Aes estratgias de compras e estoque na rede de farmcias Trade

AUTORES JOSMRIA LIMA RIBEIRO DE OLIVEIRA Puc Minas/Faculdade Batista de Minas Gerais josmariadeoliveira@terra.com.br FAGNER LUIZ PAIVA DA COSTA FATEC/CDL fagnerluiz9@yahoo.com.br Resumo Este artigo apresenta as estratgias utilizadas para o desenvolvimento das compras e manuteno de estoques em uma rede com 17 lojas em Belo Horizonte. O segmento de farmcias pulverizado e a atuao por meio de aes coletivas, propicia o aumento de competitividade e o desenvolvimento de canais de negociao com fornecedores. A metodologia aplicada foi o estudo de caso, com a coleta de dados por meio de dados documentais, entrevistas e observao dos pesquisadores. O artigo revela a constituio do mix de produtos da rede que se dividem nos dois grandes departamentos de medicamentos e perfumaria; apresenta os indicadores de desempenho utilizados para a gesto do estoque, as estratgias de negociao e o impacto no armazenamento da rede, o modelo decisrio de compra, e as caractersticas do pagamento e transmisso de informaes. Apresenta-se ainda, as funcionalidades do sistema integrado de gesto e suas deficincias no controle de 11.627 itens ativos. Portanto, com a apreciao deste artigo possvel identificar aes especficas que podem ser aplicadas em redes varejistas para fomentar o desenvolvimento de aes estratgicas nas reas de compras e estoque.

Palavras-chave: Rede de farmcias, Compras, Estoque.

Resumo This paper approaches about strategies to purchases development and supplies maintenance in a group with 17 stores in Belo Horizonte. Pharmacy segment is sprayed and its performance by means of actions group propitiates the increase of competitiveness and development of negotiation channels with suppliers. Methodology applied was the case study, with the data collection with documentary data, interviews and observation researchers. This paper discloses the constitution mix products of the group in two great departments, medicine and would perfume. It was presents score performances for the supply management, negotiation strategies and the impact in the storage of the group, power to decide purchase model, payment characteristics, and information transmission. Other reveals are integrated system functionalities of management and its deficiencies about 11.627 control of SKUs active. Therefore, with the appreciation of this paper it is possible to identify specific actions that can if applied in groups retail to foment the development of strategically actions in the areas of purchases and supply. Key-words: pharmacy group, purchase, supply.

1. Introduo No Brasil h cerca de 300 indstrias de medicamentos, sendo que as dez maiores controlam mais de 40% do mercado. Na ponta da comercializao, atuam mais de 450 distribuidores, 60 mil farmcias e drogarias e perto de 180 mil mdicos. De forma geral, o setor apresenta elevada sofisticao tecnolgica e intensivo em capital, gerando poucos empregos na etapa de produo (laboratrios), embora empregue um maior nmero nas etapas anterior e posterior produo, ou seja, na comercializao (IPECE, 2005 apud MOORI, 2005). As grandes redes varejistas crescem no mercado, como a Drogasil, Droga Raia, So Paulo, dentre outras, que tm uma participao de cerca de 50% do mercado total, conforme Gracioso (2001). Moori (2005: 7), no intuito de caracterizar o Setor Farmacutico apresenta que este composto pelas indstrias farmoqumicas - produtoras dos princpios ativos - base na produo de medicamentos da indstria/laboratrios, bem como pela rede de distribuio/operadores logsticos que distribuem os medicamentos junto s farmcias e drogarias e pelo consumidor final. Para Magalhes et al (2003) a estratgia de crescimento dos laboratrios multinacionais, na dcada de 90, baseou-se na explorao do dinamismo e do potencial de crescimento do mercado interno e resultou em expressivo aumento do investimento direto estrangeiro. Uma forte tendncia do varejo vem sendo verificada no setor de farmcias e drogarias no Brasil: o aumento do mix de produtos oferecidos aos clientes. Com um mercado de R$ 800 milhes em 2003, o setor de no-medicamentos (perfumaria e acessrios) cresce a cada ano. As drogarias devem se adequar a esta tendncia modernizando o layout e dando prioridade mxima para o auto-servio. Segundo Hospitalar (2004), as farmcias devem usar o espao de circulao de mercadoria para expor perfumaria, produtos OTC e acessrios, pois so produtos comprados por impulso. O trabalho em redes uma tendncia no segmento de farmcias, por possibilitar potencial de compra e visibilidade com o mercado. Cervi, Razzolini e Rodriguez (2004) propem um modelo de centralizao das compras como uma estratgia logstica para melhoria da competitividade do setor farmacutico por meio da compra de matriais de forma centralizada, visando a formao de uma cadeia de abastecimento integrada, no segmento de farmcias magistrais. No segmento de distribuio de medicamentos, os fornecedores so os prprios laboratrios que produzem e entregam aos distribuidores em cada estado, segundo Ricarte, Sales e Caminha (2004). Os membros do canal de distribuio, em geral, possuem algum tipo de sistema que permita a troca de informaes com fornecedores, predominando a Internet como meio para esta integrao. 2. Problema de Pesquisa e Objetivo A profissionalizao do varejo farmacutico recente no Brasil. Em geral, o proprietrio da farmcia atendia os clientes, realizava a solicitao de compras, realizava os pagamentos e contrataes e definia a comunicao de sua loja com o mercado. Com o crescimento das redes de farmcias, o varejo farmacutico exigiu maior profissionalizao e diviso de tarefas e responsabilidades. Portanto, atualmente, realizar uma compra para a farmcia envolve um processo complexo que apoiado por meio de sistemas de informao que auxiliam o gerenciamento das vrias lojas da rede. Desta forma, a definio do pedido no balco com o apoio do representante da distribuidora deixou de ser uma realidade para as empresas que buscam crescer no setor. O objetivo deste artigo contempla a anlise dos processos de compras e gerenciamento de estoques de uma rede de farmcias, constituda por 17 lojas, localizadas na regio metropolitana de Belo Horizonte. Este estudo relevante para o setor farmacutico, por

apresentar a descrio do processo decisrio de compras, apresenta-se como oportuno porque a rede pretende expandir suas operaes e tem apresentado algumas falhas no abastecimento da rede, e vivel em virtude do apoio da empresa e do interesse em aperfeioar os procedimentos empresariais adotados. O artigo dividido em cinco sees: a primeira apresenta um embasamento terico referente a compras; a segunda referente a controle de estoques; a terceira esclarece sobre a metodologia utilizada; a quarta expressa a anlise dos resultados; e a quinta apresenta as concluses da pesquisa e as propostas para o desenvolvimento de melhorias no ambiente de redes empresariais no setor farmacutico. 3. Reviso bibliogrfica 3.1. Compras

O processo de compra compreende o claro conhecimento do produto a ser adquirido, com as especificaes bsicas necessrias e a variao de quantidade permitida. A partir destas informaes, inicia-se a definio dos parmetros para a negociao. Para Kotabe e Helsen (2000), o modelo de compra consiste em trs estgios que apresentam diretrizes para a deciso. O primeiro estgio consiste na necessidade de reconhecimento e formulao do problema e envolve os fatores que motivam a ao. O segundo estgio corresponde procura, ou seja, a identificao das caractersticas do pas, do fornecedor e de outras informaes relevantes para a tomada de deciso. O terceiro estgio contempla a escolha que procedida a partir das alternativas remanescentes, que so avaliadas para a tomada de deciso. O processo de compra organizacional consiste no processo de deciso para estabelecer a necessidade de comprar produtos e servios e ento identificar, avaliar e escolher entre marcas e fornecedores alternativos, segundo Kotler (2000: 234). O processo de compra consiste em oito estgios, denominados de fases da compra, que so retratados no Quadro 1. Ao efetuar uma compra, esta pode estar inserida em uma das trs classes de compra. Quando o produto ou servio a ser adquirido confere a algo novo, ainda no adquirido pela empresa, este se caracteriza como nova tarefa e tende a exigir mais tempo do comprador. No entanto, quando o comprador apresenta uma recompra simples, esta apresenta menos fases de compra e, portanto, apresenta maior agilidade no processo. A classe intermediria a recompra modificada que consiste na compra do produto ou servio com algumas alteraes na transao comercial.
Quadro 1: Os estgios do comportamento de compra em relao s principais situaes de compra Comportamento de Compra Organizacional Reconhecimento do problema Descrio da necessidade geral Especificao do produto Procura de fornecedores Fases de compra Solicitao de proposta Seleo do fornecedor Especificao do pedido de rotina Reviso do desempenho Fonte: Kotler (2000: 225) Sim Sim Sim Sim Talvez Talvez Talvez Sim No No No Sim Nova tarefa Sim Sim Sim Sim Classes de compra Recompra modificada Talvez Talvez Sim Talvez Recompra simples No No Sim No

Uma vez definido o mix de produtos, as empresas varejistas desenvolvem atividades direcionadas para garantir o abastecimento adequado dos produtos para seus clientes. Nesse processo, os gestores de compras procuram equilibrar dois objetivos conflitantes, minimizar o investimento em estoque, e por outro, minimizar o ndice de faltas. Parente (2000) afirma que os estoques absorvem enormes volumes de recursos e consiste no maior investimento no ativo de empresas, e, por outro, as compras representam a maior conta de despesas do varejista. Em acordo com essa afirmativa Levy e Weltz (2000) cita que, o gerenciamento de mercadoria o processo por meio do qual um varejista tenta oferecer a quantidade certa da mercadoria certa, no lugar certo e na hora certa enquanto corresponde s metas financeiras da empresa. Portanto Levy e Weltz (2000) afirmam que se o processo de compras no for organizado de uma forma sistemtica e ordenado, resultar em caos, e Parente (2000), reafirma dizendo que a administrao das compras e a gesto dos estoques constituem em setor vital para as empresas varejistas. Dado a importncia de ter um processo de compra organizado, Levy e Weltz (20000) afirmam que seria impossvel manter o processo de compras retilneo sem agrupar os itens em categorias, em geral, uma categoria um sortimento de itens que o cliente visualiza como substitutos aceitveis uns dos outros. Segundo Levy e Weltz (2000), um processo comercial pode ser muito ineficiente para os varejistas que no adotam o gerenciamento de categorias e tambm mais difcil identificar a fonte de um problema e resolv-lo sem gerenciamento de categoria. Para Parente (2000) um componente fundamental na definio das quantidades a serem compradas so as previses de venda. O autor tambm afirma que as previses de vendas podem ser desenvolvidas no nvel total da empresa, ou para lojas, ou departamentos, categorias e at mesmo para produtos especficos. As previses de venda no geral iniciam-se nos nveis mais agregados (nvel empresa e perodo anual) para depois serem detalhadas nos nveis mais especficos (como categoria) e para perodos menores (ex: ms ou dia). 3.2. Controle de Estoque

O controle de estoques tem o objetivo de minimizar o capital total investido em estoques. Para tanto, faz-se necessrio que as polticas de estoque sejam adequadamente definidas pela empresa determinando qual o tempo de entrega dos produtos ao cliente; at que nvel dever flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa das vendas ou uma alterao de consumo; e definio da rotatividade de estoques. Portanto, os problemas de dimensionamento de estoque residem na relao entre capital investido, disponibilidade de estoques, custos incorridos, e demanda (DIAS, 1995). No intuito de minimizar os custos, Ballou (1993) expressa que as empresas estabelecem uma poltica de tamanho mnimo de pedido para tentar atingir algumas economias de escala em transporte e atendimento, pois esta poltica ainda permite a reduo do nmero de pedidos necessrios para um dado volume de negcios. Por meio de uma eficiente administrao da armazenagem, Verssimo e Musetti (2003) consideram que possvel: a reduo de estoques, a otimizao da movimentao e da utilizao do armazm, o atendimento rpido ao cliente e linha produtiva, a reduo do ndice de material obsoleto, preciso e acuracidade das informaes. Com estas possibilidades ocorrem: a diminuio dos custos, a melhoria da integrao do processo de armazenagem com os demais processos da organizao e a melhoria do atendimento ao cliente. Para Simchi-Levi et al. (2003) as empresas tm necessidade de manter estoque porque precisam proteger-se contra mudanas inesperadas e situaes de incertezas. Os autores consideram dois aspectos importantes no gerenciamento de estoque: 1) previso de demanda; 2) clculo das quantidades de pedidos de reposio de estoques. Ballou (1993) considera

motivos para a empresa manter estoques: a proteo de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento; a proteo contra aumento de preos; a permisso de economias de escala nas compras e no transporte; e a segurana contra contingncias. Segundo Slack et al. (1996), estoque a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao, sendo utilizado para descrever qualquer recurso armazenado. O estoque criado para compensar diferenas de ritmo entre fornecimento e demanda. Entre os tipos de estoque, observam-se quatro, sendo eles: Estoque isolador, ou tambm chamado de estoque de segurana. O propsito deste estoque compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. Este nvel mnimo de estoque existe para cobrir a possibilidade da demanda vir a ser maior do que a esperada durante o tempo gasto na entrega dos bens. Estoque de ciclo, este tipo de estoque ocorre porque um ou mais estgios na operao no podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente. Estoque de antecipao utilizado para compensar diferenas de ritmo de fornecimento e demanda. Comumente usado quando as flutuaes de demanda so significativas, mas relativamente previsveis. Estoques no canal (de distribuio), este tipo de estoque existe porque o material no pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda.

As decises de estoque baseiam-se nas questes que facilitam as decises dos gerentes no diaa-dia. Este procedimento envolve as atividades desde a chegada do produto, incluindo operaes de armazenamento, emisso de pedidos, envio de mercadorias e controle da movimentao. Para Slack et al. (1996), no gerenciamento do sistema de estoques, os gerentes esto envolvidos em trs principais tipos de decises, sendo eles: 1) quanto pedir (cada vez que um pedido de abastecimento colocado, de que tamanho ele deve ser?); 2) quando pedir (em que momento ou nvel de estoque, o pedido de reabastecimento deve ser colocado?); 3) como controlar o sistema? (que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar estas decises). A determinao de quando pedir mais produtos para o estoque utiliza freqentemente a Curva Dente de Serra com o estoque mnimo, expressa por Slack et al. (1996) e Dias (1995). Com o uso desta curva, possvel identificar quando deve ser feito o pedido, considerando o tempo de reposio e a quantidade mdia de venda do produto dentro de um determinado perodo de tempo. Considera-se que o estoque mnimo importante para que a empresa possa atender a todas as solicitaes de produtos feitos pelos clientes; pois se for solicitado um produto distribuidora e esta no o conter no estoque, o cliente imediatamente se dirigir a outra distribuidora para solicitar o produto, que o far a entrega de imediato. Ballou (1993) enfoca que a quantidade a ser comprada tambm sofre influncia da demanda, que pode ser permanente, sazonal, irregular, em declnio e derivada. A operao de arranjo fsico de grande importncia para a agilidade da empresa em suas atividades. Os cuidados a serem tomados para a movimentao do estoque levam em considerao a natureza do material movimentado (caractersticas fsicas e qumicas) e as caractersticas de volume e variedade de uma operao, segundo Slack et al. (1996) e Dias (1995). A deciso sobre qual arranjo especfico escolher influenciada por um entendimento correto das vantagens e desvantagens de cada tipo. Para Slack et al. (1996), o arranjo fsico pode ser estruturado em: 1) Posicional (preocupa-se com a localizao fsica dos recursos transformadores, conhecidos como centros de recursos); 2) Por processo (projetada por uma

combinao de intuio, bom senso, processos de tentativa e erro aplicados sistematicamente); 3) Celular (representa um compromisso entre a flexibilidade do arranjo fsico por processo e a simplicidade do arranjo fsico por produto); e 4) Por produto (arranjar os recursos assimilando as necessidades de processamento do produto ou servio produzido). Para a armazenagem das mercadorias utiliza-se, na maioria das vezes, a separao por estantes identificadas por letras, com prateleiras que tambm devem ser identificadas por letras, e escaninhos (intervalo entre a coluna da estante e a prateleira) que devem ser identificados por nmero, Dias (1995). Este autor apresenta dois critrios de localizao de material: 1) sistema de estocagem fixo (define-se que apenas um tipo de material pode ser estocado em um determinado local); 2) sistema de estocagem livre (no existem locais fixos de armazenagem, a no ser para produtos de estocagem especial). Segundo Dias (1995), a classificao dos produtos no depsito consiste em ordenar o produto segundo critrios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhana, sem, contudo, causar confuso ou disperso no espao e alterao na qualidade. Os sistemas de codificao mais comumente utilizados so: alfabtico, alfanumrico, e numrico. 4. Metodologia O estudo de caso contemplou o mtodo exploratrio e descritivo. Esta escolha fundamentouse no interesse em ter um maior foco na compreenso dos fatos (Lazzarini, 1995). Para Martins e Lintz (2000) o estudo de caso possibilita a penetrao na realidade social, no conseguida plenamente pela anlise e pela avaliao quantitativa. No entanto, no so permitidas generalizaes, segundo Yin (2001). Os dados foram coletados em entrevistas e procurou-se garantir a validade e confiana dos resultados desta pesquisa com a ateno cuidadosa conceitualizao do estudo e forma pela qual os dados so coletados, analisados, e interpretados, e forma na qual as descobertas so apresentadas (Merrian, 1998, p. 200). As entrevistas foram semi-estruturadas, que para Trivios (1987: 138), um dos instrumentos mais decisivos para estudar os processos e produtos nos quais est interessado o investigador qualitativo. Outra forma de coleta de dados consistiu na anlise documental que envolveu o estudo dos relatrios empresariais. Durante as entrevistas a anlise dos dados teve inicio com as anotaes dos pesquisadores em seu dirio de campo. Aps o trmino das entrevistas, iniciou-se a etapa de transcrio. Nesta fase, procedeu-se a anlise rudimentar, com as primeiras codificaes dos dados (Merriam, 1998). Os dados coletados foram submetidos a diversas tcnicas de anlise, incluindo: anlise de contedo, tcnica de triangulao e modelagem. A anlise de contedo foi utilizada com a finalidade de explicitar e sistematizar o contedo da mensagem, por meio da anlise confirmatria de dados. Para Bardin (1977), a anlise de contedo como um conjunto de tcnicas de anlise das comunicaes, e Babbie (1999:71) expressa que anlise de contedo tem a vantagem de fornecer um exame sistemtico de materiais em geral avaliados de forma mais impressionstica. A triangulao foi fundamental para que os dados coletados de diferentes fontes fossem analisados de maneira integrada. A modelagem permitiu recriar o contexto no qual os dados foram gerados. 5. Anlise dos resultados O Grupo Trade, formado pela Rede de Drogarias Trade e Laboratrio de Manipulao, foi fundado em junho de 1967. A empresa apresenta uma rede de lojas integradas, servio de entrega, convnios, alm dos melhores preos e das melhores condies de pagamento. A Rede Trade possui 11.627 itens ativos de compra, ou seja, SKUs. Pela diversidade do mix de

produtos oferecidos pela Rede Trade e pelas caractersticas legais reservadas ao setor farmacutico, os principais fornecedores so analisados em duas categorias: 1) Medicamentos As negociaes so realizadas por meio de distribuidoras, tais como: Profarma, Santa Cruz, Athos, Panarello. Apesar de a empresa firmar acordos especiais com alguns laboratrios, ele sempre inclui a distribuidora no ciclo do pedido, por solicitao dos laboratrios. Desta forma, a empresa no compra diretamente do laboratrio. 2) Perfumaria A empresa utiliza dois canais, a) de compra direta dos fabricantes (Wella, Procter, Loreal, Jonhson & Jonhson, Bozzano, Unillever); e 2) compra com grandes atacadistas (Magrim, Blets, Supermix, Mega Forte). A palavra-chave na compra de perfumaria (cotao), tudo que se compra por uma srie de processos de cotao de preo tanto na indstria quando nos atacadistas. Contudo, por vezes, comprar direto da fabrica no sinnimo de melhor preo, pois muitas vezes os atacadistas tem preo menor que o prprio fabricante. A empresa identifica a presena de produtos sazonais, sendo estes apresentados em medicamentos e perfumaria. Os principais medicamentos sazonais contemplam: xaropes, descongestionantes, antigripais, pastinhas, antibiticos. Estes apresentam grande aumento do consumo em virtude da chegada do inverno. Entre os itens de perfumaria, um produto que demonstra grande variao so os bloqueadores solares no vero, por exemplo. O departamento de medicamentos tem como sees (famlias)/linhas (subgrupos) os: medicamentos tarjados e controlados que requerem atendimento personalizado, e entre estes so destacados os genricos; OTC e especficos gerais (energizantes, pastilhas, xaropes, descongestionantes, colutrios, anticidos e hepticos, laxantes e antiflatulncia, antiarricos, vasculares e parasiticidas); oftlmicos; medicamentos OTC-gaveteiro; fitoterpicos e homeopticos; primeiro socorros (ataduras, algodo, compressas e gases, curativos, esparadrapos, emplastros, protetores corporais, lquidos, antispticos e desinfetantes; testes e aparelhos de sade (testes glicemia, gravidez, termmetros, inaladores, vaporizadores, monitores cardacos, esterilizadores e balanas); produtos para diabticos (aparelhos e produtos especiais); acessrios para sade (abaixador de lngua, cortador de comprimidos, agulhas, seringas, garrotes, bolsas trmicas, coletores papagaio e comadre, duchas higinicas, tensores, cintas meias cirrgicas, cintas, joalherias, luvas cirrgicas, dilatador nasal, protetor ocular, limpador de lngua); varejinho. O departamento de perfumarias contempla 23 sees: 1. sabonete (lquidos, slidos, de luxo, populares, acessrios para banho, sais e espumas para banho, leos para banho); 2. higiene oral (escovas dentais, antispticos, fixadores, fios e fitas dentais, cremes dentais, acessrios para higiene bucal, produtos para aparelho dental); 3. higiene e cuidados dos cabelos (shampoos comuns, medicinais e anticaspa, condicionadores nacionais, cremes ps shampoo-nacionais, fixadores-gel e spray, tnicos e loes, alisantes leos, cremes e henes, tratamentos); 4. higiene e cuidado dos cabelos linha afro; higiene e cuidados dos cabelos linha anticaspa; tinturas para cabelos (por fabricante ou linha); 5. descolorantes ps, cremes e lquidos; acessrios para cabelos e bolsa (escovas, pentes, espelhos, prendedores, pincis, grampos, toucas, acessrios Prada ou outros por fornecedor, necessaries, estojos, secadores de cabelo, pranchas, modeladores); 6. infantil-fraldas (por linha de produto);

7. infantil-higiene (colnias, sabonetes, cremes, loes e leos, protetor solar, loes antimosquitos, cremes para assadutas e talcos, produtos para dentio, escovas dentais, antispticos, cremes dentais, shampoos e condicionadores, lenos umedecidos e refil); 8. infantil-acessrios (escovas para dentes, colher, correntes, esponjas para banho, fitas e alfinetes para fraldas, mordedores e chocalhos, kits e conjuntos, chupetas e bicos, portas chupetas, mamadeiras, escova para mamadeiras, porta chupetas, copos infantis, medidores, pratos infantis, protetores para seios); 9. higiene descartvel (absorvente interno, absorvente externo, fralda adulto, cala plstica adulto, lenos-caixa e bolso, toalhas umedecidas, hastes flexveis, algodo bolas, algodo zig-zag); 10. desodorantes (aerosol, roll-on, creme, stick, spray); 11. protetores para a pele (protetor solar, bloqueador solar, bronzeadores, autobronzeadores, repelentes); 12. beleza (estojos para presente); 13. beleza-rosto (cremes e loes especiais, cremes e loes, sabonetes faciais, gel facial, fludos); 14. beleza-mos e ps (cremes e loes mos, cremes e loes ps, esmaltes e basesColorama-ou outros fornecedores, alicates, tesouras e cortadores, acessrios, lixas e pedras, removedores de esmalte); 15. beleza-corpo (loes para o corpo, loes especiais para o corpo, leites hidratantes, cremes e leos para o corpo); 16. beleza-depilatrios (cremes e lquidos depilatrios, ceras, folhas e lixas, loes psdepilao); 17. beleza-tratamento de pele (cremes para limpeza da pele, hidratantes, tnicos, adstringentes, esfoliantes, emulso, tratamentos especiais - anti-rugas, manchas); 18. beleza-dermocosmticos (Vichy, geral, solares dermocosmticos); 19. beleza-maquiagem (por fornecedor, popular: bases, lpis labial, protetor labial, batom e brilhos, lpis para os olhos, acessrios: pinas, pincis, aplicadores); 20. beleza-perfumes/talcos (perfumes luxo, guas de colnia, colnias desodorantes, perfumes populares, talcos); 21. artigos masculinos (aparelhos para barbear-descartveis e carga, cremes, gel e espumas para barbear, loes aps barba, pincis); 22. artigos pdicos (calicidas, antimicticos, desodorantes pdicos, talcos pdicos); 23. acessrios masculinos e femininos (preservativos, lubrificantes ntimos, desodorantes ntimos, sexway, vaselina, vasigil). Outros departamentos menos expressivos so convenincias (alimentos leites e suplementos, infantis, naturais e complementos alimentares, bombonire, biscoitos e salgadinhos, guas, refrigerantes e sucos, sorventes), limpeza (geral e de inseticidas, repelentes e purificadores de ar), utilidades (geral: filmes, pilhas e baterias, material para informtica, cola, lmpada, baralho, papel toalha, papel higinico, guardanapo; e churrasco: carvo, acendedores de churrasqueira, gelo) e veterinrio. A respeito dos indicadores de desempenho do estoque, verificou-se que a empresa utiliza a curva ABC e o gerenciamento de estoques impactado pela a posio do produto analisada pelo sistema de informao da Rede Trade. Os ndices mostram que 60% do faturamento so representados pelos produtos que esto classificados como produtos de maior giro, ou seja, categoria A. Percebe-se que 35% do faturamento so representados pelos produtos que apresentam giro intermedirio, ou seja, categoria B. Os demais representam 5% do faturamento e so denominados C. Outro indicador utilizado para mensurar o desempenho do estoque so as previses de venda.

A Rede Trade tem como poltica no utilizar estoque de segurana. O estoque bsico utilizado para os produtos caracterizados na curva ABC, como C e D. Eles so repostos quando obtm-se o ponto mnimo do estoque. Mas, alguns produtos da categoria A e B, so repostos imediatamente aps a comercializao. Desta forma, ao vender trs unidades do produto A, a Rede repe imediatamente a mesma quantidade, principalmente para medicamentos. A empresa contempla ainda as categorias L e N que envolvem respectivamente os produtos de giro abaixo da classificao C e D; que apresentam descontinuidade ou nfimo giro. Contudo, para os medicamentos, a depender da negociao, e da oportunidade, como por exemplo, uma compra maior com um prazo maior de pagamento, o estoque bsico ignorado e so feitas compras maiores, levando em conta a oportunidade. Um grande exemplo disso so os medicamentos da linha OTC (medicamento de venda livre sem tarja). De acordo com a demanda, verificado o desempenho do produto naquela loja, caso o produto esteja em excesso, ele enviado para outra loja que obtiver melhores resultados com esse o mesmo. Do contrrio, caso nenhuma loja obtenha um bom giro dentro do perodo, verifica-se a negociao em relao ao produto, e a depender do que foi firmado no ato da compra, o produto pode ser devolvido ao seu fabricante ou distribuidor. 5.1 Processo de Compra

Para o desenvolvimento do processo de compra, feito o levantamento no sistema de informao empresarial, verificando os estoques a serem repostos. Os relatrios so apresentados por loja ou por toda a rede. O comprador tambm recebe informaes dos gerentes de loja e analisa a previso de vendas. As vendas so projetadas para a rede, levando em considerao a sazonalidade de determinados produtos, mediante as classes de categorias dentro do mix medicamentos ticos, genricos, perfumaria, produtos promocionais. Para tomar a deciso de compra, feita uma anlise do pblico-alvo de cada loja em relao aos produtos a serem direcionados. Um outro fator a ser analisado o layout da loja, para serem enviados produtos na quantidade que permita uma boa apresentao do produto na prateleira. Sobre a anlise do relatrio do sistema, os produtos de giro A e B recebem maior ateno na anlise do relatrio. Os produtos C e D so demonstrados no relatrio apenas quando se mostra necessria a aquisio do mesmo pelo estoque bsico registrado no sistema. O comprador da rede afirma que a compra pode ser feita de forma incorreta, caso o sistema no corresponda ao estoque real da loja. Pois, desta forma, ocorrer erro de quantidade no estoque e a previso de compra estar deturpada. Observa-se que a rede apresenta limitaes na efetividade dos registros no estoque em virtude da falta de comprometimento da gerncia e dos vendedores, pois esses no intuito de serem geis no atendimento ao cliente, fazem o registro errneo do produto comercializado. Por exemplo: o vendedor comercializa uma tintura da cor louro natural, e registra no estoque a comercializao do produto na cor louro claro, por no verificar atentamente o cdigo do produto e sua descrio. O gerente de loja emite semanalmente, ou at mesmo diariamente, um relatrio por e-mail que registra a perda de vendas. Neste relatrio so apresentados os produtos que foram consultados por clientes em potencial e no foram adquiridos por estarem escassos no estoque. O relatrio contempla as informaes: cdigo do produto, descrio, categoria do produto, estoque bsico demanda atual no sistema Trade, estoque atual, quantidade perdida, sugesto por parte do gerente do estoque bsico - demanda. Em relao perda de vendas dada uma maior ateno para a curva ABC, principalmente para produtos que tem giro A, B. Os produtos que estiverem mais vezes aparecendo nas faltas podem ter suas demandas ajustadas. Pelo relatrio de perda de vendas, so informados os produtos procurados que no fazem parte do mix atual da empresa. Os novos produtos so analisados para verificar

qual a viabilidade da introduo deste no mix de cada loja, em relao ao posicionamento da Rede, aos preos praticados pela concorrncia e ao desempenho de vendas no mercado. Aps a identificao dos produtos procedida a anlise do fornecedor, que podem ser atacadistas ou fabricantes, a depender da anlise das melhores condies: preo por meio da cotao, do prazo, da disponibilidade imediata do produto no estoque para atender o pedido, e tempo de entrega. A anlise de desempenho feita principalmente na parte de perfumaria. Para tanto, analisa-se o quanto girou o estoque no perodo, o ciclo de vida do produto, e a variao da demanda. Observa-se, contudo, que a negociao com os fornecedores de perfumaria recebe impactos de negociaes de linhas de produtos patrocinados para divulgao, ou seja, produtos que oferecem incentivos para comunicao no informativo promocional da empresa. O contato com os fornecedores ocorre por meio de visitas dos representantes a sede da Rede, em Belo Horizonte, telefone e Internet. Uma das formas de interao com os fornecedores o pedido eletrnico de medicamentos. As visitas dos representantes envolvem a divulgao de produtos e demonstrao da aderncia destes ao mercado, e ainda, os acordos de bonificao, ou seja, de incentivos de venda do laboratrio para os vendedores. A emisso do pedido ocorre por parte do comprador que ao definir a deciso de compra comunica por meio do pedido eletrnico, do envio de fax ou por telefone. Os medicamentos so solicitados por loja, e por tanto, so entregues nas mesmas. Quanto a categoria perfumaria, determina-se o envio por lojas. Contudo, ao ser dada a entrada dos produtos no sistema, gera-se um relatrio de determinado fabricante para cada loja, que considera o estoque bsico por loja da rede. A partir deste procedimento, inicia-se o remanejamento dos produtos por loja com o fracionamento da carga. Os pedidos so feitos por meio de telefone, representantes e pedidos eletrnicos. Os pedidos de medicamentos so feitos s distribuidoras por meio de cdigos via comercializao eletrnica. Cada distribuidora apresenta uma codificao especfica para o produto, portanto um mesmo produto apresenta um cdigo diferente em cada distribuidora. As melhores condies de pagamento e preos promocionais so transmitidas por meio dos representantes ou vendedores, que realizam visita peridicas a central de compras. Para os produtos de perfumaria, o pedido realizado por meio de cotao por telefone ou de representantes que vo at o escritrio da central. Este processo de solicitao feito pelo nome descritivo do produto. Os preos e as condies de pagamento so analisados no momento do pedido. O comprador percebe uma tendncia do setor para que os produtos de perfumaria sejam cotados pelo cdigo de barras facilitando o processo de compra. Os principais fornecedores se localizam em Minas Gerais, So Paulo, e Rio de Janeiro. A grande maioria destes, de Minas Gerais, e outros esto migrando tambm para Minas Gerais por causa da substituio tributria. Para uma empresa ser fornecedora da Rede analisa-se preo praticado, estoque disponvel, abrangncia do mix de produtos, prazos de entrega, prazo para pagamento de acordo com os demais concorrentes desse fornecedor, e prioritariamente idoneidade no mercado. Para a entrega de medicamentos, o prazo de um dia no mximo, podendo ser em questo de poucas horas. Para os produtos de perfumaria o prazo mdio de 4 a 5 dias. Os prazos de pagamento oferecidos pelos distribuidores e fabricantes tanto de medicamento quanto de perfumaria so de 21 dias a 45 dias, podendo ter caso de um prazo maior quando houver alguma negociao especial. Os produtos para fins de compra so organizados atravs da demanda. Para analisar os fatores externos e internos que iro influenciar a Rede no perodo que sucede a compra, o comprador analisa: curva ABC, giro de estoque, disponibilidade de produto por classe, disponibilidade de

produto por departamento, disponibilidade de produto por categoria, sazonalidade, disposio do produto de acordo com o layout das lojas, produto de oferta, margem de lucratividade por produto. A deciso por introduzir um novo produto ocorre por meio da indicao dos representantes do fornecedor. Mas, a tendncia terceirizar esse servio para uma empresa que possa avaliar o desempenho do novo produto no mercado por meio de pesquisa de marketing, tanto com o pblico-alvo da Rede, quanto com o concorrente. Esta tendncia visa minimizar as falhas j existentes, que ocorreram por introduzir um novo produto por influncia do representante, principalmente de perfumaria. 5.2 Controle de Estoque

O estoque dos medicamentos separado do estoque da perfumaria, portanto, apesar de ambos estarem sendo comercializados no mesmo ponto de venda, eles apresentam caractersticas distintas de compra e armazenamento. O gerente de loja, afirma que quando os produtos so retirados, estes so computados como sada do produto no sistema de gesto da rede. No entanto, feita uma auditoria de contagem de produtos para comparar o estoque real com o estoque computado no sistema de gesto. Esta conferncia ocorre de 90 em 90 dias, e identifica um expresivo nmero de produtos que esto registrados, mas j foram vendidos. Estas variae ocorrem devido ao registro errneo dos produtos no sistema, e ainda, pelo registro de vendas que pode ser computado em um diferente cdigo de SKU. O tipo de estoque, segundo definio de Slack et al. (1996), da rede de farmcias o estoque de antecipao, que utilizado para compensar diferenas de ritmo entre fornecimento e demanda. Com relao quantidade mnima no estoque, no existe uma quantidade mnima de produto no estoque, conforme recomenda a Curva Dente de Serra, expressa por Slack et al. (1996) e Dias (1995). Um gerente de loja afirma que por vezes, o produto acaba e no existem pedidos para este, sendo preciso esperar a entrega pelo fornecedor. Percebe-se que esta atitude arriscada e possibilita a insatisfao de clientes que podem realizar um pedido e no o obterem. Diante da concorrncia do setor, o cliente dirige-se a outro ponto de varejo que tem o produto e fica insatisfeito com a rede por no ter o produto. No setor farmacutico, os medicamentos apresentam variaes da demanda. Considerando as demandas apresentadas por Ballou (1993), estas podem ser: permanentes (medicamentos de uso contnuo, por exemplo: insulina); irregulares (medicamentos de procura espontnea, ou seja, que no necessitam de prescrio mdica); sazonais (medicamentos que variam de acordo com a variao da temperatura, por exemplo, pois as pessoas so mais propensas a terem resfriados e doenas pulmonares nestas pocas); em declnio (medicamentos que perderam a patente e atualmente possuem vrios concorrentes com preos inferiores); e derivada (por exemplo, medicamentos para tratar os sintomas da dengue, pois s so consumidos porque existe a epidemia). A empresa no possui um Centro de Distribuio. O arranjo fsico dos produtos no varejo contemplam as prateleiras expostas ao cliente e um pequeno espao de depsito. Este, no apresenta uma organizao definida, no entanto, assemelha-se mais aos critrios de localizao por produto apresentado Slack et al. (1996). Os produtos so organizados por departamentos, categorias e subcategorias e so dispostos na loja. O departamento de perfumaria o que contempla uma participao maior no estoque interno da loja, estes so organizados de forma prxima a organizao da loja para facilitar a assimilao da localizao dos produtos. Segundo um gerente de loja, os remdios controlados so alocados em local reservado, em uma parte do varejo que est sempre fechada e controlada pela farmacutica, com o registro

no livro de receitas. E ainda, existem os medicamentos que precisam de refrigerao, estes ficam em uma geladeira com temperatura controlada pela farmacutica. Diante desta descrio, percebe-se que o sistema de estocagem fixo a partir da definio de Dias (1995). Contudo, as pontas de gndola variam quinzenalmente ou mensalmente de acordo com os informativos promocionais e negociaes com fornecedores e fabricantes. O controle da validade dos medicamentos feito pelo lote de entrada. Ao ser questionado sobre o controle de validade dos medicamentos, o gerente da loja afirmou que no tem estes dados no computador, sendo todo o controle feito manualmente. Os vendedores e repositores so responsveis pela limpeza de cada sub-categoria e acompanha a validade dos produtos semanalmente. Como forma de prevenir a perda de medicamentos, quando chega mercadoria nova, coloca-a atrs da mercadoria j armazenada. As orientaes transmitidas aos funcionrios de que em todos os departamentos devem existir controles que permitam acompanhar perdas; produtos novos e promoes. Para tanto, so identificados os produtos vencidos, excludos do estoque, separados para trocas, e que esto como queima de estoque, alm dos novos no mix e em teste. Quando o medicamento est pra vencer a validade, normalmente de 30 a 60 dias antes, o medicamento retirado do ponto de venda e realizada sua devoluo para o fornecedor. Em alguns casos, quando existe uma negociao especfica com o fabricante, ele recolhe o medicamento e transforma o valor do produto em crdito para a Rede. 6. Concluso Este artigo contemplou a anlise do gerenciamento de estoques de uma rede de farmcias, constituda por 17 lojas, localizadas na regio metropolitana de Belo Horizonte. Com o desenvolvimento do trabalho foi possvel identificar que a rede atua com produtos de medicamentos e perfumaria, totalizando 11.627 itens ativos, e o controle de estoque gerenciado por um sistema integrado. O processo de compra aproximou-se do modelo de oito estgios apresentado por Kotler (2000): 1) o reconhecimento do problema ocorre por meio do levantamento de dados no sistema; 2) a descrio da necessidade geral verificada por meio dos indicadores e so definidas as ordens de prioridade dos produtos; 3) a especificao do produto feita por meio de cdigos das distribuidoras, 4) os fornecedores so pr-cadastrados e o primeiro contato feito em sua maioria pessoalmente; 5) a solicitao da proposta feita por telefone, portal eletrnico na internet, e fax; 6) a seleo do fornecedor procedida aps a fase de cotao que envolve ainda os aspectos promocionais (apoio ao informativo semanal, aes de merchandising) e os descontos progressivos; 7) a especificao do pedido de rotina ocorre com o envio de fax, solicitao no portal eletrnico na internet e pelas visitas dos representantes das distribuidoras; 8) aps a entrega dos produtos e alocao das mesmas nas lojas, feita a reviso de desempenho que influenciar nas prximas compras. A partir da descrio da gesto de estoques da rede pode-se perceber que esta deve desenvolver uma reviso de seus indicadores para que possa atuar no varejo com um menor nmero de unidades de produtos, uma vez que a reposio pelos fornecedores gil. A rede efetua o controle de estoques por meio de indicadores de desempenho e utiliza a curva ABC para anlise. O estoque de segurana no contemplado. Sobre o estoque bsico, percebeu-se que os produtos caracterizados na curva ABC como nvel A e B so repostos a partir do alcance do ponto mnimo. A rede no possui um centro de distribuio, portanto, efetua as compras por loja. Quando os produtos solicitados no apresentam desempenho favorvel para a loja, a rede efetua o remanejamento de estoque entre lojas. Percebeu-se que as entradas e sadas de dados no sistema de gesto de estoques no so realizadas com coerncia constantemente. Ao registrar uma mercadoria de forma inadequada,

com um cdigo trocado, a rede impossibilita a confiabilidade dos indicadores para a anlise do mix de produtos. A carncia de registros adequados na sada da mercadoria outra falha que pode resultar em desconforto para o funcionrio que efetuou o registro da forma inadequada e para o cliente, que adquiriu um produto com o cdigo de registro trocado. A partir do estudo de caso, foi possvel identificar a necessidade de serem otimizadas aes referentes ao controle de estoque. Para tanto, recomenda-se ter maior rigor no registro do produto para que este no gere informaes falhas ao departamento de compras da rede. importante para a empresa, atuar por meio treinamento com os vendedores para que os mesmos possam registrar adequadamente a sada do produto, evitando a grande diferena apurada nos balanos de contagem de estoque. Quanto ao sistema de informaes da rede, poderiam ser transmitidas informaes referentes ao produto que ainda est no estoque, com data de validade prxima ao vencimento. Desta forma, com planejamento adequado seria possvel a realizao de promoes que disponibilizassem a comercializao dos medicamentos a vencer. Com a adoo de um sistema mais participativo na gesto do estoque seria possvel uma maior assertividade rede, reduzindo as perdas de estoque por vencimento da validade. Sobre o remanejamento, ao efetuar a listagem de produtos a serem enviados, poderia ser estabelecido um romaneio eletrnico, alm do convencional utilizado, que contemplasse a relao dos produtos enviados, no intuito de facilitar o registro dos itens. Considera-se ainda que a rede poderia aplicar outros indicadores de estoques que proporcionassem uma atuao mais coerente com a tendncia do mercado, e apoiasse a empresa no tratamento efetivo do seu mix de produtos. A partir das consideraes apresentadas, recomenda-se algumas aes a serem adotadas pela rede de farmcias, a fim de aprimorar os procedimentos adotados. Estas aes so apresentadas a seguir, em forma de tpicos. Realizar contagens dos estoques com maior freqncia, principalmente para os principais fabricantes. Para tanto, recomenda-se ter um prazo de contagem dos estoques mximos de 45 em 45 dias, levando em considerao que a primeira contagem seria no comeo do ms e a prxima seria no meio do outro ms. Disponibilizar um informe dirio que contenha o estoque de todas as lojas para que cada loja possa consultar das demais, minimizando o tempo de procura do produto para entrega ao cliente que se direcionou a uma loja com registro de falta do produto solicitado. Na atualidade, os vendedores efetuam esta consulta por telefone, o que gera o contato com vrias lojas, at que seja encontrado o produto. Desenvolver curva ABC por departamento para acompanhar quais departamentos esto com grande representatividade nas vendas, e verificar o que no apresentam um bom desempenho. Aperfeioar o canal reverso quanto a devoluo de produtos de perfumaria, inserindo este assunto na pauta de negociao com os fornecedores para que exista uma proposta de canal reverso eficiente em relao ao tempo, para evitar perdas de produtos por vencimento ou pequenos defeitos. Fazer uma avaliao mais eficiente para a introduo de novos produtos. Para tanto, recomenda-se analisar: divulgao do produto na mdia, e aes de mechansing do novo produto pelo fabricante, condies desse produto no concorrente, e prazo de devoluo caso o produto no tenha um bom desempenho de venda.

A partir da anlise da empresa foi possvel identificar que esta desenvolve aes especficas que se podem ser aplicadas em redes varejistas para fomentar o desenvolvimento de aes estratgicas nas reas de compras e estoque. Com o desenvolvimento do estudo de caso observou-se o processo de compras e o gerenciamento de estoques de uma rede de farmcias, constituda por 17 lojas, localizadas na regio metropolitana de Belo Horizonte. Percebeu-se que grande parte do mix de produtos diz respeito a perfumaria, produtos OTC e acessrios que so utilizados para explorar o espao de circulao e induz a compra por impulso, conforme consideraes da Hospitalar (2004). O estudo de caso demonstrou que existe a centralizao de compras, o que corresponde a afirmao de Cervi, Razzolini e Rodriguez (2004) e a entrega de produtos feita pelos distribuidores, o que confirma a afirmao de Ricarte, Sales e Caminha (2004). Portanto, apesar da rede negociar direto com a indstria farmacutica em alguns casos, a prpria indstria recomenda que a compra seja realizada por intermdio de uma distribuidora que assume a entrega dos produtos e o risco do pagamento no preo acertado pela negociao entre a rede e a indstria. Para estudos futuros, pretende-se desenvolver a anlise em outras redes de farmcia da regio e analisar quais as principais vantagens competitivas de cada rede para a gesto de compras e controle de estoques. Aps o desenvolvimento destes estudos, pretende-se desenvolver um instrumento de coleta de dados que proporcione o desenvolvimento de uma pesquisa survey a ser aplicada nas grandes redes do estado de Minas Gerais, e futuramente nas grandes redes da regio Sudeste. Bibliografia
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