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Parte III - Auditoria
Parte III - Auditoria
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Normas de Auditoria
NBR ISO 10011 Diretrizes para Auditorias de Sistemas da Qualidade Parte 1 - Auditoria Parte 2 - Critrios para Qualificao de Auditores de Sistema da Qualidade Parte 3 - Gesto de Programas de Auditoria
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Definies
AUDITOR: Pessoa qualificada para efetuar a auditoria da qualidade.
OBSERVAO:
Constatao
de
fato,
feito
durante
uma
EVIDNCIA OBJETIVA: Informao cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos obtidos atravs de observao, medio, ensaio ou outros meios.
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Responsabilidades e Atividades
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AUDITOR LDER
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Responsabilidades do Auditor-lder
Responsvel por todas as fases da auditoria, e tambm por:
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Atividades do Auditor-lder
Definir os REQUISITOS para cada auditoria, incluindo as qualificaes exigidas do auditor; PLANEJAR a auditoria, PREPARAR os documentos de trabalho e INSTRUIR a equipe auditora; Analisar criticamente a DOCUMENTAO para determinar sua adequao;
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Atividades do Auditor-lder
Relatar imediatamente ao auditado as NOCONFORMIDADES; Relatar quaisquer OBSTCULOS importantes encontrados durante a REALIZAO da auditoria; Relatar os RESULTADOS da auditoria de maneira clara, conclusiva e sem atraso indevido.
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Responsabilidades do Auditor
Agir de acordo com os requisitos de auditoria aplicveis Comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria; Planejar e realizar sua atribuio eficaz e competentemente;
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Responsabilidades do Auditor
Relatar os resultados da auditoria; Verificar a eficcia das aes corretivas adotadas como resultado da auditoria (caso seja solicitado); Cooperar e apoiar o auditor lder
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Atividades do Auditor
Manter-se dentro do escopo da auditoria; Ser objetivo; Coletar e analisar evidncias relevantes e suficientes para permitir a formulao de concluses; Ficar atento a quaisquer indicaes de evidncias que possam influenciar os resultados da auditoria e possivelmente, exigir uma auditoria mais ampla;
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Atividades do Auditado
Informar aos funcionrios envolvidos os objetivos e escopo da auditoria; Apontar membros responsveis para acompanhar a equipe auditora; Prover a equipe auditora de todos os recursos necessrios para assegurar um processo de auditoria eficaz e eficiente;
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Atividades do Auditado
Prover o acesso s instalaes e ao material comprobatrio, conforme solicitado pelos auditores; Cooperar com os auditores para permitir que os objetivos da auditoria sejam atingidos; Determinar e iniciar aes corretivas baseadas no relatrio de auditoria.
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Atividades do Cliente
Determinar a necessidade e o propsito da auditoria; Determinar a organizao auditora; Determinar o escopo geral da auditoria, a norma de sistema da qualidade ou o documento que deve ser seguido; Receber o relatrio de auditoria; Determinar o acompanhamento a ser adotado.
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Treinamento
Conhecimento e compreenso das normas nas quais se baseia a auditoria do sistema da qualidade; Tcnicas de anlise de exames, questionrios, avaliao e preparao de relatrios; Habilidades adicionais necessrias na gesto de uma auditoria, tais como: planejamento, organizao, comunicao e direo.
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Sistemtica
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CICLO DE VIDA DA AUDITORIA Gerncia Agir corretivamente e Preventivamente no Sistema Auditor Preparar e Planejar a Auditoria
Act
heck
Plan Do
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Ciclo da Auditoria
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA
ACOMPANHAR A AUDITORIA
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Planejamento da Auditoria
Definir o Programa de Auditoria Agendar a data Definir a abrangncia e analisar documentos Preparar e consensar o Plano de Auditoria Preparar Lista de Verificao
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Lista de Verificao
Vantagem: Fora o Auditor a pesquisar a rea ou macro-processo. Possibilita que o Auditor pense com os ps no cho. Ajudam a controlar o transcorrer da Auditoria. Caractersticas: Auxlio memria - Concisas (teis para novos Auditores) Permite assegurar a profundidade e a continuidade da Auditoria. Auxlio se emperrar - permite estruturar a entrevista. Especficas (rea/processo) e/ou corporativas. Podem evoluir com o tempo. Mais profissional.
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LISTA DE VERIFICAO
Trilha tpica de uma Auditoria: rea de materiais Verificar a criticidade dos itens Selecionar Pedidos de Compras Analisar dados para aquisio Verificar avaliao de fornecedores Verificar o recebimento pelo Almoxarifado Verificar armazenamento Verificar a entrega dos itens
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CICLO DA AUDITORIA
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA
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CONDUO DA AUDITORIA
Reunio de Abertura Tour opcional Seguir as trilhas definidas no Plano Entrevista / Verificaes / Registros Confirmao das Observaes Consenso dos Auditores Reunio de Encerramento
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CONDUO DA AUDITORIA
TRINGULO DA AUDITORIA
Pergunte
Observe ANOTE
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Verifique
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Conduo da Auditoria
Tcnicas de Perguntas: H 3 tipos de perguntas: ABERTAS - exigem uma explicao: 5W1H INVESTIGATIVAS - servem para formar opinio FECHADAS - exigem respostas sim/no H tambm As perguntas traioeiras As perguntas no perguntadas O silncio constrangedor
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Conduo da Auditoria
Comportamento Interpessoal Passivo - prevalecem os interesses do Auditado - capitulao Firme/Afirmativo - equilbrio de interesses Agressivo - prevalecem os interesses do Auditor - guerra guerra
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Conduo da Auditoria
Gerenciamento do tempo Ateno: o tempo o inimigo do Auditor. Por ser um recurso no renovvel, necessrio saber aproveit-lo bem. Algumas dicas: Lista de verificao - ajuda a monitorar o andamento Refeies/caf/cigarro - evite enrolaes Conversas amigveis - empatia sim, mas cuidado Pistas falsas/amostragem - cuidado com a obsesso por detalhes Caminho mais demorado - planeje com antecedncia Amnsia/absentesmo - cuidado!
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Reunio de Fechamento
O que deve ser tratado: 1. Apresentao auditoria; do sumrio dos resultados agradecendo da o
positivos,
3. Apresentao das no-conformidades; 4. Esclarecer que a auditoria um laboratrio naquele momento; retrato do
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CICLO DA AUDITORIA
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA
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RELATAR A AUDITORIA
Consensar fatos Anlise crtica da equipe Registrar No-conformidade Consensar No-conformidade Preparar Relatrio da Auditoria Anexar os registros de no-conformidades Apresentar Relatrio e definir acompanhamento
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CICLO DA AUDITORIA
PLANEJAR A AUDITORIA CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA
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ACOMPANHAR A AUDITORIA
No-conformidade consensada e registrada Definir aes imediatas (correo) Definir causa(s) principal(ais) Definir Plano de Ao Corretiva Implementar Aes Corretivas Verificar a implementao das aes Registrar (casusa, correo, plano de ao, evoluo)
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Tticas da Auditoria
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Tticas do Auditor
Pergunte durante a conduo da auditoria: o qu, quem, quando, onde, porqu, como; Busque evidncia objetivas. Pea: mostre-me como, mostre-me onde, mostre-me o que e quando , busque registros, Faa perguntas hipotticas: o que acontece se...; suponha que...; Se no entender pea que seja repetido, No tenha vergonha; Pea exemplos para ter certeza que entendeu a resposta; Use o poder das perguntas silenciosas, Seja sistemtico: No deixe de fazer perguntas; Coloque uma pergunta de cada vez; No se esquea de fazer perguntas bvias; Pense cuidadosamente a respeito das perguntas;
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria
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Tticas do Auditor
Pergunte a quem realiza a tarefa, e no a seu superior; No jogue conversa fora, seja preciso Utilize linguagem que o auditado compreenda; Fale com clareza e cuidado; Repita a pergunta, se necessrio; Seja corts e educado, cumprimente os auditados; Mostre interesse, saiba ouvir; Relaxe e seja humano, no pratique atitude policial; Seja imparcial, impassivo e no se emocione; Volte ao local da auditoria sempre que necessrio para complementar informaes no totalmente esclarecidas; Busque a rastreabilidade para frente e para trs; Agradea as pessoas quando sair do local auditado
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Tticas do Auditado
1. Coisas que roubam tempo do auditor;
Rodeios; Explanaes longas; Almoos e paradas extensas para cafezinho; Demora no atendimento ao auditor; Interrupes planejadas; Esquecimento no atendimento s solicitaes do auditor; Ausncia de preparao; Perguntas buscando esclarecer dvidas hipotticas.
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Tticas do Auditado
2. Atos planejados de intimidao; 3. Alegao de casos especiais para confundir o auditor; 4. Afirmaes para testar a fora e a firmeza do auditor; 5. Questionamento da competncia do auditor; 6. Falsos elogios e admirao; 7. Utilizao do comportamento de pessoas idosas e invlidas
para justificar faltas e sensibilizar o auditor;
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Princpios Fundamentais
Cada auditor da qualidade ser honesto e imparcial e servir com devoo a empregados, clientes e pblico. Cada auditor da qualidade conduzir somente auditorias compatveis com o grau de treinamento, experincia e capacidade que ele possua, com relao s operaes tcnicas ou aos sistemas que estejam sendo auditados. Cada auditor da qualidade demonstrar liberdade de pensamento e expresso que asseguraro a viso objetiva da operao auditada. Cada auditor da qualidade ser capaz de documentar suas qualificaes profissionais para prover clara e objetiva evidncia de seus graus de treinamento tcnico e de sistemas.
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