Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informao TI Gequmica Produtos Qumicos Ltda haroldo@gequimica.com.

br

Apresentando o Microsoft Office Outlook 2003

O Microsoft Office Outlook 2003 um programa de comunicao e gerenciador de informaes pessoais que fornece um local unificado para o gerenciamento de emails, calendrios, contatos e outras informaes pessoais e de equipe. Os principais aperfeioamentos do Outlook 2003 como o Modo de Transferncia em Cache, o agrupamento automtico de mensagens, a manipulao de lixo eletrnico e os novos modos de leitura aprimoram o modo como voc organiza e gerencia informaes, alm de melhorar o desempenho e a conectividade do servidor.

Aprimorando a experincia do usurio

Painel de Navegao: O novo Painel de Navegao fcil de usar e proporciona a navegao centralizada em todos os componentes do Outlook, alm de permitir que voc veja as informaes da maneira como desejar. As pastas de email usadas freqentemente podem ser adicionadas s Pastas Favoritas, junto com as Pastas de Pesquisa, e ambas podem ser exibidas na parte superior do painel Email, no Painel de Navegao. No painel Calendrio, possvel ver os calendrios compartilhados de outras pessoas ao lado do seu prprio calendrio, e clicar no link Compartilhar Meu Calendrio para rapidamente compartilh-lo. Nos painis Contatos, Tarefas, Anotaes e Dirio, use os links Compartilhar Meu/Minha(s) para compartilhar sua pasta ou os links Abrir (item) Compartilhado para abrir a pasta compartilhada de outra pessoa. Voc tambm poder facilmente alternar o modo de exibio clicando em uma das exibies mostradas em Modo de Exibio Atual. O painel Atalhos contm links para Outlook Hoje e Atualizao do Outlook. Os atalhos ou grupos de atalhos adicionados anteriormente barra do Outlook para arquivos ou locais fora do programa, como arquivos do Microsoft Excel ou sites, sero automaticamente migrados para o painel Atalhos quando voc fizer uma atualizao para o Outlook 2003. Os atalhos para as pastas do Outlook tambm sero migrados de forma automtica para o painel correspondente. Por exemplo, um atalho de calendrio ser adicionado ao painel de Calendrio.

Menu Ir:

O novo menu Ir torna mais fcil e rpido alternar entre painis no Painel de Navegao. Se voc preferir navegar usando atalhos de teclado, poder utilizar as teclas de atalho apresentadas no menu Ir, como CTRL+1 para Correio, CTRL+2 para Calendrio e CTRL+3 para Contatos.

Painel de Leitura:

O Painel de Visualizao presente nas verses anteriores do Outlook foi reprojetado e otimizado para ler mensagens de email. Assim como um pedao de papel, o Painel de Leitura posicionado verticalmente e, quando usado com o novo layout de vrias linhas, exibe quase duas vezes mais informaes na tela do que o Painel de Visualizao. Outros aperfeioamentos incluem o recurso de responder s solicitaes de reunio e utilizar os botes de votao sem precisar abrir as mensagens.

3
Layout de vrias linhas:

As mensagens podem ser exibidas com o layout de uma ou vrias linhas. No novo layout de vrias linhas, quatro campos (De, Assunto, Data e cone) normalmente so exibidos em uma coluna vertical. Se a lista de mensagens no layout de vrias linhas no estiver exibindo todos os cabealhos de colunas referentes a um item, voc poder posicionar o cursor do mouse sobre o item para exibir uma Dica de Tela contendo todas as informaes, ou especificar que sejam exibidos outros campos em linhas adicionais quando voc posicionar o cursor sobre um item.

Organizaes:

H 13 organizaes padro predefinidas, como agrupar mensagens por categoria, sinalizador e prioridade, que ajudam a exibir as mensagens de diferentes modos. Para alterar rapidamente de uma organizao padro predefinida para outra, clique no cabealho da coluna Organizado por e selecione a organizao desejada.

Organizar por Conversao:

Se voc recebe muitos emails, pode agrup-los em uma conversao de email, uma organizao que torna mais fcil localizar e responder s conversaes ou aos "segmentos". Para ajudar a ler as mensagens de forma mais rpida, essa organizao exibe inicialmente apenas as mensagens no lidas e marcadas com um Sinalizador Rpido. Com um clique, possvel expandir o grupo de mensagens para ver a conversao inteira, incluindo mensagens j lidas. Como todas as mensagens de uma conversao so apresentadas juntas, voc pode evitar responder a uma mensagem para descobrir, posteriormente, que algum j havia respondido.

Modo de exibio de Calendrio:

O modo de exibio de Calendrio foi simplificado e agora voc pode exibir vrios calendrios de uma vez. Nesse modo de exibio, o Painel de Tarefas est oculto (mas pode ser facilmente mostrado clicando-se em Painel de Tarefas no menu Exibir) e o Navegador de Data exibido no Painel de Navegao. Um novo indicador facilita a visualizao rpida do dia e da hora atuais.

Organizando e gerenciando a Caixa de Entrada

Filtro de Lixo Eletrnico:

O novo Filtro de Lixo Eletrnico desenvolvido para funcionar com outros recursos do Outlook 2003 para ajudar a evitar mensagens de email indesejadas recebidas todos os dias. Ele usa a tecnologia de ponta desenvolvida pela Microsoft Research para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrnico com base em vrios fatores, como o horrio em que ela foi enviada e o seu contedo. O filtro no escolhe nenhum remetente ou tipo de mensagem especfico; de modo geral, ele se baseia no contedo da mensagem e usa uma anlise avanada da estrutura da mensagem para determinar a probabilidade de ser considerada lixo eletrnico. Por padro, esse filtro definido para uma configurao baixa projetada para detectar os lixos eletrnicos mais bvios. Qualquer mensagem detectada pelo filtro movida para uma pasta especial Lixo Eletrnico, de onde ela poder ser recuperada ou analisada posteriormente.

4
Voc pode adicionar remetentes Lista de Remetentes Confiveis para que suas mensagens nunca sejam tratadas como lixo eletrnico. Por padro, os contatos so automaticamente tratados como confiveis, o que faz com que as mensagens dos usurios da pasta Contatos tambm nunca sejam tratadas como lixo eletrnico. Voc pode configurar o Outlook para aceitar somente as mensagens da Lista de Remetentes Confiveis, o que proporciona um controle total sobre que mensagens chegaro sua Caixa de Entrada. Voc pode bloquear facilmente mensagens de determinado email ou nome de domnio, adicionando o remetente Lista de Remetentes Bloqueados. Se voc pertencer a uma lista de endereamento, poder adicionar o endereo da lista Lista de Destinatrios Confiveis para que as mensagens enviadas lista de endereamento no sejam tratadas como lixo eletrnico. Alm disso, se voc estiver usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server, as mensagens provenientes de sua organizao nunca sero tratadas como lixo eletrnico, independentemente de seu contedo.

Sinalizadores Rpidos:

Clique no cone de sinalizador prximo a qualquer mensagem de email para sinaliz-la de forma rpida para acompanhamento. Vrios sinalizadores coloridos tornam mais fcil estabelecer categorias e localizar mensagens. Somente os itens marcados para acompanhamento so exibidos na Pasta de Pesquisa Para Acompanhamento, que contm uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com Sinalizador Rpido, em todas as pastas de email.

Pastas de Pesquisa:

As Pastas de Pesquisa so pastas virtuais que contm modos de exibio de todos os itens de email correspondentes a um critrio de pesquisa especfico. As mensagens de email exibidas permanecem armazenadas em uma ou mais pastas do Outlook. Ao criar uma Pasta de Pesquisa, voc pode escolher entre vrias opes como Emails com anexos ou Emails de pessoas especficas. Tambm possvel criar Pastas de Pesquisa personalizadas definindo os critrios de pesquisa especficos aos quais as mensagens de email devero atender para serem exibidas na Pasta de Pesquisa. Voc pode pensar em cada Pasta de Pesquisa como uma pesquisa salva e atualizada, monitorando todas as suas pastas para encontrar itens que correspondam ao critrio de pesquisa da Pasta de Pesquisa. As Pastas de Pesquisa podem ser configuradas rapidamente com vrias opes j disponveis, como Emails enviados para listas de distribuio ou Emails de e para pessoas especficas. Voc pode ver todas as mensagens de email no lidas em cada pasta, na sua caixa de correio, em uma Pasta de Pesquisa chamada Emails No Lidos. Para ajudar a reduzir o tamanho da sua caixa de correio, a Pasta de Pesquisa Emails Grandes mostra as maiores mensagens da caixa de correio, independentemente da pasta em que elas foram armazenadas.

Alertas de rea de trabalho:

O Alerta de Novo Email na rea de Trabalho aprimora o alerta Nova Mensagem de Email. O Alerta da rea de Trabalho exibido com o nome do remetente, o assunto e uma pequena visualizao do texto, para que voc possa ver imediatamente se a nova mensagem urgente, se ela deve ser marcada para acompanhamento ou se pode ser ignorada com segurana, sem interromper seu trabalho em outro programa. O Alerta da rea de Trabalho contm botes para abrir, sinalizar ou excluir mensagens de email e desaparece da mesma forma sutil como foi exibido.

5
Regras:

Criar e organizar regras ficou muito mais fcil. Voc pode criar suas prprias regras do zero usando o conhecido Assistente de Regras do Outlook ou optando por regras j prontas que as pessoas normalmente usam para gerenciar mensagens de entrada ou para ficarem informadas. Por exemplo, voc pode usar a regra pronta Enviar um alerta para o meu dispositivo mvel quando eu receber mensagens para manter-se informado sobre mudanas de reunies se estiver viajando. Ou voc pode usar a regra pronta Sinalizar as mensagens de algum com um sinalizador colorido para sinalizar e priorizar automaticamente as mensagens do seu chefe. possvel criar, de forma rpida, regras para arquivar mensagens de email clicando na mensagem e, em seguida, clicando em Criar Regra na barra de ferramentas. Sua lista de regras tambm fornece um resumo rpido de suas regras. Cada regra exibe um cone para cada ao especificada, permitindo que voc veja o que uma regra faz, sem a necessidade de abri-la. Agora voc pode aplicar regras s solicitaes de reunio futuras, s atualizaes de reunio e s mensagens de email.

Criar e gerenciar alertas:

Se a sua organizao usa o Microsoft Windows SharePoint Services ou o Microsoft SharePoint Portal Server para armazenar e gerenciar documentos em um site, voc pode receber uma notificao de email quando um contedo no site alterado. Os alertas o informam sobre alteraes em documentos, itens de lista, bibliotecas de documentos, listas, pesquisas ou ainda resultados da pesquisa, ajudando-o a ser mais eficiente, estando atualizado com informaes importantes. Para usar alertas, clique nos links Alertar-me em qualquer site do SharePoint Portal Server ou selecione Regras e Alertas no menu Ferramentas do Outlook e, em seguida, clique na guia Gerenciar Alertas. Voc pode criar alertas para listas e bibliotecas, bem como para itens individuais e para qualquer arquivo presente neles. Alm disso, possvel especificar o tipo de alterao do qual deseja ser notificado. Por exemplo, voc poder receber um alerta quando um item ou arquivo for adicionado, modificado ou excludo.

Recursos de privacidade avanados:

As mensagens em formato HTML costumam incluir figuras ou sons. s vezes, essas figuras ou esses sons no esto na mensagem propriamente dita, mas so baixados de um servidor Web quando a mensagem de email aberta ou visualizada. Os remetentes de lixo eletrnico usaram esse recurso para obter vantagens, incluindo algo chamado "beacon da Web" nessas mensagens. Um beacon da Web notifica o servidor Web quando voc l ou visualiza a mensagem, validando o endereo de email, o que normalmente resulta no envio de mais lixo eletrnico. Para ajudar a proteger sua privacidade e combater os beacons da Web, o Outlook configurado, por padro, para bloquear o download de contedo externo da Internet. Se uma mensagem de email tenta conectar-se a um servidor Web desconhecido na Internet, o Outlook bloqueia essa conexo at que voc visualize o contedo; no entanto, as mensagens de email enviadas ou recebidas por endereos de email ou nomes de domnio nas Listas de Remetentes Confiveis e de Destinatrios Confiveis sero tratadas como excees e o contedo bloqueado ser baixado. Esse recurso tambm permite evitar a visualizao de mensagens potencialmente ofensivas e decidir quando uma imagem possui o tempo e a largura de banda suficientes para baix-la, se estiver em uma conexo de largura de banda baixa. Crie e exiba mensagens com permisso restrita, usando o Gerenciamento de Direitos de Informao (IRM). No Outlook, o IRM permite criar mensagens com permisso restrita para

6
ajudar a evitar que as mensagens sejam encaminhadas, impressas, copiadas ou editadas por pessoas no autorizadas. O contedo com permisso restrita s pode ser criado com o uso do Microsoft Office Professional Edition 2003 ou com produtos independentes do Microsoft Office Word 2003, do Microsoft Office Excel 2003, do Microsoft Office PowerPoint 2003 e do Outlook 2003.

Aumentando a produtividade
Calendrios lado a lado:

Exiba vrios calendrios ao lado do seu calendrio. Os calendrios so dispostos lado a lado e apresentam cdigos coloridos e etiquetas para ajud-lo a comparar rapidamente as agendas ou a marcar reunies. Depois que voc abre o calendrio de outra pessoa, ele adicionado ao painel de Calendrio no Painel de Navegao, onde voc pode marcar a caixa de seleo prxima ao nome da pessoa para mostrar ou ocultar o calendrio dela.

Melhorias no recurso AutoCompletar:

A sugesto de nomes do recurso AutoCompletar foi aprimorada de diversas formas. Voc precisa digitar somente uma letra para que o recurso AutoCompletar comece a sugerir correspondncias possveis. As pessoas para quem voc enviou email com mais freqncia e mais recentemente sero sempre exibidas primeiro na lista de nomes sugeridos. Os nomes menos usados so rebaixados ou removidos da lista.

Expandir Listas de Distribuio em uma mensagem de email:

Exiba rapidamente todos os nomes em uma Lista de Distribuio clicando no sinal de adio prximo ao nome da Lista de Distribuio. Esse procedimento torna mais fcil adicionar ou remover alguns nomes ao enviar uma mensagem de email, sem a necessidade de modificar a Lista de Distribuio ou comear do zero.

Catlogo de Endereos:

A caixa de dilogo Selecionar Nomes foi aprimorada para exibir mais informaes. Agora voc pode distinguir, de forma rpida, entre os endereos de email e os nmeros de fax para um nome. A caixa de dilogo pode ser redimensionada e maximizada para se beneficiar de monitores maiores.

Simplificaes relativas ao Word como editor de email:

Quando voc utiliza o Word como editor de email, a nova barra de ferramentas Email exibida diretamente acima do texto que est sendo redigido. A barra de ferramentas Email exibida no lugar das barras de ferramentas Formatao e Padro, o que aumenta o espao da tela agrupando os comandos usados com mais freqncia dessas duas barras, como Imprimir e Negrito, em um nico local.

7
Foto do contato:

Adicione fotos aos contatos, usufruindo do recurso de associar a pessoa ao nome e a outras informaes.

cones e dicas do balo de notificao da barra de tarefas do Outlook:

Para economizar espao na barra de tarefas, possvel ocultar os botes da barra de tarefas da janela do Outlook 2003 quando o Outlook est minimizado. Quando voc oculta esses botes, o cone do Outlook exibido somente na rea de notificao, no canto direito da barra de tarefas. Por padro, agora o Outlook exibe mensagens de aviso e de conectividade de rede nas dicas dos bales na rea de notificao, no canto direito da barra de tarefas. Alm disso, se voc estiver usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server, as mensagens do servidor Exchange tambm sero exibidas nas dicas dos bales. Voc pode optar por no exibir alguns ou todos esses tipos de mensagens. Essas mensagens so todas gravadas na seo Aplicativo do Log de Eventos do Microsoft Windows e podem ser exibidas nesse local.

Espao de Trabalho de Reunio:

Voc pode centralizar todas as informaes e todos os materiais para uma reunio futura publicando-os no site Espao de Trabalho de Reunio. O site monitora os participantes, os documentos, as tarefas e outros detalhes para planejar, preparar e fazer o acompanhamento de uma reunio. Os convidados podem acessar o espao de trabalho a qualquer hora, a partir de um link adicionado solicitao de reunio. Clicar no link abre o espao de trabalho no navegador do convidado, onde ele pode ver, editar ou adicionar informaes ao site. Usar um espao de trabalho tambm permite que os convidados vejam a verso mais atual dos materiais para a reunio e trabalhem juntos nesses materiais. Isso significa que voc no precisa enviar arquivos grandes pelo sistema de email para distribuir documentos atualizados ou solicitar comentrios sobre eles.

Anexos compartilhados:

Quando voc adiciona um documento do Microsoft Office a uma mensagem de email, o painel de tarefa Opes de Anexo exibido. Por padro, o anexo ser enviado como no passado. Contudo, se voc selecionar a opo Anexos compartilhados, o documento, ao ser enviado, ser armazenado em um site de Espao de Trabalho de Documento, criado automaticamente em um servidor disponvel executando o Windows SharePoint Services. Compartilhar documentos ajuda a reduzir as ineficincias associadas normalmente aos processos de colaborao, como encaminhar documentos para edio e retorn-los, e aos problemas de controle de verso.

Estendendo o Outlook
Assinatura exclusiva por conta:

Agora voc pode ter uma assinatura de email padro diferente para cada conta de email.

8
Novo tipo de arquivo de dados (.pst):

O Outlook apresenta um novo formato de arquivo para os arquivos de Pastas Particulares (.pst) que fornece mais capacidade de armazenamento para itens e pastas alm de suporte a dados Unicode de vrios idiomas. Um arquivo criado com o novo formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook (.pst) no compatvel com as verses anteriores do Outlook. Para usufruir da compatibilidade com verses anteriores do Outlook, crie um arquivo usando o formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook 97-2002 (.pst). O Outlook 2003 poder exibir e criar arquivos dos dois tipos.

Suporte a Unicode:

O Outlook fornece suporte ao padro de codificao de texto Unicode que permite exibir o texto corretamente, no importando o idioma em que est escrito, desde que o sistema operacional fornea suporte aos caracteres especficos de cada idioma.

Integrao com o Windows SharePoint Services:

Voc pode visualizar uma lista de eventos do Windows SharePoint Services prxima ao seu Calendrio e arraste os eventos da lista de eventos do Windows SharePoint Services para o Calendrio. Tambm possvel exibir uma lista de contatos do Windows SharePoint Services no Outlook, copiar e vincul-la aos seus Contatos. Se voc tiver que acessar um site do SharePoint Portal Server , poder armazenar um calendrio central ou a lista de contatos no servidor para obter um compartilhamento de informaes mais fcil.

Microsoft Office Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de contatos de negcios:

Voc pode criar e gerenciar contatos comerciais, contas e oportunidades de venda em um nico local, o Outlook, usando o Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de Contatos Comerciais, fornecido com o Office 2003. As informaes relacionadas, como anexos, fotos, anotaes de negcios e informaes sobre produtos, podem ser armazenadas nos seus contatos do Outlook facilitando a integrao das informaes de contatos de negcios com compromissos, tarefas, lembretes e outros programas do Office, como o Excel.

Melhorias do POP:

A velocidade de download aumentou significativamente e agora voc tem informaes detalhadas sobre o progresso do download.

Suporte para dispositivos de tinta:

Insira entradas rapidamente adicionando seu prprio manuscrito aos documentos do Office em m Tablet PC, como se estivesse usando uma caneta e uma folha de papel.

Painel de tarefas de Pesquisa:

O novo painel de tarefas de Pesquisa oferecer uma ampla variedade de informaes de referncia e recursos estendidos, se voc tiver uma conexo com a Internet. possvel realizar pesquisas sobre tpicos usando uma enciclopdia, a pesquisa da Web ou acessando o contedo de terceiros.

Calendrio
O Calendrio o componente de calendrio e agendamento do Microsoft Outlook totalmente integrado aos contatos de email e outros recursos. Voc pode exibir um dia, uma semana ou um ms ao mesmo tempo. Com o Calendrio, voc pode:

Criar compromissos e eventos

Voc pode clicar em qualquer intervalo de tempo do Calendrio do Outlook e comear a digitar, como se estivesse usando uma agenda de papel. Novas cores de degrad possibilitam que voc veja rapidamente o dia e a hora atuais. A hora atual destacada com cor somente nos modos de exibio Dia e Semana de Trabalho. Voc pode optar por um lembrete sonoro ou com mensagem para lembrar-se de seus compromissos, reunies e eventos, alm de poder colorir os itens para identific-los visualmente.

Organizar reunies
Basta selecionar um horrio no Calendrio, criar um compromisso e selecionar as pessoas a serem convidadas. O Outlook ir ajud-lo a localizar o primeiro horrio no qual as pessoas estaro livres. Quando o aviso de reunio for enviado para os convidados por email, cada um deles receber uma solicitao de reunio em sua respectiva caixa de entrada. Quando eles a abrirem, o Outlook informar se a reunio gera conflito com algum item existente em seu Calendrio individual; assim, eles podero aceitar, aceitar temporariamente ou recusar a reunio pressionando apenas um boto. Se voc, como organizador da reunio, tiver dado permisso, os convidados podero enviar uma contraproposta com um horrio alternativo para a reunio. Como organizador, voc pode controlar quem aceitou, recusou ou enviou uma contraproposta, simplesmente abrindo a reunio. Voc pode criar calendrios que exibam as agendas de um grupo de pessoas ou recursos simultaneamente. Por exemplo, voc pode exibir as agendas de todas as pessoas do departamento ou de todos os recursos, como as salas de reunio do edifcio, para marcar reunies com mais rapidez.

Exibir calendrios lado a lado

Voc pode exibir lado a lado vrios calendrios que voc mesmo criou, bem como aqueles compartilhados por outros usurios do Outlook. Por exemplo, se voc criou um calendrio separado para seus compromissos pessoais, poder exibir, lado a lado, os calendrios de trabalho e pessoal. Tambm possvel copiar ou mover compromissos entre os calendrios exibidos. Use o Painel de Navegao (painel de navegao: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar

10

os itens da pasta.) para compartilhar rapidamente seu prprio calendrio e abrir outros calendrios compartilhados. Dependendo das permisses concedidas pelo dono do calendrio, possvel criar ou modificar compromissos nos calendrios compartilhados.

Link para calendrios em sites Windows SharePoint Services

Se voc tem acesso a um site Microsoft Windows SharePoint Services, poder exibir as listas de eventos desse site no Calendrio do Outlook. Esses itens estaro sempre atualizados e podero ser exibidos lado a lado com outros calendrios pessoais ou compartilhados.

Gerenciar o calendrio de outro usurio

Com o recurso de acesso de representante, uma pessoa pode usar sua prpria cpia do Outlook para gerenciar com facilidade o Calendrio de outra pessoa. Por exemplo, um assistente administrativo pode gerenciar o Calendrio de um gerente. Quando o gerente designar o assistente como representante, o assistente poder criar, mover ou excluir compromissos e poder organizar reunies em nome do gerente.

Criar um calendrio adicional

Alm do Calendrio padro do Microsoft Outlook, voc pode criar outros calendrios no Outlook. Por exemplo, voc pode criar um calendrio para seus compromissos pessoais. 1. No menu Ir, clique na Lista de Pastas (Lista de Pastas: exibe as pastas disponveis em sua caixa de correio. Para exibir subpastas, clique no sinal de mais (+) ao lado da pasta. Se a Lista de Pastas no estiver visvel, clique em Lista de Pastas no menu Ir.). 2. Na Lista de Pastas do Painel de Navegao (painel de navegao: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), clique com o boto direito do mouse na pasta Calendrio e, em seguida, clique em Nova Pasta. 3. Na caixa Nome , digite um nome para o novo calendrio, como Calendrio Pessoal.

Observao No possvel compartilhar calendrios adicionais com outras pessoas. No entanto, possvel compartilhar o Calendrio do Outlook.

Adicionar ou remover feriados do calendrio

Siga um destes procedimentos: Adicionar feriados

11

1. 2. 3.

No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique em Opes de calendrio. Em Opes de calendrio, clique em Adicionar Feriados. Marque a caixa de seleo prxima a cada pas/regio cujos feriados voc deseja adicionar ao seu calendrio e, em seguida, clique em OK. O seu prprio pas/regio ser automaticamente selecionado.

Observaes Por padro, nenhum feriado carregado quando voc comea a usar o Microsoft Outlook. As informaes sobre feriados fornecidas com o Office Outlook 2003 incluem os anos de calendrio de 2003 a 2007. Remover feriados 1. Em Calendrio, no menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibio Atual e clique em Eventos. 2. Selecione os feriados que voc deseja remover. Para selecionar vrias linhas, pressione a tecla CTRL e clique nas linhas subseqentes. 3. Clique em Excluir na barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botes

e opes que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, clique em Personalizar no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Barras de Ferramentas.) Padro. Para remover rapidamente todos os feriados de um pas/regio, clique no ttulo de coluna (ttulo de coluna: a barra horizontal na parte superior de uma coluna de tabela. Existem vrios ttulos de coluna na linha de ttulo de coluna.) Local para classificar a lista de eventos a fim de exibir todos os feriados de um pas/regio juntos.

Usar o Outlook para configurar entrevistas e pesquisas

Em geral, as pesquisas requerem que os alunos faam mais do que compilar informaes de livros e peridicos. Realizar entrevistas com pessoas e organizar grupos de discusses podem fornecer dados essenciais. Os professores podem aproveitar a integrao entre agendamento, emails e anotaes oferecida no Microsoft Outlook para ajudar a otimizar os trabalhos dos alunos. Digamos que voc atribuiu a um cada um de seus alunos a tarefa de entrevistar pessoas de cinco meios culturais diferentes, a respeito de diversos assuntos. Voc pediu a eles que entrevistassem essas pessoas primeiro individualmente e depois em grupos de discusses. Esse projeto levar vrios meses e,

12

sendo assim, os alunos provavelmente desejaro contar com o email para se manterem em contato com seus "objetos de estudo" e para informarem os grupos a respeito de reunies e do status do projeto.

Configurando uma lista de contatos categorizada

Os alunos trabalharo com pessoas provenientes do Japo, da Itlia e dos estados de So Paulo, Paran e Bahia. Esse grupo de entrevistados abrange cientistas, professores de literatura, cultivadores de soja, engenheiros e enfermeiras de cada lugar. medida que se encontrarem com cada uma dessas pessoas pela primeira vez para conhecer sua identidade, procedncia e profisso, os alunos podero usar categorias para adicionar essas informaes s listas de contatos do Outlook. Ao usar categorias para identificar cada contato, os alunos podem agrup-los facilmente e criar listas de distribuio para eles.

Para organizar sua lista de contatos

1. 2. No menu Arquivo, aponte para Novo e, em seguida, clique em Contato. Digite o nome do contato e qualquer outra informao pertinente, como um endereo de email. 3. 4. 5. Clique em Categorias. Clique nas categorias relevantes ao contato. Clique em OK.

possvel que os alunos desejem criar novas categorias personalizadas para os entrevistados.

Para criar novas categorias personalizadas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Selecione qualquer item na lista Contatos. No menu Editar, clique em Categorias. Clique em Lista de Categorias Mestras. Na caixa Nova categoria, digite um nome para a categoria. Clique em Adicionar Lista. Para criar mais categorias, repita as etapas 4 e 5. Clique duas vezes em OK.

13

Para exibir contatos por categoria

1. 2. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibio Atual. Clique em Por Categoria.

Agora os alunos podem ver os contatos das entrevistas por categoria e usar este modo de exibio para criar listas de distribuio. As listas de distribuio consistem em uma tima maneira de enviar emails eficazmente para grupos de pessoas sem precisar adicionar cada pessoa linha Para. Os alunos podem criar uma lista de distribuio para cada categoria.

Para criar uma lista de distribuio

1. 2. 3. 4. Selecione qualquer item na lista Contatos. No menu Aes, clique em Nova Lista de Distribuio. Atribua um nome lista. Para adicionar participantes, clique em Selecionar participantes (se houver mais de um catlogo disponvel, verifique se voc selecionou o catlogo de endereos correto na lista suspensa prxima ao canto superior). 5. Selecione um nome e, em seguida, clique em Participantes para copiar o nome na caixa Adicionar lista de distribuio. Repita esta etapa para cada nome que deseja exibir na lista de distribuio.

Agendando entrevistas e reunies

Com as listas de distribuio, os alunos podem facilmente agendar e controlar os compromissos com os entrevistados bem como configurar reunies de grupo. Se os entrevistados tambm usarem o Outlook, os alunos podem enviar convites para reunies e at mesmo agendar reunies online.

Para agendar uma reunio por meio de uma lista de distribuio

1. No Calendrio do Outlook, clique no dia em que deseja realizar a reunio e, em seguida, clique duas vezes no horrio especfico. 2. 3. No formulrio de compromisso, clique em Convidar Participantes. Na caixa Para, adicione o nome da lista de distribuio do grupo de pessoas que voc deseja que comparea.

14

4.

Se desejar, clique no boto Verificar Nomes para verificar se os endereos de email adicionados esto corretos.

5. 6.

Inclua uma nota para explicar o objetivo da reunio. Clique em Enviar.

Isso incluir a reunio no calendrio do aluno e notificar os participantes, que podero incluir um RSVP com apenas um clique no boto Aceitar, Provisrio ou Recusar. As pessoas que no utilizam servidores Microsoft Exchange devero responder no prprio email se aceitam ou rejeitam o horrio proposto para a reunio. Para obter mais informaes sobre como agendar reunies ou configurar reunies online, consulte a Ajuda do Outlook.

Fazendo anotaes rapidamente

As anotaes do Outlook so o equivalente eletrnico dos lembretes adesivos ou pedaos de papel que voc costuma ter em sua mesa. Durante uma entrevista por telefone, o aluno pode usar as anotaes do Outlook para registrar facilmente suas citaes e impresses. Os alunos podem deixar as anotaes abertas na tela enquanto trabalham em outras tarefas e, medida que tiverem idias ou reunirem mais informaes, podem adicion-las s anotaes abertas ou criar uma nova anotao.

Para criar uma anotao

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Anotao. Ou ento, use o atalho do teclado CTRL+SHIFT+N para abrir uma nova anotao. 2. 3. Digite o texto da anotao. Para salvar a anotao em uma pasta especfica, clique no cone do canto superior esquerdo da anotao, clique em Salvar como e, em seguida, especifique uma pasta. No entanto, tambm possvel fechar a anotao e mov-la da pasta Anotaes para outra pasta. As anotaes so salvas automaticamente no Outlook. No entanto, se usarem o Assistente para Importao e Exportao (no menu Arquivo, clique em Importar e Exportar), os alunos podero exportar as anotaes para o Microsoft Word e adicionar as informaes ao documento do projeto. Para obter mais informaes sobre o Assistente para Importao e Exportao, consulte a Ajuda do Outlook.

15

Abrir o Calendrio, os Contatos ou as Tarefas de outra pessoa

Este recurso requer que voc esteja usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server. Voc pode exibir rapidamente o calendrio, os contatos e as tarefas de outra pessoa no Painel de Navegao (painel de navegao: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.). Depois que voc acessa a pasta de outra pessoa pela primeira vez, a pasta compartilhada adicionada ao Painel de Navegao. Na prxima vez em que voc quiser exibir a pasta de outra pessoa, poder selecion-la no Painel de Navegao. Abrir o calendrio de outra pessoa Voc pode exibir at 30 calendrios lado a lado no Calendrio. 1. 2. No Calendrio, clique em Abrir um Calendrio Compartilhado. Para selecionar o nome de outra pessoa no catlogo de endereos, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome. 3. Dica Voc pode agendar rapidamente uma reunio com outras pessoas cujos calendrios voc est vendo. No menu Aes, aponte para Nova Solicitao de Reunio com e clique em Todos ou em qualquer nome contido na lista. Observao As configuraes personalizadas do modo de exibio do seu calendrio podem no ser exibidas corretamente se voc usar o recurso de calendrios lado a lado. Para assegurar que suas configuraes personalizadas sejam exibidas, clique com o boto direito do mouse em qualquer calendrio da lista e, em seguida, clique em Abrir no menu de atalho. O calendrio ser aberto e fechar todos os outros calendrios abertos. As configuraes do modo de exibio do calendrio selecionado entraro em vigor e afetaro todos os outros calendrios posteriormente no modo de exibio lado a lado. Abrir os contatos de outra pessoa 1. 2. Em Contatos, clique em Abrir Contatos Compartilhados. Para selecionar o nome de outra pessoa no catlogo de endereos, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome. 3. Clique em OK. O novo calendrio aparecer ao lado do calendrio j aberto no modo de exibio.

Abrir as tarefas de outra pessoa 1. Em Tarefas, clique em Abrir Tarefas Compartilhadas.

16

2.

Para selecionar o nome de outra pessoa no catlogo de endereos, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome.

Observaes Somente as pastas padro do Outlook podem ser abertas para cada tipo de item. Por exemplo, se uma pessoa criou um outro calendrio, voc s poder abrir o calendrio padro. Para remover um nome das listas Outros Calendrios, Outros Contatos ou Outras Tarefas, clique com o boto direito do mouse no nome e clique em Remover de Outros (Calendrios, Contatos ou Tarefas). Se voc abrir o calendrio, os contatos ou as tarefas de outra pessoa clicando em Pasta de Outro Usurio (menu Arquivo, comando Abrir ), o nome da pessoa ser adicionado s listas Outros Calendrios, Outros Contatos ou Outras Tarefas. A capacidade de ver os itens de outra pessoa e de poder ou no alter-los controlada pelo proprietrio dos itens. Mesmo que voc tenha permisso para ver os itens compartilhados, aqueles itens marcados como particulares pelo proprietrio no sero exibidos em detalhes. Voc pode usar esse mesmo procedimento para acessar pastas compartilhadas Dirio ou Anotaes.

Alterar a escala de tempo do calendrio

Por padro, a grade do calendrio do Microsoft Outlook aparece com uma escala de tempo de 30 minutos. possvel aumentar ou diminuir essa escala, dependendo do que voc deseja visualizar. 1. 2. 3. Em Calendrio, clique com o boto direito do mouse na grade do calendrio. Clique em Outras configuraes. Em Dia, na lista Escala do tempo, clique no intervalo da grade do calendrio.

Alterar a exibio de hora de incio e de trmino do Calendrio

Nem todos gostam de iniciar ou terminar o dia no mesmo horrio. No Outlook, voc pode especificar no apenas o incio do dia, mas tambm o trmino. 1. 2. No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique em Opes de Calendrio.

17

3.

Em Semana de trabalho do calendrio, na caixa Hora de incio, clique no horrio em que deseja iniciar o dia no calendrio.

4.

Em Semana de trabalho do calendrio, na caixa Hora de trmino, clique no horrio em que deseja terminar o dia no calendrio.

Especifique o incio do dia. Especifique o trmino do dia. Dica As caixas Hora de incio e Hora de trmino listam as horas em incrementos de 30 minutos. Voc pode digitar o horrio exato desejado, por exemplo 8:15. Depois de definir esses horrios, quando voc entrar no Calendrio, a hora especificada como Hora de incio estar na parte superior da janela. Observaes O bloco de horrios entre as horas de incio e de trmino tem um sombreamento de plano de fundo diferente dos blocos de horrio anteriores hora de incio e posteriores hora de trmino. Voc ainda pode agendar itens em qualquer hora do dia, independentemente das horas de incio e trmino. Quando voc criar uma solicitao de reunio, a grade de agendamento do Calendrio mostrar apenas os horrios entre as opes Hora de incio e Hora de trmino do Calendrio. Para especificar uma hora fora desse intervalo de horrios, use as configuraes Incio da reunio e Trmino da reunio.

18

Alterar os dias teis e o incio da semana do Calendrio

Por padro, no Calendrio, quando voc clica em Semana de Trabalho, ele exibe Segunda, Tera, Quarta, Quinta e Sexta. Para selecionar os dias que fazem parte de sua semana de trabalho e selecionar o primeiro dia de cada semana de trabalho, siga este procedimento: 1. 2. 3. No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique em Opes de Calendrio. Marque as caixas de seleo ao lado dos dias da semana que deseja incluir em sua semana de trabalho. 4. Na caixa Primeiro dia da semana, clique no dia desejado.

Selecione os dias que deseja incluir na semana de trabalho. Selecione o dia que iniciar cada semana de trabalho.

Mostrar sbado e domingo com o mesmo tamanho de outros dias

Por padro, no Calendrio, quando voc clica em Semana ou Ms, o calendrio exibe segunda-feira, tera-feira, quarta-feira, quinta-feira e sexta-feira, enquanto sbado e domingo so compactados e mostrados com a metade do tamanho dos outros cinco dias. Voc pode alterar o modo de exibio de ms para mostrar sbado e domingo com o mesmo tamanho dos outros dias da semana. No possvel modificar o modo de exibio de semana. 1. Em Calendrio, clique com o boto direito do mouse em uma rea em branco na grade do calendrio e, em seguida, clique em Outras Configuraes no menu de atalho.

19

2.

Na caixa de dilogo Formatar Modo de Exibio de Dia/Semana/Ms, em Ms, desmarque a caixa de seleo Compactar finais de semana.

Exibir vrios dias ou semanas no Calendrio

O Outlook fornece um conjunto de visualizaes para exibio do calendrio. Voc pode acessar essas visualizaes na barra de ferramentas Padro, em Calendrio, e escolher a visualizao por Dia, Semana de trabalho, Semana ou Ms. Voc tambm pode personalizar a visualizao do calendrio conforme suas necessidades e exibir o nmero de dias de sua escolha.

Atalhos de teclado para exibir de 1 a 10 dias

1. 2. Em Calendrio, clique em qualquer horrio disponvel. Pressione ALT+1 para exibir um dia, ALT+2 para exibir dois dias, e assim por diante, at ALT+9 para exibir nove dias. Para exibir 10 dias, pressione ALT+0. 3.

Use o selecionador de data para criar uma exibio personalizada por dia ou semana
Em Calendrio, clique em uma data no selecionador de data e arraste para selecionar dias adicionais que voc deseje visualizar. Voc pode exibir entre um e seis dias, ou entre uma e seis semanas.

Removendo itens de calendrio

Com o Outlook, voc pode controlar facilmente compromissos, reunies e eventos. Com o tempo, provvel que seja gerado um grande volume de itens de calendrio, ocupando uma quantidade considervel de espao em seu arquivo de dados. Voc pode reduzir o nmero de itens salvos por meio de arquivamento ou excluso. Arquivamento exclui itens do arquivo de dados mas faz um backup dos itens em outro arquivo de dados do Outlook. Voc pode configurar o Outlook para executar AutoArquivar automaticamente em intervalos determinados ou, se preferir, pode arquivar os itens manualmente. Excluso remove itens do arquivo de dados sem fazer backup. Arquivar seus itens de calendrio 1. No menu Arquivo, clique em Arquivo Morto.

20

2.

Clique em Arquivar esta pasta e todas as subpastas. Cuidado Se o calendrio padro contiver outros calendrios criados por voc, essa configurao arquivar os itens de todos os calendrios.

3. 4.

Na lista de pastas, selecione a pasta Calendrio. Na lista Arquivar itens anteriores a, selecione a data desejada. Para arquivar tudo, selecione uma data no futuro.

5.

Marque a caixa de seleo Incluir itens com a caixa 'No arquivar automaticamente' marcada. Cuidado Se esta caixa de seleo estiver marcada, tudo ser arquivado, inclusive os itens que voc definiu como exceo para AutoArquivar.

6.

Voc pode aceitar o local de arquivo onde o arquivo morto foi salvo ou procurar uma pasta diferente e fornecer o nome de arquivo de sua preferncia. Observao recomendvel tomar nota desse local para poder encontr-lo com facilidade mais tarde, se necessrio.

7.

Clique em OK. O arquivamento vai comear. Se voc clicar no menu Arquivando na barra de status do Outlook, ter a opo de cancelar o arquivamento em andamento. Qualquer item j arquivado at esse ponto permanecer no arquivo morto.

21

Todos os itens na pasta selecionada e em qualquer subpasta sero includos no arquivo morto. Clique em Calendrio para itens de calendrio. Selecione uma data no futuro para arquivar todos os itens. Quando voc marcar a caixa de seleo Incluir itens com a caixa 'No arquivar automaticamente' marcada, todos os itens sero arquivados, sem exceo. Local do nome de arquivo do arquivo morto. Excluir todos os seus itens de calendrio Para remover todos os itens de calendrio e no executar backup do arquivo morto, faa o seguinte: Aviso As etapas a seguir excluiro todos os itens em seu calendrio, inclusive os feriados adicionados automaticamente. Voc pode readicionar ou remover os feriados excludos durante essas etapas, mas seus outros itens sero irrecuperveis. 1. 2. No Painel de Navegao, clique em Calendrio. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e clique em Por Categoria. 3. Clique em Categorias: (nenhuma) e pressione CTRL+A. Agora todos os itens na lista devem estar selecionados. 4. Pressione DELETE.

Sobre a cor do Calendrio

Colorindo seus compromissos e reunies
O Microsoft Outlook possui 10 cores que voc pode usar para colorir compromissos e reunies. Essas cores so visveis no modo de exibio do Dia/semana/ms do Calendrio. Voc pode colorir compromissos e reunies individuais ou recorrentes manualmente ou estabelecer regras para colorir automaticamente itens que atendam a certas condies, como quando uma palavra especfica for usada na linha de assunto ou quando uma solicitao de reunio for enviada por uma determinada pessoa. A colorao manual sempre prevalecer sobre a colorao automtica, portanto, se voc usar a colorao manual em um item, a colorao automtica no ser aplicada nele. Se voc abrir o calendrio de outra pessoa ou um calendrio armazenado em uma pasta pblica, ver as cores que foram atribudas manualmente, mas no ver a colorao automtica. A colorao automtica s pode ser vista pela pessoa que a configurou.

22

Cada cor vem com um rtulo. Voc pode alterar esses rtulos para torn-los mais significativos. Por exemplo, voc pode alterar o rtulo da cor vermelha de "importante" para "urgente".

Exibindo o status de disponibilidade

Quando voc visualiza o Calendrio no modo de exibio Dia ou Semana de trabalho, o padro do indicador de disponibilidade (indicador de disponibilidade: aparece esquerda de uma reunio ou compromisso (ou em torno do item quando selecionado) indicando o status do horrio como disponvel, provisrio, ocupado, ausente ou no h informaes disponveis. Visvel somente nos modos de exibio Dia e Semana de Trabalho.) esquerda de qualquer compromisso ou reunio exibe o status da sua disponibilidade para esse perodo de tempo: livre, provisrio, ocupado, ou ausncia temporria.

Alterar a cor do plano de fundo do seu calendrio

Voc pode especificar a cor do plano de fundo do seu calendrio tanto no Microsoft Outlook quanto se voc salv-lo em um site. Siga um destes procedimentos: 1. 2. No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique em Opes de Calendrio. Em Opes de calendrio, na lista Cor do plano de fundo clique na cor desejada.

Observaes A cor escolhida ser aplicada aos modos de exibio Dia e Semana de trabalho. Esses modos de exibio usam, por padro, as cores do plano de fundo do sistema, que so o cinza e o branco. A cor escolhida ser aplicada s horas dos dias da semana. Uma verso mais escura da cor do plano de fundo ser aplicada s horas noturnas e de finais de semana.

Especificar um plano de fundo para um calendrio salvo na Web

1. 2. Em Calendrio, no menu Arquivo, clique em Salvar como Pgina da Web. Em Opes, marque a caixa de seleo Usar elemento grfico de plano de fundo e digite o caminho para o elemento grfico ou clique em Procurar para escolher o caminho.

23

Contatos Imagens em Contatos

Adicionar uma imagem a um contato
1. 2. 3. 4. Em Contatos, crie ou abra um contato. No menu Aes, clique em Adicionar Imagem. Localize a imagem a ser inserida. Clique duas vezes na imagem que voc deseja inserir.

Observao A imagem dimensionada automaticamente para melhor se ajustar ao espao da imagem do contato.

Alterar uma imagem em um contato

1. 2. 3. 4. Em Contato, abra um contato. No menu Aes, clique em Alterar Imagem. Localize a imagem a ser inserida. Clique duas vezes na imagem que voc deseja inserir.

Observao A imagem dimensionada automaticamente para melhor se ajustar ao espao da imagem do contato.

Remover uma imagem de um contato

1. 2. Em Contato, abra um contato. No menu Aes, clique em Remover Imagem.

Personalizando contatos
Alterar a ordem padro de classificao dos contatos
Alguns idiomas classificam os contatos e os cartes de visita pelo primeiro nome da pessoa, no pelo sobrenome, como comum em alguns pases ocidentais. Voc pode alterar a ordem padro de classificao atravs destas etapas: 1. No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, clique em Opes de contatos.

24

2.

Na lista Ordem padro de "Arquivar como", clique na ordem que deseja usar para classificar os seus contatos.

Alterar a forma como os Contatos so arquivados e as entradas do Catlogo de Endereos so exibidas

No Microsoft Outlook, o formulrio Contato possui trs campos que influenciaro a forma como voc trabalhar com os contatos do Catlogo de Endereos Nome Completo, Arquivar Como e Nome para Exibio. Nome Completo O Nome para Exibio criado de acordo com a forma como voc digita o nome

completo do contato. Por exemplo, se voc digitar o primeiro e o ltimo nome do contato, ver o formato padro Nome Sobrenome, como Carina Terra. Arquivar como O Outlook organizar os contatos do Catlogo de Endereos de acordo com o mtodo

de arquivamento que voc selecionar. Por exemplo, se o formato padro de Arquivar Como for Sobrenome, Nome, quando o nome Carina Terra for digitado no campo Nome Completo, o nome de Arquivar como ser Terra, Carina. As informaes sobre o contato Carina sero arquivadas no Catlogo de Endereos, na guia T, de Terra. O formato padro Sobrenome, Nome. Nome para Exibio Este o nome exibido nas linhas Para, Cc e Cco de um email, bem como no

Catlogo de Endereos, quando voc pesquisar um contato. O campo criado com base no Nome Completo. O formato padro o mesmo usado em Nome Completo. Quando voc redigir uma nova mensagem e clicar nos botes Para ou Cc, a lista de contatos talvez exiba os nomes classificados pelo nome do contato. Para alterar a forma como os contatos so salvos e exibidos, siga o procedimento abaixo:

Alterar o formato do nome de novos contatos

Formato de Nome Completo 1. 2. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email. Clique em Exibir ou alterar diretrios ou catlogos de endereos existentes e, em seguida, clique em Avanar. 3. 4. Clique em Catlogo de Endereos do Outlook e, em seguida, em Alterar. Em Catlogos de Endereos do Outlook, clique em Contatos: Caixa de Correio Nome da caixa de correio e, em Mostrar nomes por, clique em Arquivar Como (Silva, Joo). 5. Clique em Fechar e, em seguida, clique em Concluir.

25

Formato de Arquivar como 1. 2. 3. 4. 5. No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique na guia Preferncias e, em seguida, clique em Opes de Contatos. Na lista Ordem padro de "Arquivar Como", clique em Sobrenome, Nome. Clique em OK duas vezes. Encerre e reinicie o Outlook.

Formato de Nome para Exibio O campo Nome para Exibio baseia-se na configurao do campo Nome Completo. Se voc alterar as configuraes do campo Nome Completo, alterar a forma como o Nome para Exibio mostrado.

Alterar o formato do nome de contatos existentes

Formato de Nome Completo 1. 2. 3. Abra o contato. Na caixa Nome Completo, digite o nome no formato desejado. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Formato de Arquivar Como 1. 2. Abra o contato. Na lista Arquivar Como, selecione um mtodo de arquivamento diferente ou digite um mtodo de arquivamento na caixa. 3. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Formato de Exibir Como 1. 2. 3. Abra o contato. No campo Exibir Como, digite o nome no formato desejado. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Observaes Os nomes de empresa que comeam com "O(s)" ou "A(s)" so exibidos automaticamente sob a prxima palavra do nome. Por exemplo, o nome "A Empresa" exibido como "Empresa, A".

26

Criar um campo de contato personalizado

1. Em Contatos, no menu Exibir, aponte para Organizar por e, em seguida, para Modo de Exibio Atual e clique em Lista de Telefones. 2. Crie o novo campo. Como? 1. No menu Exibir, aponte para Organizar por e, em seguida, para Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 2. 3. 4. Clique em Campos. Clique em Novo campo e digite as informaes desejadas. No modo de exibio Lista de Telefones, selecione o novo campo e use Mover para Cima e Mover para Baixo para especificar a ordem de exibio.

Alterar a largura de um carto de visita

No menu Exibir, aponte para Organizar Por, aponte para Modo de Exibio Atual e clique em uma dos tipos de modo de exibio (tipo de modo de exibio: a estrutura bsica de um modo de exibio. Quando voc cria um modo de exibio, deve primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de exibio (tabela, linha do tempo, dia/semana/ms, carto ou cone) para determinar como as informaes sero organizadas e formatadas no novo modo de exibio.) de carto. 2. No menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 3. 4. Dica Voc pode alterar rapidamente a largura dos cartes arrastando as linhas divisrias verticais entre os cartes. Para maximizar a exibio dos cartes, clique duas vezes em uma linha divisria vertical. Clique em Outras configuraes. Na caixa Largura do carto, digite o nmero de caracteres para a largura.

Remover um campo de um carto de visita

Em Contatos, clique no carto de visita desejado. No menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibio Atual e

1. 2.

clique em Personalizar Modo de Exibio Atual.

27

3. 4. 5.

Clique em Campos. Na caixa Mostrar campos nesta ordem, clique no campo que voc deseja remover. Clique em Remover.

Converter o Catlogo Particular de Endereos em uma pasta Contatos

O Catlogo Particular de Endereos possui uma extenso de arquivo .pab e seu local padro unidade:\Documents and Settings\usurio\Configuraes Locais\Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook. 1. 2. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar. Em Escolha uma ao a ser executada, clique em Importar de outro programa ou arquivo e, em seguida, clique em Avanar. 3. Em Selecione o tipo de arquivo a ser importado, clique em Catlogo Particular de Endereos e, em seguida, clique em Avanar. 4. 5. Em Selecione a pasta de destino, clique em Contatos ou em uma subpasta em Contatos. Clique em Concluir.

Mostrar um ndice de contatos adicional

Para adicionar um outro ndice de Contatos (ndice de Contatos: conjunto de botes usado para percorrer os itens de contatos exibidos no modo Cartes de Visita ou Cartes de Visita Detalhados. O ndice de Contatos move o foco para o primeiro contato cujo nome comea pelo caractere selecionado.), de forma que voc possa navegar pelos seus contatos usando mais de um idioma, siga este procedimento: 1. No modo de exibio Cartes de Visita ou Cartes de Visita Detalhados, clique no boto ndice de Contatos, localizado na parte inferior do ndice de Contatos 2. Clique no idioma desejado para o seu ndice adicional. .

Observao Um ndice de Contatos adicional fica disponvel quando um dos seguintes idiomas instalado: rabe, chins, grego, hebraico, japons, coreano, russo e tailands. Voc s pode exibir dois ndices de cada vez.

28

Sobre os contatos
A pasta Contatos o seu catlogo de endereos de email e o local de armazenamento de informaes sobre pessoas e empresas com as quais voc deseja se comunicar. Use-a para armazenar o email, o endereo residencial, nmeros de telefone, imagens e qualquer outra informao relacionada ao Contato, como uma data de aniversrio ou uma data especial.

Comunicando-se com seus contatos

Em sua lista de contatos, voc pode clicar em um boto ou comando de menu referente a um contato para que o Microsoft Outlook enderece uma solicitao de reunio, uma mensagem de email ou uma solicitao de tarefa para o contato. Se tiver um modem, voc tambm poder fazer o Outlook discar o nmero de telefone do contato. O Outlook tambm poder cronometrar a chamada e manter um registro completo na pasta Dirio que inclua suas anotaes durante a conversao. possvel vincular qualquer item do Outlook ou documento do Microsoft Office a um contato para ajudar no controle das atividades associadas ao contato.

Inserindo informaes sobre os contatos

Quando voc insere o nome ou o endereo de um contato, o Outlook separa o nome ou o endereo em partes e coloca cada parte em um campo separado. possvel classificar, agrupar ou filtrar os contatos por qualquer parte do nome ou do endereo. Voc pode arquivar as informaes de contato por nome, sobrenome, nome de empresa, apelido ou qualquer expresso que o ajude a localizar o contato rapidamente, por exemplo, "servio de buf". O Outlook fornece vrias opes de nomes para arquivamento do contato. Se desejar, voc poder digitar sua prpria opo. possvel inserir at trs endereos para cada contato. Designe um deles como endereo para correspondncia e use-o em etiquetas de endereamento, envelopes ou na criao de cartas de mala direta.

Armazenando certificados de contatos

Voc pode salvar o certificado (chave pblica) de um destinatrio na entrada do contato correspondente. Clique na guia Certificados do carto de visita para ver o certificado listado. Quando o destinatrio enviar-lhe emails assinados digitalmente, o Outlook poder usar o certificado para verificar a assinatura. Voc tambm pode usar o certificado para enviar email criptografado para o destinatrio.

29

Usando vCards (cartes de visita virtuais)

O Outlook oferece suporte ao uso de vCards, o padro da Internet para a criao e o compartilhamento de cartes de visita virtuais. Voc pode salvar um contato como vCard e envi-lo em uma mensagem de email, alm de poder adicionar um vCard sua assinatura de email.

Criar um contato
Siga um destes procedimentos: Criar um contato 1. 2. 3. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Contato. Digite um nome para o contato. Insira as informaes que voc deseja incluir para o contato. Voc pode especificar como deseja que o nome do contato aparea na linha Para: de uma mensagem digitando o nome na caixa Exibir como. Voc pode especificar o endereo de mensagens instantneas do contato na caixa Endereo de mensagens instantneas. Para inserir vrias entradas em um campo, como, por exemplo, mais de um endereo ou email, clique na seta para baixo prxima ao campo. Se houver mais de um endereo para um contato, marque a caixa de seleo Este o endereo para correspondncia para determinar qual o endereo a ser usado durante uma mala direta. Dica Voc pode criar rapidamente outro contato com as mesmas informaes da empresa. No contato atual, clique em Novo contato na mesma empresa no menu Aes.

Criar um contato em uma pasta pblica

Este recurso requer que voc esteja usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server. 1. Abra a pasta pblica na qual deseja criar um item. Como? 1. Pastas. Se a Lista de Pastas no estiver visvel, clique no menu Ir e selecione Lista de

30

2.

Clique em Pastas pblicas e, em seguida, clique na pasta que voc deseja abrir.

Se a pasta que voc deseja abrir estiver localizada dentro de outra pasta, clique no sinal de mais (+) prximo a cada subpasta at localizar a pasta desejada. 2. 3. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Contato. Digite um nome para o novo contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organizao, sobre a qual voc salva vrios tipos de informao, como endereos residencial e de email, nmeros de telefone e fax, alm de URLs de pgina da Web.). 4. Insira as informaes que voc deseja incluir para o contato. Especifique como o nome do contato aparecer na linha Para: da mensagem digitando o nome na caixa Exibir como. Especifique o endereo de envio de mensagens instantneas na caixa Endereo de mensagens instantneas. Para inserir vrias entradas em um campo, como, por exemplo, mais de um endereo ou email, clique na seta para baixo prxima ao campo. Se houver mais de um endereo para um contato, marque a caixa de seleo Este o endereo para correspondncia para determinar o endereo a ser usado durante uma mala direta. 5. Clique em Salvar e Fechar Voc s pode criar um novo contato em uma pasta Contatos. Voc no pode, por exemplo, criar um novo contato em uma pasta de email.

Criar um contato a partir de uma mensagem de email recebida

1. Abra ou exiba a mensagem de email que contm o nome que voc deseja adicionar sua lista de contatos. 2. Clique com o boto direito no nome do remetente que voc deseja transformar em contato e clique em Adicionar a Contatos no menu de atalho.

Localizar um contato
Na barra de ferramentas, digite o nome do contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organizao, sobre a qual voc salva vrios tipos de informao, como endereos residencial e

31

de email, nmeros de telefone e fax, alm de URLs de pgina da Web.) a ser localizado na caixa Digite um contato. Voc pode digitar um nome parcial, como Janete L, um nome ou um sobrenome, um alias de email, um nome de exibio e um nome de empresa. Para abrir rapidamente um contato pelo qual voc j tenha procurado anteriormente, clique na seta Digite um contato e selecione um nome.

Encaminhar um contato
Voc pode encaminhar um ou vrios de seus contatos como anexo de uma mensagem de email para outra pessoa. 1. Dica Para selecionar vrios contatos de uma vez, pressione CTRL enquanto clica sobre eles. 2. Clique com o boto direito do mouse no contato e, em seguida, clique em Encaminhar. Observao No caso de ter selecionado vrios contatos, clique em Encaminhar Itens. Em Contatos, clique no contato que voc deseja encaminhar.

Crie uma cpia de backup de meus Contatos

Para fazer backup da pasta Contatos, voc precisa exportar a pasta para um arquivo no formato Arquivo de Pastas Particulares (.pst) (arquivo de Pastas Particulares (.pst): arquivo de dados que armazena suas mensagens e outros itens em seu computador. Voc pode atribuir um arquivo .pst como local padro para mensagens de email. possvel usar um arquivo .pst para organizar e fazer backup de itens por segurana.). 1. 2. 3. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar. Clique em Exportar para um arquivo e depois em Avanar. Na lista Criar um arquivo do tipo, clique em Arquivo de Pastas Particulares (.pst) e depois em Avanar. 4. 5. Na lista Selecione a pasta de origem para exportao, clique em Contatos. Se a pasta Contatos contiver subpastas que voc deseja incluir, marque a caixa de seleo Incluir subpastas. 6. 7. Clique em Avanar. Clique em Procurar, escolha o local do arquivo (por exemplo, Meus Documentos) e digite o nome do arquivo de backup (por exemplo , BackupContatos.pst). 8. Clique em OK.

32

9. 10. 11.

Clique em Concluir. Na caixa Nome, digite Backup de Meus Contatos. Digite as configuraes de criptografia e senha, se necessrias, e clique em OK.

Catlogo de Endereos versus Contatos

Considere o Catlogo de Endereos como um local para armazenar catlogos de endereos ou listas de endereamento individuais, como estes: Contatos O catlogo de endereos onde voc guarda seus endereos pessoais. Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos, os contatos so exibidos em Catlogo de Endereos do Outlook. Os contatos esto armazenados em um arquivo de dados .pst e oferecem suporte ao formato unicode (Unicode: um padro de codificao de caractere desenvolvido pela Unicode Consortium. Usando mais de um byte para representar cada caractere, o Unicode permite que quase todos os idiomas escritos no mundo sejam representados usando um nico conjunto de caracteres.). Catlogo Particular de Endereos O predecessor pasta Contatos em verses anteriores do Outlook, que usa uma tecnologia mais antiga e no oferece suporte ao formato unicode. O Catlogo Particular de Endereos armazenado em um arquivo de dados .pab. Diretrios de Internet LDAP Considere o LDAP (protocolo LDAP: um protocolo que

fornece acesso a Diretrios da Internet.) como o Catlogo de Assinantes na Internet. Lista de Endereos Global (GAL) Se a sua organizao usa contas de email do Microsoft Exchange Server, a GAL exibe nomes de pessoas da sua organizao.

Catlogos de endereos de terceiros.

Adicionar nomes aos Contatos
Para adicionar rapidamente o nome de um remetente lista de Contatos, siga este procedimento: Em uma mensagem aberta, clique com o boto direito do mouse no nome que aparece na linha De e clique em Adicionar a Contatos do Outlook no menu de atalho. Isso adiciona o nome e o email da pessoa aos contatos.

33

Adicionar nomes de um Catlogo Particular de Endereos (.pab) aos meus Contatos

Os contatos so uma maneira mais atualizada de manter nomes e endereos organizados. Se voc tiver nomes no Catlogo Particular de Endereos que queira guardar na pasta Contatos, siga este procedimento: 1. 2. Na barra de ferramentas Padro, clique em Catlogo de endereos .

Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos, na lista Mostrar nomes de, clique em Catlogo Particular de Endereos.

3.

Procure o nome desejado, clique com o boto direito do mouse nele e clique em Adicionar a Contatos no menu de atalho.

Faa com que Contatos seja visto primeiro no Catlogo de Endereos

H dois controles que voc precisa conhecer. O primeiro define qual catlogo de endereos ser exibido sempre que voc abrir o Catlogo de Endereos. Por exemplo, voc pode preferir que Contatos seja sempre o catlogo de endereos exibido. Faa o seguinte: 1. 2. 3. 4. Na barra de ferramentas Padro, clique em Catlogo de Endereos .

Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos, no menu Ferramentas, clique em Opes. Na lista Mostrar esta lista de endereos primeiro, clique em Contatos. Clique em OK.

A segunda opo permite que voc altere rapidamente para mostrar outro catlogo de endereos sem alterar o padro recm-definido. 1. 2. Na barra de ferramentas Padro, clique em Catlogo de Endereos .

Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos, clique na lista Mostrar nomes de para escolher um catlogo de endereos diferente de Contatos.

3. 4.

Procure o nome desejado e feche a caixa de dilogo Catlogo de Endereos. Se voc abrir o Catlogo de Endereos novamente, ele exibir Contatos como a configurao padro.

Exibir detalhes de um nmero de telefone

Para ver os detalhes do nmero de telefone, no contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora

de sua organizao, sobre a qual voc salva vrios tipos de informao, como endereos residencial e de email, nmeros de telefone e fax, alm de URLs de pgina da Web.), clique duas vezes no nmero de telefone sublinhado.

34

Definir um lembrete para um contato

Crie ou abra um contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organizao, sobre a

1.

qual voc salva vrios tipos de informao, como endereos residencial e de email, nmeros de telefone e fax, alm de URLs de pgina da Web.). 2. 3. 4. No menu Aes, clique em Acompanhar. Na lista Sinalizar para, clique na configurao desejada. Na lista Data de concluso, clique na seta para baixo para exibir um calendrio. Clique em uma data no calendrio. 5. Na lista de horrios, digite a hora a ser exibida pelo lembrete.

Resolver contatos duplicados

Se voc salvar um contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organizao, sobre a qual voc salva vrios tipos de informao, como endereos residencial e de email, nmeros de telefone e fax, alm de URLs de pgina da Web.) com o mesmo nome ou nome de email de outro j existente na pasta Contatos, o Microsoft Outlook exibir uma caixa de dilogo que lhe permitir adicionar o novo contato ou atualizar o contato existente com as novas informaes do novo contato. Adicionar este contato como novo O novo contato ser adicionado pasta Contatos. Portanto se, por exemplo, voc tivesse criado um contato com o nome Janete Lemos e j existisse um contato com esse nome, haveria dois contatos com o nome Janete Lemos. Para fazer a distino entre os dois nomes, convm adicionar a inicial do segundo nome a um deles. Atualizar as novas informaes deste contato no contato existente O Outlook comparar todos os campos que tenham dados e copiar os dados do novo contato para os campos com dados conflitantes. Por exemplo, se voc tiver um contato de nome Carina Terra com o telefone 2555-0112 e receber um contato com um novo nmero de telefone, o Outlook copiar o novo nmero no contato antigo e deixar os outros campos inalterados. Qualquer categoria atribuda e qualquer texto da caixa de mensagem do novo contato no ser copiado para o contato existente. Se desejar copiar esses campos de um novo contato para um contato existente, voc precisar copi-los manualmente. Os certificados (certificado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando voc envia uma mensagem assinada digitalmente est enviando seu certificado e chave pblica. Os certificados so emitidos por uma autoridade de certificao e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) e links a contatos da guia Atividades sero copiados do novo

35

contato e adicionados ao contato existente sem que as informaes originais sejam substitudas. Os links da guia Atividades referentes a itens que no sejam contatos, como tarefas e compromissos, no sero copiados. Caso voc precise reverter as informaes do contato original, uma cpia desse contato ser armazenada na pasta Itens excludos sempre que o Outlook copiar novos dados. Observao Se voc estiver salvando vrios contatos no Outlook, o Outlook pode salvar as informaes mais rpido se voc no usar a deteco de duplicatas. Para desativar esse recurso, faa o seguinte: 1. 2. No menu Ferramentas, clique em Opes. Clique em Opes de contatos e desmarque a caixa de seleo Verificar se h contatos duplicados.

Excluir contatos duplicados

Se voc importou contatos para o Outlook usando os mesmos nomes ou endereos de email j existentes na pasta Contatos e se, no Assistente para Importao e Exportao, a opo Permitir a criao de duplicatas estava marcada, voc dever ter duplicatas de vrios ou de todos os contatos importados. Remover os contatos duplicados um processo manual, mas o procedimento abaixo a maneira mais fcil para execut-lo. 1. 2. Em Contatos, selecione a pasta de contatos onde esto os contatos duplicados. No Painel de Navegao (painel de navegao: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), em Modo de Exibio Atual, clique em Lista de Telefones. Isso lhe dar a melhor visualizao para procurar os contatos duplicados na lista de contatos. Voc pode, em seguida, classificar a lista por data de modificao, para agrupar as duplicatas. 3. No menu Exibir, aponte para Organizar por, selecione Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 4. Clique em Campos e, na lista Campos disponveis, clique em Modificado; em seguida, clique em Adicionar. 5. Clique em Mover acima at que Modificado esteja no topo da lista Mostrar campos nesta ordem. 6. Clique em OK duas vezes.

36

7. 8.

Na lista de contatos, pressione a tecla CTRL enquanto clica em cada contato duplicado. Depois de selecionar todos os contatos duplicados, pressione DELETE.

Observaes Se voc no desejar que haja contatos duplicados ao importar contatos para o Outlook, selecione a opo No importar duplicatas ou a opo Substituir duplicatas por itens importados, no Assistente para Importao e Exportao. No importar duplicatas Os dados existentes so mantidos e as informaes duplicadas no arquivo de Pastas Particulares (.pst) (arquivo de Pastas Particulares (.pst): arquivo de dados que armazena suas mensagens e outros itens em seu computador. Voc pode atribuir um arquivo .pst como local padro para mensagens de email. possvel usar um arquivo .pst para organizar e fazer backup de itens por segurana.) no so copiadas para a pasta Contatos. Substituir duplicatas por itens importados Os dados existentes na pasta Contatos so substitudos pelas informaes contidas no arquivo .pst importado. Se voc salvar informaes de contato de um destinatrio com o mesmo nome ou endereo de email j existente na pasta Contatos, o Outlook exibir uma caixa de dilogo com duas opes: Adicionar novo contato. Atualizar dados do contato com as novas informaes. Para obter mais informaes, verifique o item anterior: resolver contatos duplicados.

Copie contatos do Outlook para os contatos do MSN Hotmail

Voc pode usar o Outlook para trabalhar com suas contas de email do MSN e do MSN Hotmail. Os assinantes de Servios Premium do MSN podem usar o Microsoft Office Outlook Connector para MSN para obter maior confiabilidade e funcionalidade, inclusive acesso e sincronizao de mensagens de email, contatos, calendrio, tarefas e anotaes. Se voc no tem o Outlook Connector para MSN, pode importar os contatos do Outlook 2000, do Outlook 2002 e do Outlook 2003 para o MSN Hotmail. Antes de poder copiar seus contatos do Outlook para o MSN Hotmail, voc precisa export-los para um arquivo .csv (Valores Separados por Vrgulas). Observao Se voc estiver usando o Outlook 2002 SP2 ou posterior e for assinante de um Servio Premium do MSN, recomendvel que use o Microsoft Office Outlook Connector para MSN, que oferece acesso mais confivel a suas mensagens de email, assim como aos contatos, calendrio, tarefas e anotaes anexados sua conta.

37

1. 2.

No Outlook, no menu Arquivo, clique em Importar e Exportar. Em Escolha uma ao para executar, clique em Exportar para um arquivo e depois clique em Avanar.

3.

Em Criar um arquivo do tipo, clique em Valores Separados por Vrgulas (Windows) e depois em Avanar. Observao Se voc receber a caixa de dilogo Este recurso no est instalado no momento. Deseja instal-lo agora?, clique em Sim.

4.

Em Selecione a pasta de origem para exportao, clique em Contatos ou na pasta que contm os contatos que deseja exportar e, em seguida, clique em Avanar.

5. 6.

Em Salvar arquivo exportado como, clique em Procurar. V para a pasta onde deseja salvar o arquivo e, na caixa Nome do arquivo da caixa de dilogo Procurar, digite um nome para o arquivo.

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Clique em OK, depois em Avanar e, por ltimo, clique em Concluir. Abra o navegador da Web e inscreva-se no MSN Hotmail. Clique na guia Contatos. Em Ferramentas, clique em Importar Contatos. Clique em Outlook 2000/XP/2003 e depois em Avanar. Clique em Procurar, localize o arquivo .csv criado nas etapas 1 a 7 e clique nele. Em seguida, clique em Abrir e depois em Concluir.

Use os contatos do MSN Hotmail com o Outlook

Este recurso requer que voc esteja usando o Microsoft Office Outlook Connector para MSN. O Outlook Connector para MSN permite que voc use sua conta do MSN Hotmail (se o seu endereo de email terminar em @hotmail.com ou @msn.com) no Microsoft Outlook 2002 SP2 ou posterior.

Exibir seus contatos do MSN Hotmail

Depois que voc tiver instalado o Microsoft Office Outlook Connector para MSN, seus contatos do MSN Hotmail aparecero em Contatos no Painel de Navegao do Outlook.

38

Usando seus contatos do MSN Hotmail para enderear mensagens de email

Ao enderear uma mensagem de email no Outlook clicando em Para, Cc ou Cco, na caixa de dilogo Selecionar Nomes, em Mostrar nomes de, selecione Contatos em seu endereo de email.

Meus contatos no aparecem no Catlogo de Endereos

1. No Painel de Navegao (painel de navegao: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), clique em Contatos. 2. Em Meus Contatos, clique com o boto direito do mouse na pasta Contatos que deseja exibir no catlogo de endereos e clique em Propriedades no menu de atalho. 3. Clique na guia Catlogo de Endereos do Outlook e verifique se a caixa de seleo Mostrar esta pasta como catlogo de emails est marcada. Se a caixa de seleo no estiver disponvel, ser preciso adicionar o Catlogo de Endereos do Outlook ao seu perfil. Como? 1. 2. Avanar. 3. 4. 5. 6. 7. 4. Clique em Adicionar. Clique em Catlogos de Endereos Adicionais e clique em Avanar. Clique em Catlogo de Endereos do Outlook e clique em Avanar. Clique em OK. Reinicie o Outlook. Clique em OK. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email. Clique em Adicionar um novo catlogo de endereos ou diretrio e clique em

Solucionar problemas de contatos

No consigo ver meus contatos
Alguns contatos podem ficar temporariamente ocultos se o modo de exibio que voc estiver usando filtrar determinados detalhes. Para exibir todos os contatos da pasta Contatos, no menu

39

Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. Clique em Filtrar e, em seguida, clique em Limpar Tudo. Se voc estiver exibindo os contatos em um tipo de modo de exibio (tipo de modo de exibio: a estrutura bsica de um modo de exibio. Quando voc cria um modo de exibio, deve primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de exibio (tabela, linha do tempo, dia/semana/ms, carto ou cone) para determinar como as informaes sero organizadas e formatadas no novo modo de exibio.) de tabela, pode ser que eles fiquem agrupados, e os grupos fiquem recolhidos, de modo que voc no consiga ver os contatos que esto nos grupos. Se desejar expandir os grupos para mostrar os detalhes, clique no boto Expandir recolher os grupos para ocultar os detalhes, clique no boto Recolher . . Se desejar

Verifique se as configuraes das dimenses so suficientes para exibir os contatos. Como? 1. Em Contatos, no menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 2. Siga um destes procedimentos: Modos de exibio de carto 1. 2. Clique em Outras configuraes. Em Dimenses dos cartes, verifique se a largura especificada suficiente para exibir os contatos. Modos de exibio de tabela 3. 4. Clique em Formatar Colunas. No boto Campos disponveis, selecione um campo e verifique se o valor da Largura especificada suficiente para exibir os itens. Verifique se existem dados para os campos exibidos. No modo de exibio de tabela, se no existirem dados para os contatos nos campos exibidos, ser exibida uma grade em branco. Tente selecionar outro modo de exibio ou modificar o modo de exibio de tabela para incluir campos que contenham os dados clicando com o boto direito na grade, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Campos. Pode ser que os contatos no estejam arquivados nem classificados como voc esperava que estivessem. Em muitos modos de exibio, os contatos so classificados pelo contedo do campo Arquivar como. Esse campo Arquivar como pode conter um nome de contato, um nome de empresa ou um nome personalizado para o contato. Para alterar o modo de arquivamento de um

40

contato, abra-o e insira o que desejar na caixa Arquivar como. Ou, se preferir, classifique os contatos por outro campo. Feche o contato. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. Clique em Classificar e selecione o campo pelo qual voc deseja classificar os contatos.

Quando clico em Para:, Cc: ou Cco:, no consigo ver meus contatos.

1. 2. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email. Selecione Exibir ou alterar diretrios ou catlogos de endereos existentes e, em seguida, clique em Avanar. Os contatos s sero exibidos se o Catlogo de Endereos (Catlogo de Endereos: o conjunto de catlogos de endereos que pode ser usado para armazenar nomes, endereos de email, nmeros de fax e listas de distribuio. O Catlogo de Endereos pode conter uma Lista de Endereos Global, um Catlogo de Endereos do Outlook e um Catlogo Particular de Endereos.) do Microsoft Outlook for adicionado. Siga um destes procedimentos:

O Catlogo de Endereos do Outlook est listado. 1. 2. No menu Ir, clique em Lista de Pastas. Clique com o boto direito do mouse nas pastas de contatos, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Catlogo de Endereos do Outlook. 3. Verifique se a opo Mostrar esta pasta como catlogo de endereos de email est selecionada.

O Catlogo de Endereos do Outlook no est listado. 4. Clique em Adicionar, selecione Catlogos de Endereos Adicionais e clique em Avanar. 5. 6. Na lista, selecione Catlogo de Endereos do Outlook e clique em Avanar. preciso reiniciar o Outlook para completar essa alterao.

41

Esto faltando informaes nos meus contatos

Pode ser que o modo de exibio que voc esteja usando no inclua os campos que deseja ver. Por exemplo, alguns modos de exibio so definidos para mostrar apenas o endereo para correspondncia (endereo para correspondncia: quando voc cria um contato, pode inserir at trs endereos para ele. Voc seleciona um deles como o endereo para correspondncia, que se torna o endereo principal que aparece na maior parte dos modos de exibio e que usado em malas diretas no Microsoft Word.). Por isso, apenas um endereo ser exibido mesmo que voc tenha inserido outro. Se voc criar campos personalizados (campo personalizado: um campo criado por voc. Um campo personalizado pode ser um campo em branco, de combinao ou de frmula.), eles estaro disponveis apenas na pasta em que foram criados. Se voc adicionar um campo a um tipo de modo de exibio (tipo de modo de exibio: a estrutura bsica de um modo de exibio. Quando voc cria um modo de exibio, deve primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de exibio (tabela, linha do tempo, dia/semana/ms, carto ou cone) para determinar como as informaes sero organizadas e formatadas no novo modo de exibio.) de carto e o campo adicionado estiver vazio para determinado contato, o campo no ser exibido no carto desse contato. Para ver o campo vazio, faa o seguinte. 1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 2. 3. Clique em Outras configuraes. Marque a caixa de seleo Mostrar campos vazios.

Meus contatos no esto classificados na ordem esperada

Em muitos modos de exibio, os contatos so classificados pelo contedo do campo Arquivar como. Esse campo Arquivar como pode conter um nome de contato, um nome de empresa ou um nome personalizado para o contato. Para alterar o modo de arquivamento de um contato, abra-o e insira o que desejar na caixa Arquivar como. Ou, se preferir, classifique os contatos por outro campo. Feche o contato. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. Clique em Classificar e selecione o campo pelo qual voc deseja classificar os contatos. Talvez voc tenha classificado os contatos por um endereo inteiro e no por parte do endereo. Por exemplo, se voc classificar os contatos pelo campo Endereo Comercial, o Microsoft Outlook usar a primeira linha de texto desse campo Endereo Comercial para

42

classificar os contatos. Para ver os contatos classificados pela cidade ou pelo pas/regio do endereo comercial, classifique-os pelo campo Cidade do Endereo Comercial ou Pas do Endereo Comercial. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. Clique em Classificar e, em seguida, clique em Campos de endereo na caixa Selecionar campos disponveis em. Na caixa Classificar itens por, clique no campo pelo qual voc deseja classificar os contatos. Talvez voc tenha classificado os contatos usando uma combinao dos endereos comercial e residencial. Se voc os tiver classificado pelo campo Estado ou Pas, o Outlook usar o endereo para correspondncia ao classificar os contatos. Talvez voc tenha considerado o endereo para correspondncia um endereo comercial para alguns contatos e um endereo residencial para outros. Para alterar o endereo para correspondncia, abra o contato. Em Endereos, clique na seta prxima a Comercial, Residencial ou Outro para alterar para um dos trs tipos de endereos. Selecione o tipo de endereo para criar o endereo para correspondncia e marque a caixa de seleo Este o endereo para correspondncia.

Os botes de letra prximos aos meus cartes desapareceram

Se voc classificar os contatos por um campo que no seja de texto, como Aniversrio, os botes de letra no sero mostrados em um tipo de modo de exibio (tipo de modo de exibio: a estrutura bsica de um modo de exibio. Quando voc cria um modo de exibio, deve primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de exibio (tabela, linha do tempo, dia/semana/ms, carto ou cone) para determinar como as informaes sero organizadas e formatadas no novo modo de exibio.) de carto. Para ver os botes de letra, classifique os contatos por um campo de texto, como Arquivar como.

O contato para o qual desejo registrar itens automaticamente no aparece na caixa de dilogo Opes de dirio
Pode ser que o contato esteja localizado em outra pasta de contatos, e no na pasta Contatos, ou em uma subpasta da pasta principal Contatos. Voc s poder registrar itens automaticamente no Dirio para os contatos que estejam localizados na pasta principal Contatos. Mova ou copie o contato para essa pasta a fim de que ele seja exibido.

43

O contato no est sublinhado na caixa Contatos

Se algum nome de contato no estiver sublinhado, clique no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Verificar nomes. Se um nome continuar aparecendo sem estar sublinhado, ele no estar na pasta Contatos.

O texto de um carto de visita cortado

1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 2. 3. Clique em Outras configuraes. Em Dimenses dos cartes, na caixa Altura de campos com vrias linhas, digite o nmero mnimo de linhas de texto a serem exibidas se o campo contiver um texto extenso demais para se ajustar ao campo ou se o carto for estreito. 4. Em Dimenses dos cartes, na caixa Largura do carto, digite um nmero maior para exibir mais dados. Quando classifico, filtro ou fao a mala direta de meus contatos, o campo de endereo ou nome no exibido corretamente Para verificar se as partes de um endereo ou de um nome esto identificadas corretamente para classificao, filtragem ou mala direta, abra o contato e clique em Nome Completo e no boto exibido em Endereos. Revise cada entrada e faa as alteraes apropriadas. Observao Em algumas regies/pases, o boto Nome Completo os botes Comercial, Residencial e Outros em Endereos so substitudos por campos individuais.

Adicionei um campo personalizado aos meus contatos, mas no consigo v-lo

Se o campo adicionado estiver vazio, ele no ser exibido em um tipo de modo de exibio de carto. 1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibio Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibio Atual. 2. 3. Clique em Outras Configuraes. Marque a caixa de seleo Mostrar campos vazios.

Para todos os tipos de modo de exibio, carto ou tabela, verifique tambm se o campo foi adicionado lista de campos a serem exibidos.

44

Encerramento

Esta apostila foi desenvolvida pela Tecnologia de Informao TI da Gequmica Produtos Qumicos Ltda. e grande parte de seu contedo est baseada no prprio arquivo de ajuda do Microsoft Office Outlook 2003 sendo que o restante resultado de experincia prpria, bem como de pesquisas na Internet. vedada sua utilizao para fins comerciais sendo, porm, livre sua utilizao para fins didticos. Na eventual reproduo do texto, todo ou em partes, agradecemos a citao da fonte. Acreditamos que a maioria das dvidas que possam surgir com relao a utilizao dia a dia dos mdulos de Calendrio e Contatos esto aqui esclarecidas, sendo que existe estudo para desenvolvimento de outra apostila voltada para a parte especfica de gerenciamento de e-mails.

So Paulo, dezembro de 2006 Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informao TI Gequmica Produtos Qumicos Ltda haroldo@gequimica.com.br