Gerenciamento do Tempo

PMBOK Guide 2000

Objetivos desta Aula

Apresentar os processos, ferramentas e tcnicas utilizadas para a gerncia do tempo de um projeto segundo o PMBOK

O que Gerncia de Tempo?

Garantir que o projeto termine no Garantir que o projeto termine no prazo desejado prazo desejado

Por que gerenciar o tempo?

Projetos fora do prazo geram Projetos fora do prazo geram insatisfao, aumentam os custos e a insatisfao, aumentam os custos e a tenso da equipe tenso da equipe

Processos da Gerncia do Tempo

Activity Activity Definition Definition Activity Activity Sequencing Sequencing
Activity Activity Duration Duration Estimation Estimation Schedule Schedule Development Development
5

Schedule Schedule Control Control

Activity Definition

Qual a finalidade do processo Activity Definition

o processo responsvel por identificar e o processo responsvel por identificar e documentar as atividades especficas que documentar as atividades especficas que devem ser executadas para produzir os devem ser executadas para produzir os resultados identificados na WBS resultados identificados na WBS

Atividades x Tarefas
Para o PMBOK no h diferena entre as Para o PMBOK no h diferena entre as duas!!! duas!!! Pode-se utilizar tarefas como um conceito de Pode-se utilizar tarefas como um conceito de mais alto nvel na WBS, mas isto no uma mais alto nvel na WBS, mas isto no uma regra regra

Elementos do Processo Activity Definition

Activity Definition :: Inputs

WBS Scope Statement Historical Information Constraints Assumptions Expert Judgment Templates
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Activity Definition :: Tools and Techniques

Decomposition
Neste contexto, decomposio visa detalhar as atividades de mais baixo nvel da WBS (work packages) em atividades menores e mais executveis Project A 60h Work Pkg 1 10h Tarefa 1 20h Work Pkg 1 20h Atividade 1 15h Atividade 1 5h Tarefa 2 30h Work Pkg 1 30h Atividade 1 30h
11

Atividade 1 7h

Atividade 1 3h

Activity Definition :: Main Output

Lista de Atividades
Lista de todas as atividades que sero realizadas no projeto Deve ser organizada como uma extenso da WBS garantindo a execuo do escopo Cada atividade deve conter uma descrio para que no exista falta de entendimento

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Activity Definition :: Others Outputs

Supporting detail WBS Updates

13

Activity Sequencing

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Qual a finalidade do processo Activity Sequencing

Processo responsvel por documentar e Processo responsvel por documentar e identificar as dependncias lgicas entre identificar as dependncias lgicas entre as atividades as atividades

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Elementos do Processo Activity Sequencing

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Activity Sequencing :: Inputs

Activity List Product Description
O layout fsico de uma planta que ser contrudas As interfaces de comunicao entre os subsistemas

Milestones
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Activity Sequencing :: Inputs

Tipos de dependncias entre as atividades
Mandatory Dependencies
O alicerce de uma casa deve ser construdo antes das paredes

Discretionary Dependencies
Dependncias ditadas pela equipe Best Practices Outros aspectos lgicos

External Dependencies
Testes podem depender da disponibilidade de hardware
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques

Diagramas de Rede (Network Diagram)
Tem por objetivo apresentar o fluxo das atividades do projeto do incio ao fim Com o diagrama montado mais a estimativa de tempo de cada atividade possvel avaliar o tempo total de durao do projeto S pode ser completado aps o project charter, project staffing e WBS So montados a partir das atividades de mais baixo nvel da WBS (working packages)
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques

Diagramas de Rede (Network Diagram)
Trs tipos
PDM (Precedence Diagramming Method) ADM (Arrow Diagramming Method) Conditional Diagramming Methods: diagrama permitindo loops, tais como GERT

Formato geral de apresentao

Incio

Fim

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Definies sobre Diagramas Early Start (ES)
Data mais cedo que uma atividade pode iniciar quando suas antecessoras so executadas no tempo estimado

Early Finish (EF)

Data mais cedo que uma atividade pode terminar comeando na sua ES e sendo executada no tempo estimado
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Definies sobre Diagramas Late Start (LS)
Data mais tarde que uma atividade pode iniciar sem prejudicar o cronograma

Late Finish (LF)

Data mais tarde que uma atividade pode terminar sem prejudicar o cronograma

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Definies sobre Diagramas Slack (float)
Representa a quantidade de tempo que uma atividade pode atrasar sem prejudicar a data final do projeto Slack = LS ES = LF - EF

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Definies sobre Diagramas Free Slack (float)
A quantidade de tempo que uma atividade pode atrasar sem prejudicar o ES de sua sucessora

Project Slack (float)

A quantidade de tempo que o projeto pode atrasar sem impacto nas datas externas requeridas pelo cliente
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Definies sobre Diagramas Caminho Crtico (Critical Path)
o maior caminho dentro do diagrama de rede, determinando o menor tempo para terminar o projeto

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

Determinando o caminho crtico (tempo em semanas)
Nos caso mais simples, como o da figura abaixo, pode ser determinado pelo maior caminho Pode ser determinado tambm, pelo caminho cujas atividades tem slack igual a zero ou tem valor mnimo
Critical Path

3 3 A C 6 B

8 D 4 E Tempo Total 18 semanas

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

PDM Precedence Diagraming Method PDM Precedence Diagraming Method
Mtodo utilizado para construo de um rede de Mtodo utilizado para construo de um rede de atividades onde se utiliza caixas representando atividades onde se utiliza caixas representando atividades e e setas representando precedncia atividades e e setas representando precedncia

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

PDM Outras Caractersticas
Tipos de Dependncias
Finish-to-Start
O incio da sucessora depende do final da precedente

Finish-to-finish
O final da sucessora depende do final da precedente

Start-to-start
O incio da sucessora depende do incio da precedente

Start-to-finish
O final da sucessora depende do incio da precedente

Tambm chamado de AON (Activity-on-Node)

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede PDM Convenes do Diagrama
x = Identificao da Atividade (d) = Durao Early Start (Early Finish) (ES) (EF) Late Start Late Finish (LS) (LF)
(Slack) Precedncias entre atividades Precedncias entre atividades no caminho crtico
Fonte: Desk Reference
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

PDM
Calculando ES e EF
B (3) 3 A (3) 0 3 C (3) 3 6
Tempo Total 18 semanas
30

Forward pass
D (8) 6 6

Guia Guia ES Maior EF atividade ES ==Maior EF atividade precedente precedente EF LF Durao EF ==LF ++Durao

14 E (4) 14 18

Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

PDM
Calculando LS, LF e Slack
Backward pass
B (3)
3 Guia Guia LF Menor LS atividade LF ==Menor LS atividade posterior posterior LS LF Durao LS ==LF Durao Slack LF EF Slack ==LF --EF

D (8) 6 6
6

A (3)
0

3 3 3
(0)

6
(0)

14 14
14

E (4) 14
(0) Tempo Total 18 semanas
31

0
(0)

C (3) 3 6 11 14
(8)

18 18

Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

PDM
Determinando o caminho com atividades com Slack igual a zero
B (3)
3

D (8) 6 6
6

A (3)
0

3 3 3
(0) (0)

6 (0) (0)

14 14
14

Caminho Crtico

E (4) 14
(0) (0)

0
(0) (0)

C (3) 3 6 11 14
(8)

18 18

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede ADM Arrow Diagraming Method ADM Arrow Diagraming Method
Mtodo utilizado para construo de um Mtodo utilizado para construo de um rede de atividades onde se utiliza boxes e rede de atividades onde se utiliza boxes e setas representando precedncia e setas representando precedncia e atividades respectivamente atividades respectivamente

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM Caractersticas
S utiliza dependncias entre as atividades do tipo finish-to-start Tambm chamado de AOA (Activity-onArrow) As tcnicas de estimativa PERT e CPM s podem ser representadas utilizando este tipo de diagrama
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM Caractersticas (cont.)
Atividades Dummy
Servem para representar dependncias entre atividades So representadas por uma linha pontilhada Tem tempo de durao igual a zero No consomem recursos

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM Exemplo

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM Convenes do Diagrama
Identificao da Atividade ES Earliest Start EF Earliest Finish 1 C (8,10) 2 (15,17)

LF Latest Finish Tempo de Durao LS Latest Start

Atividade

Fonte: Kerzner

Atividades no caminho crtico

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM
Calculando ES e EF
Forward pass
D (6,14) 8 Guia Guia ES Maior EF atividade ES ==Maior EF atividade precedente precedente EF LF Durao EF ==LF ++Durao

A (0,3) 3

3,6 B(

4
4

E (1

4,1 8

1
3

3
C( 3,6 )

5 3 Tempo Total 18 semanas

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

ADM
Calculando LS, LF e Slack
Backward pass
D (6,14) A (0,3) 3 (0,3)
) (3,6 B ) ( 3, 6 3 C( 3,6 ) 3( 11 ,14 )
Guia Guia LF Menor LS atividade LF ==Menor LS atividade posterior posterior LS LF Durao LS ==LF Durao Slack LF EF Slack ==LF - -EF

8 (6,14)

E( 14 ,18 4 ( ) 14 ,18 )

Tempo Total 18 semanas

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Activity Sequencing :: Tools and Techniques :: Diagramas de Rede

Etapas no desenvolvimento de uma rede
Identificar as atividades atravs da WBS Determinar os relacionamentos de precedncia Elaborar a rede Estimar a durao de cada atividade identificando ES e EF atravs do Forward pass identificando LS, LF, slack atravs do backward pass Identificar o caminho crtico
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Activity Sequencing :: Tools and Techniques

Conditional Diagraming Methods
Utilizao de diagramas que incluam condies e loops

Networks Templates

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Activity Sequencing :: Outputs

Project Network Diagrams
Representam uma apresentao visual das atividades e de suas dependncias mostrando o seu fluxo do incio at o fim No precisa necessariamente apresentar todas as atividades

Activity List Updates

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Activity Duration Estimation

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Qual a finalidade do processo Activity Duration Estimation

Processo responsvel por estimar o tempo Processo responsvel por estimar o tempo de durao para todas as atividades de durao para todas as atividades

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Elementos do Processo Activity Duration Estimation

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Activity Duration Estimation :: Inputs

Activity List Constraints Assumptions Resource Requirements
Relativo a quantidade de recursos

Resource Capabilities
Utilizao de pessoas experientes na tarefa

Historical Information Identified Risks

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Activity Duration Estimation :: Tools and Techniques

Analogous/Top-Down Estimation
Utiliza como base estimativas de atividades semelhantes realizadas no passado Para dar certo preciso que:
Atividades sejam muito parecidas O responsvel pela estimativa tenha domnio sobre o problema

Quantitatively Based Durations

Algumas atividades podem ser estimadas tomando como base a quantidade

Reserve Time
Famosa gordurinha no cronograma

Expert Judgment Wideband Delphi

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Activity Duration Estimation :: Main Output

Estimativas de Durao das Atividades
Representam a quantidade de tempo necessria para a realizao das tarefas Devem incluir um range para mais e menos de concluso (viso pessimista e otimista)

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Activity Duration Estimation :: Others Outputs

Basis of Estimates
Documentao das estimativas definidas para futuros projetos

Activity List Updates

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Schedule Development

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Qual a finalidade do processo Schedule Development

Processo responsvel por determinar as Processo responsvel por determinar as datas de incio e fim de todas as datas de incio e fim de todas as atividades atividades

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Elementos do Processo Schedule Development

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Schedule Development :: Inputs

Project Network Diagrams Activity Duration Estimates Resource Requirements Resource Pool Description
Conhecimento sobre datas e perodos de disponibilidade dos recursos

Calendars
Conhecimento sobre horrios e perodos de trabalho.
Horrio: 8x5, 24x7, etc Frias, treinamentos, etc

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Schedule Development :: Inputs

Constraints
Representam datas impostas que tero que ser atendidas e Milestones importantes do projeto

Assumptions Risk Management Plan Activity Attributes

Informaes especficas sobre as atividades

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Schedule Development :: Inputs

Lags
Tempo que uma atividade dever esperar para comear aps a sua precedente terminar

Leads
Tempo que uma atividade comear antes que a sua precedente termine

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Mathematical Analysis
Tem por objetivo estimar teoricamente quanto mais cedo/tarde pode comear/terminar cada atividade de um projeto O resultados obtidos pela anlise so utilizados na definio das datas do cronograma Tipos
Critical Path Method (CPM) Program Evaluation and Review Technique (PERT) Graphical Evaluation and Review Technique (GERT)
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Schedule Development :: Tools and Techniques :: Mathematical Analysis

Critical Path Method (CPM)
Apesar do nome, seu objetivo fazer a estimativa utilizando apenas um nico tempo de durao para cada atividade Prioriza o custo com flexibilidade de tempo Somente pode ser representado atravs de diagramas AOA, permitindo atividades dummy O foco principal o de encontrar atividades com float mnimo

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Schedule Development :: Tools and Techniques :: Mathematical Analysis

Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT superior ao CPM porque utiliza trs tipos de estimativas para cada tarefa (Otimista, Pessimista e Usual) O valor a ser utilizado calculado atravs da distribuio mdia dos trs valores Prioriza o tempo com flexibilidade de custo Pode ser representado atravs de diagramas AOA Pode ser utilizada para estimar tempo e custo
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Schedule Development :: Tools and Techniques :: Mathematical Analysis Frmulas PERT

Expected Value Standard Deviation (SD) P-6 SD = 6 Variance (V)
V=

P+4M+O EV = 6 Representa a Desvio padro estimativa para para mais e menos valor a ser utilizado
Legenda: P = Valor pessimista O = Valor otimista M = Valor mais provvel

P-O 6

Variao do Resultado

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Schedule Development :: Tools and Techniques :: Mathematical Analysis :: PERT Distribuio Beta
Alta Mais Provvel (CPM) O+4M+P 6 Valor PERT

Probabilidade de Ocorrncia

Distribuio Beta Otimista Baixa Curta Duraes Possveis Pessimista Longa

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Graphical Evaluation and Review Technique (GERT)
Permite tratamento de probabilidade nas duraes das atividades Algumas atividades podem acontecer ou no Algumas atividades podem acontecer parcialmente Permite a existncia de laos entre as atividades

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Duration Compression
Anlise matemtica que procura o menor tempo possvel de execuo do projeto sem mudana no escopo Tcnicas
Crashing Fast tracking

62

Schedule Development :: Tools and Techniques

Duration Compression
Crashing
Visa encontrar a menor data com o menor aumento de custo Deve-se adicionar recursos nas atividades do caminho crtico obtidos de outras atividades ou vindos de outras fontes Resulta normalmente em acrscimo de custos

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Duration Compression
Fast tracking
Visa realizar atividades com dependncia sequncial em paralelo Aumenta demasiadamente o risco Necessita mais ateno na comunicao Aumenta o re-trabalho

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Formas de diminuir o tempo de uma Atividade
Alocando mais recursos Reduzindo o escopo Mudana do recurso por uma mais eficiente Reduo da qualidade

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Simulao
Envolve a simulao de clculos diferentes duraes de projetos a partir de suposies A tcnica mais famosa a de Monte Carlo:
Simula a execuo do projeto vrias vezes de forma a obter uma distribuio estatstica dos resultados Realiza as simulaes atravs das estimativas de PERT (otimista, pessimista e usual), mas no utiliza suas frmulas Ajuda na identificao de gargalos e na identificao dos riscos
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Schedule Development :: Tools and Techniques

Simulao (cont.)
Atravs de Monte Carlo pode-se obter:
A probabilidade de trmino do projeto em qualquer data A probabilidade de trmino do projeto sobre qualquer custo O risco total do projeto

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Resource Leveling
Balanceamento da distribuio da equipe Isto acontece quando existe um desnvel muito grande na alocao de recursos humanos nos diversos perodos do projeto O problema resolvido com:
Transferncia de recursos de atividades menos crticas Aumento no cronograma Alocao de mais recursos Uso de overtime
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Schedule Development :: Tools and Techniques :: Resource Leveling (cont.)

Recursos por Semana
25
Nmero Pessoas

20 15 10 5 0 1 sem 2 sem Semanas 3 sem 4 sem

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Schedule Development :: Tools and Techniques

Software de Gerenciamento de Projetos
Sistema que auxilia na elaborao do cronograma utilizando as tcnicas apresentadas

Coding Structure
Codificao das atividades de acordo com algum critrio

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Schedule Development :: Main Output

Project Schedule
Tem que disponibilizar pelo menos a data incio e final para cada atividade Pode ser apresentado de diversas formas:
Project Network Diagrams Gantt charts Milestone charts

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Schedule Development :: Apresentao do Cronograma :: Project Network Diagrams

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Schedule Development :: Apresentao do Cronograma :: Gantt Charts

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Schedule Development :: Apresentao do Cronograma

Pontos importantes sobre Gantt Charts
Excelente para controle e comunicar progresso de cronograma Ferramenta fraca para gerenciamento No organiza as atividade efetivamente como a WBS e um diagrama de rede

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Schedule Development :: Apresentao do Cronograma :: Milestone Charts

Apresenta os eventos significativos do projeto Excelente para comunicao com o executivo Tem durao igual a zero

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Schedule Development :: Others Outputs

Supporting Detail Schedule Management Plan Resource Requirement Updates

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Schedule Control

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Qual a finalidade do processo Schedule Control

Processo responsvel por: Processo responsvel por:
a) Garantir que todos concordem com as a) Garantir que todos concordem com as mudanas feitas no cronograma mudanas feitas no cronograma b) Determinar que mudanas ocorreram no b) Determinar que mudanas ocorreram no cronograma cronograma c) Gerncia das mudanas no cronograma c) Gerncia das mudanas no cronograma quando elas ocorrerem quando elas ocorrerem

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Elementos do Processo Schedule Control

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Schedule Control :: Inputs

Project Schedule
O cronograma do projeto. Schedule Baseline o termo utilizado para designar o cronograma que foi aprovado

Performance Reports Change Requests Schedule Management Plan

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Schedule Control :: Tools and Techniques

Schedule Change Control System Performance Measurement Additional Planning Project Management Software Variance Analysis

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Schedule Control :: Main Output

Project Schedule Schedule Updates:
O cronograma deve ser alterado para contemplar as alteraes necessrias. Tais mudanas podem implicar na alterao da data final do projeto.

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Schedule Control :: Others Outputs

Corrective Action Lessons Learned

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Leitura Recomendada
PMBOK: captulo 6

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