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Coordenação Geral
Heloísa Esser dos Reis – arquivista da UFG
Texto
Rafael de Oliveira Saiani Franco – arquivista da Unifesp
Heloísa Esser dos Reis – arquivista da UFG
Lucas Martins de Paula – arquivista da UFMS
Inaldo Nascimento Conceição – arquivista da UFLA
Flávia Velloso Alves – arquivista da UFG
Revisão
Helena Nogueira Gomes
Design e Diagramação
e-Magine Serviços de Manipulação de Dados e Imagens
SUMÁRIO
1 Apresentação 5
2 Parte 1 7
2.1. As IFES e a Política Nacional de Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2. A função do arquivista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3. Experiências bem-sucedidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.4. Recomendações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.4.1. Ao Ministério da Educação . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.4.2. Ao Sistema de Gestão de Arquivos. . . . . . . . . . . . . . 15
2.4.3. Aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior . . . 17
2.4.4. Aos Cursos de Arquivologia. . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3 Parte 2 19
3.1. Divulgação da profissão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.2. Capacitação , qualificação e carreira . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.3. Integração entre arquivistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.4. Estrutura para o próximo ENARQUIFES . . . . . . . . . . . . . . 21
1
APRESENTAÇÃO
5
2
PARTE 1
7
Seguindo as diretrizes do SINAR, e como
mais um passo do Arquivo Nacional para a
gestão sistêmica dos documentos no Brasil,
foi criado, por meio do Decreto Nº. 4.915 de
12 de dezembro de 2003, o Sistema de Gestão
de Documentos de Arquivos (SIGA). O mes-
mo decreto define suas finalidades2 .
O SIGA é integrado pelo Arquivo Nacio-
nal que é o órgão central; pelas unidades res-
ponsáveis pela coordenação das atividades de
gestão de documentos de arquivo nos Minis-
térios e órgãos equivalentes, que compõem das aos Ministérios e órgãos equivalentes,
os órgãos setoriais; pelas unidades vincula- que constituem os órgãos seccionais.
No caso do Ministério da Educação, o ór-
gão setorial é a Coordenação de Documenta-
administrativas ou legais;
b) integrar e coordenar as atividades de gestão de
ção e Informação (CDI), e os órgãos seccio-
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos seto- nais são as unidades a ele ligadas diretamente
riais e seccionais que o integram; (suas secretarias, o instituto nacional de
c) disseminar normas relativas à gestão de docu-
mentos de arquivo;
educação de surdos e o Instituto Benjamin
d) racionalizar a produção da documentação ar- Constant, além da representação do MEC
quivística pública; nos estados) ou indiretamente (INEP, FNDE,
e) racionalizar e reduzir os custos operacionais e CAPES, Colégio Pedro II, Escolas Técnicas
de armazenagem da documentação arquivística pública;
f) preservar o patrimônio documental arquivís- Federais, Escolas Agrotécnicas, Centro Fe-
tico da administração pública federal; derais de Educação Tecnológica, Instituições
g) articular-se com os demais sistemas que atuam Isoladas de Ensino Superior, Universidades
direta ou indiretamente na gestão da informação pública
federal.
Federais e o Hospital de Clínicas de Porto
Alegre).
2 a) garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades
Considerando esses dispositivos legais, as
da administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles IFES são integrantes do SINAR e do SIGA.
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições Sendo assim, devem zelar pelos objetivos
administrativas ou legais; desses sistemas e cumprir as determinações
b) integrar e coordenar as atividades de gestão de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos seto- vindas dos órgãos centrais.
riais e seccionais que o integram;
c) disseminar normas relativas à gestão de docu-
É importante ressaltar que a elaboração
mentos de arquivo; de um plano de gestão arquivística não deve
d) racionalizar a produção da documentação ar- simplesmente buscar o cumprimento de leis
quivística pública; e regulamentações. É preciso ter em vista os
e) racionalizar e reduzir os custos operacionais e
de armazenagem da documentação arquivística pública; efeitos que a gestão adequada dos recursos
f) preservar o patrimônio documental arquivís- informacionais têm sobre a eficiência e a efi-
tico da administração pública federal; cácia da administração pública.
g) articular-se com os demais sistemas que atuam
direta ou indiretamente na gestão da informação pública
federal.
8
2.2. Função do Arquivista • Estabelecer critérios de amostragem
para guarda de documentos de arquivo
• Elaborar plano de classificação
9
• Estabelecer procedimentos de seguran- geral do desempenho dos arquivistas, além
ça do acervo de salientar todas as dificuldades encontradas
• Monitorar programas de conservação pelos mesmos. A falta de entendimento e va-
preventiva lorização das atividades arquivísticas pela ad-
• Monitorar as condições ambientais ministração superior foi uma das dificulda-
des apontadas para o bom desenvolvimento
• Controlar as condições de transporte,
das atividades dos profissionais em questão.
embalagem, armazenagem e acondi-
cionamento Dessa forma, a fim de exemplificar resultados
dessa área profissional, foi encaminhada a
• Definir especificações de material de proposta aprovada como resolução 15: cons-
acondicionamento e armazenagem
tar na carta experiências de sucesso de IFES,
• Desenvolver programas de controle que poderão ser utilizadas como referência
preventivo de infestações químicas e por outras IFES para implantação ou aprimo-
biológicas ramento da gestão de documentos.
• Assessorar o projeto arquitetônico do
arquivo A seleção das experiências foi realiza-
da pela comissão organizadora e teve como
• Definir migração para outro tipo de critérios a disponibilidade de informação a
suporte
respeito das atividades de gestão de docu-
• Supervisionar trabalhos de restauração mentos, os relatos encaminhados à comis-
- Preparar ações educativas são organizadora do GT, o reconhecimento
pela própria área da qualidade do trabalho e
• Organizar monitorias
a observação do impacto interno das ações.
• Ministrar cursos e palestras Assim, foram selecionadas três universida-
• Desenvolver ações educativas e/ou des: a Universidade Federal de Santa Maria
culturais (UFSM), a Universidade Federal da Paraíba
• Desenvolver estudos do público-alvo (UFPB) e a Universidade Federal de Goiás
(UFG).
• Preparar material educativo
• Participar da formação/capacitação de
profissionais de museus/arquivos Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)
No ano de 1988, foi designada uma equipe
de arquivistas do quadro efetivo da universi-
2.3. Experiências bem-suce- dade com o objetivo de diagnosticar a reali-
dade dos arquivos, visando o estabelecimento
didas de políticas arquivísticas para a instituição. O
diagnóstico proporcionou uma leitura quan-
to à necessidade de estruturar e dar início à
10
O trabalho proposto pela equipe firmou-
-se em um conjunto de recomendações técni-
co - cientificas que representou uma mudan-
ça de mentalidade com relação à concepção
de arquivo, despertando o compromisso da
comunidade universitária com a preservação
do patrimônio documental da UFSM.
Os objetivos do sistema de arquivos da
UFSM constituem-se de modo a suprir a ins-
tituição de todas as informações necessárias
ao processo de análise e tomada de decisões,
racionalizar a produção documental, garan- Divisão de Arquivo Geral.”
tir a implementação de uma política de ava- (PDI UFSM - 2006/2010, p. 23).
liação de documentos e preservar o Fundo
Documental da UFSM como parte integrante
dos fundos da Administração Federal. Em 2006, a equipe técnica elaborou o Pro-
jeto de Reestruturação da Divisão de Arquivo
Em 1990, cria-se a Divisão de Arquivo-
Geral, visando maior autonomia nas decisões
-Geral, como órgão executivo da Adminis-
arquivísticas, a execução de novas estratégias
tração Superior vinculada à Pró-Reitoria de
para a consolidação da Rede de Arquivos Se-
Administração.
toriais e melhor gerenciamento das atividades
O Plano de Desenvolvimento Institucional concernentes às áreas de protocolo, arquivos
que abrange o período 2006-2010 incluiu em setoriais, arquivo permanente e reprografia.
suas finalidades: O projeto foi aprovado, no mesmo ano, pelo
Conselho Universitário. Dessa forma, a Divi-
são de Arquivo Geral passou a denominar-se
“- Implementar uma política de gestão do- Departamento de Arquivo Geral, constituin-
cumental do-se, na estrutura organizacional da UFSM,
Indicador/Meta: criar a rede de arquivos como órgão suplementar central.
setoriais em cada unidade universitária. Atualmente, o Departamento de Arquivo
Consolidar o processo de avaliação docu- Geral, subordinado diretamente ao Reitor,
mental. sob a supervisão administrativa da Pró-Rei-
- Garantir a preservação do patrimônio do- toria de Administração, tem por finalidade
cumental gerenciar o Sistema de Arquivos na Institui-
ção e mais especificamente:
Indicador/Meta: implementar ações pre-
ventivas para a preservação e tratamento • desenvolver uma política de gestão do-
da documentação. cumental;
- Reestruturar a Divisão de Arquivo Geral • constituir e preservar o Fundo Docu-
em Departamento de Arquivo Geral mental da UFSM, servindo como refe-
rência, informação, prova ou fonte de
Indicador/Meta: propor e implementar
pesquisa científica;
uma nova estrutura organizacional para a
11
• assessorar a Comissão Permanente de data do ano de 1950. Atualmente, todo o acer-
Avaliação de Documentos no processo vo encontra-se organizado e adequadamente
de avaliação documental; acondicionado, perfazendo um total de 1.650
• coordenar e supervisionar as atividades caixas. O acervo conta com instrumentos de
relacionadas com protocolo, arquivos acesso de uso interno do setor e, atualmente,
setoriais, arquivo permanente e servi- estão sendo elaborados instrumentos de pes-
ços de reprografia; quisa a serem disponibilizados ao público.
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• aplicar a Tabela de Temporalidade de da Administração Pública Federal (SIGA).
Documentos da UFPB no Arquivo Ge-
ral;
• prestar assessoria no levantamento da Universidade Federal de Goiás (UFG)
massa documental acumulada dos se- A Universidade Federal de Goiás foi cria-
tores da UFPB para elaboração do diag- da em 1960 e, desde essa época, tinha em sua
nóstico; estrutura o Serviço de Comunicação subor-
• Prestar assessoria aos demais setores da dinado ao Departamento de Administração,
UFPB na aplicação da TTD; ao passo que este último subordinava-se à
• promover capacitação aos servidores Reitoria. Suas subdivisões eram Seção de Re-
para aplicação da TTD. gistro, Seção de Expedição e Arquivo Geral.
• estabelecer normas para as atividades No inicio da década de 90, a UFG concur-
das Comissões Setoriais dos Centros, sou arquivistas para o seu quadro de pessoal
Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares, e, mais adiante, em 1996, promoveu diversas
através de Instruções Normativas; mudanças em sua estrutura. A partir dessa
• supervisionar os trabalhos de aplicação época, o Serviço de Comunicação passou a
da TTD; chamar-se Divisão de Comunicações. Nes-
• expedir parecer conclusivo dos papéis se mesmo período, foi realizado, por meio
para eliminação final; da equipe de arquivistas, um grande diag-
nóstico da situação dos arquivos em toda a
• acompanhar o processo de picotagem universidade, o qual indicou a necessidade
da documentação a ser eliminada para
doação e ou venda do papel; de criação de um órgão com competências
mais amplas e em sintonia com os princípios
• prestar informações aos órgãos exter- da arquivologia. Recentemente, essa propos-
nos referentes à elaboração e aplicação
ta foi assumida pela administração superior.
da TTD.
Em 2010, o Conselho Universitário apro-
A TTD desenvolvida pela UFPB serve de
vou a transformação da Divisão de Comu-
referência para a elaboração de uma TTD
nicações no Centro de Informação, Docu-
para as atividades-fim das Instituições Fede-
mentação e Arquivo (CIDARQ) como órgão
rais de Ensino Superior, em discussão no Sis-
responsável pelo planejamento e desenvolvi-
tema de Gestão de Documentos de Arquivo
mento da gestão técnica da informação e de
documentos de valor administrativo, acadê-
mico ou histórico no âmbito da Universidade
Federal de Goiás, subdividido em Coordena-
ção da Rede de Arquivos e Protocolos Seto-
riais, Coordenação de Documentação Inter-
mediária e Coordenação de Documentação
Permanente e de Memória Institucional.
Dentre todas as suas atribuições, vale des-
tacar:
• o estabelecimento de normas e proce-
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dimentos relativos a produção, trami- • formação de um catálogo online de
tação, uso, arquivamento, eliminação acordo com Norma Internacional de
e guarda permanente de documentos Descrição Arquivística (ISAD/G), ofe-
convencionais e digitais com valor ad- recendo uma ágil consulta aos docu-
ministrativo ou acadêmico; mentos existentes em seu acervo.
• a preservação da memória institucio- As competências, atuação, atividades e
nal da UFG, protegendo seu acervo ar- estrutura administrativa do CIDARQ foram
quivístico, para servir como referência, extraídas da “Lei de Arquivos”, nº 8.159, de
informação, prova ou fonte de pesquisa 08 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a po-
científica;
lítica nacional de arquivos públicos e priva-
• o desenvolvimento de uma política de dos e dá outras providências; das resoluções
aquisição de acervos documentais de e normas estabelecidas pelo Conselho Nacio-
pessoas físicas ou jurídicas de interesse
nal de Arquivos (CONARQ) e pelo Sistema
acadêmico, científico e cultural, tornan-
do-os acessíveis à consulta pública pro- Nacional de Arquivos (Sinar).
movendo a pesquisa científica; Atualmente, a UFG possui seis arquivis-
• a promoção de treinamentos para capa- tas concursados e o trabalho desenvolvido
citação e formação profissional na área resultou em melhorias significativas para as
de Arquivologia; atividades de ensino, pesquisa e extensão. O
Nos últimos três anos, o CIDARQ realizou CIDARQ atende aos novos conceitos da ad-
atividades como: ministração que tem a informação como fon-
te de dinamização e implementação de suas
• participação no Projeto Memórias Re- atividades, sendo a informação arquivística
veladas institucionalizado pela Casa Ci-
vil e coordenado pelo Arquivo Nacio- aquela que diz respeito às atividades meio e
nal; fim de uma organização no exercício de suas
atividades e registradas em qualquer suporte.
• implantação do laboratório de Conser-
vação de Documentos;
• estudos para implantação de um siste-
ma informatizado de gestão arquivísti-
ca de documentos; 2.4. Recomendações
• exposições na Casa de Memória da Jus-
A
tiça Federal;
s recomendações ao Arquivo Nacio-
• capacitação em organização de arquivos nal (AN) à coordenação do Sistema de
para servidores técnico-administrativos Gestão de Arquivos (SIGA), ao Ministério da
das unidades e órgãos da universidade; Educação (MEC), aos dirigentes das IFES e
• organização do XV Congresso Brasilei- aos cursos de arquivologia das universidades
ro de Arquivologia realizado em 2008; brasileiras pretendem uma aproximação en-
• participação no grupo de trabalho en- tre os órgãos normatizadores, os órgãos go-
tre as IFES e o Arquivo Nacional para vernamentais, a comunidade arquivística e os
elaboração do Plano de Classificação, arquivistas das IFES no sentido de fomentar
Temporalidade e Destinação de Docu- o diálogo necessário para o desenvolvimento
mentos para as atividades-fim das IFES; das atividades dos arquivistas e demonstrar
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as potencialidades do trabalho arquivísti- 2.4.1 Ao Ministério da Educação
co para a eficiência e a eficácia gerencial das
IFES. (MEC)
A iniciativa dos arquivistas das IFES em Durante o encontro, foi possível detectar
organizar o I ENARQUIFES partiu da ne- que ainda existem poucos arquivistas desen-
cessidade de ampliar o diálogo e a troca de volvendo atividades nas instituições federais
experiências e propor soluções aos proble- de ensino brasileiras. Vários concursos para
mas encontrados nas diversas instituições o cargo de arquivista foram realizados recen-
congêneres. Nesse sentido, é imprescindível temente pelas IFES e, em alguns casos, não
que o diálogo seja conhecido e apoiado pelo houve concorrentes ou teve um baixo núme-
Ministério da Educação (MEC), ao qual to- ro de inscritos. Uma das razões apontadas
das as IFES estão vinculadas, e pelo órgão é a pequena quantidade de cursos de arqui-
setorial do Sistema de Gestão de Arquivos vologia no país e, principalmente, a desigual
(SIGA). É também importante o conheci- distribuição dos cursos existentes nas regiões
mento e o apoio do Arquivo Nacional (AN), brasileiras.
órgão coordenador do Conselho Nacional de O ENARQUIFES recomenda, por meio
Arquivos (CONARQ), do Sistema Nacional da resolução 23, que seja incentivada a cria-
de Arquivos (SINAR) e do Sistema de Gestão ção de cursos superiores de arquivologia nas
de Arquivos (SIGA), além do apoio dos diri- IFES, principalmente, nas regiões centro-
gentes das IFES, instituições que são o local -oeste, norte e nordeste do país.
de trabalho e estudo dos arquivistas partici- De acordo com a resolução 19, outra reco-
pantes do ENARQUIFES. mendação é que a coordenação da comissão
O apoio do Arquivo Nacional, da coorde- do SIGA-MEC fique a cargo de um profis-
nação do Sistema de Gestão de Arquivos, do sional comprometido com sua função e com
Ministério da Educação, dos dirigentes das experiência na área de arquivos. Além disso,
IFES e dos cursos de arquivologia das uni- é importante que seja apresentado um plano
versidades brasileiras para divulgar a Carta de gestão e um relatório em que constem as
de Goiânia e buscar soluções aos problemas atividades previstas, as executadas, a avalia-
apontados durante o evento é imprescindível ção do período e recomendações à próxima
ao sucesso da proposta do encontro. gestão.
Sendo o Arquivo Nacional, órgão central
do CONARQ, SINAR e SIGA e, assim, im-
portante referência para os arquivos e para o 2.4.2 Ao Sistema de Gestão de Arqui-
desenvolvimento da Arquivologia no Brasil, vos (SIGA) e Arquivo Nacional (AN)
os presentes reconheceram e aprovaram, sob
Para atingir os seus objetivos, o SIGA vem
forma da resolução 16, que é de extrema im-
realizando reuniões anuais com os integran-
portância obter apoio do Arquivo Nacional à
tes das comissões e subcomissões de Coorde-
carta de Goiânia.
nação do Sistema.
A constituição da subcomissão do SIGA,
no âmbito do Ministério da Educação, inicia
15
com a publicação da Portaria nº. 930 de 05 taria de nº. 922 de 11 de dezembro de 2007,
de dezembro de 2006. Nessa primeira norma, sendo a norma em vigor. A atual composição
muitas instituições recentemente criadas não da subcomissão do SIGA-MEC indica que a
faziam parte dessa subcomissão, como as fe- maioria dos membros tem formação de ní-
derais do ABC, do Vale do São Francisco, da vel médio, seguidos por formados em biblio-
Grande Dourados, dos Vales do Jequitinho- teconomia – profissionais responsáveis, em
nha e do Mucuri, dentre outras. boa parte das universidades, pela organiza-
A fim de atualizar a norma, foi publica- ção dos arquivos - e por professores.
da a portaria de nº. 404 no Diário Oficial da Por todas as deficiências identificadas até
União de 27/06/2007 com as universidades e o momento com relação à atuação do SIGA-
CEFETs que não haviam sido incluídos ante- -MEC, e levando em consideração a possi-
riormente. bilidade de não serem problemas pontuais,
Com o objetivo de reunir os integrantes recomendamos, na forma da resolução 18, ao
para que pudessem discutir a constituição do Arquivo Nacional a revisão da estrutura e do
SIGA-MEC3 , foi criado, pela coordenadora funcionamento do sistema, possibilitando a
dessa subcomissão do SIGA, um grupo de correção dos aspectos negativos que induzam
discussão denominado “SIGA do MEC”. Du- ou permitam uma postura omissa diante das
rante as reuniões, era possível perceber que dificuldades e das oportunidades que surgi-
havia uma quantidade considerável de ana- ram nas IFES nos últimos anos.
listas de tecnologia da informação, sendo que Ao SIGA-MEC, considerando a recente
vários deles não tinham conhecimento sobre nomeação de arquivistas nas IFES, notada-
sua indicação como membros de tal comis- mente nas universidades, recomenda-se que
são. seja editada uma nova portaria com indica-
Foi solicitado à coordenadora um recadas- ção de membros da subcomissão que priorize
tramento dos integrantes do SIGA, fato que a participação de arquivistas, conforme reso-
foi concretizado com a publicação da por- lução 17 aprovada no evento.
16
Recomenda-se, também, ao SIGA-MEC, ram, sob forma da resolução 10, que se fizesse
por meio da resolução 8, que oriente as IFES o esclarecimento constante desse parágrafo.
sobre a função dos arquivistas, propiciando Neste sentido, também recomenda, por
que o trabalho desses profissionais seja cor- meio da resolução 28, que seja estabelecido
retamente desenvolvido, e sobre os recursos o conceito de arquivos universitários no âm-
necessários à implementação de políticas ar- bito das IFES e, assim, determinar que os ar-
quivísticas, quivos das universidades devem custodiar e
Além disso, os presentes reconheceram tratar os documentos referentes às atividades
que o arquivista e demais profissionais de ar- de ensino, pesquisa, extensão e gestão da ins-
quivo são imprescindíveis para o estabeleci- tituição.
mento da gestão arquivística e, dessa forma, Durante o I ENARQUIFES foi possível ob-
aprovaram, sob forma da resolução 20, que é servar que algumas instituições não têm um
necessário ampliar os canais de comunicação órgão central responsável pelas atividades
entre os órgãos normatizadores e os profis- de arquivo, fato que prejudica o arquivista
sionais de arquivo. no desenvolvimento de suas atividades, bem
como o desenvolvimento de políticas para a
instituição.
2.4.3 Aos Dirigentes das Instituições
Assim, por meio da resolução 27, reco-
Federais de Ensino Superior menda-se a criação de um órgão central de
As recomendações aos dirigentes das IFES arquivos nas instituições, quando não existi-
têm o objetivo de apresentar ações que, ade- rem, e que esse órgão esteja vinculado ao ór-
quadas aos objetivos da política nacional de gão máximo de administração da instituição,
arquivos, colaborem para a eficiência admi- tornando-se responsável pela elaboração e
nistrativa e acadêmica da instituição. implantação das políticas arquivísticas insti-
tucionais.
A política nacional e demais órgãos nor-
matizadores estabelecem importantes dire- O órgão central de arquivos possibilita a
trizes gerais à gestão arquivística que, para o lotação centralizada de arquivistas, combina-
sucesso de sua implementação interna às ins- da a um planejamento para a área de arquivos,
tituições, exige a elaboração de uma política criando a possibilidade de gerir e normatizar
arquivística no âmbito de cada IFES. Sendo os procedimentos relativos aos documentos
assim, a primeira resolução aqui apresentada, de toda a organização, conforme recomenda
nº 31, recomenda que as IFES elaborem po- a resolução 12. Obviamente, essa recomen-
líticas arquivísticas. Essa política transcende dação não ignora as especificidades de cada
as atividades de gestão administrativa e deve instituição. No entanto, são poucas as situa-
dispor também sobre as atividades de ensino, ções em que há uma justificativa bem funda-
pesquisa e extensão, mais especificamente mentada para a fragmentação das atividades
sobre os conjuntos documentais produzidos dos arquivistas. O fato constatado durante o
por essas atividades. Os presentes reconhece- evento é que existem casos em que a lotação
ram que essa característica da política arqui- dos arquivistas foi feita de maneira descen-
vística e do próprio trabalho arquivístico é tralizada e com atribuições diferentes das de-
pouca difundida nas IFES e, portanto aprova- finidas pelo cargo, o que configura desvio de
17
função. de procedimentos e operações técnicas à sua
A lotação centralizada de arquivistas em produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-
um órgão central de arquivos possibilita a vamento em fase corrente e intermediária,
criação de uma administração sistêmica de visando a sua eliminação ou recolhimento
documentos, ou seja, todos os arquivistas de- para guarda permanente. Portanto, para o
sempenham suas atividades num setor com bom andamento das práticas arquivísticas
visão, responsabilidade e atuação global so- e tratamento documental nas instituições,
bre os arquivos. Para a lotação descentraliza- os presentes recomendam, por meio da re-
da recomenda-se, por meio da resolução 13, solução 30, que as atividades de protocolo
que o órgão central de arquivos seja consulta- devem ser vinculadas ao arquivo para que
do e que se realizem reuniões entre os arqui- haja padronização da produção de docu-
vistas das IFES com a intenção de fazer um mentos e controle integrado da tramitação.
trabalho sistêmico.
A Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, exigência do Decreto nº 4073, 2.4.4 Aos Cursos de Arquivologia
de 3 de janeiro de 2002, deverá ser criada em Os arquivistas das IFES percebem a cres-
todos os órgãos da administração pública. cente necessidade de qualificação e capacita-
Nas IFES, conforme resolução 9 do evento, ção, porém existe uma baixa oferta de cursos
recomenda-se que seja presidida por profis- de especialização na área de arquivos, além
sional com qualificação na área de arquivo, de poucos cursos de arquivologia, sendo a
preferencialmente por um arquivista.. maior concentração deles no sul e no sudeste
Para a proteção do profissional durante o do Brasil.
desenvolvimento das atividades arquivísticas, Nesse sentido, foi aprovada sob forma da
bem como para a preservação e conservação resolução 22, a recomendação, aos institutos,
dos documentos, é de extrema necessidade centros e faculdades nas quais os cursos de
que a limpeza do ambiente, a higienização arquivologia estejam subordinados, do ofere-
dos acervos e as condições ambientais sejam cimento de cursos de especialização à distân-
garantidas. Os equipamentos de proteção in- cia, seguindo o exemplo da UFSM, com pro-
dividual, tais como luvas de procedimentos, postas de temas específicos à arquivologia.
máscaras contra poeira, agentes químicos
e biológicos, óculos contra poeira e jalecos
devem ser fornecidos aos arquivistas e a to-
das as pessoas que trabalham no ambiente
de arquivo. Recomenda-se, de acordo com a
resolução 11, que as instituições promovam
ambientes salubres aos servidores do arquivo
e que concedam o adicional de insalubrida-
de nos casos de execução de atividades com
acervos sem tratamento.
A Lei 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 de-
fine que gestão de documentos é o conjunto
18
3
PARTE 2
19
co-Administrativo por Mérito do Plano de peração e integração. Desta forma, o evento
Carreira dos Cargos Técnico-Administrati- foi intitulado “A Atuação dos arquivistas nas
vos em Educação (PCCTAE), visando forta- IFES: desafios e perspectivas de cooperação”.
lecer as associações e sindicatos. Em conjun- Tendo em vista o formato promovido, ba-
to, aprovou-se, sob forma da resolução 29, o seado na realização de debates e no encami-
convite a um membro da FASUBRA, que te- nhamento de propostas, o que foi bastante
nha conhecimento sobre o plano de carreira, inovador para essa comunidade de profissio-
para participar do próximo ENARQUIFES e nais, a comissão organizadora incluiu, como
esclarecer dúvidas dos arquivistas. parte da programação, a realização da pales-
Buscando criar programas voltados ao Sis- tra intitulada “Quais os desafios e as perspec-
tema de Gestão por Competência que pro- tivas de cooperação?”. O objetivo era trazer
picie o desenvolvimento do profissional em experiências de organização de outros profis-
sua própria área de conhecimento, no caso, sionais e categorias, buscando discutir com
a arquivologia, os presentes aprovaram a re- os participantes os modelos de integração
solução 24 que indica que se deve estimular dos arquivistas das IFES. A partir dessa dis-
o desenvolvimento individual dos arquivistas cussão, os presentes reconhecerem a necessi-
no âmbito da Política Nacional de Desenvol- dade de que sejam realizados encontros pré-
vimento de Pessoas (SRH) do Ministério do vios aos nacionais para que haja um início de
Planejamento, Orçamento e Gestão. discussões com propostas a serem discutidas
Concomitante a essa resolução, desdobra- nacionalmente, aprovando assim a resolução
-se duas resoluções específicas, respectiva- 3: realizar encontros regionais de arquivistas
mente resolução 21 e 26: viabilizar a criação das IFES previamente aos encontros nacio-
de cursos de especialização interinstitucio- nais.
nais, com ênfase nas funções arquivísticas: Além da integração entre os arquivistas
classificação, avaliação e descrição; Organizar das diferentes IFES, os presentes identifica-
cursos de capacitação direcionados à área de ram que muitos profissionais de uma mesma
arquivos (arquivistas e demais profissionais IFES não realizam atividades integradas e/
de arquivos) com carga horária compatível ou não promovem nenhum tipo de discus-
ao PCCTAE (120,150,180h). são conjunta a respeito de suas atividades
na instituição. Sendo assim, foi encaminha
e aprovada a resolução 5, que indica que os
3.4. Integração entre arqui- arquivistas devem promover reuniões de ar-
quivistas e demais profissionais de arquivo de
vistas e outros profissionais cada IFES para integrar e planejar as ativida-
des arquivísticas institucionais.
da informação Outro modelo de integração discutido
entre profissionais arquivistas de diferentes
IFES foi a utilização das tecnologias de co-
municação baseadas na web. Os presentes re-
O objetivo geral do I ENARQUIFES foi
discutir a atuação desses profissionais
nas universidades e promover ações de coo-
conheceram a facilidade e baixo custo desse
tipo de comunicação e aprovaram, sob forma
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da resolução 6, a criação de um fórum virtual
dos arquivistas das IFES para intercâmbio de
3.5 Estrutura para o próxi-
experiências. mo ENARQUIFES
Além da integração entre os arquivistas,
foi discutido, nesta e em outros GT’s, a im-
portância da integração dos arquivistas com
outros profissionais que mantêm algum tipo O I ENARQUIFES deliberou que o segun-
do encontro tenha a mesma estrutura
do primeiro, isto é, que as mesas temáticas
de relação com o fazer arquivístico. Desta
forma, os presentes entenderam que, para o tenham breves apresentações ou estudos de
bom desenvolvimento das práticas arquivís- casos que estimulem o início de uma discus-
ticas no âmbito das IFES, é estratégica a inte- são entre os arquivistas com objetivo de tro-
ração com demais profissionais da informa- car experiências entre os profissionais e me-
ção, como os bibliotecários e museólogos. lhorar as atividades das instituições.
Discutiu-se ainda que além do tratamento A periodicidade e o local do próximo en-
da informação, o arquivista contribui com a contro não ficaram decididos. Porém houve
sistematização, organização e automação de sugestões e as questões serão discutidas e
processos e procedimentos. Assim, a troca de decididas por meio do fórum virtual que foi
experiências com administradores e profis- criado para atender a resolução 6 do I ENAR-
sionais da informática é prática que deve ser QUIFES.
fomentada. A proposta de periodicidade anual foi bem
Outra interdisciplinaridade reconhecida aceita pelos arquivistas interessados em apro-
foi da arquivologia com a história, uma vez fundar os debates e trocar mais experiências,
que o principal objeto de trabalho do arqui- mas foi levantado o fato de no ano 2010 ha-
vista, o arquivo, é uma das principais fontes ver dois congressos na área de arquivologia
de informação para o trabalho historiográfi- e que as universidades dificilmente permiti-
co. Portanto, os presentes reconheceram que riam tantos afastamentos para eventos. O lo-
é salutar a realização de eventos com os pro- cal preferido foi João Pessoa, mas não havia
fissionais historiadores. representante de nenhuma instituição daque-
le estado que pudesse se responsabilizar pela
Esse conjunto de recomendações sobre organização do evento. A UFRGS se propôs a
integração com outros profissionais foi apro- organizar o II ENARQUIFES.
vado sob forma da resolução 1, que na ínte-
gra diz que se deve incentivar a integração de
profissionais da área de informação (arquivo,
biblioteca e museu) e de áreas afins (informá-
tica, administração e história), promovendo
encontros e discussões a respeito de temas de
interesse dessas áreas.
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Resoluções do 10. Esclarecer que as atividades arqui-
vísticas são de apoio às atividades de
ensino, pesquisa, extensão e gestão.
I ENARQUIFES 11. Recomendar às IFES que garantam
condições ambientais adequadas
1. Incentivar a integração de profissio- de trabalho (limpeza de ambiente,
nais da área de informação (arqui- ventilação, fornecimento de EPI) e
vo, biblioteca e museu) e de áreas adicional de insalubridade para os
afins (informática, administração profissionais lotados nos órgãos de
e história), promovendo encontros arquivos.
e discussões a respeito de temas de 12. Recomendar a lotação centralizada
interesse dessas áreas. de arquivistas nas instituições onde
2. Divulgar para os arquivistas a re- não houver justificativa devidamen-
estruturação da tabela do plano de te fundamentada para a lotação des-
carreira (PCCTAE), visando forta- centralizada.
lecer as associações e sindicatos. 13. Recomendar que a definição da lo-
3. Realizar encontros regionais de ar- tação de novos arquivistas seja feita
quivistas das IFES, previamente aos sob consulta à unidade de arquivo
encontros nacionais. da IFES nos casos das instituições
que já possuem arquivos em sua es-
4. Divulgar na carta as funções, atri-
trutura administrativa.
buições e atividades dos arquivistas
nas IFES. 14. Realizar estudo para elaboração de
campanha de divulgação do profis-
5. Promover reuniões de arquivistas e
sional arquivista junto às IFES.
demais profissionais de arquivo de
cada IFES para integrar e planejar as 15. Constar na carta experiências de su-
atividades arquivísticas institucio- cesso de IFES que poderão ser uti-
nais. lizadas como referência por outras
IFES para implantação ou aprimo-
6. Criar um fórum virtual dos arqui-
ramento da gestão de documentos.
vistas das IFES para intercâmbio de
experiências. 16. Obter apoio do Arquivo Nacional à
Carta de Goiânia.
7. Divulgar aos reitores e à Andifes a
legislação vigente que determina a 17. Sugerir que o SIGA-MEC reconhe-
implantação da gestão documental ça e priorize o profissional arquivis-
nos órgãos públicos. ta para compor as subcomissões das
IFES.
8. Propor que o SIGA-MEC oriente as
IFES sobre a função dos arquivistas. 18. Elaborar a revisão da estrutura do
SIGA.
9. Recomendar que a CPAD seja presi-
dida por profissional com qualifica- 19. Propor que o SIGA-MEC seja diri-
ção na área de arquivo. gido por pessoa comprometida com
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a eficiência do sistema e que (120,150,180h).
apresente um plano de gestão e 27. Recomendar aos dirigentes das
relatório de atividades ao final IFES que vinculem o órgão cen-
da gestão. tral de arquivos ao órgão máxi-
20. Ampliar os canais de comuni- mo de gestão da instituição.
cação entre os órgãos norma- 28. Criar uma categoria de “Arqui-
tizadores e os profissionais de vos Universitários” no âmbito
arquivo. das IFES.
21. Viabilizar a criação de cursos 29. Convidar um membro da FA-
de especialização interinstitu- SUBRA, que tenha conheci-
cionais, com ênfase nas funções mento sobre o plano de carrei-
arquivísticas: classificação, ava- ra, para participar do próximo
liação e descrição. ENARQUIFES e esclarecer dú-
22. Sensibilizar a coordenação dos vidas dos arquivistas.
cursos de Arquivologia no Bra- 30. Recomendar que o setor de pro-
sil para oferecimento de cursos tocolo seja vinculado ao órgão
de especialização a distancia, central de arquivo.
seguindo o exemplo da UFSM,
com temas específicos à arqui- 31. Recomendar que as IFES elabo-
vologia. rem políticas arquivísticas.
23. Fomentar o aumento do núme-
ro de cursos de arquivologia nas
IFES.
24. Estimular o desenvolvimento
individual dos arquivistas no
âmbito da Política Nacional de
Desenvolvimento de Pessoas
(SRH) do Ministério do Plane-
jamento, Orçamento e Gestão.
25. Estimular a pesquisa científica e
a publicação de resultados, de-
senvolvendo o corpo teórico da
área, a fim de aumentar a visibi-
lidade do profissional arquivis-
ta.
26. Organizar cursos de capacitação
direcionados à área de arquivos
(arquivistas e demais profis-
sionais de arquivos) com carga
horária compatível ao PCCTAE
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