NOES DE

ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
DE ARQUIVOLOGIA
O arquivo da instituio funcionar como o guardio das
informaes ali existentes. Assim, para entendermos o
conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos
bsicos que integram a rea: informao, suporte e
documento.
Informao: pode ser definida como idia ou conhecimento.
Suporte: meio no qual a informao registrada.
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a
informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no
o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como
suportes bastante utilizados. Com o avano de novas
tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero
de instrumentos capazes de servir de suporte para a
informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos
destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.
Documento: toda informao registrada em um
suporte material, suscetvel de consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.

No momento em que o homem registra sua idia em
um suporte, d origem a um documento.
Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA,
assim definiu:
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer
de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros.
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo
(...) a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de
sua atividade, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando a utilidade que poder ao oferecer no
futuro.
Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a
reunio de documentos conservados, visando utilidade que
podero oferecer futuramente", destacando que, "para ser
funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado,
organizado e mantido de acordo com as necessidades
inerentes ao setores" e que "para realizar o trabalho de
arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do
arquivo que lhe ser entregue" .
Desse conceito, importante destacar:
1) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela
instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma;
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados
suportes e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico,
audiovisual etc.), ao contrrio da idia bsica de que
documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e
em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, tm seu
suporte alterado plos arquivos, visando garantir a permanncia
das informaes ali depositadas (processo de microfilmagem,
mudana de mdia de documentos digitais etc.);
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades,
podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma
caracterstica chamada organicidade, que significa que o
mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela
instituio, de forma que o mesmo servir de prova das
transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os
documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das
atividades realizadas por aquele rgo.
IMPORTNCIA DO
ARQUIVO
A importncia do arquivo para a instituio est
ligada ao aumento expressivo do volume de
documentos que a mesma se utiliza no exerccio de
suas atividades e a necessidade de se
estabelecerem critrios de guarda e de eliminao
de documentos, quando estes j no so mais teis
para a organizao.
A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas
permite no apenas a localizao eficiente da
informao desejada, mas tambm a economia de
recursos para a instituio.
FINALIDADE DO ARQUIVO
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1) Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando
para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e
eficiente;
2) Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas
adequadas de acondicionamento, levando em considerao
temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar
os mesmos;
3) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de
documentos plos diversos setores da instituio, de forma a
atender rapidamente demanda pelas informaes ali
depositadas.
Alm destas funes principais, podemos destacar outras, de
relativa importncia, como a expedio da correspondncia,
criao dos modelos para documentos e criao das normas de
gesto documental da instituio.
Para alcanar estes objetivos, necessrio
que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
1) contar com pessoal qualificado e em nmero
suficiente;
2) estar instalado em local apropriado;
3) dispor de instalaes e materiais adequados;
4) utilizar sistemas racionais de arquivamento,
fundamentados na teoria arquivstica moderna;
5) contar com normas de funcionamento:
6) contar com dirigente qualificado, preferencial,
mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos
mesmos, formado em Arquivologia.
Observa-se, portanto, que o
arquivamento no consiste apenas em
guardar documentos, mas servir de
fonte de pesquisa para toda a
administrao, servindo de base para
eventuais tomadas de decises.
DISTINO ENTRE ARQUIVO,
MUSEU E BIBLIOTECA
Embora arquivo, museu e biblioteca
tenham a mesma finalidade (guardar
e permitir o acesso aos documentos),
seus objetivos so diferentes, tendo
em vista os tipos documentais de que
cada instituio trata.
Poderamos assim definir cada
instituio:
Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou
recebidos por uma instituio ou pessoa, no
exerccio de sua atividade, preservados para
garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria
impresso e no produzido pela instituio em que
est inserida, de forma ordenada para estudo,
pesquisa e consulta. Normalmente, constituda de
colees temticas e seus documentos so
adquiridos por meio de compra, doao ou permuta,
diferentemente dos arquivos, cujos documentos so
produzidos ou recebidos pela prpria instituio.
Museu: uma instituio de interesse pblico, criada
com a finalidade de conservar, estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos
de valor cultural.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem
finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e
dos museus essencialmente cultural, embora o
arquivo tambm possa adquirir, com o tempo,
carter cultural, a partir de carter histrico que
alguns de seus documentos podem adquirir.
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo so
produzidos em uma nica via ou em limitado
nmero de cpias, enquanto que os documentos
das bibliotecas so produzidos em numerosos
exemplares, de forma a atender suas
necessidades.
CLASSIFICAO DOS
DOCUMENTOS
Quanto ao Gnero
Quanto ao gnero, os documentos so classificados
segundo a forma em que a informao foi registrada
no mesmo.
Podemos destacar:
1) Documentos textuais: documentos cuja informao
esteja era forma escrita ou textual.
Ex: contratos, atas, relatrios, certides.
2) Documentos iconogrficos: documentos cuja
informao esteja em forma de imagem esttica.
Ex.: fotografias (que mais especificamente podem
ser chamadas de documentos fotogrficos),
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.
3) Documentos audiovisuais: documentos cuja informao
esteja em forma de som e/ou imagem em movimento.
Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo
de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja
informao est em forma de som) e os filmogrficos
(cuja informao est representada por um filme).
4) Documentos informticos ou digitais: documentos que
necessitem do computador para que sejam lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
5) Documentos cartogrficos: documentos que representem,
de forma reduzida, uma rea maior.
Ex.: mapas, plantas e perfis (tipo de planta) .
6) Documentos microgrficos: documentos em microformas.
Ex: microfilmes e microfichas.
importante destacar que o fato de um
documento estar inserido em um dos tipos
acima no exclui a possibilidade de o
mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns
documentos possuem caractersticas que
lhe permitem figurar em dois ou mais tipos
de documentos. Uma fotografia gravada
cm um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo
tempo que um documento digital,
tambm um documento fotogrfico e,
ainda, um documento iconogrfico.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos
so estudados, eles podem ser classificados
segundo:
1) as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);
2) a natureza dos documentos (especial ou
especializado);
3) aos estgios de sua evoluo (corrente,
intermedirio e permanente);
4) a extenso de sua atuao (setorial e central).
Classificao segundo as entidades mantenedoras
Os arquivos podem ser classificados segundo a
instituio em que estejam inseridos da seguinte
forma:
Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades
de carter pblico, seja na esfera federal, estadual
ou municipal.
Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So
Paulo e arquivo do Senado Federal.
Arquivos privados: so aqueles mantidos por
instituies de carter particular.
Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas
Americanas e arquivo da Rede Globo.
Classificao segundo a natureza dos
documentos
Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele
que tem sob sua guarda documentos de tipos
diversos - iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais
- ou de suportes especficos - documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme - e
que, por esta razo, merece tratamento especial no
apenas no que se refere ao seu armazenamento,
como tambm ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc.
Arquivo especializado: aquele que guarda
documentos de determinado assunto especfico,
independentemente da forma fsica que apresentam,
como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos
jornalsticos e os arquivos de engenharia.
EXERCCIOS:
Coloque V para verdadeiro e F para falso.

( ) Os documentos podem servir de prova de
transaes realizadas.
( ) O conjunto de documentos mantidos sob a
guarda de um arquivo denominado acervo.
( ) Um arquivo tem como funo principal
tornar disponvel as informaes contidas no
acervo documental.
( ) A principal finalidade dos arquivos servir
administrao, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base para o
conhecimento da histria.

( ) O arquivo, cujo principal objetivo ser um
instrumento de apoio administrao,
constitui com o decorrer do tempo, base do
conhecimento da histria da instituio a que
pertence.
( ) O arquivo produzido com objetivos
culturais
( ) Os documentos nos arquivos existem em
numerosos exemplares.
( ) Um arquivo formado por documentos
produzidos e(ou) recebidos a partir das
atividades desenvolvidas por uma instituio
pblica ou privada.

( ) Os documentos de um arquivo so
colecionados de fontes diversas, adquiridos
por compra ou doao.
( ) Quanto natureza dos documentos,
denomina-se arquivo especial o tipo de
arquivo que guarda documentos com formas
fsicas variadas e que necessitam de
armazenamento, registro, acondicionamento
e conservao sob condies especiais.
( ) As fotografias em um arquivo so
classificadas, quanto ao gnero, em
documentos iconogrficos.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas
ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento
corresponder forma que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao futura.
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois
grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca do documento
feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o
documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um
cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Podemos identificar como os mtodos mais
comumente utilizados para se organizar arquivos
ou fichrios os seguintes:
1) mtodo alfabtico (organiza a partir de nomes);
2) mtodo numrico, que se divide em: numrico
simples (organiza por um nmero relativo ao
documento), cronolgico (organiza por data) ou
dgito-terminal;
3) mtodo geogrfico (pelo local de produo);
4) mtodo ideogrfico (pelo assunto do documento).
Mtodo Alfabtico
o mtodo que utiliza um nome existente no
documento para organiz-lo de forma
alfabtica, utilizando-se desse mesmo
nome para localizar o referido documento,
quando necessrio. A ordenao alfabtica
utiliza todas as letras do nome, a fim de
diferenciar os documentos que comeam
com as mesmas letras.
O mtodo alfabtico um mtodo direto.
pois no exige a adoo de ndice para que
o documento seja localizado. A busca se d
diretamente no documento.
1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus
empregados, utilizou o mtodo alfabtico (organizao a
partir dos nomes dos mesmos). Para tanto, foram
organizados os seguintes nomes:
I - Alfredo Maia Rodrigues
II - Severino Alves dos Santos Jnior
III - Joaquim Pereira da Boa Morte
IV - Maurcio Soares Filho
V - Maria Alves Villas Boas
VI - Fernanda Moreira Aguiar

A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima
expostos?
a) I VI III V IV II
b) VI V IV II III I
c) II V I VI III IV
d) VI III I II IV V
e) I II III IV V VI
2) No escritrio de contabilidade, "O Contador" organizou as
pastas referentes a seus clientes utilizando-se do mtodo
alfabtico (por nome das empresas). Foram organizadas as
seguintes pastas:
I - Supermercado Barato
II - A Feminina
III - Curso Aprovao
IV - O Globo
V - Madeireira Cupim

A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima
expostos?
a) III I V II IV
b) II III V IV I
c) III II IV V I
d) I II III IV V
e) V IV III II I
3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo
relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos
referidos eventos, utilizando-se do mtodo alfabtico.
Dessa forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
eventos:
I - Primeiro Seminrio de Arquivologia
II - 3 Simpsio de Biblioteconomia
III - XV Congresso de Direito
IV - Quinto Encontro de Contadores do DF
V - 75 Curso de Medicina Alternativa
A seu ver, qual seria a ordem correta dos eventos acima
expostos?
a) I II IV III V
b) I II IV III V
c) III I IV V II
d) III V IV I II
e) V IV III II I
Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a algumas,
chamadas regras de alfabetao, e que so as
seguintes:

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o
ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplos:
Frank Menezes
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Arajo da Silva

Arquivam-se:
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Obs.: quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplos:
Carmem Corra Miranda
Fbio Corra Miranda
Daniele Firme Miranda
Veneza Firme Miranda

Arquivam-se:
Miranda, Carmem Corra
Miranda, Daniele Firme
Miranda, Fbio Corra
Miranda, Veneza Firme
2. Sobrenomes compostos de um substantivo
e um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam, quando transpostos para o incio.
Exemplos:
Joaquim da Boa Morte
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:
Boa Morte, Joaquim da
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa,
Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo, ou
seja, quando transpostos, devem ser
acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplos:
Ricardo Santa Rita
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo

Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.
Exemplos:
E. Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva

Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
5. Os artigos e preposies, tais como a, o,
de, d', da, do, e, um, uma, no so
considerados.
Exemplos:
Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d'
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva

Arquivam-se:
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos

Observe que a partcula dos no foi
considerada no momento em que os nomes
foram organizados.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na
ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
que os antecedem.
Exemplos:
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao.
So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplos:
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emerson Pontes
Doutor Raimundo Torres

Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)
8. Os nomes estrangeiros so
considerados pelo ltimo sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais
Exemplos:
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler

Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases
de lngua espanhola) so registrados pelo
penltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao
sobrenome de famlia do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais - japoneses,
chineses e rabes - so registrados
como se apresentam.
Exemplo:
Li Yutang (chins)
Osama Bin Laden (rabe)
Sasazaki Yonoyama (japons)

Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam,
no se considerando, porm, para fins de ordenao, os
artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
Antnio Silva & Cia.
The Washington Post
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas

Arquivam-se:
Antnio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Embratel
Pas (El)
Washington Post (The)
12. Nos ttulos de congressos, conferncias,
reunies, assemblias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3 Curso de Cincias Contbeis

Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Mtodo Numrico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em um
documento o seu nmero, a escolha deve recair sobre o
mtodo numrico simples.

Neste mtodo, para cada documento atribudo um nmero, a
partir do qual sero organizados os documentos. Como no
momento da busca a procura acontecer a partir de um
nome; este mtodo exige a adoo de um ndice alfabtico,
tambm chamado de onomstico, que permitir identificar o
nmero de cada documento e, assim, possibilitar sua
localizao. Os mtodos que se utilizam de ndices so
chamados de indiretos.

Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas
funcionais, quando utilizada a matrcula do funcionrio ou
ainda o arquivamento de contratos, quando estes so
organizados por seus nmeros.
Mtodo Numrico-Cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se
por base uma data, que, em geral, mas no
necessariamente, a data de produo do documento ou o
perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se
arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos,
balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que
estas j foram agrupadas por credor/devedor.

Podemos citar como exemplo de utilizao do mtodo
numrico-cronolgico a organizao de pronturios
mdicos feita por instituies de sade que; normalmente,
se utilizam da data de nascimento do paciente, informao
esta que ser necessria quando da localizao dos
referidos documentos.
Mtodo Numrico-Dgito-Terminal
Algumas instituies, ao organizar seus documentos a partir de
nmeros a eles atribudos, deparam-se com o seguinte problema:
muitas vezes tais nmeros so extremamente grandes e difceis de
se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do
documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal.
Este mtodo consiste em decompor o nmero do documento de tal
forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos
dgitos. Vejamos o exemplo a seguir:
Nmero do documento: 834695
Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95.
Este documento ser arquivado na pasta relativa queles terminados
em 95. Nesta pasta, como todos terminaro em 95, os documentos
sero organizados a partir dos dois dgitos imediatamente
anteriores (no caso, 46).
Este mtodo apresenta como vantagem maior rapidez na localizao
dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se
trabalhar com nmeros difceis de serem memorizados.
Mtodo Geogrfico
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor
em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de
uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo
intermedirio, organize os documentos separando-os por cidade,
quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que est
localizada a filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo
geogrfico. Recomenda-se que, em caso de organizao de nomes
de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em seguida,
por ordem alfabtica das demais cidades.
Exemplo:
Pasta do estado de Minas Gerais:
- Belo Horizonte
- Araguari
- Juiz de Fora
- Uberaba
- Uberlndia
Note que a primeira cidade do arquivo foi Belo Horizonte, por ser a
capital, ainda que no fosse a primeira numa ordem alfabtica.
J no caso de cidades de estados diferentes
organizados sob uma mesma pasta/gaveta, h que
se observar somente a ordem alfabtica das
cidades, sem a preocupao da precedncia das
capitais com relao s demais cidades. No
entanto, h que se destacar, entre parnteses, ao
final de cada cidade, o estado a que esta pertence,
pois comum a existncia de mais de uma cidade
com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
- Anpolis (Gois)
- Belm (Par)
- Campinas (So Paulo)
- Campinas (Tocantins)
- Fortaleza (Cear)
- Guarulhos (So Paulo)
- Lages (Santa Catarina)
- So Paulo (So Paulo)
Nos casos em que a organizao geogrfica tenha
como objeto a separao de cidades
pertencentes ao mesmo pas, deve-se observar
a precedncia da capital em relao s demais,
cidades, que viro ordenadas alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
- Washington
- Chicago
- Dallas
- Los Angeles
- New York
- San Francisco
Mtodo Ideogrfico (por Assunto)
O mtodo ideogrfico aquele que separa os
documentos por assunto.
Uma vez identificados os assuntos, estes podem
ser aplicados levando-se em considerao seus
nomes ou nmeros a eles atribudos. Desta
forma, veremos que o mtodo ideogrfico pode
ser alfabtico ou numrico. Estes, por sua vez,
separam-se em dicionrio ou enciclopdico, no
caso dos alfabticos e decimal ou duplex, no caso
dos numricos. Em qualquer tipo, o mtodo
ideogrfico caracteriza-se por ser indireto, pois
exige a adoo de um ndice alfabtico que
permita localizar o documento desejado.
Suponha que determinada empresa
identificou como assuntos passveis de
existncia de documentos em seus
arquivos os seguintes temas:
- Frias
- Abono
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Controle de estoque
- Admisso de pessoal
- Demisso de pessoal
- Salrios
- Compra de material
Aplicando-se o mtodo ideogrfico alfabtico
dicionrio, os temas seriam organizados
levando-se em considerao apenas sua
ordenao alfabtica, como seria feito num
dicionrio, da sua denominao. Desta forma, a
organizao seria a seguinte:
- Abono
- Compra de material
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Controle de estoque
- Demisso de pessoal
- Frias
- Salrios
No mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico, no
entanto, os assuntos sero agrupados sob ttulos gerais,
sendo estes ltimos organizados alfabeticamente.
Assim, os assuntos sero organizados hierarquicamente
dentro de cada rea. Veja o exemplo abaixo a partir dos
assuntos j apresentados.
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
PESSOAL
Abono
Demisso de pessoal
Frias
Salrios
Observe que os assuntos foram agrupados hierarquicamente
dentro de cada ttulo geral, que, por sua vez, foram
organizados alfabeticamente. Cada assunto poder, por sua
vez, ser subdivido em subtemas, caso seja necessrio.

A fim de facilitar o arquivamento, o mtodo ideogrfico
poder ser utilizado a partir de cdigos atribudos a cada
assunto, caso em que estaro presentes os mtodos duplex
ou decimal.

Em ambos os casos, os assuntos sero organizados em ttulos
gerais, dentro dos quais estaro presentes, de forma
hierarquizada, os assuntos especficos, a exemplo do
mtodo enciclopdico visto anteriormente. A diferena
bsica entre os mtodos duplex e o decimal reside no fato
de que, enquanto o mtodo duplex permite a criao de
infinitas classes, o mtodo decimal limita a criao das
classes a 10.
No exemplo em questo, poderamos exemplificar
a utilizao do mtodo duplex:
1 - FINANCEIRO
1 - 1 Contas apagar
1 - 2 Contas a receber
2 - MATERIAL
2 - 1 Compra de material
2 - 2 Controle de estoque
3 - PESSOAL
3 - 1 Abono
3 - 2 Demisso de pessoal
3 - 3 Frias
3 - 4 Salrios
No mtodo decimal, que divide cada assunto em at 10
classes derivadas, e cada uma destas poder ser
dividida em, no mximo, mais 10, sucessivamente, de
acordo com a necessidade de cada instituio.
020 - Pessoal
022 - Aperfeioamento e treinamento
022. 1 - Cursos
022. 12 - Promovidos por outras instituies
022. 121 - No Brasil
022. 122 - No exterior

EXERCCIOS:
Coloque V para verdadeiro e F para falso.

( ) O mtodo alfabtico um dos mtodos de
arquivamento de documentos e tem o nome
como principal elemento a ser considerado.
( ) mtodo geogrfico de arquivamento de
documentos o mtodo indicado quando o
principal elemento a ser considerado em um
documento a procedncia.
EXERCCIOS:
2) Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opo
em que todas as propostas esto adequadas a este tipo de
arquivamento.
a) Barbosa, Antnio Augusto; Cardoso, Pedro Henrique de Arajo;
Ferreira, Joo Batista; Ferreira, Jos de Arimatia; Neto, Afonso
de Almeida Costa
b) Bernardes, Professor Carlos Augusto; Campos, Professor Diogo de
Lima; Rangel, Coordenador Felipe Bernardes; Rangel, Professor
Eduardo de Almeida; Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva
c) Branco, Carlos Alberto Castelo; Carneiro, Patrcia de Souza;
Oliveira, Fernando Afonso; Pereira, Maria Adelaide; Queiroz, Joo
Carlos de Souza
d) Brochado, Marcos Andr; Gonalves, Ricardo Andr de Assis;
Ramalho, J. Pedro; Ramalho, Joo Batista; Silva, Pedro Antnio da

EXERCCIOS:
3) Assinale a opo em que a aplicao das regras de alfabetao
est correta.
a) Branco, Roberto Castelo; Lobo, Jos Santos; Rosa, Carlos
Monte
b) Almeida, Jos de; Andrade, Ronaldo d; Souto, Arnaldo de
c) Cristo, Alberto Santo; Paulo, Antnio So; Rita, Carlos Santa
4) De acordo com as regras de alfabetao, utilizadas em
ndices onomsticos,assinale a opo correta.
a) Antnio de Almeida Jnior tem precedncia sobre Antnio de
Almeida Filho.
b) Companhia Construtora Alencar tem precedncia sobre lvaro
Ramos & Companhia.
c) Joo Santa Cruz tem precedncia sobre Joo Santo Amaro.
d) Antnio Rivadvia tem precedncia sobre Lus Rio Verde.
e) Vicenta Corts Alonso tem precedncia sobre Ramn Alberch i
Fugueras.

EXERCCIOS:
4) Coloque os nomes seguindo as regras de alfabetao correta.

Alexandre Nunes Silva
Marconi Andrade da Silva
Thas Diniz
Welton Nogueira
Alexandre Rodrigues Teixeira Jnior
Raza Dutra do Carmo
Eugnia Oliveira da Silva
Thais Romano Silva
Ernane Ferreira Filho
Marcela Santa Cruz
Camilo Castelo Branco
Pedro Paulo Barbosa Neto
Como Determinar o Mtodo o ser Aplicado
Apesar de existirem vrias formas de se organizar
documentos, no possvel identificar determinado
sistema como sendo o mais adequado, sem antes
conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o
melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente das caractersticas dos documentos em
questo. Determinados tipos de documentos, se
organizados com mtodos inadequados, dificilmente
sero localizados no futuro.

O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela
natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade, podendo a instituio adotar
quantos mtodos forem necessrios para bem organizar
seus documentos.
Tome como exemplo o arquivamento de notas
fiscais por uma grande rede de
supermercados. Se o arquivista tomasse por
base apenas o documento, indicaria talvez o
mtodo numrico simples como soluo para o
bom acondicionamento desses documentos.
Ocorre que, ao se levar em considerao a
estrutura da entidade, poder-se-ia separar as
referidas notas por unidade que produziu o
documento (mtodo geogrfico); dentro de
cada unidade, essas notas poderiam ser
separadas por tipo de produto (mtodo
ideogrfico) e, ainda, dentro de cada produto,
por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e
pela data de expedio da referida nota
(mtodo numrico-cronolgico).
Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos
forem necessrios para bem ordenar seus
documentos, podendo inclusive combinar os mtodos
entre si, procurando melhor organizar sua
documentao.
A utilizao da guia-fora, quando da busca do
documento, facilitar sobremaneira o controle de
sada dos documentos que, porventura, tenham sido
emprestados.
Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o
profissional de arquivo anota os dados do documento
e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do
documento emprestado, de forma a identificar a
sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao
seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a
servir de base para um levantamento estatstico das
atividades do arquivo.
O curso preparatrio para concursos, com sede em Braslia-DF e
filiais em Goinia-GO, Belo Horizonte-MG e Cuiab-MT, contratou
empresa especializada em organizao de arquivos para tratar de
parte de seu acervo, constitudo basicamente por contratos. Aps
anlise da documentao, a empresa optou por organizar da
seguinte forma:
1) Separar os contratos por unidades produtoras dos contratos (utilizou-
se, portanto, o mtodo geogrfico de arquivamento).
2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se organizar os contratos
por ano de produo, de forma a identificar os documentos mais
antigos e facilitar a eliminao destes, quando cumpridos os prazos
expressos na tabela de temporalidade da instituio (utilizou-se,
neste caso, o mtodo numrico-cronolgico).
3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados por curso (contratos
para o curso do MEC, da Polcia Federal etc). Verifica-se a a
utilizao do mtodo ideogrfico (por assunto).
4) Para cada curso, observou-se a existncia de vrias turmas,
identificadas por nmero (turma 1, 2, 3 etc). Ao separar os contratos
por turma, utilizou-se o mtodo numrico simples.
5) Em cada turma, a organizao foi feita por ordem alfabtica
utilizando-se, para tanto, dos nomes dos alunos. Nota-se a a
utilizao do mtodo alfabtico.
MICROFILMAGEM
Como foi visto anteriormente, os documentos de
arquivo se apresentam em diversos tipos de
suporte (papel, CD, disquete etc.). Ocorre que,
eventualmente, h a necessidade de se alterar o
suporte de determinados documentos, de forma a
garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As
principais tcnicas de atualizao de arquivo
(mudana de suporte) so a microfilmagem e a
digitalizao.
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma
cpia do documento em formato microgrfico
(microfilme ou microficha).
Microfilme
A adoo da microfilmagem exigir da instituio
equipamentos que permitam ler tais documentos,
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a
gerao de uma cpia em papel do documento
microfilmado,
A primeira e mais importante razo para justificar o
uso do microfilme a economia de espao. O
microfilme uma imagem reduzida de uma forma
maior; portanto o tamanho extraordinariamente
reduzido da imagem de um documento qualquer.
Essa reduo de espao garantida
pelo valor legal do microfilme, que
significa que o mesmo possui o mesmo
valor do documento original em papel,
que serviu de base para sua criao, e
poder substitu-lo nos casos em que
no tiver valor histrico.
CICLO VITAL DOS
DOCUMENTOS
A Arquivologia adota a chamada Teoria das
trs idades ou Ciclo vital dos documentos
para classificar os estgios ou fases pelas
quais passam os documentos dentro da
instituio (corrente, intermediria e
permanente).
1) "Arquivo de primeira idade ou corrente,
constitudo de documentos em curso
(emprestados a outros setores com relativa
freqncia) ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties
que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso" . Por
documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a
qual foram criados, o que no quer dizer que,
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo.
2) "Arquivo de segunda idade ou intermedirio,
constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos
que os receberam e os produziram podem ainda
solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou
retomar um problema novamente focalizado. No
h necessidade de serem conservados prximos
aos escritrios. A permanncia dos documentos
nesses arquivos transitria. So por isso tambm
chamados de limbo ou purgatrio". Cabe destacar
que o termo ARQUIVO MORTO, bastante
utilizado na prtica das instituies, no aceito
pela teoria arquivstica, por se tratar de termo
pejorativo que, de certa forma, desvaloriza a rea
arquivstica.
3) "Arquivo de terceira idade ou
permanente, constitudo de documentos
que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em
razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes
so os arquivos propriamente ditos, pois
ali os documentos so arquivados de
forma definitiva".
So classificados como permanentes os
documentos:
1) que revelam a origem e a constituio da
instituio;
2) que mostram como a instituio
funcionou ao longo do tempo;
3) normas e regulamentos;
4) demais documentos que se
caracterizem como histricos para a
instituio.
Para entender o funcionamento do ciclo vital,
torna-se necessrio compreender alguns
termos tcnicos da Arquivologia, como a
valorao, prazo de guarda e destinao
final dos documentos.
Valorao dos Documentos
Basicamente, o documento guardado pela
instituio enquanto o mesmo possuir valor
para a mesma, e esse valor, quando existir,
se apresentar em uma das seguintes
formas: administrativo ou histrico.
Valor administrativo: o valor administrativo,
tambm chamado de primrio, refere-se ao
valor que o documento apresenta para o
funcionamento da instituio. o valor pelo qual
o documento foi criado (todo documento nasce
com um objetivo administrativo) e por isso est
presente em todo documento quando de sua
criao. um valor temporrio, ou seja, todo
documento, em determinado momento de sua
existncia, perder seu valor administrativo
quando atingir todas as finalidades que se
possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituio. Este valor
tambm chamado, por alguns autores, de
valor funcional, em virtude de suas
caractersticas.
Valor histrico: o valor histrico, tambm
chamado de secundrio, refere-se
possibilidade de uso dos documentos para
fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, uma vez
que, passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informao para terceiros e
para a prpria administrao. O
documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor
histrico, e uma vez tendo-o adquirido,
este se torna definitivo, ou seja, o
documento jamais o perder.
Enquanto o documento tiver valor administrativo
(primrio), ele ser arquivado em uma instituio
que aplique a Teoria das 3 Idades nas fases
correntes ou intermediria. Quando perde o
valor administrativo, o documento pode ser
eliminado, desde que no adquira valor histrico
(secundrio), ou ser recolhido fase
permanente, quando adquirir este valor. Uma vez
que o valor histrico definitivo, podemos
concluir que o documento histrico, tambm
chamado de documento permanente ou
documento de 3 idade, jamais ser eliminado
ou destrudo.
Prazo de Guarda dos
Documentos
Prazo de guarda: o perodo em que o documento deve
ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio.
O prazo de guarda vincula-se determinao do
valor do documento, de acordo com os seguintes
fatores:
1) freqncia de uso das informaes contidas nos
documentos;
2) existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio
legal de documentos (prazos prescricionais)
3) existncia de outras fontes com as mesmas informaes
(documentos recapitulativos);
4) necessidade de guarda dos documentos por precauo, em
virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar
arquivado na fase corrente ser chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda corrente e,
naturalmente, o perodo definido para o mesmo
na fase intermediria ser o prazo de guarda
intermediria.
O termo prazo de guarda, quando no houver
explicitao de fase, ser, portanto, a soma das
duas fases em questo. No h que se falar em
prazo de guarda permanente, uma vez que, na
3 fase, no h prazo de guarda, o documento
guardado de forma definitiva.
Destinao Final dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado
sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo
tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do
documento poder ser: eliminao ou guarda permanente.
1) Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou
2) Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.
Convm destacar que, na eliminao, os processos mais indicados so a
fragmentao e a reciclagem. O processo de incinerao, por no ser
ecologicamente correto, deve ser evitado.

1) Quanto tempo um documento dever permanecer na fase
corrente?
2) Quando o documento sair da fase corrente para a fase
intermediria?
3) Como saber se o documento tem ou no valor histrico?
Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de avaliao
dos documentos e que determina o prazo de
guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediria (perodo em que o mesmo ser
guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento
para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma
Comisso chamada de Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos ou Comisso de
Anlise de documentos e ser aprovada por
autoridade competente do rgo para que possa
ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever
contemplar o conjunto de documentos existentes
na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela
de Temporalidade, eventuais alteraes ou
incluses devero ser submetidas Comisso que
a criou, a fim de serem novamente avaliadas.
Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo
para as fases corrente e intermediria, bem
como a destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente). Portanto,
no h prazo de guarda padro nem mximo para
os documentos nas fases corrente e
intermediria; cada documento ter seu prprio
prazo, de acordo com o estabelecido pela
Comisso de Anlise quando da elaborao da
tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de
Temporalidade, com alguns dados hipotticos
Cd. Assunto do Documento Prazo de Guarda Destinao Final
Corrente Intermedirio
031.1 Requisio de Material 2 anos - Eliminao
023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminao
045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente
010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente
Os prazos acima variaro de acordo com o
documento, podendo haver documentos com
maior ou menor prazo de guarda nas fases
corrente e intermediria, bem como
documentos destinados eliminao e guarda
permanente. Em geral, documentos que
demonstram a origem da instituio, bem como
a forma como esta funciona (normas,
regulamentos e outros) tm carter histrico e
sero preservados na fase permanente,

Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por
tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na
Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao.
A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua
destinao:
1) eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja
operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a
efeito manualmente ou atravs de trituradoras.
2) transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio,
acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinao final;
3) recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente.
Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao
da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso
pblico. No arquivo permanente, o tratamento tcnico dos
documentos feito por conjuntos documentais, denominados
fundos, que podero ser subdivididos em sries e subsries.
Destaque para as seguintes informaes:
1) Todo documento ser criado na fase corrente;
2) A fase corrente ser composta plos arquivos setoriais,
localizados nos prprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de
arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos
podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da
instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase
intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente);
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os
documentos podero, de acordo com a Tabela de
Temporalidade da instituio, serem eliminados ou
recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos histricos sero recolhidos fase
permanente, onde jamais sero eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo
vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira
(permanente);
Tipos de Arquivos
Correntes
Os arquivos correntes so aqueles que guardam os
documentos mais recentes e freqentemente
consultados. Por isso, tais documentos devem estar
localizados nos prprios setores em que os mesmos
foram produzidos/recebidos ou prximos a estes.
A instituio optar pela centralizao (utilizao do
arquivo central) ou no (utilizao dos arquivos setoriais)
destes arquivos, de acordo com as caractersticas de
funcionamento da empresa. Independentemente da
centralizao, as normas e atividades de controle e
orientao devem, necessariamente, ser centralizadas, a
fim de evitar a aplicao de critrios diferenciados no
modo como funcionaro os arquivos da mesma instituio.
Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos
prprios setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito
utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente,
arquivos correntes.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se
destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos setores que integram a
estrutura de uma instituio, funcionando como
extenso daqueles. No funcionamento do arquivo
central, devem ser tomadas medidas especiais
para controle dos documentos emprestados aos
setores, como a identificao dos funcionrios
solicitantes, de seus respectivos setores de
trabalho e da data de emprstimo dos
documentos.
AVALIAO DE
DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de
guarda nas fases corrente e intermediria, bem
como a destinao final dos documentos da
instituio (eliminao ou guarda permanente) . Na
prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
A complexidade e abrangncia de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliao de documentos
de arquivo requerem, para o estabelecimento de
critrios de valor, a participao de pessoas ligadas
a diversas reas profissionais.
Como justificativa para essa exigncia, verifica-se
a necessidade de se identificar a utilidade das
informaes contidas nos documentos. Assim, na
tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes
tcnicas integradas por profissionais que
conheam a estrutura e o funcionamento da
instituio:
1) arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos;
2) autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e
funcionamento do rgo a que esteja subordinado o
setor responsvel pela guarda dos documentos;
3) profissionais da rea jurdica;
4) profissional da rea financeira;
5) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que
tratam os documentos, objeto de avaliao
(historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico,
estatstico etc.).
Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao dos
critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou
probatrio.
Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de
documentos que no tenham sido anteriormente avaliados,
pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo
nessa fase de arquivamento extremamente oneroso do
ponto de vista tcnico e gerencial. Vantagens da avaliao
para a instituio:
1) possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor
primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho
considervel de espao fsico;
2) diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez
que no haver necessidade de se conservar tantos
documentos inteis;
3) facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo,
uma vez que o volume de documentos guardados ser menor,
facilitando a busca.
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de
operaes visando o controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo,
de modo a assegurar a imediata localizao
e recuperao dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso informao. A atividade
de protocolo tpica da fase corrente,
Pois nesta idade que os documentos
tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes
atividades:
1) Recebimento
2) Registro e Autuao
3) Classificao
4) Expedio/Distribuio
5) Controle/Movimentao
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituio
devem ser apresentados ao protocolo para que
este passe a controlar tal atividade. a etapa de
recebimento dos documentos, tanto os
produzidos internamente quanto os encaminhados
instituio por outras empresas.

Registro e Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o
documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo
um nmero de acompanhamento (autuao ou
protocolizao).
Classificao
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar
anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os cdigos existentes no
Plano de Classificao da instituio. Os documentos que,
porventura, forem recebidos em envelopes fechados,
devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada
a classificao dos mesmos, desde que no sejam
particulares (documentos no endereados instituio, e
sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-
secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais
documentos (particulares e sigilosos) devero ser
encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios,
sem a necessidade de serem protocolizados ou
classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os
destinatrios podero abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem
particulares) devero ser abertos e analisados,
classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de
serem encaminhados aos seus destinatrios.
Expedio/Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu
destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra instituio.

Controle da Tramitao/Movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que consiste em
identificar os setores plos quais passam os documentos,
de forma a recuper-lo com rapidez quando necessrio,
bem como identificar possveis atrasos na tramitao
destes.
Cabe ainda ao protocolo verificar se no houve erro na
numerao das pginas dos processos que derem entrada
no mesmo, devolvendo-os para correo, se necessrio. Tal
numerao importante, pois no se admite a retirada de
folhas de processo, devendo as mesmas ser corretamente
numeradas para evitar que sejam desmembradas.
CONSERVAO PREVENTIVA
DE DOCUMENTOS
Alm da guarda do documento, o arquivo dever se
preocupar tambm com a preservao dos
documentos da instituio.
A preservao envolver as atividades de
conservao, armazenamento e restaurao dos
documentos.
O principal objetivo da conservao o de estender
a vida til dos documentos, procurando mant-los
o mais prximo possvel do estado fsico em que
foram criados.
A restaurao tem por objetivo revitalizar a
concepo original, ou seja, a legibilidade do
documento.
Agentes exteriores que
Danificam os Documentos
Fsicos:
1) Luminosidade: a luz um dos fatores mais agravantes no
processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso
deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz
solar) e reproduo, pois tais fatores causam o
envelhecimento do papel.
2) Temperatura: temperaturas demasiado altas ou baixas
aceleram a degradao do papel, que encontra na casa
aproximada dos 22 sua temperatura ideal.
3) Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco
tambm contribuem para a acelerao do processo de
envelhecimento do documento.
Qumicos:
1) Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica uma das
principais causas da degradao qumica, representada
normalmente pela poeira e fumaa.
2) Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos
documentos contribui para sua deteriorao.
3) Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos documentos
acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade nos
mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos
so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo
recomendado a utilizao de luvas de algodo ao manuse-
los.
4) Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de objetos
metlicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos
tendem a enferrujar e, conseqentemente, acabaro por
danificar os documentos. A opo, sempre que possvel,
dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plstico,
que no causam tal problema.
Biolgicos:
1) Insetos: Vrios so os insetos que
atacam os documentos causando a
deteriorao dos mesmos. Dentre estes,
podemos destacar as baratas, traas e
brocas.
2) Microorganismos: fungos.
3) Roedores: ratos.
4) Homem: danifica os documentos, por
utiliz-lo e nem sempre observar a
melhor forma de conserv-los
Cuidados Gerais na Conservao
dos Documentos
Documentos em papel:
1) As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de
pintura (para evitar ferrugem);
2) Deve-se manter as mos limpas ao manusear os
documentos;
3) Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
4) No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola
branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um
volume em degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado;
5) No escrever nos documentos:
6) No dobrar as pginas;
7) No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
8) No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro
lquido;
9) Para a remoo do p das lombadas e partes externas
dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova
circular especial para livros, adaptada com tecido de
fil ou gaze, para maior proteo do documento;
10) Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias e flanelas de algodo;
11) Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos,
etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos;
12) Quando houver necessidade de observaes nos
documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o
papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais
correes, se necessrio.
Fotografias:
1) Devem receber proteo individual de
boa qualidade;
2) Devem ser manuseadas com as luvas de
algodo e arquivadas em mobilirio de
ao;
3) No forar a separao de uma
fotografia da outra;
4) Escrever o necessrio somente no verso,
com lpis macio.
Diapositivos:
1) Utilizar materiais de acondicionamento
adequados (cartelas flexveis de polietileno ou
polipropileno);
2) Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas
para projees freqentes.

Microfilmes
1) Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou
armrios prova de fogo e colocados em latas
vedadas umidade;
2) Devem ser feitas duplicatas;
3) A sujeira deve ser removida com um pano limpo
que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film
Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
1) Usar os disquetes de boa qualidade;
2) Manter os disquetes em local
fresco, seco e longe do computador;
3) Usar programas antivrus;
4) Proteger o CD contra arranhes e
poeira.
Caixas de arquivo:
1) utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico,
pois estas ltimas tendem a transpirar quando
submetidas a altas temperaturas, observando que
as mesmas devero ser maiores do que os
documentos que nelas estejam inseridos (para
evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e
utilizando, quando necessrio, calos, evitando que
os mesmos se dobrem dentro delas;
2) Na identificao das caixas deve-se utilizar
etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente, evitando-se a utilizao de
canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois
estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo.