Braslia, 21/09/2000

Gerncia de Projetos MS Project

Autor: Antnio Alberto Grossi Fernandes antonio.grossi@bcb.gov.br

Introduo
O MS Project uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985, que vem sendo atualizada desde ento, tendo incorporado muitas novidades tanto na interface com o usurio, incluindo os relatrios e grficos, quanto na parte matemtica, de resoluo dos algoritmos necessrios. A gerncia de projetos envolve algumas outras atividades, como a anlise de riscos, aspectos relacionados motivao e liderana, abordagem sobre fatores crticos de sucesso, conceitos de Gerncia da Qualidade Total (GQT), anlise de contratos, estrutura matricial focada em projetos e alguns outros tpicos que no sero abordados, podendo ser consultados em parte atravs dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramenta MS Project para o planejamento, reprogramao de tarefas e realocao de recursos, acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas que acontecem na administrao de projetos ainda no pode ser resolvida por uma ferramenta de informtica. Assim, os gerentes no se devem furtar a utilizar os outros aspectos da administrao. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project, complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta, uma vez que no foi reproduzida a parte grfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida e no de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicaes tericas. Todos as etapas so exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu, que tambm pode ser utilizado atravs da barra de ferramentas ou de teclas de atalho. Deve-se ressaltar que o MS Project em si no uma boa ferramenta de documentao de textos que acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto, possibilitando integr-lo com outros softwares do Office, como o processador de textos MS Word, atravs do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessrio, atravs de um programa de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado ao final deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas bsicas de implantao de um projeto tpico no MS Project, verso 98: Etapas do Projeto ! Definir calendrio do projeto
Cada projeto segue por default o calendrio padro, que pode ser redefinido em Ferramentas, Alterar o Perodo de Trabalho. Pode-se tambm criar um calendrio especfico do projeto. Em relao ao horrio padro (9:00 12:00, 14:00 18:00), pode-se alterar para todas as semanas marcando todos os dias do calendrio. O mesmo pode ser feito para um determinado dia do

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calendrio. Pode-se tambm definir o calendrio para cada recurso individualmente, bastando alterar para o recurso o calendrio do projeto no modo Planilha de Recursos, Informaes Sobre o Recurso, Perodo de Trabalho. Pode-se tambm reformatar a escala de tempo, por exemplo, para exibir os grficos no formato de horas: Formatar, Escala de Tempo (unidade principal: dias, unidade secundria: horas). A opo Ferramentas, Opes, Calendrio, Horas por Dia vai determinar o clculo de dias em funo das horas consumidas no projeto. Se for aplicado o boto Definir como Padro, todos os novos projetos baseados naquela mquina sero iniciados com a especificao definida. Para atribuir um calendrio ao projeto, clique Projeto, Informaes Sobre Projeto, Calendrio.

! Estabelecer uma data de incio do projeto (ou uma data de fim)

Atuar em Projeto, Informaes Sobre o Projeto.

! Entrar com as tarefas

Pode-se entrar com as tarefas em qualquer unidade: Ferramentas, Opes, Agenda. O default do MS Project tipo Unidade Fixa, com Controle de Empenho.

! Entrar com as duraes das tarefas (algumas tarefas podem ter sua durao calculada em funo das informaes de tempos individuais gastos por recurso)
Ver Ferramentas, Opes, Agenda. O MS Project permite definir alguns padres de agendamento.

! Designar recursos
Ferramentas, Recursos, Atribuir Recursos. Para alterar a unidade dos recursos, v em Ferramentas, Opes, Agenda, Mostrar Unidades de Atribuio. Para compartilhar recursos de outros arquivos, deve-se abri-lo no Windows da mquina e, no arquivo original, Ferramentas, Recursos, Compartilhar Recursos, optando entre manter o arquivo de recursos como prioritrio em caso de conflito ou o arquivo ativo prioritrio.

! Ligar as tarefas
Marque as tarefas (utilize o Ctrl do teclado para marcar tarefas) e clique em Editar, Vincular Tarefas.

! Designar custos das tarefas

Exemplo: Exibir, Planilha de Recursos, Taxa Padro ou Ferramentas, Opes, Geral, Taxa Padro. Para visualizao, clique em : Exibir, Tabela, Custos. Para alocar custos fixos s tarefas, clique no modo Grfico de Gantt, Tabela Custo, Campo Custo Fixo.

! Imprimir o plano
Caso queira imprimir tambm a parte grfica, deixe um pouco da janela grfica visvel. Altere os parmetros em Arquivo, Visualizar Impresso.

! Elaborar um ajuste fino no plano (*) " Encurtar a agenda do projeto (alterando as tarefas crticas) " Reduzir o custo das tarefas " Reduzir o custo dos recursos " Assegurar que os recursos possam realizar seu trabalho no tempo disponvel ! Salvar o cronograma original (usado para oramento, contido no contrato: baseline plan)
Ferramentas, Controle, Salvar Linha de Base.

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! Entrar com o apontamento do projeto (actuals (controle))

Ferramentas, Controle, Atualizar Projetos ou Atualizar Tarefas.

! Reajustar o projeto (*) " Elaborar um ajuste fino (conforme citado) " Reprogramar (reagendar) o trabalho restante em uma tarefa a ser realizada posteriormente
(*) Para ter maiores informaes a respeito de como realizar o ajuste do plano, clique em Ajuda, Contedo e ndice e digite Mapa, clique em Exibir, Ajustar o Plano. ! Para encurtar uma agenda, voc pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Mudar a durao de uma tarefa. (3) Atribuir mais recursos para a tarefa. (4) Atribuir horas extras para recursos associados ao caminho crtico, desde que os recursos estejam sendo solicitados em um mesmo momento ( crtico devido aos recursos). (5) Verificar dependncias entre tarefas para verificar se pode comear mais cedo. Para reduzir os custos da tarefa e dos recursos, voc pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Alterar a durao da tarefa. (3) Remover um recurso dispendioso de uma tarefa. Para remover definitivamente de todo o projeto, clique em Exibir Planilha de Recursos; Editar, Excluir Recurso. Para remover de uma tarefa, clique no campo Nome do Recurso do modo de tarefas (Grfico de Gantt) e apague o recurso na barra de comando. (4) Atribuir um recurso mais barato a uma tarefa. Para assegurar que os recursos so suficientes para execuo do trabalho no tempo disponvel, sem superalocao, voc pode: (1) Remover um recurso superalocado de uma tarefa em um perodo de superalocao ou reagendar a tarefa para que ela ocorra quando o recurso estiver disponvel. (2) Diminuir o volume de trabalho atribudo a um recurso superalocado. (3) Alterar o calendrio de trabalho de um recurso superalocado para que haja mais horas de trabalho disponveis. (4) Diminuir o volume de trabalho fazendo o recurso trabalhar meio-expediente em uma tarefa. (5) Atrasar uma tarefa atribuda a um recurso superalocado at que ele tenha tempo para trabalhar nessa tarefa. (6) Atribuir recursos extras a uma tarefa, reduzindo, assim, o nmero de horas que o recurso superalocado dever trabalhar na tarefa. (7) Dividir uma tarefa atribuda a um recurso para que ele possa trabalhar na mesma tarefa posteriormente. Para reagendar o trabalho que resta executar numa tarefa para continuar num momento posterior, caso voc tenha recursos que estejam interrompendo o trabalho em uma tarefa e precise reagendar o trabalho restante para uma data posterior, poder criar uma folga entre o trabalho real e o trabalho restante em uma tarefa movendo a parte restante de uma tarefa. Na barra de modos, clique em Grfico de Gantt. Posicione o ponteiro do mouse sobre a parte no concluda da tarefa que deseja dividir e arraste a barra de tarefas para a direita. Se voc arrastar a parte concluda da tarefa, toda ela ser movida. Caso os recursos atribudos tarefa estejam em diferentes nveis de concluso, pode ser que a diviso da tarefa no ocorra no ponto da barra de tarefas indicado pela linha de andamento.

O MS Project permite que o gerente do projeto coloque seus comandados em sintonia com a programao desejada. Com o MS Project possvel programar e registrar todas as tarefas de um projeto, permitindo ao usurio estar sempre atualizado com o verdadeiro cronograma. Permite que se comunique tarefas a serem realizadas, que se delegue tarefas, que o usurio comunique o status das tarefas e que sejam informados detalhes do projeto de modo que todos possam ficar informados. A interao com o MS Office possibilita ainda que informaes do projeto sejam

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facilmente comunicadas em outras mdias e que sejam documentadas informaes do projeto de uma forma completa. possvel utilizar subconjuntos do projeto, permitindo que cada grupo de trabalho envolvido possa trabalhar com uma viso menor do projeto, que reflita somente no seu trabalho. Alm disso, h a possibilidade de visualizar o projeto sob a forma de calendrio, sob a forma grfica (mais usual) ou com o detalhamento de recursos e tarefas em uma planilha. possvel tambm focar em situaes especficas do projeto que interessam ao usurio. O MS Project apresenta alguns indicadores (cones) que mostram uma data especfica de encerramento (due date) ou problemas na programao, alm de informaes adicionais, como comentrios adicionados pelo usurio. Passando o mouse sobre o cone mostrada a informao. O MS Project permite customizar a aparncia das tarefas, colunas e barras grficas, permitindo torn-las, por exemplo, mais evidentes. As apresentaes tambm podem ser melhoradas com grficos e logos de outros programas. Pode-se imprimir as tarefas e informaes de recursos a todo momento, inclusive exatamente como se encontra na tela, sendo o relatrio completo, caso ele no caiba na tela. Para imprimir um relatrio especfico, pode-se escolher de uma variedade de formatos predefinidos. Pode-se tambm customizar os formatos para incluir detalhes do que se deseja. O MS Project tambm permite que se possa formatar vrios grficos e tabelas maneira que se deseja, visualizando somente parte das colunas disponveis. Atravs da barra de ferramenta Anlise (clique do lado direito do mouse na barra de ferramentas, para habilit-la) pode-se transformar o formato dos dados do MS Project para o formato o formato .XLS, escolhendo as tarefas e datas, sendo inclusive gerado automaticamente grficos em relao s datas por perodos em que se est trabalhando (dias, semanas, etc.) no Excel. Atravs do comando Salvar Como pode-se tambm gravar os arquivos em vrios formatos. O MS Project, atravs do protocolo OLE (Tecnologia de Integrao de Programas do Windows), permite integrar as ferramentas do Office aos seus projetos MS Project. Por exemplo, uma clula do Excel pode ser utilizada para realizar clculos especficos de custo fixo de uma tarefa. Essa clula pode ser vinculada ao campo correspondente do MS Project, de modo que qualquer alterao nas premissas de clculo feitas no Excel seja automaticamente atualizada no MS Project. Abra a planilha Excel (pode ser utilizada a barra de ferramentas do Office disponvel diretamente do MS Project), copie a clula que contm o resultado desejado, clique em Editar, Colar Especial, Colar Vincular, Dados de Texto. Voc s poder alterar o arquivo de origem, no sendo permitido editar o campo vinculado do MS Project. Pode-se ajustar a programao de modo que esta se adeqe melhor realidade, permitindo prever, e assim, tentar evitar muitos problemas, como distribuio irregular de tarefas (em momentos imprprios), recursos superalocados ou estouro do oramento. Comunicando com os agentes responsveis pelas tarefas e atualizando corretamente o cronograma, pode-se facilmente verificar o impacto e os ajustes necessrios. Por exemplo, se o trabalho em uma tarefa inesperadamente interrompido, pode-se partir a tarefa em duas e programar a segunda parte em um momento mais apropriado (aps marcar a tarefa, clique em Editar, Dividir Tarefas). O MS Project permite o gerenciamento de mais de um projeto, consolidando-os em um nico projeto mestre. Pode-se consolidar estes projetos e verificar as dependncias projeto-a-projeto (Ferramentas, Vnculo entre Projetos), emitir relatrios multiprojetos e gerenciar recursos Pgina 4/31

entre projetos (Recursos Compartilhados). Este recurso bastante til quando h mais de um nvel hierrquico conduzindo o projeto. Os nveis hierrquicos inferiores repassam seus projetos ao nvel hierrquico superior, que os consolida atravs de links entre as tarefas dos projetos e criao de tarefas sumariadas, tendo uma viso geral do seu setor, permitindo conduzir oramentos do departamento em diversos projetos, inclusive com capacidade de priorizao. Ao consolidar projetos diferentes, pode-se rapidamente identificar efeitos da mudana de um projeto em relao a outros, a partir de mudanas em tarefas em cada projeto individual. Uma empresa pode possuir uma srie de projetos que devem ser consolidados do ponto de vista de recursos (escassos) e custos (tambm restritos), principalmente quando pretende-se integrar todos os setores da empresa , diretoria ou mesmo o departamento. Pode-se agrupar recursos de diferentes projetos em um pool de recursos, bastando criar um projeto Recursos ou com outro nome que contenha uma tarefa fictcia com durao zero (de modo a no consumir trabalho dos recursos) e atribuir recursos ao projeto. Depois compartilhe os recursos, mantendo tanto o projeto original quando o projeto Recurso aberto, bastando acessar Ferramentas, Recursos, Compartilhar Recursos no projeto original. Utilizando os recursos do pool, a superalocao de recursos ser verificada no somente com relao a determinado projeto, mas em relao a todos os projetos que o recurso participa. Pode-se inclusive gerar relatrios das taxas de utilizao (Work: W (trabalho)) e os custos dos recursos nos diversos projetos. A idia bsica de se ter um nico arquivo de recursos que seja solicitado por todos os projetos. Desta forma o planejamento ficar consonante com os recursos da empresa de um modo global. O MS Project no faz a alocao de recursos por funes ou aptides automaticamente, atravs de critrios quaisquer (prioridades, taxa de utilizao, grau de conhecimento, regio geogrfica, etc.). O gerente do projeto que dever alocar o recurso tarefa. Porm, para efeito de relatrio, h a opo grupo que permite filtrar os usurios participantes daquele grupo. O MS Project no trabalha com tarefas do tipo Se # Ento. Portanto, no h condies de implementar uma tarefa que se repete uma ou mais vezes dependendo de uma tarefa de verificao. Neste caso, costuma-se trabalhar pela viso pessimista, mdia e otimista de retrabalho, o que refletir no tempo total de durao das tarefas que possam ser repetidas. Aquele tipo inicial de abordagem realizado por metodologias de inteligncia artificial ou simulao, no fazendo parte da soluo PERT/CPM. Pode-se trocar informaes com outros usurios diretamente pelo MS Project, atravs de um sistema de e-mail, via internet ou intranet. Pode-se distribuir documentos em formato HTML, inclusive com publicaes de diagramas de Gantt em formato Web (gif format). O MS Project utiliza as mesmas ferramentas de macro utilizadas pelo Office 97 (MS VBA), alm de apresentar a mesma barra de ferramenta e assistente de help, facilitando o treinamento no sistema. O help on-line tambm facilita bastante o trabalho no MS Project. Uma boa opo utilizar o cone O que isto (?) arrastando-o ao comando que se deseja saber do que se trata. O MS Project tambm possibilita acompanhar alteraes ocorridas no projeto em relao ao plano original (baseline plan (linha de base)), permitindo que o usurio aprenda com os prprios erros de avaliao para os prximos projetos. A todo instante pode-se comparar tempos de tarefas, custos associados, etc. com o cronograma original (Variao). As variaes normalmente ocorrem quando define-se uma linha de base e inicia-se o apontamento de informaes reais que Pgina 5/31

conduzem a alteraes na agenda dos trabalhos futuros. As variaes nas informaes sobre tarefas se referem s diferenas entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que as informaes sobre recursos se referem s diferenas entre o trabalho e os custos de linha de base e agendados. Para ver a tabela de baseline, basta solicit-la no item Exibir, Tabelas, Mais Tabelas, ou solicit-la graficamente no Wizard (lado direito do mouse). O MS Project permite que se utilize de subtarefas para identificar uma tarefa, atravs do recurso de outline (indentao), com a criao de cdigos WBS (Work Breakdown Structure) ou Estrutura de Decomposio do Trabalho (EDT), podendo ser mostrado ou no em Ferramentas, Opes, Modo de Exibio, Mostrar nmero da estrutura de tpicos. Inclusive o prprio projeto pode ser gravado como uma tarefa resumo, atravs da opo Ferramentas, Opes, Modo de Exibio, Mostrar Tarefa Resumo, facilitando o controle. Mas cuidado, nem todos os valores das tarefas de resumo apresentam o total combinado dos valores das suas subtarefas. Embora alguns valores de tarefas de resumo (tais como custo e trabalho) totalizem valores das subtarefas, outros (tal com durao) simplesmente resumem os valores de suas subtarefas. Por exemplo, o MS Project calcula a durao de uma tarefa de resumo como o tempo total de trabalho entre a primeira data de incio e a ltima data de trmino de suas subtarefas. Caso a subtarefa no esteja configurada como de durao fixa, o clculo pode resultar em diferenas em relao ao esperado, por exemplo se o calendrio do recurso associado no estiver de acordo com o calendrio do projeto ou as tarefas tenham algum paralelismo. O MS Project permite que sejam gravadas tarefas recorrentes, ou seja, que ocorrem com determinada freqncia, sem que necessariamente tenham que ser redigidas as tarefas (Inserir, Tarefa Recorrente). Essas tarefas terminam no mximo at a ltima data do projeto tendo, porm, o inconveniente de serem fixadas, o que pode dificultar o reagendamento (reprogramao) ou a realocao de recursos quando ligados a outras tarefas. Um milestone (marca) um evento significativo do projeto, como o trmino de uma etapa. uma tarefa como outra qualquer, apenas com durao zero, embora possa-se determinar que uma tarefa com durao diferente de zero seja uma marca (Informaes Sobre a Tarefa, Avanado, Marcar Tarefas como Etapa). H relatrios especficos para essas tarefas. O MS Project possui para cada projeto um arquivo que armazena as tabelas, modos de exibio, formulrios, filtros, relatrios, calendrios, barra de ferramentas, mdulos e mapas utilizados. H um arquivo Global.mpt que contm todos esses objetos, permitindo que se transfira de um projeto para outro as especificaes, atravs da funo Ferramentas, Organizador. Assim, caso se transfira um projeto de um ambiente MS Project para outro, no ocorrero problemas de visualizao (em ambos os casos os projetos sero visualizados igualmente). A definio do grau de detalhamento das atividades deve ser pensada de acordo com o objetivo do plano de ao. Caso o objetivo seja apenas de acompanhamento gerencial, deve-se trabalhar preferencialmente com templates (modelos) padronizados, se possvel com mtricas padronizadas (ex.: informtica - pontos de funo). O executor pode detalhar suas atividades de modo a controlar melhor a execuo, porm esse detalhamento deve estar vinculado ao projeto macro (gerencial). Este servio bem executado pelos softwares de gerenciamento de projetos, especialmente o Primavera e o Openplan, seguidos pelo Pert Master e pelo MS Project, que o software de mais fcil aprendizado, funcionando bem em ambientes Windows NT, dada a compatibilidade com o Sistema Operacional da Microsoft.

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O conceito mais importante de gerenciamento avanado de projetos o de hierarquia de projetos. Funciona da seguinte forma: um projeto criado por uma pessoa de maior escala na hierarquia da empresa elaborado de forma macro e tem suas tarefas relacionadas normalmente (interdependncia das tarefas). A cada tarefa associado um responsvel de hierarquia inferior. Este responsvel assume a tarefa como o seu projeto e elabora um novo projeto que ligado ao projeto de hierarquia superior atravs de tarefa resumo. Assim, qualquer atualizao em tarefas do projeto de hierarquia inferior afeta o projeto resumo, que afeta a tarefa do projeto de mais alta hierarquia, permitindo o acompanhamento do projeto de forma integrada na empresa. Este conceito estendido para dentro da hierarquia, podendo resultar em vrios nveis hierrquicos. A tarefa sempre atualizada por seu executor, no sendo recomendvel o contrrio. Nada impede que haja projetos em estrutura matricial, ou seja, intercalando as hierarquias administrativas da empresa. Como a maior parte dos software de ERP (sistemas informatizados integrados de gesto) no possui um bom software de gerenciamento de projetos, algumas empresas preferem integr-los, como o caso da Camargo Correia, que est desenvolvendo interface entre o Primavera e o SAP R/3 e a Usiminas entre o MS Project e o mdulo PS do SAP R/3, todas em ambiente ClienteServidor. A seguir, ser feita uma avaliao mais detalhada dos tpicos mais importantes apresentados nessa introduo para desenvolvimento de projetos com o MS Project.

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Programao
Funo Objetivo: ! A partir de uma lista orientada de tarefas com o tempo de execuo necessrio (ou o tempo necessrio por recurso e o nmero de recursos disponveis), MS Project calcula as datas de incio e fim para cada tarefa de acordo com o cronograma, otimizando as tarefas de modo a obter o menor prazo final de execuo completa do projeto (default cada tarefa comece o mais cedo possvel) ou de adequar ao prazo definido para o projeto (default cada tarefa comea o mais tarde possvel, desde que no impacte a data desejada de fim de projeto), a partir do clculo do caminho crtico (PERT - Program Evaluated Review Technique), levando em conta ainda a disponibilidade de recursos (caminho crtico sujeito a recursos finitos levelling ou redistribuio de recursos) e as restries das tarefas, conforme citado a seguir. Restries: ! As restries das tarefas esto definidas na prpria tarefa ou na sua relao de dependncia com outra (predecessor). Na prpria tarefa pode-se, por exemplo, comear o mais tarde possvel (desde que no atrapalhe o tempo crtico), comear no antes de uma data (SNET Start Not Earlier Than), terminar no antes de uma data (FNET). A relao com o predecessor (ligao) mais usual do tipo tarefa B s pode comear aps o fim da tarefa A (FS); h tambm as ligaes tarefa B s pode comear aps incio da tarefa A (SS) - tarefas que devem, no mnimo, se iniciar ao mesmo tempo, ou tarefa B s pode terminar aps incio da tarefa A (SF) ou tarefa B s pode terminar depois do fim da tarefa A (FF) tarefas que devem, no mnimo, terminar ao mesmo tempo. A vantagem de ligar as tarefas de forma dependente ao invs de colocar datas especficas para as tarefas que, medida que o cronograma for sendo alterado, nas fases de projeto e acompanhamento, todo o projeto reestruturado coerentemente.
!

Quando h o seqenciamento de tarefas, o MS Project permite que se acrescente um tempo de atraso (lag time) entre as tarefas para adequar melhor realidade, podendo representar, por exemplo, o tempo de preparao no considerado na tarefa. Da mesma forma, caso possa haver antecipao da tarefa sem que a outra termine (paralelismo) pode-se considerar no MS Project, bastando adicionar o tempo com o sinal negativo (lead time). Pode-se tambm postergar a tarefa por um tempo, partindo-a em outras (split). Como restries, pode-se colocar que a tarefa deva iniciar em determinada data ou no antes da data ou no depois da data ou terminar em determinada data, ou no antes da data ou no depois da data. Normalmente exige-se que a atividade comece o mais cedo possvel, sem atrasar o projeto, ou o mais tarde possvel, tambm sem atrasar o projeto. A metodologia PERT programa cada tarefa lanando-a no cronograma, de modo que se possa mostrar diversas datas possveis de programao, que so: Early Start (Incio Mais Cedo, gerando o PDI Primeira Data de Incio), Early Finish (Trmino Mais Cedo, gerando o PDT Primeira Data de Trmino), Late Start (Incio Atrasado, Pgina 8/31

gerando o UDI - ltima Data de Incio) e Late Finish (Trmino Mais Tarde, gerando a UDT ltima Data de Trmino). Caso a tarefa seja crtica, haver apenas duas datas, a de incio e a de fim que se confundiro com a PDI, UDI e a PDT, UDT, respectivamente. Para compreender o processo PERT de maneira simples, desenhe uma rede, considerando que os ns do grafo sejam o incio e o fim das tarefas, indicadas por letras, e os arcos direcionados sejam as tarefas com suas respectivas duraes. O procedimento de resoluo mais simples iniciar do ltimo n (backward looking), alocando os tempos somados em cada n. No caso de mais de uma alocao, deve-se deixar todas elas, pois serviro para o clculo da folga associada quela tarefa. Ao atingir o n inicial, volte considerando o n de durao mais longo para o clculo das possveis folgas. Neste caso, voc poder identificar que as tarefas crticas (aquelas que no se pode atrasar, caso contrrio o projeto como um todo se atrasar) no tm folga, enquanto as tarefas em que se pode atrasar o incio tm a folga determinada pela diferena entre os valores de tempo acumulados nos ns. Veja que esse grafo at o momento s considerou a folga do ponto de vista de durao das tarefas. O MS Project, alm desse critrio, deve-se preocupar com a alocao dos recursos sem que haja superalocao de suas agendas, o que um processo bem mais complexo que tambm pode ser explorado na figura, colocando, por exemplo, uma tarefa crtica identificada, dobrando o nmero de recursos e considerando que a durao diminua pela metade. A reprogramao (reagendamento) do projeto pode ou no ser realizada automaticamente pelo MS Project, atravs do menu Ferramentas, Opes, Clculo, Automtico ou Manual. Essa reprogramao no inclui a Redistribuio de Recursos, que tambm podem ser realocados automaticamente, conforme ser visto no item sobre recursos. A reprogramao (reagendamento) deriva dos apontamentos realizados (Controle), podendo ser ativada atravs de Ferramentas, Controle, Atualizar Tarefas ou Atualizar Projetos. Por exemplo, se voc desejar se certificar de que no h nenhum trabalho agendado para datas que j tenham passado, poder reagendar o trabalho no concludo para iniciar na data atual, para tarefas selecionadas ou para o projeto inteiro. Isso pode ser vantajoso se seu projeto estiver atrasado e voc desejar que ele reflita com preciso a quantidade de trabalho que ainda necessria para conclui-lo. Aps acessar a caixa de dilogo originada do menu anterior, clique em Reagendar trabalho no concludo para iniciar em e, em seguida, digite a data a partir da qual deseja reagendar todo o trabalho no iniciado em datas anteriores, para o projeto inteiro ou para as tarefas selecionadas. O reagendamento do trabalho no concludo anteriormente poder remover as restries das tarefas. Por exemplo, se uma tarefa tem uma restrio Deve Terminar Em e se o reagendamento do trabalho restante da tarefa mover a data de trmino para alm da data de restrio, o MS Project redefinir a restrio para O Mais Breve Possvel. Voc dever reagendar o trabalho restante manualmente se tiver outras restries de tarefas que deseje preservar. Para tarefas que esto parcialmente concludas, o MS Project divide, automaticamente, entre trabalho concludo e trabalho restante. O reagendamento do trabalho restante de uma tarefa concluda parcialmente poder criar um intervalo entre as duas partes da tarefa, a qual aparecer no grfico de Gantt como uma tarefa dividida. No item Medio e Controle, isso ser comentado em detalhes.

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Recursos
O MS Project possui dois ambientes distintos: o de tarefas (default) e o de recursos. Existe, evidentemente, interface entre eles, mas para se trabalhar vontade com todas as informaes de recursos, deve-se clicar em Exibir, Grfico de Recurso, Planilha de Recurso ou Uso de Recurso e, ento, a opo Exibir, Tabelas, estar disponvel em todos os aspectos para alteraes nos recursos disponveis. Pode-se fixar o tempo da tarefa independente da quantidade de recursos (desde que no seja um nico recurso ou a primeira atribuio) ou da produtividade do trabalho durao fixa: D, ou, ainda, fixar o nmero de recursos necessrios para a tarefa (unidades fixas: U) que, ento, permanecer constante mesmo que se altere a produtividade ou durao das tarefas, ou, ainda, manter fixo o tempo de trabalho x nmero de recursos para realizar a tarefa (W) que, ento, se manter fixo mesmo variando o nmero de recursos ou o tempo de durao da tarefa. O trabalho s faz sentido para pessoas e equipamentos, embora seja tambm calculado para materiais de consumo quando alocados como recurso, como por exemplo fiao (m) ou cermica (m2). A relao entre essas variveis dada por W = U x D. Como so duas variveis independentes para uma dependente, se uma varivel independente fixada, ainda resta outra para ser fixada para que se possa calcular a varivel dependente. Assim, dado o conceito fixando W ou U ou D, alterando-se uma segunda varivel, a terceira calculada. Caso seja a mesma varivel a ser alterada seja a que est fixada, o MS-Project trabalha assim: W fixo, W alterado # Unidade Recalculada. U fixo, U alterado # Durao Recalculada (independente de ED, para a primeira alocao, e somente com ED ativado para a segunda alocao, seno o trabalho recalculado), D fixo, D alterado # Trabalho Recalculado. Este assunto ser melhor explicado nos pargrafos seguintes. O MS Project permite manter informaes dos recursos disponveis (equipamentos, pessoas e materiais de consumo), permitindo program-los para trabalhar nas tarefas. Algumas vezes conveniente considerar os materiais de consumo como sendo fixos para a tarefa, discriminandoos como custo fixo. Dependendo do nmero de recursos designados para as tarefas e do tempo necessrio de cada recurso para realiz-las, o software recalcula o tempo de durao previsto para a tarefa mantendo o trabalho original fixo, desde que a opo Effort Driven: ED ou Controlada pelo Empenho esteja marcada (para a primeira alocao de recursos independe de ED), bastando clicar na tarefa desejada e, com o lado direito do mouse, Informaes Sobre a Tarefa, Avanado ou, genericamente para as futuras tarefas, em Ferramentas, Opes, Agenda, As novas tarefas so controladas pelo empenho. Essa opo permite que seja feita correlao entre o nmero de recursos e o tempo de durao da tarefa. Os recursos tambm podem ser provenientes de outro projeto. Basta abrir ambos os projetos e acessar, no projeto principal, Ferramentas, Recursos, Compartilhar Recursos, mantendo um projeto fictcio para gerir os recursos dos projetos associados. Este projeto deve ser aberto sempre que se alterar o projeto principal e sua tarefa fictcia necessria para associar recursos deve ter durao zero, para no consumir trabalho dos recursos. Essa a forma mais usual de alocao de recursos.

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O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que esto sendo adicionados a uma tarefa ou removidos dela. Esse processo no se aplica s regras de clculo do MS Project durante a alterao de valores de trabalho, durao e unidade para recursos j atribudos a tarefas. Ao trabalhar com o agendamento controlado pelo empenho, lembre-se do seguinte: ! Os clculos controlados pelo empenho s sero aplicados depois que o primeiro recurso for atribudo tarefa. Portanto, as regras de Controlado pelo Empenho devem ser avaliadas a partir da adio de um segundo recurso em diante. Depois que um recurso for aplicado, o valor do trabalho no ser alterado medida que novos recursos forem atribudos mesma tarefa ou removidos dela. ! Os clculos controlados pelo empenho no sero aplicados a vrios recursos atribudos ao mesmo tempo que representem as primeiras atribuies de uma tarefa. No entanto, aps essa atribuio inicial de vrios recursos, o valor do trabalho no ser alterado medida que novos recursos forem atribudos mesma tarefa ou removidos dela. ! As verses anteriores do MS Project se comportavam como se o agendamento controlado pelo empenho estivesse desativado. A adio de atribuies de novos recursos em verses anteriores aumentava o trabalho com o tipo durao fixa, mas no alterava a durao da tarefa. Hoje, independente de ED, o trabalho fixado e a durao alterada para o primeiro recurso. Para o segundo recurso, e da em diante, o trabalho fixado e os recursos alterados, com ED ativado e, se ED no ativado o trabalho alterado, sendo mantido os recursos. O exemplo, a seguir, ilustra a influncia do tipo de opo (unidades fixas, durao fixa ou trabalho fixo) e do controle pelo empenho (ED), que sempre se relacionam pela equao W = U x D. (A) Para o caso de alterao das unidades de recursos: ! 1 Atribuio de Recursos para a tarefa Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens.dia. Caso o nmero de recursos aumente para 4: " Independente de ED (ED no importa), o trabalho fixado em 6 homens.dia e a durao reduzida para 1,5 dias, exceto na opo Durao Fixa, quando o trabalho recalculado para 12 homens.dia.

Efeito do Controle pelo Empenho

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------! 2, 3, etc. Atribuio de Recursos para a mesma tarefa

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Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens-dias. Caso o nmero de recursos aumente para 4 e: " Trabalho Fixo: A durao diminui para 1,5 dias independente da opo ED que, alis, marcada automaticamente pelo MS Project quando o trabalho fixo. Durao Fixa: Com ED marcado, o trabalho mantido em 6 dias, a durao mantida em 3 dias e os recursos so reduzidos metade (igualmente para todos os recursos). Essa ltima observao explica o porqu da utilizao parcial de recursos (menos de 100 %) ou mesmo o porqu de, em alguns projetos mais sofisticados, se alocar somente 1 recurso para cada tarefa, repetindo as tarefas para recursos diferentes quando necessrio.

"

Unidade Fixa: Com ED marcado, o trabalho mantido em 6 dias e a durao reduzida para 1,5 dias. Com ED desmarcado, o trabalho aumentado para 12 homens.dia. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------(B) Para o caso de alterao da durao das tarefas: ! 1 Atribuio de Recursos para a tarefa Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens.dia. Caso a durao da tarefa aumente para 6: " Independente de ED (ED no importa), o nmero de recursos fixado em 2 homens e o trabalho aumentado para 12 homens.dia, mesmo na tarefa com Trabalho Fixo.

"

! 2, 3, etc. Atribuio de Recursos para a mesma tarefa Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens-dias. Caso a durao da tarefa aumente para 6: " Independente de ED (ED no importa), o nmero de recursos fixado em 2 homens e o trabalho aumentado para 12 homens.dia, mesmo na tarefa com Trabalho Fixo.

(C) Para o caso de alterao do trabalho dos recursos nas tarefas: ! 1 Atribuio de Recursos para a tarefa Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens.dia. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia:

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"

Independente de ED (ED no importa), o nmero de recursos fixado em 2 homens e a durao das tarefas aumentada para 6 dias, quando se trata de Unidade Fixa e Trabalho Fixo. Quando se trata de Durao Fixa, independente de ED, o nmero de recursos aumenta para 4 homens.

! 2, 3, etc. Atribuio de Recursos para a mesma tarefa Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido 6 homens-dias. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia: " Independente de ED (ED no importa), a durao aumentada para 6 dias e os recursos mantidos em 2 homens, exceto na opo Durao Fixa, quando a durao mantida em 3 dias e os recursos so recalculados para 4 homens.

(I) Redistribuio Manual de Recursos Passo a Passo via Usurio Para localizar recursos superalocados, clique em Exibir, Grfico de Recursos e focalize os recursos paginando-os com as setas de avano ou recuo. Faa uma diviso da janela (Janela, Dividir). Ative o Grfico de Gantt na janela inferior, clicando em Exibir, Grfico de Gantt. Para substituir um recurso superalocado por outro que possa ser utilizado com a mesma funo, visualize o Grfico de Gantt, clique na tarefa que deseja efetuar a substituio, clique em Ferramentas, Recursos, Atribuir Recursos, selecione o recurso que deseja substituir, clique em Substituir e, na tela seguinte, escolha os recursos que substituiro o anterior, digitando suas quantidades. O MS Project tambm permite solucionar as superalocaes de recursos atravs da redistribuio manual, tarefa a tarefa, realizada pelo usurio, com o auxlio do MS Project para encontr-las, sendo tpico de projetos mais simples. Clique em Exibir, Mais Modos de Exibio, Alocao de Recursos, Aplicar. Na barra de ferramentas, com o lado direito do mouse, clique em Gerenciamento de Recursos. Na rea de tabela, clique no ttulo da coluna Nome do Recurso, destacando toda ela. Na barra de ferramenta Gerenciamento de Recursos, clique no cone Ir Para a Prxima Superalocao. Escolha uma tarefa que tenha preferencialmente um valor positivo de folga que no atrase a data final do projeto (v em Mais Modos de Exibio, Gantt Detalhado e escolha a tabela Agenda e localize o campo Margem de Atraso Total. No campo Atraso da Redistribuio do modo Gantt de Redistribuio, digite a durao do atraso desejado para o incio da tarefa que possui recursos superalocados e verifique o impacto. Voc estar postergando a tarefa de modo que os recursos fiquem alocados em tempos diferentes. Caso um recurso esteja superalocado, sendo necessrio mais recursos do que os existentes para um determinado perodo de tempo, h algumas alternativas antes de se tentar a redistribuio no MS Project:

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! Colocar o recurso trabalhando em hora extra para as atividades existentes naquele perodo de tempo (modo task form (uso da tarefa)), lembrando que o trabalho total permanece o mesmo (caso se mantenha a mesma produtividade nas horas extras). Com isso, caso a durao da atividade no seja fixa, essa ser reduzida e o recurso poder deixar de ficar superalocado para o perodo final da atividade. Essa alterao vlida para o recurso especfico nas datas alteradas. No MS Project, Hora Extra definida como sendo o volume de trabalho em uma atribuio agendada alm das horas de trabalho normais de um recurso atribudo e cobradas taxa de horas extras do recurso. O trabalho de horas extras no constitui trabalho adicional na atribuio. Em vez disso, indica o volume de trabalho na atribuio considerado como hora extra. Por exemplo, se a atribuio contiver 40 horas de trabalho e 8 horas extras, o total de trabalho da atribuio continuar a ser 40 horas: 32 horas de trabalho regular e 8 horas extras. Portanto, caso o modo Durao Fixa no esteja ativado, independente se Unidade Fixa ou Trabalho Fixo, independente de Controle pelo Empenho, o tempo de trabalho ser reduzido, pois ser necessrio apenas 32 horas de calendrio para a execuo da tarefa. A alocao de horas extras ao recurso s faz sentido se a tarefa for crtica, ainda assim devido ao recurso que est sendo exigido ao mesmo tempo. Se houver mais de um recurso, deve-se atribuir horas extras para todos os recursos envolvidos na tarefa que estejam provocando a tarefa ser crtica. Caso o tipo da tarefa seja Durao Fixa, a durao da tarefa no se altera, porm o recurso no fica alocado, ou seja, fica disponvel para outras tarefas durante aquele perodo. ! Alterar o calendrio de trabalho normal do recurso para o perodo com conflito (calendrio do recurso, no modo de recurso). Com isso, o trabalho, a durao e o nmero de recursos permanecem fixos, porm a distribuio ao longo do tempo alterada. O mesmo trabalho ser realizado em um perodo de tempo menor. Deve-se lembrar que 1 semana de durao significa 40 h de trabalho (podendo ser alterado em Ferramentas, Opes, Calendrio), o que em regime de 8 horas, Sbado e Domingo livres eqivale a 1 semana do calendrio, mas em regime de 10 horas de trabalho, eqivale a 4 dias calendrio. Deve-se salientar que, caso alguma tarefa seja executada em dias corridos, independente das folgas ou feriados, basta digitar na durao da tarefa o nmero de dias seguido por dd. Essa alterao vlida somente para a tarefa especfica. " A menos que se decida ao contrrio, o calendrio Padro do projeto usado por todos os recursos em um projeto. As horas de trabalho e dias de folga definidos no calendrio Padro so as horas de trabalho e os dias de folga padro para cada recurso. Se esse o nico calendrio que voc est usando, no precisa modificlo para cada recurso. No menu Ferramentas, clique em Alterar o perodo de trabalho. Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio deseja alterar. No calendrio, selecione os dias que deseja alterar. Para alterar um dia da semana no calendrio inteiro, selecione o dia na parte superior do calendrio. Clique em Usar Padro, Perodo de Folga ou Horrio de Trabalho. Se voc clicou em Horrio de Trabalho, digite as horas que deseja que o trabalho inicie nas caixas De e as horas que deseja que o trabalhe termine nas caixas At. Como padro, o MS Project calcula o custo a taxas normais para qualquer quantidade de trabalho exigido para concluir uma tarefa. Ele no calcula Pgina 14/31

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automaticamente as horas adicionais como horas extras a menos que voc atribua especificamente as horas adicionais como trabalho de horas extras. Para alocar horas extras, acesse a barra de modos e clique em Grfico de Gantt. No menu Janela, clique em Dividir. Clique em Exibir, Mais Modos de Exibio, Formulrio de Tarefas no painel inferior. No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Trabalho do Recurso. No painel superior, selecione a tarefa qual deseja atribuir trabalho de horas extras. No painel inferior, digite o nmero de horas extras de cada recurso no campo Hora Extra. " Os recursos no necessariamente precisam ser alocados todos no incio da tarefa. Pode-se informar em cada tarefa, para cada recurso, o total em horas que este ser utilizado e o atraso em relao ao incio da tarefa. O recurso tambm no necessariamente precisa ser alocado linearmente (ex. 8 horas/dia, todos os dias), podendo ser alocado em curvas crescentes, decrescentes, em um pico inicial ou final, em dois picos, em forma de sino ou tartaruga. Por exemplo, isso muito utilizado em consultoria, onde o consultor ter maior trabalho no incio de suas atividades. Para remover um recurso, basta ir no grfico de Gantt atravs da barra de modos, campo Nome da Tarefa, Ferramentas, Recursos, Atribuir Recursos, Remover o recurso associado.

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(II) Redistribuio Automtica ou Manual via MS Project O MS Project permite verificar a ocorrncia de recursos superalocados ou pouco alocados em projetos. possvel ver quanto do trabalho de um recurso est alocado para uma tarefa em particular e por perodo de tempo. No modo Uso da Tarefa, acesse o menu Formatar, clique em Estilos de Detalhe. Na lista Campos Disponveis, clique em Porcentagem de Alocao, e em seguida clique em Mostrar. H a opo de eliminar manualmente ou automaticamente a superalocao atravs do atraso da tarefa, utilizao de uma possvel folga no calendrio para a tarefa (tarefa no crtica) ou de sua diviso (comando de leveling ou redistribuio de recursos). O default no haver a resoluo automtica da superalocao de recursos (Ferramentas, Redistribuio de Recursos). Para que haja possibilidade de atraso em alguma tarefa, a opo atrasar somente dentro da folga no deve estar marcada. Com isso, a data final do projeto no respeitada. Caso haja conflito entre duas ou mais tarefas para um mesmo recurso, a opo Prioridade poder ser levada em conta, porm, o padro que a menor folga total seja perdida. A distribuio dos recursos superalocados pode ser evitada interrompendo-se uma tarefa e recomeando-a em outro momento (split). O MS Project permite parametrizar se as tarefas restantes podem ser interrompidas na realocao automtica, atravs de um check botton no resource leveling (redistribuio de recursos), Ferramentas, Redistribuio de Recursos. H tambm a possibilidade de se evitar que algumas tarefas sejam realocadas, atravs do uso de datas programadas para algumas tarefas (datas com restrio). A redistribuio realizada diretamente via MS Project simplesmente atrasa ou divide determinadas tarefas ou atribuies da sua agenda at que os recursos atribudos a elas no estejam mais superalocados. O MS Project examina as dependncias entre predecessoras de uma tarefa, a margem de atraso, as datas, a prioridade e as restries da tarefa para determinar se ela Pgina 15/31

deve ser atrasada (ou dividida). Clique em Ferramentas, Redistribuio de Recursos, Manual (para atualizar os recursos somente quando clicar no boto Redistribuir Agora), na caixa Procurar Superalocaes, determine a sensibilidade das superalocaes em funo do perodo de tempo definido. A redistribuio ocorrer somente se um recurso estiver agendado para executar mais trabalho do que tem capacidade de executar no perodo especificado. Em Intervalo de Redistribuio Para, especifique se deseja redistribuir o projeto inteiro ou apenas as tarefas que se encontram em um intervalo de tempo especfico. Na caixa Ordem de Redistribuio, pode-se definir pela prioridade na realocao, ou seja, caso duas ou mais tarefas se candidatem a um recurso cuja quantidade total para o perodo no suficiente: (1) Clique em Somente Identificao para que o MS Project verifique as tarefas na ordem crescente de nmeros de identificao antes de considerar outros critrios de redistribuio para determinar as tarefas a serem redistribudas; (2) Clique em Padro para que o MS Project verifique as tarefas na ordem de dependncias entre predecessoras, margem de atraso, datas, prioridade e, por ltimo, restries de tarefas; (3) Clique em Prioridade, Padro para que o MS Project verifique as prioridades das tarefas a serem redistribudas antes de considerar as dependncias entre predecessoras, a margem de atraso, as datas e, por ltimo, as restries das tarefas. Para impedir que a data de trmino do seu projeto seja alterada, marque a caixa de seleo Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas. Para ajustar a redistribuio quando um recurso trabalhar em um tarefa independentemente dos outros recursos que trabalham na mesma tarefa, marque a caixa de seleo A redistribuio pode ajustar atribuies individuais de uma tarefa. Quando a prioridade da tarefa estiver definida como No Redistribuir, o MS Project ignorar a tarefa para efeito de redistribuio. Se desejar que a redistribuio interrompa as tarefas criando divises no trabalho restante nas tarefas ou atribuies de recurso, marque a caixa de seleo A redistribuio pode criar divises no trabalho restante. Clique em Redistribuir Agora para iniciar a redistribuio do seu projeto. Verifique o que aconteceu via formulrio Gantt de Redistribuio, na tabela Atraso. Caso se esteja agendando o projeto a partir de uma data de trmino, ainda assim ser possvel redistribuir o seu projeto. As verses mais antigas do MS Project no permitiam a redistribuio de projetos agendados a partir de uma data de trmino. As tarefas redistribudas em projetos agendados a partir de uma data de trmino recebero valores de atraso negativos. Com isso, a data de trmino de uma tarefa ou atribuio de recurso ser antecipada, pois o atraso ser aplicado a partir do trmino da tarefa ou atribuio. Para desfazer imediatamente os efeitos da redistribuio, clique em Editar, Desfazer Redistribuir. Para remover os efeitos da ltima operao de redistribuio, clique em Limpar Redistribuio na caixa de dilogo Redistribuio de Recursos, da barra de menu Ferramentas, Redistribuio de Recursos. Use Exibir, Mais Modos de Exibio, Gantt de Redistribuio, Aplicar, para ver as barras que representam os efeitos antes e depois da redistribuio, bem como os valores da margem de atraso e do atraso da redistribuio de uma tarefa. Pode-se controlar a sensibilidade da redistribuio para que as superalocaes de apenas 1 dia no sejam redistribudas. Se voc clicar em Semana a Semana na caixa Procurar Superalocaes, a redistribuio ocorrer somente se o recurso estiver agendado para executar mais trabalho que o disponvel durante a semana como um todo. A alterao dessa definio pode fazer com que a sua agenda reflita melhor as agendas de trabalho e os problemas comuns. Deve-se lembrar que a redistribuio de recursos s ser possvel caso se tenha folgas em algumas atividades, desde que a tarefa no tenha datas programadas ou com uma restrio que impea seu reagendamento. Pgina 16/31

Custos
Convm introduzir uma diferenciao entre investimentos, custos e despesas, para efeito de entendimento do assunto, muito embora o MS Project considere tudo isso como Custo: ! Um projeto tpico contm trs tipos de investimentos que so o investimento fixo, associado a compras de bens do ativo imobilizado, como equipamentos e terrenos, as despesas pr-operacionais, que so aquelas realizadas antes do incio de faturamento da companhia, como despesas com luz e gua necessrias implantao do projeto e a formao de capital de giro, que o caixa mnimo para gerenciar a firma sem emprstimos desnecessrios somado ao custo de estoque de matrias-primas, produtos semi-manufaturados e manufaturados necessrios para gerenciar a empresa e ainda o caixa envolvido no financiamento das vendas a clientes subtradas das duplicatas de clientes descontadas, subtradas ainda das faturas pagas a prazo de fornecedores. Esses valores podem ser transformados em custos fixos (associados a tarefas) e variveis (associados aos recursos), seja atravs de marcos (milestones) estabelecidos no projeto ou atravs de atividades normais do projeto. Os projetos tambm podem no se limitar fase de investimentos, entrando na fase de operao, caso se considere a operao como um projeto, atitude vivel em alguns casos. Normalmente, porm, a fase operacional no conduzida sob a forma de projetos, conforme abordado nos textos em anexo. Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o oramento previsto, a partir do apontamento de custos feito para cada tarefa do projeto. Baseado no custo unitrio de cada tarefa especfica do projeto, o software permite calcular o custo de cada tarefa e do total envolvido no projeto. Pode-se provir custos durante a tarefa, no seu princpio ou fim. Os custos variveis podem ser planejados por uso de um recurso ou proporcional ao tempo de uso. As taxas de horas extras podem ser diferenciadas. Pode-se ainda prever variaes ao longo do tempo ou, ainda, tabelas diferentes de preo a serem utilizadas ao longo do projeto, em tarefas distintas. H cinco tabelas distintas que podem ser utilizadas a partir de um cdigo de taxa de custo a ser escolhido para cada recurso em cada tarefa (o default A). Alm disso, dentro de cada tabela pode-se alocar diferenciaes de tempo para os quais os custos sero diferenciados. O primeiro passo para a reduo de custos determinar onde voc est gastando a maior parte do dinheiro. Use modo Grfico de Gantt com a tabela Custo aplicada, para ver os custos das tarefas e o modo Planilha de Recursos com a tabela Custo aplicada, para ver os custos dos recursos, podendo trabalhar com ambas as janelas abertas. Em seguida, pondere as alternativas para reduzir os custos mais altos. Na maioria das vezes, os recursos representam suas maiores despesas. Em geral, voc pode reduzir custos eliminando tarefas do projeto, reduzindo o escopo de tarefas de modo que o custo para a concluso seja menor, ou usando menos recursos ou recursos mais baratos.

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Como o MS Project reflete totalmente os custos associados a recursos e tarefas, pode-se realizar mudanas no projeto para que este se encaixe dentro do oramento previsto. Para alterar esse vnculo automtico entre apontamento da tarefa e os recursos associados, desmarque a caixa de seleo A atualizao do status da tarefa atualiza o status do recurso em Ferramentas, Opes, Clculo. Assim, o MS Project no calcular automaticamente o trabalho e o custo reais e restantes dos recursos atribudos tarefa medida que so inseridas informaes da porcentagem concluda da tarefa em sua agenda. Caso contrrio, se voc mantiver o default, ou seja, selecionar essa caixa de seleo, o MS Project recalcular o trabalho e o custo reais sempre que forem inseridas informaes nos campos Porcentagem concluda, Durao real ou Durao restante. Se no selecionar esta caixa de seleo, voc dever inserir valores para os recursos no campo Trabalho real, a fim de obter um quadro preciso do trabalho e do custo reais. Ao se fazer a atualizao da % da tarefa executada, h uma opo default (alterada em Ferramentas, Opes, Clculo, O MS Project sempre calcula os custos reais) que atualiza automaticamente os custos realizados na execuo da tarefa, no permitindo o lanamento direto do custo real. Esse assunto ser melhor discutido no item de Infra-estrutura e Processamento.

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Medio e Controle
Um projeto no pode ser algo estanque que, impresso e colado em uma parede, vire uma obrigao impensvel, no sujeita mais a correes de rota. Certamente, o que se busca um planejamento perfeito, mas a realidade sempre outra. Diversos problemas ocorrero durante o projeto que obrigaro o reajuste, devido quebra de mquinas no planejadas, doenas de pessoas, greves, atrasos causados pela atribuio parcial de recursos em tarefas quando antes se pensava estar o recurso totalmente disponvel, mtricas mal estimadas devido s dificuldades encontradas na poca do contrato inicial, etc. Isso no significa que o contrato ser rompido, pelo contrrio, deve-se reagendar se possvel visando atingir ou superar os ndices de prazo, custo e trabalho envolvidos no projeto. O reagendamento posterior gravao da Linha de Base sempre baseado nas medies realizadas. O MS Project possui algumas facilidades que podem permitir que as medies sejam feitas fora do software, uma vez que a ferramenta tem uma interface um pouco mais complexa, alm de ser relativamente cara. Por exemplo, pode-se utilizar Planilhas Excel para preenchimento de tarefas via Electronic Timesheet, integradas atravs de rotinas VBA elaboradas por setores especializados em informtica da empresa, com superviso de consultores treinados, como por exemplo a AMS (Advanced Management Solutions Inc.), especializada na integrao do MS Project em ambiente corporativo. Caso o MS Project esteja disponvel para todos os recursos que apontaro as tarefas, basta utilizar as opes de Work Groups (Grupos de Trabalho), enviando mensagens de programao e recebendo mensagens de atualizao diretamente pelo correio eletrnico da rede interna da empresa ou atravs da internet, para usurios externos. Esse assunto ser melhor discutido no captulo posterior. A medio pode ser atualizada periodicamente, por exemplo, semanalmente. Para isso o software permite configurar o modo Uso da Tarefa facilitando a entrada de dados necessrios, como o percentual de concluso em relao ao calendrio ou o nmero de horas trabalhadas. interessante lembrar que um projeto pode estar a 50 % do trmino quanto a calendrio, mas j a 70 % do trmino quanto a custo e a 90 % do trmino quanto a trabalho (por exemplo se houver bastante trabalho na primeira metade cronolgica do projeto). Proceda da forma seguinte: Projeto, Informaes Sobre o Projeto, Data Atual, Data de Status. Caso a Data de Status no seja fornecida, ser assumida como igual Data Atual. A Data de Status utilizada na caixa de dilogo Atualizar Projetos, obtida a partir de Ferramentas, Controle, Atualizar Projeto, alm de ser utilizada para os clculos do Relatrio de Valor Acumulado do MS Project. A seguir, clique em Exibir, Uso da Tarefa; Exibir, Tabela, Trabalho. Altere a escala de tempo para realizar o acompanhamento peridico: Formatar, Escala de Tempo. Para alterar os campos que deseja acompanhar, clique em Formatar, Estilos de Detalhes. O acompanhamento pode ser realizado digitando os valores no campo Trabalho Real. O ideal que cada recurso atualize sua planilha de tempo e que o gerente ou o responsvel pelo subprojeto atualize as tarefas que no tenham recursos associados. O default do MS Project que a atualizao da tarefa atualize o trabalho dos recursos associados tarefa e vice-versa, opo que pode ser alterada no check box prprio em Ferramentas, Opes, Clculo. Caso uma nova tarefa tenha sido realizada ainda que no prevista, basta acrescent-la ao projeto com as datas corretas de execuo. Se a tarefa foi executada parcialmente (bastando informar o tempo real e o tempo restante), o tempo de execuo restante pode ser replanejado, isto sendo

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feito a partir da data corrente (normalmente a atual) indicada no projeto. Pode-se inclusive atualizar tarefas que no cumpriram a ordem de precedncia original do projeto. Neste caso, ao replanejar, o MS Project respeita a ordem para o trabalho futuro, no se importando com a ordem do trabalho realizado (aceita conforme realizado). A medio (tracking (controle)) de concluso de tarefas feita atravs da opo Ferramentas, Controle, Atualizar Tarefas ou Atualizar Projetos. Este padro o normal, podendo para isso utilizar a barra de ferramenta habilitada para o Controle. Com isso todos os recursos e custos so atualizados normalmente em relao atualizao de tempo da tarefa. Atualiza-se o tempo real e o tempo restante, o que pode alterar o tempo total de trabalho. A data de status muito importante como ferramenta de documentao, pois normalmente os dados so lanados na Data Atual, colhidos em uma data anterior (Data de Status), alm de afetar os ndices de performance, conforme explicado, devendo ser atualizada. Caso se v fazer um reagendamento das tarefas no realizadas at a data de status, por default o MS Project utiliza a data de status para, a partir dela, reprogramar para a frente as tarefas no realizadas. Essa opo pode ser alterada em Ferramentas, Controle, Atualizar Projeto, Reagendar trabalho no concludo para iniciar em. Quanto aos custos, pode ser feita a atualizao para os custos fixos, e, individualmente para os recursos, os seus custos unitrios (caso haja variao) e quantidades de unidades ou horas trabalhadas (ou em %). O MS Project atualiza automaticamente os custos reais durante o andamento de uma tarefa com base no mtodo de acumulao que voc definir. Em primeiro lugar, voc deve desativar a atualizao automtica dos custos reais (O MS Project sempre calcula os custos reais em Ferramentas, Opes, Clculo) e, em seguida, se desejar inserir o seu prprio custo real para uma atribuio de recurso, poder inseri-lo depois que o trabalho restante for zero. Neste caso, o custo total ser desvinculado da medio, sendo baseado somente no custo real lanado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. No menu Exibir, aponte para Tabela e, em seguida, clique em Controle. Arraste a barra divisora para a direita a fim de exibir o campo Custo real. No campo Custo Real, digite o custo real da atribuio cujos custos voc deseja atualizar. s vezes, os custos de atribuio de recurso abrangem um custo por utilizao para itens como custos de equipamento, despesas de instalao, taxas de entrega e aluguel, alm de uma taxa padro. Voc pode alterar a quantia fixa cobrada para um recurso toda vez que esse recurso atribudo a uma tarefa clicando em Planilha de Recursos na Barra de modos e digitando um novo custo no campo Custo/Uso do recurso cujo custo por utilizao voc deseja alterar. Caso o preo unitrio para a tarefa tenha variado, deve-se incluir um novo preo sem apagar o antigo para o planejamento (por exemplo via opo B) e, atravs do Informaes Sobre a Atribuio, escolher a nova opo. Para obter essa informao, voc deve antes clicar em Exibir, Uso do Recurso, marcar a tarefa desejada e, com o lado direito do mouse, procurar Informaes Sobre a Atribuio. Esse novo preo substitui o antigo na programao daquela tarefa (exceto o baseline), no havendo como substituir apenas o tracking (controle). Alm dos custos variveis de recursos, caso o custo no dependa da durao da tarefa ou da participao dos recursos envolvidos, voc poder digit-lo diretamente no Modo de Tarefas, com a opo da Tabela Custo apontada, no campo de Custo Fixo. Voc ainda pode determinar que o custo fixo de uma tarefa seja acumulado no incio ou na concluso de uma tarefa ou rateado durante a execuo da tarefa. No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique na guia Clculo. Na caixa Acumulao padro de custos

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fixos, clique no mtodo de acumulao que voc deseja usar e, em seguida, clique em Definir como padro. O MS Project permite mostrar graficamente o andamento atual do seu projeto exibindo linhas de andamento em relao data atual ou data de status do projeto. Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt; no menu Ferramentas, aponte para Controle e, em seguida, clique em Linhas de Andamento. Clique na guia Datas e Intervalos. Marque a caixa de seleo Sempre exibir a linha de andamento atual. Para exibir o andamento em relao data de status do projeto, clique em Na data de status do projeto. Para exibir o andamento em relao data atual, clique em Na data atual. Se voc decidir exibir o andamento em relao data de status do projeto e esta ainda no tiver sido apontada, o Microsoft Project mostrar o andamento em relao data atual. Voc tambm pode mostrar o andamento em relao a um plano previsto. Em Exibir linhas de andamento em relao a, clique em Plano da linha de base. A linha de andamento ser sempre exibida para o formulrio Grfico de Gantt. O MS Project no permite que se mantenha um histrico da programao antiga x realizada (excetuando a linha de base). Caso o realizado tenha discordncia em relao ao programado, necessrio registrar as alteraes em cima do programado para as atividades acontecidas, alterando, por exemplo, as unidades consumidas de material, o custo fixo da tarefa ou o custo especfico do recurso vlido para a tarefa. Nesse ltimo caso, cadastra-se uma nova tabela de custos e escolhe-se esta como a realizada. H 5 opes de tabelas de custo varivel para cada recurso. Uma vez atualizado o passado (durao da tarefa realizada, data de incio, data de fim, recursos envolvidos, etc.), o MS Project aceita o que foi informado e o que no foi executado em perodos anteriores data de status pode ser reprogramado em Ferramentas, Controle, Atualizar Projeto, a partir da data escolhida, normalmente a atual. Com isso dever acontecer um corte (split) na tarefa que no foi completada. Esse mtodo de acompanhamento do programado x realizado no o recomendvel para um sistema de gesto. Caso se queira gravar sempre o que foi programado antes de cada atualizao do projeto, pode-se utilizar as 10 gravaes intermedirias disponveis (Plano Provisrio) que, porm, grava apenas os aspectos mais importantes da programao (datas e tempos) ou, ento, gravar um novo arquivo antes de cada atualizao, para acompanhamento histrico do projeto. O Plano Provisrio um conjunto de datas de incio e de trmino de tarefas que pode ser salvo em determinados estgios do projeto. Voc pode comparar um plano provisrio com o plano de linha de base ou plano atual para monitorar o andamento ou adiamento do projeto. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa que voc deseja adicionar ao plano da linha de base ou ao plano provisrio. No menu Ferramentas, clique em Controle e, em seguida, clique em Salvar Linha de Base. Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base, clique em Salvar Linha de Base. Para adicionar a tarefa ao Plano Provisrio, clique em Salvar Plano Provisrio. Se a opo Projeto Inteiro estiver selecionada, voc gravar toda a agenda no Plano Provisrio escolhido. Sempre mantenha a Data de Status do projeto atualizada, para que os relatrios de performance sejam consonantes com a data realmente apurada, alm de se ter o registro do status do projeto, conforme j explicado. Deve-se lembrar que, caso se queira gravar uma tarefa que no foi programada, necessrio program-la como parte da atualizao, exatamente como foi realizada, sem necessariamente

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ter de coloc-la como precedente ou sucessora de qualquer outra atividade. A seguir, basta atualiz-la conforme programado. Pode-se escolher que o custo real seja calculado pelo software a partir das entradas de trabalho realizado por cada recurso nas tarefas atravs do check box da opo Automtico em Ferramentas, Opes, Clculo. Caso essa escolha esteja marcada, no ser permitida a entrada manual de custo real. Essa era opo nica do MS Project 95, mas foi includa no MS Project 98 como parmetro. O fato do MS Project permitir que o custo fixo seja varivel em funo da % de completeza da tarefa gera um pouco de confuso, porm, vamos aos clculos, lembrando que % Execuo = Durao Real / (Durao Real + Durao Restante) x 100: ! Com a opo Automtico marcada, vale a regra: Custo Real = Custo Varivel + Custo Fixo Tarefa * % Execuo/100. Custo Varivel = (Trabalho Real em Taxa Padro * Taxa Padro) + (Trabalho Real em Hora Extra * Taxa Hora Extra) + Custo por Uso de Recurso* % Execuo/100 (caso Custo Por Uso seja tipo rateado, seno fixo, distribudo no incio ou final da tarefa, independente da completeza de execuo). Custo Restante = Custo Total Custo Real. Os Custos Real e Restante no podem ser atualizados. Os outros custos so atualizados conforme frmula acima, sendo interdependentes. " " Se a tarefa est em andamento ou concluda, Custo Total = Custo Real / (% Execuo/100). Se a tarefa ainda no foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo Varivel a 100 %.

! Com a opo Automtico desmarcada h maior flexibilidade, pois o usurio poder apontar o custo real sem que tenha vnculo com os custos do projeto, independente da % executada ou de qualquer outro parmetro. Neste caso o Custo Real pode ser alterado, bem como todos os outros custos, exceto o Custo Restante. Custo Restante = Custo Total Custo Real. " " " " Se tarefa est concluda (100 %), Custo Total = Custo Real. Se a tarefa est em andamento, Custo Total = Custo Real + Custo Fixo * % Execuo/100 + Custo Varivel. Se a tarefa ainda no foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo Varivel a 100 % + Custo Real. Caso se mude para a marcao automtica, a edio manual automaticamente apagada e o clculo mostrado no item anterior realizado.

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Anlise de Performance
Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o oramento previsto e com o cronograma a ser cumprido. O quadro de estatsticas bsicas pode ser obtido em Projeto, Informaes Sobre o Projeto, Estatsticas. H vrios relatrios disponveis, separados por rea de classificao (Exibir, Relatrios): Viso Geral, Atividades Atuais, Custos, Atribuies e Carga de Trabalho. Outros relatrios podem ser obtidos em Relatrios Personalizados. O relatrio de performance mais importante o obtido em Relatrios, Custos, Valor Acumulado, originado da tabela Exibir, Tabela, Mais Tabela, Valor Acumulado, que utiliza alguns ndices utilizados globalmente para a gerncia de projetos: ! COTA ou BCWS : Custo Orado do Trabalho Agendado ! COTR ou BCWP: Custo Orado do Trabalho Realizado ! CRTR ou ACWP: Custo Real do Trabalho Realizado O COTA uma informao de custo planejado (baseline), independente do que foi apontado na medio. Cuidado, pois o COTA e o COTR da tarefa s so contabilizados caso a data de status seja superior data final da tarefa agendada. COTR tambm baseado no baseline, mas somente para as tarefas j realizadas. Caso nenhum trabalho tenha sido realizado, por exemplo devido a um atraso na tarefa, COTR = 0, apesar do COTA ser diferente de zero, conforme a agenda do baseline que j ocorreu (atraso no projeto). Em tarefas encerradas, o COTR eqivale ao COTA. J o CRTR representa o verdadeiro custo da execuo. COTR CRTR (Variao de Custo) d a exata dimenso da variao entre o custo realizado e o custo orado (baseline) da obra em relao ao trabalho realizado. Porm, cuidado, pois o COTR baseado na % de realizao da tarefa que deve ser fornecida. Cuidado tambm com a data final da tarefa (A) em relao data de status (B). Caso A > B, no relatrio o valor de COTR ser zero para a tarefa, conforme j comentado, o que pode resultar em uma distoro na anlise. COTR COTA (Variao de Agenda) d a exata dimenso, em unidade monetria, do atraso ou avano da obra em relao ao tempo. Se, por exemplo, o projeto sofre um atraso de 5 meses, ocorrer que COTR < COTA, ou seja, o projeto no est gastando o que foi planejado devido ao atraso. Para comparar os valores de custo ao final do projeto agendado (baseline) e estimado conforme andamento do projeto, baseado nas suas reprogramaes constantes, utilizam-se dois ndices de trmino do projeto: ! OAT: Orado ao Trmino ! EAT: Estimado ao Trmino O OAT o custo orado final do projeto. O EAT talvez seja o ndice mais importante do projeto, pois indica o custo previsto do projeto ao seu trmino (reprogramado pelo MS Project baseado no apontamento de tempos e custos no tracking (controle)). Para tarefas completadas, igual ao custo real (CRTR). Para tarefas planejadas, igual ao novo custo planejado, que no , Pgina 23/31

necessariamente, o mesmo do planejado no baseline, pois o momento de execuo pode ser diferente, o que pode resultar em custos diferentes de materiais, aluguel de equipamentos ou mo-de-obra, alm de ser uma reprogramao (reagendamento) que pode alterar inclusive os tempos de durao, por exemplo, caso tenha que ser nivelado (redistribudo) um recurso. Para tarefas em andamento igual ao CRTR para a parte j realizada e igual ao custo planejado da parte restante, conforme explicado. As diferenas entre os diversos ndices permitem que se faa uma avaliao do projeto: ! VA: Variao de Agenda (VA = COTR COTA) ! VC: Variao de Custo (VC = COTR CRTR) ! VAT: Variao ao Trmino (VAT = EAT OAT) interessante notar, portanto, que um projeto que esteja com um custo mais baixo que o orado em uma determinada etapa no necessariamente est melhor do que o orado, pois pode estar atrasado e as tarefas restantes, reprogramadas, quando executadas conforme replanejado, resultaro em um custo total acima do orado. Por isso to importante a tarefa de apontamento de custos e prazos, com previso atravs do VAT do novo valor de custo do projeto, alm do atraso ou ganho de tempo em relao ao projeto original. Diante dos ndices comentados, torna-se clara a necessidade de atualizar o orado (baseline) de acordo com todo aditivo contratual realizado, pois a linha de base serve como parmetro desses itens de verificao. Caso a linha de base no seja atualizada, o software entende que no houve nenhuma modificao acordada contratual, mas provavelmente um desvio de execuo em relao ao programado tanto em nvel de tempo (atrasos ou adiantamentos) ou em custos (devido a atrasos, adiantamentos ou compras realizadas diferentes do orado), o que gera variaes entre a COTA e o COTR (variao de tempo) ou entre a COTR e a CRTR (variao de custo). Para alterar o baseline, deve-se salvar o projeto como baseline (Ferramentas, Controle, Salvar Linha de Base). Deve-se, porm, ter muito cuidado em no gravar alteraes reais em relao ao contrato, mascarando o valor do baseline. Para fazer isso, normalmente necessrio gravar somente tarefas especficas, criadas ou alteradas com o aditivo contratual, o que possvel no MS Project, conforme mostrado, a seguir: No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa que voc deseja adicionar ao plano da linha de base ou ao plano provisrio. No menu Ferramentas, clique em Controle e, em seguida, clique em Salvar Linha de Base. Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base, clique em Salvar Linha de Base. Para adicionar a tarefa ao plano provisrio, clique em Salvar Plano Provisrio. Clique no check box Tarefas Selecionadas.

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Infra-estrutura e Processamento Distribudo

O MS Project permite que o usurio utilize pelo menos trs tipos de comunicao para gerenciar seu projeto. A MAPI (Messaging Application Programming Interface), a Intranet e Internet. O MAPI mais comum o Microsoft Outlook, que utilizado como padro de correio eletrnico pelo MS Project. As mensagens que o MS Project permite atualizar diretamente do software, acessando as tarefas planejadas, so de trs tipos: ! Designao de Tarefas (TeamAssign); ! Atualizao de Tarefas (TeamUpdate); ! Atualizao de Status (TeamStatus). Para utilizar a internet, cada usurio deve possuir um endereo, permitindo ao MS Project identificar quem participa do projeto. Caso haja um servidor de Web na empresa, este pode ser utilizado para facilitar a entrega de mensagens ao grupo. Um servidor Web processa solicitaes de outros computadores que querem acessar um site Web. Pode tambm servir como um repositrio de sites Web. Deve ser instalado em um computador que tenha hardware e coneces para acomodar as requisies Web que ele recebe, normalmente ligado 24 h/dia, permitindo acesso conveniente dos usurios. Deve haver um gerente de projeto que cria e mantm a programao, sendo responsvel por designar tarefas as membros da equipe. A partir das respostas dos membros das equipes, ele utiliza o arquivo de projeto para atualiz-lo. Poder ser disponibilizado um centro de mensagens (TeamInbox), onde o gerente de projeto pode colocar os trs tipos de mensagens citadas. Em um centro de mensagens, os usurios s podem deixar mensagens para o gerente de projeto, no podendo se comunicar entre si. Se o computador que atua como servidor Web roda Windows NT Server 4.0 ou superior, por default j vem ativado um Web Server, o Internet Information Server (IIS). Por exemplo, o gerente de projeto pode enviar tarefas a serem executadas por membros de sua equipe, inclusive com reprogramaes em relao ao projeto original automaticamente e estas podero fornecer o apontamento das tarefas realizadas. No necessrio possuir o MS Project na mquina, basta instalar o WGSetup.EXE que vem com o CD de instalao do software: ! O gerente de projeto deve ir ao menu Ferramentas, apontar para Grupo de Trabalho e, em seguida, clicar em Atualizar Equipe. Na caixa Assunto, digite o assunto da atualizao. Na rea de mensagem, digite sua mensagem. Clique em Enviar. ! Os membros da equipe (recursos humanos) devero receber parte do arquivo MS Project e apontar o seu trabalho, enviando-o de volta para o gerente de projeto. Uma mensagem de atualizao da equipe indica alteraes que o gerente do projeto j realizou na agenda. Sua resposta no permite que voc rejeite a alterao, isso podendo ser possvel somente para mensagem de atribuio da equipe. Entretanto, voc ainda poder responder ao gerente do projeto e comunicar todas as preocupaes

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ou problemas referentes atualizao da equipe. Se o grupo de trabalho usa uma intranet ou a World Wide Web para se comunicar internamente, abra a caixa de entrada da equipe. Se o grupo de trabalho usa o correio eletrnico para se comunicar internamente, abra o seu programa de correio eletrnico. Abra a mensagem de atualizao da equipe. Para abrir a mensagem de atualizao da equipe a partir da caixa de entrada da equipe, clique no cone de envelope. Analise as datas alteradas na agenda e, em seguida, efetue uma das aes a seguir: No correio eletrnico, clique em Responder, digite sua resposta na caixa Mensagem, adicione os comentrios que desejar no campo Comentrios e, em seguida, clique em Enviar. Na caixa de entrada da equipe, digite sua resposta na caixa Mensagem, adicione os comentrios que desejar no campo Comentrios e, em seguida, clique em Enviar. Altere seu registro das tarefas para refletir a atualizao clicando em Atualizar lista de tarefas. Feche a mensagem sem responder. No correio eletrnico, clique em Fechar. Na caixa de entrada da equipe, clique em Caixa de Entrada na barra de tarefas da caixa de entrada da equipe. O MS Project permite que se utilize o hyperlink para associar um arquivo com outro em Workgroup. Um hyperlink pode ser utilizado para mostrar, editar ou ir para um endereo externo ao MS Project. Um hyperlink uma poro de texto, distinguida por uma cor, que contm um link com outro arquivo ou localizao dentro de um arquivo, localizado na rea de informao. Ao clicar no hyperlink, o software vai procurar e mostrar o documento associado estando na rede interna da companhia ou atravs da internet. Conforme ser comentado posteriormente, caso se trabalhe com subprojetos, ou seja, projetos de outros usurios consolidados em um projeto maior, normalmente de responsabilidade do gerente de projeto, toda alterao realizada no subprojeto alterar o projeto principal e vice-versa. Caso no se queira que mudanas no subprojeto original alterem o projeto principal, h a opo de somente leitura no subprojeto inserido. Em rede local, este procedimento feito atravs da indicao do endereo da rede, com controle de concorrncia feito pelo Windows. Na internet, uma tentativa seria fazer este procedimento atravs do FTP (File Transfer Protocol) do TCP/IP, que seria utilizado para replicar o arquivo para os computadores dos clientes. Para isso, deve ser construdo um site que permita ao usurio, atravs de senha, entrar no computador ou rede interna da empresa. O uso do FTP comum em processos de download na internet. Outra soluo mais elegante seria o uso de tecnologias de banco de dados para a Web, permitindo que, utilizando a Web, tudo possa se passar como se estivesse na rede local comentada anteriormente. Como os bancos relacionais so repositrios organizados em tabelas, pode ser necessrio separar as tabelas do MS Project de seus objetos e convert-las via ODBC para o formato do banco de dados utilizado. Na prtica, quando todos os gestores trabalham em rede local, os vnculos de projetos (baseados na arquitetura OLE do MS Windows) estaro em um mesmo ambiente, sendo facilmente reprogramveis utilizando recursos da prpria ferramenta MS Project. Nestes casos, o projeto mestre contm vnculos com os subprojetos e todos esto sujeitos a um pool de recursos. O vnculo para controle feito com o endereo de memria, ou seja, na verdade, est sendo trabalhado um nico projeto, independente se ele considerado ou no subprojeto. Assim, qualquer alterao pelo gerente do subprojeto sentida pelo gerente snior dos projetos que, ao reprogramar (reagendar) ou fazer a realocao de recursos superalocados, gera novas alteraes Pgina 26/31

que sero imediatamente absorvidas pelos gerentes dos subprojetos e vice-versa. Para permitir o compartilhamento de arquivos MS Project (ou qualquer outro) em um disco rgido em ambiente Windows NT, basta seguir os passos: ! Clique no boto Iniciar do Windows, aponte para Configuraes e, em seguida, clique em Painel de Controle. Clique duas vezes no cone Rede. Na guia Configurao, clique em Compartilhamento de Impresso e Arquivos. Marque a caixa de seleo Desejo que outros usurios tenham acesso a meus arquivos e, em seguida, clique em OK duas vezes. Clique duas vezes no cone Meu computador na rea de trabalho do Windows e, em seguida, mova ou copie o projeto que voc deseja compartilhar para uma pasta vazia ou que contenha outros projetos a serem compartilhados. Em Meu computador, clique duas vezes no cone que representa a unidade em que o projeto que voc deseja compartilhar est localizado. Clique com o boto direito do mouse na pasta que contm o projeto a ser compartilhado e, em seguida, clique em Compartilhamento no menu de atalho. Na guia Compartilhamento, clique em Compartilhado Como. Para identificar a pasta compartilhada na rede, voc pode usar o nome atual da pasta ou digitar outro nome na caixa Nome do Compartilhamento. Para fornecer uma descrio maior da pasta, digite um comentrio na caixa Comentrio. Se voc estiver usando o controle de acesso no nvel do usurio, clique em Adicionar para selecionar os nomes das pessoas s quais voc deseja conceder o acesso aos projetos compartilhados. Se voc estiver usando o controle de acesso no nvel compartilhado, selecione um tipo de acesso para a pasta que contm os projetos que voc deseja compartilhar. Porm, quando os gestores trabalham em ambientes diferentes, no compartilhando o mesmo endereo de rede, como comum em obras civis, a comunicao mais usual a feita atravs da internet, onde periodicamente os arquivos so atualizados atravs de rplicas nos ambientes do projeto mestre e dos subprojetos. Sugere-se, por exemplo, que semanalmente haja uma consolidao dos subprojetos com relao ao projeto mestre, para que questes como oramento global, definio de prioridades, realocao de recursos do pool e status (controle) dos projetos sejam atualizados pelo projeto mestre que, atravs de sua reprogramao (reagendamento) devolve um arquivo de subprojeto que trabalhado durante a semana, inclusive com reprogramaes, porm, no respeitando, durante a semana, os limites impostos pelas restries globais do projeto mestre. Com as correes semanais (batch), ocorre que haver uma tendncia de acerto dos subprojetos com relao s diretrizes globais do projeto mestre. A ferramenta MS Project deve estar disponvel em todos os locais onde esto sendo executados os projetos. Caso se decida pela compra de um nico software, ento os projetos sero apontados manualmente e cumpridos cegamente durante a semana. No fim de semana sero corrigidos e devolvidos s obras. Essa economia pode custar caro, pois 1 semana de prazo pode ser longo demais, incorrendo em erros de programao que poderiam ser evitados. Conforme pde ser observado, o uso da internet nesses casos somente para facilitar o envio de arquivos entre os locais, o que poderia ser feito tambm atravs de disquetes. No obstante, o MS Project, atravs de suas ferramentas de Workgroup, conforme j comentado, facilita a troca de mensagens relativas aos projetos. A internet tambm permite que sejam repassados e-mails e outros documentos eletrnicos para as obras, facilitando o gerenciamento.

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O MS Project pode atuar desdobrando (gerando subprojetos) e consolidando informaes (recebendo os subprojetos e gerando novas programaes). Portanto, usurios desktop (no ligados rede) no conseguiro repassar seus dados nem verificar a programao desdobrada pela gerncia superior. Para compartilh-lo na rede, procede-se conforme comentado. Os arquivos MS Project so utilizados como servidor de dados (tables, queries em SQL, dynaset, snapshots, etc. (*) Veja conceitos ao final do texto) e como interface grfica, incluindo processos de acesso atravs de recordsets (*) que otimizam a performance e o controle de concorrncia, alm de evitar o trfego de imagens pela rede, melhorando a performance. O MS Project precisa necessariamente estar instalado em todas as mquinas. Ao acessar o software, deve-se escolher o caminho do arquivo que contm todos os objetos, incluindo alm das tabelas, os formulrios, relatrios e outros objetos especficos do projeto. H uma srie de objetos comuns para todos os arquivos de projetos que fica baseado no Global.mpt que pode ser utilizado para compatibilizar arquivos diferentes atravs da opo Exibir, Mais Modos de Exibio, Organizador. Transferindo objetos especficos do seu projeto para o arquivo MS Project, evita-se visualizaes diferentes ou uma falta de recurso especfica quando utilizado em outras mquinas. Este arquivo disponibiliza boa parte das tabelas disponveis no MS Project, caso se queira compartilhar registros, atravs da opo Tabelas. Caso possa parecer necessrio uma arquitetura com mais de um banco de dados, por exemplo, uma empresa em uma cidade com duas filiais em outra, pode-se utilizar um link dedicado (alugado da prestadora de servios de telecomunicao) entre uma empresa e outra com o banco em uma nica empresa, ou gravar os dados em locais diferentes que, necessariamente precisam ser replicados, ou seja, acabam sendo banco de dados com os mesmos dados. Com isso, evitamse problemas no momento da consolidao, por exemplo, uma formatao de tipos diferentes (moeda em US$ e em R$, por exemplo) representando o mesmo cdigo. O banco de dados MS Access no possui ferramenta de replicao. Por isso necessrio um processo trabalhoso de importao e exportao de arquivos. Portanto, para empresas de maior porte, sugere-se a utilizao de bancos relacionais com maiores recursos, que possuem ferramentas de replicao que garante a integridade dos dados, alm de ser mais difcil de serem corrompidos. A replicao (batch ou em tempo real), nestes casos, toda feita pelo DBA (Administrador de Banco de Dados) responsvel. Qualquer desses dois modos normalmente exige que todos os arquivos estejam em um nico formato, em Access (.MDB) ou em formatos especficos do banco, normalmente no havendo funcionamento integrado desses softwares em mais de um formato de banco. O DBA tambm responsvel pela integrao com bancos de outros sistemas, caso queira evitar a duplicidade de dados. Todo este procedimento de responsabilidade do DBA, conforme foi dito, no havendo ferramentas disponveis para isso no Access 97. Projeto Mestre e Subprojetos Pode ocorrer que haja interdependncia entre os projetos, por exemplo, uma determinada tarefa de um projeto A s possa comear aps terminada a tarefa do projeto B. Para criar dependncia entre projetos deve-se abrir ambos os projetos no MS Project. No menu de janela, clique Nova Janela, segure o Ctrl e clique nos projetos que se quer consolidar, clicando em Ok. Na barra de modos, acesse o Gantt de Controle. Posicione o ponteiro sobre a barra de Gantt para a tarefa predecessora e arraste tarefa sucessora do outro projeto. Assim criada uma dependncia tarefa B s pode comear aps o fim da tarefa A (FS). Posicione o ponteiro sobre a barra de Gantt da tarefa predecessora e arraste-a at a tarefa sucessora do outro projeto. Uma dependncia Pgina 28/31

entre tarefas do Trmino a Incio criada. Se as tarefas que voc vinculou no estiverem em um projeto consolidado (arquivo que contm um ou mais arquivos de projeto inseridos), uma tarefa predecessora externa ser adicionada ao projeto que contm a tarefa sucessora, e uma tarefa sucessora externa ser adicionada ao projeto que contm a tarefa predecessora. Voc tambm pode vincular tarefas entre projetos digitando "Nome do Projeto\Identificao" no campo da predecessora (onde Nome do Projeto o nome do arquivo do projeto com o diretrio que contm a tarefa que voc deseja vincular e identificao a identificao dessa tarefa). O MS Project cria um novo projeto Project2 com as tarefas relacionadas. A tarefa externa, se vinculada fora da atividade resumo, aparece em cor cinza clara, podendo ser vista no seu ambiente original, bastando clic-la. A tarefa tambm includa no projeto original. Em Ferramentas, Vnculo Entre Projetos voc poder verificar os vnculos existentes. Normalmente, cada subprojeto conduzido como se fosse um projeto por seu gestor, por exemplo, um engenheiro de obra. A programao das tarefas, de recursos, os oramentos e apontamentos de trabalho so individualizados e realizados periodicamente, medida que se torne necessrio para evitar desvios e atrasos ou inconsistncias no planejamento do projeto. Ocorre, porm, que quase sempre o projeto est sendo avaliado sob uma perspectiva maior, sendo necessrio reportar o que se passa gerncia snior para que os oramentos e alocao de recursos, que vem de uma nica origem, a empresa, estejam coerentes com as prioridades globais de desempenho de todos os projetos da empresa. Na verdade, uma tarefa resumo de um projeto consolidado pode ser totalmente desdobrada em um projeto completo pelo recurso responsvel pela tarefa. Para criar um projeto mestre consolidado, utilize o menu Inserir, Projeto. Antes, pode ser importante criar tarefas resumo do projeto para facilitar o entendimento, o que pode ser conseguido marcando o check box via menu Ferramentas, Opes, Modo de Exibio, Tarefa de Resumo do Projeto. Voc pode criar um projeto consolidado inserindo cpias de projetos especficos de qualquer nvel da estrutura de tpicos em um nico arquivo de projeto. Com um projeto consolidado, voc pode exibir, imprimir e alterar informaes sobre todos os projetos em que est trabalhando (inclusive dos projetos "pertencentes" a outros gerentes de projeto) como se fosse um nico projeto. Voc tambm pode organizar os projetos inseridos em uma hierarquia para verificar melhor como as diferentes partes de encaixam. Cada projeto da hierarquia contm vnculos aos projetos inseridos abaixo dele e est conectado como um projeto inserido ao projeto que est acima. Dessa forma, voc pode isolar e gerenciar partes menores do seu projeto com maior eficincia. Quando as cpias de projetos especficos contidos em um projeto consolidado esto vinculadas aos respectivos projetos originais, todas as alteraes feitas nas informaes do arquivo de projeto consolidado tambm so feitas automaticamente nos arquivos originais correspondentes. Da mesma forma, se voc alterar informaes em um arquivo original, as informaes correspondentes sero alteradas automaticamente no arquivo consolidado. Se voc no quiser que as alteraes feitas no arquivo de projeto consolidado afetem os arquivos de origem, marque a caixa de seleo Somente leitura. Como padro, essa opo est desmarcada. Aps realizar a consolidao, h a opo de alter-la no campo Somente Leitura no projeto consolidado, bastando selecionar o subprojeto colocado como tarefa no projeto consolidado e acessar, com o clique do mouse do lado direito, Informaes sobre a Tarefa, Avanado. Ao tentar gravar o projeto alterado no modo somente leitura, o MS Project no permitir, indicando que s se pode gravar com outro nome (Salvar Como). Lembre-se que o arquivo de consolidao dever ser nico, para que no haja conflito. Pgina 29/31

Voc tambm poder criar e salvar um arquivo de projeto consolidado em que as cpias de cada projeto no estejam vinculadas aos respectivos arquivos de origem, desmarcando a opo Vincular Projetos. Pode ser que voc deseje usar esse procedimento, por exemplo, se estiver simplesmente combinando projetos para gerar um relatrio rpido. Voc tambm pode desvincular os arquivos de origem aps criar o arquivo de projeto consolidado ou consolidar as cpias dos arquivos de origem a partir do zero. Integrao do MS Project com Pacote Office da Microsoft via VBA ou VB O Windows 95 quebrou a barreira dos 640 KB do DOS, endereando at 32 MB de memria RAM. O Windows NT, aparentemente no tem barreira. Acima de 8 MB de endereamento, porm, comea a haver problemas de performance. Hoje existe o conceito de componentes, onde os objetos so chamados pelo programa, s ocupando espao na RAM naquele momento, ao contrrio dos grandes executveis (.EXE) de antigamente. Os objetos so distribudos j compilados. Os objetos so todos personalizados, com mtodos e propriedades prprios. Os programadores se utilizam de muitos objetos grficos OCX gratuitos na Internet. Esses objetos so normalmente subdimensionados. Caso o usurio deseje um objeto mais profissional, torna-se necessrio compr-los. O OCX normalmente vem com um help de instruo e precisa de um programa para ser utilizado, que compartilhe o objeto, ao contrrio do .EXE, que normalmente utilizado em servidores Web para rodar programas. Ambos podem ser gerados como componentes ActiveX, tendo um nmero de registro. O .EXE embutido nos programas via comando Call. O OCX roda em vrios sistemas operacionais, ao contrrio das antigas DLL's, que s rodam em Windows. Cada aplicativo do Office tem o seu Object Model. A maioria dos sistemas desenvolvidos em VB, como o Arena (simulador de filas), possui uma biblioteca de fontes de cdigos que pode ser usada para alterar o aplicativo em si ou integr-lo com uma ferramenta Office,. Todo pacote Office est integrado atravs do DAO (Data Access Object), como o MS Project, Excel, MS Word, Outlook Express, etc. Por exemplo, como chamar o Access do MS Word, para utilizar uma rotina que varre o texto MS Word e gera um cdigo inteligvel apenas para o usurio que o gerou, atravs de uma tabela prdefinida de substituio (ex.: driver de impressora)? Basta ver como o MS Word utiliza o comando Editar/Substituir, atravs da construo de uma macro e visualizao do cdigo VBA, copiando para o VB. No VB 6.0, abra o controlador de dados do Access (Exibir/Controlador de Objetos/Boto Direito na Caixa Todas as Bibliotecas/Referncias/Microsoft DAO 3.5 Object Library). Gere um cdigo em VB, baseado no cdigo em VBA e no acesso tabela do Access, gere um formulrio com um boto para disparar o evento. Com isso o MS Word aberto a partir do formulrio e as alteraes so feitas automaticamente. A maioria das caractersticas do MS Word, Excel, Outlook, Project, etc., pode ser utilizada a partir de um programa prprio, executvel, que, inclusive, pode ser comercializada como um Object Model prprio. Por exemplo, para um projeto VB 6.0 enxergar completamente um programa Excel, necessrio referenciar o Microsoft Excel 8.0 Objects Library. Deve-se declarar uma varivel de objeto no cdigo genrico (.BAS) ou associada a um evento (por exemplo, boto "Chamar Excel"), atravs

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da declarao de varivel Dim Plan as NewApplication, referenciando-a por Set Plan = Excel, alm de dizer o caminho da planilha.
(*) O Datacontrol o tipo de controle de registros mais comum do Visual Basic, devido facilidade de implementao, mas tambm o mais lento, no sendo recomendvel para programas com mais de cinco usurios simultneos. Assim, o programador pode optar pela codificao de acesso a banco atravs dos recordsets disponveis no VB: ! Tables: Trata-se do esquema antigo sem o DAO, ou seja, o acesso feito todo no disco. um mtodo rudimentar, s sendo vlido para ocasies especiais. ! Dynaset: Mtodo mais utilizado. O tratamento feito todo na RAM, onde a cpia on-line atualizada. Ao fechar, atualiza-se a tabela ou view. H block de pgina: caso algum esteja editando um registro, nenhum outro poder edit-lo. Este controle pode ser liberado por time-out. ! Snapshot: utilizado para consulta. No possvel editar, apenas ler. Muito utilizado para diminuir trfego na rede, mantendo a consulta na mquina do cliente. Porm, no avisado de alteraes no banco. ! Forward Only: Idntico ao Snapshot, porm o usurio s pode fazer a rolagem para a frente dos registros consultados.

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