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CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Car10tc I
Coucrzos
ruun4Mruz4s
SUMRIO 1.1. Introduo Arquivologia; 1.1.1. Evoluo da comunicao e suportes da in-
formao; 1.1.2. Arquivo; 1.1.2.1. Conceitos; 1.1.2.2. Finalidade e funo do arquivo; 1.1.2.3.
Caractersticas do arquivo; 1.1.2.4. Arquivos Pblicos; 1.1.2.5. Arquivos Privados 1.2. Princpios
arquivsticos 1.3. Terminologia arquivstica 1.4. Ciclo Vital dos documentos; 1.4.1. Conceitua-
o, evoluo e relao com outras cincias 1.5. Teoria das Trs Idades; 1.5.1. Arquivo Corren-
te (1 idade ou setorial); 1.5.1.1. Atividades do Arquivo Corrente; 1.5.2. Arquivo Intermedirio
(2 idade ou pr-arquivo); 1.5.3. Arquivo Permanente (3 idade ou histrico) 1.6. Paleograa,
Diplomtica e outras disciplinas auxiliares; 1.6.1. Paleograa; 1.6.2. Diplomtica; 1.6.3. Outras
disciplinas auxiliares.
1.1. INTRODUO ARQUIVOLOGIA
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a Arquivologia,
tambm chamada de arquivstica, a disciplina que estuda as funes do ar-
quivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao,
guarda, preservao e utilizao dos arquivos.
A Arquivologia trabalha com o documento que, na descrio da terminolo-
gia arquivstica, nada mais do que a informao registrada, independente do
suporte que a contm. J informao vem a ser o conhecimento extrado dos
dados para a formao de um juzo de valor.
Costumeiramente estamos habituados a ouvir a palavra documento re-
lacionada a um registro ocial de: identicao, habilitao, certido, diploma-
o, etc., ou seja, quilo que nos remete a um documento elaborado, quase
sempre, pelo governo, e, quase sempre, em um suporte de papel. De agora
em diante saberemos que qualquer informao registrada, em qualquer que
seja o suporte ou formato, sempre ser um documento, e, a sua importncia
ser determinada pelo contedo das informaes como pelo seu contexto na-
quele momento, por exemplo: um anel achado em um determinado local com
algumas iniciais de um nome pode, para algumas pessoas, no ser nada mais
que um metal que pode ser facilmente descartado, mas, para uma investigao
criminal, pode ser um documento (nesse caso com o juzo de valor de prova)
de suma importncia (uma pista) para elucidao de um fato; uma fotograa
GEORGE MELO RODRIGUES
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de uma cratera causada pela queda de um meteoro pode, para determinado
indivduo, no ser nada mais que uma fotograa, mas, para um gelogo, repre-
senta um registro documental que transmite diversas informaes.
1.1.1. Evoluo da comunicao e suportes da informao
A informao pode ser encontrada sob diversas formas, entre elas: a es-
crita, os desenhos, os smbolos, os gestos, os sons, as imagens (xas ou em
movimento), etc.
H muito tempo era comum a gura do mensageiro que transmitia a in-
formao, percorrendo longas distncias, passando-a de pessoa para pessoa
(quem j no ouviu falar na atualidade do chamado telefone sem o ou r-
dio corredor). Ocorre que esse tipo de transmisso possibilitava o rudo na
comunicao, provocando perdas e desvios na mensagem, de tal forma, que o
seu contedo nal diferia quase que totalmente do contedo inicial.
Na antiguidade a comunicao era feita atravs de gestos, evoluindo depois
para a forma oral/emisso de sons e, por m, para a escrita. O surgimento da
escrita: pictorial (desenhos em pedras); logogrca (smbolos); alfabeto (letras),
alterou signicativamente essa realidade, pois o registro da informao em um
suporte tornou muito mais convel o contedo daquilo que se queria transmitir.
Os suportes mais comuns da poca eram o mrmore, o marm, o cobre, as
tbuas, os tabletes de argila, etc. Em tempos recentes temos o papiro, o perga-
minho e o papel, e, na atualidade encontramos suportes como ta magntica
(VHS, K7), lme de nitrato (pelculas ou lmes), discos ticos (CD, DVD, blu-ray,
etc.), chip ou circuito integrado (pen drive ou memria USB Flash Drive), papel,
disco magntico (HD), etc.
Obs.: Na atualidade vivemos a realidade do documento virtual, novo
recurso utilizado por conta da economia de recursos naturais (principal-
mente a madeira utilizada na fabricao do papel), tendo em vista a es-
cassez de matria prima.
Em diversos rgos governamentais como: Senado, Cmara dos Deputa-
dos, CNJ, STF, STJ, TST, TSE, STM, TRT, TRE, TRF, Tribunais de Justia, entre outros;
os registros processuais, os procedimentos administrativos, as comunicaes
internas, contestaes, etc., so atualmente efetuados em ambiente virtual,
descartando o uso indiscriminado de papel, o que, sem sombra de dvida,
contribui para a diminuio de acmulo de documentos, reduo do espao
fsico para o armazenamento, economia de gastos com pessoal, etc.
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS
A informao registrada, como j vista anteriormente, deu origem ao
documento propriamente dito, e esse documento juntamente com tantos
outros que foram sendo criados ou recebidos, precisavam ser guardados em
algum lugar, surgindo da o arquivo (local de guarda, depsito, etc.).
1.1.2. Arquivo
Segundo estudiosos, a origem da palavra arquivo tem duas vertentes: a
primeira diz que originria do grego arch (palcio dos magistrados), pas-
sando depois a se chamar archeion (local utilizado para guardar e depositar
documentos); e a segunda, que originria do latim, archivum, quer dizer: local
de guarda de documentos e outros ttulos.
1.1.2.1. Conceitos
Consideram-se arquivos, para os ns desta lei, os conjuntos de documen-
tos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especcas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos. (art. 2 da Lei n 8.159/91)
designao genrica de um conjunto de documentos produzidos
e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada,
caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado
por essas pessoas ou por seus sucessores, para ns de prova ou
informao (CONARQ).
o conjunto de documentos ocialmente produzidos e recebidos por
um governo, organizao ou rma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros, Solon Buck (Souza, 1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 1986).
a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais,
criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecuo dos seus objetivos, visando utilidade
que podero oferecer no futuro (PAES, Marilena Leite, 1986).
Obs.: O termo arquivo, em suas vrias acepes, tambm usado para
designar: entidade, mobilirio, setor, repartio, conjunto documental, local
fsico designado para conservar o acervo, rgo do governo, ttulo de peri-
dicos, etc.
No arquivo Os documentos so produzidos e conservados com objetivos
funcionais, So produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de
cpias, H uma signicao orgnica entre os documentos e Exige conhe-
cimento da relao entre as unidades, a organizao e funcionamento dos r-
gos. (PAES, Marilena Leite, 1986)
GEORGE MELO RODRIGUES
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Documento de arquivo
Documento de arquivo quele que tem sua origem tanto no mbito das
relaes internas e externas das instituies/organizaes (pessoa jurdica), p-
blicas ou privadas, quanto nas atividades desempenhadas por uma pessoa fsi-
ca; produzido ou recebido para atender a determinada nalidade especca,
servindo futuramente como elemento probatrio, testemunhal e informativo.
O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que
o produziu. Seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funes
do rgo gerador. Reete, em outras palavras, suas atividades-meio
e suas atividades-m. Esta a base da teoria de fundos. Ela que
preside a organizao dos arquivos permanentes. (BELLOTTO, Helosa
Liberalli, 2006)
1.1.2.2. Finalidade e funo do Arquivo
A principal nalidade do arquivo servir como fonte de consulta admi-
nistrao, pois, constitui-se, em sua essncia, de documentos produzidos e/ou
recebidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do
tempo, servir de base para o conhecimento da histria.
O arquivo tem como funo principal: tornar acessvel/disponvel a informa-
o contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes e,
como funo bsica: armazenar, guardar e conservar os documentos.
1.1.2.3. Caractersticas do arquivo
a) o arquivo possui essncia funcional/administrativa, constituindo-se na maio-
ria das vezes de um nico exemplar ou de um limitado nmero de cpias;
b) contedo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou rece-
bidos por uma entidade, famlia, setor, repartio, pessoa, organismo ou
instituio;
c) tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de pro-
va) e;
d) possui carter orgnico, ou seja, relao entre documentos de arquivo per-
tencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor
quando est integrado ao conjunto a que pertence do que quando est
desagregado dele).
Obs.: Segundo PAES, no se considera arquivo uma coleo de manuscri-
tos histricos, reunidos por uma pessoa.
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Arquivo, biblioteca e museu, respectivamente vinculados Arquivologia, Bi-
blioteconomia e Museologia, embora sejam ramicaes da Cincia da Informa-
o, distinguem-se basicamente pelos seguintes aspectos:
OBJETIVO FINALIDADE
ORIGEM/TIPO DE EN-
TRADA DO MATERIAL
CONSTITUIO
ARQUIVO
Provar, Tes-
temunhar,
Informar.
Funcional, Jur-
dica, Adminis-
trativa, Cultural
(apenas para o
conhecimento
da histria).
Criao e/ou recep-
o de documentos
no curso natural das
atividades particula-
res, organizacionais e
familiares.
nico exemplar
ou limitado
nmero de
documentos
(na maioria
textuais).
BIBLIOTECA
Instruir,
Educar,
Subsidiar a
pesquisa.
Didtica, Cul-
tural, Tcnica,
Cientca.
Compra, Permuta,
Doao.
Vrios exem-
plares (na
maioria im-
pressos).
MUSEU
Preservar,
Conservar,
Entreter.
Didtica, Cul-
tural, Tcnica,
Cientca.
Explorao cientca,
Doao, Coleo.
Peas e objetos
histricos, Cole-
es diversas,
Legado artstico
e familiar.
O boom da informao, conseqncia do progresso cientco e tecnol-
gico (sculo XIX), possibilitou o surgimento de diversas prosses, especializa-
es, descobertas, invenes etc., resultando na criao/produo de novos
documentos e seus variados suportes. Originou-se a partir da os chamados
Centros de Documentao ou Centros de Informao (rgos responsveis pela
reunio, anlise, tratamento tcnico, classicao, seleo, armazenamento e
disseminao de todo e qualquer tipo de documento e informao). Neles se
renem documentos de arquivo, biblioteca e museu, ou seja, so centros, co-
lecionadores ou de referncia, formados por elementos pertencentes as trs
entidades citadas.
1.1.2.4. Arquivos Pblicos
Segundo a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7, Captulo II, que dis-
pe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras pro-
vidncias: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito
federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrncia de suas fun-
es administrativas, legislativas e judicirias.
GEORGE MELO RODRIGUES
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Igualmente importante, os dois pargrafos do mesmo artigo diz:
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Ateno! Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos ou entidades
privadas revestidas de carter pblico (mediante delegao de servios pblicos) so consi-
derados arquivos pblicos, independentemente da esfera de governo.
Ex: Arquivos Pblicos das esferas: federal, estadual, do distrito federal e
municipal.
Obs.: Conforme o art. 175 inserido na Constituio da Repblica Federati-
va do Brasil de 1988: Incumbe ao Poder Pblico, na forma da lei, diretamen-
te ou sob regime de concesso ou permisso, sempre atravs de licitao, a
prestao de servios pblicos, ou seja, a titularidade dos servios pblicos
do poder pblico, mas, esses servios, podero ser exercidos indiretamen-
te pelo particular (entidades privadas) mediante concesso ou permisso.
1.1.2.5. Arquivos Privados
Segundo o art. 11 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991: Consideram-se
arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Obs.: A Administrao Pblica pode submeter-se a regime jurdico de di-
reito privado ou regime jurdico de direito pblico, sendo assim, h arquivos
de pessoas jurdicas de direito privado que so arquivos pblicos e no
arquivos privados, como o caso dos arquivos das sociedades de economia
mista (Banco do Brasil, Petrobrs, etc., cujas aes com direito a voto per-
tencem em sua maioria Unio ou a entidade da Administrao Indireta) e
das empresas pblicas (Caixa Econmica Federal-CEF, Empresa Brasileira de
Correios e Telgrafos-ECT, as subsidirias da Petrobrs, etc., que so adminis-
tradas unicamente pelo Poder Pblico, visto que h participao exclusiva do
capital pblico na sua constituio, seja somente da Unio ou da Unio com
outros entes governamentais.)
27
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Exemplos:
Institucional: Igrejas, clubes, associaes, etc.
Pessoais: fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.
Comercial: companhias, empresas, etc.
1.2. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
A disciplina de Arquivologia engloba uma srie de princpios, quais sejam:
I) Princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos (respect
des fonds): segundo esse princpio, os arquivos devem ser organizados por
fundos ou ncleos de uma mesma fonte produtora/geradora, no devendo,
portanto, ser misturados aos de outras fontes;
II) Princpio da cumulatividade: diz respeito acumulao natural, progressiva
e orgnica dos arquivos;
III) Princpio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivos re-
etem a estrutura, atividades e funes do organismo (entidade coletiva,
pessoa ou famlia) que os criou, em suas relaes internas ou externas;
IV) Princpio da pertinncia ou temtico: conceito que no leva em considera-
o a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassican-
do-os tematicamente (por assunto);
V) Princpio da territorialidade: segundo esse princpio os arquivos pblicos
devem fazer parte do territrio no qual foram criados, devendo, portanto,
a ele pertencer;
VI. Princpio do respeito ordem original ou ordem primitiva: a organizao
constituda pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso
natural com que os documentos foram criados;
VII. Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica: os documentos ou
fundos arquivsticos devem ser conservados sem disperso, subtrao, mu-
tilao, danos ou qualquer tipo de acrscimo/insero indevida;
VII. Princpio do inter-relacionamento: segundo o qual os documentos de arqui-
vo so conexos, ou seja, estabelecem relaes entre si;
IX) Princpio da unicidade: cada documento conserva seu carter nico e exclu-
sivo, pois foi criado para atender determinada necessidade especca na
estrutura organizacional/institucional;
X) Princpio da autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e
conservados segundo normas, tcnicas e processos regulares que garantam
a sua verossimilidade e conabilidade;
XI) Princpio da reversibilidade: princpio segundo o qual todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio.
GEORGE MELO RODRIGUES
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1.3. TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
Acervo Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade cus-
todiadora.
Acesso Possibilidade de consulta a documentos e informaes.
Acessibilidade Condio ou possibilidade de acesso a servios de refern-
cia, informao, documentao e comunicao.
Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando sua
preservao e acesso.
Acumulao Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso
das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia.
Aditamento Informao acrescentada a um documento para alter-lo, ex-
plicando ou corrigindo seu contedo.
Alienao Transmisso formal da custdia ou propriedade de documentos
ou arquivos.
Anexao Juntada, em carter denitivo, de documento ou processo a
outro processo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais
antigo.
Anopistgrafo Documento escrito ou impresso de um nico lado.
Apensao Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar
ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independncia.
Apcrifo Documento de autenticidade no reconhecida.
Apgrafo Cpia manuscrita, de poca, realizada por outro que no o
autor.
Autgrafo 1. Manuscrito do prprio punho do autor, assinado ou no. 2.
Original.
Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece
os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so
atribudos.
Arquivamento 1 Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam
guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina
a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
Braquigraa rea da paleograa que estuda a origem, tipos e evoluo
das abreviaturas.
Carto-janela Carto contendo abertura retangular destinada a receber
fotograma
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Classe Primeira diviso de um plano de classicao ou de um cdigo de
classicao.
Classicao: 1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,
de acordo com um plano de classicao, cdigo de classicao ou quadro
de arranjo. 2. Anlise e identicao do contedo de documentos, seleo da
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir
cdigos. 3. Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus
de sigilo, conforme legislao especca. Tambm chamada classicao de se-
gurana.
Cdice 1. Livro de registro. 2. Conjunto encadernado de manuscritos avul-
sos.
Contencioso arquivstico Litgio quanto propriedade, custdia legal e
ao acesso a arquivos, decorrente, sobretudo, de mudanas de soberania, reor-
ganizao territorial, conitos blicos ou questionamentos quanto jurisdio
arquivstica.
Custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos,
independentemente de vnculo de propriedade.
Data assunto Elemento de identicao cronolgica do assunto de um
documento.
Data crnica Elemento de identicao cronolgica que tem por referen-
cial um calendrio, independentemente da sua data de produo.
Data de acumulao Elemento de identicao cronolgica que leva em
considerao variantes da histria de formao do acervo como herana de
fundos, sucesso arquivstica e aquisies por compra ou doao.
Data de produo Elemento de identicao cronolgica pelo qual se indi-
ca a data em que o documento foi produzido.
Data limite Elemento de identicao cronolgica, em que so indicadas
as datas do incio e do trmino do perodo abrangido por uma unidade de
descrio.
Data tpica Elemento de identicao do local de produo de um docu-
mento.
Depsito 1. Local de guarda de documentos. 2. Entrada de documentos
sob custdia temporria, sem a cesso da propriedade.
Desacidicao Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um
mnimo de 7, com vistas sua preservao.
Desclassicao Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta,
no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
GEORGE MELO RODRIGUES
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Descrio multinvel Descrio que, levando em considerao a estrutura
de organizao de um acervo, permite a recuperao das informaes dos
documentos que o integram em diferentes nveis, do mais genrico ao mais
especco, estabelecendo relaes verticais e horizontais entre eles.
Dossi Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao,
evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
Emenda Adendo, supresso, aglutinao, substituio ou modicao feita
em documento.
Entrada Ponto de acesso de uma unidade de descrio em um ndice.
Foliao Numerao do anverso das folhas de um documento.
Grupo Num plano de classicao ou cdigo de classicao a subdiviso
da subclasse.
Herldica Disciplina que estuda os brases e emblemas.
Indexao Processo pelo qual documentos ou informaes so represen-
tados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperao
da informao.
Instrumento de pesquisa Meio que permite a identicao, localizao ou
consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmen-
te empregada em arquivos permanentes.
Inventrio topogrco Instrumento de controle ou gesto de depsito
destinado a indicar a localizao fsica das unidades de arquivamento nos de-
psitos. Tambm chamado topogrco.
Item documental (pea documental) Menor unidade documental, intelec-
tualmente e sicamente indivisvel, integrante de dossis ou processos.
Juntada Apensao ou anexao de um processo a outro.
Listagem de eliminao Relao de documentos cuja eliminao foi autori-
zada por autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao.
Marginalia Conjunto de anotaes margem de um documento.
Nvel de arranjo Posio dos documentos em uma estrutura hierarquizada
de arranjo.
Nvel de descrio Posio da unidade de descrio na hierarquia do
fundo ou coleo.
Notao Cdigo de identicao que permite a ordenao ou localizao
das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota.
Numismtica Disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e meda-
lhas.
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Opistgrafo Documento escrito ou impresso de ambos os lados.
Patrimnio arquivstico comum Arquivo que constitui o patrimnio arqui-
vstico de duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob
pena de perda de sua integridade.
Planicao Aplainamento mediante presso, de documentos dobrados,
enrolados ou amarrotados.
Prazo de guarda (perodo de reteno ou prazo de reteno) Prazo, de-
nido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que
documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo interme-
dirio, ao m do qual a destinao efetivada.
Prescrio Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos con-
tidos nos documentos.
Quanticao Aferio da quantidade de documentos, de suas unidades
de instalao ou do mobilirio e equipamentos utilizados no armazenamento
dos mesmos.
Recolhimento 1. Entrada de documentos pblicos em arquivos perma-
nentes, com competncia formalmente estabelecida. 2. Operao pela qual um
conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio para o arquivo per-
manente.
Restrio de acesso Limitao do acesso em virtude do estado de conser-
vao, do estgio de organizao ou da natureza do contedo.
Sucesso arquivstica Transferncia da propriedade legal de arquivos, re-
sultante de mudanas da soberania territorial, da diviso administrativa de
estados e municpios ou do direito de sucesso, prprio das pessoas fsicas ou
jurdicas.
Sigilograa Disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e
carimbos. Tambm chamada esfragstica.
Tabela de equivalncia Instrumento que estabelece uma correspondncia
entre notaes diferentes.
Transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente para o arqui-
vo intermedirio.
Transliterao Ao de representar os caracteres, letras ou sinais de um
alfabeto pelos de outro alfabeto.
Unidade de arquivamento Documento(s) tomado(s) por base, para ns de
classicao, arranjo, armazenamento e notao.
GEORGE MELO RODRIGUES
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Velino Pergaminho no, preparado com a pele de animais recm-nascidos
ou natimortos.
Verbete Num instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de des-
crio.
Obs. 1: Desentranhar retirar de processo judicial ou administrativo, pea
ou documento constante dos autos.
Obs. 2: O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica possui atual-
mente mais de 450 termos.
1.4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
1.4.1. Conceituao, evoluo e relao com outras cincias
So os estgios, fases ou ciclos pelos quais passam os documentos desde a
sua criao at o descarte/eliminao ou guarda permanente.
Em regra, o ciclo vital dos documentos de arquivo percorre trs estgios de
evoluo (amadurecimento, grau de importncia), so eles: o arquivo cor-
rente (uso freqente), o arquivo intermedirio (uso no freqente) e por m,
o arquivo permanente (em desuso). A freqncia com que documentos vo ser
utilizados (pela entidade produtora) que vai determinar a sua permanncia
em cada um desses arquivos e, em certos casos, alguns deles so descartados
mesmo na fase corrente, sem ter que, obrigatoriamente, passar pelo arquivo
intermedirio.
Obs.: O documento de arquivo que evolui at a 3 idade (permanente), ali
permanece dado a sua importncia histrica/probatria/informacional, vale
salientar que, se ele no fosse imprescindvel para a entidade poderia ser des-
cartado tanto na fase corrente quanto na intermediria.
Vejamos como exemplo a publicao de uma C. I. (comunicao interna)
com o objetivo de orientar funcionrios de um determinado setor de uma em-
presa sobre a utilizao de um novo programa de cadastro de clientes. De incio
teramos uma utilizao freqente (corrente) desta comunicao interna at
que todos os funcionrios tomassem conhecimento do seu teor, com o passar
do tempo um ou outro funcionrio ainda a utilizaria com menos freqncia (in-
termedirio) para sanar algumas dvidas. Por m, ningum mais a consultaria
(em desuso), no tendo, portanto, necessidade da sua permanncia no setor,
ou seja, seria descartada ou arquivada denitivamente (permanente), caso fos-
se necessrio.
63
CAPTULOS I E II
Q0rs1rs
C4rzuos I r II
SUMRIO 1. Questes de concursos com gabarito comentado 2. Questes de concursos 3.
Questes elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exerccios de memorizao 4. Gabarito;
4.1. Questes de concursos; 4.2. Questes elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exerc-
cios de memorizao.
1. QUESTES DE CONCURSOS COM GABARITO COMENTADO
01. (FCC Tcnico Judicirio rea Administrativa - TRE-CE/ 2012) Relatrios, programas
e projetos so exemplos de
(A) suportes fsicos.
(B) fundos arquivsticos.
(C) espcies documentais.
(D) tcnicas de registro.
(E) gneros documentais.
COMENTRIOS
Alternativa correta: c. Na doutrina e no Dicionrio brasileiro de Terminologia
Arquivstica D.T.A., 2005, encontramos a denio do termo apresentado para a
resoluo da questo. Espcie documental a congurao que assume um docu-
mento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
Bellotto, 2004.
02. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) Os arquivos originrios de uma
instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem
aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da
(A) integridade.
(B) inalienabilidade.
(C) provenincia.
(D) autonomia.
(E) reintegrao.
COMENTRIOS
Alternativa correta: c. Princpio da provenincia, procedncia ou de respeito
aos fundos (respect des fonds) o princpio segundo o qual, os arquivos devem ser
organizados por fundos ou ncleos de uma mesma fonte produtora/geradora, no
devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes.
GEORGE MELO RODRIGUES
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03. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) O arquivo corrente distingue-se
dos arquivos das demais fases por
(A) contar com maiores recursos de automao.
(B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio.
(C) car sob o controle da alta cpula administrativa.
(D) dispor de documentos em melhor estado de conservao.
(E) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional.
COMENTRIOS
Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos so consultados
frequentemente, pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo
Intermedirio, embora sejam, ainda, objeto de consulta, a mesma no ocorre
com tanta freqncia. J no Arquivo Permanente, encontram-se documentos que
possuem valor secundrio, ou seja, no so utilizados para a nalidade para qual
foram criados.
04. (CONSULPLAN/Analista Judicirio Arquivologia/TSE/2012) O conjunto de documentos
que pertence a duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob
pena da perda de sua integridade fsica e orgnica, denomina-se patrimnio
(A) aquivstico.
(B) aquivstico comum.
(C) aquivstico coletivo.
(D) aquivstico compartilhado.
COMENTRIOS
Alternativa correta: b. Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arqui-
vstica, patrimnio arquivstico comum, o arquivo que constitui o patrimnio arqui-
vstico de duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob pena
de perda de sua integridade.
05. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 1 Regio/2011) A correspondncia entre
diferentes notaes dos mesmos documentos feita por meio
(A) do quadro de arranjo.
(B) do termo de eliminao.
(C) da relao de comparao.
(D) da tabela de equivalncia.
(E) do registro de autoridade.
COMENTRIOS
Alternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalncia um instru-
mento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. Ela reete
a relao de igual valor entre as antigas e as novas notaes, tendo em vista, alte-
raes no sistema de arranjo. tambm conhecida como tabela de concordncia.
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CAPTULOS I E II
06. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Quando h necessidade de se reclassicar
os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a
classicao original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Correta: Segundo a doutrina, o princpio da pertinncia no leva em conside-
rao a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassicando-os
tematicamente (por assunto/tema).
07. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento
do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite
documental.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Errada: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, destina-
o, so atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que so
movimentados/consultados frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcio-
nal/administrativo.
08. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos rgos
pblicos devem atender, especialmente, s necessidades das administraes a que
esto associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Correta: No s os arquivos permanentes dos rgos pblicos como tambm
dos rgos particulares, devem atender s necessidades das respectivas admi-
nistraes, dado o valor histrico, probatrio e testemunhal das informaes dos
documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispen-
sveis para os respectivos rgos, pois se no assim no fosse, seriam descartados
ou eliminados.
09. (CESPE/Analista Administrativo Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado no
pode, em nenhuma hiptese, receber documentos aps a extino da pessoa jur-
dica ou o falecimento da pessoa fsica.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Errada: Documentos pertencentes a um rgo/empresa extinta ou a uma
pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela rela-
cionada caso a produo de tais documentos tenha ocorrido durante o perodo de
sua existncia (quando se encontravam em plena atividade).