, p.39), o processo
de implantao deve envolver a anlise dos processos atuais do negcio e a
possibilidade de modific-los, mais do que propriamente desenhar uma aplicao de
sistema que faa o melhor de um processo ruim. Se os processos forem
corretamente redesenhados e os modelos desses processos documentarem uma
melhoria de resultados, sistemas ERP podem ser configurados por estes modelos
conceituais.
As empresas que decidem adotar um sistema de ERP precisam passar por
uma srie de etapas, desde a escolha do produto (no caso do sistema ser
adquirido) at a implantao. Historicamente a etapa de implantao tem
sido responsvel pelo atraso e at mesmo insucesso de diversos projetos.
As principais dificuldades encontradas na implantao referem-se s
mudanas radicais nos processos da empresa. A implantao torna-se
ainda mais complexa quando se tenta compatibilizar as inovaes nas
prticas de negcios com o atendimento de exigncias legais e fiscais de
cada regio ou pas. Diante destes contextos, comearam a surgir algumas
metodologias de implantao de sistemas ERP, que evoluem
continuamente, buscando minimizar os custos, prazos e riscos de insucesso
na etapa de implantao, independente da regio onde se localiza, porte e
segmento da empresa. (Soares, 2005, p.06)

De acordo com Bianco (2006, p.58) quando as empresas decidem
pelo uso de sistemas ERP, de se esperar que alguns benefcios sejam obtidos
pelo uso desses sistemas.
Segundo Zwicker e Souza (2000, apud Bianco, 2006, p. 58:63)
embora os sistemas ERP tragam benefcios, tambm h problemas a se considerar.
33

No que se refere a esses problemas, os autores apresentam um quadro-sntese que
relaciona dificuldades (ou problemas) e benefcios s caractersticas desses
sistemas.
No Quadro 1 podemos ver as principais caractersticas dos sistemas
ERP, seus benefcios e problemas.
Quadro 1 Benefcios e Problemas dos sistemas ERP

Caractersticas Benefcios Problemas
So pacotes
comerciais
.Reduo de custos de informtica .Dependncia do fornecedor
.Foco na atividade principal da empresa
.Empresa no detm o
conhecimento
.Reduo do backlog das aplicaes sobre o pacote
.Atualizao tecnolgica permanente
por conta do fornecedor
Usam modelos de
processos
.Difunde conhecimento sobre as
melhores .Necessidade de adequao do
prticas pacote a empresa
.Facilita a reengenharia de processos .Necessidade de alterar processos
.Impe padres empresariais
.Alimenta a resistncia a mudanas
So sistemas
integrados
.Reduo do retrabalho e
inconsistncias .Mudana cultural na viso
.Reduo da mo-de-obra relacionada a departamental para a de processos
processos de integrao de dados .Maior complexidade de gesto da
.Maior controle sobre a operao da implementao
empresa .Maior dificuldade na atualizao do
.Eliminao de interfaces entres
sistemas sistema, pois exige acordo entre
isolados vrios departamentos
.Melhoria na qualidade de informao .Um mdulo no disponvel pode
.Contribuio para a gesto integrada interromper o funcionamento
.Otimizao global dos processos da dos demais
empresa .Alimenta a resistncia a mudanas
Usam bancos de
dados corporativos
.Padronizao de informaes e
conceitos
.Mudana cultural na viso de
"dono
. Eliminao de discrepncias entre da informao" para a de
informaes de diferentes
departamentos "responsvel pela informao"
.Melhoria na qualidade de informao .Mudana cultural para a viso de
.Acesso a informaes para toda disseminao de informaes dos
a empresa departamentos por toda a empresa
.Alimenta a resistncia a mudanas
Possuem grande
abrangncia
funcional
.Eliminao da manuteno de mltiplos .Dependncia de um nico
sistemas fornecedor
.Padronizao de procedimentos
.Se o sistema falhar, toda a
empresa
.Reduo de custos de treinamento pode parar
.Interao com um nico fornecedor
Fonte: Zwicker e Souza (apud Bianco, 2005, p. 59)
34

Segundo Souza (2000, apud Bianco, 2005, p. 60) a dificuldade de
implementao decorre da necessidade de introduo de mudanas profundas na
organizao, pois as empresas, normalmente orientadas por uma viso hierrquica
e departamental, so obrigadas a adaptar-se a uma viso orientada por processos
(conjunto de atividades que cruzam e integram os departamentos) e, alm disso,
algumas vezes as empresas se vem obrigadas a mudar seus procedimentos
(internos e externos) para poderem se adaptar s funcionalidades dos pacotes.
Para Bianco (2005, p. 60) possvel citar como fatores crticos para
a implementao de sistemas ERP o comprometimento (total) da alta direo da
empresa, gerenciar o projeto como crtico, o compromisso dos gerentes e usurios
em busca dos resultados, o engajamento das reas usurias acerca das
responsabilidades pelo sucesso do projeto e o correto treinamento.
Para Soares (2005, p. 40) a tarefa de escolher um ERP realmente
complicada. Requer administradores bem informados, alm de metodologia clara e
objetiva, norteada pelo modelo estratgico da empresa. O uso de mtodos
compreensveis para planejar, guiar e controlar os esforos de implantao, serve
para se evitar grandes erros, alm de gerar economia de tempo e dinheiro.
Ainda segundo Soares (2005, p.41) um fato interessante, que muitas
vezes ocorre, que quando h alguma falha na escolha do ERP ou na sua
implantao, a correo s vem a acontecer muito tempo depois, porque
normalmente ningum quer falar ao chefe que o investimento aplicado no ERP foi
um erro. Desta forma a empresa, s vezes, convive por um longo perodo com um
ERP pobre, funcionando precariamente, sem obter dele todos os benefcios
esperados. As vantagens de tempo de implantao e menor custo escondem
perigos como a correta adaptao empresa.
35

3.1. A escolha da empresa

A escolha da empresa fornecedora do sistema ERP em empresa
pblica, independente do seu tipo de economia, deve ser feita atravs de licitao
pblica.
Segundo Sayagues Laso (1978, apud Antigonal, 2009), licitao
pode ser definida como um procedimento relativo ao modo de celebrar determinados
contratos, cuja finalidade a determinao da pessoa que oferea Administrao
condies mais vantajosas, aps um convite a eventuais interessados para que
formulem propostas, as quais sero submetidas a uma seleo.
Odete Medauar (1996, apud Antigonal, 2009) entende que, licitao,
no ordenamento brasileiro, processo administrativo em que a sucesso de fases e
atos leva indicao de quem vai celebrar contrato com a Administrao. Visa,
portanto, a selecionar quem vai contratar com a Administrao, por oferecer
proposta mais vantajosa ao interesse pblico. A deciso final do processo licitatrio
aponta o futuro contratado.
Para Carlos Ari Sundfeld (1994, apud Antigonal, 2009), licitao o
procedimento administrativo destinado escolha de pessoa a ser contratada pela
Administrao ou a ser beneficiada por ato administrativo singular, no qual so
assegurados tanto o direito dos interessados disputa como a seleo do
beneficirio mais adequado ao interesse pblico.
J para Celso Antonio Bandeira de Mello (2004, apud Antigonal,
2009), licitao em suma sntese um certame que as entidades
governamentais devem promover e no qual abrem disputa entre os interessados em
com elas travar determinadas relaes de contedo patrimonial, para escolher a
proposta mais vantajosa s convenincias pblicas. Estriba-se na idia de
36

competio, a ser travada isonomicamente entre os que preencham os atributos e
aptides necessrios ao bom cumprimento das obrigaes que se propem assumir.
So convidadas diversas empresas para fazerem parte da licitao,
com as propostas em mos, escolhida aquela que melhor atender os requisitos do
edital, dando preferncia ao menor custo.

3.2. Infra-estrutura do RH

A infra-estrutura adequada atualmente consiste basicamente na
manuteno de um banco de dados nico capaz de armazenar todas as
informaes, tanto da empresa como dos colaboradores, necessrias para o
atendimento das estratgias de gesto de pessoas.
Um bom sistema de RH deve conter basicamente as seguintes
funcionalidades bsicas: processamento seguro da folha de pagamento, mdulos de
gesto RH interligados entre si, ferramenta de gerao de relatrio.
Os softwares de gesto de RH devem conter funcionalidades auto-
explicativas, ter acesso seletivo a todos os usurios potenciais e permitir um trfego
eficiente de dados.
O conceito de sistema integrado ERP consiste no grau de
integrao e informatizao existentes nos diversos processos de uma empresa e
baliza a necessidade dos recursos necessrios para a sua gesto, com reflexos
diretos no desempenho organizacional.


37

3.3. Sistemas Legados

Aplicaes que esto sendo utilizadas h cinco ou mais anos podem
ser chamadas de Sistemas Legados, ou segundo Brodie (1995), sistemas legados
so sistemas de informao que resistem significativamente s modificaes e s
evolues tecnolgicas e mercadolgicas.
Alguns autores consideram ainda como conceitos para sistemas
legados: um sistema ou um programa de aplicao que continua em uso por causa
do custo proibitivo de substituir ou de modernizar ou sistemas grandes e
complexos que geralmente so difceis de lidar, mas so vitais para a organizao.
Para Pinheiro (1996), sistemas legados so sistemas de informao
desatualizados, que resistem s mudanas tecnolgicas, e executam funes
crticas dentro das organizaes e de acordo com Comella-Dorda (2000) esses
sistemas so grandes e complexos, pois as organizaes que suportam so grandes
e possuem lgicas de negcios complexas, que sempre esto encapsuladas nos
sistemas. Esses sistemas so sistemas heterogneos, pois geralmente constituem
um ambiente misto de tecnologias, fruto das constantes evolues feitas no decorrer
dos anos. Na figura 6 observamos a arquitetura de um sistema legado.

Figura 6 Modelo em camadas de um sistema legado
Fonte: Sommerville (2003)

38

Dentro do contexto organizacional, o sistema legado possui vrios
componentes. Os mais relevantes deles so:
Hardware de Sistema: na maioria dos sistemas antigos o
hardware antigo, sem fornecedores ou profissionais que
possam prestar manuteno.
Software de Apoio: sistemas operacionais, drivers,
compiladores, ferramentas, utilitrios que tambm podem
estar desatualizados.
Software de Aplicao: o sistema pode ter iniciado como um
nico programa processando um ou dois arquivos de dados,
mas ao longo do tempo podem ter sido implementadas
alteraes como a adio de novos programas, que
compartilham os dados e se comunicam com outros
programas no sistema, que provavelmente possuem
linguagens de programao diferentes, programadores
diferentes, e no esto mais disponveis.
Processos de Negcios: ou regras, so as informaes sobre
os processos internos da organizao, codificadas em uma
linguagem de programao e espalhadas pelos programas eu
fazem parte do sistema. Na maioria dos sistemas essas
regras esto documentadas, mesmo assim, um novo sistema
dificilmente conseguir reproduzir todas essas regras e
funcionalidades.
De uma forma geral, sistemas legados so sistemas crticos que
desempenham funes vitais para a organizao, so sistemas antigos que
39

incorporam um grande nmero de alteraes e que refletem a evoluo do negcio
durante esses anos.

3.4. Novos Sistemas

Com a evoluo tecnolgica, cria-se a necessidade de novos
sistemas, que alm de fazerem os procedimentos bsicos, tenham integrao com
as mais diversas reas da empresa. A soluo para essa necessidade a utilizao
de um sistema ERP.

3.5. Mdulo de Folha de Pagamento

O mdulo de folha de pagamento automatiza grande parte das
tarefas do departamento de pessoal. Neste mdulo feito o cadastro dos
funcionrios, entrando com diversos dados sobre a pessoa. Com base nestes dados
realizado o pagamento de seu salrio, e tambm calculado RAIS, Frias, FGTS,
Imposto de Renda, etc.
De acordo com Tudo Sobre Excel (2009) preparar a folha de
pagamento uma tarefa muito delicada, e nada mais prtico poder fazer isso com o
auxlio da informtica. Na Figura 7 podemos ver as funcionalidades bsicas de um
aplicativo de folha de pagamento.
40


Figura 7 Funcionalidades do Aplicativo de Folha de Pagamento
Fonte: Tudo Sobre Excel (2009)
3.6. Implantao de sistemas ERP

A implantao de um sistema ERP um processo que demanda
bastante tempo. Segundo Santos e Alves (apud Correa & Gianese, 2000, p.07), a
implantao a fase de fazer acontecer o novo pacote. quando se vai definir
como de fato o pacote vai ser utilizado, quando se vai definir que parte do
potencial do pacote vai de fato tornar-se uma real contribuio maior
competitividade da organizao.
A implantao do mdulo de recursos humanos no to complexa
quanto outros mdulos que envolvam todas as reas. Aqueles que utilizaro o novo
sistema necessitam apenas de um treinamento bsico, com o objetivo principal de
conhecer o novo sistema, pois faro os mesmos procedimentos de antes, j que
essas tarefas trabalhistas so regulamentadas por lei, e no mudam to
bruscamente de um sistema para outro.
Nessa fase muito comum que uma equipe de consultores se
interne na empresa onde est acontecendo a implantao do sistema ERP para
41

darem suporte do novo sistema, ajudando os usurios nos primeiros meses de
utilizao do mdulo.
Albuquerque & Silveira (2001) citam que houve sucessos
redundantes e fracassos estrondosos na implantao de ERPs. Algumas empresas
at acusam a implantao de ERP de ter precipitado sua falncia. Deloitte (1998)
observa: a maioria dos problemas encontrados durante a implantao de um ERP
foram devidos as pessoas envolvidas no projeto. Isso pode ser facilmente verificado
na figura 8.

Figura 8 Dificuldades na Implantao de ERPs por rea de responsabilidade
Fonte: Deloitte (1998)

3.7. A Migrao de dados

Migrao de dados uma maneira de transferir o mximo possvel
de informaes que o administrador achar necessrio para o novo sistema. Para
isso, importante que seja feita uma anlise dos dados originais e s
posteriormente a migrao deles para o outro banco de dados. A Anlise a parte
mais importante pois somente depois dela ser possvel efetuar a correta migrao,
sem perda de dados.
As etapas dessa migrao de dados so:
Escolha do sistema que ser o destino das informaes
Definio do tipo de fonte de dados
18%
13%
69%
ResponsabilidadedaTI
Responsabilidadedoprocesso
Responsabilidadedaspessoas
42

Estudo do banco de dados de destino
Estudo de uma linguagem de programao para ser feito um
software que possa fazer a leitura nos dados de origem, e
posteriormente a insero no novo banco de dados.
Efetuao da Importao
Testes de verificao dos dados
Existem muitos motivos pelos quais as empresas precisem migrar os
dados, entre eles: reduo dos altos custos de armazenamento, obteno de
padronizao, cumprir exigncias regulamentadas, ou atualizar a tecnologia. A
migrao de dados atualmente faz parte das atividades corporativas em TI,
entretanto, muitos dos projetos de migrao de dados ultrapassam os prazos
estabelecidos e os custos estimados.
3.8. Customizaes

Segundo Vicino (2004, p.55), customizao o nome dado a uma
funcionalidade desenvolvida especificamente para uma empresa dentro de um ERP.
Existem diferentes maneiras de realizar customizaes em sistemas
ERP, ou pela modificao dos programas padres do pacote, ou a criao de
programas externos, desenvolvidos na mesma linguagem de programao que o
sistema, para serem executados a partir de pontos especficos dos programas.
Existe tambm a possibilidade de desenvolver programas externos em outras
linguagens de programao.



43

4. ESTUDO DE CASO Implantao de sistema ERP em empresa pblica

Em 1999, o IPT Instituto de Pesquisas Tecnolgicas decidiu
adquirir um sistema de gesto empresarial para que fosse feita a integrao das
diversas reas da empresa. A rea que ficou responsvel pelo processo de compra,
a instalao e gesto com a sua equipe prpria de analistas de sistemas foi a antiga
CEF (Coordenadoria de Economia e Finanas), que posteriormente seria divida em
CCF (Coordenadoria de Contabilidade e Finanas) e COC (Coordenadoria de
Oramento e Custos).
Por meio de licitao pblica (1962/99), nove empresas foram
convidadas, e dentre elas trs entregaram propostas: DATASUL, SISPRO e
ACTUAL. A empresa que venceu a licitao foi a ACTUAL, e ofereceu o ERP New
Age. No final de 2001, a empresa ACTUAL perdeu o direito de comercializar o ERP
New Age e ofereceu como alternativa o ERP StarSoft.
A implantao comeou pelo departamento financeiro, consumindo
todos recursos devido a vrias customizaes. Em 2001 com a substituio do
sistema New Age pelo StarSoft inicio-se novamente a implantao, que devido a
diversos problemas ocorridos novamente foi interrompida.
Em 2004 foi iniciada a implantao do mdulo de Recursos
Humanos. Decidiu-se fazer a insero de dados manualmente, mas por diversos
problemas e dificuldades o projeto foi abandonado mais uma vez.
Em 2008 foi retomada a implantao do mdulo completo de
Recursos Humanos, e por solicitao do IPT deveria acontecer a migrao dos
dados. A empresa contratada para realizar a migrao teve muitas dificuldades, pois
o sistema que a empresa utiliza para rodar a folha de pagamento no possua
documentao alguma, o que dificultou a criao de um De/Para.
44

A implantao do mdulo de folha de pagamento iniciou-se no ms
de agosto de 2008, com as primeiras visitas dos consultores da empresa. Nessa
primeira fase aconteceu a definio da metodologia que seria utilizada, a
demonstrao do funcionamento do sistema legado RH Mster, para que fosse
possvel definir as compatibilidades com o sistema ERP StarSoft, e tambm a
verificao de tabelas e dados complementares vinculados a folha (importaes
como Po de Acar, Drogarias) e a verificao de verbas. Alm disso, nessa fase
tambm aconteceram contatos com a empresa detentora do software legado, para
que fornecesse dados importantes para o incio da migrao.
No ms de setembro de 2008 inicio-se a definio dos entornos da
folha, principalmente do RHNet (sistema utilizado pelos funcionrios via intranet), em
relao do funcionamento de frias, holerites e declaraes. Iniciou-se passo-a-
passo o processo de frias via RHNet, finalizou-se a documentao e continuaram
a migrao de dados. Em outubro de 2008 finalizou-se a documentao do RHNet e
comearam as conferncias das primeiras migraes.
No ms de novembro de 2008 devido a dificuldades na migrao
dos dados do RH Mster, como lentido e inconsistncia dos dados a metodologia
foi alterada e abandonou-se a idia inicial que era de migrar todos os dados desde
1999 e o foco ento foi apenas para os dados do ano de 2008, e foi definido iniciar o
paralelo ainda em teste.
Em dezembro de 2008, com o incio do paralelo que havia sido
rodado no ms anterior (as bases de 13 salrio, frias, adiantamento e pagamento),
definiu-se ento deixar o mdulo teste e partir para o real. Nesse ms comeou um
processo grande de apontamentos devido necessidade de digitar os lanamentos
do ms.
45

J na base real, em janeiro de 2009 iniciado o paralelo de todos os
movimentos, gerando a necessidade de muitas conferncias e diversos
apontamentos, principalmente em relao a frias.
S em fevereiro de 2009 que iniciou-se os processos de importao
dos entornos da folha (Po de Acar, Drogasil, Plano de Assistncia Mdica),
mesmo assim novamente um grande volume de apontamentos foram realizados.
No ms de maro de 2009 foram feitas as imputaes de dados,
lanamentos, conferncias e os acertos dos entornos que j estavam funcionando,
tambm a definio do desconto da refeio atravs de frmula e todos acertos
necessrios encontrados atravs da conferncia.
J rodando em paralelo desde janeiro, no ms de abril de 2009
ainda aconteceram alguns acertos e o incio da definio da cesta bsica via
sistema. No ms de maio de 2009, aconteceram os ltimos acertos de pendncias
como: cesta bsica, SEFIP, guias de recolhimento de resciso e o incio dos testes
das frias via RHNet (desenvolvido tambm pela empresa StarSoft).
O mdulo de folha de pagamento do ERP Starsoft, possui uma
interface bem amigvel, exemplificados nas figuras 9, 10, 11, 12 e 13.

Figura 9 Tela de Abertura do ERP StarSoft
Fonte: StarSoft Applications 5.0
46



Figura 10 Menu para escolha do mdulo a ser utilizado
Fonte: StarSoft Applications 5.0


Figura 11 Mdulo Folha de Pagamento Menu Principal
Fonte: StarSoft Applications 5.0
47





Figura 12 Janela de Cadastro e Consulta de Colaboradores
Fonte: StarSoft Applications 5.0



Figura 13 Janela para cadastro de Afastamento Coletivo
Fonte: StarSoft Applications 5.0

48


4.1. Histrico da empresa


De acordo com o IPT (2009), o mundo do final do sculo 19 e,
principalmente, incio do sculo 20 foi marcado por grandes acontecimentos e
descobertas revolucionrias. A criao do IPT, portanto, coincide com o comeo de
uma era voltada para a cincia e um desenvolvimento tecnolgico extraordinrio. No
Brasil, a transio da estrutura basicamente agrria patriarcal para a era industrial
levou o Pas a defrontar-se com o grande desafio da modernizao.
Ainda de acordo com o IPT (2009), no ano de 1894, um grupo de
engenheiros, capitaneado por Antonio Francisco de Paula Souza, fundou a Escola
Politcnica de So Paulo. Para atender s crescentes demandas de ensaios de
materiais de construo e s necessidades do curso, um grupo de professores criou,
em 1899, o Gabinete de Resistncia de Materiais, que se tornaria o ncleo bsico do
que viria a ser o Instituto de Pesquisas Tecnolgicas. Acompanhando o grande
desenvolvimento do Estado de So Paulo, o IPT tambm cresceu. De laboratrio
passou categoria de Instituto, com muitos laboratrios especializados, e desde
ento ampliou sensivelmente o atendimento aos setores pblico e privado, com
grande xito.
Para o IPT (2009), o instituto tem marcado forte presena em todas
as etapas da histria contempornea do Brasil, com importante participao tanto
nas pocas crticas como no nosso processo de industrializao. No incio do sculo
20, pesquisou materiais para a construo civil e apoiou o empresariado paulista na
construo de estradas de ferro e usinas hidreltricas. Em 1932, durante a
Revoluo. Constitucionalista, orientou a fabricao de morteiros, granadas,
capacetes, carros de combate e o famoso trem blindado. Entre 1929 e 1939, agora
49

s vsperas da Segunda Guerra Mundial, a indstria no Brasil cresceu, e o IPT
expandiu-se rapidamente, acompanhando essa evoluo.
Segundo o IPT (2009) entre 1934 e 1946, desenvolveu
contraplacados e outros produtos da madeira que tiveram larga utilizao industrial,
aplicando-os tambm na construo de avies de treinamento e planadores. Em
1940, foi encarregado de todos os estudos para as fundaes do complexo da Usina
de Volta Redonda da Companhia Siderrgica Nacional. O mesmo aconteceu com a
produo de armas durante a Segunda Guerra Mundial - nesse caso, o Instituto
forneceu assistncia direta s oficinas blicas nacionais. Devido escassez de
gasolina, os tcnicos do IPT receberam a incumbncia de adaptar motores para o
gasognio.
A evoluo do Instituto na dcada de 40 provoca uma maior
diversificao de suas atividades, rumo a distintos setores da economia, e pontua
sua participao em grandes obras de engenharia do Pas. Destaca-se nesse
perodo a assistncia tecnolgica construo das rodovias Anchieta, Anhangera,
Rio-Petrpolis e Dutra, junto com as ampliaes dos portos de Santos, Rio de
J aneiro e So Sebastio.
A partir de 1950, o IPT participou da construo das principais
usinas hidreltricas do Pas: Paulo Afonso, Paranapanema, J urumirim, Xavantes,
Limoeiro, Euclides da Cunha, J upi, Ilha Solteira, entre outras. Nessa dcada e na
subseqente, o IPT continua ampliando suas atividades, participando intensamente
do processo de industrializao do Pas.
Em 1970, destaca-se sua contribuio na construo da linha Norte-
Sul do Metropolitano de So Paulo e, nos anos 80, a assistncia tcnica a
hidreltricas como Sobradinho e Itaipu e a estradas como a Rodovia dos Imigrantes.
50

Hoje, sua atuao se d nas reas de engenharia civil, metalurgia,
madeiras, mecnica e eletricidade industrial, engenharia naval e ocenica,
transportes, qumica, geologia, couros e calados, biotecnologia, tecnologia
ambiental, normalizao e qualidade industrial, informao tecnolgica, informtica,
educao de nvel superior e treinamento.
Com todo esse currculo, o IPT conquistou um posto de liderana na
orientao e soluo de problemas tecnolgicos nacionais e est se preparando
para responder aos desafios deste novo milnio.
Atualmente o Instituto est realizando um projeto chamado
Moderniza, com o objetivo de utilizar as mais atuais tecnologias, sendo uma delas o
ERP todo integrado.

4.2. Implantao


De acordo com Souza (2005, p. 45) as empresas so concebidas
em diferentes ramos, com isso, os sistemas tm que ser implantados de maneiras
diferentes. Para flexibilizar este fato, os sistemas ERP foram desenvolvidos para
produzir uma soluo genrica de forma que possa ser parametrizada, reduzindo as
no aderncias e flexibilizando as adequaes. As parametrizaes devem ser o
mecanismo para atender os requisitos da empresa e as funcionalidades oferecidas
pelo sistema. Desta forma necessrio que alguns processos de negcio das
empresas precisem ser redefinidos para que os seus requisitos se encaixem nas
funcionalidades oferecidas pelo sistema.
Segundo o mesmo autor um pacote de software ERP composto de
vrios mdulos que podero ser instalados em separado. A primeira medida a tomar
51

ser a de efetuar a seleo dos mdulos que sero instalados na primeira fase.
Contudo, possvel que sejam integrados novos mdulos no futuro. Seguidamente,
cada mdulo instalado parametrizado para que se adqe da melhor forma ao
processo de negcio da empresa. Mas mesmo com esta parametrizao, a soluo
final poder no corresponder aos requisitos da empresa, e nesses casos, as
empresas necessitam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar por
completo a instalao deste tipo de sistema e optar por processos genricos.
Souza (2005. P. 45) ento conclui que por este motivo, a deciso de
implantar um sistema ERP s dever ser tomada no seguimento de uma anlise
detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades oferecidas pelas
solues ERP. So estas as principais caractersticas e barreiras a ultrapassar, ao
implantar um sistema de ERP. aqui que se d a separao entre as empresas que
seguem em frente com o projeto e as que o abandonam.

4.3. Custos

De acordo com Souza (2005, p. 45) os custos envolvidos na adoo
destas solues so elevados. Estima-se que para cada dlar gasto com licenas de
uso do software do ERP, propriamente dito, sejam gastos cerca de 3 dlares
adicionais em servios profissionais de suporte e consultoria de implantao. Os
prazos para a implantao variam muito, desde alguns meses at alguns anos, mas
o principal fato que a implantao nunca termina, pois o sistema precisa
acompanhar a dinmica da prpria empresa e dos negcios e, nesse sentido est
sempre em transio para uma melhor verso. Portanto, dentre as etapas
envolvidas na adoo de um sistema ERP, certamente a implantao uma das
52

mais importantes e crticas.
Para Souza (2005, p. 46) um dos problemas so os custos
escondidos do ERP. Embora isto varie de empresa para empresa, quem
implementou sistemas ERP concorda que certos custos so facilmente esquecidos
ou no estimados. Alguns desses custos so:
Formao - o custo mais elevado do ERP, pois os
trabalhadores tm que aprender todo um novo conjunto de
processos, e no s uma simples nova interface de software;
Integrao e teste a integrao entre ERP e outras
aplicaes de software empresarial, que tem que ser
aplicados caso a caso, e nem todas as empresas
fornecedoras de software possuem aplicaes com interface
aberta;
Converso de dados - mover dados de registros de clientes e
empresas custa dinheiro, considerando que muitos dados
mostram-se inconsistentes ao efetuar a sua transferncia;
Anlise dos dados - os dados do ERP geralmente tm que ser
cruzados com dados externos. Atualizar os dados numa
grande empresa muito difcil, pois necessrio efetuar um
programa interno que faa a atualizao diria ao fim do dia;
Consultoria - para evitar que o planejamento falhe, a soluo
arranjar uma empresa de consultoria que lidere o processo
de transio para o ERP;
Substituio - manter pessoal especializado na empresa
custa muito dinheiro, quer seja para evitar que o pessoal saia
53

para outras empresas, quer seja a contratao de
funcionrios especializados vindos de outras empresas;
Implementao contnua de equipes aps a implementao
do ERP, no se pode simplesmente mandar a equipe para
casa, eles so demasiado valiosos, pois eles trabalharam
intimamente com o ERP e sabem mais de vendas do que o
pessoal das vendas e mais de fbrica do que o pessoal de
fbrica. Para mant-los na empresa com funes importantes,
basta delegar tarefas de extrao de dados do ERP,
formatando relatrios gerenciais;
Depresso ps ERP - algumas empresas, por no
conseguirem se habituar s novas implementaes do ERP,
e no conseguirem mudar os seus mtodos caseiros e
tradicionais de trabalho, e no terem a noo de que os lucros
provenientes do ERP aparecem muito depois do esperado,
entram em pnico e abandonam simplesmente o projeto.
Souza (2005, p.47) conclui que so estes alguns dos custos mais
elevados e tambm mais comuns provenientes da implementao de um sistema de
ERP, cujas empresas interessadas tm que suportar. Mas a noo final de custos
vai atenuando-se ao longo dos tempos da implantao, pois a reduo dos custos,
por outro lado vai, aos poucos, desvanecendo o pnico inicial do elevado oramento
necessrio por parte das empresas.
4.4. Vantagens


Segundo Soares (2005, p. 30) dentre vrios aspectos positivos e
54

benficos que os sistemas ERP podem agregar as organizaes, os mais tangveis
e esperados so:
Disponibilizam a informao confivel e rpida, nos pontos de
tomada de deciso gerencial, ao longo de todo o
empreendimento, principalmente em termos do fluxo logstico;
Interligam os setores da organizao atravs do
compartilhamento de bases de dados nicas e no
redundantes, nas quais cada elemento de dado esteja em um
e apenas um local;
Fornecem os meios para que se deixe de gastar esforo
gerencial e operacional nas interfaces entre sistemas de
informaes que no conversam entre si;
Transformam o processo de planejamento operacional mais
transparente, estruturado e com responsabilidades mais
definidas;
Apiam a empresa nos seus esforos de melhoria de
desempenho operacional para que melhor possa se sair,
frente aos concorrentes, no atendimento aos clientes;
Baixam o custo total dos produtos;
Diminuem o tempo de produo;
Reduzem a quantidade de produtos em estoque;
Alargam a gama de produtos fabricados;
Melhoram a qualidade da produo e atendimento a clientes;
Aumentam a eficincia da distribuio;
Resposta s leis da procura/oferta a nvel mundial;
55

Controlam os processos de produo especialmente
aquelas empresas de produo que trabalham para o mesmo
objetivo, mas usam mtodos e maquinaria diferentes.
Controlar estes processos usando um nico e integrado
sistema, pode poupar tempo, aumentar a produtividade e
reduzir despesas, expandindo assim os lucros;
Controlam informaes de Recursos Humanos
Especialmente para empresas com vrias unidades de
trabalho, os recursos humanos podero no ter um mtodo
simples, unificado para tratamento de horrios e comunicao
com os funcionrios acerca de benefcios e servios. ERP
pode tratar destes casos.
4.5. Desvantagens



J para Soares (2005, p. 31) as desvantagens da implantao de
sistemas ERP, geralmente concentram-se:
Perda de informaes durante o processo de converso
Perda de algumas funes essncias dos negcios
Falta de apoio adequado para manuteno e
desenvolvimento do sistema
Custos elevados;
Processo muito demorado;
Possibilidade de resultados aqum dos esperados;
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Retorno do investimento muito demorado.
5. CONCLUSO

Utilizando e relacionando-se aos objetivos especficos que foram
propostos nesse trabalho estruturaram-se os comentrios em torno dos principais
resultados obtidos e daquilo que mais se sobressaiu na pesquisa, no tocante aos
fatores proeminentes na implantao de sistemas ERP. Passaram-se praticamente
vinte anos desde as primeiras implantaes de sistemas ERP no Brasil e o assunto
ainda , na atualidade, um tema de extrema relevncia nas discusses empresariais
e acadmicas. Isso demonstra a preocupao que as empresas ainda apresentam
quando adquirem um novo sistema, ou migram de um sistema para outro. Nesse
aspecto, faz-se necessria uma anlise mais apurada em relao s conseqncias
que isso traz para a empresa.
visvel que muitos projetos de sistema ERP falham porque no so
eficazmente conduzidos. Algumas empresas contratam consultorias para apoiar a
implantao do sistema, enquanto outras adotam prticas prprias e no
consideram todos os riscos e variveis envolvidas nesse processo.
Apesar dos benefcios e vantagens apresentadas com a utilizao
do sistema, administrar um projeto de implantao de sistema ERP uma tarefa
difcil, arriscada, demanda longo tempo e despende normalmente elevadas somas
financeiras. Os valores de investimentos em um sistema ERP, vo depender
evidentemente da escolha do software, do tamanho da empresa, tipo de negcio e
complexidade dos processos. Alm disso, exige da empresa um enorme
compromisso para garantir o pleno funcionamento do sistema, absorvendo todos os
benefcios prometidos e proporcionando resultados eficazes.
57



5.1. Consideraes Finais

Os processos de parametrizao e customizao so fatores crticos
na adequao do sistema para o alcance da eficincia operacional. Isso pode
ocorrer, porque dificilmente a empresa conseguir implantar um ERP, que atenda na
sua plenitude, todas as necessidades e recursos teis ao negcio. Por outro lado,
conforme foi constatado nos resultados da pesquisa, a inflexibilidade atribuda
dificuldade de operacionalizar o sistema e falta de entendimento/conhecimento dos
usurios, tambm impede que as pessoas utilizem o sistema ERP com toda a sua
potencialidade e recursos disponveis.
Ainda sob o ponto de vista funcional, observou-se que o sistema
apresenta deficincia em oferecer maior confiabilidade nas informaes e respostas
mais rpida aos clientes. Com efeito, outros fatores tm conseqncia para esse
fato, a comear pelo correto entendimento da tecnologia. Tarefas que antes no
tinham muita importncia passam agora ser de rotina, exigindo a maior
compreenso dos usurios para o fato de que as suas atividades esto integradas
com outras reas e, uma vez que se mudam os procedimentos, afetam por
conseqncia o seu prprio trabalho.
A maioria das empresas inicia a implantao do sistema ERP
seguindo-se as fases de planejamento, avaliao estratgica, econmico-financeira
entre outras. Esse fato pode representar maiores probabilidades de sucesso do
projeto, e possibilita manter ou elevar o nvel de produtividade, melhorando-se
tambm a confiabilidade nas informaes geradas.

58



5.2. Recomendaes para novo estudo


O resultado do desenvolvimento deste trabalho foi diagnosticar os
principais fatores que influenciam a empresa na implantao de um sistema ERP.
Espera-se que as informaes que resultaram da pesquisa, possam ser teis e
auxiliar as empresas (clientes ou fornecedores dos programas ERP) nos prximos
projetos de implantao, ou para aquelas que vierem a implantar um sistema novo
pela primeira vez.
Como sugesto de estudos futuros, aponta-se para um
aprofundamento em pesquisas sobre as ferramentas de TI baseadas na Internet.
Ainda, sugerem-se trabalhos acerca das novas tecnologias de informao ou
ferramentas tecnolgicas, e que so consideradas atualmente como uma extenso
do sistema ERP, ou novos conceitos de negcios propriamente ditos. Essas
tecnologias, com destaque para o CRM, Workflow, e especialmente o BI, esto se
consolidando cada vez mais no ambiente empresarial, e juntas fazem parte de uma
nova e crescente abordagem, denominada EAI- Enterprise Application Integration
(Integrao de aplicaes da empresa). Em tese, elas representam um avano na
forma de gesto das empresas e fundamentalmente buscam aproximar e melhorar o
relacionamento com os clientes. Assim, notria a importncia de estudos e
pesquisas acerca dessas novas ferramentas, avaliando-se os impactos causados
nos negcios, principalmente com relao aos fatores de alinhamento estratgico.
Alm disso, acredita-se que a principal preocupao que pode
conduzir as prximas pesquisas acerca da implantao de sistemas ERP, est
59

relacionada a uma maior ateno quanto aos usurios do sistema, isto , considerar
o papel dos demais participantes envolvidos num projeto de sistema ERP.
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