Material de Estudo

Arquivologia para concursos
1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do e!erc"cio de
atividades espec"ficas, bem como por pessoa f"sica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos#
$ei %#&'( - % de janeiro de &((&
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos
bsicos: INFORA!"O# S$%ORT& e 'OC$&NTO.
INFORA!"O : Idia, Mensagem ou Conhecimento
S$%ORT&: Meio no qual a informao est registrada
'OC$&NTO: toda informao registrada em um su!orte material
INFORA!"O ( S$%ORT& ) 'OC$&NTO
'ICA *&+A*:
Con"unto de documentos # AC$%&'
'ICA *&+A*:
Os documentos de Arquivo so !rodu(idos ou recebidos) Isto significa que so
AC*M*+A,'- dessa forma)
Produ(idos ou %ecebidos # Acumulados
1., Import-ncia do Arquivo . Fun/0o e Finalidades do Arquivo
Fun/0o do Arquivo: .uardar e organi(ar os documentos, tornando/os dis!on0veis
as informa1es mantidas sob sua guarda)
Finalidades do Arquivo: -ervir a Administrao e -ervir a 2ist3ria
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Material de estudo elaborado e organi(ado !or $uler 5ran6 +acerda 7arros) Pode ser livremente utili(ado)
Contato: eulerfran6!rofessor8gmail)com
9
'ICA *&+A*:
:odo documento nasce com a 5I;A+I,A,$ de -$%&I% a
A,MI;I-:%A<='
1.1 'istin/0o entre Arquivo e 2i3lioteca
Arquivo: o con"unto de documentos CRIA'OS ou R&C&2I'OS
4AC$$*A'OS5 !or uma instituio ou !essoa, no e>erc0cio de sua atividade,
!reservados !ara garantir a consecuo de seus ob"etivos)
2i3lioteca: o con"unto de material, em sua maioria im!resso e ;=' !rodu(ido !ela
instituio em que est inserida) ;ormalmente constitu0da de cole1es temticas e seus
documentos so adquiridos !or meio de CO%RA# 'OA!AO ou %&R$TA.
'ICA *&+A*:
' Arquivo tem finalidade funcional) Preservam as informa1es que
evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tem!o)
'ICA *&+A*:
's documentos de Arquivo so !rodu(idos ou %ecebidos ?acumulados@
!ela Instituio)
'ICA *&+A*:
A 7iblioteca tem finalidade essencialmente cultural A guardar
informa1es !ara estudo) -eus documentos so acumulados !or meio de
com!ra, doao ou !ermuta)
1.6 Classi7ica/0o dos Arquivos
's Arquivo !odem ser classificados em B :IP'-) -egundo o ?a@:
&ntidade antenedora: ?PCblico ou Privado@
Nature8a dos documentos: ?$s!ecial ou $s!eciali(ado@
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D
&st9gio de &volu/0o: ?Corrente, Intermedirio e Permanente@
&:tens0o de sua atua/0o: ?-etorial ou Central@
1.6.1 &ntidade antenedora: %odem ser %;3lico ou %rivado
%;3lico: Ergos dos Poderes $>ecutivo, +egislativo e Fudicirios, nas
esferas 5ederal, $stadual, Munici!al e do ,5) :ambm so considerados !Cblicos os
Arquivos das 5unda1es PCblicas e $m!resas PCblicas)
%rivado: -o aqueles mantidos !or instituio de carter !articular) $>:
arquivo do 7radesco, Arquivo das +o"as %enner, arquivo da :& 7ras0lia)
'ICA *&+A*:
Marilena +eite Paes, a!resenta a seguinte diviso: PCblicos,
Institucionais, Comerciais, Pessoais ou 5amiliares) -obre isso devemos
lembrar que os institucionais, comerciais, !essoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados)
1.6., Nature8a dos documentos: %odem ser &speciais ou &speciali8ados
&speciais: -o arquivos em que os documentos cu"a forma f0sica
?su!orte@ e>i"a cuidado es!ecial, diferenciado, !or causa da sua !reservao ou
manuseio)
&speciali8ados: -o aqueles que mantGm em sua guarda documentos de
determinada rea do conhecimento)
'ICA *&+A*:
Arquivos &speciais: %elacionado a forma f0sica do documento,
relacionado ao su!orte do documento) $>: 5oto, 5ilme, ;egativo,
Microfilme
'ICA *&+A*:
Arquivos &speciali8ados: %elacionado a assunto es!ec0fico, relacionado
a uma rea do conhecimento) $>: Arquivo Mdico, Arquivo
Cartogrfico, Arquivos de $ngenharia)
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H
1.6.1 &st9gio de &volu/0o: %odem ser Corrente# Intermedi9rio e %ermanente
Arquivo Corrente: -o os Arquivos que guardam os documentos mais
novos e mais utili(ados !ela instituio) ;o Arquivo Corrente os documentos
!ossuem grande freqIGncia de uso, !ossuem fim administrativo)
Arquivo Intermedi9rio: -o os Arquivos que guardam os documentos
menos utili(ados !ela instituio) ;o Arquivo Intermedirio os documentos
!ossuem bai>a freqIGncia de uso, mas ainda !ossuem fim administrativo)
Arquivo %ermanente: -o os Arquivos que guardam os documentos
que, " tendo cum!rido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so
!reservados, conservados, !elo seu valor hist3rico !ara Instituio)
'ICA *&+A*:
C orrente
I ntermedirio
P ermanente
'ICA *&+A*:
' Arquivo Intermedirio tambm !ode ser
denominado !or +IM7' ou P*%.A:E%I'
'ICA *&+A*: Arquivo Corrente
a fase em que os documentos so criadosJ
/ ;esta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultadosJ
/ 's arquivos correntes se locali(am nos !r3!rios setores que
!rodu(emKrecebem os documentos ?Arquivos -etoriais@ ou em locais
!r3>imos a estes ?Arquivo CentralK.eral@)
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B
'ICA *&+A*: Arquivo Intermedi9rio
a fase em que os documentos ainda tGm valor administrativo mas so
!ouco consultadosJ
/ Permite que os setores otimi(em seu es!aoJ
/ ;o h necessidade de serem conservados !r3>imos aos setoresJ
/ ;esta fase, os documentos aguardam sua destinao final ?eliminao
ou guarda !ermanente@J
/ tambm chamado de limbo ou !urgat3rio)
'ICA *&+A*: Arquivo %ermanente
a fase em que os documentos " !erderam seu valor administrativo e
so guardados !elo seu valor hist3rico, !robat3rio ou informativoJ
/ 's documentos desta fase FAMAI- sero eliminados)
'ICA *&+A*: Arquivo %ermanente
,ocumentos de Arquivo Permanente <AAIS !odero ser eliminados
1.6.6 &:tens0o de sua atua/0o: %odem ser Arquivos Setoriais ou Centrais
Arquivos Setoriais: -o aqueles instalados no setores que utili(am os
documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia)
Arquivos Centrais: -o aqueles locali(ados fora do local de trabalho, e
acumulam em um Cnico local, documentos de !rovenientes dos diversos setores da
instituio, de forma centrali(ada)
'ICA *&+A*:
;o confundir Arquivo Central com 5ase
Intermediria ou Arquivo Intermedirio
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L
'ICA *&+A*:
;o confundir Arquivo Central com 5ase
Intermediria ou Arquivo Intermedirio
'ICA *&+A*: Arquivo Setorial
um Arquivo descentrali(ado Cada setor de
trabalho !ossui o seu)
'ICA *&+A*: Arquivo Central
um Arquivo Centrali(ado, recebem os
documentos correntes dos diversos setores da
instituio)
1.= Classi7ica/0o dos 'ocumentos
's documentos de Arquivo !ossuem a seguinte Classificao
+>nero
&sp?cie @ Tipologia 'ocumental
Forma
Formato
Nature8a do Assunto
1.=.1 +>nero
Podem ser: M
$scritos ou :e>tuais
Iconogrficos
-onoros
5ilmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos
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N
'ICA *&+A*: 'ocumentos escritos ou te:tuais
,ocumentos cu"a informao este"a escrita ou te>tual e im!ressa) $>):
Contrato, atas, relat3rios, certid1es
'ICA *&+A*: 'ocumentos iconogr97icos
,ocumentos cu"a informao este"a em forma de imagem esttica)
$>): 5otografia, negativos, dia!ositivos?slides@, desenho e gravuras
'ICA *&+A*: 'ocumentos sonoros
,ocumentos cu"a informao este"a em forma de somKaudio)
$>): $scuta telefOnica, discurso gravado em fita cassete
'ICA *&+A*: 'ocumentos 7ilmogr97icos
,ocumentos cu"a informao este"a em forma de imagem em movimento
?com ou sem som@)
$>): Pel0culas filmogrficas, filmagens, v0deos
'ICA *&+A*: 'ocumentos in7orm9ticos ou digitais
,ocumentos gravados em meio digital e que, !or isso, necessitam de
equi!amentos eletrOnicos !ara serem lidos)
$>): Arquivo em MPH, Arquivo do Pord
'ICA *&+A*: 'ocumentos cartogr97icos
,ocumentos que re!resentem, de forma redu(ida, uma rea maior)
$>): Ma!as e Plantas
'ICA *&+A*: 'ocumentos microgr97icos
,ocumentos em microformas)
$>): Microfilmes e microfichas
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M
1.=., &sp?cie@Tipologia documental
&sp?cie a denominao que se d ao as!ecto formal de um documento, as
institui1es !ossuem diversas es!cies, e>): 'f0cio, memorando, declarao,
certido)
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos
determinada es!cie Q funo ou atividade que o documento ir e>ercer) $>):
,eclarao de Im!osto de %enda, Certido de nascimento)
'ICA *&+A*: &sp?cie e Tipologia documental
&sp?cie Tipologia
Contrato Contrato de locao
Alvar Alvar de funcionamento
Certido Certido de nascimento
1.=.1 Forma
classificao relacionada quanto Q forma do seu estgio de !re!arao do
documento) -o as formas documentais: %ascunho ou MinutaJ 'riginal e C3!ia)
1.=.6 Formato
,enomina/se formato de um documento o seu as!ecto f0sico, inde!endente da
informao nele registrada) -o formatos documentais, a 5icha, livro, caderno,
!ergaminho)
1.=.= Nature8a do assunto
$m relao Q ;ature(a dos assuntos, os documentos so classificados como
OST&NSIAOS ou SI+I*OSOS
'ICA *&+A*: Ostensivo ) ordin9rio
a classificao dada ao documento cu"a divulgao no !re"udica a
administrao)
' documento ostensivo !ode ser de livre conhecimento)
'ICA *&+A*: Sigiloso
,ocumento que, !or sua nature(a, devem ser de conhecimento restrito)
,ecreto B)LLHKDRRD
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S
' ,ocumento classificado como sigiloso ser diferenciado !elo .%A* ,$
-I.I+') -o B os graus de sigilo)
'ICA *&+A*: +rau de Sigilo . 6 +RA$S
*ltrassecreto
-ecreto
Confidencial
%eservado
$ltrassecretos: Assuntos que requerem e>ce!cinal grau de segurana e cu"o
teor sB devem se do conCecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cu"o teor !odem ser do
conhecimento de pessoas que# sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio, s0o autori8adas a deles tomar conCecimento# 7uncionalmente)
Con7idencial: Assuntos que, embora n0o requeiram alto grau de seguran/a,
seu conCecimento por pessoa n0o autori8ada pode ser preDudicial a um
individuo ou criar em3ara/os administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do !Cblico em geral)
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T
, Ciclo Aital do 'ocumentos . Teoria das 1 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 1 idades ou Ciclo Aital dos documentos
!ara classificar os estgios ou fases !elas quais !assam os documentos dentro uma
instituio) ?Corrente, Intermedirio e Permanente@
9U idade C Corrente
DU idade I Intermedirio
HU idade % Permanente
'ICA *&+A*: Arquivo de 9U idade # Arquivo Corrente
Alto grau da freqIGncia de uso
,ocumentos em curso
;ecessitam estar !r3>imos aos usuriosKsetores de trabalho
-erve a Administrao
'ICA *&+A*: Arquivo de DU idade # Arquivo Intermedirio
7ai>o grau da freqIGncia de uso
;o necessitam estar !r3>imos aos usuriosKsetores de trabalho
A !ermanGncia nessa fase transit3ria
Aguardam destinao final
:ambm conhecido !or limbo ou !urgat3rio
-erve a Administrao
'ICA *&+A*: Arquivo de HU idade # Arquivo Permanente
,ocumentos que no !ossuem valor de nature(a administrativa, mas que
so conservados !elo seu valor hist3rico
Permitem conhecer a 2ist3ria da Instituio
%evelam a origem e constituio da Instituio
-erve a 2ist3ria
,.1 Aalor do 'ocumento
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9R
' documento s3 guardado, !reservado !ela instituio, !orque !ossui algum
valor) $sse valor !ode ser Administrativo ou 2ist3rico)
A Arquivologia denomina o valor administrativo como AA*OR %RIERIO.
A Arquivologia denomina o valor hist3rico como AA*OR S&C$N'ERIO.
'ICA *&+A*: &alor Primrio # &alor Administrativo
,ar su!orteKa!oio Qs atividades da instituio
um valo tem!orrio A $m determinado momento o valor administrativo
ir acabar
:odo documento nasce com valor administrativo
5inalidade: -ervir a Administrao
'ICA *&+A*: &alor -ecundrio # &alor 2ist3rico
,ocumento que !erdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor
hist3rico
-erve de fonte de !esquisa !ara terceiros e ou !ara !r3!ria instituio
5inalidade: -ervir a 2ist3ria
'ICA *&+A*: &alor -ecundrio # &alor 2ist3rico
' documento que !ossuir valor secundrio !oder ser recolhido ao
Arquivo !ermanente
' documento de valor secundrio FAMAI- !oder ser eliminado
9U idade C Corrente &alor
Primrio
DU idade I Intermedirio
HU idade % Permanente &alor
-ecundrio
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99
,., %ra8o de +uarda dos 'ocumentos
' Pra(o de guarda dos documentos o !er0odo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos corrente e intermedirio)
' Pra(o de guarda vincula/se Q determinao do valor do documento, de acordo
com seguintes fatores:
5reqIGncia do uso das informa1es contidas nos documentos
$>istGncia de leis ou decretos que regulem a !rescrio legal dos
documentos ?!ra(o !rescricional@
$>istGncias de outras fontes com as mesmas informa1es ?documentos
reca!itulativos@
;ecessidade de guarda de documentos !or !recauo, em virtude das
!rticas administrativas ?!ra(os !recaucionais@
,.1 'estina/0o Final dos 'ocumentos
:odo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado Q sua
destinao final) A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele
!erder seu valor administrivoKvalor !rimrio)
'ICA *&+A*: ,estinao 5inal dos ,ocumentos
&limina/0o: Vuando o documento que !erdeu o valor administrativo,
no a!resentar valor hist3rico
+uarda %ermanente: Vuando o documento que !erdeu o valor
administrativo, a!resentar valor hist3rico
,.6 Ta3ela de Temporalidade de 'ocumentos
o instrumento resultante da eta!a de avalia/0o dos documentos) ela, a tabela
de tem!oralidade, que determina o pra8o de guarda dos documentos nas fases corrente
e intermedirio, bem como indica a destina/0o 7inal ?eliminao ou recolhimento !ara
guarda !ermanente@)
A tabela de tem!oralidade ser elaborada !ela C%A' F Comiss0o %ermanente
de Avalia/0o de 'ocumentos ou Comiss0o de An9lise de documentos.
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9D
&::
CBdigo Assunto %ra8o de +uarda 'estina/0o 7inal
Corrente Intermedi9ria
GG, %lanos e proDetos de tra3alCo = anos H anos +uarda %ermanente
G,,.11 Cursos internos = anos F +uarda %ermanente
G,6.1 FolCa de pagamento = anos H= anos &limina/0o
G,6., &scala de F?rias I anos F &limina/0o
A !artir dos dados a!resentados na tabela acima, !odemos verificar a e>istGncia
de J$ATRO situa1es)
G,6., A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado
sem !assar !ela fase intermediria)
G,6.1 A ' documento foi criado na fase corrente, cum!re seu !ra(o de guarda nessa
fase, !osteriormente ser trans7erido !ara o Arquivo Intermedirio, onde cum!rir seu
!ra(o de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado)
G,,.11 A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolCido
ao Arquivo Permanente)
RRD A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser trans7erido
!ara o Arquivo Intermedirio, onde cum!rir seu !ra(o de guarda, cessada essa fase ele
ser recolCido ao Arquivo Permanente)
'ICA *&+A*: :ransferGncia
a !assagem dos documentos da fase corrente !ara a intermediria
'ICA *&+A*: %ecolhimento
a !assagem dos documentos das fases corrente e intermediria !ara a
fase !ermanente
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9H
1 ?todo de Arquivamento
Arquivamento con"unto de o!era1es destinadas ao acondicionamento e ao
arma(enamento de documentos) ' mtodo de Arquivamento corres!onder Q forma
que os documentos sero arma(enados, visando a sua locali(ao futura)
'ICA *&+A*: Acondicionamento F Arquivamento 2ori(ontal
's documentos so dis!ostos uns sobre os outros
Indicados !ara Arquivo Permanentes e !ara documentos de grandes
dimens1es como !lanta, ma!a e desenho
'ICA *&+A*: Acondicionamento / Arquivamento &ertical
's documentos so dis!ostos um atrs do outro em gaveta ou estantes
Indicado !ara Arquivo Corrente, agili(a a busca e a locali(ao dos
documentos
's Mtodos de Arquivamento, em relao Q ordenao !odem ser divididos em 'OIS
grandes sistemas: 'IR&TO e IN'IR&TO.
'ICA *&+A*: ,ireto
A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado
Caracter0stico dos mtodos:
Al7a3?tico
+eogr97ico
'icion9rio
&nciclop?dico
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9B
'ICA *&+A*: Indireto
aquele em que, !ara se locali(ar o documento necessita antes concultar
um 0ndice ou um c3digo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado)
Caracter0stico dos mtodos:
;umrico sim!les
;umrico cronol3gico
;umrico digito/terminal
,ecimal
,u!le>
Os m?todos mais comumente utili8ados s0o os seguintes
Mtodo Alfabtico
Mtodo ;umrico ? -im!les, Cronol3gico ou ,igito :erminal
Mtodo .eogrfico
Mtodo Ideogrfico
1.1 ?todo Al7a3?tico
um mtodo direto, no e>ige a adoo de 0ndice !ara que o documento se"a
locali(ado) A busca se d diretamente no documeto)
'ICA *&+A*: Mtodo Alfabtico
*tili(a um nome e>istente no documento
*tili(a todas as letras do nome, !ara diferenciar documentos que
comeam com a mesma letra
&:emplos:
1F A em!resa WXY, ao organi(ar a !asta funcional de seus em!regados, utili(ou o
mtodo alfabtico?organi(ao a !artir dos nomes dos em!regados@) Para tanto,
foram organi(ados os seguintes nomes:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9L
I A Alfredo Maia %odrigues
II A -everino Alves dos -antos FCnior
III A Foaquim Pereira da 7oa Morte
I& A Mauricio -oares 5ilho
& A Maria Alves &illas 7oas
&I / 5ernanda Moreira Aguiar
Vual seria a ordem corretaZ
a@ I A &I A III A & A I& A II
b@ &I A & A I& A II A III A I
c@ II A & A I A &I A III A I&
d@ &I A III A I A II A I& A &
e@ I A II A III A I& A & / &I
,F ;o escrit3rio de contabilidade, o contador organi(ou as !astas referente a seus clientes
utili(ando/se do mtodo alfabtico ?!or nome de em!resas@) Para tanto, foram organi(adas as
seguintes !astas:
I A -u!ermercado 7arato
II A A 5eminina
III A Curso A!rovao
I& A ' .lobo
& A Madeireira Cu!im
a@ III A I A & A II / I&
b@ II A III A & A I& A I
c@ III A II A I& A & A I
d@ I A II A III A I& A &
e@ & A I& A III A II / I
1F A $m!resa 5estil $ventos organi(ou suas fitas de v0deo relativas aos eventos que organi(ou a
!artir dos nomes dos referidos eventos utili(ado/se do mtodo alfabtico) 5oram organi(adas as
fitas dos seguintes eventos:
I A Primeiro -eminrio de Arquivologia
II A H[ -im!3sio de 7iblioteconomia
III A W& Congresso de ,ireito
I& A Vuinto $ncontro de Contadores do ,5
& A ML[ Curso de Medicina Alternativa
a@ I A II A I& A III / &
b@ I A II A I& A & A III
c@ III A I A I& A & / II
d@ III A & A I& A I A II
e @ & A I& A III A II / I
Respostas:
1 . d
, . c
1 . d
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9N
1.1.1 Regras de Al7a3eta/0o
' Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
'ICA *&+A*: ;ome de Pessoas 50sicas
Considerar o Cltimo sobrenome, de!ois o !renome)
&:emplo:
Ariovaldo ,ias 5urtado
5ran6 Mene(es
.ilberto Alves %esende
'tac0lio .uedes Marques
Arquivam/se:
O2S: SO2R&NO&S I+$AIS, !revalece a ordem alfabtica do !renome:
&:emplo:
,aniele 5irme Miranda
5bio CorrGa Miranda
+uciano CorrGa Miranda
&ene(a 5irme Miranda
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9M
%esende, .ilberto Alves
Mene(es, 5ran6
Marques, 'tac0cio .uedes
5urtado, Ariovaldo ,ias
Miranda, &ene(a 5irme
Miranda, +uciano CorrGa
Miranda, 5bio CorrGa
Miranda, ,aniele 5irme
O2S: SO2R&NO&S CO%OSTOS de um su3stantivo e um adDetivo ou
ligados por CK7em no se se!aram, quando trans!ostos !ara o in0cio)
&:emplo:
Camilo Castelo 7ranco
2eitor &illa/+obos
Foaquim da 7oa Morte
-everino Monte ;egro
Arquivam/se:
O2S: SO2R&NO&S CO%OSTOS de um su3stantivo e um adDetivo ou
ligados por CK7em no se se!aram, quando trans!ostos !ara o in0cio)
&:emplo:
Camilo Castelo 7ranco
2eitor &illa/+obos
Foaquim da 7oa Morte
-everino Monte ;egro
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9S
&illa/+obos, 2eitor
Monte ;egro, -everino
Castelo 7ranco, Camilo
7oa Morte, Foaquim da
&illa/+obos, 2eitor
Monte ;egro, -everino
Castelo 7ranco, Camilo
7oa Morte, Foaquim da
O2S: SO2R&NO&S formados com as !alavras -A;:A- ou -=' seguem a
mesma regra do sobrenome com!osto !or um su3stantivo e um adDetivo, quando
trans!ostos !ara o in0cio devem ser acom!anhandos dos nomes que os sucedem)
&:emplo:
Adriana P) -anta 5
Foo do -anto Cristo
Fos Carlos -o Paulo
%icardo -anta %ita
Arquivam/se:
O2S: AS A2R&AITIAAS de !renomes tGm !recedGncia na classificao de
sobrenomes iguais)
&:emplo:
$) -ilva
$dis -ilva
$stevo -ilva
$veraldo -ilva
Arquivam/se:
1.1.1.1.
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9T
-o Paulo, Fos Carlos
-anto Cristo, Foo do
-anta %ita, %icardo
-anta 5, Adriana P)
-ilva, $veraldo
-ilva, $stevo
-ilva, $dis
-ilva, $)
O2S: ARTI+OS & %R&%OSI!L&S no so considerados): a# o#de#dM# da# do# e#
um# uma.
&:emplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do ;ascimento
Marcos %oberto AraC"o da -ilva
%icardo d\Andrade
Arquivam/se:
O2S: SO2R&NO&S que e>!rimem grau de !arentesco so considerados !arte
do Cltimo sobrenome)
&:emplo:
$dison Miranda FCnior
's3rio Miranda ;eto
Mrcio Cerqueira -obrinho
Pilson %odrigues da -ilva 5ilho
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DR
-ilva, Marcos %oberto AraC"o da -ilva
;ascimento, Marcio Mrio do
Couto, Arnaldo do
Andrade, %icardo d]
-ilva, Pilson %odrigues da -ilva 5ilho
Miranda ;eto, 's3rio
Miranda FCnior, $dison
Cerqueira -obrinho, Mrcio
O2S: TNT$*OS no so considerados, Mas so colocados a!3s o fim do nome,
entre !arGnteses)
&:emplo:
Coronel $merson Pontes
Ministro Forge Cardoso
Professor Carlos 5ernandes
-oldado Pilson %) -ilva
Arquivam/se:
O2S: NO&S &STRAN+&IROS so considerados !elo Cltimo sobrenome, salvo
no caso de nomes espanCBis e orientais.
&:emplo:
Arnold -châ(ernegger
.eorge Pal6er 7ush
Charles Cha!lin
Adolf 2itlher
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
D9
-ilva, Pilson %) ?-oldado@
Pontes, $merson ?Coronel@
5ernandes, Carlos ?Professor@
Cardoso, Forge ?Ministro@
-châ(enegger, Arnold
?-oldado@
2itler, Adolf
Cha!lin, Charles
7ush, .eorge Pal6er
O2S: NO&S &STRAN+&IROS &S%ANOOIS ou OIS%PNICOS ?!a0ses de
l0ngua es!anhola@# os dois Cltimos nomes sobrenomes devem ser trans!ortados !ara
o in0cio)
&:emplo:
$nrico .utierre( -ala(ar
Fuan %amire( Abadia
Maria Pereira de +a 5uente
Pablo Puentes 2ernande(
Arquivam/se:
O2S: NO&S &STRAN+&IROS ORI&NTAIS . <A%ON&S&S# COIN&S&S#
COR&ANOS & ARE2&S# so registrados como se a!resentam)
&:emplo:
Abdulah Mustafah A ?rabe@
+a^ _im Chong A ?coreano@
+i Xutang A ?chinGs@
-asa(a6i Xonoàma ?"a!onGs@
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DD
%amire( Abadia, Fuan
Puentes 2ernande(, Pablo
Pereira de +a 5uente, Maria
.utierre( -ala(ar, $nrico
-asa(a6i Xonoàma
+i Xutang
+a^ _im Chong
Abdulah Mustafah
O2S: FIRAS# &%R&SAS e INSTIT$I!L&S# se registra como se
a!resentam, mas no se consideram os artigos e !re!osi1es)
&:emplo:
Antonio -ilva e Cia
Associao dos Fornalistas
A :entao
$l Pa0s
Arquivam/se:
O2S: & TNT$*OS '& CON+R&SSO# CONF&RNCIAS# ASS&2*&IAS#
os ;Cmeros arbicos, romanos ou escritos !or e>tenso devero a!arecer no fim,
entre !arGnteses)
&:emplo:
II $ncontro ;acional de Arquivistas
H[ Curso de CiGncias Contbeis
Vuinto Congresso de 7iblioteconomia
DB[ -eminrio de ,ireito
Arquivam/se:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DH
:entao, ? A@
Pa0s, ?$l@
Associao dos Fornalistas
Antonio -ilva e Cia
-eminrio de ,ireito ?DB[@
$ncontro ;acional de Arquivistas ?II@
Curso de CiGncias Contbeis ?H[@
Congresso de 7iblioteconomia ?quino@
1., ?todo Num?rico
quando o mtodo de arquivamento 7eito por ordena/0o num?rica.
'ICA *&+A*: QTO'O N$QRICO
Mtodo ;umrico -im!les
Mtodo ;umrico/Cronol3gico
Mtodo ;umrico/,igito/:erminal
1.,.1 ?todo Num?rico Simples
Vuando o !rinci!al elemento a ser considerado em um documento o seu n;mero.
dado um n;mero para cada documento
A busca feita !or um nome, !or isso e>ige um 0ndice alfabtico, tambm
conhecido como ONOESTICO.
'ICA *&+A*: QTO'O N$QRICO SI%*&S
Mtodos que necessitam de 0ndices so IN'IR&TOS
1.,., ?todo Num?ricoFCronolBgico
,ocumentos organi(ados !or uma data) ;o necessrio que se"a a data de
!roduo do documento)
o mtodo ideal !ara arquivar documentos contbeis ?balano e balancete, dirio@,
contas a !agar, contas a receber)
'ICA *&+A*: QTO'O N$QRICOFCRONO*R+ICO
$>em!los:
7alano contbil de : 9TTS, 9TTT, DRRR
Contas de gua !or mGs: R9, RD, RH
Pronturio mdico organi(ado !or data de nascimento do !aciente)
Foo Paulo Medeiros A nascimento A 9LK9RK9TSR
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DB
1.,.1 ?todo Num?ricoF'igitoFTerminal
,ocumentos organi(ados a !artir de n;meros que a eles foram atribu0dos) Muitas
ve(es, !orm, tais nCmeros so enormes, dificultando o trabalho) Assim o mtodo
'igitoFTerminal 4 dois ;ltimos n;meros5 ser o indicado)
'ICA *&+A*: QTO'O N$QRICO 'I+ITOFT&RINA*
,ecom!or o nCmero dois a dois e utili(ar os dois Cltimos nCmeros
$>: ;Cmero do documento: 9TS)BNL
Para o arquivamento: 9T)SB)NL
O2S: Compara/0o entre os m?todos Num?ricos: Simples e 'igitoFTerminal
N;meros a serem organi8ados ?todo Num?rico Simples ?todo Num?rico
'igitoFTerminal
16.I=S
,=6.IST
H1=.THS
I.TTT
6II.HHS
I.TTT
16.I=S
,=6.IST
6II.HHS
H1=.THS
G1F6IF=S
GGFITFTT
,=F6IFST
H1F=TFHS
6IFIHFHS
'rgani(ados em ordem crescente 'rdenao feita a !artir dos
dois Cltimos d0gitos
'rgani(ados em ordem crescente
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DL
1.1 ?todo +eogr97ico
's documentos sero arquivados de acordo com local# lugar ou setor.
considerado a origem, a proced>ncia do documento)
'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO
+ocal ou -etor de origem # ProcedGncia # +ugar
'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO
Podem ser !or:
Pa0s
$stado
Cidade
'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO . %ANS
's %ANS&S devero ficar em ordem al7a3?tica
,entro de cada !a0s, a 1U cidade dever ser a CA%ITA*
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
&:emplo:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DN
A*ESIA
+RQCIA
FRAN!A
&S%ANOA
CANA'E
2Q*+ICA
AR+&NTINA
7uenos Aires
C3rdoba
Mar del Plata
Mendon(a
:rGs +agos
'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO . &STA'O
's &STA'OS devero ficar em ordem al7a3?tica
,entro de cada estado, a 1U cidade dever ser a CA%ITA*
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
&:emplo:
'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO . CI'A'&
Vuando o Arquivo organi(ado !or cidade, sem a se!arao !or
estado, devero:
As CI'A'&S devero ficar em ordem al7a3?tica
Indicar ao final de cada cidade, o estado corres!ondente)
&:emplo:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DM
TOCANTINS
S"O %A$*O
%ARANE
+OIES
C&ARE
2AOIA
A*A+OAS
Macei3
Ara!iraca
Palmeira dos andios
Penedo
-antana do I!anema
Taguatinga 4'F5
S0o %aulo 4S%5
%iripiri 4%I5
acap9 4A%5
*ages 4SC5
Campinas 4S%5
Arapiraca 4A*5
1.6 ?todo Ideogr97ico
'rgani(a os documentos !or assunto) *ma ve( idenficados os assuntos, os temas
gerais !odem ser considerados !or nome ou c3digos numrico a eles atribu0dos) 's
c3digos numrico sem!re a!resentao uma relao do .$%A+ !ara o Particular)
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS
Podem ser Al7a3?tico ou Num?ricos
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO
'ICIONERICO A 'rdenao alfabtica, como um dicion9rio
&:emplo:
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO
$;CIC+'P$,IC' A 'rgani(ados, agru!ados sob t0tulos gerais e
dentro dele alfabeticamente
&:emplo:
FINANC&IRO
Contas a pagar
Contas a rece3er
AT&RIA*
aterial de consumo
aterial permanente
%&SSOA*
A3ono
Admiss0o
F?rias
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DS
Sal9rios
F?rias
'emiss0o
Controle de estoque
Contas a rece3er 4SC5
Contas a pagar
Admiss0o
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS N$&RICO
atribu0dos a cada assunto: '$%*&V ou '&CIA*# do .eral
!ara o Particular
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F '&CIA*
Q *imitado a divis0o de 1G classes
Q o m?todo utili8ado pelo CONARJ
Atri3uKdos do +eral para o %articular
'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F '$%*&V
N"O possui limita/0o de cria/0o de classes
&:emplos
'$%*&V '&CIA*
1 . %&SSOA*
9)9 5rias
9)D Admisso
9)H -alrios
9)B ,emisso
D A FINAC&IRO
D)9 Contas a !agar
D)D Contas a receber
H A AT&RIA*
H)9 Material de consumo
H)D Material !ermanente
G,G . %essoal
G,, . Aper7ei/oamento e treinamento
G,,.1 . Cursos
RDD)9D A Promovidos !or outra instituio
RDD)9D9 A ;o 7rasil
RDD)9DD A ;o $>terior
G,,., . &st9gios
RDD)D9 A Promovidos !or outra instituio
RDD)DD9 A ;o 7rasil
RDD)DDD A ;o $>terior
1.= ?todo de Arquivamento que dever9 ser adotadoW
;a hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a nature8a
dos documentos 4 especiais ou especiali8ados5 e a estrutura da institui/0o) A
instituio !oder adotar quantos mtodos forem necessrios !ara bem organi(ar
seus documentos
'ICA *&+A*: QTO'O '& ARJ$IAA&NTO F A escolCa
' Mtodo de Arquivameto escolhido !ela ;ature(a dos documentos e
!ela estrutura da instituio
A instituio !ode ter quantos mtodos forem necessrios
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DT
6 Organi8a/0o do Arquivo
;o momento em que uma organi(ao toma a deciso de organi(ar seu arquivo,
necessrio que se"a reali(ada uma cam!anha de sensibili(ao a toda em!resa,
envolvendo os diversos n0veis hierrquicos, com o ob"etivo de envolver todos no
!ro"eto) A organi(ao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro eta!as:

+evantamento de dadosJ
Anlise dos dados coletadosJ
Plane"amentoJ
Im!lantao e acom!anhamento
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . 6 &TA%AS
1 . *evantamento dos dados
, . An9lise dos dados coletados
1 .%laneDamento
6 . Implanta/0o e acompanCamento
6.1 *evantamento dos dados
;essa fase necessrio reali(ar o estudo, o e>ame dos estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas) necessrio, nessa fase, conheecer os dados
relativos aos documentos que circulam na instituio)
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . *evantamento
Q necess9rio conCecer# analisar# estudar:
;ormas, organogramas, estatuto, regimento
.Gneros documentos ? te>tual, iconogrfico, sonoro, etc))@
$s!cies mais freqIentes ? of0cio, relat3rio, fatura, !ro"eto, eto))@
Modelos e formulrios em uso
Vuantidade e estado de conservao do acervo
Mtodos de Arquivamento utili(ados
$>istGncia de registro e !rotocolo
Mdia de arquivamento dirio
Controle de em!rstimo e consulta
$>istGncia de normas e manuais de arquivo
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HR
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . *evantamento
Q necess9rio conCecer# tam3?m:
Juantidade de servidores no arquivo# 7orma/0o pro7issional e
escolaridade
Juantidade de equipamento# modelo e estado de uso
Situa/0o 7Ksica do arquivo 4 rea ocu!ada, luminosidade, umidade, ti!o
de !roteo contra incGndio e outros sinistros5
6., An9lise dos dados coletados
;esta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o
'IA+NRSTICO sobre a real situao do arquivo) com base nesse diagn3stico ir
!ro!or as altera1es, modifica1es necessrias)
' ,iagn3stico dever indicar os !ontos de atrito, as falhas e>istentes na instituio
quanto ao uso dos arquivo.
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . An9lise de dados
&la3ora/0o do 'IA+NRSTICO
6.1 %laneDamento
nesta fase que ser elaborado o %*ANO ARJ$IAISTICO.
$le definir a !osio do arquivo na estrutura do 3rgo, os servios, as normas e
todo recurso necessrio !ara o bom funcionamento)
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . %laneDamento
'ever9 considerar:
Posio do arquivo na estrutura do 3rgo
Centrali(ao ou descentrali(ao do Arquivo
Mtodo de arquivamento
;ormas de funcionamento
Vualificao de recursos humanos
Instala1es e equi!amentos
Constituio de Arquivos intermedirio e !ermanente
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
H9
%ecursos financeiros necessrios e os dis!on0veis
6.6 Implanta/0o e AcompanCamento
nessa fase que o que foi !lane"ado ser colocado em !rtica, ser e>ecutado,
ser im!lantado) nessa fase que as orienta1es e normas descritas no
MA;*A+ ,$ A%V*I&' sero im!lantadas na instituio)
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . Implanta/0o e
AcompanCamento
Im!lantao e acom!anhamento e controle de tudo que foi !lane"ado
Im!lantao das orienta1es descritas no Manual de Arquivo
' Manual de arquivo dever ser sem!re revisto, atuali(ado quando
necessrio
= +est0o de 'ocumentos
Con"unto de !rocedimentos e o!era1es tcnicas referentes Qs atividades de
!roduo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento !ara guarda
!ermanente)
+ei S)9LTK9TT9 / b H[
A .esto de documentos atingida !or meio do !lane"amento, organi(ao,
controle, coordenao, dos recursos humanos, do es!ao f0sico e dos
equi!amentos, com o ob"etivo de a!erfeioar o ciclo documental)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS
Vualquer atividade que vise controlar o flu>o de documentos e>istentes,
de forma a assegurar a eficiGncia das atividades
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS F O2<&TIAOS
.arantir, assegurar, de forma eficiente: a !roduo,
administrao, manuteno e destinao de documentos
.arantir que a informao estar dis!on0vel no momento
necessrio ao usurio ?instituio, estado, !essoa@
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HD
$liminao de documentos que no !ossuem administrativo,
fiscal, legal ou !ara fins de !esquisa cient0fica ou hist3rica
Assegurar uso adequado da microgrfica, !rocessamento
automati(ado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao
Contribui !ara o acesso e a !reservao dos documentos que
devero ser guardados e !reservados !or seus valores hist3ricos,
cint0ficos, valores secundrios)
=.1 A +est0o 'ocumental acontece em 1 FAS&S 39sicas:
P%',*<=' / *:I+IYA<=' / ,$-:I;A<='
=.1.1 +est0o 'ocumental F %RO'$!"O
$laborao de documentos em ra(o das atividades es!ec0ficas de uma
instituio ou setor)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS . %RO'$!"O . 1U FAS&
'tmi(ao na criao de documentos
$vitar a re!roduo desnecessrio de documentos
Acontece na 7ase corrente
=.1., +est0o 'ocumental F $TI*IXA!"O
$laborao de documentos em ra(o das atividades es!ec0ficas de uma
instituio ou setor)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS . $TI*IXA!"O . ,U FAS&
referente ao flu>o !ercorrido !elos documentos, necessrios ao
cum!rimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda a!3s
o tramite
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS . $TI*IXA!"O . ,U FAS&
$ssa fase envolve as atividades de !rotocolo, classificao de
documentos, controle de acesso e recu!erao da informao
$laborao de instrumentos de recu!erao
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HH
Q desenvolvida a gest0o de arquivos correntes e intermedi9rios
=.1.1 +est0o 'ocumental . AAA*IA!"O e '&STINA!"O
Atividades de anlise, seleo e fi>ao de !ra(os de guarda dos documentos)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS . AAA*IA!AL . 1U FAS&
,ecidir quais documentos sero eliminados e quais sero !reservados
!ermanentemente
Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio
regida !ela lei S)9LTKT9
=.1.6 +est0o 'ocumentos . +est0o de Arquivos Correntes e Intermedi9rios
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS CORR&NT&S
Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da
tramitao, e>!edio e arquivamento
:Gm o ob"etivo de facilitar o acesso as informa1es contidas nos
documentos
As unidades res!onsveis !or esses servios so o Arquivo e o
%rotocolo# Arquivo de Comunica1es administrativas e o servio de
comunica1es)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$&NTOS INT&R&'IERIOS
%es!onsvel !ela guarda f0sica de documentos de uso !ouco
freqIente
Atendem as consultas aos 3rgosKsetores de!ositantes
Coordenam a transferGncia de documentos ao seu de!3sito
A!licam a tabela de tem!oralidade !ara fins de eliminao ou
recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos !ermanentes !ara o
arquivo da HU idade)
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HB
's documentos s3 devem ser aceito !ara guarda intermediria quando for
conhecido: ConteCdoJ !ra(o de guarda e data de eliminao ou
recolhimento
's documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de
!osse dos setores que os transferiram
Podem consult/lo
Podem tom/lo em!restado
A consulta !or H[ s3 !ermitida se autori(ada !ela unidade que o
transferiu
.eralmente o es!ao f0sico ?de!3sitos de arquivamento intermedirio@
so locali(ados fora do centro urbano) Mas devem !ermitir a conservao
adequada contra incGndio, !oluio atmosfrica, e>cesso de umidade e
lu()
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HL
T %rotocolo
fase corrente
Con"unto de o!era1es e !rocedimentos visando o controle dos documentos que
ainda tramitam no 3rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata locali(ao e
recu!erao do documento) .arantido assim o acesso a informao)
' Protocolo reali(a as seguintes atividadesKo!era1es:
%AC$%C
%ecebimento
%egistro
Autuao
Classificao
$>!edioK,istribuio
ControleKMovimentao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O
A atividade de !rotocolo uma atividade t0!ica de arquivo corrente
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O F Rece3imento
%eceber os documentos !rodu(idos !ela instituio ou o aqueles
!rodu(idos !or outras institui1es, que !ara l foram encaminhados
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Registro
Procedimento no qual o !rotocolo cadastra os dados bsico do
documento
Cadastrado em um sistema de controle ? manual ou informati(ado@
's dados so utili(ados !ara locali(ao do documento
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Autua/0o
,ocumentos so transformados em !rocesso A abertura de
!rocesso
Insero de ca!a es!ec0fica
;umerao das !ginas
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HN
Atribuio de n[ de identificao do !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Classi7ica/0o
*ma ve( recebido no !rotocolo, o documento ser analisado !ara
identificar o assunto, classificando de acordo com o c3digo de
classificao de documentos
,ocumentos que estiverem em envelo!es fechados ,$&$%='
-$% A7$%:'- no P%':'C'+'
's Cnicos documentos que no so abertos no !rotocolo so:
PA%:IC*+A% e -I.I+'-' ?nature(a do assunto@
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Classi7ica/0o
's documentos '-:$;-I&' ?nature(a do assunto@ devero ser abertos,
analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos
seus destinatrios
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . &:pedi/0o @ 'istri3ui/0o
$nviar os documentos !ara os seus destinatrios
'ISTRI2$I!"O: remessa de documentos !ara os destinatrios dentro
do !r3!rio 3rgo
&V%&'I!"O: remessa de documentos !ara outro 3rgo
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Controle da ovimenta/0o@Tramita/0o
Atividade que consiste em identificar os setores !elos quais !assam
os documentos) Para recu!er/lo com agilidade quando necessrio,
bem como identificar !oss0veis atrasos na tramitao)
reali(ado !or sistemas informati(ados ou manuais ?livro, ficha de
!rotocolo@
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HM
I %rocedimento administrativos em rela/0o ao processo
Processo documento ou con"unto de documentos que e>igem estudo detalhado e
!rocedimentos e>!ressados !or des!achos, !areceres tcnicos, ane>o, instru1es de
!agamento de des!esa) Vue a !artir de autuados, so autori(ados !elo 3rgo a
e>ecutar tal !rocedimento)
Autuao
;umerao de folhas
Funtada
o Funtada !or ane>ao
o Funtada !or a!ensao
,esa!ensao
,esentranhamento de !eas
,esmembramento de !eas
,iligGncia
$ncerramento de !rocesso e abertura de volume
$ncerramento de !rocesso
Abertura de volume
%econstituio de !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Autua/0o
:ambm conhecida como formao, abertura de !rocesso
Colocao de ca!a, ordenao cronol3gica das !easJ
Colocar etiqueta na ca!a com o n[ de !rotocolo
;umerar as folhas, a!or carimbo e rubrica
%egistrar, conferir
$ncaminhar fisicamente !ara o setor !ertinente
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HS
,escartar o envelo!e, ele no ser !ea do !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Numera/0o das 7olCas
-ero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo !r3!rio
!ara colocao de nCmero) Colocar no canto su!erior direito da !gina)
A !rimeira folha a nCmero 9
A ca!a no ser numerada
A numerao inicial feita no !rotocolo central ou setorial
Cada unidade que receber o !rocesso e colocar mais !eas dever
numer/las
A !ea que estiver em tamanho redu(ido dever ser colocada em
folha branco maior
Processos vindos de outros 3rgos !Cblicos s3 sero renumerados se
a res!ectiva numerao estiver incorreta
Vualquer solicitao ou informao, dever ser feita !or des!acho no
!r3!rio documento ou em folha de des!acho)
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada
-er e>ecutada !elo !rotocolo Central ou -etorial, mediante des!acho
AN&VA!"O: ,e!endGncia entre !rocessos a serem ane>ados
A%&NSA!"O: ;o h de!endGncias entre os !rocessos
Na ane:a/0o e>iste o !rocesso P%I;CIPA+ ?MAI- A;:I.'@ e o MAI-
AC$--E%I' ?MAI- %$C$;:$@)
$>em!los:
Processo Princi!al Processo Acess3rio
Inqurito Administrativo %ecurso contra deciso do inqurito
Aquisio de material Prestao de contas
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HT
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada Ane:a/0o
' !rocesso acess3rio renumerado
+avrar termo de ane>ao na Cltima folha do mais antigo
Anotar na ca!a do !rinci!al o n[ do acess3rio ?ane>ado@
%egistrar no sistema a "untada !or ane>ao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada Apensa/0o
Colocar os !rocessos um sob o outro, ficando em segundo !lano o
!rocesso que !ediu a "untada)
Cada !rocesso continua com sua numerao original
+avrar termo de a!ensao no !rocesso mais antigo, que ficar
em !rimeiro lugar
Anotar no !rocesso que ficar em !rimeiro lugar o n[ do a!ensado
%egistrar nos sistema a "untada !or a!ensao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esapensa/0o
A!3s deciso final o !rocesso !odero ser desa!ensados nos
!rotocolo setorial onde se encontrem
e>ecutada mediante indicao em des!acho
A desa!ensao ocorrer antes do arquivamento
+avrar o termo de desa!ensao no !rocesso que solicitou a
"untada
Colocar des!acho de encaminhamento em cada !rocesso
%egistrar em sistema a desa!ensao
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
BR
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esentramento de pe/as
A retirada de folha ou !ea acontecer onde se encontrar o !rocesso,
mediante des!acho
-em!re que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento a!3s
o Cltimo des!acho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou !ea inicial do !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esmem3ramento de pe/as
feita !ara forma outro !rocesso, ocorrer mediante des!acho)
%etirar o documento que constituir outro !rocesso
A!or termo de desentramento no local onde foi retirado o
documento
Proceder autuao do documento retirado e renumerar as !ginas
do novo !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'ilig>ncia
Vuando o !rocesso, tendo dei>ado de atender a uma formalidade
indis!ensvel ou dis!osio legal devolvido ao 3rgo !ara sanar
a !endGncia) ,ever ser enviado a instituio !ara que em !ra(o
es!ecificado devolva com a diligencia sanada)
&encido o !ra(o sem a concluso da e>igGncia, a instituio
ane>ara c3!ia da convocao e o devolver ao 3rgo que
!ediu diligGncia
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . &ncerramento
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
B9
' encerramento acontecer quando:
Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cum!rimento dos com!romissos arbitrados
Pela e>!ressa desistGncia do interessado
Vuando o desenvolvimento do !rocesso for interrom!ido !or
!er0odo su!erior a um ano, !or omisso da !arte interessada
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . A3ertura de volume
*m !rocesso no deve e>ceder a DRR folhas
A colocao de colchetes dever ser a D cm da margem esquerda
Colocar na Cltima folha do volume anterior o termo de
encerramento de volume, devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo de!ois da ca!a o termo de abertura
de volume
Con"unto de o!era1es e !rocedimentos visando o controle dos documentos que
's documentos '-:$;-I&' ?nature(a do assunto@ devero ser abertos,
*ma ve( recebido no !rotocolo, o documento ser analisado !ara
,ocumentos so transformados em !rocesso A abertura de
Procedimento no qual o !rotocolo cadastra os dados bsico do
%eceber os documentos !rodu(idos !ela instituio ou o aqueles
I.1 A +est0o 'ocumental acontece em 1 FAS&S 39sicas:
's documentos s3 devem ser aceito !ara guarda intermediria quando for
e o!era1es tcnicas referentes Qs atividades de
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
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