Manual BSC Operacao Geplanes

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LinkCom - Solues em TI
Av do Contorno, 2905 - 3 Andar - Bairro Santa Efignia - Belo Horizonte - MG - CEP 30110-080
Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: contato@linkcom.com.br

Verso: 3.0
MANUAL DE OPERAO

Elaborao:
Jordanna Malena da Silva e Mendona Lima
Lissandra Clementoni Teixeira
Rodrigo Oliveira Alvarenga

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Agradecimento

O conhecimento de planejamento estratgico envolvido neste projeto oriundo da
Fundao Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vrios de seus colaboradores se dedicam
a especificar e homologar este sistema que agora est disponvel de forma irrestrita
para toda a comunidade atravs do Portal do Software Pblico Brasileiro. Por isto a
agradecemos imensamente FUNED sem a qual este projeto no seria possvel.

Visite o site da Fundao www.funed.mg.gov.br

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SUMRIO

1. INTRODUO.....................................................................................................................................4
2. ACESSANDO O GEPLANES ..................................................................................................................5
3. MENU (P) PLANEJAR ..........................................................................................................................6
3.1 DEFINIO DO NEGCIO..................................................................................................................6
3.2 DEFINIO DE COMPETNCIAS ........................................................................................................6
3.3 CADASTRAR PERSPECTIVAS..............................................................................................................8
3.4 CADASTRAR OBJETIVOS ESTRATGICOS .........................................................................................12
3.5 ELABORAR MAPA ESTRATGICO ....................................................................................................14
3.6 MATRIZ DE INICIATIVAS X FCS........................................................................................................16
3.7 PAINEL DE INDICADORES................................................................................................................18
4. MENU (D) EXECUTAR .......................................................................................................................18
4.1 LANAMENTO DE RESULTADOS .....................................................................................................23
4.2 EXECUTAR PLANOS DE AO .........................................................................................................27
4.3 SOLICITAO DE CANCELAMENTO DE INDICADORES .....................................................................29
4.4 SOLICITAO DE REPACTUAO DE INDICADORES ........................................................................31
5. MENU (C) VERIFICAR........................................................................................................................33
5.1 RELATRIOS PAINEL DE CONTROLE / GESTO VISTA................................................................33
5.2 RELATRIOS APRESENTAO DE RESULTADOS ...........................................................................36
5.3 RELATRIOS LISTAGEM DE INDICADORES POR OBJETIVO ESTRATGICO.....................................36
5.4 RELATRIOS ALCANCE DE METAS INSTITUCIONAIS .....................................................................38
5.5 RELATRIOS MATRIZ DE INICIATIVAS X FCS.................................................................................40
5.6 RELATRIOS MAPA DO NEGCIO................................................................................................41
5.7 RELATRIOS MAPA ESTRATGICO...............................................................................................42
5.8 RELATRIOS MAPA DE COMPETNCIAS ......................................................................................43
5.9 RELATRIOS PENDNCIA NO CADASTRO.....................................................................................44
5.10 RELATRIOS PENDNCIA DE CADASTRO DE ANOMALIA............................................................46
5.11 RELATRIOS ANOMALIAS..........................................................................................................47

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5.12 RELATRIOS SINTTICO DE ANOMALIAS POR STATUS...............................................................48
5.13 RELATRIOS DESEMPENHO.......................................................................................................49
5.14 RELATRIOS PLANOS DE AO DAS INICIATIVAS ......................................................................50
5.15 AUDITORIA DE GESTO MODELO DE AUDITORIA ......................................................................51
5.16 AUDITORIA DE GESTO REALIZAR AUDITORIA ..........................................................................54
6. MENU (A) AGIR ................................................................................................................................57
6.1 DIRIO DE BORDO..........................................................................................................................57
6.2 AES PREVENTIVAS......................................................................................................................60
6.3 TRATAMENTO DE ANOMALIAS.......................................................................................................63
7. MENU SISTEMA................................................................................................................................70
7.1 ACESSO NVEL DE ACESSO............................................................................................................70
7.2 ACESSO USURIOS ......................................................................................................................73
7.3 ACESSO ALTERAR SENHA.............................................................................................................76
7.4 ANO DA GESTO............................................................................................................................77
7.5 NVEIS HIERRQUICOS ...................................................................................................................80
7.6 UNIDADES GERENCIAIS ..................................................................................................................82
7.7 COMPETNCIA ORGANIZACIONAL..................................................................................................86
7.8 SISTEMA DE PONTUAO ..............................................................................................................88
7.9 UNIDADES DE MEDIDA...................................................................................................................90
7.10 ENVIO DE E-MAIL .........................................................................................................................92
7.11 HISTRICO DE E-MAIL ENVIADO...................................................................................................92
7.12 MENSAGENS ................................................................................................................................96
7.13 PARMETROS ..............................................................................................................................98
7.14 PROCESSOS DE NOTIFICAO / ATUALIZAO........................................................................... 102
8. REFERNCIAS ................................................................................................................................. 104

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1. INTRODUO

O Geplanes um software pblico, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de
Gesto Estratgica em organizaes pblicas ou privadas. Suas funes se aplicam desde a
fase do planejamento at a execuo estratgica, possibilitando o monitoramento do
desempenho organizacional de ponta a ponta.
Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos
objetivos estratgicos, analisar fatores crticos de sucesso, acompanhar planos de ao, avaliar
resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos
relatrios gerenciais e grficos de gesto vista, dentre outras funes. Alm disso, o
Geplanes dispe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de
anomalias ou no-conformidades, promovendo a melhoria contnua da organizao.
O objetivo deste manual servir de referncia bsica aos usurios iniciantes do Geplanes, a
fim de facilitar o processo de operacionalizao do planejamento estratgico, utilizando os
recursos oferecidos pelo software.
Salienta-se a possibilidade de adaptao do Geplanes s particularidades de cada organizao.
As demandas devem ser dirigidas Linkcom Informtica Ltda, empresa que desenvolveu o
Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br.
No deixe de ler todas as intrues de uso e segurana antes de iniciar a utilizao do
Geplanes.

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2. ACESSANDO O GEPLANES

Para ter acesso ao Geplanes o usurio dever proceder ao cadastramento de login e senha. Ao
acessar pela primeira vez, o usurio deve utilizar os seguintes dados:
Login: admin
Senha: admin
Aps digitar login e senha, clique em

Aps fazer o login, a tela inicial do sistema ser aberta. Nesse ambiente, o usurio ter acesso
ao menu principal de operaes, alm de visualizar um quadro de pendncias da(s) unidade(s)
gerencial(is) (s) qual(is) est vinculado e tambm mensagens cadastradas pelos usurios com
perfil de administrador.

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3. MENU (P) PLANEJAR

3.1 Definio do Negcio
MENU: (P) PLANEJAR > Definio do negcio

A Definio do Negcio onde a unidade gerencial detalha sua misso, seus fornecedores,
insumos, produtos e clientes para possibilitar a visualizao dos seus inputs e outputs, bem
como relacionar seus produtos aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que
mensuram o desempenho dos seus processos.

Para cadastrar o mapa do negcio, selecione o ano da gesto, a unidade gerencial e preencha
os demais campos. Para finalizar, clique em .

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Observaes:
Somente podem possuir mapa do negcio as unidades gerenciais que possuem em seu
cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa do negcio selecionado.
Caso a data limite para criao do mapa do negcio (definida no cadastro do ano da
gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio
com perfil de administrador.

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3.2 Definio de Competncias
MENU: (P) PLANEJAR > Definio de competncias

A definio de competncias onde a unidade gerencial descreve as atividades que realiza e
quais so as competncias necessrias ao seu exerccio.

Para cadastrar o mapa de competncias, selecione o ano da gesto, a unidade gerencial,
preencha as atividades e selecione as competncias necessrias para execut-las. Para
finalizar, clique em .

Observaes:
O campo misso que aparece nesta tela cadastrado na Definio do Negcio.
Somente podem possuir mapa de competncias as unidades gerenciais que possuem
em seu cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa de competncias
selecionado.
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Caso a data limite para criao do mapa de competncias (definida no cadastro do ano
da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um
usurio com perfil de administrador.

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3.3 Cadastrar Perspectivas
MENU: (P) PLANEJAR > Cadastrar perspectivas

Segundo o BSC (Balanced Scorecard), as perspectivas so uma forma de agrupar os diversos
objetivos estratgicos estabelecidos, refletindo a viso e a estratgia empresarial. De acordo
com os autores do modelo, as quatro perspectivas Financeira, Clientes, Processos Internos e
Aprendizado e Crescimento- so adequadas em diversas empresas e setores de mercado.
Contudo, devem ser consideradas como um modelo, e no como uma regra. No existe uma
frmula matemtica segundo a qual as quatro perspectivas sejam necessrias e
completamente suficientes.

Funcionalidades disponveis:
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as perspectivas j cadastradas no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome da
perspectiva e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as perspectivas que
atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome da perspectiva atentando para o fato de que esse nome deve
ser nico, ou seja, no deve existir outra perspectiva cadastrada no sistema
com esse nome.
o Para finalizar o cadastro, clique em .

Editar: Clique no cone e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes da perspectiva selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: a perspectiva s poder
ser excluda caso no tenha sido utilizada em nenhum mapa estratgico.

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3.4 Cadastrar Objetivos Estratgicos
MENU: (P) PLANEJAR > Cadastrar objetivos estratgicos

Os objetivos estratgicos traduzem a viso de uma organizao, ou seja, constituem os
resultados que a organizao pretende atingir.

Visualizar: Inicialmente so listados todos os objetivos estratgicos j cadastrados no
sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho da
descrio do objetivo e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os objetivos
estratgicos que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite a descrio do objetivo estratgico atentando para o fato de que essa
descrio deve ser nica, ou seja, no deve existir outro objetivo estratgico
cadastrado no sistema com essa descrio.

informaes do objetivo estratgico selecionado. Aps editar os dados, clique no
boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o objetivo estratgico s
poder ser excludo caso no tenha sido utilizado em nenhum mapa estratgico.
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3.5 Elaborar Mapa Estratgico
MENU: (P) PLANEJAR > Elaborar mapa estratgico

O mapa estratgico onde so selecionados quais objetivos estratgicos sero almejados por
uma unidade gerencial bem como associ-los a uma perspectiva.

Para cadastrar o mapa estratgico, selecione o ano da gesto e a unidade gerencial.
Posteriormente, preencha o campo Viso e monte o mapa relacionando as perspectivas aos
objetivos estratgicos. Preencha o campo Ordem de maneira que as perspectivas sero
ordenadas de forma crescente no momento da exibio do relatrio do mapa estratgico. Para
finalizar, clique em .

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Observaes:
O campo misso que aparece nesta tela cadastrado na Definio do Negcio.
Somente podem possuir mapa estratgico as unidades gerenciais que possuem em seu
cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa estratgico selecionado.
Caso a data limite para criao do mapa estratgico (definida no cadastro do ano da
gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio
com perfil de administrador.
Caso a unidade gerencial no possua o mapa estratgico preenchido, independente de
o campo acima estar selecionado ou no, o sistema automaticamente utilizar os
objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico de uma unidade gerencial
superior.
Para excluir um mapa estratgico, clique em . Ateno: um
mapa estratgico s poder ser excludo caso nenhum de seus objetivos esteja sendo
utilizado na matriz de iniciativas x fcs, iniciativas ou indicadores.

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3.6 Matriz de Iniciativas x FCS
MENU: (P) PLANEJAR > Matriz de iniciativas x FCS

A matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso define quais so os fatores crticos para que
determinado objetivo estratgico seja alcanado bem como relaciona as iniciativas que
impactaro esses fatores, alm de quantificar esse impacto.
Para cadastrar a matriz:
Selecione o ano da gesto e a unidade gerencial;
Sero exibidas as perspectivas cadastradas no mapa estratgico da unidade gerencial
escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico cadastrado, sero
listadas as perspectivas do mapa estratgico da unidade gerencial superior. Selecione
uma perspectiva;
Sero exibidos os objetivos estratgicos relacionados perspectiva selecionada.
Selecione um objetivo estratgico;
Selecione um sistema de pontuao (S estaro disponveis os sistemas de pontuao
que possurem o campo Utilizar na Matriz FCS selecionado);
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Para cada fator crtico de sucesso, preencha o campo Novo Fator crtico de sucesso e
clique em .
Para cada iniciativa, preencha o campo Nova iniciativa e clique em .
Para cada iniciativa criada, selecione o impacto que sua adoo acarretar no fator
crtico de sucesso. Marque tambm se a iniciativa prioritria ou no (iniciativas
prioritrias sero automaticamente copiadas para o Painel de Indicadores, onde
podero ser criados planos de ao para sua execuo).
Caso queira editar uma iniciativa ou fator crtico de sucesso, clique em .
Caso queira excluir uma iniciativa ou fator crtico de sucesso, clique em .
Para finalizar o cadastro da matriz, clique em .
Observaes:
Somente podem possuir matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso as unidades
gerenciais que possuem em seu cadastro o campo Permitir o cadastro da matriz de
iniciativas x fcs selecionado.
Caso a data limite para criao da matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso
(definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser
feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador.
Para excluir uma matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, clique em
.
Para imprimir uma matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, clique em
. No se esquea de salvar a matriz antes.

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3.7 Painel de Indicadores
MENU: (P) PLANEJAR > Painel de indicadores

Os indicadores so como termmetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das
unidades gerenciais em suas atividades. O indicador a forma de mensurao de um
determinado objetivo estratgico. Nessa tela, sero cadastrados os indicadores e as iniciativas
vinculados a cada objetivo estratgico do mapa estratgico.

Para cadastrar uma iniciativa:
Selecione o ano da gesto;
Selecione a unidade gerencial;
Sero exibidos os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico da unidade
gerencial escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico
cadastrado, sero listados os objetivos estratgicos do mapa estratgico da unidade
gerencial superior.
Para cada objetivo estratgico listado, caso ainda no tenha sido cadastrado nenhum
indicador e nenhuma iniciativa para a unidade gerencial e, caso exista cadastrada uma
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matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso para esse objetivo estratgico, todas
as iniciativas marcadas como prioritrias na matriz sero copiadas para essa tela.
Caso queira adicionar uma nova iniciativa clique em e digite
sua descrio.
Para cada iniciativa, podero ser criados planos de ao atravs do cone . Para
adicionar um plano de ao, clique em . Preencha os campos "O
que", "Como", "Por que", "Quem" e "Quando". Para finalizar o cadastro dos planos de
ao, clique em .

Para excluir uma iniciativa, clique em .

Para cadastrar um indicador:
Sero exibidos os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico da unidade
gerencial escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico
cadastrado, sero listados os objetivos estratgicos do mapa estratgico da unidade
gerencial superior.
Para cada objetivo estratgico listado, podero ser criados vrios indicadores. Para
isso, clique em . Preencha o peso (valor entre 0 e 100) e o
nome do indicador e selecione sua polaridade.
O peso do indicador representa sua relevncia para o objetivo estratgico. O
somatrio dos pesos dos indicadores de um objetivo estratgico deve ser sempre 100.
Para excluir um indicador, clique em .

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Para finalizar o cadastro das iniciativas e indicadores, clique em .

Para detalhar um indicador:
Escolha um indicador cadastrado no painel e clique em . Ser aberto um popup com
trs abas:
o Aba Indicador: Contm todos os atributos de um indicador, tais como sua
descrio, frmula de clculo, responsabilidades, mecanismos de controle etc.

o Aba Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras
consultas, tais como planilhas, cronogramas etc.
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o Aba Metas: Aqui onde so cadastradas as informaes referentes medio
do indicador. Selecione a freqncia do lanamento (atualmente, as opes
disponveis so trimestral, mensal ou quinzenal). Preencha o campo referente
ao nmero de casas decimais que sero utilizadas no clculo do resultado. No
campo tolerncia dever ser definido um percentual de tolerncia para
resultados inferiores ao esperado. Isso implicar no painel de controle (faris)
que indicaro o estgio em que se encontra o desempenho daquela unidade
gerencial. Ex: se a meta alcanar 100% de resultado num determinado
indicador, qual o resultado mnimo que a organizao tolera para aquele
indicador? Caso no queira utilizar a tolerncia, preencher o campo com o
valor 0. De acordo com a freqncia de lanamento selecionada sero exibidos
os perodos para lanamento das metas. Para cada perodo, preencha o valor a
ser alcanado. Caso a meta no seja aplicvel ao perodo, selecionar o campo
No aplicvel.

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Para finalizar o detalhamento do indicador, clique em .

Observaes:
Caso a data limite para criao dos indicadores, iniciativas e planos de ao (definida
no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou
alterado por um usurio com perfil de administrador.
Para a polaridade Entre faixas, ao invs de se cadastrar o valor da meta, so
cadastrados os limites superior e inferior. Caso o valor real esteja dentro desses limites
a meta ser cumprida totalmente.

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4. MENU (D) EXECUTAR

4.1 Lanamento de Resultados
MENU: (E) EXECUTAR > Lanamento de resultados

Utilizado para o lanamento dos resultados alcanados no perodo de avaliao de
desempenho estipulado. Os objetivos estratgicos e os indicadores estaro compostos de
forma hierrquica para que o usurio possa localizar e lanar seus valores reais
adequadamente. O lanamento dos valores reais atuar como base para anlise do sucesso ou
insucesso no cumprimento da meta.

Para efetuar o lanamento dos resultados:
Sero exibidos os indicadores cadastrados para a unidade gerencial selecionada;
Escolha o indicador e preencha o resultado alcanado (campo Realizado) no perodo
avaliatrio correspondente;
Para finalizar, clique em .
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Observaes:
Caso a data de travamento para o lanamento de resultados de um determinado
perodo (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro do
valor real s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador.
Existem outras funcionalidades nesta tela, tais como:
o Alternar entre valores apurados e acumulados: esta funcionalidade til para
indicadores que podem ser acumulados ao longo dos perodos de avaliao.
Assim, possvel saber no acumulado dos perodos qual foi o resultado global
obtido. Uma das vantagens de se visualizar os valores acumulados que o
resultado de um perodo pode ser utilizado para compensar os resultados dos
demais. Para alterar entre os valores apurados e acumulados, clique em
.
o Detalhamento do indicador: Para obter informaes adicionais do indicador
cujo resultado est sendo lanado, clique em .
o Cancelamento do indicador: no decorrer dos perodos, pode ser que exista
uma situao na qual se torne invivel ou sem utilidade a medio de um
determinado indicador. Nesse caso, pode ser solicitado o cancelamento do
indicador. Para tal, clique em . Preencha o
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campo Justificativa da solicitao e clique em . Nesse momento,
ser enviado um email para todos os usurios com perfil de administrador,
avisando-o do pedido de cancelamento do indicador. A tela de lanamento de
resultados recarregada e o boto
substitudo pelo boto .

o Repactuao do indicador: no decorrer do lanamento dos resultados, pode
ser que os valores estabelecidos para a meta se tornem fora da realidade.
Resultados muito acima ou muito abaixo do esperado pode significar que a
meta foi subdimensionada ou superdimensionada. Nesse caso, pode ser
solicitada a repactuao do indicador. Para tal, clique em
. Preencha o campo Justificativa da solicitao
e clique em . Nesse momento, ser enviado um email para todos os
usurios com perfil de administrador, avisando-o do pedido de repactuao do
indicador. A tela de lanamento de resultados recarregada e o boto
substitudo pelo boto
.
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o Ao preventiva: no decorrer do lanamento dos resultados, pode ser que se
observe uma situao em que os valores, apesar de estarem em cumprimento
com a meta, apresentam uma tendncia de desvio num futuro prximo. Nesse
caso, pode ser criada uma ao preventiva para impedir que os resultados no
alcancem a meta estipulada. Para tal, clique em . Este processo ser
melhor detalhado na seo Aes Preventivas.

o Ao corretiva: no decorrer do lanamento de resultados, pode ser que um
resultado abaixo do esperado requeira alguma interveno nos processos para
no comprometer as estratgias institucionais. Nesse caso, pode ser criada
uma ao corretiva, para analisar os fatores que causaram esse desvio. Para
tal, clique em . Este processo ser melhor detalhado na seo
Tratamento de Anomalias.

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4.2 Executar Planos de Ao
MENU: (E) EXECUTAR > Executar planos de ao

Atravs dessa tela possvel acompanhar e atualizar a execuo de todos os planos de ao
das iniciativas definidos no Painel de Indicadores.

Inicialmente so listados os planos de ao das iniciativas cadastrados para a unidade gerencial
qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um perfil de
administrador, sero listados todos os planos de ao das iniciativas cadastrados. Caso prefira
realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial (incluindo ou no suas
subordinadas), uma perspectiva, um objetivo estratgico ou uma iniciativa e clique em
Filtrar. Sero mostrados apenas os planos de ao que atenderem aos critrios
estabelecidos. Para cada plano de ao listado, altere o campo Status de acordo com o seu
andamento . Para finalizar, clique em .
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4.3 Solicitao de Cancelamento de Indicadores
MENU: (E) EXECUTAR > Solicitao de cancelamento de indicadores

Tela onde so gerenciadas todas as solicitaes de cancelamento dos indicadores.
Inicialmente so listadas as solicitaes de cancelamento de indicador cadastradas para a
unidade gerencial qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um
perfil de administrador, sero listadas todas as solicitaes de cancelamento de indicador
cadastradas. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade
gerencial, uma perspectiva, um objetivo estratgico ou o status das solicitaes e clique em
Filtrar. Sero mostradas apenas as solicitaes que atenderem aos critrios estabelecidos.
Para cada solicitao:
Caso o usurio logado possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o
status Aguardando aprovao, possvel executar as seguintes aes:
o Aprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
preencha antes o campo Justificativa da resposta. O usurio solicitante
receber um e-mail com o resultado da anlise da solicitao.
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o Reprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
o Registrar um comentrio ou questionamento: Basta clicar em e inserir o
texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em . O usurio
solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento.
o Excluir: Basta clicar em .

Caso o usurio logado no possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com
o status Aguardando aprovao, possvel executar a seguinte ao:
texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em . Os usurios
com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou
questionamento.

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4.4 Solicitao de Repactuao de Indicadores
MENU: (E) EXECUTAR > Solicitao de repactuao de indicadores

Tela onde so gerenciadas todas as solicitaes de repactuao dos indicadores.
Inicialmente so listadas as solicitaes de repactuao de indicador cadastradas para a
unidade gerencial qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um
perfil de administrador, sero listadas todas as solicitaes de repactuao de indicador
cadastradas. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade
gerencial, uma perspectiva, um objetivo estratgico ou o status das solicitaes e clique em
Filtrar. Sero mostradas apenas as solicitaes que atenderem aos critrios estabelecidos.
Para cada solicitao:
Caso o usurio logado possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o
status Aguardando aprovao, possvel executar as seguintes aes:
o Aprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
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o Reprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em . O usurio
solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento.
o Excluir: Basta clicar em .

Caso o usurio logado no possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com
o status Aguardando aprovao, possvel executar a seguinte ao:
texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em . Os usurios
com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou
questionamento.

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5. MENU (C) VERIFICAR

5.1 Relatrios Painel de Controle / Gesto Vista
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Painel de controle / gesto vista

uma base de comparao entre os faris que sinalizam o desempenho de indicadores e o
acompanhamento do cumprimento de uma meta. Em um painel de controle possvel
expandir os vrios nveis das unidades gerenciais para uma verificao detalhada. Cada farol
tem sua cor em funo de seu respectivo valor meta, valor real e percentual de tolerncia.
possvel ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua
descrio e trat-las.

Legenda dos faris:
Verde - Meta cumprida em 100%.
Amarelo - Meta cumprida parcialmente, dentro do(s) limite(s) definido(s) pelo
percentual de tolerncia.
Vermelho - Meta no cumprida.
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Branco - Indicador no cadastrado ou nenhum resultado lanado no perodo.
Cinza - Meta no aplicvel ao perodo.

Visualizar: Selecione um ano da gesto e uma unidade gerencial. O sistema
montar uma rvore de perspectivas, objetivos estratgicos e indicadores para
a unidade gerencial escolhida. Alm disso, sero montadas subrvores com
todas as unidades gerenciais subordinadas da unidade gerencial selecionada.
Clique em algum indicador apresentado para exibir uma tabela no fim da
pgina com o detalhamento dos valores de meta, realizado, percentual de
execuo, etc.

Recarregar: Uma vez que os dados do painel de controle j esto apresentados na
tela necessrio que o sistema guarde esta rvore na memria para que ela no seja
recarregada desnecessariamente. Porm, se seus dados forem alterados em alguma
outra tela do sistema, o usurio dever recarregar a rvore clicando em .

Alternar entre valores apurados e acumulados: esta funcionalidade til para
indicadores que podem ser acumulados ao longo dos perodos de avaliao. Assim,
possvel saber no acumulado dos perodos qual foi o resultado global obtido. Uma das
vantagens de se visualizar os valores acumulados que o resultado de um perodo
pode ser utilizado para compensar os resultados dos demais. Para alterar entre os
valores apurados e acumulados, selecione um dos campos Valores apurados ou
Valores acumulados.

Imprimir: Clique em para gerar um relatrio em formato PDF da
rvore do Painel de Controle.

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Exibir legenda: Clique em para exibir a legenda utilizada nos
faris do Painel de Controle.

36

5.2 Relatrios Apresentao de Resultados
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Apresentao de resultados

Permite, atravs de grficos, uma visualizao dos resultados obtidos e sua comparao com
os valores da meta.
Para gerar um grfico, selecione um ano da gesto e uma unidade gerencial. Sero exibidos
todos os indicadores cadastrados para a unidade gerencial selecionada. Escolha um indicador e
clique em . Caso queira mudar o tipo de grfico ou a forma de apresentao, selecione os
itens desejados. Caso queira gerar um grfico com o percentual de execuo das metas de
todos os indicadores de uma unidade gerencial, selecione o indicador ALCANCE DE METAS
INSTITUCIONAIS (AMI) e clique em .

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5.3 Relatrios Listagem de Indicadores por Objetivo
Estratgico
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Listagem de indicadores por objetivo estratgico

Relatrio que permite a visualizao da relao de indicadores vinculados a cada objetivo
estratgico da organizao.

39

5.4 Relatrios Alcance de Metas Institucionais
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Alcance de metas institucionais

Relatrio que permite a visualizao do alcance de resultados de todas as unidades gerenciais,
por perodo.

40

5.5 Relatrios Matriz de Iniciativas x FCS
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Matriz de iniciativas x FCS

Relatrio que permite a visualizao das matrizes de iniciativas x fatores crticos de sucesso
cadastradas para cada objetivo estratgico das unidades gerenciais.

41

5.6 Relatrios Mapa do Negcio
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa do negcio

Relatrio que permite a visualizao do Mapa do Negcio da unidade gerencial selecionada.

42

5.7 Relatrios Mapa Estratgico
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa estratgico

Relatrio que permite a visualizao do Mapa Estratgico da unidade gerencial selecionada.

43

5.8 Relatrios Mapa de Competncias
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa de competncias

Relatrio que permite a visualizao do Mapa de Competncias da unidade gerencial
selecionada.

44

5.9 Relatrios Pendncia no Cadastro
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Pendncia no cadastro

Relatrio que permite a visualizao da relao de pendncias de cadastro das unidades
gerenciais. Os itens verificados so:
Cadastro do Mapa do Negcio: verificado se todos os campos da Definio do
Negcio esto preenchidos.
Cadastro do Mapa Estratgico: verificado se o campo Viso est preenchido e
existe pelo menos um objetivo estratgico cadastrado.
Cadastro do Mapa de Competncias: verificado se existe pelo menos uma atividade
cadastrada e pelo menos uma competncia organizacional selecionada.
Cadastro da Matriz de Iniciativas x Fatores Crticos de Sucesso: verificado se existe
uma matriz cadastrada para cada objetivo estratgico da unidade gerencial.
Cadastro de Indicadores: verificado se existe pelo menos um indicador cadastrado
para a unidade gerencial.
45

Cadastro das Metas dos Indicadores: verificado se, para cada indicador cadastrado,
todos os valores de meta foram cadastrados.
Lanamento dos Resultados: verificado se todos os lanamentos de resultados foram
feitos, caso o prazo para lanamento em um determinado perodo esteja expirado.
Tratamento de Anomalias: verificado se todas as anomalias cadastradas para a
unidade gerencial j foram tratadas.
Planos de Ao das Iniciativas: verificado se todos os planos de ao esto concludos
dentro dos prazos estipulados.

Dependendo da situao do cadastro de cada um dos itens, as seguintes situaes so
possveis:
Cadastro pendente
Cadastro OK
No se aplica (Por exemplo, se em uma unidade gerencial no est selecionado o
campo Permitir o cadastro do mapa de competncias, o sistema no verificar o
cadastro deste item para essa unidade gerencial e exibir o cone ).

46

5.10 Relatrios Pendncia de Cadastro de Anomalia
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Pendncia de cadastro de anomalia

Relatrio que permite a visualizao da relao dos acompanhamentos dos indicadores que
no conseguiram atingir a meta e que no possuem registro de tratamento de anomalias
vinculado. Indicadores cancelados ou com solicitao de cancelamento pendente no so
exibidos neste relatrio.

47

5.11 Relatrios Anomalias
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Anomalias

Relatrio que permite a visualizao da relao de todas as anomalias cadastradas no sistema.

48

5.12 Relatrios Sinttico de Anomalias por Status
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Sinttico de anomalias por status

Relatrio que permite a visualizao da quantidade de anomalias por status.

49

5.13 Relatrios Desempenho
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Desempenho

Relatrio que permite a visualizao do global desempenho da instituio em relao s suas
unidades gerenciais ou em relao aos objetivos estratgicos cadastrados.

50

5.14 Relatrios Planos de Ao das Iniciativas
MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Planos de ao das iniciativas

Relatrio que permite a visualizao de todos os planos de ao das iniciativas cadastrados no
sistema.

51

5.15 Auditoria de Gesto Modelo de Auditoria
MENU: (C) VERIFICAR > Auditoria de gesto > Modelo de auditoria

O Sistema permite a realizao de auditoria de gesto para aferio da qualidade dos
indicadores criados e dos valores lanados. Conforme a necessidade ou as normas que a
instituio segue, podem ser criados diferentes modelos de auditoria.

Visualizar: Inicialmente so listados todos os modelos de auditoria de gesto j
cadastrados no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um
trecho do nome do modelo e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os modelos
que atenderem aos critrios estabelecidos.
52


Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do modelo de auditoria que deseja criar.
o Clique na aba Itens e adicione os itens que sero avaliados. Escreva o nome
do item de avaliao, sua descrio, selecione o sistema de pontuao ao qual
este item estar relacionado e defina sua ordem de exibio. Para cadastrar
um novo item, clique em .

53

informaes do modelo selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .
Caso um modelo de auditoria de gesto j esteja sendo utilizado em alguma auditoria,
no ser possvel alterar seus dados.

Copiar: Clique no cone e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes do modelo selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o modelo s poder ser
excludo caso no esteja sendo utilizado em nenhuma auditoria.

54

5.16 Auditoria de Gesto Realizar Auditoria
MENU: (C) VERIFICAR > Auditoria de gesto > Realizar auditoria

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as auditorias j cadastradas no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, o
modelo de auditoria, digite um trecho do perodo avaliado ou selecione a data da
auditoria e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas as auditorias que atenderem
aos critrios estabelecidos.
55


Inserir:
o Clique no boto .
o Preencha os campos. Ao preencher o campo Modelo de auditoria, abrir um
popup para confirmao de cadastro. Clique em OK, caso as informaes
estejam corretas.
o Clique na aba Indicadores e, para cada indicador selecionado, preencha o
resultado da auditoria para os diversos itens de avaliao.

56


informaes da auditoria selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Imprimir: Clique no cone .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso.

57

6. MENU (A) AGIR

6.1 Dirio de Bordo
MENU: (A) AGIR > Dirio de bordo

O Dirio de Bordo onde se registram ocorrncias de uma unidade gerencial em um ano de
gesto.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as ocorrncias j cadastradas no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, e
clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as ocorrncias que atenderem aos
critrios estabelecidos.
58


Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione a unidade gerencial;
o Digite a data de lanamento da ocorrncia (ser sugerida a data atual);
o Digite a descrio da ocorrncia;
o Preencha o campo correo, caso necessrio;
o Selecione se a ocorrncia reincidente ou no;
o Digite a situao atual da ocorrncia;
o Aparecer uma tela, onde ser possvel:
salvar o registro de ocorrncia;
salvar o registro de ocorrncia e automaticamente gerar um registro
de anomalia;
cancelar;
59


informaes da ocorrncia selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.


60

6.2 Aes Preventivas
MENU: (A) AGIR > Aes preventivas

Tela onde so cadastradas aes preventivas propriamente ditas ou oportunidades de
melhoria.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as aes preventivas j cadastradas no
sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione o setor de
registro, o status da ao preventiva, o nmero ou um trecho da descrio da ao e
clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as aes preventivas que atenderem aos
critrios estabelecidos.
61


Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione o setor de registro;
o Selecione o tipo (ao preventiva ou oportunidade de melhoria);
o Selecione a origem (auditoria interna, reunio de anlise crtica, atividades de
rotina, sugesto e/ou reclamao de cliente interno e/ou externo ou outros);
o Preencha o campo Descrio da situao atual;
o Preencha o campo Observaes, caso necessrio;
o Caso necessrio, clique na aba Planos de Ao e insira os planos clicando em
;

62


informaes da ao preventiva selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Encerrar: Clique no cone e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes da ao preventiva selecionada. Preencha os campos Data de
encerramento e os demais campos da aba Concluso. Somente os administradores
e os usurios vinculados s reas de qualidade (unidades gerenciais cujo campo rea
de qualidade esteja selecionado) podero encerrar uma ao preventiva.



63

6.3 Tratamento de Anomalias
MENU: (A) AGIR > Tratamento de anomalias

Anomalias so condies ou circunstncias que causaram ou no impactos adversos no
cumprimento da meta.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as anomalias j cadastradas no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione o setor de registro, o
setor responsvel pelo tratamento, a origem da anomalia, o status da anomalia, o
nmero ou um trecho da descrio da anomalia e clique em Filtrar. Sero mostradas
apenas anomalias que atenderem aos critrios estabelecidos.
64


Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione o setor de registro;
o Selecione o setor responsvel pelo tratamento;
o Selecione a classificao (leve ou grave);
o Selecione o tipo (no conformidade, trabalho no conforme ou outro);
o Selecione a origem (auditoria interna, auditoria externa, reunio anlise crtica,
atividades rotina ou reclamao cliente interno ou externo);
o Caso seja escolhida a origem auditoria interna, surgir um novo campo Tipo
de auditoria para preenchimento;
o Preencha o campo Descrio da anomalia;
o Preencha o campo Correo, caso necessrio;
o Preencha o campo Observaes, caso necessrio;
o Caso necessrio, clique na aba Anexos e insira os documentos necessrios
clicando em ;

65


66

informaes da anomalia selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Tratar: Clique no cone e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes da anomalia selecionada. Para o tratamento da anomalia, existem duas
abas:
o Anlise Diagrama de Causa e Efeito: Para fazer a anlise crtica da
anomalia usando o diagrama espinha de peixe, preencha os campos que
julgar necessrio. Para visualizar o diagrama clique em .

o Tratamento: Para tratar uma anomalia, podem ser preenchidos os campos
Anlise de Causas, Verificao e Padronizao. Alm disso, podem ser
criados planos de ao clicando em .
67


Somente os usurios com perfil de administrador e os vinculados s unidades
gerenciais responsveis pelo tratamento da anomalia que possuem permisso para
trat-la. Aps editar os dados, clique no boto .
Encerrar: Clique no cone e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes da anomalia selecionada. Selecione a aba Encerramento, preencha os
campos Data de encerramento e Concluso. Aps editar os dados, clique no boto
. Somente os administradores e os usurios vinculados s reas de qualidade
(unidades gerenciais cujo campo rea de qualidade esteja selecionado) podero
encerrar uma anomalia.

68

Observaes:
Legenda dos status das anomalias:
o Aberta - Obtido assim que uma anomalia criada
o Bloqueada - Obtido quando uma anomalia no tratada no prazo pr-
estabelecido (o clculo do prazo feito baseado no campo Dias para
travamento do tratamento da anomalia da tela de Parmetros).
o Cumprimento pendente - Obtido quando um ou mais planos de ao de
uma anomalia no foram cumpridos.
o Encerrada - Obtido quando uma anomalia encerrada (campo Data de
encerramento preenchido.
o Encerramento pendente - Obtido quando uma anomalia no encerrada
no prazo pr-estabelecido (o clculo do prazo feito baseado no campo Dias
para encerramento da anomalia da tela de Parmetros).
o Encerramento solicitado - Obtido quando a anomalia est tratada e
solicitado ao setor de qualidade que verifique se o plano de ao utilizado foi
adequado.
o Reanlise - Obtido quando o plano de ao utilizado para o tratamento
de uma anomalia no foi eficaz.
o Tratada - Obtido quando uma anomalia com status 'Aberta' tem
preenchidos o campo 'Anlise de Causas' e pelo menos um Plano de Ao.
o Tratamento pendente - Obtido quando uma anomalia desbloqueada
pela rea de qualidade.

A partir do momento que uma anomalia foi tratada, o usurio responsvel pelo setor
de registro no mais poder exclu-la, nem sequer edit-la. Somente os
administradores o podero fazer.

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Passado o prazo para tratamento da anomalia:
o caso a mesma esteja tratada:
O usurio do setor responsvel pelo tratamento s poder alterar os
status dos planos de ao.
o caso a mesma no esteja tratada:
a anomalia bloqueada

Diagrama de transio dos status das anomalias:

70

7. MENU SISTEMA

7.1 Acesso Nvel de Acesso
MENU: Sistema > Acesso > Nvel de acesso

O nvel de acesso representa o conjunto de atribuies a que um usurio possui na utilizao
do Geplanes. De acordo com o nvel de acesso que sero definidas as permisses de acesso a
cada funcionalidade do sistema.

Visualizar: Inicialmente so listados todos os nveis de acesso j cadastrados no
sistema.
71


Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do nvel atentando para o fato de que esse nome deve ser
nico, ou seja, no deve existir outro nvel de acesso cadastrado no sistema
com esse nome.
o Caso deseje que esse novo nvel tenha um perfil de administrador do
Geplanes, marque o campo Administrador. Ao marc-lo, ser dado acesso
irrestrito a todas as telas, processos e relatrios do sistema para os usurios
vinculados a esse novo nvel.

o Caso o campo Administrador no seja marcado, podero ser atribudas a
esse novo nvel permisses de acesso a cada tela, processo e relatrio do
sistema. Para isso, clique na aba Autorizao.
72


o Existem trs grupos de telas no Geplanes para os quais podem ser atribudas as
permisses de acesso. Cada grupo possui o seu conjunto especfico de
permisses:
Listagens / Entrada de dados: possuem quatro tipo de permisses:
ler, criar, editar e excluir. Para que uma tela pertencente a esse grupo
possa estar disponvel para os usurios, pelo menos a permisso ler
deve estar selecionada.
Relatrios: possui somente um tipo de permisso: gerar.
Processos: possui somente um tipo de permisso: executar.

informaes do nvel de acesso selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
.

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o nvel de acesso s
poder ser excludo caso no exista nenhum usurio e ele vinculado.

73

7.2 Acesso Usurios
MENU: Sistema > Acesso > Usurios

Visualizar: Inicialmente so listados todos os usurios j cadastrados no sistema. Caso
prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome, email ou
login ou selecione o nvel de acesso, dentre outros, e clique em Filtrar. Sero
mostrados apenas os usurios que atenderem aos critrios estabelecidos.
74


Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do novo usurio.
o Digite o email do novo usurio.
o Digite o cargo e o ramal em que se encontra o novo usurio, lembrando que o
preenchimento desses dois campos opcional;
o Digite o login do novo usurio, atentando para o fato de que esse login deve
ser nico, ou seja, no deve existir outro usurio cadastrado no sistema com
esse login.
o Digite a senha e a confirmao da senha do novo usurio.
o Escolha o(s) nvel(is) de acesso ao(s) qual(is) o novo usurio estar vinculado.
Para selecionar mais de um nvel de acesso, segure a tecla CTRL e clique no
nvel de acesso desejado.
o Selecione se o usurio est bloqueado ou no. Usurios bloqueados no
podem acessar o Geplanes.
o Digite alguma informao complementar, caso seja necessrio, lembrando que
o preenchimento desse campo opcional.
75

o Caso queira adicionar uma foto para o novo usurio, clique no boto
Selecionar arquivo e escolha um arquivo no formato JPG com at 500KB de
tamanho, altura de at 500px e largura de at 400px.

informaes do usurio selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o usurio s poder ser
excludo caso no exista a ele vinculado nenhum registro de solicitao de
cancelamento de indicador, solicitao de repactuao de indicador ou dirio de
bordo.

76

7.3 Acesso Alterar Senha
MENU: Sistema > Acesso > Alterar senha

Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleo do usurio cuja senha deseja ser
alterada. Em seguida, cadastre a nova senha, repetindo o valor cadastrado no campo Repetir
nova senha. No campo Digite sua senha entre com a senha atual do usurio logado. Clique
em para finalizar a alterao.

77

7.4 Ano da Gesto
MENU: Sistema > Ano da gesto

O Ano da gesto define o perodo de um ano de exerccio. Rene o conjunto de indicadores
que esto pactuados entre os membros da organizao para o alcance dos mesmos, naquele
ano de exerccio. O Ano da gesto compreende o acompanhamento das aes em prol das
metas que visam atingir o nvel / conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento
estratgico da organizao. Um plano de gesto contempla datas limites para que haja um
controle consistente das informaes sobre mapas (Negcio, Competncias, Estratgico),
matrizes de iniciativas, planos de ao e indicadores gerenciados.

Listar: Inicialmente so listados todos os anos de gesto j cadastrados no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite o ano do exerccio ou um
trecho da descrio e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os anos de gesto
que atenderem aos critrios estabelecidos.
78


Inserir: Clique no boto . Insira o ano de exerccio que deseja trabalhar.
Defina datas-limite para criao do mapa do negcio, mapa estratgico, mapa de
competncias, matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, indicadores, iniciativas
e planos de ao. Essas datas definem perodos a partir dos quais fica impossibilitado o
cadastro, podendo ser efetuado somente pelos administradores do sistema. Devem
tambm ser definidas datas para o lanamento de resultados em cada um dos
trimestres do ano de exerccio em questo. Essas datas so divididas em duas
categorias:
o Data limite para lanamento: perodo a partir do qual o sistema comea a
notificar os usurios sobre as pendncias existentes referentes ao lanamento
de resultados.
o Data para travamento: perodo a partir do qual somente os administradores do
sistema podero lanar ou alterar os resultados lanados.
Para finaliza o cadastro, clique em .

79


Copiar: Caso deseje copiar as informaes de um determinado ano de gesto, tais
como suas unidades gerencias, mapas, matrizes, iniciativas e indicadores, o usurio
dever clicar em .

Editar: Clique no cone aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes do ano selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: ao excluir um ano de
gesto, sero excludos todos os dados a ele vinculados, tais como: unidades
gerenciais, mapas, matrizes, iniciativas, indicadores e planos de ao.

80

7.5 Nveis Hierrquicos
MENU: Sistema > Nveis hierrquicos

Nvel hierrquico o nvel que a unidade gerencial ocupa na hierarquia da instituio.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os nveis hierrquicos j cadastrados no
sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho da
descrio e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os nveis hierrquicos que
atenderem aos critrios estabelecidos.
81


Inserir: Clique no boto . Insira a descrio do nvel hierrquico, atentando
para o fato de que essa descrio deve ser nica, ou seja, no deve existir outro nvel
hierrquico cadastrado no sistema com essa descrio. Para finalizar o cadastro, clique
em .

informaes do nvel hierrquico selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
.

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o nvel hierrquico s
poder ser excludo caso no exista nenhuma unidade gerencial a ele vinculada.

82

7.6 Unidades Gerenciais
MENU: Sistema > Unidades gerenciais

Unidade gerencial uma rea especfica de gesto. Compreende uma rea, setor, segmento
ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou no, estar subordinada a outra unidade gerencial,
assim como pode possuir vrias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definio da
estrutura hierrquica entre as unidades gerenciais.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as unidades gerenciais j cadastradas no
sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome
ou da sigla, ou selecione um nvel hierrquico, dentre outros, e clique em Filtrar.
Sero mostradas apenas as unidades gerenciais que atenderem aos critrios
estabelecidos.
83


Inserir:
o Clique no boto .
o Insira um nome para a unidade gerencial, atentando para o fato de que esse
nome deve ser nico, ou seja, no deve existir outra unidade gerencial
cadastrada no sistema com esse nome.
o Insira uma sigla para a unidade gerencial.
o Selecione um nvel hierrquico pr-cadastrado. Esse campo opcional.
o Caso queira criar uma relao de subordinao entre a unidade gerencial a ser
criada e uma outra j existente, selecione a unidade gerencial pai no campo
Subordinao.
o Caso a nova unidade gerencial seja uma rea de qualidade, selecione o campo
rea de qualidade. Caso esse campo seja selecionado, os usurios vinculados
a essa unidade gerencial sero os responsveis pelo encerramento das aes
preventivas e corretivas (anomalias) que forem cadastradas no sistema.
o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa do negcio,
selecione o campo Permitir o cadastro do mapa do negcio. Caso esse
campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido preenchido, o sistema ir
notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia
existente.
84

o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa de
competncias, selecione o campo Permitir o cadastro do mapa de
competncias. Caso esse campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido
preenchido, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade
gerencial sobre a pendncia existente.
o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa estratgico,
selecione o campo Permitir o cadastro do mapa estratgico. Caso esse
campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido preenchido, o sistema ir
notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia
existente. Caso a unidade gerencial no possua o mapa estratgico
preenchido, independente de o campo acima estar selecionado ou no, o
sistema automaticamente utilizar os objetivos estratgicos cadastrados no
mapa estratgico de uma unidade gerencial superior.
o Caso deseje que a unidade gerencial tenha a sua prpria matriz de iniciativas x
fatores crticos de sucesso, selecione o campo Permitir o cadastro da matriz
de iniciativas x fcs. Caso esse campo esteja selecionado e a matriz no tenha
sido preenchida, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade
gerencial sobre a pendncia existente. Caso a unidade gerencial no possua a
matriz preenchida, independente de o campo acima estar selecionado ou no,
o sistema automaticamente utilizar os objetivos estratgicos cadastrados na
matriz de uma unidade gerencial superior.

85

o Caso deseje vincular usurios na nova unidade gerencial, clique na aba
Usurios vinculados. Escolha os usurios que deseja incluir na unidade e
escolha uma funo (responsvel ou apoio). A diferena entre as duas funes
que os emails de notificao gerados pelo sistema so enviados somente aos
responsveis. Caso um usurio seja vinculado a uma unidade gerencial, seja na
funo de responsvel ou de apoio, ele s poder alterar informaes da
unidade gerencial qual est vinculado, podendo tambm consultar
informaes das unidades gerenciais subordinadas a ela. Usurios com perfil
de administrador no podem ser vinculados a nenhuma unidade gerencial.


informaes da unidade gerencial selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: ao excluir uma unidade
gerencial, sero excludos todos os dados a ela vinculados, tais como: unidades
gerenciais subordinadas, mapas, matrizes, iniciativas, indicadores e planos de ao.

86

7.7 Competncia Organizacional
MENU: Sistema > Competncia organizacional

Tela onde so cadastradas as competncias organizacionais que sero utilizadas na elaborao
do mapa de competncias.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as competncias organizacionais j
cadastradas no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um
trecho do nome da competncia e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as
competncias organizacionais que atenderem aos critrios estabelecidos.
87


Inserir: Clique no boto . Insira o nome e a descrio (campo opcional) da
competncia organizacional, e clique em .

informaes da competncia organizacional selecionada. Aps editar os dados, clique
no boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: a competncia
organizacional s poder ser excluda caso no esteja sendo utilizada em algum
mapa de competncias.

88

7.8 Sistema de Pontuao
MENU: Sistema > Sistema de pontuao

Sistemas de pontuao so o conjunto de fatores utilizados na avaliao tanto qualitativa
quanto quantitativa de alguns processos do Geplanes. Atualmente, esto sendo utilizados na
Auditoria de Gesto e na Matriz de Iniciativas x Fatores Crticos de Sucesso.

Visualizar: Inicialmente so listados todos os sistemas de pontuao j cadastrados
no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do
nome do sistema de pontuao e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os
sistemas de pontuao que atenderem aos critrios estabelecidos.

89

Inserir: Clique no boto . Insira um nome para o sistema de pontuao e
marque se deseja que ele seja utilizado na matriz de iniciativas x fatores crticos de
sucesso ou no.

o Em seguida, clique na aba Fatores de avaliao para definir a descrio e o
valor de cada item de avaliao.

informaes do sistema de pontuao selecionado. Aps editar os dados, clique no
boto .

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: o sistema de pontuao
s poder ser excludo caso no esteja sendo utilizado em algum processo do
sistema.

90

7.9 Unidades de Medida
MENU: Sistema > Unidades de medida

Um indicador necessita de uma unidade de medida para os valores lanados em seus
desdobramentos. Todos os valores lanados sero valores referentes a uma unidade de
medida em especfico, para que seja possvel nas referncias (meta, realizado e limites inferior
e superior) uma anlise de valores de mesmas dimenses.

Visualizar: Inicialmente so listados todas as unidade de medida j cadastradas no
sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome
ou sigla da unidade de medida e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as
unidades de medida que atenderem aos critrios estabelecidos.
91


Inserir: Clique no boto . Insira um nome e uma sigla para a unidade de
medida, atentando para o fato de que devem ser nicos, ou seja, no deve existir
outra unidade de medida cadastrada no sistema com esse nome ou sigla. Para finalizar
o cadastro, clique em .

informaes da unidade de medida selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.

Excluir: Clique no cone e confirme e excluso. Ateno: a unidade de medida s
poder ser excluda caso no esteja vinculada a nenhum indicador.

92

7.10 Envio de e-mail
MENU: Sistema > Envio de e-mail

O Geplanes possui uma ferramenta completa de envio de email com as seguintes
funcionalidades:
Envio de mensagens tanto para usurios cadastrados quanto no cadastrados no
sistema.
Incluso de um ou mais anexos.
Envio de e-mail com cpia e cpia oculta.

Para enviar uma mensagem, preencha os campos Remetente (Por default vem preenchido
com o valor cadastrado no campo E-mail do remetente na tela de Parmetros.), Assunto e
Mensagem. Em seguida, caso queira adicionar algum anexo, clique em . Para
a incluso dos emails de destinatrio, com cpia e com cpia oculta, existem duas formas:
Usurios cadastrados no Geplanes: Clique em . Ser aberta uma
tela com todos os usurios cadastrados no Geplanes, onde ser possvel filtrar esses
93

usurios por diversos critrios. Para incluir um usurio, clique em um dos botes
, ou , caso queira inclu-lo como
destinatrio, com cpia ou com cpia oculta, respectivamente. Para incluir todos os
usurios resultantes da pesquisa, clique em um dos botes ,
ou caso queira inclu-los como destinatrios, com
cpia ou com cpia oculta, respectivamente. Para finalizar a incluso dos usurios,
clique em .

Usurios no cadastrados no Geplanes: Digite o e-mail do usurio no campo NOVO E-
E-MAIL e clique em um dos botes , ou
caso queira inclu-lo como destinatrio, com cpia ou com cpia
oculta, respectivamente.
Assim que todos os campos estiverem corretamente preenchidos, clique em .

94

7.11 Histrico de e-mail Enviado
MENU: Sistema > Histrico de e-mail enviado

Atravs dessa tela possvel pesquisar todos os emails enviados pelo Geplanes, sejam eles
enviados de forma automtica ou manual.

Visualizar: Inicialmente so listados todos os emails enviados pelo sistema. Caso
prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do remetente ou do
assunto ou o perodo de envio do e-mail e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas
os e-mails que atenderem aos critrios estabelecidos.
95


Consultar detalhes: Clique no cone e aparecer a tela com todas as informaes
do e-mail selecionado.

96

7.12 Mensagens
MENU: Sistema > Mensagens

No Geplanes, possvel cadastrar mensagens que estaro disponveis para todos os usurios
que utilizarem o sistema. Essas mensagens so gerais, ou seja, se aplicam a todos os usurios e
no somente a um grupo especfico ou que atenda a uma determinada condio.

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as mensagens j cadastradas no sistema.
Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do contedo da
mensagem ou selecione o perodo de lanamento e clique em Filtrar. Sero
mostradas apenas as mensagens que atenderem aos critrios estabelecidos.
97


Inserir: Clique no boto . Insira o contedo, marque se a mensagem estar
disponvel na pgina inicial (aps o login do usurio) e clique em .

informaes da mensagem selecionada. Aps editar os dados, clique no boto
.


98

7.13 Parmetros
MENU: Sistema > Parmetros

Tela onde so definidos diversos parmetros de configurao do Geplanes. Possui duas abas:
Aba Geral:
o Dias de antecedncia para envio do lembrete de criao de indicadores:
Nmero de dias de antecedncia da data limite para criao de indicadores
(definida no cadastro de ano da gesto) para envio de e-mail aos responsveis
pelas unidades gerenciais. O envio do e-mail feito somente uma vez. Todos
os responsveis pelas unidades gerenciais so notificados, independente se j
efetuaram o cadastro dos indicadores ou no.
o Dias para reenvio do lembrete de lanamento de resultados: Para cada
indicador cadastrado no Geplanes, o sistema verifica se o resultado j foi
lanado. Caso no tenha sido, o sistema verifica se a data limite para
lanamento no perodo foi expirada e a data de travamento ainda no. Caso
afirmativo, o responsvel pela unidade gerencial notificado via e-mail. O
99

parmetro define o nmero de dias para o reenvio do email enquanto o
resultado no for lanado.
o Notificar os envolvidos na anomalia: Caso esteja marcado como "Sim", a cada
nova anomalia registrada, o sistema enviar um e-mail avisando do registro
para cada responsvel da unidade gerencial de tratamento da anomalia.
o Dias para envio do lembrete do tratamento da anomalia: Nmero de dias
contados a partir da data de abertura (ou destravamento) da anomalia para
envio de e-mail aos responsveis pela unidade gerencial de tratamento da
anomalia, caso a mesma no tenha sido tratada (campo anlise de causas
preenchido e pelo menos um plano de ao criado). Deve ser menor que o
parmetro Dias para travamento do tratamento da anomalia. Os
responsveis pelas reas de qualidade tambm sero notificados.
o Dias para travamento do tratamento da anomalia: Nmero de dias contados a
partir da data de abertura (ou destravamento) da anomalia para bloque-la,
caso a mesma no tenha sido tratada (campo anlise de causas preenchido e
pelo menos um plano de ao criado).
o Dias para encerramento da anomalia: Nmero de dias contados a partir da
solicitao de encerramento da anomalia para alterar o seu status para
Encerramento pendente, caso a mesma ainda se encontre no status
Encerramento solicitado.
o E-mail do remetente: Endereo de e-mail que ser utilizado como remetente
de qualquer e-mail enviado pelo sistema.
o Servidor SMTP: servidor SMTP que ser utilizado para o envio de e-mails.
o SMTP necessita autenticao: Marque Sim caso o servidor requeira
autenticao com usurio e senha.
o Usurio para autenticao: Usurio utilizado para autenticao no servidor
SMTP.
o Senha do usurio para autenticao: Senha do usurio utilizado para
autenticao no servidor SMTP.
100

o TESTAR CONFIGURAO DO E-MAIL: Caso queira verificar se os parmetros de
configurao de e-mail esto corretos, digite um e-mail vlido nesse campo e
clique em .

Aba Imagens:
o Logomarca da empresa utilizada nas pginas iniciais: Pode ser inserido um
arquivo de, no mximo, 500Kb e com dimenses de at 160 pixels de altura
por 100 pixels de altura.
o Logomarca da empresa utilizada nos relatrios: Pode ser inserido um arquivo
de, no mximo, 500Kb e com dimenses de at 160 pixels de altura por 100
pixels de altura.

101


Para finalizar o cadastro dos parmetros, clique em .

102

7.14 Processos de Notificao / Atualizao
MENU: Sistema > Processos de notificao / atualizao

Diariamente no Geplanes so executados alguns processos de notificao e atualizao de
registros. So eles:
Lembrete de criao de indicadores: Envia e-mail aos responsveis pelas unidades
gerenciais alertando para a data limite da criao de indicadores. A execuo desse
processo feita diariamente 01h00min.
Lembrete de lanamento de resultados: Envia e-mail aos responsveis pelas unidades
gerenciais alertando para o lanamento de resultados pendentes. A execuo desse
Lembrete de tratamento de anomalias: Envia e-mail alertando aos responsveis pelas
unidades gerenciais sobre a pendncia no tratamento de determinada anomalia. A
execuo desse processo feita diariamente 01h20min.
103

Atualizao de status de anomalias: Percorre todas as anomalias cadastradas e atualiza
seu status, caso necessrio. A execuo desse processo feita diariamente
01h30min.
Atualizao de lanamento de resultados: Atualiza os valores dos resultados no
lanados para 0, caso a data limite para lanamento esteja expirada. A execuo desse

Atualizar: Clique no cone e o processo especfico ser atualizado.

104

8. REFERNCIAS

GEPLANES Gesto de Planejamento Estratgico: software livre (sob licena
GPL2) de linguagem livre (Java). Verso 1. Belo Horizonte: LinkCom.
Disponvel em:
htpp://www.softwarepublico.gov.br/ver_comunidade?community_id=20483099.
Acesso em 21 de maio de 2010.

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