Artigo

01

Aspectos a Considerar na seleo de uma

soluo ERP para mdias empresas

Este documento faz parte do material que compe o livro:

Planejamento, Programao e Controle da Produo
MRP II / ERP: Conceitos, Uso e Implantao
Henrique L. Corra, Irineu G. N. Gianesi, Mauro Caon
Editora Atlas 4 edio 2001
ISBN 85-224-2502-7
Este e outros documentos associados ao livro esto disponveis em:
http://www.salaviva.com.br/livro/ppcp

Aspectos a considerar na seleo de uma soluo ERP para mdias

empresas
Henrique Luiz Corra, PhD, CPIM
henrique@correa.com.br
Professor do Departamento de Produo e Operaes Industriais da EAESP/FGV SP
Consultor da Corra & Associados
http://www.correa.com.br
Introduo
Raramente na histria da Administrao de empresas brasileira uma onda
varreu to rpida e amplamente o amplo espectro de diferentes portes e naturezas de
empresas como os sistemas integrados de gesto de recursos ERPs (sigla para
Enterprise Resource Planning). Repentinamente este mais novo representante da
abordagem de best practice tornou-se uma quase obsesso para empresrios de
empresas grandes e, mais recentemente, tambm de empresas mdias. Nomes
comerciais de sistemas de informaes como SAP/R-3, BAAN4, Oracle Applications,
BPCS, Peoplesoft, JDEdwards, MFG/Pro, Magnus, Microsiga, entre dezenas de outros,
passaram a fazer parte do jargo usual de executivos e at leigos. Hoje, um grande
nmero de empresas de porte mdio a grande, no Brasil e no exterior, ou j so usurias,
ou esto em processo de implantao ou ainda, planejam comear em breve.
Os executivos no esperam pouco destes sistemas e estas expectativas, no raro,
so exageradamente inflacionadas pela avidez com que as foras de vendas dos
fornecedores de ERPs vo ao mercado. Dentre o que se tem esperado dos ERPs, pode-se
citar:

Que disponibilizem a informao certa e boa na hora certa, nos pontos de tomada
de deciso gerencial, ao longo de todo o empreendimento, principalmente em
termos do fluxo logstico;
Que forneam os meios para uma perfeita integrao entre os setores da
organizao atravs do compartilhamento de bases de dados nicas e no
redundantes, nas quais cada elemento de dado esteja em um e apenas um local;
Que forneam os meios para que se deixe de gastar esforo gerencial e
operacional nas interfaces entre sistemas de informaes que no conversam entre
si;
Que tornem o processo de planejamento operacional mais transparente,
estruturado e com responsabilidades mais definidas;
Em ltima anlise, que apoie a empresa nos seus esforos de melhoria de
desempenho operacional para que melhor possa se sair, frente aos concorrentes,
no atendimento aos clientes.

Evidentemente, todos os anteriores so pontos que dificilmente deixariam de

apelar a qualquer executivo: quem no deseja que as funes de sua organizao deixem
de trabalhar como silos organizacionais para se integrar perfeitamente num todo coeso e
centrado no atendimento ao mercado? Quem no deseja um processo em que as
decises so tomadas com base em informaes boas e acuradas? Quem no deseja se

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

livrar das incmodas interfaces de sistemas de informao que no se comunicam

diretamente?
De fato, qualquer executivo estaria disposto a pagar bom dinheiro por uma
soluo que atendesse a estas caractersticas. No incio dos anos 90, de fato as solues
ERPs eram bastante caras. Talvez com preos superestimados por estratgias bem
orquestradas de marketing, que, com sucesso, criaram a impresso (nem sempre fiel
realidade) de diferenciao, empresas como a SAP lograram comandar preos
altssimos por suas solues, normalmente apenas viveis para empresas de porte
grande. Criou-se a impresso no mercado, ento, que uma empresa que tivesse
disponibilidade de capital para investir os milhes de reais necessrios compra destes
pacotes teria a exclusividade da soluo de seus problemas informacionais listados
acima.
O meio dos anos 90, entretanto, trouxe uma realidade interessante e ligeiramente
alterada: as grandes corporaes, de certa forma, fizeram as suas escolhas sobre suas
solues ERP, iniciando seus processos de implantao (via de regra complexos e
caros). Isso significa que de certa forma, a fonte dos lucros altos e fceis para as
grandes solues ERP iniciou a secar. Restava ento o mercado chamado de
intermedirio (middle market), formado por empresas com faturamento anual
variando na faixa dos 40 a 500 milhes de reais, estas em muito maior quantidade,
entretanto com muito menos poder de investimento/dispndio em solues. Isso fez com
que as coisas mudassem um pouco em termos do mercado dos ERPs. Uma concorrncia
acirrada se estabeleceu, com guerras de preo veladas acontecendo nos bastidores das
concorrncias fazendo, por vezes, baixar drasticamente os preos das solues (ou
pacotes) ERP.
Hoje a situao mais ou menos assim: uma empresa mdia (que certamente, a
exemplo das grandes, tambm teria grande interesse nos pontos citados acima:
processos mais integrados e estruturados, menos interfaces, entre outros) pode ter
acesso a uma soluo computacional (incluindo hardware e software) de primeira linha,
estado da arte da tecnologia ERP por algo em torno de R$ 200 mil. Convenhamos que
no se trata mais de uma cifra que assuste a uma empresa de porte mdio,
principalmente levando em conta os potenciais benefcios prometidos.
A questo que, agora com mais clareza se coloca : se o preo no mais
proibitivo, se as barreiras de entrada ao outrora fechado clube das empresas
proprietrias de ERPs caram, por que ento as empresas continuam com problemas de
processos em silos, decises mal suportadas por seus sistemas de informaes, mesmo
aquelas (grandes corporaes) que j compraram seus pacotes de ERP h algum tempo?
A resposta relativamente simples. Baixada a poeira das estratgias bem
orquestradas de marketing e da avidez das foras de vendas das solues ERPs, comea
a ficar claro que h longo caminho a percorrer, desde que se compra uma soluo do
tipo best practice, no caso os ERPs, at que, com ela, se obtenha de fato um
desempenho operacional melhorado.
H pelo menos trs etapas a vencer para que um determinado "pacote" de fato
auxilie a empresa a se desempenhar melhor no mercado: a anlise de adequao, a
implantao e as atividades de uso e manuteno (vide figura 1). Cada uma delas
discutida a seguir:

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

Uso/manuteno

Desempenho

Implantao

Best practice

Adequao

Figura 1 Da melhor prtica ao desempenho

Anlise de adequao
Alguns proponentes da lgica de best practice parecem crer que haja panacias
para todos os males no mundo das solues empresariais (computacionais ou no). No
h. No h uma soluo que se preste a resolver qualquer problema, simplesmente
porque os problemas reais so variados demais e as solues reais ainda so
simplificantes demais. Isso implica que, antes da adoo de qualquer pacote, uma
cuidadosa anlise de adequao de funcionalidades deve ser feita para se checar que de
fato, a soluo atende minimamente as necessidades particulares da empresa em
questo. Uma empresa metalrgica de produo em fluxo contnuo, por exemplo, como
a CSN, tem questes e particularidades operacionais completamente diferentes
daqueles, digamos, de uma empresa de cosmticos, que trabalha em bateladas, como a
Avon, por exemplo. Suas necessidades de rastreabilidade fsica, cobrana, previses de
demanda, programao de fornecedores, programao de fbrica e outros, so to
diferentes como a gua e o vinho. bastante improvvel que uma soluo s, nica,
possa atender a ambas com a mesma eficcia. Falhas na anlise de adequao podero
fazer com que determinada organizao tenha que conviver desnecessariamente com
restries incmodas e caras de seu sistema de informaes por longo tempo, levando a
um prejuzo no potencial que estes tm de contribuir para o aumento efetivo do
desempenho operacional, chegando at mesmo a atrapalh-lo. Esta questo ser
discutida em maior detalhe numa seo posterior deste artigo.
Implantao
Passado o "teste cido" da anlise de adequao, a prxima etapa a penosa etapa
de implantao. A implantao a fase de "fazer acontecer" o novo pacote. quando
vai se definir como de fato o pacote vai ser utilizado, quando vai se definir que parte
do potencial do pacote vai de fato se tornar uma real contribuio maior
competitividade da organizao. Como parte do processo de implantao, encontram-se
as atividades de: treinamento conceitual na lgica do eventual pacote, treinamento
operacional, redesenho de processos para que no simplesmente se automatizem ms
prticas, gesto da mudana organizacional, garantia de qualidade mnima das
informaes envolvidas, eventuais customizaes necessrias, parametrizao do
sistema, entre outras. nesta etapa que se deve obter comprometimento e sentimento de
ownership do novo pacote, sem os quais, est fadado ao insucesso.

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

Uso e manuteno
H empresas que passam relativamente bem pelo processo de implantao de um
ERP mas que pensam que aps o pacote implantado seus problemas acabaram. Engano.
Se no houver uma diligente gesto para que as conquistas se perpetuem na
organizao, todo o esforo de implantao poder ser perdido. O comprometimento do
pessoal com o sistema tem de ser gerenciado, pois deixado livre, tende a degradar-se. O
treinamento dos envolvidos, por exemplo, se no sofrer reciclagem, tender a se
degradar por causa de novas verses, diferentes, do pacote e do turnover natural dos
funcionrios. Se as customizaes e parametrizao feitas durante a implantao no
forem sistematicamente revistas, com as mudanas na realidade, o sistema tender a
trabalhar de forma gradualmente menos aderente realidade que procura modelar,
levando a decises gerenciais que nada tm a ver com a realidade ou com os objetivos
pretendidos.
Embora os aspectos de Implantao e Uso/manuteno sejam merecedores de
tratamento bastante cuidadoso por parte das empresas, conforme comentado acima, o
restante deste artigo focalizar o tema da escolha do sistema computacional, associado
ao aspecto Adequao analisado acima, para empresas de mercado intermedirio
(middle market) hoje o principal mercado-alvo das empresas fornecedoras de software
integrado. Isso porque temos notado que um grande nmero de executivos de empresas
neste segmento tem-se visto frente questo da escolha de soluo computacional de
sistema integrado de gesto e no tem se sentido suficientemente equipado em termos
de informao ou mtodo para uma boa tomada de deciso. Alguns aspectos e critrios
importantes a serem considerados por voc, executivo ou empresrio a cargo desta
deciso, so comentados abaixo.
Aspectos gerais sobre a empresa fornecedora

Solidez. Evidentemente a solidez da empresa eventual fornecedora um critrio

de enorme importncia, principalmente num mercado em que se encontram
muitos profissionais srios, mas tambm se encontram muitos aventureiros. O
empresrio certamente no quer ver-se frente ao problema de adquirir um
sistema hoje e em dois anos encontrar-se sem nenhum apoio porque seu
fornecedor no se encontra mais no mercado. Deve portanto cercar-se de
evidncias que comprovem a sade e flego financeiro do potencial fornecedor.

Disposio em investir no desenvolvimento da soluo. Hoje, em poca de

mudanas turbulentas e constantes, mais importante do que o fornecedor ter uma
soluo tecnologicamente avanada hoje, ele estar capacitado e ter a inteno
inequvoca de investir continuamente no desenvolvimento e atualizao desta
soluo. Um dos indicadores desta capacitao e inteno verificar o tamanho
da equipe de desenvolvimento (tanto no pas de origem como no Brasil, tratando
da localizaes), o seu crescimento ao longo dos ltimos anos e o nmero de
novas verses do sistema que tem sido liberado para uso ao longo dos ltimos
anos. Outro indicativo da inteno de desenvolvimento do produto verificar o
quanto ele importante para a empresa (em faturamento ou margem de
contribuio) em comparao ao total de produtos oferecidos pela empresa ao
mercado e como esta importncia tem se alterado ao longo do tempo.
Certamente um produto que responde por uma larga porcentagem de vendas de
uma empresa ser merecedor de ateno diferente daquela direcionada para um
produto de contribuio apenas marginal.

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

Quantidade e qualidade de clientes pequenos e mdios. Observe que embora as

empresas classificadas como pertencentes ao chamado middle market sejam
hoje um alvo prioritrio aos olhos da maioria dos fornecedores de solues ERP
(mesmo dos grandes), o que est fazendo com que eles baixem substancialmente
seus preos para poder atingir este segmento, vale um raciocnio simples. Para
ganhar o mesmo dinheiro vendendo solues mais baratas, necessrio que um
nmero muito maior de solues seja vendido. Isso significa que os fornecedores
devero ter um nmero muito maior de clientes, o que pode significar um grau
de ateno bem menor para cada um do que aquele que estas empresas estavam
acostumadas a dedicar a clientes de porte maior, numa poca em que as solues
podiam ser comercializadas por um preo unitrio muito maior e portanto no
eram necessrios tantos clientes, mas apenas alguns de grande porte. Cabe
portanto verificar se a empresa candidata a fornecedora est equipada com
recursos preparados para atender ao novo influxo de clientes. No se esquea
tambm que para uma mudana do porte de uma implantao de um ERP, tudo o
que voc no precisa ser uma cobaia. D preferncia a trabalhar com empresas
fornecedoras experientes.

Satisfao dos clientes pequenos e mdios atuais. Pelas razes listadas no item
anterior, necessrio verificar o grau de ateno e cuidado que seu eventual
fornecedor despende a clientes do seu porte. Para isso a melhor soluo sempre
perguntar a clientes atuais do potencial fornecedor como tem sido o tratamento
dispensado a eles. Normalmente 20 minutos de conversa com usurios chave so
suficientes para desenvolver uma boa idia de como tem sido o desempenho do
fornecedor.

Apoio implantao

Capacitao e experincia para treinamento e customizao (software). A

primeira coisa que se espera de um fornecedor de sistema integrado que sua
equipe tenha profundo conhecimento da soluo fornecida. Embora isso parea
difcil de crer, no raro se acham empresas fornecedoras de sistemas cuja equipe
mal consegue naveg-los. Isso pode ocorrer por vrios motivos. Um deles est
relacionado a solues de muito sucesso no mercado. Para estas, o crescimento
do mercado demandante to grande que no h tempo de treinar e formar
adequadamente os quadros para o atendimento e apoio a clientes. O resultado
que pessoal recrutado e colocado em produo antes de estar maduro para
tal. No raro se acham funcionrios de apoio da empresa fornecedora da soluo
tentando, junto aos usurios da empresa adquirente, descobrir como funcionam
determinadas funes do sistema fornecido. Evidentemente, esta uma situao
totalmente inaceitvel e uma anlise da equipe de apoio que estaria efetivamente
alocada ao atendimento, em termos de capacitao, pode evitar muitas dores de
cabea futuras. Entretanto, embora capacitao seja essencial, no suficiente
para a equipe de apoio da empresa que eventualmente fornecer uma soluo de
sistema integrado. Tambm necessrio que o pessoal de apoio seja proficiente
em transferir a tecnologia que detm sobre o software. Isso implica, em
linguagem direta, que necessrio que haja bons mdulos de treinamento e que
o pessoal de apoio tenha didtica suficiente para transmitir os conceitos
envolvidos.

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

Capacitao e experincia para treinamento e implantao (negcio). Da

mesma forma que no item anterior, tambm importante averiguar se existe na
empresa potencial fornecedora, capacitao para realizar anlises que envolvam
o negcio em si da empresa potencial adquirente. Em algum momento, ser
necessrio modelar o negcio da empresa dentro do software pois seus processos
devero ser apoiados por transaes do sistema. H, durante o esforo de
implantao de um sistema integrado, uma infinidade de decises a serem
tomadas, relacionadas ao desenho dos processos dentro da organizao.
Tomando como exemplo os mdulos de planejamento de produo, num certo
momento ser necessrio definir quais sero os horizontes de planejamento para
cada um dos nveis (curto, mdio e longo prazos), quais os perodos de
planejamento (dia, semana, ms), a forma com que sero definidas as estruturas
de produtos, a forma com que sero estruturados os roteiros de fabricao, a
forma com que ser sub-dividida a operao fabril, apenas para citas algumas
definies importantes. No se iluda, nenhuma destas decises trivial. Todas
requerem entendimento relativamente profundo de sistemas de produo e sua
estruturao e no , em geral um recm-formado em anlise de sistemas ou
computao a pessoa mais adequada para tomar ou orientar a tomada destas
decises. Tambm necessrio que, no s a equipe interna do fornecedor tenha
capacitao nas lgicas por trs dos sistemas ERP mas tambm eles tm de ser
capacitados a dar treinamento sobre estes conceitos. Isso porque essencial que
tecnologia seja transferida num processo de implantao deste sistema. Todos
estes aspectos referentes implantao do sistema se aplicam se o fornecedor de
sistemas se dispe a apoiar a empresa cliente na implantao do sistema. No
caso de o fornecedor de sistema no apoiar implantao, ele provavelmente
indicar alguma empresa parceira que dever ento ela, contar com as
capacitaes descritas acima.

Preo da consultoria de customizao e implantao. s vezes o empresrio

mdio se deixa levar pelo canto de sereia de um fornecedor de sistema que lhe
apresenta um preo baixo pelo software, com inteno velada de ressarcir-se do
desconto mais tarde, durante a implantao, cobrando preos altssimos pela
hora de consultoria em implantao e treinamento. No raro, o empresrio se v
numa sensao de catch 22: se no aceita pagar pela implantao, perde o
dinheiro j gasto na compra do sistema. Se aceita, sai perdendo tambm, pois
paga muito mais do que poderia pela soluo global. A soluo aqui
relativamente simples. Negocie a soluo como um todo, no apenas o software.
E faa constar de contrato as exigncias sobre capacitao e dedicao da equipe
de apoio, cronogramas detalhados e preos, entre outros, com penalidades para
desumprimento. E no se deixe enganar. Se o fornecedor/implantador mesmo
competente ele ser sim capaz de orar prazos e preos. muito comum ouvirse desculpas do tipo: o projeto muito complexo e no possvel orar a
priori. No caia nessa. Outra armadilha que deve ser evitada, relacionada a este
aspecto so os contratos do tipo cost plus. Nestes contratos, o fornecedor vai
alocando recursos ao projeto e manda faturas correspondentes periodicamente.
Em contratos do tipo cost plus, o fornecedor no tem o menor interesse em
reduzir a quantidade de recursos alocados ao projeto, sendo mais eficiente. Ser
eficiente, para o fornecedor em contratos cost plus, representa cortar a prpria

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

carne. Para o contratante, significa a garantia de um projeto o menos eficiente

possvel.

Metodologia robusta de implantao. Um dos aspectos mais relevantes numa

adoo de ERP, conforme j comentado neste artigo, o seu processo de
implantao. O processo de implantao depende visceralmente de uma boa,
robusta e testada metodologia. Explore a questo da metodologia de implantao
do potencial fornecedor, pergunte sobre a seqncia de passos a seguir, sobre as
relaes de dependncias entre os passos, sobre as atividades envolvidas,
observe o grau de segurana e de firmeza do fornecedor nas respostas e observe
se ele cita casos de implantao. Pergunte sobre os sucessos e sobre os
insucessos. Observe se o potencial fornecedor conhece aspectos sobre a gesto
de um projeto do porte da implantao de um ERP. Uma boa metodologia de
implantao deve contemplar aspectos que digam respeito a mudana
organizacional que uma implantao como esta requer (veja o quadro 1):
treinamento conceitual, na lgica por trs do sistema, comprometimento da alta
direo e equipe e planejamento detalhado das atividades de implantao (que
podem facilmente chegar a algo como 200 atividades inter-relacionadas),
desenho da equipe de implantao com predominncia de pessoal interno (no
acredite em fornecedores que se oferecem para implantar a soluo PARA voc,
exija que ele o faa COM voc).

Parcerias com empresas implantadoras. Hoje a poca de parcerias e alianas,

todos casam-se com todos e o que se tem no final so casamentos capengas e
mal-resolvidos e muitas vezes mal-sucedidos. Quando um fornecedor sugerir um
parceiro implantador (possivelmente por ter decidido estrategicamente no
implantar os sistemas, mas apenas comercializ-los), no deixe de analisar a
experincia anterior desta parceira. Isso inclui a experincia e capacitao do
potencial parceiro em implantao deste tipo de sistema - e no se deixe iludir
por nomes e marcas mesmo empresas de consultoria grandes e renomadas
devem sofrer o crivo em relao equipe especfica alocada ao projeto. No
ajuda a empresa contratante o fato de que a empresa de consultoria j fez 10
implantaes de sucesso. De quantas implantaes de sucesso participaram os
membros da equipe que estar efetivamente alocada ao projeto? Esta a
pergunta. Inclui tambm a experincia conjunta. Uma coisa um implantador ter
implantado a soluo X com sucesso numa empresa do setor txtil. Outra coisa
bastante diferente o mesmo implantador implantar com sucesso, por exemplo,
a soluo Y numa empresa 4 vezes maior do setor de auto peas.

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

8
Em grande quantidade de situaes as empresas acabam encarando a implantao de um sistema ERP no
como um grande processo de mudana organizacional, abrangente, multi-funcional, que vai alterar toda a
forma com que a empresa faz seus negcios, mas apenas como um processo de implantar um novo
software. O grande pulo do gato, de fato, est em como fazer para garantir que os processos acima de fato
sejam desenhados/desempenhados de forma adequada. Basicamente, o como fazer encontra-se no mbito
do processo de implantao dos sistemas, que, conforme visto, deve ser considerado como um amplo
processo de mudana organizacional. Nesse sentido, John Kotter, um renomado especialista em gesto de
mudana organizacioanal da Universidade de Harvard, enxerga que so 8 os possveis erros num esforo de
mudana organizacional e que podem ser encontrados presentes tambm, em diferentes graus, nos
processos de implantao de ERPs de insucesso:
Erro
1

Em mudana organizacional
No estabelecer um senso de
urgncia grande o suficiente

Em implantao de ERPs
Responsabilidade do alto dirigente; necessria absoluta
clareza de que projeto prioritrio; caso contrrio projeto ser
preterido em funo de atividades de linha
2
No criar uma coalizo forte o
Ningum pode fazer tudo sozinho, necessrio conseguir
suficiente em torno da idia
mobilizar coalizo; team-work; comprometimento interno; que
faz a implantao equipe interna
3
No ter uma Viso clara que
Caminho claro, objetivos cristalinos sobre onde se quer chegar;
reflita a mudana
viso simples; explicitao de o que a organizao espera e
onde espera chegar com o ERP
4
Comunicao falha da nova
Viso deve ser compartilhada pois esforos devem ser
Viso
concorrentes e sem disperso; comunicao de andamento,
comunicao de mudanas: comunicao eficaz de tudo.
5
Falha em remover obstculos
Resistncias sempre vai haver em sistemas que alteram a
nova Viso
posse da informao; h resistncias francas e veladas;
necessria atividade sistemtica de reconhecimento e remoo
das resistncias
6
No planejar sistematicamente
Implantaes de ERP so de longo prazo; motivao deve ser
vitrias de curto prazo
mantido por vitrias sucessivas planejadas; manter momentum
crucial para o bom andamento
7
Declarar vitria cedo demais
Processo de implantao longo implicando mudanas grandes;
cautela necessria, pois no faltaro os auto-denominados
campees; cuidado pois vitria cedo demais leva a
complacncia
8
No ancorar as mudanas na
Manuteno e uso - mudanas organizacionais revertem-se
cultura da empresa
facilmente; fazer as mudanas se incorporarem organizao
essencial. Caso contrrio, mudanas podem se reverter.
Ao contrrio, as empresas tm feito implantao, muitas vezes, delegando a maioria das atividades para
empresas de consultoria, que dispem-se literalmente a fazer a implantao pela empresa. Segundo a viso
de Kotter (1997), ento, estes erros deveriam ser evitados em processos de mudana organizacional do
porte da implantao de um ERP.

Quadro 1 - Adaptao dos erros apontados por John Kotter nas mudanas
organizacionais a implantaes de ERPs

Satisfao dos clientes atuais com o apoio implantao. De novo, para

empresas pequenas e mdias, como no h a presso da matriz, por determinadas
solues corporativas, talvez a principal fonte de evidncias na escolha de uma
empresa em termos de sua capacitao em implantar o sistema oferecido o
julgamento de empresas similares que j passaram pela experincia de
implantao com o time que est sendo proposto. V aos clientes nomeados pelo
seu potencial fornecedor, converse com ele, pea para ver de fato o sistema
funcionando, pergunte incansavelmente sobre como foi o processo de
implantao, se ficou dentro dos prazos pr-estabelecidos, se ficou dentro dos

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

oramentos pr estabelecidos, como foi feita a implantao, qual o nvel de

participao das equipes internas e internas empresa e todas as outras
perguntas que lhe parecerem relevantes. No esquea, os sistemas so
importantes, so condio necessria, mas no suficiente para o sucesso no uso
da soluo para ganhar vantagem competitiva: a implantao tambm tem um
papel crucial, principalmente hoje em dia, que as diferenas entre os sistemas de
software (pelo menos dentro de cada faixa de solues) no so substanciais.
Tecnologia do software

Integrao com outros sistemas da empresa. importante observar questes de

compatibilidade entre as plataformas de hardware e software atualmente usadas
pela empresa e as plataformas usadas pelo sistema aplicativo em considerao.
Quanto mais compatveis, mais facilmente integrveis sero os aplicativos atuais
em uso com aqueles possivelmente adquiridos. E no se iluda. Dificilmente voc
conseguir num prazo curto (salvo excees, de empresas comeando do zero,
por exemplo) substituir a totalidade de seus sistemas pelos novos sistemas
adquiridos. Ajustes so sempre necessrios, em muitas situaes a soluo
adquirida ser melhor do que alguns de seus sistemas mas no to melhor em
outros, e isso far com que seja necessrio, pelo menos por algum tempo a
convivncia dos sistemas novo e antigo. Alm disso, a prpria migrao de um
sistema a outro requerer provavelmente rotinas de transferncia de bases de
dados e este trabalho ser mais fcil quanto mais compatveis forem as
plataformas. Isso no significa que deva-se negligenciar a possibilidade de que,
se os sistemas atuais estiverem montados sobre plataformas obsoletas, se deva
buscar uma soluo de sistema integrado que tambm esteja montada sobre uma
plataforma obsoleta, evidentemente. Neste caso, sempre deve-se considerar a
possibilidade de mudana de plataforma, mas esta uma deciso diferente da
deciso de adoo de sistema integrado.

Escalabilidade para permitir crescimento. claro que uma empresa mdia que
esteja no processo de escolha de uma soluo de sistema integrado o est
fazendo porque pretende aumentar com isso seu poder de competitividade no
mercado e portanto pretende crescer. Para isso necessrio que se garanta que a
soluo escolhida tenha o que tem se chamado de escalabilidade, ou, em outras
palavras, que permita crescer gradualmente, na mesma medida da empresa,
aumentando o nmero de usurios gradualmente, permitindo o aumento gradual
da capacidade das plataformas de hardware e software, de forma que a empresa
no precise de descontinuidades bruscas (para trocas completas de plataforma)
quando atingir determinado patamar. Tambm importante observar o
desempenho do software a ser potencialmente adquirido para portes maiores do
que aquele em que a empresa se encontra no presente. Isso pode ser feito atravs
da visita a outros clientes do potencial fornecedor, que sejam maiores do que a
empresa potencial adquirente.

Atualizao da tecnologia. Tenha certeza de que seu fornecedor de sistema tem e

capaz de incorporar as novidades tecnolgicas relevantes em sua soluo. Hoje
uma soluo que no apoie o uso de internet e intranets no pode ser considerada
tecnologicamente atualizada. O mesmo em relao a apoio ao EDI com
fornecedores e clientes, interfaces grficas, intercambialidade de dados com

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

10

aplicativos pessoais (como o Excel, por exemplo), o mesmo em relao ao apoio

ao cdigo de barras, correio eletrnico interno, aprovaes eletrnicas, entre
outras. A tecnologia avana hoje to rapidamente que anda seguramente muito
mais rpido que a nossa competncia em utiliz-la. Portanto, detenha-se na
anlise daqueles aspectos da tecnologia que realmente lhe fazem (ou tm a
probabilidade de vir a fazer) falta. No se iluda com o outro lado da moeda:
fornecedores que lhe oferecem o supra-sumo do avano tecnolgico, cobram por
isso e voc, assim que adquire a soluo passa a ter a certeza de que jamais vai
utiliz-la plenamente. Pagou por algo que no vai utilizar.

Facilidade de customizao. Hoje em dia, a ordem em geral, em processos de

implantao, customizar o mnimo possvel. Customizaes excessivas tm
desvantagens: as novas verses do software, por exemplo (cada vez mais
freqentes) faro com que o trabalho de customizao se perca pelo menos em
parte. Entretanto, iluso achar que uma implantao de sistema, numa maioria
de casos, possa ser feito com nvel de customizao zero. No pode
simplesmente pelo fato que a software house quando desenha a soluo, tem na
cabea consideraes de economias de escala. Quer que sua soluo, em mdia,
seja adequada para uma maioria de potenciais usurios. Mdia, entretanto nem
sempre uma boa abordagem, sob a tica do usurio. Se voc dorme com a
cabea num forno e os ps num freezer, em mdia seu corpo pode estar com
temperatura de 23 C, supostamente agradvel. Entretanto, o que ocorre que
voc est com os miolos assados e os ps congelados o que dificilmente pode
ser considerada uma situao agradvel. Voltando aos nossos sistemas
integrados, uma mesma soluo mdia dificilmente vai poder acomodar um
usurio do ramo alimentcio e um usurio do ramo siderrgico com a mesma
proficincia. Suas necessidades informacionais so por demais distintas. Isso
implica que em geral, algum nvel de customizao ser necessrio, tanto
durante a implantao quanto ao longo do uso normal do sistema. E para este
nvel de customizao, importante identificar se a tecnologia em que se apoia o
sistema oferecido exige que seja usado um especialista externo, um especialista
interno ou se o prprio usurio pode executar a customizao.

Rapidez de processamento. Ainda em relao a caractersticas tecnolgicas da

soluo, importante analisar os tempos de processamento para rodar rotinas
pesadas como exploso de MRP, fechamento de custos, e outros. Quanto
exploso do MRP (parte do mdulo de planejamento de produo e materiais),
por exemplo, um tempo excessivamente longo de rodada pode implicar em
restries quanto freqncia de rodadas do sistema, isso implicando em menor
nvel de agilidade e flexibilidade para atender a alteraes do mercado,
conforme o caso. Um gerente arrependido por uma escolha infeliz de sistema
nos confessava ainda outro dia que a rotina de apurao de custos de sua
empresa, usando o novo mdulo de custos de seu novo ERP, estava levando 20
horas, sem compartilhamento de tarefas na mquina. Todos ho de convir que
um pouco demais.

Satisfao dos clientes atuais com a tecnologia. Nunca demais reafirmar, a

melhor fonte de informaes e evidncias sobre uma determinada soluo so os
seus usurios atuais. Procure certificar-se que o porte do problema da empresa
para quem voc direciona a pergunta tem a mesma ordem de grandeza (ou

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

11

maior) que o seu. Isso pode ser dado pela considerao conjunta de indicadores
como nmero de contas contbeis, nmero de itens ativos, nmero de produtos
acabados, nmero de itens por estrutura de produtos, nmero de funcionrios,
nmero de plantas, nmero de centros de custo e outros indicadores de porte do
problema. Observe que faturamento apenas pode no significar nada neste caso.
No adianta analisar um usurio com um problema de porte inferior ao seu pois
uma soluo pode ter excelente desempenho para problemas pequenos e pssimo
desempenho para problemas maiores.
Organizao do sistema

Facilidade de uso. Espera-se que o sistema em anlise, se comprado, seja bem

utilizado. Quanto mais facil for utilizar o sistema, mais fcil ser treinar e manter
atualizados seus usurios, mais fcil ser convenc-los a comprometer-se com
seu uso e mais fcil ser fazer dele bom uso. Portanto, aspectos relacionados a
user-friendliness, como presena de interfaces grficas, menus inteligentes,
navegao simples e direta e no em rvore, help on line, documentao e
manuais atualizados e fceis de consultar (se possvel on line) so todos aspectos
que fazem de uma soluo uma soluo mais fcil de usar, o que altamente
desejvel.

Facilidade de implantao. Implantar um ERP no tarefa trivial. Requer

diligente planejamento e gerenciamento. Requer que se obtenham nveis
altssimos de acurcia nos registros do sistema em relao aos fatos fsicos que
representam, requer comprometimento das pessoas com seu bom uso, requer
disciplina e preciso na execuo de tarefas relacionadas a entrada de dados do
sistema. Os sistemas ERP podem apoiar mais ou menos estas atividades de
implantao. Podem por exemplo, apoiar adequadamente a funo de contagem
cclica de inventrio (e este s um exemplo entre centenas possveis) que por
sua vez auxiliar na manuteno de nveis mais acurados dos registros de
estoque. As implantaes de sistemas ERP tambm, via de regra, requerero
redesenho dos processos da empresa, tanto para que no se automatizem
processos imperfeitos como para que os processos passem a se adequar ao
melhor uso do sistema. Alguns software de ERP hoje suportam a atividade de
redesenho de processos, outros no. Recursos presentes no software e que
facilitem o processo de implantao so sempre desejveis e o grau em que se
encontram na soluo analisada deve ser analisados pelo possvel comprador.

Segurana. Aspectos relacionados a segurana e integridade dos dados devem

ser analisados. Sistema de alocao e gesto de senhas de acesso, proteo
contra hackers externos, apoio a rotinas de backup e recuperao de dados,
recursos para lidar com quedas de energia durante execuo de rotinas, so todos
aspectos relevantes de segurana a serem investigados, quando da escolha de sua
soluo de sistema integrado

Satisfao dos clientes atuais. Uma vez mais, mais do que apenas confiar na
palavra (em geral nada isenta) do potencial fornecedor de software, importante
checar com usurios atuais do sistema em estudo qual seu nvel de satisfao
com os aspectos relacionados organizao do sistema antes de tomar a deciso
de adquiri-lo.

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

12

Funcionalidades
Quanto funcionalidade do sistema em anlise, as questes so, mais do que em
qualquer item anteriormente discutido, contingentes. Em outras palavras, cada caso
dever ter um tratamento particular, pois as necessidades das diferentes empresas
variaro muito. Abaixo esto listados alguns aspectos que podem ser importantes para
empresas de manufatura que tenham um cho-de-fbrica com questes relativamente
complexas. A lista abaixo deve, entretanto, ser considerada apenas como check-list
inicial em cima do qual as empresas devem acrescer suas necessidades e
particularidades prprias.

Mdulos de planejamento organizados segundo lgica MRPII?. Algumas

solues encontradas no mercado, embora argumentem ter a lgica MRPII, na
verdade no tm. Ter a lgica MRPII significa conformar-se com uma lgica
bastante bem definida pela APICS (American Production & Inventory Control
Society http://www.apics.org) e que implica trabalhar com mdulos que
apoiem o planejamento de produo e materiais no longo (Sales & Operations
Planning e Resource Planning), mdio (Master Production Scheduling e Roughcut Capacity Planning), curto (Material Requirements Planning e Capacity
Requirements Planning) e curtssiomo prazos (Production Activity Control e
Purchasing), trabalha com lgica de exploso de necessidades de materiais e
capacidade produtiva, para trs no tempo (do futuro para o passado), guiado
pelas estruturas de produtos e pelos roteiros de produo e um sistema de
programao de ciclo fechado, pois conta com mdulos de realimentao (veja o
livro Planejamento, Programao e Controle da Produo com MRPII/ERP, de
Corra, Gianesi e Caon, Editora Atlas, 1997, para uma descrio detalhada de
sistemas MRPII). A lgica MRPII embora com restries relevantes para alguns
tipos de processo industrial, tem uma estruturao testada h mais de 20 anos e
hoje a lgica de planejamento de produo mais usada no mundo.

Soluo de programao fina da produo integrada com o MRPII. Para

algumas situaes complexas de cho-de-fbrica, a lgica do MRPII
insuficiente. Empresas que trabalham por processo, ferramentarias muito
complexas, tinturarias, entre outras situaes no podem ser suportados pela
lgica do MRPII apenas. Requerem o apoio de sistemas com base em simulao
da produo que tm sido chamados sistemas de programao da produo com
capacidade
finita.
Estas
solues,
antigamente
comercializadas
independentemente dos sistemas ERP, so hoje oferecidas como mdulos dos
ERPs mais atualizados. Se no seu caso, os problemas e caractersticas fabris
requerem uma soluo mais sofisticada, conveniente analisar se o seu potencial
fornecedor tem uma soluo de programao fina com capacidade finita
integrada ao seu sistema para oferecer.

Apoia integrao com JIT e kanban. Em muitas situaes fabris as empresas

decidem trabalhar com a filosofia JIT e com a sua tcnica de gesto de fluxo de
materiais o kanban. Trabalhar com kanban significa trabalhar com a produo
puxada a partir da demanda para evitar o crescimento dos nveis de estoques.
Se este o caso da sua empresa, cheque se o seu potencial fornecedor tem em
seu sistema recursos para apoiar o funcionamento de kanban emisso de

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

13

cartes kanban, baixa automtica de materiais, gerenciamento de produo por

taxas e no por ordens de produo, entre outros.

Apoia produo do tipo da empresa? H vrios tipos de processo produtivo com

diferentes requisitos informacionais: produo por processo (como as
petroqumicas), em linha (como as montadoras), por lotes (como as
farmacuticas), por pequenos projetos (como os fabricantes de centrais
telefnicas), por grandes projetos (como os estaleiros). importante caracterizar
o tipo de processo de sua empresa e ento checar que a soluo estudada pode de
fato suportar bem suas necessidades de informao.

Apoia documentao requerida pela ISO 9000. ERP a base do sistema de

informaes das empresas que o adotam. Se sua empresa tem inteno, est
implantando ou vai implantar ISO 9000, importante verificar se (e quanto) a
potencial soluo em considerao apoia informacionalmente os requisitos da
norma.

Localizao completa? Este um dos principais problemas dos sistemas

estrangeiros que decidiram competir no mercado nacional: a tropicalizao ou,
no jargo mais usual e recente da rea, a localizao dos seus sistemas.
Principalmente nos aspectos fiscais e contbeis, a legislao brasileira
muitssimo particular (IPI pautado, ICMS diferente por estado, dezenas de
tributos diferentes, exigncias da lei das S/A, entre outras) e dificilmente um
sistema desenvolvido no exterior contemplar todas estas particularidades. As
software houses estrangeiras, ento despendem considervel esforo para
localizar suas solues. Entretanto, as solues encontram-se em diferentes
estgios de localizao (seja por diferentes nveis de esforo despendido na
localizao, seja pelas diferentes pocas em que as solues entraram no Brasil.
importante verificar com muito cuidado e detalhe o nvel em que se encontra a
localizao da soluo em anlise antes de qualquer deciso de adoo.
Converse com usurios, no se baseie apenas nas respostas do fornecedor.

Especificidades da empresa so contempladas? Algumas empresas (e at alguns

setores industriais) tm determinadas especificidades que devem ser
contempladas por uma soluo ERP que se pretenda adequada. Exemplos so as
grades de tamanhos/cores em confeces, o IPI pautado no setor de bebidas, o
controle de materiais perigosos para determinadas indstrias qumicas, a
necessidade estrita de rastreabilidade para empresas alimentcias e
farmacuticas, entre outros. Identifique em detalhes suas especificidades, liste-as
e cheque se a soluo em anlise as contempla e em que grau. No deixe para
descobrir uma no aderncia durante o processo de implantao, onde os custos
podem ser muito maiores.

Trata-se de soluo ERP completa? H de fato presentes e integrados os

mdulos de planejamento de produo e materiais, engenharia, fabricao e
engenharia industrial, finaceiro, RH, folha de pagamento, distribuio,
manuteno, fiscal, contbil, custos, comercial, compras, com os recursos
necessrios para atender as necessidades da empresa potencial compradora? Se
nem todos os mdulos esto presentes, como voc tem sido servido pela sua

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.

14

soluo atual nos mdulos faltantes? Quais os impactos de continuar com seu
mdulo atual e ter de interfacear com outros mdulos presentes no novo ERP?

Apoia custeio ABC? Uma das contribuies mais relevantes que um ERP pode
dar a uma empresa est no acompanhamento de seus custos. Muitas empresas
hoje tm adotado a lgica de custeio por atividades. Se sua empresa j adota
custeio ABC ou se ela pretende adotar no futuro, importante checar se a
soluo ERP analisada suporta o custeio ABC informacionalmente.

Apoia adequadamente o sistema de indicadores de desempenho da empresa?

Alm de indicadores de custo, as empresas necessitam de bons sistemas de
indicadores de desempenho para analisar sua posio competitiva frente aos
clientes e para analisar aspectos referentes a uso de recursos e retorno sobre o
investimento do acionista. Se o ERP vai ser o sistema de informaes base da
empresa, importante checar se a soluo em anlise ser capaz de suportar as
necessidades do sistema de avaliao de desempenho da empresa, assim como
suas potenciais alteraes ao longo do tempo futuro. S assim a empresa e seus
gestores tero uma efetiva ferramenta gerencial nas mos.

Satisfao de clientes de porte / indstria similar. Novamente, o melhor

indicador de que a soluo analisada realmente funciona conversar com
clientes usurios da soluo. Escolha aquele que tem o problema mais parecido
com o seu e gaste tempo conversando com ele. Visite sua empresa, converse
com usurios do setor de tecnologia de informao, usurios finais do sistema,
gestores do sistema, gerentes e diretores. Forme um quadro rico em detalhes,
baseie-se no em uma mas em mltiplas fontes de informao, para s ento
decidir.

Esta lista de questes e pontos a observar no pretende ser exaustiva. O objetivo

foi chamar a ateno para aqueles aspectos mnimos essenciais que devem ser
considerados numa anlise para escolha de aplicativo ERP para empresas pequenas e
mdias. O importante no negligenciar esta importante etapa da adoo de um ERP.
No se esquea que h literalmente dezenas de solues disponveis no mercado.
melhor pensar bem antes de adotar uma determinada soluo pois os custos associados
com a troca a posteriori ou com a convivncia com um sistema ruim ou no aderente s
necessidades da empresa podem ser muito grandes. Boa sorte!

Corra & Associados (http://www.correa.com.br) - Reproduo total ou parcial autorizada desde que
mencionada a fonte.