MANUAL DE PROCESSOS

D.O.C. 24 DE SETEMBRO DE 2010

1. PROCESSO
1.1 Processo a unidade documental onde so reunidos oficialmente
documentos de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa,
legislativa ou judicial formando um conjunto materialmente indivisvel, com
vistas obteno de uma deciso final.
1.2 O processo constitudo por: capa, documento inicial, documentos e folas
de informao juntados no decorrer da tramitao e ane!os.
1.3 Os processos classificam"se em processos administrativos e processos
legislativos. Os processos legislativos so a#ueles #ue se referem a
proposituras e outras matrias legislativas e devem obedecer s determina$es
do %egimento &nterno da '(mara )unicipal de *o Paulo. Os processos
administrativos so a#ueles #ue se referem a todos os demais casos.
2. AUTUAO DO PROCESSO
2.1 +utuao a reunio e registro inicial de documentos para a formao de
um processo.
2.2 + autuao de um processo atividade privativa da ,#uipe de Protocolo e
+utuao - *.+./ 0#uando se tratar de processos administrativos1 e da ,#uipe
de 'ontrole do Processo 2egislativo - *.P.33 0#uando se tratar de processos
legislativos1. + autuao dever4 ser feita de acordo com as normas deste
manual e com as &nstru$es 5ormativas #ue regulamentam os respectivos
protocolos +dministrativo e 2egislativo.
3. TRAMITAO DO PROCESSO
3.1 +p6s a autuao, o processo remetido 7nidade #ue deve apreciar o
assunto em primeiro lugar, dando incio sua tramitao.
3.1.1 8ramitao a se#u9ncia de etapas necess4rias para a concluso de um
processo realizadas atravs da movimentao do processo de uma 7nidade a
outra.
3.2 'abe ao respons4vel pela 7nidade onde o processo estiver tramitando
zelar pela sua conservao. O respons4vel deve manter o processo limpo, sem
folas ou capas rasgadas, com a numerao correta das folas e sem #ue falte
nenum despaco necess4rio tramitao. 'ompete tambm ao respons4vel
pela 7nidade verificar a juntada de folas e documentos #ue antecedem o
:ltimo despaco. 5o caso de serem constatadas falas ou incorre$es, o
respons4vel pela 7nidade deve devolv9"lo 7nidade remetente para #ue
sejam efetuadas as corre$es necess4rias e a certificao em despaco do
ocorrido, caso seja necess4rio.
3.3 Os processos devem sempre tramitar com carga manual ou eletr;nica e
com despaco. < proibida a tramitao de processos =em mos>.
3.3.1 'arga o ato de registro onde consta o encaminamento do processo de
uma 7nidade para outra.
1
3.3.2 ?espaco a manifestao de uma 7nidade dada por escrito no
processo, podendo ser uma cota, um encaminamento, uma informao, etc.
3.3.3 Os processos considerados encerrados #ue esto sob a guarda do
+r#uivo .eral - *.P.@@ podero ser enviados para atendimento de pedidos de
consultas sem necessidade de despaco, mas devero ser enviados com
carga manual ou eletr;nica e com o devido registro nos sistemas
automatizados 0+P2, 8&? ou e#uivalentes1 e nas bases de dados de *.P.@@
0ver item 13.71. 'aso ocorra o desar#uivamento de um processo encerrado, a
sua tramitao dever4 ser feita com carga manual ou eletr;nica e com o
despaco ade#uado 0ver item 13.81.
4. JUNTADA DE DOCUMENTOS E FOLHAS DE INFORMAO
4.1 Auntada a incluso definitiva de um documento ou fola de informao
em um processo efetivada pelo servidor respons4vel pelo seu andamento.
4.1.1 ?ocumento toda informao registrada em um suporte material e
suscetvel de consulta, estudo, prova e pes#uisa.
4.1.2 Bola de informao a fola do processo onde so inscritos os
despacos #ue impulsionam o andamento processual. 'ada fola de
informao tem duas faces.
4.2 *empre #ue possvel, a fola de informao dever4 ser preencida
totalmente na frente e no verso. Cuando isto no for possvel ou #uando for
feita uma juntada de documento ao processo, o espao em branco da fola de
informao dever4 ser anulado riscando"se o espao restante na diagonal. *e
a fola de informao tiver uma das faces sem nenuma informao, ela
dever4 receber um carimbo com os dizeres ,) D%+5'O ou ento ser riscada
totalmente na diagonal, conforme modelo E.
Modelo 1
2
4.3 8odos os documentos e folas de informao juntados a um processo
devero receber numerao em ordem crescente, sem rasuras. + numerao
dever4 ser rubricada pelo servidor respons4vel pela juntada, sendo a rubrica
acompanada do seu nome e registro funcional inscritos de modo legvel.
4.3.1 + numerao da fola de informao deve ser feita sempre na frente, em
cabealo pr6prio. O cabealo deve sempre ser preencido de acordo com o
modelo 3. 5o se numera o verso da fola de informao.
Modelo 2
4.3.2 + numerao de documentos dever4 ser feita com a colocao de
carimbo pr6prio, sempre #ue possvel no canto superior direito, conforme o
modelo @.
3
4.3.3 'aso aja alguma fala na numerao, o servidor #ue fez a juntada ser4
respons4vel por todas as corre$es #ue se fizerem necess4rias, de acordo
com as especifica$es do item .
4.4 Cuando ouver a necessidade de realizar uma juntada a uma fola de
informao, a 7nidade dever4 preencer o seu rodap conforme o te!to #ue
consta no modelo F.
Modelo 4
4.! < proibido assinar por outra pessoa.
4. < proibido fazer assinaturas diferentes numa mesma juntada.
4..1 ,!cepcionalmente, no caso dos processos legislativos, permitida a
colocao de assinaturas diferentes numa mesma juntada.
4.7 Cuando ouver documentos e folas de informao numa mesma juntada,
a 7nidade dever4 sempre colocar, na se#u9ncia do processo, primeiro os
documentos juntados e em seguida as folas de informao.
4.8 'ada um dos documentos juntados deve ser considerado como uma fola
em separado do processo. Cuando o documento tiver mais de uma fola, cada
uma das folas do documento deve receber numerao crescente. Cuando
ouver juntada de mais de uma c6pia de um :nico documento, cada uma das
c6pias tambm deve receber numerao crescente. 5o se numera o verso
das folas dos documentos.
4." Cuando o documento for de tamano menor #ue a fola de informao do
processo, ele dever4 ser colado em uma fola de papel tamano +F conforme
o modelo G. 5o se deve grampear o documento na fola de papel em ip6tese
alguma.
4
Modelo !

4.".1 *e no verso do documento a ser colado ouver algum tipo de informao
ou carimbo ele dever4 ser colado por uma das bordas, de modo a permitir a
leitura do conte:do do verso do documento.
4.".2 O carimbo de numerao das folas deve ser colocado de modo a tomar
parte do documento e parte da fola onde ele foi colado, conforme o modelo G.
4.".3 ?eve ser registrado no rodap da fola a identificao do documento,
conforme o modelo G.
4.1# Cuando o documento for de tamano maior #ue a fola de informao do
processo, ele dever4 ser dobrado conforme o modelo /, de modo a ficar dentro
dos limites da capa do processo e preservar a visualizao das informa$es
nele contidas.
Modelo
5
4.11 Cuando o documento estiver em outro tipo de suporte diferente do papel
comum 0e!emplos: '?, ?H?, pen"drive, ar#uivos digitais, imagens, fotografias,
mapas, etc.1, ele dever4 ser acondicionado em embalagem ade#uada e dever4
acompanar toda a tramitao. ?entro do processo, no lugar onde deveria
estar este documento, deve constar uma fola de informao certificando a
juntada do documento e descrevendo"o detaladamente. 5a embalagem do
documento, dever4 constar uma identificao do seu conte:do, a indicao do
processo ao #ual pertence e a numerao da fola de informao #ue o
substitui. 5o encerramento da tramitao, o +r#uivo .eral - *.P.@@ efetuar4
as devidas anota$es no processo e ar#uivar4 o documento em local
ade#uado sua preservao.
4.12 8odas as folas juntadas ao processo 0os documentos e as folas de
informa$es1 devero estar presas por grampo trilo pl4stico.
4.13 Cuando o documento estiver impresso em papel termossensvel
0mensagens de fa!, comprovantes ou e!tratos banc4rios, passagens areas,
entre outros1, dever4 ser copiado reprograficamente e apenas a c6pia
reprogr4fica dever4 ser juntada ao processo.
4.14 +s folas de informao e os documentos de guarda permanente
produzidos pelas 7nidades da '(mara )unicipal
de *o Paulo no podero ser feitos em papel reciclado, somente podendo ser
feitos em papel de durabilidade
comprovada.
!. DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
!.1 ?esentranamento a retirada de folas ou de documentos de um
processo.
6
!.2 O desentranamento ser4 sempre feito pela 7nidade onde se encontrar o
processo, mediante re#uerimento do interessado e com autorizao da
*ecretaria .eral +dministrativa - *.+ ou da *ecretaria .eral Parlamentar -
*.P. Para os processos legislativos, dever4 ser observado o estabelecido no
art. 33@, item H&& do %egimento &nterno da '(mara.
!.3 5o lugar do documento desentranado deve ser colocada uma c6pia
reprogr4fica autenticada deste documento. ,sta c6pia no deve ser numerada.
!.4 + solicitao do desentranamento autorizada pela *.+ ou pela *.P
dever4 ser juntada ao processo na se#I9ncia natural das folas.
!.! O desentranamento dever4 ser registrado no processo por meio de um
termo #ue colocado na se#u9ncia natural das folas, conforme modelo J.
,ste termo dever4 conter as seguintes informa$es:
a. o0s1 n:mero0s1 da0s1 fola0s1 desentranada0s1K
b. o tipo de documento retiradoK
c. o motivo do desentranamentoK
d. data, carimbo e assinatura do servidor respons4vel pelo desentranamentoK
e. recibo de retirada do documento original com o nome do interessado,
n:mero de registro funcional ou n:mero de registro geral da carteira de
identidade e assinatura.
Modelo 7
. NUMERAO IRRE$ULAR DAS FOLHAS DO PROCESSO
.1 +o receber um processo, a 7nidade deve conferir a se#u9ncia numrica da
paginao da :ltima juntada. *e for constatada alguma fala na numerao, o
processo deve ser devolvido 7nidade #ue o remeteu.
7
.1.1 ,m casos e!cepcionais em #ue no se possa retardar por muito tempo a
tramitao do processo, pode"se fazer um registro em cota do erro ou
irregularidade de numerao ocorridos dando prosseguimento tramitao e
recomendando o retorno do processo o mais brevemente possvel 7nidade
#ue cometeu o erro para #ue esta possa corrigi"lo. 5o entanto, sempre
prefervel corrigir o erro antes de #ual#uer tramitao e evitar a redao deste
tipo de cota.
.2 < de responsabilidade do superior imediato ou, na falta deste, da
autoridade de nvel ier4r#uico igual ou superior a
regularizao da numerao de folas de processos cuja assinatura ou
carimbo sejam de e!"servidor ou de servidor afastado.
.3 +o se verificar o erro, o n:mero incorreto deve ser riscado com um trao, o
n:mero correto da fola deve ser colocado ao lado e a numerao deve ser
rubricada pelo servidor respons4vel pela correo, conforme modelo L. 5o se
deve escrever por cima do n:mero anterior. 8ambm a#ui, proibido assinar
por outra pessoa.
Modelo 8
.4 O servidor respons4vel pela correo far4 no apenas a correo do seu
erro, mas tambm a correo de erros de numerao subse#uentes #ue forem
decorrentes do seu erro.
.! 5o final da correo, o servidor deve fazer um termo de regularizao
informando o intervalo de folas corrigidas, conforme modelo M, a ser juntado
na se#u9ncia natural das p4ginas do processo.
Modelo "
8
.!.1 5o caso especfico dos processos legislativos referentes a 'omiss$es
Parlamentares de &n#urito, uma vez #ue o *ecret4rio de 'omisso
respons4vel pela juntada dos documentos e #ue estes processos normalmente
so divididos em grande n:mero de volumes, no necess4rio corrigir cada
fola do processo. 'omo e!ceo, neste caso permitido ao respons4vel pela
juntada certificar todas as ocorr9ncias de irregularidades no conjunto do
documento em uma fola de informao e registrando #ual o n:mero correto
da :ltima fola do processo antes de encamin4"lo para o ar#uivamento.

7. CAPA E CONTRACAPA
7.1 + capa do processo deve ser sempre mantida em boas condi$es. ?urante
a tramitao, deve estar sempre coberta pelo seu protetor pl4stico.
7.1.1 5o permitido sujar ou rasgar a capa de um processo.
7.1.2 5o permitido escrever, grampear #ual#uer documento, ane!ar papis
com clipe ou colar papis com cola ou fita adesiva na capa de um processo.
7.2 Cuando um processo tiver a sua capa danificada, a 7nidade onde o
processo estiver tramitando dever4 providenciar a sua troca antes do processo
ser encaminado a outra 7nidade. *e o respons4vel pela 7nidade #ue estiver
recebendo um processo verificar #ue a capa est4 danificada, dever4 devolv9"lo
7nidade remetente para #ue seja providenciada a troca da capa do processo.
7.2.1 ,m casos e!cepcionais em #ue no se possa retardar por muito tempo a
tramitao do processo, pode"se fazer um registro em cota indicando #ue a
capa est4 danificada, dando prosseguimento tramitao e recomendando o
retorno do processo o mais brevemente possvel 7nidade onde a capa foi
danificada para #ue seja providenciada a troca. 5o entanto, sempre prefervel
trocar a capa danificada antes de #ual#uer tramitao e evitar a redao deste
tipo de cota.
9
7.3 + confeco da capa de um processo atividade privativa da ,#uipe de
Protocolo e +utuao - *.+./ 0#uando se tratar de processos administrativos1
e da ,#uipe de 'ontrole do Processo 2egislativo - *.P.33 0#uando se tratar
de processos legislativos1. + troca de uma capa danificada dever4 ser
solicitada a uma destas 7nidades, conforme o caso.
7.4 + troca da capa danificada dever4 obedecer a se#u9ncia descrita nos itens
a seguir.
7.4.1 + 7nidade #ue estiver respons4vel pelo processo com a capa danificada
dever4 retirar todas as folas de dentro do processo, cuidando para mant9"las
em ordem e bem conservadas.
7.4.2 + 7nidade deve fazer a solicitao de troca e enviar a capa danificada
para *.+./ ou para *.P.33, conforme o caso, para sua destruio.
7.4.3 + ,#uipe de *.+./ ou de *.P.33 dever4 trocar a capa danificada por
uma capa nova, anotando no campo Observa$es o te!to ='apa trocada
em ...N...N...>, indicando a data da troca. + capa nova deve ser encaminada
7nidade solicitante e a capa antiga deve ser destruda.
7.4.4 + 7nidade solicitante deve colocar as folas do processo na capa nova,
cobrindo"a com o protetor de pl4stico.
7.! 5o permitido fi!ar papis na contracapa do processo. Os documentos s6
passaro a fazer parte do processo #uando forem devidamente juntados.
8. FORMAO DE %OLUMES DE PROCESSOS
8.1 O processo #ue ultrapassar a #uantidade de 3OO 0duzentas1 folas
includas dever4 ser dividido em volumes, para facilitar o manuseio e a
preservao.
8.1.1 Holume de processo o nome #ue se d4 a cada uma das partes
encapadas separadamente de um processo com grande #uantidade de folas.
8.2 5o momento em #ue o processo dividido, o volume original do processo
recebe a denominao de =volume E> e esta informao deve ser anotada na
capa pela ,#uipe de *.+./ ou de *.P.33, conforme o caso. O volume
resultante da diviso do processo recebe a denominao de =volume 3>.
Cuando este :ltimo volume ultrapassar a #uantidade de 3OO folas includas,
as folas restantes devero ser includas num novo volume com a
denominao de =volume @>, e assim sucessivamente.
8.2.1 + numerao dos volumes do processo dever4 sempre ser feita com
algarismos ar4bicos.
8.3 + responsabilidade pela formao de um novo volume de processo da
7nidade onde o processo estiver no momento em #ue a juntada de folas de
informao e documentos ultrapassar o limite de 3OO 0duzentas1 folas por
volume.
8.4 + formao de um novo volume de processo dever4 obedecer se#u9ncia
descrita nos itens a seguir.
8.4.1 + 7nidade deve solicitar a confeco da capa do novo volume ,#uipe
de *.+./ ou de *.P.33, conforme o caso, informando #ual o n:mero do
volume do processo a ser criado.
8.4.2 ?ever4 ser elaborado o termo de encerramento do volume anterior,
conforme modelo EO, em papel sem timbre e sem numerao de fola, para
#ue o termo no interfira na contagem das folas do volume. O termo de
encerramento dever4 ser a :ltima fola do volume anterior.
10
Modelo 1#
8.4.3 ?ever4 ser elaborado o termo de abertura do novo volume, conforme
modelo EE, em papel sem timbre e sem numerao de fola, para #ue o termo
no interfira na contagem das folas do volume. O termo de abertura dever4
ser a primeira fola do novo volume. ,m seguida ao termo de abertura, deve
ser feita a juntada dos documentos #ue ocasionaram a criao do novo
volume.
Modelo 11
11
8.4.4 O :ltimo volume do processo dever4 ter somente termo de abertura e o
primeiro volume do processo dever4 ter somente termo de encerramento.
8.! ,m casos espor4dicos, o volume de um processo poder4 ter mais ou
menos de 3OO 0duzentas1 folas. ,stes casos so descritos a seguir.
8.!.1 Cuando a fola de n:mero 3OO 0duzentos1 fizer parte de um documento
em v4rias p4ginas 0pareceres, depoimentos, etc.1 ou de um despaco #ue
ocupe v4rias folas de informao, e!cepcionalmente possvel e!ceder o
limite de 3OO 0duzentas1 folas por volume de processo para manter a
integridade destas informa$es. 5o entanto, o volume resultante deste
procedimento no poder4 e!ceder a #uantidade de 3EO 0duzentas e dez1
folas. 'aso isto no seja possvel, o volume dever4 ser encerrado com menos
de 3OO 0duzentas1 folas e o documento ou despaco mais longo dever4 ser
includo no volume seguinte do processo.
8.!.2 Cuando alguns documentos do processo tiverem folas com espessura
maior #ue o usual ou forem de tamano maior #ue o usual, possvel formar
um volume de processo com menos de 3OO 0duzentas1 folas. &sto deve ser
feito #uando as folas do processo em posio fecada 0ou seja, #uando o
processo no estiver aberto
para leitura1 estiverem com bordas desprotegidas pela capa. &dealmente, a
capa do processo em posio fecada deve proteger todas as folas do
processo, sem nenuma sobra #ue ultrapasse os limites da capa.
8. *e o respons4vel pela 7nidade #ue estiver recebendo um processo
verificar #ue a #uantidade de folas est4 em desacordo com estas instru$es,
dever4 devolv9"lo 7nidade remetente para #ue seja providenciada a diviso
do processo em volumes de forma ade#uada.
". ANE&OS DE PROCESSOS
12
".1 +ne!o de processo o nome dado ao volume #ue re:ne documentos #ue
acompanam um processo sem #ue a ele estejam juntados para facilitar sua
tramitao e manuseio. ,stes documentos servem de subsdio ao assunto do
processo e so necess4rios sua instruo. + incluso de um ou mais ane!os
em um processo deve ser consideradacomo um caso e!traordin4rio e deve ser
evitada sempre #ue possvel.
".1.1 Por sua pr6pria natureza, alguns tipos de processos legislativos j4
prev9em na sua elaborao a necessidade de incluso de um ou mais ane!os.
*o eles:
a. processos de 'omiss$es Parlamentares de &n#uritoK
b. processos de Planos ?iretoresK
c. Processos de oramentos 0Oramento +nual, 2ei de ?iretrizes
Orament4rias e Plano Plurianual1.
".2 'ada volume de ane!o deve ser formado de acordo com as regras para
formao de volumes de processos 0item 81 e para numerao de folas 0item
41, mas dever4 ter uma numerao pr6pria independente da numerao do
processo, conforme o modelo E3.
Modelo 12
".3 ?evem ser feitos tantos ane!os #uantos forem necess4rios.
".4 Os ane!os #ue se constiturem em volumes previamente elaborados em
6rgos estranos estrutura da '(mara )unicipal de *o Paulo no precisam
receber nova numerao de folas ou de volumes, nem capa, mas devem ser
13
conferidos e certificados com a indicao de eventuais erros de paginao ou
aus9ncia de alguma fola no ane!o. 5o momento em #ue o processo for
encaminado para ar#uivamento no +r#uivo .eral - *.P.@@, caso aja um
n:mero muito grande destes volumes eles devero ser acondicionados em
cai!as de ar#uivo morto, conforme descrito no item 13.2.
".! + informao de #ue um processo possui ane!os e a indicao precisa da
#uantidade destes ane!os devem constar tanto do despaco de ar#uivamento
#uanto da capa do processo.
". < permitida a juntada de novos documentos ou folas de informao em
um volume de ane!o de processo #ue tena sido gerado dentro da estrutura da
'(mara )unicipal de *o Paulo desde #ue eles sejam devidamente
certificados no processo principal com indicao da data da juntada e da
#uantidade de folas.
1#. PROCESSO APENSADO
1#.1 Processo apensado ou ane!ado a#uele #ue, por determinao em
despaco, est4 ligado fisicamente a outro
processo, com ele tramita, porm no pode receber novos despacos. O
processo de unio dos dois processos
camado de apensamento. Para #ue o apensamento possa ser efetivado, deve
aver identidade entre a matria tratada
em cada um dos processos.
1#.1.1 O processo #ue incorpora o processo apensado denominado de
processo principal.
1#.2 O processo apensado dever4 ser fi!ado por meio de grampo trilo pl4stico
na contracapa do processo principal.
5unca dever4 ser usado grampeador para fi!ar um processo apensado ao
processo principal.
1#.3 O apensamento do processo dever4 ser realizado pela ,#uipe de
Protocolo e +utuao - *.+./ 0respons4vel
pelos processos administrativos1 ou pela ,#uipe de 'ontrole do Processo
2egislativo - *.P.33 0respons4vel pelos
processos legislativos1.
1#.3.1 + 7nidade respons4vel dever4 incluir no processo apensado o termo de
apensamento conforme o modelo
E@ registrando a informao no campo PObserva$esP na capa do processo. +
partir deste momento, o processo
apensado no poder4 mais receber nenum despaco ou juntada de
documentos.
Modelo 13
14
1#.3.2 + 7nidade respons4vel dever4 incluir no processo principal a informao
de apensamento conforme o modelo EF, registrando a informao no campo
PObserva$esP na capa do processo.
Modelo 14
15
1#.4 Para #ue um processo apensado volte a tramitar, necess4rio #ue a
,#uipe de Protocolo e +utuao - *.+./ 0respons4vel pelos processos
administrativos1 ou a ,#uipe de 'ontrole do Processo 2egislativo - *.P.33
0respons4vel pelos processos legislativos1 realize o devido desapensamento do
processo.
1#.4.1 + 7nidade respons4vel dever4 incluir no processo principal a informao
de desapensamento conforme o modelo EG, registrando a informao no
campo PObserva$esP na capa do processo.
Modelo 1!
1#.4.2 + 7nidade respons4vel dever4 incluir no processo a ser desapensado o
termo de desapensamento conforme o modelo E/, registrando a informao no
campo PObserva$esP na capa do processo. + partir deste momento, o
processo poder4 voltar a receber despacos e juntada de documentos.
Modelo 1
16
11. PROCESSO ACOMPANHANTE
11.1 Processo acompanante a#uele cujo andamento feito junto com outro
processo, mas sem nenuma ligao fsica, com os despacos de cada
processo sendo realizados individualmente. O processo acompanante possui
relao de natureza eNou assunto eNou promovente com o outro processo, mas
ambos possuem tramita$es independentes e so ar#uivados separadamente.
11.1.1 O recurso de designao como processo acompanante pode ser
utilizado #uando os processos de andamento conjunto so encaminados pela
'(mara )unicipal para dois ou mais 6rgos e!ternos distintos.
11.1.2 Os processos acompanantes no so apensados.
11.1.3 + ligao de um processo acompanante com outro deve ser indicada
durante toda a sua tramitao, registrando"se a respectiva informao em
todos os despacos dos dois processos.
12. PROCESSO INCORPORADO
12.1 Processo incorporado a#uele #ue teve o seu conte:do juntado a outro
processo, dei!ando de e!istir. 5o momento da incorporao, as folas do
processo so novamente numeradas e identificadas pelo n:mero do processo
ao #ual sero juntadas.
12.2 + incorporao de um processo dever4 obedecer a se#u9ncia descrita
nos itens a seguir.
12.2.1 + 7nidade solicitante dever4 encaminar, com despaco, o processo
incorporador e o processo a ser incorporado ,#uipe de Protocolo e +utuao
- *.+./ 0respons4vel pelos processos administrativos1 ou ,#uipe de
17
'ontrole do Processo 2egislativo - *.P.33 0respons4vel pelos processos
legislativos1.
12.2.2 + 7nidade respons4vel proceder4 primeira etapa da incorporao, #ue
se constitui em:
a. registro nas bases de dados da 7nidadeK
b. confeco de nova fola de rosto para a capa do processo incorporador,
com o devido registro da informao de incorporao no campo
PObserva$esPK
c. eliminao da capa do processo incorporadoK
d. devoluo do processo final 7nidade solicitante.
12.2.3 + 7nidade solicitante proceder4 segunda etapa da incorporao, #ue
se constitui em:
a. nova numerao e nova identificao das folas retiradas do processo
incorporado seguindo a numerao do processo incorporador 0no
necess4rio anular a numerao original das folas1K
b. registro da incorporao atravs de termo especfico conforme o modelo EJK
c. incluso das folas do processo incorporado no processo incorporador.
Modelo 17
13. AR'UI%AMENTO DE PROCESSO
13.1 +p6s o encerramento da tramitao, o processo deve ser encaminado ao
+r#uivo .eral - *.P.@@ com um
despaco conforme o modelo EL.
18
Modelo 18
13.2 O processo s6 deve ser encaminado para ar#uivamento se atender s
condi$es descritas nos itens a seguir.
a. + numerao das folas deve estar na se#u9ncia correta.
b. +s juntadas devem estar todas indicadas nos rodaps dos versos das folas
de informao.
c. ?eve e!istir um despaco decis6rio.
d. ?eve e!istir um despaco de encerramento de tramitao do processo
0conforme o modelo EL1 feito pela 7nidade #ue conferiu os itens anteriores
antes de encaminar o processo ao +r#uivo .eral.
e. + capa deve estar em boas condi$es de conservao.
f. 5o caso de aver um grande n:mero de ane!os #ue se constituam em
volumes previamente elaborados, eles devem estar acondicionados em cai!as
para ar#uivo morto com eti#uetas de identificao indicando o n:mero do
processo e o n:mero dos ane!os #ue constam em cada cai!a.
13.3 O despaco de encerramento de tramitao do processo deve informar a
e!ist9ncia de ane!os, se for o caso, e a sua #uantidade.
13.4 O encaminamento do processo para ar#uivamento sem as provid9ncias
indicadas nos itens anteriores implicar4 na sua devoluo imediata 0s1
7nidade0s1 respons4vel0is1 pelo0s1 e#uvoco0s1 para as devidas corre$es.
19
13.! O processo considerado encerrado a partir do momento em #ue
registrada a sua entrada no +r#uivo .eral. ,m seguida, todas as suas folas
so conferidas e, uma vez #ue no aja nenum erro, colocado na :ltima
fola do processo um termo de encerramento conforme o modelo EM.
Modelo 1"
13. +p6s a incluso do termo de encerramento,fica proibido o acrscimo de
#ual#uer outra cota, carimbo, despaco ou encaminamento, ressalvados os
casos de solicitao de volta tramitao e juntada de documentos cuja
e!ist9ncia tena sido constatada ap6s o ar#uivamento.
13.7 5o caso de um processo ser re#uisitado para consulta, o +r#uivo .eral
dever4 encamin4"lo diretamente 7nidade re#uisitante e o recebimento
dever4 ser feito por um funcion4rio da '(mara devidamente identificado pelo
n:mero do seu registro funcional. O processo poder4 ficar em consulta por um
prazo de @O 0trinta1 dias, renov4veis por mais @O 0trinta1 dias caso aja
manifestao por escrito do interessado. Hencidos estes prazos, o +r#uivo
.eral e!pedir4 pedido de devoluo imediata do processo.
(
13.8 5o caso de um processo ser re#uisitado para voltar tramitao, o
+r#uivo .eral dever4 incluir um despaco indicando o n:mero do memorando
e a data da re#uisio, conforme modelo 3O, e encamin4"lo *ecretaria de
?ocumentao para ser enviado 7nidade solicitante. Cuando o processo for
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devolvido ao +r#uivo .eral, dever4 ser includo um novo despaco indicando a
data da re#uisio, a data da devoluo e o n:mero total de folas do processo
ap6s a tramitao, conforme o modelo 3E.
Modelo 2#
Modelo 21
14. E&TRA%IO DE PROCESSO
14.1 5o momento em #ue uma 7nidade perceber #ue um processo consta em
registro localizado nesta 7nidade, mas l4 no se encontra fisicamente, deve
imediatamente iniciar buscas minuciosas e e!austivas em suas instala$es e
no (mbito da sua 4rea de atuao com o fim de localiz4"lo.
14.2 *e o processo no for localizado, a 7nidade respons4vel deve comunicar
o e!travio 7nidade superior ier4r#uica imediata. + 7nidade superior
21
comunicar4 o fato *ecretaria .eral Parlamentar ou *ecretaria .eral
+dministrativa, conforme o caso, #ue determinar4 as provid9ncias cabveis
0como abertura de sindic(ncia, instalao de processo administrativo
disciplinar, reconstituio do processo, etc.1.
14.3 O e!travio do processo deve ser informado ,#uipe de Protocolo e
+utuao - *.+./ 0#uando se tratar de processos administrativos1 e ,#uipe
de 'ontrole do Processo 2egislativo - *.P.33 0#uando se tratar de processos
legislativos1 para #ue se proceda reconstituio do processo.
1!. RECONSTITUIO DE PROCESSO
1!.1 7ma vez confirmado o e!travio de um processo ou a e!ist9ncia de um
dano irrepar4vel, necess4rio #ue ele seja reconstitudo para #ue continue a
sua tramitao normal.
1!.1.1 Processo reconstitudo a#uele cujo conte:do a recomposio de um
processo e!traviado ou irremediavelmente danificado.
1!.2 O respons4vel pela reconstituio deve resgatar as informa$es #ue
constavam do processo e!traviado e obter c6pias dos documentos #ue o
constituam, na medida do possvel.
1!.3 O respons4vel pela reconstituio deve incluir como fola inicial do novo
processo o memorando #ue deu origem reconstituio do processo
e!traviado.
1!.4 O processo reconstitudo deve receber a mesma numerao do processo
e!traviado.
1!.! *e o processo e!traviado for encontrado, ele dever4 ser apensado ao
processo reconstitudo em car4ter permanente.
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22
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2ogstica e 8ecnologia da &nformao. ?isp$e sobre os procedimentos gerais
para utilizao dos servios de protocolo, no (mbito da +dministrao P:blica
Bederal, para os 6rgos e entidades integrantes do *istema de *ervios .erais
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ttp:NNQQQ.comprasnet.gov.brNlegislaoNportariasNpnOGRO3. pdf . +cesso em:
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*SO P+72O 0cidade1. 2ei n. EF.EFE, 3J mar 3OO/. ?isp$e sobre o processo
administrativo na +dministrao P:blica )unicipal. ?i4rio Oficial da 'idade de
*o Paulo, *o Paulo, v. GE, n. GL, p. E, 3L mar 3OO/.
*SO P+72O 0cidade1. *ecretaria )unicipal de .esto P:blica. ?epartamento
+dministrativo Binanceiro. ?iviso 8cnica de Processos )unicipais. )anual
sobre processos. *o Paulo, T3OOGUV. ?isponvel em:
ttp:NNQQ3.prefeitura.sp.gov.brNNar#uivosN secretarias
NgestaopublicaNprocessosNOOO@N)anualRProcessos. pdf . +cesso em: 3G mar
3OEO.
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