Gesto Educacional....

pmd

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1/6/2009, 12:21

MANUAL DO DSPACE
administrao de repositrios

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

Reitora

DORA LEAL ROSA

Vice-reitor

LUIZ ROGRIO BASTOS LEAL

EDITORA DA UFBA

Diretora

Flvia m. Garcia Rosa

Conselho Editorial
ngelo Szaniecki Perret Serpa
Caiuby Alves da Costa
Charbel Nin El-Hani
Dante Eustachio Lucchesi Ramacciotti
Jos Teixeira Cavalcante Filho
Alberto Brum Novaes
Suplentes
Evelina de Carvalho S Hoisel
Cleise Furtado Mendes
Maria Vidal de Negreiros Camargo

Milton Shintaku
Rodrigo Meirelles

MANUAL DO DSPACE
administrao de repositrios

Salvador
EDUFBA
2010

 2010 by Milton Shintaku e Rodrigo Meirelles

Direitos para esta edio cedidos Editora da Universidade Federal da Bahia.
Feito o depsito legal.

Projeto Grfico
GABRIELA NASCIMENTO

Editorao e Arte Final

ALANA GONALVES DE CARVALHO MARTINS

Reviso
ANDREA HACK

Normalizao
AUTORES

Sistema de Bibliotecas - UFBA

Shintaku, Milton.
Manual do DSPACE : administrao de repositrios / Milton Shintaku, Rodrigo Meirelles. Salvador : EDUFBA, 2010.
83 p. : il.
ISBN 978-85-232-0732-8
1. Sistemas de recuperao da informao - Administrao. 2. Repositrios - Administrao.
3. Repositrios institucionais. 4. Gesto do conhecimento. 5. Cincia da informao. I.
Meirelles, Rodrigo. II.Ttulo.
CDD - 020

EDUFBA
Rua Baro de Jeremoabo, s/n, Campus de Ondina
40.170-290, Salvador, Bahia
Telefax: (71) 3283 6160 / 3283 6164
edufba@ufba.br
www.edufba.ufba.br

Dedico esse trabalho a minha esposa e minha filha,

companheiras de vida; e profa. Dra. Sely Maria de Souza Costa,
que no me alfabetizou, mas me ensinou a escrever.
Milton Shintaku

Dedico esse trabalho a minha amada me.

Rodrigo Meirelles

A Deus e a todos que ajudaram direta e indiretamente na nossa formao

Universidade Federal da Bahia (UFBA), principalmente Flvia Rosa,
Diretora da Editora da UFBA, e ao Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e
Tecnologia (IBICT), pela oportunidade de aprendizado
ao trabalharmos no Projeto de Construo de Repositrios.

Apresentao

A implementao de repositrios tem crescido substancialmente em seu uso em uma

importante iniciativa para disseminao e preservao da produo intelectual em diversas
instituies. Na atualidade, o DSpace tem sido o software mais usado, segundo dados
do Registry of Open Access Repository (ROAR), para a implementao de repositrios de
acesso aberto. No Brasil e em Portugal diversas instituies utilizam o DSpace. Entretanto,
h poucos materiais de apoio em lngua portuguesa.
Nesse contexto, a proposta dos autores apresentar um manual que auxilie os administradores de repositrios implementados com o DSpace. Este manual procura, de forma
simples, fornecer aos leitores explicaes sobre como executar as tarefas que fazem parte
da gesto de repositrios no DSpace, embasando-os atravs dos respectivos conceitos.
Seu pblico alvo, porm, no somente os administradores de repositrios no
DSpace, mas todos os interessados no uso do software e em repositrios, pois, de forma
geral, apresenta tambm informaes tcnicas e conceituais.

Prefcio

Repositrios institucionais: a democratizao da produo

cientfica
Aps a Segunda Guerra Mundial houve um incremento na produo cientfica que
coincide com a abertura de universidades e centros de pesquisa no mundo todo e uma
ampliao de intercmbio de informaes. O desenvolvimento das tecnologias de informao
e comunicao possibilitou que este intercmbio se desse atravs de redes e em tempo
real, criando uma nova comunidade local e ao mesmo tempo global.
Nesse contexto, nos anos 1990, surgiu nos Estados Unidos o Open Archives Initiative
(OAI) - Iniciativa dos Arquivos Abertos, movimento que foi um marco no desenvolvimento
da comunicao cientfica e, por conseguinte, da publicao eletrnica e das bibliotecas
digitais. Este modelo permitiu a democratizao do conhecimento e uma das possibilidades
foi a implantao de Repositrios Institucionais (RI) com a finalidade de organizar e disseminar a produo cientfica das instituies de pesquisa.
No Brasil, a adoo dos RI relativamente recente, mas, vem crescendo a cada ano,
graas, dentre outras iniciativas, ao apoio do Instituto Brasileiro de Informao em Cincia
e Tecnologia (Ibict) atravs de edital em parceria com a FINEP e o suporte tecnolgico dos
seus tcnicos. A disseminao da implantao dos RI permitiu que as instituies de pesquisa passassem a pensar na importncia do estabelecimento de polticas de informao
institucionais, trazendo como resultado prtico um melhor gerenciamento da produo
cientfica e sua disseminao para um pblico cada vez mais amplo.
O manual organizado por Milton Shintaku e Rodrigo Meirelles - Manual do DSpace:
administrao de repositrios, aprovado para publicao pela Editora da Universidade Federal da Bahia, na sua coleo Manuais, chega em momento extremamente oportuno para
auxiliar os administradores de repositrios implementados com o software livre, DSpace. De
forma simples e objetiva, ele oferece aos leitores as orientaes pertinentes para executar
tarefas que fazem parte da gesto de repositrios que aderiram a esse software, alm de
trazer conceitos importantes para o entendimento e gerenciamento desse ambiente virtual
para disponibilizao de contedos.

Shintaku e Meirelles podem ser classificados como mentores incansveis das

causas que tomam para si, adotando os RI, tm se dedicado a auxiliar as instituies em
processo de implementao dos seus repositrios, contribuindo para ampliar e consolidar
a disseminao da produo cientfica brasileira.

Flvia Rosa

Professora Adjunta da Universidade Federal da Bahia

Braga, novembro de 2010

Sumrio

CAPTULO 1
15
Introduo 15
Objetivo 16
Profissionais envolvidos nos repositrios
Repositrios 17
DSpace 18
XMLUI X JSPUI 19

16

CAPTULO 2
21
Organizao do DSpace 21
Comunidade, coleo e itens 22
Usurios e grupos 25
Temas e aspectos 26
Administradores de comunidade 28
Administradores de coleo 29
CAPTULO 3
31
O administrador do repositrio
Tarefas do administrador 31
Polticas 32
Menu do Administrador 33

31

CAPTULO 4
35
A administrao 35
Gerenciar a estrutura informacional do repositrio
Gerenciar comunidade e subcomunidade
37
Gerenciar Coleo
42
Gerenciar Controle de Acesso 51
Gerenciar Pessoas
52
Gerenciar Grupos
53
Gerenciar acessos
55
Gerenciar Registros 58
Gerenciar Metadados
59
Gerenciar formatos
61
Gerenciar outras facilidades 63
Itens
63
Painel de controle
65
Estatsticas
66
Importar metadados
67

35

CAPTULO 5
69
Procedimentos Tcnicos 69
Formulrio de entrada 69
Arquivo de traduo 71
Vocabulrio controlado 72
Configuraes 72
Indexao de texto completo
73
Configuraes relacionadas lngua
74
Pgina inicial do usurio (aps ser identificado)
74
Permitir que o administrador se logue como outro usurio
Analisador brasileiro para busca
75
Operador lgico padro para busca
76
Licena Creative Commons
76
Permisses
77
Condies
77
Concluso
78
REFERNCIAS 79
Glossrio 81
Sobre os autores

83

75

CAPTULO 1

Introduo
Atualmente, a internet tem se apresentado como uma fonte valiosa de informaes.
Cada vez mais instituies, na maioria de ensino superior, disponibilizam sua produo
intelectual de forma aberta, principalmente por meio do movimento de acesso livre (Open
Acess), permitindo que peridicos, repositrios, bibliotecas digitais e acervos possam ser
disponibilizados em acesso livre. Isso permite tambm a interoperabilidade entre diversos
mecanismos de acesso e armazenamento de dados, atravs de padres da iniciativa de
arquivos abertos (Open Archives Initiative OAI). Essas iniciativas so mantidas por instituies de mrito reconhecido, compondo um cenrio confivel de informaes.
Nesse contexto, os repositrios cientficos tm se revelado uma opo importante na
disseminao da informao de pesquisa. De acordo com Harnard (2004), os repositrios
representam a via verde, caminho que consiste principalmente no autoarquivamento, por
parte dos autores ou representantes, de uma cpia de suas publicaes em um repositrio
institucional ou temtico de acesso livre. A via dourada, por sua vez, a publicao de
artigos em revistas cientficas de acesso livre. Tais estratgias tm ampliado o acesso ao
que produzido pelas instituies. Um documento disponvel na internet de forma aberta
tem sua leitura facilitada, o que aumenta o nmero de citaes (LAWRENCE, 2000).
Por outro lado, outros tipos de repositrios, alm dos cientficos, tambm so
fontes importantes de informao, porm, com finalidades e pblico alvo diferentes. Os
repositrios podem ser implantados e operacionalizados em organizaes do setor pblico
ou privado, podendo ser acadmicos, administrativos, tcnicos ou mistos, mantendo a
mesma confiabilidade de informao. Esses repositrios disponibilizam uma variedade
maior de tipos e formatos de objetos digitais.
Na maioria dos casos, os repositrios, acadmicos ou no, oferecem as mesmas
facilidades. Focados no depsito e recuperao de documentos em formato digital, muitos
repositrios so semelhantes em relao s suas necessidades. Nesse caso, podem ser
implementados utilizando o mesmo software, o que na prtica tem sido comum, como
por exemplo, no uso do DSpace. Pouco mais de 24% dos repositrios de acesso aberto
registrados no ROAR so implementados com DSpace.

15

Objetivo
Este manual tem por finalidade orientar os administradores de repositrios implementados com DSpace, desde a instalao at nas tarefas dirias. Desse modo, cobre
vrios aspectos, todos relacionados administrao do DSpace. Nesse caso, serve como
material de consulta durante a implementao de um repositrio e em seu gerenciamento
cotidiano, com orientaes de cunho prtico.
Mesmo focado na verso 1.6 do DSpace, esse manual pode ser til para as verses
anteriores. Apesar das mudanas implementadas a partir da verso 1.5, a administrao do
DSpace pouco mudou nessas ltimas verses, sendo que as funcionalidades permanecem
pouco alteradas, as mudanas se revelam mais na forma de apresentao do que em sua
operao.
A grande mudana da verso 1.6, em relao administrao, refere-se ao controle
das comunidades, colees e itens. Assim, esse manual discorre mais detalhadamente
sobre esses temas, apresentando as modificaes em comparao com as antigas verses.
Entretanto, os outros tpicos so apresentados sem relacionar com as verses antigas, mas
de forma completa.
Para esse propsito, esse manual aborda alguns aspectos mais tcnicos e outros
mais de descrio de uso, estendendo a todas as tarefas do administrador. No entanto, no
possui o propsito de ser um documento completo, dispensando a documentao tcnica
do DSpace e outros mais. Agrega-se aos documentos j existentes no intuito de facilitar o
entendimento sobre esse software muito utilizado.

Profissionais envolvidos nos repositrios

Para entender um manual para administradores necessrio que se saiba que
outros profissionais esto envolvidos com repositrios. Essa contextualizao serve, at
certo ponto, para delimitar a abrangncia desse manual e de seu pblico alvo principal,
mesmo que ele, muitas vezes, apresente informaes que transcendam os objetivos relacionados ao pblico alvo.
Swan (2008) elenca vrios atores envolvidos nos repositrios. Entretanto, esse rol
mais geral e trata de profissionais que possuem influncia sobre o repositrio, sob o ttulo
de stakeholders. Esses atores, direta ou indiretamente, decidem sobre o funcionamento
do repositrio, como as agncias de fomento e gestores de pesquisa. Nesse caso, os atores
so envolvidos nas deliberaes e no propriamente na administrao do repositrio.
Robson (2007), por sua vez, faz a distino entre gerente e administrador do repositrio. Para o autor, o gerente a parte humana, enquanto o administrador estaria mais
relacionado parte fsica. Essa dicotomia, no entanto nem sempre possvel, pois em um
repositrio integrao e colaborao constituem sua tnica.
Nesse contexto, definimos o administrador como a interface entre vrios profissionais.
Esse profissional interage com vrias outras equipes, tais como:

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Leitores Usurios que acessam o repositrio procura de informaes. Nos

repositrios baseados no DSpace h um canal para que esses usurios enviem
mensagens eletrnicas ao administrador (feedback). Essa facilidade em forma de
link est presente no rodap e remete a um formulrio que envia a mensagem
ao administrador. Esses usurios podem ou no ser cadastrados no repositrio,
dependendo da configurao.

Grupo gestor do repositrio Usurios do repositrio que definem as polticas

gerais. Grupo de usurios que decidem sobre a atuao do repositrio. Na viso
de Swan (2008), so os steakholders. No caso das universidades, por exemplo,
podem ser os reitores, decanos, professores e outros usurios que possuem
influncia no funcionamento do repositrio.

Equipe de informtica Profissionais responsveis pela execuo de procedimentos tcnicos, especficos de informtica. Compartilham a execuo
da customizao com o administrador e mantm o repositrio operacional,
no sentido tcnico. Em grande parte das tarefas de manter o repositrio, so
parceiros do administrador.

Catalogadores usurios que submetem os documentos ao repositrio. Em caso

de autoarquivamento o prprio autor. Entretanto, nem sempre isso ocorre. Em
alguns casos, outros profissionais executam a submisso.

Avaliadores e Revisores de metadados Em alguns casos existe a necessidade de

profissionais que avaliam e revisam as submisses (ver fluxo de submisso).

O rol acima apresentado traz apenas um apanhado sobre possveis profissionais. Cada
instalao possui formas diferenciadas de definir as equipes de trabalho. O administrador,
por exemplo, pode fazer parte do grupo gestor ou da equipe de informtica. Entretanto, o
elenco apresentado tem relao com as funes necessrias para o pleno funcionamento
de um repositrio.

Repositrios
Repositrios so sistemas disponveis na web que fornecem, principalmente, facilidades de depsito e acesso aos objetos digitais. Nesse sentido, os repositrios agregam
uma grande variedade de facilidades, em grande parte relacionadas ao gerenciamento dos
objetos digitais neles depositados. Nesse contexto, Viana, Mrdero Arellano e Shintaku
(2005) enfatizam a preservao dos documentos depositados, enquanto Camargo e Vidotti
(2006) apresentam a flexibilidade relacionada personalizao do repositrio. Portanto, os
repositrios, alm de gerenciar os documentos digitais, possuem facilidades relacionadas
preservao destes e so sistemas flexveis que podem se adequar a vrias finalidades.
Essa definio, focada nas funcionalidades oferecidas pelos repositrios, pode ser
complementada com a finalidade deles. Apesar dos repositrios terem origem acadmica,
com finalidade de disseminao da literatura cientfica, cada vez mais so utilizados para

17

outros fins, tais como bibliotecas jurdicas1, bancos de objetos educacionais2 ou acervos3.
Dessa forma, pode-se ter repositrios acadmicos, administrativos, tcnicos ou mistos,
ainda que esses ltimos no sejam muito aconselhveis por mesclar documentos de
finalidades diferentes.
Outra classificao dos repositrios muito aceita refere-se aos repositrios institucionais e temticos. Essa classificao no se alinha s funcionalidades oferecidas ou tipo de
documento depositado, mas se aplica a aspectos mais funcionais, entre eles, a instituio
vinculada ao autor. Entretanto, todas essas classificaes no so exclusivas e podem
descrever melhor um repositrio.
Os repositrios institucionais tm como principal caracterstica representar a produo
intelectual de uma instituio, aumentando a visibilidade tanto da instituio quanto dos
autores (COSTA; LEITE, 2006). Essa caracterstica, portanto, significa que todos os autores
possuem ligao direta com a instituio mantenedora do repositrio.
No que diz respeito aos repositrios temticos, a origem dos documentos depositados pode ser diversa, tendo o tema como principal ponto de agregao. Assim, autores
vinculados a diversas instituies depositam seus trabalhos nos repositrios temticos.
Esse procedimento no apenas aumenta a possibilidade de acesso como tambm influi
na sua preservao.
Atualmente, essa classificao tem-se restringido a repositrios cientficos,
devido, principalmente, a implementao de repositrios que disseminam outros tipos
de documentos, como educacionais e tcnicos, entre outros. Assim, repositrios podem
ser classificados de acordo com o tipo de documentos, por serem multitemticos e no
apresentarem caractersticas institucionais. Nesse caso, tem-se repositrios educacionais,
jurdicos, tcnicos e outros.
Repositrios podem, assim, ser implementados de vrias maneiras e para vrias
finalidades. Atualmente, existem vrios softwares para esse fim. Destaca-se, no entanto,
o DSpace, principalmente por sua presena em vrias instituies, como o software mais
utilizado para implementao de repositrios de acesso aberto (ROAR, 2010).

DSpace
O DSpace uma iniciativa surgida no Instituto Tecnolgico de Massachussets
(MIT), em conjunto com a Hewlett-Packard (HP), em resposta emergente necessidade
1
2
3

18

BDJUR, Biblioteca Digital Juddica implementada pelo Supremo Tribunal de Justia - STJ. Disponvel em: http://
bdjur.stj.gov.br/xmlui/handle/2011/17962
BIOE, Banco Internacional de Objetos Educacionais implementado pelo Ministrio da Educao MEC. Disponvel
em: http://objetoseducacionais2.mec.gov.br/
Acervo Tom Jobin e Acervo Digital Acessvel Disponvel em: http://www.jobim.org/acervo/acervodigital.html

de mudanas na comunicao cientfica (CELESTE; BRANSCHOFSKY, 2002). A primeira

instalao do DSpace foi disponibilizada no inverno de 2002, pela biblioteca do MIT,
e teve como propsito, inicialmente, compartilhar a produo acadmica entre os pares.
Somente aps estar totalmente estvel foi disponibilizada para outras instituies.
Para Bauduin e Branschofsky (2004), o DSpace, no MIT, transcende ser puramente
um aplicativo, tornando-se um projeto, servio e software. Essa viso multifacetada do
DSpace, que pode ser ampliada a todas as implementaes do DSpace, refere-se relao
entre grupos diferentes de usurios do sistema, o que amplia sua definio. Assim, o DSpace
possui significados diferentes dependendo dos usurios ou da rea de atuao.
Como projeto, o DSpace iniciou-se no MIT aliado HP. Hoje, no entanto, mantido
pelo Duraspace com apoio de uma comunidade mundial, num projeto que direta ou indiretamente envolve muitos profissionais de vrios pases. Trata-se de uma comunidade que
testa novas facilidades, verifica erros, corrige o mau funcionamento, desenvolve facilidades
e traduz o aplicativo para diversas lnguas, entre outras tarefas.
No que concerne ao servio, o DSpace gerencia e preserva objetos digitais fornecendo facilidades de recuperao. Nesse caso, cada instncia do DSpace um servio
de informao que disponibiliza aos seus usurios documentos digitais de forma facilitada,
formando assim uma grande rede de servios de informao.
Enfim, como software, produto de um projeto, um aplicativo de computador que
implementa um repositrio. Baseado na filosofia livre, fornece facilidade para os arquivos
abertos, possui open source, alm de orientar para o acesso aberto. Entretanto, disponibilizar ou no os metadados para Harvesting (arquivos abertos), bem como o acesso livre
ao contedo so opes das instituies mantenedoras dos repositrios, e no obrigao
das mesmas.
O DSpace, como software, evoluiu desde suas primeiras verses, conforme a necessidade da comunidade, implementando novas facilidades, melhorando as ferramentas
de gerenciamento e de busca. A indexao de texto completo da verso 1.3, a possibilidade
de uso de vocabulrios controlados da verso 1.4 e interface XMLUI da verso 1.5 so
exemplos dessa evoluo.

XMLUI X JSPUI
Talvez a maior alterao estrutural efetuada no DSpace tenha ocorrido na verso 1.5,
que se manteve na verso 1.6, foi a possibilidade de utilizar duas interfaces web, a JSPUI
(Java Server Pages User Interface) e a XMLUI (eXtented Mark Language User Interface).
Essa arquitetura de sistema (apresentada na figura 1) permite que se escolha a inteface
web entre duas tecnologias distintas, com as vantagens e desvantagens de cada uma.

19

Figura 1 Estrutura do DSpace, a partir da verso 1.5

Uma das decises do administrador ou da equipe responsvel pelo repositrio

exatamente decidir qual das interfaces o repositrio ir utilizar. Assim, mister apresentar
as duas interfaces neste manual. Havendo somente um banco de dados e um conjunto de
programas, independentemente da interface escolhida, o sistema operar plenamente.
O JSPUI mantm a mesma tecnologia das verses antigas e serve para manter a
compatibilidade com elas, facilitando a migrao para a tecnologia XMLUI, ou apenas para
aqueles que preferem essa tecnologia. Baseada em pginas JSP (pginas HTML mescladas com programao Java), para alguns tcnicos mais fcil de manipular. Entretanto,
representa uma tecnologia mais antiga.
O XMLUI, por sua vez, inovador. Baseado na tecnologia XML, que ganha cada
vez mais espao na internet, separa a camada de negcio da apresentao. Essa estrutura
apresenta-se mais segura, porm mais complexa. Sua interface alterada exclusivamente
com o uso de folhas de estilos e programas conversores (XSL), exigindo assim profissionais
que possuam conhecimentos especficos de desenho de sistemas web com XML.
Opcionalmente pode-se implementar o repositrio com a interface JSPUI at que a
equipe tcnica sinta-se confortvel para migrar para a interface XMLUI. Essa estratgia no
interfere nas operaes efetuadas no repositrio, mas exige maior controle por parte dos
profissionais envolvidos, principalmente no que se refere apresentao. Os dados so os
mesmos, independentemente da interface, mas tudo o que se relacionar apresentao
particular a cada interface.

20

CAPTULO 2

Organizao do DSpace
O DSpace foi desenvolvido com base na comunicao cientfica, seu projeto foi
embasado na disseminao de literatura cientfica em formato, principalmente, de artigos
que foram publicados anteriormente em peridicos. Por essa razo, sua organizao est
intimamente ligada a sua origem acadmica. Assim, alguns conceitos orientadores dos
repositrios remetem comunicao cientfica.
A comunicao cientfica o processo que envolve todas as etapas relacionadas
produo, disseminao e uso do conhecimento cientfico. Para Ziman (1984) a principal
instituio social da cincia, pois valida o conhecimento e o reconhece como cientfico.
Complementando, Costa (1999, 2008) e Bjrk (2005), em seus modelos de comunicao
cientfica, propem a utilizao de repositrios como facilitadores do acesso literatura
cientfica.
O DSpace, em praticamente todos os aspectos, tem suas facilidades baseadas em
prticas da comunidade usuria desse software. Como a grande maioria dos repositrios
instalados com DSpace esto vinculados a universidades, Registry of Open Access Repositories (ROAR), o DSpace incorpora procedimentos semelhantes aos processos acadmicos
em vrios aspectos relacionados disseminao de conhecimento.
Atualmente, a comunidade usuria do DSpace tem contribudo para a evoluo
desse software, no apenas enviando sugestes ou relatando o mau funcionamento de
alguns recursos, mas atuando diretamente no desenvolvimento de ferramentas que esto em
consonncia com as diretrizes do DSpace, podendo ser incorporadas a novas verses.
A evoluo do software cria, na maioria dos casos, novas facilidades, melhorando
sua utilizao. Em outros casos, disponibiliza novas configuraes, estendendo as possibilidades de adequa-lo a novos contextos. Independentemente das mudanas, a evoluo
apresenta-se como um fator benfico, pois mantm o software em constante adaptao s
necessidades da comunidade usuria.
Como um software altamente configurvel, o DSpace possui vrias opes que lhe
permitem ajustar-se s diversas necessidades de uma instituio. Entretanto, essas opes
baseiam-se em conceitos que orientaram o desenvolvimento de um repositrio. Muitos dos
conceitos do DSpace so descritos de forma prtica nesse captulo, e apresentados nos
contextos relacionados ao funcionamento do software. O captulo aborda tambm diversos
tpicos relacionados operacionalizao do DSpce, auxiliando no entendimento do software
e das opes disponveis para a implementao de repositrios.
21

Comunidade, coleo e itens

A estrutura informacional do DSpace, pelo qual o acervo do repositrio disponibilizado, hierrquico, composto por Comunidades, Colees e Itens. Essa estrutura no
apenas permite a organizao de acervo, mas tambm, facilita a recuperao dos objetos
digitais depositados. Assim, fornecendo uma estrutura que, apesar de rgida, muito prpria
para manter os objetos digitais de forma fcil de construir e manter.
As comunidades e subcomunidades so estruturas informacionais que representam a organizao do repositrio. As comunidades so as estruturas de mais alto nvel e
podem conter vrios nveis de subcomunidades. Assim, representam apenas a estrutura,
no contendo objetos digitais diretamente. Os documentos so agrupados nas colees, e
as comunidades, por sua vez, agrupam subcomunidades e colees.
Nesse contexto, as comunidades e subcomunidades podem representar temas ou
estruturas organizacionais. Por exemplo, em um repositrio institucional de uma universidade, organizado pela estrutura organizacional, as comunidades podem representar as
faculdades e institutos, enquanto as subcomunidades representam os departamentos. Por
outro lado, se organizado por tema, as comunidades poderiam representar os grandes
temas, enquanto as subcomunidade refinariam esses temas em subtemas.
No havendo limites para os nveis de subcomunidades, pode-se refinar os
tpicos em rvores que organizem o repositrio. Nesse caso, a raiz a comunidade e
os troncos e galhos as subcomunidades. possvel criar quantas comunidades forem
necessrias para representar a abrangncia do acervo, e em cada comunidade pode-se
criar tantas subcomunidades, em vrios nveis, quantas forem necessrias para refinar
essa comunidade.
Para facilitar a administrao do repositrio, pode-se criar administradores para
as comunidades ou subcomunidades. Esses administradores gerenciam vrios aspectos
das comunidades e subcomunidades, dividindo assim a responsabilidade e facilitando o
gerenciamento de repositrios muito grandes. Essa facilidade opcional mas muito til,
dependendo da organizao do repositrio.
As colees so estruturas que servem, preferencialmente, para agrupar documentos com alguma caracterstica comum. Toda coleo deve pertencer a uma comunidade
ou subcomunidade, pois enquanto as comunidades organizam o repositrio, as colees
organizam os documentos do acervo.
comum que as colees sejam por tipo de arquivo ou formato. Assim, colees
de artigos de peridicos ou captulos de livros so exemplos de colees organizadas por
tipo de arquivo. J a colees de vdeo ou udio, por sua vez, se aplica a organizao por
formato de arquivo. No aconselhvel ter colees que indicam assunto, pois possivelmente iriam se misturar tipos e formatos de arquivos. As comunidades ou subcomunidades
so mais apropriadas para representar assuntos.
As colees tambm podem ter administradores. Esses usurios, com permisses
especiais, podem controlar aspectos da coleo e itens que esto contidos nela. Dessa
forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos nveis, se for preciso. Os ad-

22

ministradores das colees podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver
algum tipo de restrio de acesso.
Um Item, por sua vez, um conjunto de descries e objetos digitais. Pode-se
dizer que a unidade informacional do DSpace. Consiste de vrios campos descritivos
aliados aos objetos digitais, que unidos formam uma unidade. Os Itens so depositados
nas colees, que por sua vez, esto contidas nas comunidades e subscomunidades,
formando a estrutura do DSpace.
Um Item, necessariamente, possui mais que um objeto digital. No DSpace, ao depositar um documento, preciso que se aceite uma licena. Nesse caso, o arquivo textual
da licena guardado juntamente com o documento depositado. Esse conjunto de objetos
digitais, mais o objeto digital, denominado de bundle. Isso garante que o documento
depositado permanea intimamente relacionado licena concedida.
A descrio do Item depende dos campos selecionados. O esquema de metadados
padro do DSpace o Dublin Core, mas o DSpace permite que se escolha outro esquema,
desde que sejam feitas todas as definies. Esses campos servem para descrever os objetos digitais a serem depositados, portando, pode ser definidos conforme a necessidade
de descrio.
O fluxo de submisso o processo pelo qual um objeto digital depositado, percorrendo todas as etapas necessrias dede o incio da submisso at que o item esteja
disponvel para acesso. No DSpace, o fluxo de submisso foi influenciado pelos princpios
da comunicao cientfica, que consiste no processo de avaliao dos registros antes da
publicao. Esse processo consiste das etapas de catalogao, avaliao e reviso de
metadados. O fluxo de submisso importante por controlar os Itens que faro parte do
acervo do repositrio.
O fluxo de submisso ajustado conforme as necessidades da coleo. Dessa forma,
no existe apenas uma possibilidade de implementao desse fluxo. Ele composto de trs
etapas distintas e que podem ser coordenadas. Das trs, apenas a etapa de catalogao
obrigatria. As etapas de avaliao e reviso de metadados so opcionais e podem ou no
constituir o fluxo de submisso das colees.
Pode-se escolher o fluxo de submisso adequada a cada comunidade. Por exemplo,
para um fluxo que consiste apenas da etapa de catalogao, seria adequada a colees
que no necessitem de avaliao nem reviso de metadados. Assim, bastaria catalogar
um Item para que esse possa ser acessado pelos usurios, sem passar por outras etapas.
Esse fluxo recomendado para colees as quais os depositantes tenham domnio sobre
os descritores e os itens no necessitem de avaliao.
Para colees que necessitam de avaliao de pertinncia, por exemplo, pode-se
escolher um fluxo de submisso que tenha as etapas de catalogao e avaliao. Nesse
caso, na etapa de avaliao verifica-se se o item est condizente com a coleo, podendo
o mesmo ser aceito ou rejeitado. Assim, o Item s estar disponvel para acesso depois de
passar pela etapa de avaliao.
Em algumas colees necessrio que se tenha apenas duas etapas, a de catalogao e a de reviso de metadados. Os metadados so importantes para a recuperao de

23

objetos digitais, principalmente os no textuais. Por isso, muitas vezes necessrio que se
revise os descritores para melhor-los de forma a facilitar a recuperao. Em outros casos,
isso serviria para ajustar a terminologia, pois alguns repositrios requerem uniformidade
de discurso.
O fluxo de submisso composto pelas trs etapas o mais adequado para as colees
que necessitam de maior controle sobre os itens. Esse fluxo de submisso, consistindo das
trs etapas, impe que um Item, para constar no acervo, tenha que ser avaliado e ter revisado
os seus metadados. Nesse caso, passa pelo processo de avaliao, com possibilidade de
rejeio e reviso das informaes preenchidas no processo de catalogao.

Figura 2 - Fluxo de submisso

A Catalogao consiste na etapa pela qual se descreve e carrega o objeto digital

no repositrio. Essa etapa possui cinco passos. Inicia respondendo as questes iniciais,
passando pelo preenchimento do formulrio de entrada, carga do objeto digital, aceite da
licena e, finalmente, visualizao de todos os passos. Ao trmino desses passos, o item
estar pendente se o fluxo consistir de mais passos. Caso contrrio, estar disponvel para
acesso.
A avaliao consiste em verificar se o item catalogado est compatvel com a coleo.
Nesse caso, h apenas duas opes: aceitar ou rejeitar. Ao ser aceito, o Item passa para
a prxima etapa do fluxo; se no houver a etapa de reviso de metadados, o item estar
disponvel para acesso. Caso haja a rejeio, necessrio justificar. Ento, um e-mail
automtico com a justificativa enviado ao autor.
A reviso de metadados no tem a capacidade de rejeitar um item, faz apenas ajustar
ou corrigir as informaes fornecidas durante o processo de catalogao. Essa etapa tem
grande influncia na recuperao de um Item, principalmente de objetos no textuais, que
necessitam dos metadados para o processo de busca. Objetos digitais textuais podem ter
o texto completo indexado para facilitar a recuperao.
As etapas que compe o fluxo de submisso devem ser executadas por usurios
com perfis diferenciados, sendo que apenas a catalogao pode ter um grupo de usurios
mais amplo. Entretanto, a avaliao e reviso de metadados devem ser executadas por
usurios com conhecimento especfico para a realizao dessas tarefas.
A catalogao, quando executada pelo prprio autor recebe o nome de autoarquivamento. Isso facilita, no que concerne aos direitos autorais, o aceite da licena. Entretanto,
24

na maioria dos casos, a catalogao feita por terceiros que possuem direitos de depsito.
Independentemente do usurio que execute a catalogao, iniciando o fluxo de submisso,
o fato de um documento estar depositado no repositrio no significa, necessariamente,
que o mesmo est disponvel. O acesso aos documentos depende das polticas de acesso
e dos direitos de disseminao do repositrio.

Usurios e grupos
O DSpace organiza-se com usurios e grupos para gerenciar, entre outros, as permisses para executar tarefas no repositrio. Entre essas permisses esto as relacionadas ao
acesso e fluxo de submisso, acesso aos objetos digitais e gerenciamento do repositrio.
Essa organizao visa facilitar o gerenciamento tanto das pessoas que acessam o repositrio
quanto dos acessos aos recursos depositados.
Toda pessoa que acessa o DSpace, independente da operao, um usurio. Nesse
sentido pode-se dividir os usurios em dois grupos, daqueles que possuem cadastro no
DSpace e dos que no possuem. Os usurios que no possuem cadastro podem ser denominados leitores e tem menor relao com as permisses de acesso. Os usurios cadastrados
podem ser divididos conforme as permisses, constituindo grupos de administradores,
catalogadores, avaliadores e outros.
H algumas formas de um usurio ter um cadastro no DSpace. O autocadastramento
e o cadastramento pelo administrador so as duas formas mais comuns. Independente
da forma de cadastramento, os usurios cadastrados possuem registro no DSpace e sua
identificao um endereo de e-mail. Essa opo deve-se ao fato de que o DSpace se
comunica com seus usurios atravs de mensagens eletrnicas automticas.
O autocadastramento uma opo de cadastramento que o administrador ou o
grupo gestor do repositrio deve decidir se mantm ou no, pois ela permite que um usurio
possa criar seu registro no repositrio sem o intermdio do administrador. Por outro lado,
o cadastramento dos usurios pelo administrador permite um controle maior do processo
de cadastramento, pois requer a interveno do administrador para que um usurio se
cadastre no repositrio
Seja qual for a forma de cadastramento, no que diz respeito ao gerenciamento dos
usurios, o administrador quem delega os privilgios, concedendo-os diretamente aos
usurios ou conectando-os a um grupo que possui as permisses desejadas, necessrias
para executar as tarefas. Entretanto, nem todo usurio precisa ter permisses, dependendo
das polticas de acesso aos recursos do repositrio.
O administrador ou grupo gestor do repositrio pode restringir todo o acervo do repositrio. Dessa forma, necessrio o cadastramento para ter acesso aos objetos digitais depositados. Por outro lado, pode-se permitir acesso aberto a parte do acervo ou a sua totalidade,
permitindo que usurios sem cadastramento acessem os objetos digitais depositados.
Para reunir usurios que possuem privilgios semelhantes, o DSpace, permite que
eles sejam organizados em grupos. Assim, ao invs de delegar privilgios diretamente aos

25

usurios, delega-se privilgios aos grupos. Dessa forma, os usurios conectados a esses
grupos recebem os respectivos privilgios. Um usurio conectado a vrios grupos agrega
os privilgios de todos eles. Os grupos tambm podem conter outros grupos, facilitando o
gerenciamento das permisses concedidas.
O DSpace possui dois grupos padro, criados na instalao: o grupo de annimos e
o grupo de administradores. Enquanto o grupo de annimos no possui nenhum privilgio
dentro do repositrio, a no ser que o administrador lhe conceda, o grupo de administradores
possui todos os privilgios. Desse modo, os grupos de privilgios intermedirios devem ser
criados pelo administrador.
Todo usurio que acessa o DSpace e no se identifica automaticamente conectado
ao grupo de annimos. Portanto, em um repositrio de acervo aberto, um usurio leitor,
ao acessar um objeto digital, o faz como se pertencesse ao grupo de annimos. Deve-se,
no entanto, retirar o acesso desse grupo se houver necessidade de restringir o acesso a um
objeto digital, coleo ou comunidade.
O grupo de administradores reune os usurios que possuem todos os privilgios no
repositrio, inclusive o de simular outros usurios para corrigir problemas. Nesse caso, no
preciso conceder privilgios a esse grupo, pois mesmo que no conste na lista de grupos
com privilgios, ele os possui.
Outros grupos so criados automaticamente, dependendo da ao executada. Por
exemplo, ao optar por um fluxo de submisso na criao de uma coleo, grupos so criados para reunir os usurios que possam executar determinados passos. Esses grupos tero
nomes relacionados coleo e ao passo para o qual est sendo concedida a permisso.

Temas e aspectos
A grande mudana do DSpace a partir da verso 1.5.x foi a implementao dos
temas e aspectos. Enquanto os temas relacionam-se com a apresentao, os aspectos
relacionam-se com a gerao de contedo. Os aspectos geram o contedo, extraindo as
informaes do banco de dados e os temas os apresentam, por exemplo, figura 3.
Para Phillips et ali (2007), apesar dos repositrio possurem sua identidade visual,
pode ser necessrio haver uma interface distinta para uma comunidade ou coleo. Nesse
caso, os temas podem ser utilizados para particularizar a interface de uma comunidade
ou coleo. Entretanto, as pginas continuam com a apresentao padro do repositrio,
mudando apenas para a comunidade ou coleo especfica.
O DSpace oferece trs temas padro de instalao, o Classic, o Reference e o
Kubrick. Esses temas possuem vrias finalidades, sendo a principal ter contato com essa
nova tecnologia. Enquanto o Reference se apresenta como a nova identidade visual do
DSpace, o Classic mantm a mesma interface do DSPace de verses mais antigas, e o
Kubrick apresenta-se como uma nova opo. Mas todos os temas possuem as mesmas
funcionalidades, pois se trata apenas de formas de apresentao diferentes. (Figura 3)

26

Figura 3 Exemplos dos trs temas padro do DSpace

27

Os temas permitem que se tenha interfaces particularizadas para determinadas

facilidades, comunidades, temas ou mesmo itens. Para isso, basta que se criem temas
especficos, e tudo se resolve por configurao. Para a criao de temas usa-se a tecnologia de transformao (XSLT4) e folhas de estilo (CSS5). Assim, associa-se os temas s
facilidades, comunidades, colees e itens; para esses ltimos, a associao feita pelo
identificador persistente (handle).
Outra necessidade refere-se gerao de contedo. Em muitos casos, h a necessidade de apresentar informaes existentes no banco de dados, mas que ainda no
esto presentes originalmente nas pginas do DSpace, sendo necessrio gerar novas
informaes e no apenas reorganizar, o que seria a finalidade do tema. A soluo dessas
necessidades pode ser facilitada com a criao de aspectos especficos, responsveis por
gerar os contedos apresentados no DSpace, separando a camada de negcios 6da camada
de apresentao.
Para Phillips et. ali.. (2007), os aspectos so componentes interativos que permitem
criar ou alterar facilidades para os repositrios digitais. Assim, essa e a nova forma de criar
ou modificar as facilidades, por exemplo, incluindo novas informaes em determinadas
pginas ou criando formas diferentes de buscas. Para isso necessrio o desenvolvimento
de programas em conformidade com as premissas dos aspectos.
Os aspectos padro de instalao do DSpace relacionam-se s funcionalidades
disponveis, tais como: apresentao da formao das listas de contedos (Artefact
Browser), gerenciamento de usurios (E-Person), submisso (Submission) e ferramentas
administrativas (Administrative). Assim, so englobadas todas as facilidades existentes nas
verses anteriores do DSpace, porm, facilitando a implementao de novas facilidades e
a migrao dessas facilidades para novas verses.

Administradores de comunidade
Os administradores do repositrio podem dividir a responsabilidade, delegando administradores s comunidades. Esse procedimento permite que usurios tenham a permisso
de administradores, porm, somente em uma determinada comunidade. Cria tambm uma
hierarquia de administradores na qual, apesar de ter os privilgios de administrador restritos
a uma comunidade, cada um est subordinado ao administrador do repositrio.
Pode-se ter no apenas administradores de comunidade, mas tambm administradores
de subcomunidades, independente da posio hierrquica. Esses administradores podem
gerenciar os recursos, o que inclui dar ou retirar permisses de acesso aos recursos daquela comunidade ou subcomunidade. Isso facilita o trabalho do administrador geral do repositrio.
4

XSLT o acrnimo de eXtensible Stylesheet Language (Linguagem de Folha de Estilos Extensvel). Permite que um
documento formatado com linguagem de marcao (tags), como o XML e HTML, possa ser transformado em outro
documento em formato de tags.
5 CSS a sigla de Cascading Style Sheets. um padro que permite aplicao de diferentes formas de apresentao
de documentos formatados com tags.
6 Camada de negcios, em arquitetura de sistemas, descreve os objetivos, apresentando a lgica e regras do sistema
camada de apresentao.

28

Antes de se conceder o privilgio de administrador de comunidade, importante

lembrar que esses usurios tero tambm direitos sobre as subcomunidades, colees
e itens que esto hierarquicamente subordinados a essa comunidade. Por esse motivo,
no muito recomendvel ter muitos administradores de comunidades e de submcomunidades que possam vir a gerar sobreposio de direitos. Assim, se evita problemas de
gerenciamento.

Administradores de coleo
As colees podem ter administradores delegados pelos administradores do repositrio para gerenciar os seus recursos, que nesse caso tem relao direta com os itens
agrupados nas colees. Por no existir uma subcoleo, a coleo agrupa itens. Portanto,
o administrador de coleo gerencia a prpria coleo e seus itens.
Esses administradores podem ser delegados na criao da coleo ou, posteriormente, na alterao da coleo. Assim, pode-se conceder ou retirar esse privilgio
quando necessrio. O importante a possibilidade que esses usurios tm de gerenciar
os recursos.
importante tambm o gerenciamento harmnico entre os administradores gerais,
de comunidade e de coleo, pois os recursos gerenciados por eles esto encadeados de
forma hierrquica, ou seja, o administrador geral possui direitos sobre as comunidades, que
por sua vez possuem administradores com direitos sobre as colees. Essa sobreposio
de direitos deve ser bem gerenciada para evitar problemas.

29

CAPTULO 3

O administrador do repositrio
Os administradores so os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositrio. Atuando diretamente nos procedimentos do repositrio, so responsveis por
mant-lo ajustado aos propsitos da instituio mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vrios tipos de usurios, dos tcnicos de informtica aos usurios que
acessam o repositrio em busca de informao.
Devido grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais
de um usurio com privilgios de administrador, proporcionando assim maior segurana e disponibilidade dos seus servios. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas
garante a continuidade do atendimento em caso de ausncia de um dos administradores.
Os administradores, portanto, possuem todos os privilgios no repositrio, podendo
executar todos os procedimentos disponveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas
destinadas a outros tipos de usurios. Esse procedimento muitas vezes utilizado para
solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro
usurio no repositrio.
As tarefas dos administradores requerem conhecimentos especficos do DSpace,
sobre os quais ser tratado nesse guia. Entretanto, h outros conhecimentos, mais gerais,
relacionados disseminao, recuperao e organizao da informao, por exemplo, que
tambm so necessrios, mas no obrigatrios. De qualquer modo, o administrador deve
estar alinhado aos propsitos da instituio em relao ao repositrio.
Por fim, os administradores so os usurios importantes para o funcionamento do
repositrio. Cabe a eles garantir aos outros usurios a disponibilidade adequada das ferramentas e informaes do repositrio. A funo de administrador, mesmo que possa ser
compartilhada ou dividida, vital para o funcionamento do repositrio.

Tarefas do administrador
A principal tarefa do administrador manter operacional o repositrio, de acordo com
as determinaes da instituio mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemtico
de procedimentos que mantm o repositrio em pleno funcionamento, conforme orientaes
estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem
os principais procedimentos de um repositrio.
31

Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositrio. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parmetros que alteram
todo o comportamento do repositrio. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o
administrador tem de manter o repositrio alinhado s diretrizes da instituio, que podem
mudar dependendo do contexto.
O DSpace um software altamente configurvel. Assim, cabe ao administrador
garantir que as opes de configurao reflitam as polticas definidas para o repositrio.
Em muitos casos, h diversas opes, cabendo ao administrador implementar ou interagir
com a equipe tcnica para que determinada opo seja implementada.
Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos
casos, podem executar todos os papis. Essa facilidade til na verificao e soluo de
problemas, principalmente os relacionados submisso de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automticos de todos os processos que esto ocorrendo e pode executar
tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.
Outra facilidade concedida ao administrador poder simular outro usurio. Sabe-se
que o gerenciamento de senhas do DSpace de responsabilidade de cada usurio, e que
nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usurios. O administrado tem
a opo de, ao editar um usurio, poder se logar como se fosse o prprio. Essa facilidade
til na verificao de problemas de permisso.
A administrao pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre
quando h mais de um usurio administrador, o que implica em delegar algumas tarefas
do administrador a outros usurios. recomendvel que se tenha mais de um usurio com
acesso de administrador, mesmo que esse usurio no exera esse papel efetivamente.
Por outro lado, apenas em repositrios grandes recomendvel ter os administradores de
comunidade ou coleo.
Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usurios, apenas o gerenciamento de Comunidades e Colees. A maior parte das tarefas no pode ser
delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, uma tarefa tpica do administrador
que no pode ser transferida a outros usurios. Deste modo, as tarefas do administrador
requerem uma dose de poder de deciso que somente ele possui, alinhado aos propsitos
da instituio em relao ao repositrio.

Polticas
As polticas em um repositrio so recomendaes que orientam na implantao e
gerenciamento do mesmo. Na maioria dos casos, so definidas durante o planejamento do
repositrio, alinhadas principalmente com a sua finalidade. Essas recomendaes no so
definitivas, podendo ser alteradas conforme a necessidade ou contexto, dando um maior
dinamismo. Assim, as polticas podem ser revistas, o que se reflete no comportamento do
repositrio.

32

Apesar de no ser o objetivo desse manual aprofundar-se em polticas, uma breve

discusso se faz necessria para entender como as tarefas do administrador se relacionam
com elas. Em alguns casos, as decises tomadas pelo administrador, na execuo de um
determinado procedimento, estaro alinhadas com as polticas. Por isso, cabe aqui apresentar
algumas das polticas e suas relaes diretas com as tarefas dos administradores.
As polticas agrupam orientaes sobre determinados pontos, como por exemplo,
contedo, acesso ou submisso. Em muitos casos h pontos de interseco entre as polticas
que no apresentam fronteiras claras. Isso no significa necessariamente problemas, mas
demonstra como as polticas so integradas. Portanto, pode ser que ao se implementar uma
poltica especfica no repositrio, seja necessrio contemplar tambm outras polticas.
A poltica de contedo, por exemplo, abriga vrios aspectos, desde os mais gerais,
indicando que tipos de documentos ou quais os formatos de arquivos sero aceitos no
repositrio, at questes mais especficas, sobre que metadados sero implementados.
Enquanto os tipos de documentos aceitos no interferem diretamente na configurao do
repositrio, os formatos e metadados requerem aes do administrador, necessitando de
sua interveno.
Outra poltica, como a de acesso, refere-se permisso de acesso aos itens. Apesar
do DSpace ser baseado na filosofia livre, alguns itens depositados no repositrio necessitam
de restrio de acesso. Assim, pode-se implementar o embargo ou outra forma de restrio
e liberao de acesso.
A poltica de submisso envolve as etapas necessrias para que um documento esteja
disponvel para acesso em um repositrio. Devido s diversas opes para a submisso
(vistas no captulo 2), essa poltica pode ser mais ampla e determinar um fluxo de submisso para todo o repositrio, ou especificar fluxos distintos para colees distintas. Outros
pontos dessa poltica se referem possibilidade de autoarquivamento, submisso aberta
ou restrita, entre outros. Entretanto, todas tm relao com as tarefas do administrador.
Enfim, percebe-se que as polticas necessitam da interveno do administrador, direta
ou indiretamente, sendo por atuao direta executando procedimentos no repositrio, ou
orientando a equipe tcnica. Cabe notar que as polticas determinam todos os aspectos do
repositrio e o administrador possui um papel importante na implementao e manuteno
dessas polticas.

Menu do Administrador
Uma das grandes mudanas na verso 1.5.x e posterior refere-se forma de apresentao das pginas. Nesse caso, uma dessas diferenas refere-se s variadas apresentaes
do menu do administrador. Enquanto que nas verses antigas esse menu se apresentava
inteiro, nas verses atuais se subdivide em trs sees distintas, cada uma representando
diferentes facilidades.

33

O menu com as facilidades exclusivas do administrador apresentado somente aos usurios que
possuem esse privilgio. Assim, para os outros usurios
algumas facilidades no devem ser divulgadas. No
entanto, o menu que contm as facilidades do usurio
dinmico.
As tarefas do administrador executadas pelas
opes de menu podem ser divididas em duas partes:
contexto e administrao. A administrao possui vrias
subdivises. Mesmo que exista uma seo denominada
de administrao, o contexto tambm se caracteriza
como tarefa do administrador, apesar de poder ficar
oculto, dependendo da opo selecionada.
O contexto refere-se manuteno da estrutura
informacional do repositrio, e por isso possui duas
apresentaes distintas. Essa seo apresentada ao
selecionar a opo de menu Comunidades & Colees
e ter privilgios de administrador.
A administrao, por sua vez, possui duas
subdivises principais: controle de acesso e registros.
Enquanto o controle de acesso gerencia os privilgios
do repositrio, o registro oferece opes relacionadas
aos itens.
A descrio dos procedimentos de administrao apresentada no quarto captulo deste manual. O
objetivo, nesta seo, apenas destacar o dinamismo
do menu do administrador, que reconhece os usurios
administradores.

Figura 4 Detalhe da pgina apresentando o menu de administrador

34

CAPTULO 4

A administrao
A administrao de um repositrio consiste em um conjunto de procedimentos
necessrios para o seu pleno funcionamento. A maioria desses procedimentos so feitos
diretamente nas pginas do DSpace. Em raros casos, ser necessria a interveno da equipe
de informtica, com orientao do administrador, para executar algum procedimento mais
tcnico. Assim, esse captulo trata dos procedimentos executados diretamente no DSpace
pelo administrador. No prximo captulo sero abordados outros procedimentos.
A administrao implica em gerenciar os principais processos no repositrio, o que
envolve, na maioria dos casos, a recuperao e submisso de itens. Algumas das tarefas
so mais evidentes na implantao do repositrio, enquanto outras so constantes durante
toda a sua existncia. Em grande parte, as tarefas do administrador tm relao estreita
com as polticas correspondentes a esse repositrio.
Os procedimentos que so executados diretamente nas pginas do DSpace, de
responsabilidade do administrador, envolvem trs conjuntos principais de atividades: contexto, controle de acesso e registros. Todos esses procedimentos necessitam do privilgio
de administrador, sendo que essas opes no so apresentadas a outros usurios, pois
os menus so dinmicos.

Gerenciar a estrutura informacional do repositrio

A estrutura informacional refere-se a como o repositrio se organiza para dispor seu
acervo. Composta por dois elementos distintos, comunidade/subcomunidade e colees,
estruturada de forma hierrquica, com as comunidades sendo de mais alto nvel, seguidas
pelas subcomunidades e por ltimo, as colees. Essa estrutura visa organizar os documentos depositados de forma a facilitar a navegao.
O gerenciamento da estrutura informacional do repositrio centra-se em trs aes
bsicas: criao, alterao e remoo de comunidades/subcomunidades e colees. Essa
trade contempla a maioria dos processos relacionados ao gerenciamento e executada
diretamente nas pginas do DSpace, sendo que somente os administradores possuem
permisso para isso.

35

O gerenciamento da estrutura informacional do

repositrio possui um menu prprio nomeado de Contexto. Esse menu apresentado somente aos usurios
administradores quando selecionarem a opo Comunidades e Colees. Em outros casos, fica oculto.
O menu Contexto, no entanto, se apresenta de
forma dinmica, inserindo, alterando ou retirando opes dependendo da posio em que o usurio est na
estrutura informacional. por isso que denominado
de menu Contexto.
Figura 5 - Detalhe da pgina apresentado o menu contexto

O menu contexto, no entanto, se apresenta de variadas formas, a depender se est

na estrutura informacional, como um todo, ou em uma determinada comunidade/subcomunidade ou coleo. Essa diferena tem relao s possibilidades, pois dependendo do
que nvel em que estiver na estrutura informacional do repositrio, pode-se executar aes
diferenciadas.

Ao clicar na opo Comunidades & Colees,

apresentada a estrutura informacional do repositrio,
mas sem que esteja em nenhum elemento da estrutura. O menu contexto, destacado na Figura 5, apresenta somente a opo de criar comunidade, por ser
a nica possvel. Nesse caso, pode-se apenas criar
comunidades de alto nvel hierrquico na estrutura
informacional do repositrio.

Entretanto, se estiver dentro de uma comunidade ou em uma subcomunidade pode-se ter mais
opes para executar outros procedimentos. O menu
Contexto apresenta-se mais completo, possuindo
opes tanto para gerenciar comunidades quanto
colees. Nesse caso, as possibilidades dentro de
uma comunidade so maiores, pois permitem operar
com a prpria comunidade, criar subcomunidades e
colees.

36

Se estiver em uma coleo, as opes do menu

Contexto so exclusivas para o gerenciamento da
prpria coleo, pois no existe uma estrutura hierrquica inferior. Todas as opes referem-se prpria
coleo, no sendo permitida a criao de coleo
dentro de coleo, nem operaes com todos os itens
contidos na coleo.
Figura 6 Gerenciamento do menu contexto

A adequao dos menus aos diferentes contextos de gerenciamento da estrutura

informacional do DSpace facilita a apresentao das suas opes de procedimentos. Essa
forma de apresentao permite que se apresentem somente as opes existentes naquele
contexto, facilitando o gerenciamento, pois no h a possibilidade de selecionar opes
invlidas, como criar coleo dentro de coleo ou mapear itens em comunidades.

Gerenciar comunidade e subcomunidade

O gerenciamento de comunidades e subcomunidades efetuado diretamente nas
interfaces do DSpace pode ser resumido em cinco processos: criao, alterao, remoo,
exportao de metadados e exportao de itens. Apesar de existir a opo de criar colees,
pode-se entender que esse processo corresponde ao gerenciamento das colees. Assim,
restringe-se o gerenciamento s aes que afetam diretamente as comunidades e subcomunidades.
A criao de comunidades e subcomunidades possuem os mesmos campos, mas as
subcomunidades so criadas, hierarquicamente, dentro de uma comunidade (ou mesmo em
outra subcomunidade). J as comunidades, por serem do mais alto nvel hierrquico, no
possuem elemento superior. Assim, o formulrio de metadados da criao da comunidade
e subcomunidade o mesmo.
O formulrio de criao de comunidades e subcomunidades possui cinco campos
descritivos e um para carregamento de logotipo da comunidade (figura 7). Quase todas
as informaes inseridas nesse formulrio sero apresentadas na pgina da comunidade
ou subcomunidade e podem ser alteradas posteriormente. Apenas um campo tem o texto
omitido na pgina da comunidade.
Os campos do formulrio so descritivos e possuem informaes gerais da comunidade. Esses campos so descritos a seguir:
O campo nome, evidentemente, serve para entrar com o nome da comunidade
ou subcomunidade e aparece em destaque na pgina da mesma (figura 7).

O campo Descrio curta no apresentado na pgina da comunidade ou

subcomunidade, servindo apenas para descrever simplificadamente a comunidade ou subcomunidade.
37

O campo Texto introdutrio pode ser utilizado no formato HTML pelos administradores que conhecem esse padro, podendo fazer uso de tags axiliares.
No exemplo da figura 7, utilizou-se a tag <a href>, que permite entrar com
um link.

O campo Texto de Copyright serve para entrar com alguma informao

relacionada aos direitos autorais das informaes contidas na comunidade
ou subcomunidade. um texto corrido que aparece em itlico na pgina da
comunidade ou subcomunidade.

O campo notcias pode ser acionado no formato HTML pelos administradores

que conhecem esse padro e possui a finalidade de entrar com uma informao
adicional ou notcias para a comunidade ou subcomunidade.

O campo utilizado para carregar o logotipo da comunidade abre uma pgina

pop-up para procurar e selecionar a imagem que se deseja colocar como o
logotipo da comunidade ou subcomunidade. Ao selecionar a imagem, todo o
caminho copiado para o campo.

Figura 7 Detalhe do formulrio de criao de comunidade ou subcomunidade

38

Aps o preenchimento de todos os campos desejados, basta clicar em criar. Notese que somente o campo de nome obrigatrio. Logo aps, uma pgina de verificao
ser apresentada com a opo de alterar as informaes. Caso altere alguma informao,
clique em alterar; se no houver alteraes, clique em voltar. Assim, a comunidade ou
subcomunidade estar criada.
O resultado do processo de criao de uma comunidade ou subcomunidade
apresentado na pgina da comunidade ou subcomunidade (figura 8). Pode-se notar
a apresentao das informaes preenchidas nos campos do formulrio de criao da
comunidade, inclusive com as facilidades permitidas nos campos inseridos com tags de
HTML e do logotipo.

Figura 8 Detalhe da pgina da comunidade ou subcomunidade

A alterao ou edio de uma comunidade ou subcomunidade oferece duas opes:

alterar as descries (metadados da comunidade ou subcomunidade), ou os acessos comunidade ou subcomunidade (regras de acesso). Essas opes so apresentadas na mesma
pgina, mas em abas distintas. A aba de alterao das descries apresenta o formulrio
de verificao (igual quela apresentada na criao da comunidade ou subcomunidade),
com a possibilidade de alterao dos dados. A aba de regras de acesso (figura 9) permite
criar ou alterar regras de acesso comunidade ou subcomunidade.

39

A aba de gerenciamento das regras de acesso permite gerenciar os acessos a toda

comunidade ou subcomunidade, alm de possibilitar a criao de administradores para as
mesmas. Essas opes esto intimamente relacionadas s polticas de acesso e podem ser
modificadas a qualquer momento. Em alguns casos passam a valer a partir da mudana,
no sendo retroativas.

Figura 9 Alterao de comunidade ou subcomunidade na aba de regras de acesso

A exportao da comunidade no contempla a estrutura, mas apenas aos contedos.

Isso significa que apenas os itens sero exportados, mas no toda a estrutura de comunidades, subcomunidades e colees. Ao selecionar essa opo, o sistema envia o usurio
a uma pgina indicando o sucesso da operao ou sua falha (figura 10).

Figura 10 Detalhe da pgina de exportao da comunidade ou subcomunidde

O resultado da exportao da comunidade ou subcomunidade pode ser acessado

diretamente da interface do DSpace, na opo de menu Minhas Exportaes (figura 11).
Caso exporte uma comunidade ou subcomunidade vazia, sem colees e itens, no gerar

40

nenhum arquivo. Note que as exportaes geram um arquivo comprimido (zipado) com
todos os itens que esto contidos nessa comunidade ou subcomunidade.

Figura 11 Detalhes das pginas apresentado a opo de menu para acessar as exportaes

O resultado da exportao de uma comunidade ou subcomunidade est em um

formato prprio do DSpace e pronto para ser importado em outro repositrio. Para cada item
criada uma pasta com vrios arquivos, alm do objeto digital. Um arquivo em formato
XML apresenta os metadados e seus valores. Assim, a pasta contm todas as informaes
relacionadas ao item, exceto a estrutura informacional em que estava.
A exportao dos metadados, por sua vez, gera um arquivo em formato excell com
todos os metadados utilizados para descrever os itens contidos em uma comunidade ou
subcomunidade. Essa tabela apresenta um cabealho com a identificao dos metadados,
seguidos dos dados. Note-se, entretanto, que diferente da exportao da coleo, essa opo
no contm os arquivos depositados, mas apenas os seus metadados.
Remover comunidade ou subcomunidade um pouco mais complicado, pois elas
devem estar vazias, ou seja, sem subcomunidades, colees ou itens. Caso seja necessria
a remoo de uma comunidade ou subcomunidade, verifique se ela est vazia, seno o
DSpace no conseguir remove-la.
No existe uma opo de menu que remova a comunidade ou subcomunidade,
mas existe um boto na edio da comunidade ou subcomunidade que executa essa tarefa
(figura 12). No entanto necessrio remover primeiro os itens, colees e/ou subcomunidades, antes da remoo de determinada comunidade e/ou subcomunidade, pois o
sistema apresentar uma pgina de confirmao quando for solicitada a remoo de uma
comunidade e/ou subcomunidade.

Figura 12 - Detalhes de pgina apresentado insero de logotipo

41

Gerenciar Coleo
O gerenciamento de colees efetuado diretamente nas interfaces do DSpace pode
ser resumido em seis processos: criao, alterao, remoo, exportao de metadados,
exportao de coleo e mapeamento de itens. Cabe salientar que a opo de menu para
a criao de coleo est no menu Contexto da comunidade; para as outras tarefas, as
opes de menu esto na prpria pgina da coleo.
A criao de uma coleo inicia na pgina da comunidade ou subcomunidade que
conter essa coleo. A opo de menu Criar Coleo inicia o processo de criao de
uma coleo, constitudo de trs etapas: descrio, regras de acesso e fonte de contedo.
Nem todas as etapas devem ser executadas, obrigatoriamente, na criao. Pode-se alterar
as informaes ou opes da coleo, ou mesmo, entrar com as informaes no inseridas
na criao.
A etapa de descrio da coleo consiste de um formulrio, composto por oito campos, em que somente o nome da coleo obrigatrio. Sete desses campos so descritivos
e um serve para carregar o logotipo da coleo. Desses campos, somente a informao
na descrio curta e procedncia no sero apresentadas na pgina da coleo. As outras
informaes identificaro a coleo em sua pgina.
O campo Nome obrigatrio e deve ser preenchido por um nome significativo
e nico, pois em alguns casos aparece somente o nome da coleo sem o seu contexto.
Assim sendo, duas colees com mesmo nome em comunidades ou subcomunidades
diferentes podem causar inconvenientes. Em alguns casos, pode-se nomear a coleo a
partir do nome da comunidade a qual ela pertence, separando os dois termos por dois
pontos (como no exemplo da figura 13):

Figura 13 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Nome.

A Descrio Curta um campo complementar, cuja informao inserida no

aparece na pgina da coleo. Serve apenas como informao adicional aos administradores, principalmente no processo de alterao da coleo. Por ser um campo resumido,
possui um espao restrito escrita; porm, pode-se ultrapassar esse espao.

Figura 14 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Descrio Curta

O Texto introdutrio em formato HTML permite tags que alteram a apresentao

do texto, mas necessrio conhecer algumas dessas facilidades. Entretanto, pode-se usar
um texto simples sem causar erros. No exemplo da figura 15, pode-se notar o uso da tag

42

<p>, que indica pargrafo. O qualificador style fornece parmetros de apresentao (nesse
caso, uma moldura vermelha). O texto introdutrio apresenta a coleo.

Figura 15 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Texto Introdutrio

O campo Texto de Copyright utilizado para informar os usurios sobre os direitos

do autor. Apesar de ser um campo meramente informativo, implica num aviso, estando em
conformidade com a poltica de acesso e de preservao da instituio mantenedora do
repositrio. Pode ser utilizado para explicar a restrio em colees de acesso controlado,
por exemplo.

Figura 16 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Copyright

As informaes inseridas no campo Notcias so apresentadas no meio da pgina

da coleo e podem ser usadas para informar aos usurios alguma novidade. Esse campo
tambm permite formato HTML, porm pode-se entrar apenas com textos simples (como
no exemplo da figura xx), para os administradores que no dominam as tags HTML.

Figura 17 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Notcias

A Licena um campo geral de informaes sobre o tipo de licena dos documentos da coleo. Note-se, porm, que a licena propriamente dita aceita na submisso

43

do documento. Assim, essa informao mais geral e abrange todos os documentos da

coleo, enquanto que a licena texto particular a cada documento.

Figura 18 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Licena

A informao do campo Provenincia exclusiva da criao e alterao, pois no

aparece na pgina da coleo. Esse campo pode ser utilizado para inserir outras informaes
relevantes coleo, sendo que apenas o administrador ter acesso a essas informaes
no processo de alterao da coleo. Entretanto, o campo Provenincia utilizado para
indicar a origem dos documentos depositados na coleo.

Figura 19 Recorte do formulrio de criao da coleo com o campo Providncia

O ltimo campo serve para carregar o logotipo da coleo. um campo livre, ou

seja, pode-se preencher com o caminho completo at a imagem desejada. Entretanto,
geralmente usa-se a facilidade de procurar pelo logotipo no computador local. Nessa opo,

44

abre-se uma pgina pop-up para procurar e selecionar a imagem desejada; ao trmino
desse processo, o DSpace copia o caminho para o campo.

Figura 20 - Pgina pop-up para procurar e selecionar a imagem desejada

No final do formulrio de descrio da coleo h dois botes, um para criar e outro

para cancelar a criao da coleo. Pressionando o boto de criao a coleo estar criada,
porm, com as outras caractersticas padro. Assim, o sistema apresenta a pgina para
executar a etapa de regras de acesso. Deve-se notar que a coleo j est criada, apenas
com as regras de acesso padro.
A etapa de regras de acesso compreende trs definies sobre os administradores
da coleo: fluxo de submisso, acesso submisso e acesso ao contedo. Todas essas definies so optativas e, se no forem definidas, tero os valores padro. Por essa
razo, pode-se executar essa etapa na criao, ou posteriormente, em um processo de
alterao.
Definir os administradores da coleo significa criar um grupo de usurios que possuem
o direito de gerenciar a coleo. Assim, ocorrem duas aes em uma mesma etapa. A criao
do grupo automtica ao selecionar essa opo. Nesse caso, basta associar os usurios nesse
grupo, selecionando entre os usurios j cadastrados os que faro parte dele.
45

Figura 21 Recorte de formulrio para criar grupos

A priori, existem trs formas de povoamento das colees: pela submisso, importao ou coleta automtica de metadados (harvesting). Assim, na criao da coleo,
pode-se indicar qual a fonte dos documentos que sero depositados. Para as colees que
tm seus documentos submetidos, deve-se selecionar qual o fluxo de submisso. Nesse
fluxo, a etapa de catalogao obrigatria.
Como o fluxo de submisso particular coleo, pode haver fluxos diferentes em
um mesmo repositrio. Entretanto, a escolha do fluxo de submisso deve estar em conformidade com as polticas de submisso. Nesse caso, a escolha do fluxo desencadeia uma
srie de aes automticas, sendo que a principal relaciona-se com a criao dos grupos
que contero os usurios executores das tarefas.
Pode-se ter quatro fluxos de submisso, sendo que apenas trs so apresentados na
pgina de escolha das regras de acesso. Como a catalogao a nica etapa obrigatria, se
o fluxo escolhido tiver somente essa etapa, basta no selecionar nenhuma opo, pois se
trata do fluxo padro. Nesse caso, todos os documentos depositados automaticamente se
transformam em parte do acervo do repositrio, sem passar por nenhuma outra etapa.
Os outros fluxos so combinaes entre a catalogao e outra(s) etapa(s). Para selecionar um fluxo com mais etapas, basta clicar no boto correspondente (denominado criar).
Ao selecionar outros fluxos de submisso, o sistema cria grupos de usurios com nomes
padro do sistema e concede as permisses necessrias ao fluxo escolhido. Esse processo
facilita o gerenciamento, pois basta conectar os usurios ou grupos aos grupos criados.

Figura 22 Recorte do formulrio para definir permisses no fluxo de submisso

46

As colees que possuem acervos oriundos de submisso devem declarar os usurios

que podem executar a submisso. Esse processo pode ser feito na criao da coleo ou
na alterao, clicando na opo apresentada na figura 23. Nesse caso, o DSpace cria um
grupo que possui a permisso para catalogar documentos nessa coleo e apresenta a
pgina em que se pode adicionar os usurios ou grupos
Se qualquer usurio pode executar a submisso, basta permitir que o grupo de annimos execute essa tarefa. Por outro lado, se apenas os administradores puderem fazer isso
nessa coleo, basta no executar o processo, deixando a configurao padro de criao
de colees. Se preferir que apenas alguns usurios executem a catalogao nessa coleo,
clique em criar e depois adicione os usurios ou grupos ao grupo criado.

Figura 23 Recorte do formulrio para definir depositantes

Por fim, vem a permisso de leitura. Para restringir a permisso de acesso ao acervo
da coleo pode-se clicar na opo apresentada na figura x. Ao clicar em criar, o DSpace
retira a permisso do grupo annimos de acessar o acervo da coleo (configurao padro)
e cria um grupo para adicionar os usurios que podem ter a permisso de leitura do acervo
da coleo.

Figura 24 Recorte do formulrio para definir permisso de leitura

Para configurar colees que obtm seu acervo pelo processo de harvesting, h
uma aba prpria (fonte do contedo ou, em ingls, content source). Nessa aba h vrias
configuraes para adequar o processo de coleta que ir criar o acervo da coleo. Nesse
processo os itens no passam por um fluxo de submisso, nem mesmo ocorre a catalogao.
No final do processo, o acervo ser composto apenas de referncias dos documentos, com
link para o objeto digital, que estar em outra iniciativa dos arquivos abertos.
A primeira configurao refere-se indicao de que a coleo no padro, mas
seu acervo dever ser oriundo de harvesting. Ao selecionar essa opo, os outros campos
so apresentados, podendo configurar como a coleta ocorrer. Nesse caso, o acervo ,
preferencialmente, proveniente de harvesting, mas nada impede que se submeta itens
para essa coleo.
47

O OAI-Provider, nesse formulrio, um endereo (URL) da iniciativa que responde

ao harvester - provedor de dados. Geralmente os provedores de dados fornecem essa
URL, indicando o endereo que responde s requisies feitas pelo protocolo de coleta de
metadados. Esse campo obrigatrio e deve ser preenchido com o endereo completo,
inclusive com o http://. Caso tenha dificuldades, entre em contato com a equipe tcnica
do provedor de dados que deseja coletar metadados.
A coleta pode ser feita para todo o acervo do provedor de dados ou s para um
conjunto (set). Caso selecione a opo por conjunto, deve-se indicar o nome do conjunto
que se deseja coletar. Pode-se saber o nome dos conjuntos (Sets) utilizando o verbo ListSets
do protocolo de harvesting. O conjunto (Set) de organizao interna do repositrio e no
DSpace, por exemplo, relaciona-se s colees. Assim, se coletar de um repositrio baseado
em DSpace, pode-se coletar de todo o repositrio ou apenas de uma coleo.
O formato de metadados refere-se a Dublin Core, Dublin Core Qualificado e formato
DSpace, que so esquemas de metadados suportados pelo protocolo coletor (Harvester).
Pode-se saber a quais esquemas de metadados um provedor de dados responde pelo verbo
ListMetadataFormats do protocolo de harvesting. Na maioria dos casos usa-se o esquema
de metadados Dublin Core, que o mais simples.
As opes de harvesting possuem trs nveis de coleta, que so: somente metadados,
metadados mais referncias dos objetos digitais e metadados mais os objetos digitais. Essas
opes indicam qual o formato dos registros que comporo o acervo da coleo. A mais
simples refere-se apenas aos metadados, enquanto a mais complexa coleta os metadados e
os objetos digitais, trazendo todo o item. Para utilizar a opo de coletar os objetos digitais,
o provedor de dados deve implementar suporte ao Object Reuse and Exchange (ORE).

Figura 25 Recorte do formulrio para opo de coletar os objetos digitais.

48

O final do processo de criao da coleo apresentado na pgina da coleo,

como demonstrado na figura z, e est pronto para receber o acervo. Note os textos inseridos anteriormente aparecendo na pgina da coleo, conforme as caractersticas de cada
campo descritivo. Note-se que os campos em formato HTML tambm so apresentados,
convertendo as tags nas caractersticas correspondentes. Pode-se notar tambm o link para
iniciar uma submisso para essa coleo.

Figura 26 - Detalhes da pgina de uma coleo

A alterao ou edio de uma coleo, por sua vez, consiste em alterar algumas das
caractersticas declaradas na criao, ou seja, podem-se alterar todas as opes definidas
durante o processo de criao. Da mesma forma como na criao, a alterao pode ser
feita nas trs abas: descrio, permisso e coleta. Em cada aba fazem-se as alteraes
desejadas, relacionadas a cada aspecto.
A alterao semelhante criao, o que difere que os campos j esto preenchidos
e as opes selecionadas. As pginas so as mesmas na criao e alterao da coleo.
Assim, pode-se sobrescrever os campos ou fazer novas selees das opes disponveis.

49

importante notar que as modificaes possuem efeito apenas sobre as novas submisses,
no sendo retroativas, ou seja, se alterar alguma configurao que apresente reflexo nos
itens, ela s ser vlida para os itens novos, sendo que para os anteriores fica valendo a
configurao antiga.

Figura 27 Recorte do formulrio para edio de uma coleo.

Por ltimo, a remoo de coleo feita na pgina de alterao. No final da pgina de

edio ou alterao h um boto que possibilita a remoo da coleo (figura 28). Entretanto,
no possvel remover colees que possuem acervo ou submisses pendentes. Assim,
para remover uma coleo, primeiro certifique-se de que a mesma est vazia, removendo
os itens, se necessrio, e verificando tambm se no h submisses pendentes.

Figura 28 - Recorte do formulrio para remoo de uma coleo

A remoo necessita de confirmao. Dessa forma, ao clicar na opo remoo da

coleo, se no houver pendncias ou itens, uma pgina de confirmao de remoo
apresentada, conforme figura 29. Assim, basta confirmar a deleo ou cancelar o processo.
Em caso de confirmao, a coleo removida; caso contrrio, o processo de remoo
cancelado.

50

Figura 29 - Recorte do formulrio para confirmar remoo de uma coleo

Gerenciar Controle de Acesso

O controle de acesso possui quatro elementos: usurios, grupos, recursos e permisses. Os usurios so as pessoas que acessam o repositrio, principalmente seus recursos.
Os grupos renem os usurios que possuem caractersticas comuns, principalmente suas
permisses. As permisses relacionam usurios ou grupos a executar procedimentos no
repositrio relacionados aos recursos. Assim, todos esses elementos esto interligados e
so dependentes entre si.
As permisses referem-se a acessos aos recursos do repositrio. Nesse caso, recursos
referem-se aos procedimentos e contedos, e as permisses esto relacionadas diretamente
s comunidades, colees e itens, aos quais podem ser executados os processos mantendo
os contedos. No entanto, as permisses so diferenciadas conforme o tipo do recurso.
Conceder permisses a um recurso, portanto, permitir que um usurio ou grupo
execute um procedimento ou acesse um contedo. Assim, para executar qualquer procedimento ou acessar qualquer contedo, necessrio ter permisses. Mesmo que, em muitos
casos, por ter permisso padro livre, o acesso ao recurso seja feito de modo transparente,
aparentando no precisar de permisso para faz-lo.
O controle de acesso, por sua vez, executado concedendo permisses adequadas
a usurios ou grupos para acessar determinado recurso. Nesse caso, cabe ao administrador
verificar as necessidades dos usurios e conceder as permisses necessrias, que podem
ser de um simples acesso a um determinado item at criar outro administrador.
O gerenciamento do controle de acesso d-se atravs de trs sees: gerenciamento
de pessoas ou de usurios, gerenciamento de grupos e gerenciamento de acessos. Por
essas trs sees, pode-se fazer todo o gerenciamento das permisses de acesso a todos
os recursos do repositrio.

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Gerenciar Pessoas
Gerenciar usurios consiste em quatro procedimentos: listar usurios, adicionar,
modificar e remover usurios. Esses procedimentos devem ser executados pelo administrador.
Entretanto, a criao do primeiro administrador feita mediante um procedimento especial
da equipe de informtica, e pode ser utilizado para criar outros administradores. Mas esse
processo requer conhecimentos especficos. No gerenciamento de usurios cotidiano feito
pelas pginas do DSpace, executado pelo administrador
Ao selecionar a opo de menu Pessoas, da seo Controle de Acesso o DSpace
apresenta a lista dos usurios cadastrados no repositrio, alm de permitir a busca por
algum usurio especfico ou adicionar usurios novos. Essa lista til para verificar quais
usurios esto cadastrados, tendo a possibilidade de visualizar o cadastro de qualquer
usurio. Note que esse procedimento um exclusivo do administrador.
Ao selecionar um usurio na lista, pode-se no apenas visualizar as informaes
de cadastro, mas tambm alterar essas informaes, ou mesmo remover o usurio. As
informaes cadastrais do usurio so apresentadas em um formulrio semelhante a de
criao do usurio, com a possibilidade de alterao dessas informaes em um formulrio
j preenchido.
Entre as possibilidades de alterao do usurio, existe a de resetar senha, que
permite ao administrador auxiliar usurios a trocar senhas ou recuperar o acesso em caso
de esquecimento de senha. Nesse caso, todo o processo executado mediante o envio de
e-mails automticos, sendo que o administrador no possui acesso s senhas de usurios.
Ao receber um e-mail automtico o usurio pode, ento, trocar a senha, mesmo sem
lembrar-se da antiga.
Caso a configurao permita (ver pg. 85), o administrador pode se logar como se
fosse qualquer usurio. Esse procedimento permite que o administrador simule um usurio
e verifique seus processos pendentes. Dessa forma, ele averigua disfunes, podendo corrigir problemas especficos do usurio. Entretanto, essa facilidade deve ser configurada e
somente usurios administradores podem execut-la.
Outra opo existente na pgina de alterao a possibilidade de remoo do usurio.
Essa opo remove o cadastro do usurio e suas permisses. No entanto, a remoo depende
da condio do usurio, ou seja, no pode haver processos pendentes desse usurio, como
submisses inacabadas, avaliaes ou revises de metadados incompletas.
Por outro lado, para adicionar novos usurios, h um link, na pgina da listagem
dos usurios, que remete a um formulrio de cadastramento de usurios (figura 29). Nesse
formulrio deve-se entrar, obrigatoriamente, com um endereo de e-mail vlido, o prenome
e o sobrenome do usurio a ser adicionado. O nmero de telefone aconselhvel, mas
no obrigatrio. A opo de poder logar permite que o usurio possa acessar o repositrio
informando seu identificador (e-mail) e senha. A requisio de certificao serve para
acessos que utilizam certificadores.
O DSpace permite que usurios se loguem no repositrio pela certificao por rede.
Isso significa que, se houver algum tipo de certificao de rede (LDAP ou Shibbolet), essa
certificao passa para o repositrio, no sendo necessrio identificar-se novamente. Esse
52

procedimento denominado de single signo on. Nesse caso, a identificao e a senha so

optativas, pois j so passadas pelos utilitrios da rede.
Deve-se notar que ao criar um usurio, principalmente para aqueles que necessitam
de acesso ao repositrio, no existe campo para senha. Assim o administrador no tem
contato com a senha de nenhum usurio, que de responsabilidade total dos mesmos.
Pode-se colocar uma senha nova com a opo de recuperar senha (esqueceu a senha?)
na pgina de entrada do repositrio.

Figura 30 - Recorte do formulrio para criao de novo usurio

Gerenciar Grupos
Os grupos so utilizados para reunir usurios que possuem privilgios semelhantes.
Nesse caso, so estruturas que contm usurios e que recebem privilgios. Por isso, so
utilizados para facilitar o gerenciamento de permisses. Assim, usurios, grupos e permisses
so indissociveis, e as relaes entre esses elementos so intensas e interdependentes.
Ao transferir os privilgios do grupo aos seus usurios, os grupos impem um dinamismo maior ao gerenciamento dos privilgios (permisses). Pode-se conceder ou retirar
privilgios a um usurio, apenas, associando ou desassociado esse usurio a um grupo.
Da mesma forma, pode-se dar ou retirar privilgios a um grupo de usurios, concedendo
ou retirando o privilgio do grupo.

53

O uso de grupos no obrigatrio, mas altamente recomendvel, no apenas por

facilitar o gerenciamento, mas, principalmente porque o DSpace cria automaticamente
grupos, por entender que essa a forma mais eficaz de gerenciamento. Assim, mesmo
que o administrador no crie grupos, alguns existiro no repositrio, e podem ser utilizados
no gerenciamento.
O gerenciamento dos grupos constitui-se de trs processos: criao, alterao e
remoo de grupos. Todas as operaes so executadas diretamente pelas pginas do
DSpace, porm, somente os usurios que possuem privilgios de administrador tm acesso
s pginas que permitem o gerenciamento de grupos.
A criao de grupos d-se de duas formas principais: pelo administrador e automaticamente, pelo sistema. Entretanto, independentemente da forma de criao, o gerenciamento
igual e possui as mesmas finalidades. Talvez, a grande diferena entre os grupos criados
pelo sistema e os criados pelo administrador concentre-se apenas em seus nomes. Ao criar
um grupo, o administrador escolhe um nome que melhor represente a sua funo; j o
sistema cria grupos com um nome padro.
A pgina de grupos, acionada pelo item de menu do administrador, permite executar
todos os processos que envolvem os grupos (Figura 31). Os processos de criao, alterao
e remoo so realizados por links existentes na pgina, sendo que para alterar um grupo,
basta clicar no nome do mesmo. Note-se que, em muitos casos, devido quantidade de
grupos, uma ferramenta de busca est disponvel na pgina para facilitar a seleo do
grupo.

Figura 31 - Recorte do formulrio da ferramenta para busca de grupos

54

A criao de grupos por meio do administrador d-se pelo link Clique aqui para
criar um novo grupo, existente na pgina de grupos. Ao clicar nesse link, o DSpace aciona
um formulrio simples de criao do grupo. Nesse formulrio cria-se o grupo e se associa
os usurios ou outros grupos. As permisses para esse grupo podem ser dadas no gerenciamento de acessos ou em outros processos, como na criao de colees.

Figura 32 - Recorte do formulrio de edio de grupo

Na criao de uma coleo so criados, automaticamente, grupos especficos com

privilgios concedidos, dependo das opes selecionadas (pgs. 45 a 48, para permisses
em coleo). Dependendo da complexidade do repositrio, uma boa prtica criar grupos
e associa-los aos grupos criados pelo sistema. Essa forma de trabalho facilita o gerenciamento sem alterar os grupos criados pelo sistema, pois eles j possuem as permisses
necessrias.
A alterao, por sua vez, apresenta vrias possibilidades. As atividades mais importantes tm relao com usurios e grupos. Adicionar ou retirar usurios ou grupos, por
exemplo, so atividades tpicas de alterao. Pode-se tambm alterar o nome do grupo,
caso no o represente bem.
A remoo de grupos condicional, ou seja, para sua execuo necessrio que algumas condies sejam atendidas. Um grupo criado automaticamente, geralmente acarretar
em maiores problemas na tentativa de remoo. J os grupos criados pelo administrador
sero removidos facilmente, porm, perdem-se todas as permisses concedidas a ele.
Dois grupos so criados automaticamente na instalao do DSpace, o grupo de
administrador e annimos. Esses grupos so, em termos de privilgios, totalmente opostos. importante mencionar que esses grupos no podem ser removidos, pois isso pode
acarretar em srios problemas no sistema, que foi, originalmente, programado para que
esses grupos existam.

Gerenciar acessos
O gerenciamento de acessos pode ser realizado pelo item de menu do administrador
Autorizao e pelo gerenciamento do Item, assim como o dos acessos relacionados s
55

comunidades e colees na opo de autorizao e, evidentemente, dos relacionados ao

item na opo de Item.
A autorizao diz respeito ao que o usurio pode executar em determinado processo,
ou seja, se o usurio tem a permisso de executar uma determinada ao em um recurso.
Assim, permisses relacionadas a usurios ou grupos e recursos devem ocorrer de forma
harmnica, que alie segurana e acesso.
As permisses de acesso esto englobadas em definies mais gerais, chamadas de
polticas de acesso. Nem todo repositrio possui acesso livre a todos os recursos; geralmente,
muitos procedimentos so restritos e, mesmo o acesso ao acervo pode ter restrio, devido a
problemas de direitos autorais. Portanto, os acessos aos recursos devem ter uma diretriz.
As polticas de acesso orientam as permisses dadas no gerenciamento de acesso.
Essas orientaes definem, em regras gerais, como devem ser os acessos aos recursos,
cabendo ao administrador implement-las de forma mais condizente com as possibilidades
do repositrio fazendo uso do gerenciamento de acesso.
As permisses devem ser concedidas diretamente ao usurio ou grupo. Evidentemente, o usurio de um grupo ter todas as permisses concedidas a esse grupo. No
entanto, importante lembrar que para cada recurso necessrio um tipo de permisso,
mesmo quando um recurso pertence a outro.
Os recursos existentes no Dspace so Comunidades, colees, Itens, Bundle e
arquivo binrio. Cada recurso possui um conjunto prprio de permisses, que mesmo
hierarquicamente relacionados, so independentes no que se refere s permisses. Assim,
dar acesso a um recurso hierarquicamente superior, pode no significar, necessariamente,
dar acesso aos recursos hierarquicamente inferiores.
Cada tipo de recurso possui tipos de permisso diferenciados, particularmente
adaptados ao tipo de dados do recurso. E no apenas os recursos so diferentes, mas possuem procedimentos diferentes. Nesse caso, necessitam de permisses especficas para
cada procedimento.
Para a comunidade h apenas a permisso de READ, que pode conceder ou no
a permisso de leitura a grupos, restringindo o acesso ao contedo da comunidade.
Hierarquicamente abaixo da comunidade esto as subcomunidades e colees. Objetos
digitais no so depositados nas comunidades. Assim, o nico procedimento executvel
na comunidade a leitura, pois a criao de coleo precisa de usurios administradores
de comunidade ou gerais.
A coleo onde os objetos digitais so depositados, via submisso ou migrao,
e no possui uma subcoleo. Assim, as permisses so relacionadas aos acessos ao
contedo e submisso. Note-se tambm que h a figura do administrador de coleo, o
qual possui todas as permisses na coleo, que so:
ADD/REMOVE Permisso para submeter e para remover itens coleo. Caso
queira permitir que todos possam depositar na coleo, basta dar ao grupo
annimos a permisso de ADD, caso contrrio, essa permisso pode ser dada
apenas aos grupos de usurios que possam fazer esse procedimento;

56

DEFAULT_ITEM_READ Permisso padro para acessar os itens da coleo.

Como essa a permisso padro de acesso, que permite a todos acessar os itens
dessa coleo, basta dar essa permisso ao grupo annimos. Para restringir,
por outro lado, d essa permisso apenas aos usurios e grupos que possam
acessar os itens dessa coleo;

DEFAULT_BITSTREAM_READ Permisso padro para acessar os objetos

digitais da coleo. Essa a permisso padro para acesso ao objeto digital,
utilizada caso queira restringir o acesso ao objeto, mas deixando ver os metadados. Assim, o item pode ser visualizado, bem como os metadados, mas no
o objeto digital.

COLLECTION_ADMIN Permisso de administrador da coleo. Essa permisso

deve ser concedida aos usurios que so os administradores da coleo.

O item formado por um conjunto de metadados e objetos digitais, que formam o

bundle. Assim, suas permisses valem para tudo que o item contm, exceto se o bundle
ou o objeto digital possuir permisses particulares (a prioridade sempre o do menor). As
permisses relacionadas ao item so:
ADD/REMOVE Adicionar ou remover objetos digitais do bundle. Essa permisso
d ao usurio a possibilidade de adicionar ou remover novos objetos digitais
ao bundle. Note que essas permisses so distintas, ou seja, pode-se dar a
permisso de ADD sem dar a permisso de REMOVE.

READ visualizar o item. Permite que o usurio que possui essa permisso,
possa visualizar o item, tornando-o pblico (se dado ao grupo annimos) ou
restringindo o acesso ao item.

WRITE permisso de alterao do item. Permite que o usurio, de posse

dessa permisso, possa alterar o item, tanto os metadados quanto os objetos
digitais do bundle.

O bundle um conjunto de objetos digitais pertencentes a um Item. uma estrutura

que serve apenas para agrupar objetos digitais. Os itens geralmente possuem, no mnimo,
dois objetos digitais, o da licena selecionada para o item e o depositado. Portanto, as
permisses relacionadas ao bundle tm relao ao conjunto de objetos digitais. As permisses relacionadas ao bundle so:
ADD/REMOVE permite adicionar ou remover objetos digitais a um bundle. So
duas permisses distintas que podem ser concedidas separadamente, permitindo
que se adicione ou remova objetos digitais do bundle. Entretanto, dependendo
da poltica do repositrio, um bundle no pode ficar sem uma licena e sem,
pelo menos, um objeto digital.

Finalmente, para os objetos digitais, que so os elementos mais simples, no

havendo subdivises, ou seja, sem elementos contidos nos objetos digitais.
Geralmente, nos itens h os objetos digitais depositados (textos, vdeos, udios
e outros) e as licenas. As permisses relacionadas ao objeto digital so:

57

READ Permite visualizar o objeto digital. Nesse caso, pode-se restringir o

acesso ao objeto digital, permitindo apenas que se visualize os metadados,
retirando a permisso de leitura do objeto digital.

WRITE Permite alterar os objetos digitais. A alterao, nesse caso, referese remoo desse objeto, no permitindo, no entanto, a remoo de outro
objeto digital ou a adio de outro objeto digital (Isso com as permisses do
bundle).

O gerenciamento de acessos hierrquico, valendo sempre o de menor hierarquia,

ou seja, uma permisso dada a um elemento superior no se sobrepe permisso dada a
um elemento inferior. Por exemplo, se for dada a permisso de READ a uma comunidade,
essa permisso ser vlida a todas as colees pertencentes a essa comunidade, exceto
para aquelas colees que possurem as suas prprias permisses.
As permisses devem estar em consonncia com as polticas de acesso e submisso.
Assim, cabe ao administrador adqua-las s necessidades de acesso do pblico alvo e s
polticas de acesso do repositrio. Da mesma forma, em relao s polticas de contedo,
estas tm relao estreita com as permisses.
imprescindvel que o administrador entenda o gerenciamento de permisses, para
que atenda s necessidades dos usurios em relao aos acessos e servios do repositrio.
Contudo, tambm imprescindvel que as permisses concedidas pelo administrador estejam de acordo com as polticas de acesso e submisso, atendendo as orientaes gerais
do repositrio.

Gerenciar Registros
O gerenciamento de registro oferece dois procedimentos, um relacionado ao esquema de metadados e outro aos formatos dos objetos digitais. Esses procedimentos so,
de certa forma, mais tcnicos. Entretanto, em alguns casos, necessitam de alterao para
adequar-se s customizaes propostas pela equipe responsvel pelo repositrio e para
implementarem as polticas. O administrador deve executar as alteraes, se necessrio,
com apoio da equipe de informtica.
O gerenciamento de registros requer conhecimentos mais tcnicos, relacionados no
apenas informtica mas tambm informao, pois em um repositrio essas reas so
indistintas. A interao entre essas duas reas intensa, principalmente na implementao do repositrio. Posteriormente as atividades vo se tornando mais distintas, mas no
totalmente isoladas.
No entanto, pode ser que alguns administradores tenham dvidas em relao a
esse tpico, necessitando de informaes complementares, que no foram contempladas
neste manual. Apesar do cunho mais prtico adotado no manual, nas sesses seguintes
apresenta-se o mnimo para que o administrador possa gerenciar os registros, revelando,
de forma pragmtica, a utilizao das facilidades relacionadas aos metadados e formatos
de objetos digitais.
58

Gerenciar Metadados
Metadados, de um modo mais geral, so definidos como dados sobre os dados,
ou seja, so as informaes sobre os dados. A formao do termo metadados d-se pela
prefixao de dados pelo prefixo meta, que possui vrios significados, entre eles o de
posteridade, transcendncia e reflexo sobre si prprio. Assim, relaciona todos os aspectos
de uma informao, revelando os aspectos descritivos, tcnicos, administrativos e outros.
Os metadados so agrupados em esquemas, que os organizam, normalizam e os
descrevem, criando padres. Esses esquemas permitem o melhor entendimento da finalidade
de cada metadado e so, geralmente, mantidos por instituio ou organizao, permitindo
assim o melhor uso e, principalmente, a troca de informao entre iniciativas que utilizam
o mesmo esquema de metadados.
Existem vrios esquemas de metadados como o Dublin Core, METS7, MODS8, ETDMS9, MTD-BR10 e LOM11, entre outros, cada qual com as suas particularidades e mais
adequado a uma finalidade especfica. Assim, com o objetivo de cobrir todos os aspectos
importantes de uma informao em um suporte, para uma determinada finalidade, cria-se
esquemas de metadados que contenham campos mais apropriados.
O esquema de metadados padro do DSpace o Dublin Core, utilizado nos principais procedimentos que envolvem a apresentao e alimentao do repositrio. Entretanto,
podem-se adicionar outros esquemas de metadados, se necessrio, aos objetos digitais
que compe o acervo, podendo ocorrer, inclusive, a coexistncia de vrios esquemas de
metadados em um mesmo repositrio.
Para gerenciar os esquema de metadados, usa-se as pginas do DSpace disponveis
ao clicar o item de menu Metadados (figura 32). Nesse caso, possvel cadastrar novos
esquemas de metadados no repositrio, remover algum esquema de metadado que no
esteja em uso ou fazer alteraes em um esquema, ou seja, nos procedimentos padro de
gerenciamento de esquemas de metadados.
O cadastramento de um novo esquema de metadados simples no que se refere ao
processo, porm, complexo quanto ao conhecimento necessrio para faz-lo com plenitude.
Deve-se saber, no entanto, que os esquemas de metadados cadastrados no DSpace devem
ter apenas dois nveis, como o esquema de metadados Dubin Core qualificado, que possui
no primeiro nvel o elemento e no segundo, o qualificador.
Para cadastrar um novo esquema de metadados, a priori, necessrio ter algumas
informaes, como o nome do esquema de metadados. Geralmente usa-se a sigla, pois
limitado a 32 caracteres. Outra informao obrigatria o namespace, um endereo URL em
que h informaes que explicam o esquema de metadados, descrevendo seus elementos,
atributos e regras de uso, alm de outras informaes pertinentes.
7 Metadata Encoding and Transmission Standard (Padro de metadado para codificao e transmisso). Ver mais em:
http://www.loc.gov/standards/mets/mets-home.html.
8 Metadata Object Description Schema (Esquema de metados pra descrio de objetos). Ver mais em: http://www.loc.
gov/standards/mods/
9
Eletronic Theses and Dissertation Metadata Schema (Esquema de metadados Tese e dissertao eletrnica). Ver
mais em: http://www.ndltd.org/standards/metadata/etd-ms-v1.00-rev2.html
10 MTD-BR Padro Brasileiro de Metadados de Teses e Dissertaes. Ver mais em: http://www.ibict.br/schema/
11 Learning Object Metadata (Metadados para Objeto de Aprendizagem). Ver mais em: http://www.ibict.br/schema/

59

Aps criar o esquema de metadados, possvel adicionar os elementos que compem

esse padro. Cada elemento, que pode representar at dois nveis, possui o seguinte formato:
esquema. nvel1. nvel2. Por exemplo, para o esquema Dublin Core, podemos ter
DC.title para o ttulo e sem o segundo nvel, ou, DC.title.alternative para o ttulo alternativo
e com o segundo nvel. No caso do Dublin Core temos DC. Elemento.Qualificador.
Assim, para cadastrar um novo campo do esquema de metadados preciso conhecer o nome do campo e sua descrio, sendo que no nome pode-se representar os dois
nveis possveis para os esquemas de metadados, colocando cada nvel em um campo.
Para esquemas de metadados multinveis, como o LOM, ETD-MS ou MTD-BR, pode-se
ajustar o esquema para represent-los com apenas dois nveis.

Figura 33 - Recorte do formulrio de remoo e adio de esquema de metadados

Para remover um esquema de metadados, basta selecion-lo e clicar em Deletar

esquema de metadados. Entretanto, essa operao possui restries e efeitos, principalmente se esse esquema de metadados possuir objetos digitais descritos. Assim, melhor
remover apenas os esquemas de metadados em desuso, que no estejam utilizando objetos
digitais.

60

Todos os esquemas de metadados podem ser alterados, principalmente seus campos.

Adicionar ou remover campos, por exemplo, uma atividade muito comum no gerenciamento
dos esquemas de metadados. Muitos esquemas de metadados, como o Dublin Core, so
flexveis e permitem que se crie novos campos se os existentes no contemplarem a nova
informao. Da mesma forma, ao cadastrar um novo esquema no necessrio inserir
todos os campos; isso pode ser feito aos poucos, ou a medida da preciso.
O gerenciamento dos esquemas de metadados pode ser considerado um processo
mais complexo, que necessita de conhecimento especfico. Entretanto, esse procedimento
pouco usual, e nem executado, em alguns casos, pois o Dublin Core contempla todas as
informaes necessrias ao repositrio. De qualquer forma, esse procedimento deve estar
em consonncia com a finalidade do repositrio e com as polticas de contedo.

Gerenciar formatos
Os formatos dos objetos digitais tm relao direta com a extenso do arquivo depositado. Apesar das pequenas incongruncias relacionadas identificao do formato do
objeto digital pela extenso do arquivo, essa ainda a opo mais vivel, pois necessita
de menor processamento. Portanto, o DSpace reconhece o formato dos objetos digitais
pela extenso do arquivo.
Um objeto digital com extenso desconhecida ao DSpace no impede a completude
do processo de submisso, apenas registra o formato como desconhecido. Assim, gerenciar
formatos tem relao com o gerenciamento dos tipos de arquivos que sero reconhecidos
no repositrio, sendo bem provvel que esse procedimento no precise se executado, pois
o DSpace cobre boa parte dos tipos de arquivos.
Ao fazer a carga de um objeto digital e receber a mensagem de que o formato,
mesmo sendo desconhecido, no impede o prosseguimento da submisso, e desejar incluir
o formato pela extenso, pode-se cadastrar o novo formato ou alterar um j existente que
atenda os requisitos do gerenciamento de formatos. Essa facilidade est disponvel apenas
para os administradores gerais do repositrio.
O gerenciamento, dessa forma, cobre as operaes bsicas, como cadastrar novo
formato, alterar e remover formato. Mesmo necessitando de conhecimento relacionado
rea de informtica, essas operaes podem ser executadas pelo administrador e, se for
necessrio, pode-se pedir ajuda aos informticos.
A remoo de um formato de objeto digital tem implicaes, principalmente se
houver outros arquivos com esse formato. Assim, a remoo deve ser feita com cuidado.
Evidentemente, ao marcar um formato para deleo, h uma pgina de confirmao de
remoo. Somente aps a confirmao a remoo se completar. Ao remover um formato,
no h forma de reverso; se houver necessidade, insira novamente, o formato.
Pode-se alterar um formato se for preciso, mas deve ser feito com prudncia, principalmente com os formatos j existentes na forma padro do DSpace, que representa os
formatos mais comuns e pode alterar alguma informao representativa, como as extenses
do formato alterado.
61

O cadastramento de um novo tipo de formato de objeto digital feito em um formulrio

diretamente nas pginas do repositrio (figura 34). Todos os campos do formulrio fazem
referncia ao formato, sendo geralmente padro e j existentes, o que facilita o cadastramento.
Aps o cadastramento, somente os novos itens com esse formato sero reconhecidos.

Figura 34 - Recorte do formulrio para novo tipo de formato de arquivo binrio

62

O Nome do formato, mesmo livre, deve ser representativo do formato, podendo

no ser o nome padro.

O Mime type, por sua vez, a referncia ao tipo de contedo e possui uma
regra de forma, sendo mais fcil buscar na internet o mime type para o formato
a ser cadastrado.

A Descrio livre e serve para facilitar o entendimento do formato.

O Nvel de suporte um campo com contedo restrito aos valores de desconhecido, conhecido e suportado.

O campo Interno, para marcar ou deixa desmarcado, serve para indicar se esse
formato utilizado apenas nos processos internos do DSpace assim como os
formatos das licenas padro, que so processadas internamente.

Por fim, as extenses dos arquivos. Em alguns casos o mime type o mesmo
para vrias extenses, como PPT e PPS para arquivos do formato do MS/Power
Point.

O gerenciamento dos formatos de objetos digitais ou arquivos binrios um processo

mais tcnico, mas de execuo simples. Em alguns casos, no so alterados por j terem
cadastrados uma grande variedade de formatos com todas as caractersticas necessrias,
como as extenses. No entanto, em caso de maiores dvidas ao executar esse procedimento,
faa com o apoio da equipe de informtica.

Gerenciar outras facilidades

Outras facilidades disponveis ao administrador no podem ser agrupadas por terem
caractersticas diversas. Entretanto, mesmo que no haja uma identificao para essas
opes de menu, no presente manual as denominamos de Outras facilidades. Assim, as
opes de menu como Itens, Painel de Controle, Estatsticas e Importar Metadados
sero tratadas aqui, finalizando todas as opes de menu do administrador.
O agrupamento feito nesse manual dessas opes de menu serve apenas para facilitar
a organizao das explicaes, sem aspectos relacionados a reunir tipos de facilidades. Com
isso, a organizao do presente manual se torna mais fcil, com sees distintas. Portanto,
os itens tratados nessa seo no possuem caractersticas em comum.

Itens
A opo de menu Item igual opo oferecida para os usurios com permisso de
administrador, Editar item, na pgina de visualizao do item. Essa opo permite gerenciar
todos os aspectos do mesmo. Entretanto, para acessar pela opo de menu Item devese conhecer ou o identificador persistente (handle), ou o identificador interno. Assim, em
muitos casos mais fcil navegar at o item e utilizar a opo de menu Editar Item.
A pgina de editar item composta por quatro abas que so acessadas pelo cursor
do mouse ou pelas teclas tab (figura 35). Essas abas separam tipos de caractersticas
do Item facilitando a alterao, pois pode-se ir diretamente seo desejada e executar a
alterao necessria. A nica aba que no possui opo de alterao a Visualizar Item;
ela apenas apresenta o item.

63

Figura 35 - Recorte do formulrio para editar item

A aba de Status do Item apresenta informaes sobre o estado do item e permite que o mesmo possa ser alterado. Essa aba apresenta informaes estticas a sobre
identificao do item, como identificador interno, identificador persistente e coleo a qual
pertence. Alm dessas informaes, disponibiliza botes que permitem alterar o estado do
item. Esses botes permitem remover o item, alterar suas permisses (ver a seo sobre
permisso de itens nas pginas 60 a 63 e mover o item para outra coleo. Cabe notar que
h duas opes, expurgar e remover, que diferem na possibilidade de reverso. Enquanto
a remoo pode ser revertida, o expurgo no.
Na aba de Arquivos Binrios apresentada uma lista com todos os objetos digitais
do bundle do Item, com opo de adicionar outro objeto digital, remover um objeto digital
ou visualizar. Geralmente, o bundle se organiza em trs conjuntos, Original, Licenas Creative Commons e Licena. Nesse caso, pode-se executar os procedimentos necessrios
em qualquer um desses objetos digitais. Note-se que, dependendo da configurao do
repositrio, no se pode remover todos os objetos digitais de um conjunto, exceto o conjunto
do Creative Commons, que opcional.
Na pgina de edio do Item pode-se alterar os metadados, modificando os contedos, adicionando campos ou removendo outros. Um pequeno complicador est no
formato dos campos apresentados. Os rtulos dos campos no so apresentados como
no formulrio de entrada, mas em seus formatos originais, como campos do esquema de
metadados. Por exemplo, no esquema de metadados Dublin Core, para o campo autor
aparece dc.contributor.autor. Entretanto, a organizao e apresentao da pgina facilitam
a alterao dos metadados.
A aba de Visualizao do Item a mesma apresentada em outras partes do
sistema, com opo de visualizar o registro simples ou completo do Item. a mesma pgina que apresenta o item em qualquer opo de recuperao, seja em processo de busca
ou navegao. Note-se que o registro simples de mais fcil entendimento aos usurios
comuns, enquanto o registro completo de maior utilidade ao administrador ou usurios
mais especializados.
O gerenciamento do Item, que pode ser acessados por duas vias, til para a
manuteno dos itens e principalmente para particularizar as permisses do item, como
no caso de restrio de acesso, por exemplo. Esse gerenciamento, em alguns repositrios,
pode no ser utilizado, mas til em casos muito especficos.

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Painel de controle
O painel de controle, na sua maior parte, informativo, revelando informaes
que podem ajudar o administrador em questes mais tcnicas. Nesse caso, apresentando
informaes relevantes relacionadas s configuraes do repositrio. Em alguns casos,
pode-se pedir auxlio equipe de informtica para a total compreenso das informaes
apresentada nessa pgina.
O painel de controle possui cinco abas, com informaes de cunho mais tcnico,
mas que podem ser teis ao administrador (figura 36). Nas abas de Alerta do sistema
inteiro e Harvesting h interao, enquanto as outras apenas apresentam informaes
sem a possibilidade de alterar ou executar algum processo.

Figura 36 Detalhe da pgina com as abas do Painel de Controle

A aba de Informao JAVA traz informaes referentes ao sistema operacional

e linguagem de programao Java, na qual o DSpace foi desenvolvido. Essas informaes podem ser teis, em casos de problemas que envolvam o ambiente operacional do
repositrio. Entretanto, elas so bastantes tcnicas e pouco necessrias na administrao
diria do repositrio.
A aba de Configurao do DSpace, por outro lado, traz informaes significativas
ao administrador, mesmo que no apresente todos os parmetros de configurao do
DSpace. Entre essas informaes, pode-se destacar os endereos de e-mail que executam
a comunicao com os usurios, separados conforme o tipo de mensagem. Assim, o administrador pode verificar quais contas enviam e recebem e-mails.
A opo de Alertas do sistema inteiro uma das duas opes interativas. Permite
que se torne o repositrio inacessvel, enviando uma mensagem de manuteno. Esse
alerta ativado ou desativado nessa pgina e extremamente til no planejamento de
manuteno.
A opo de Current Activity ou atividade corrente baseada nos logs da aplicao.
Lista todas as atividades ocorridas no sistema e executadas por usurios, sendo uma tima
opo para editar usurios e processos. A listagem apresenta informaes sobre horrio,
usurio e parte do DSpace visitada. Essa aba possui a opo de no listar a execuo dos
usurios annimos, focando assim nos usurios cadastrados.
A opo de Harvesting permite gerenciar a coleta de metadados. Contm informaes que possibilitam verificar quais colees possuem acervos resultantes de harvesting
65

e endereos de harvesting do repositrio (URLs de Harvesting). Possui tambm a opo

de executar uma coleta de forma online.
O Painel de controle , at certo ponto, uma pgina de informaes tcnicas que
serve de subsdio ao administrador, mas que nem sempre utilizado no gerenciamento
dirio. Entretanto, quando ocorrem erros, de fundamental importncia no levantamento
da situao em que o erro ocorreu. Portanto, importante que o administrador conhea
as potencialidades dessa facilidade.

Estatsticas
H duas opes de estatsticas disponveis no DSpace verso 1.6.x, uma representando as estatsticas padro, com pequena mudana desde as primeiras verses do
DSpace, e outra incorporada nessa verso (SOLR). Nessa seo trataremos da estatstica
padro, mesmo porque, as estatsticas incorporadas dependem da implementao de um
sistema parte, com configuraes especficas. A estatstica padro est incorporada ao
sistema, necessitando apenas de alguns procedimentos para ser visualizada.
As estatsticas padro do DSpace remontam s primeiras verses do DSpace, com
pouca modificao em relao s informaes prestadas. Apresentando estatsticas gerais sobre
o repositrio, sem grandes detalhamentos, essas estatsticas so muito teis como fonte de
informaes gerais do repositrio. Entretanto, no fornecem informaes particularizadas.
As estatsticas padro so organizadas em sees, cada qual focando em um aspecto.
Cada seo revela informaes especficas sobre determinado ponto, desde informaes
sobre quantidades totais a informaes sobre os mais acessados, alm das tcnicas. Nesse
caso, cada seo traz informaes especficas sobre um aspecto.
A viso geral, por exemplo, apresenta informaes gerais sobre o repositrio, como
o total de itens constantes no acervo, nmero de acessos separados por objetos digitais,
itens, colees e comunidades, entre outros. No entanto, todos os nmeros apresentados
so gerais, ou seja, para todo o repositrio, sem refinamento. No fornece informaes particulares a um item ou coleo, por exemplo, somente sobre todos os itens ou colees.

Figura 37 Detalhe da pgina com informaes gerais do repositrio

66

Algumas sees das estatsticas apresentam informaes muito tcnicas, enquanto

outras so informativas, principalmente sobre frequncias de execuo de determinados
processos. Itens mais visualizados, processos mais executados, usurios mais frequentes
so exemplos de totalizaes. Por outro lado, informaes sobre os arquivos de log so
tipicamente informaes tcnicas.
As estatsticas podem ou no estar pblicas; para isso, devem ser configuradas.
Caso fiquem restritas, apenas os administradores podem ter acesso as suas pginas. A
deciso de liberar ou restringir as estatsticas deve ser tomada verificando se as estatsticas
apresentam alguma informao sensvel instituio que mantm o repositrio.
Como so baseadas na extrao de dados dos registros de Log, as estatsticas apresentam informaes referentes a um perodo ou a um arquivo de log. Nesse caso, esses
arquivos devem ser mantidos at gerarem as estatsticas. A falta de gravao nos arquivos
de log pode afetar as totalizaes apresentadas na pgina.
Os relatrios das estatsticas dependem da execuo de programas, que podem ser
automatizados. Esses procedimentos so apresentados como customizaes avanadas do
DSpace no manual de instalao. Nesse caso, as pginas de estatsticas ficam em branco
sem a execuo desses programas, que extraem as informaes dos arquivos de logs e
montam as pginas das estatsticas. Assim, para manter as pginas de estatsticas sempre
atualizadas, automatize a execuo desses programas.

Importar metadados
A importao de metadados o processo oposto ao de exportao. Permite a insero
de itens no repositrio sem que ocorra o processo de submisso, mas sem o objeto digital,
apenas os metadados. Esse processo pode ser efetuado de forma mais completa por meio
de programas fornecidos pelo DSpace, ou de forma mais automatizada pelas pginas, com
permisso de administrador.
A importao de metadados atravs das pginas possui um item no menu do
adminstrador e pgina prpria (figura 37). Essa opo est disponvel para a importao
do tipo de arquivo em formato CSV (Comma Separeted Value ou valores separados por
vrgula), que deve ser selecionado pelo boto procurar. Depois de selecionado, basta clicar
em Upload CSV).

Figura 38 Detalhe do formulrio para importao de metadados

67

Note-se, no entanto, que no h indicao da coleo alvo de importao, pois essa

informao est presente no arquivo. Assim, a importao pode ser feita em qualquer pgina
e tem destino indicado no prprio arquivo de importao. Dessa forma, a importao pode
ser feita automaticamente apenas indicando o arquivo de entrada.
O arquivo CSV pode ser lido pelo programa MS-Excell ou equivalente, se desejar
verificar o contedo. Esse arquivo possui um cabealho que indica a coleo alvo e os
nomes dos campos que possuem dados a serem importados. Os metadados dos itens vm
em seguida. Os campos de metadados so separados por vrgulas e o primeiro campo de
metadado de cada item seu identificador interno.
Para que a importao ocorra, necessrio que haja uma exportao, ou seja, que
haja um arquivo no formato CSV para a importao. Esse arquivo pode ser originrio da
exportao (veja pgina 40) ou criado no formato apropriado importao. Independente
da forma, deve-se assegurar que o formato esteja vlido para evitar erros.
A importao pode ser utilizada em caso de migrao ou de recuperao de uma
coleo do repositrio. Nesse caso especfico trata-se de recuperao de verso. Na migrao,
no s a estrutura deve ser a mesma, mas os identificadores persistentes (Handle) das
colees tambm devem ser os mesmos. Para migraes com identificadores diferentes
deve-se utilizar os programas de importao.

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CAPTULO 5

Procedimentos Tcnicos
Os procedimentos tcnicos so alteraes que necessitam de interveno da equipe
de informtica para serem implementados. Assim, apesar de estarem intimamente relacionados s polticas do repositrio e, portanto, serem de responsabilidade do administrador,
esses procedimentos so de execuo de integrantes da equipe de informtica. Nesse caso,
devem ser executados sob superviso do administrador.
Os procedimentos tcnicos fazem parte da customizao do DSpace, requerendo
certo conhecimento compartilhado entre o administrador e a equipe de informtica. Por esse
motivo, o papel do administrador importante, na medida em que orienta nas decises,
alinhadas com as polticas do repositrio. Assim, mesmo que no execute o procedimento,
o administrador desempenha seu papel.
O compartilhamento de conhecimento, entretanto, no totalmente coincidente.
Devido especialidade da equipe de informtica e do administrador, evidentemente, cada
qual ter seu papel e conhecimentos complementares em relao ao repositrio. Assim, o
administrador orienta o trabalho da equipe de informtica que conhece as particularidades
necessrias configurao. No entanto, no uma questo de subordinao, e sim, de
parceria entre o administrador e a equipe de informtica.
Como um software altamente configurvel, o DSpace apresenta vrios arquivos
que permitem ajustar algumas facilidades, alterando ou implementado funcionalidades.
Entretanto, esse manual no discorre sobre todos esses arquivos ou possibilidades de configurao. Para isso seria necessrio um manual prprio. Assim, esse captulo descrever
apenas algumas configuraes que necessitam interao com o administrador.

Formulrio de entrada
O formulrio de entrada utilizado no processo de submisso para descrever o(s)
objeto(s) digital(is) a ser(em) depositado(s). Nesse caso, apresentado no DSpace como
pginas com campos para preenchimento ou com opes para seleo. Essa facilidade
ajustvel, adequando aos tipos de documentos contemplados na poltica de contedo. Assim, a sua configurao alinha-se a essa poltica, relacionando o tipo de documento com
os campos necessrios para sua descrio.

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O formulrio de entrada composto por campos. Cabe ao administrador decidir

quais campos de metadados so necessrios e que formatos eles tero. Dessa forma, o
formulrio de entrada pode ser extenso ou curto, dependendo do tipo de objeto digital a
ser descrito. Por no ser configurvel de forma interativa nas pginas do DSpace, necessita
de apoio da equipe de informtica para isso.
Pode haver mais de um tipo de formulrio de entrada. Entretanto, na maioria dos
casos um formulrio bem estruturado cobre a maioria dos tipos de documentos, pois alguns
campos so comuns a todos eles, como ttulo ou autor, por exemplo. Caso seja necessria
a criao de mais de um formulrio de entrada, deve-se relacionar o formulrio de entrada
coleo, ou seja, no se pode querer utilizar mais que um tipo de formulrio de entrada
em uma mesma coleo.
Os campos de um formulrio de entrada possuem relao direta com o esquema de
metadado escolhido. Por padro, o esquema de metadados do DSpace o Dublin Core. Na
maioria dos casos o Dublin Core, com seus elementos e qualificadores, suficiente para
a descrio dos objetos digitais. Porm, se for necessria a utilizao de outro esquema,
deve-se primeiro criar todo o esquema dinamicamente na opo de Gerenciar Metadados
vista no captulo anterior.
Nem todos os elementos e qualificadores esto contemplados no formulrio de entrada padro. Se preferir apenas ajustar o formulrio padro s necessidades de descrio
dos documentos, recomendvel que se conhea o esquema de metadados Dublin Core
para melhor ajustar o formulrio s necessidades de descrio. Nesse caso, basta ajustar
o formulrio de entrada, criando ou retirando campos.
Por outro lado, se necessitar criar um novo elemento ou qualificador para conter
uma determinada informao utilizando a prerrogativa do Dublin Core de ser um esquema
de metadados mais flexvel, primeiro crie o elemento ou qualificador na opo Gerenciar
Metadados visto no captulo anterior, e depois ajuste o formulrio. Esse procedimento
evitar erros no momento de utilizao do formulrio de entrada.
Os campos podem ter vrios formatos para adequar-se ao tipo de descrio. De
campos de texto curto para ttulo ou autor, a campos extensos para descrio ou resumo. H
tambm campos destinados a datas, com estrutura prpria para esse tipo de dado. H os
campos com listas de dados para seleo ou campos que permitem vocabulrio controlado.
Deve-se, no entanto, escolher o melhor tipo de campo para a descrio necessria.
Os campos tambm podem ser nicos ou repetveis. Por exemplo, o campo para o
ttulo deve ser nico, pois incomum um documento com mais de um ttulo, podendo, no
entanto, ter ttulos alternativos utilizando outro campo. Entretanto, o campo autor precisa
ser repetvel, pois comum um documento ter mais de um autor. Da mesma forma, um
campo pode ser obrigatrio ou opcional, dependendo das necessidades de descrio. Assim,
ao definir o formato do campo, define-se tambm essas outras caractersticas.
Este manual no tem como objetivo explicitar a configurao do arquivo do formulrio
de entrada, mas orientar o administrador sobre as possibilidades oferecidas. Entretanto,

70

essas informaes podem ser teis aos integrantes da equipe de informtica, pois, apesar
de no orientar quanto forma de faz-lo, apresenta as possibilidades, contemplando
aqueles conhecimentos que devem ser compartilhados entre o administrador e a equipe
de informtica.

Arquivo de traduo
Cada vez mais os repositrios tm se transformado em fontes de informao significativas, acessados por usurios provenientes de vrios pases. Em muitos casos os
repositrios mantm documentos em outras lnguas, que so indexados por motores de
busca como o Google, por exemplo. Entretanto, nem sempre o repositrio est preparado
para acessos em outras lnguas.
O DSpace, originalmente, vem com o arquivo de traduo em ingls, ou seja, suas
mensagens esto todas em lngua inglesa. No entanto, se na instalao a opo for pelo
idioma portugus brasileiro, o arquivo de traduo em portugus do Brasil instalado,
mudando o idioma das mensagens. O arquivo contm as mensagens padro que podem
ser alteradas.
As mensagens existentes nas pginas do DSpace esto dispostas em um arquivo
denominado de arquivo de traduo. Todo o DSpace utiliza variveis nas suas pginas, que
so substitudas conforme o idioma desejado pelos textos apropriados. Assim, as mensagens
so textos estticos alterados em um arquivo de traduo. No se deve confundir, no entanto,
os textos dinmicos, que so dados e, portanto, armazenados em bancos de dados.
Existem vrios arquivos traduzidos por usurios do DSpace em diversos idiomas disponveis para instalao. Entretanto, essas tradues so gerais e nem sempre se adequam
aos vrios tipos de repositrios. Nesse caso, possvel alterar as mensagem para que se
tornem mais significativas. Pode-se tambm instalar mais de um arquivo de traduo, se
necessitar que seu repositrio seja acessado por usurios de outras lnguas.
O arquivo de traduo est formatado conforme o padro XML. Assim, possui uma
estrutura bem definida com as variveis e seu valor (o texto da mensagem). Para alterar
o arquivo de traduo e modificar as mensagens, edite esse arquivo e reinstale. Esse procedimento, no entanto, deve ser executado pela equipe de informtica.
O DSpace reconhece o idioma do navegador de internet (browser), e aciona o arquivo
de traduo dessa lngua. Caso no o encontre, o padro ingls. Por isso, no recomendvel que se remova o arquivo de traduo em ingls. Por exemplo, caso o navegador
esteja configurado para o portugus brasileiro (pt_BR), o DSpace procura, ento, por um
arquivo de traduo com esse sufixo. Caso no encontre, procura por um arquivo sem a
opo regional de pas (pt). Somente se no encontrar nenhum desses anteriores que
apresenta as mensagens em ingls.

71

Vocabulrio controlado
Os vocabulrios controlados no DSpace so conjuntos de termos organizados em
uma estrutura relacional (Kobayashi, 2008) que fornecem, de forma padronizada, os termos
para utilizao na submisso e indiretamente auxiliam nas buscas. Assim, servem para
facilitar o preenchimento de determinados campos e na recuperao de documentos.
A utilizao de vocabulrios controlados foi disponibilizado no DSpace a partir da
verso 1.4.x. Entretanto, at a verso 1.6.0 os vocabulrios controlados esto disponveis,
de forma padro, apenas para a interface JSPUI, que mantm a compatibilidade com as
verses mais antigas pois possui a mesma tecnologia de construo.
Para o DSpace, o vocabulrio controlado pode ser utilizado em vrios campos, ou
seja, pode-se ter mais que um campo com vocabulrio controlado. Sua utilizao d-se
por meio de janelas pop up (pginas que abrem ao clicar uma opo hipertextual). As
janelas do vocabulrio controlado apresentam os termos organizados hierarquicamente
em formato de rvores cujos termos, ao serem clicados, so transferidos para os campos
relacionados.
A implementao dos vocabulrios controlados geralmente feita em duas etapas:
a criao do arquivo do vocabulrio controlado e sua adio ao formulrio de entrada. Essas etapas no so sequenciais, mas devem ser efetuadas para a plena utilizao dessa
facilidade.
O arquivo do vocabulrio controlado possui um formato XML, que possui uma estrutura prpria para organizao hierrquica. Deve-se criar um arquivo para cada campo
de metadado a usar o vocabulrio controlado. Assegure-se da boa formao da estrutura
XML para evitar erros.
O nome do arquivo de vocabulrio controlado deve ser indicado na definio do
campo onde ele ser utilizado, no formulrio de entrada. Deve-se notar que, mesmo que
coloque o nome do arquivo no formulrio de entrada, na interface XMLUI no haver a
chamada para esse vocabulrio, somente na interface JSPUI.

Configuraes
A maioria das customizaes no DSpace executada no arquivo de configurao
principal (dspace.cfg). Grande parte das configuraes nesse arquivo de cunho tcnico
e serve para adequar o DSpace instalao. Entretanto, algumas configuraes esto
alinhadas s polticas do repositrio e requerem a interveno do administrador para
escolher a melhor opo. No entanto, as modificaes devem ser executadas pela equipe
de informtica.
O arquivo de configurao possui o formato de texto composto por parmetros e
valores, possuindo tambm comentrios textuais com explicaes sobre o parmetro e, em
alguns casos, os valores possveis. Para os parmetros sem comentrios dos valores possveis
ser necessrio consultar a documentao tcnica para conhecer as possibilidades.

72

Alguns desses parmetros esto intimamente ligados s polticas do repositrio e

precisam ser modificados para se alinhar s diretrizes do repositrio. Nesse caso, a interao entre o administrador e a equipe de informtica necessria, pois o administrador
decide sobre os valores dos parmetros e a equipe de informtica modifica, ativa ou retira
esses parmetros.
Esses parmetros tornaro o repositrio mais adequado s necessidades da instituio. As decises sobre os valores, nesses casos, no se relacionam s polticas, mas
a questes preferenciais, sendo mais uma questo de tornar a funcionalidade disponvel.
Portanto, essas modificaes so mais livres e independentes de recomendaes.
Seja qual for o motivo das alteraes, esse procedimento deve ser feito em parceria
entre o administrador e a equipe de informtica. Por razes tcnicas, a equipe de informtica
est melhor qualificada para fazer as modificaes. Entretanto, o administrador detm conhecimento terico maior sobre esses assuntos. Portanto, a colaborao entre o administrador
e a equipe de informtica, nesses procedimentos, deve ser completa.

Indexao de texto completo

A indexao de texto completo consiste na criao de ndices textuais em que todas
as palavras se tornam pontos de recuperao para o documento. Essa indexao permite
que se recupere um documento no apenas pela sua descrio, mas pelas palavras existentes no texto do documento depositado, aumentando significativamente a quantidade de
documentos recuperados em um processo de busca.
Ao utilizar a indexao de texto completo, nem todas as palavras so indexadas.
Existe uma lista de palavras que no devem ser indexadas por no conter um significado
relevante (Stop Words). Pronomes, artigos e conjunes, por exemplo, no precisam ser
indexados de forma geral, mas essa lista pode ser aumentada se for necessrio.
A utilizao da indexao de texto completo uma questo opcional, que depende
principalmente dos formatos dos documentos depositados. Repositrios imagticos, por
exemplo, no possuem necessidade de utilizar essa facilidade. Na configurao padro essa
facilidade est desativada. Portanto, para ativar, basta modificar o valor do parmetro.
Ao ativar esse parmetro necessrio que se atualize o ndice textual periodicamente. A frequncia depende da quantidade de submisses. Caso isso no seja feito, o
ndice textual pode no recuperar todos os documentos em um processo de busca, pois
a indexao no automtica, mas precisa de um processo de leitura de todos os documentos depositados.
Repositrios onde grande parte dos documentos depositados so textuais podem
utilizar essa facilidade para aumentar o nmeros de itens recuperados no processo de busca,
melhorando assim a recuperao, pois em alguns casos os metadados no descrevem o
documento com exatido. Dessa forma, somente com a indexao de texto completo podese recuperar melhor esse documento.

73

Configuraes relacionadas lngua

Em sistemas disponveis na web com possibilidade de serem acessados por usurios
diversos, o idioma possui um papel relevante que transcende a facilitao do entendimento.
Muito alm da internacionalizao, h casos de repositrio de pases com mais de uma
lngua oficial, ou de vrios pases de idiomas distintos. Em outros casos, pode-se aumentar
a visibilidade possuindo a possibilidade de um idioma mais conhecido.
Sendo um sistema altamente ajustvel, o DSpace possui vrias configuraes
relacionadas ao idioma. Cada opo refere-se a uma particularidade e permite vrias possibilidades. Essas configuraes podem ser alteradas a qualquer tempo, mas passam a
vigorar no momento da mudana e no retroativamente. Assim, recomendado que essas
configuraes estejam ajustadas desde a criao do repositrio.
Uma das principais configuraes do repositrio envolvendo o idioma refere-se
lngua padro do repositrio, pois diz respeito ao idioma em que, prioritariamente, as pginas
so apresentadas. Nesse caso, configura-se no somente a lngua, mas a variao tambm.
Assim, para o Brasil o pt_BR, lngua portuguesa do Brasil. Caso essa configurao seja
omitida, o ingls o idioma padro.
Nas configuraes de idioma sempre o padro o ingls, caso a configurao seja
omitida. Entretanto, se configurado, h algumas regras de prioridades. Por exemplo, se for
configurado para pt_BR (lngua e variao), o DSpace utiliza o portugus do Brasil se for
possvel; seno, tenta o portugus puro, ou ento passa para o ingls.
Por outro lado, outra configurao importante o idioma do contedo, ou seja,
dos metadados. Essa configurao indica qual o idioma prioritrio dos metadados e que
apresentado como um qualificador em diversas ocasies. Por ser de configurao, pode
divergir com o metadado de idioma do item.
Os idiomas suportados pelo repositrio dependem da interface a ser escolhida,
pois possuem arquivos de traduo diferentes. Enquanto o XMLUI opera com o arquivo de
traduo em formato XML, o JSPUI possui arquivo de traduo em formato textual. Nesse
caso a escolha dos idiomas suportados depende tambm da presena dos arquivos de
traduo para cada idioma configurado.

Pgina inicial do usurio (aps ser identificado)

Ao acessar um repositrio, h uma pgina inicial que geralmente o apresenta. Na
configurao padro, uma pgina com cabealho, menu, rodap e uma rea de trabalho
com busca e lista das comunidades. Essa a pgina inicial do DSpace. Entretanto, h uma
pgina inicial para os usurios aps a identificao, selecionada pela configurao.
Ao se identificar no repositrio mediante o fornecimento de um endereo de email vlido (que serve como identificador de usurio) e senha, o DSpace apresenta uma
pgina padro do usurio. Pode-se, no entanto, escolher qual ser essa pgina, sendo a
mais comum a pgina de submisso, submission, que tem como padro de instalao
a pgina de perfil profile.

74

Altere, se achar necessrio, a pgina inicial do usurio conforme as orientaes do

repositrio, de forma a facilitar o uso do mesmo pelos usurios cadastrados. Conforme o perfil
da maioria dos usurios, j que essa opo serve para todos eles, escolha qual a melhor
pgina inicial para os usurios cadastrados. Como na maioria dos casos, para executas as
tarefas de submeter, avaliar e revisar metadados necessrio o cadastramento, a pgina
inicial dos usurios mais comum a da submisso, que apresenta as tarefas pendentes e
oferece a opo de iniciar a submisso.

Permitir que o administrador se logue como outro usurio

O administrador geral possui diversas permisses e pode executar todas as tarefas no
repositrio. o usurio que mais permisses possui dentro de um repositrio. Entretanto, no
poder executar, alterar ou remover tarefas pendentes de um usurio em particular, somente
as suas pendncias, nem mesmo visualizar as tarefas pendentes de outros usurios.
Permitir que o administrador possa logar como outro usurio implica em alguns
pontos a se considerar. Nesse caso, o administrador no simula ser outro usurio, ele se
torna outro usurio, podendo gerenciar as tarefas pendentes como se fosse o prprio. Essa
permisso decorre em problemas de compartimentao.
Conforme a necessidade do repositrio, pode-se permitir ou no que o administrador
se logue como outro usurios. Essa opo muito til, mas deve ser analisada com cuidado
para evitar problemas com os usurios, sabendo que o administrador pode mudar de perfil
e executar tarefas de outro usurio.

Analisador brasileiro para busca

A busca uma opo importante na recuperao de itens no repositrio. Essa
facilidade padro no DSpace, porm pode ser ajustada para adequar a busca no idioma
padro do repositrio. A adequao da busca ao idioma efetuada na forma de indexao
dos documentos. Essa indexao pode ser feita de formas diferenciadas, dependendo das
opes selecionadas.
O analisador em lngua portuguesa do Brasil apresenta as particularidades da
lngua em relao indexao. A forma de indexao, por exemplo, deve levar em conta
as caractersticas de gnero e nmero, inexistentes em alguns idiomas. Assim, buscar por
palavras no singular deve recuperar documentos que contenham essa palavra tambm no
plural, o mesmo acontecendo com o feminino e o masculino.
A indexao, no entanto, no resolve problemas fonolgicos ou de flexo verbal.
Portanto, no se recupera palavras com grafias diferentes, mas com mesmo som, atravs
de um nico argumento. Por exemplo, Souza e Sousa so palavras distintas e, por isso,
recuperveis mediante argumentos de busca distintos.
Esta uma facilidade do Lucene (o mecanismo de busca textual utilizado pelo
DSpace) e, assim, no exclusividade do DSpace, mas uma facilidade incorporada por

75

ele. implementada por um programa construdo com a linguagem de programao Java

chamado de BrazilianAnalyzer do projeto Lucene. Por ser de cdigo aberto, pode ser alterado
para conter as adequaes necessrias.

Operador lgico padro para busca

O DSpace possui duas ferramentas de busca: a simples e a avanada. A diferena
bsica que a busca simples procura o argumento de busca em todos os campos de
metadados, nos nomes de comunidade e coleo e no texto completo, se for o caso. Na
busca avanada, o argumento procurado apenas nos campos determinados, podendo
utilizar operadores lgicos entre os argumentos de busca.
Um argumento de busca o conjunto de termos que se utiliza para executar uma
busca. Pode conter uma ou mais palavras e operadores lgicos. Assim, um argumento
de busca pode ser desde uma simples palavra at um conjunto complexo, formado por
palavras e operadores lgicos com ou sem utilizao de caracteres coringas nas palavras,
criando uma variedade de opes.
Caso o argumento de busca contenha mais de uma palavra sem nenhum operador
lgico entre essas palavras, o DSpace, pela configurao original, entende que o operador
lgico padro o ou (OR). Esse operador aumenta significativamente a quantidade de
documentos buscados, pois recupera tanto os documentos que possuem um termo e outro,
quanto os que possuem os dois, Aumentando assim a chance de recuperao.
Pode-se trocar o operador ou para e (AND), e assim restringir mais a busca por
duas palavras. Nesse caso, o buscador recuperar apenas os documentos que contenham
as duas palavras simultaneamente. Apesar de esse operador reduzir o nmero de documentos recuperados, torna a busca mais precisa se utilizar mais que uma palavra sem um
operador lgico explcito.

Licena Creative Commons

Figura 39 Licena Creative Commons

Um dos padres de licenas de acesso e uso do contedo digital mais conhecido

o Creative Commons, designado pela sigla CC12, responsvel por distribuir licenas e ferramentas para o compartilhamento de contedo digital de cunho no comercial e dando a
liberdade de disseminao aos autores.
12 Site do Creative commons internacional http://creativecommons.org, no Brasil http://www.creativecommons.org.br/

76

H vrios tipos de licenciamento coberto pelo CC, indicando os tipos de permisses e acessos diferenciados. Essas permisses podem diferenciar-se conforme o tipo de
contedo e esto em reviso contnua pelo dinamismo das possibilidades de disseminao
na internet. As licenas so separadas em permisses e condies.
As permisses referem-se ao tipo de acesso concedido e suas decorrncias. A indicao das permisses confere que tipo de ao o autor concede as suas obras. Atribuir uma
permisso, no entanto, no destitui os direitos de autor, apenas indica que tipos de aes
um objeto digital com essas permisses pode sofrer. Pode-se no conceder as permisses
ou atrel-las a alguma condio.

Permisses
Compartilhar copiar, distribuir e transmitir a obra

Remixar criar obras derivadas.

Figura 40 Permisses Creative Commons

As condies, por outro lado, so mais ligadas s licenas. Na maioria das vezes
esto atreladas s permisses ou aparecem sozinhas. Relacionam-se s condies estabelecidas para utilizar o contedo digital disponvel sobre licena CC. Ao selecionar uma
licena CC, deve-se optar pelo tipo de condies nas quais essa licena est sendo apoiada.
Na maioria dos casos, atribui-se mais de uma condio, gerando atribuies compostas,
com permisso ou no.

Condies
Atribuio Voc deve creditar a obra da forma especificada pelo autor ou licenciante (mas no de maneira que sugira que
estes concedem qualquer aval a voc ou ao seu uso da obra).

Uso no-comercial Voc no pode usar esta obra para

fins comerciais

Vedada a criao de obras derivadas Voc no pode

alterar, transformar ou criar em cima desta obra.

77

Compartilhamento pela mesma licena Se voc alterar,

transformar ou criar em cima desta obra, voc poder distribuir a
obra resultante apenas sob a mesma licena, ou sob uma licena
similar presente.
Figura 41 Condies das Licenas Creative Commons

H duas configuraes bsicas relacionadas ao CC, uma para a permisso ao uso da

licena CC e outra para indicar a jurisdio. Essas duas opes, que devem ser configuradas,
cobrem todas as caractersticas desse tipo de licenciamento. Para utilizar o licenciamento
CC, preciso alterar os parmetros do CC com valores vlidos.
Para a permisso de uso, basta indicar a opo pelo uso da licena creative commons no processo de submisso. Nesse caso, aparece um link na etapa de licenciamento
para indicar qual a licena CC o item ter ao final do processo de submisso. O padro
inativo, portanto, se desejar ativar deve alterar o arquivo de configurao.
No que diz respeito indicao da jurisdio, deve-se indicar a sigla br para
a jurisdio brasileira. A sigla deve ser colocada assim mesmo, em letras minsculas e
formato ISO. Assim, o link na submisso remete ao site brasileiro do Creative Commons,
facilitando a escolha da licena.

Concluso
A implementao de repositrios tem crescido substancialmente e seu uso uma
importante iniciativa para disseminao e preservao da produo intelectual em diversas
instituies, tornando os repositrios fontes importantes de informaes. Nesse caso, uma
diversidade de software tem sido utilizada para esse fim.
O DSpace tem sido o software mais usado, segundo dados do Registry of Open
Access Repository (ROAR) para implementao de repositrios de acesso aberto. No Brasil
e em Portugal diversas instituies utilizam o DSpace. Entretanto, h poucos materiais de
apoio em lngua portuguesa.
Contudo, esse manual no tem a pretenso de ser completo nem de cobrir todas
as inmeras possibilidades do DSpace, mas busca ser um documento que auxilie os administradores a executar as tarefas que fazem parte da gesto de repositrios baseados
no DSpace.
Esse manual tem como proposta fornecer aos leitores, de forma simples, explicaes
sobre como executar as tarefas que fazem parte da gesto de repositrios no DSpace, na
medida do possvel, embasando-os atravs dos respectivos conceitos. Porm, no se dirige
somente aos administradores de repositrios no DSpace, mas para todos os interessados no
uso do software e sobre repositrios, pois, de forma geral, apresenta tambm informaes
tcnicas e conceituais.

78

Fica recomendado o desenvolvimento de outros documentos e pesquisas sobre a

gesto de repositrios e uso do DSpace, para que se tenha disponvel uma variedade e
especificidade maior de documentao, principalmente em lngua portuguesa.
Por fim, espera-se que este manual possa auxiliar na gesto de repositrios baseados
no DSpace, tanto para uso do software, de um modo geral, quanto para a disseminao e
uso eficiente de repositrios, principalmente em lngua portuguesa.

REFERNCIAS
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ZIMAN, J. M. An Introduction of science studies: The Philosophical and Social Aspects
of Science and Technology. Cambridge: Cambridge University Press, 1984.

80

Glossrio
Acesso aberto

Movimento de acesso livre literatura cientfica

Agregador

Iniciativa que agrega tanto um provedor de dados quanto um

provedor de servio

Arquivo aberto

Iniciativa que desenvolve e promove a interoperabilidade

padro e possui o propsito de facilitar a disseminao de
contedo

Bundle

Termo ainda utilizado na forma original em ingls. Corresponde

ao conjunto de objetos digitais pertencentes a um item.

Certificao

Validao externa. Nos casos dos repositrios, um usurio

certificado por um servio de rede no precisa se identificar
no repositrio.

Coleo

Conjunto de itens que possuem pelo menos uma caracterstica

em comum.

Comunidade

Estrutura hierrquica de maior nvel, que pode conter subcomunidades e colees. Pode representar tpicos, reas
do conhecimento ou nveis organizacionais, dependendo da
estrutura escolhida para o repositrio

CSS

[sigla Cascading Styles Sheet] Folhas de estilos encadeadas.

Arquivo que contm as definies de apresentao de estilo
das pginas, controlando fontes, cores, imagens e outros.

Dublin Core

Dublin Core um esquema de metadados que visa descrever

objetos digitais, tais como vdeos, sons, imagens, textos e sites
na web. Padro de metadados usado no DSpace.

Fluxo de submisso

[ing. workflow] Conjunto de procedimentos que devem ser

executados para que um objeto digital seja disponibilizado
para acesso.

Harvesting

Termo ainda utilizado na forma original em ingls. Processo

automtico de coleta de metadados. O provedor de servio
executa um harvesting

HTML

[acrnimo de HyperText Markup Language] Linguagem de

marcao de hipertexto

Item

Unidade padro dos repositrios baseados em DSpace.

Composto de um conjunto de metadados e um conjunto de
objetos digitais (bundle).

81

Metadados

Conjunto de informaes organizadas de forma estrutura que

define um recurso. De forma geral descrito como dados
sobre dado.

ORE

[sigla Object Reuse and Exchange]

Protocolo coletor

Protocolo que permite coletar metadados de um provedor

de dados, sendo o mais comum o OAI-PMH [sigla de Open
Archieves Initiative Protocol Metadata Harvest].

Provedor de dados

Iniciativa que disponibiliza seus metadados para coleta.

Provedor de servios

Iniciativa que possui a capacidade de coletar metadados,

fornecendo servios de busca consolidada de vrios provedores de dados.

ROAR

[sigla Registry of Open Access Repositories] Servio de cadastramento de repositrios de acesso aberto

XML

[acrnimo de eXtensible Markup Language] Linguagem

com marcao que permite diversas utilizaes, como troca
de informaes entre sistemas, aliando a descrio com os
dados.

XSL

[acrnimo de eXtensible Stylesheet Language] Linguagem com

marcao que permite a navegao, seleo e captao de
dados de um arquivo XML.

XSLT

[acrnimo de XSL Transformations] linguagem com marcao

que possibilita a transformao de um arquivo em linguagem
de marcao em outro arquivo no mesmo padro de marcao
ou outro. Ver XSL.

82

Sobre os autores

Milton Shintaku
Mestre em Cincia da Informao pela Universidade de Braslia (UnB), funcionrio
do Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia IBICT.

Rodrigo Frana Meirelles

Mestre em Cincia da Informao pela Universidade Federal da Bahia (UFBA),
consultor e professor de Tecnologia da Informao.

83

Este livro foi publicado

no formato 170 x 240 mm
miolo em papel 75 g/m2
tiragem 300 exemplares
Impresso no setor reprogrfico da Edufba
capa e acabamento:
Cartograf Grfica e Editora

Gesto Educacional....pmd

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1/6/2009, 12:21