ROBERTO OLIVEIRA CUNHA

LEIAME Nenhuma informao do TUTORIAL DO MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 poder ser copiada, movida ou modificada sem autorizao prvia e escrita do Programador Roberto Oliveira Cunha. Programador: Roberto Oliveira Cunha

Apresentao Microsoft Office Outlook 2003 Envie e receba email; gerencie sua agenda, contatos e tarefas; e registre suas atividades usando o Microsoft Office Outlook. Iniciando o Microsoft Office Outlook 2003 Antes de iniciar o Microsoft Office Outlook 2003, voc tem que ter a noo de Digitao e Windows. Clique em Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook 2003.

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Agradecemos o uso do Microsoft Office Outlook 2003! Esta verso do Outlook inclui novos recursos criados para ajud-lo a acessar, priorizar e lidar com comunicao e informaes, de forma a otimizar o seu tempo e facilitar o gerenciamento do fluxo crescente de emails recebidos. Para voc ter uma idia do que possvel fazer com o Outlook 2003, compilamos uma lista de nossos recursos favoritos. Experincia de Email Dinmica - O Outlook ajuda voc a ler, organizar, acompanhar e localizar emails com mais eficincia do que antigamente. O novo layout da janela exibe mais informaes na tela de uma s vez, mesmo em monitores pequenos. A lista de mensagens foi reprojetada para utilizar o espao de forma mais inteligente. Como resultado disso, voc perder menos tempo com a navegao e dedicar mais tempo realizao de suas tarefas. O agrupamento automtico de mensagens ajuda o usurio a localizar e a ir para emails em qualquer lugar da lista com mais rapidez do que antes. E voc ainda pode mover ou excluir todas as mensagens em um grupo de uma vez. Filtro de Lixo Eletrnico - O novo Filtro de Lixo Eletrnico ajuda a evitar muitos dos emails indesejveis que voc recebe todos os dias. Ele usa a tecnologia mais avanada desenvolvida pelo Centro de Pesquisa da Microsoft para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrnico com base em vrios fatores como, por exemplo, o horrio em que a mensagem foi enviada e o seu contedo. O filtro no identifica nenhum remetente ou tipo de email especfico; ele se baseia no contedo da mensagem e faz uma anlise avanada da estrutura da mensagem para determinar a probabilidade de ser ou no lixo eletrnico. Qualquer mensagem detectada pelo filtro movida para a pasta Lixo Eletrnico, de onde ela pode ser recuperada ou revisada posteriormente. Voc pode adicionar emails Lista de Remetentes Confiveis para garantir que as mensagens desses remetentes nunca sejam tratadas como lixo eletrnico e pode ainda bloquear mensagens de determinados endereos de email ou nomes de domnio adicionando o remetente Lista de Remetentes Bloqueados. Painel de Navegao - O Painel de Navegao mais do que uma simples lista de pastas: ele combina os recursos de navegao principal e compartilhamento do Outlook em um local de fcil utilizao. Em Email, voc encontrar mais pastas de email do que antigamente. Alm disso, poder adicionar suas pastas favoritas ao incio da lista. Em Calendrio, voc poder exibir os calendrios compartilhados de outras pessoas lado a lado com o seu prprio calendrio. Em Contatos, voc ver a lista de todas as pastas de contatos que poder abrir (estejam elas armazenadas no seu computador ou em um local da rede), bem como maneiras aperfeioadas de exibir os contatos. Todos os oito mdulos do Outlook possuem uma interface de usurio criada para ajud-lo a encontrar rapidamente o que voc est procurando, na forma como voc gosta de ver essa informao. Painel de Leitura - O Painel de Leitura o local ideal para ler emails, sem a necessidade de abrir uma janela separada para cada mensagem. Como um pedao de papel, o Painel de Leitura posicionado verticalmente. Esse layout mais confortvel e, em conjunto com a nova lista de mensagens de vrias linhas, significa que voc pode ver quase o dobro do contedo de um email em um monitor do mesmo tamanho, se comparado com o Painel de Visualizao das verses anteriores do Outlook.

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Sinalizadores Rpidos - Se voc precisar responder a um email, mas no tiver tempo agora, clique no cone do sinalizador ao lado da mensagem para marc-la com um Sinalizador Rpido. Os diversos sinalizadores coloridos facilitam a categorizao das mensagens. A pasta denominada "Para Acompanhamento" sempre contm uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com sinalizadores rpidos em cada pasta da caixa de correio. Organizar por Conversao - Se voc receber muitos emails diariamente, poder se beneficiar da opo de agrupamento denominada Organizar por Conversao. O modo de exibio Organizar por Conversao mostra a lista de mensagens de uma forma orientada a conversao ou "segmentada". Para que voc leia os emails com mais rapidez, esse modo de exibio mostra primeiro apenas as mensagens no lidas e marcadas com Sinalizadores Rpidos. Cada conversao pode ser ainda mais expandida para mostrar todas as mensagens, inclusive os emails j lidos. Para organizar as mensagens dessa forma, clique em Organizar por Conversao no menu Exibir. Pastas de Pesquisa - As Pastas de Pesquisa contm resultados de pesquisa, atualizados constantemente, sobre todos os itens de email correspondentes a critrios especficos. Voc pode ver todas as mensagens no lidas de cada pasta na sua caixa de correio em uma Pasta de Pesquisa denominada "Emails No Lidos". Para ajud-lo a reduzir o tamanho da caixa de correio, a Pasta de Pesquisa "Emails Grandes" mostra os maiores emails da caixa de correio, independentemente da pasta em que eles esto armazenados. Voc tambm pode criar suas prprias Pastas de Pesquisa: escolha uma pasta na lista de modelos predefinidos ou crie uma pesquisa com critrios personalizados e salve-a como uma Pasta de Pesquisa para uso futuro. Calendrios Lado a Lado - Agora voc pode exibir vrios calendrios lado a lado na janela Calendrio do Outlook. Todos os calendrios podem ser vistos lado a lado: calendrios locais, calendrios de pastas pblicas, calendrios de outros usurios ou lista de eventos da equipe do Microsoft Windows SharePoint Services. Os calendrios so codificados por cores para ajud-lo a distingui-los. Regras e Alertas - O Outlook o alertar da chegada de novos emails na sua Caixa de Entrada exibindo uma notificao discreta na rea de trabalho, mesmo quando voc estiver usando outro programa. possvel criar rapidamente regras para arquivar emails com base na mensagem, selecionando a mensagem e clicando em Criar Regra. Modo de Transferncia em Cache - Se voc usa o Microsoft Exchange Server no precisa mais se preocupar com problemas causados por redes lentas ou distantes. O Outlook pode baixar a caixa de correio para o seu computador, reduzindo a necessidade de comunicao com o servidor de email. Se a rede ficar indisponvel, o Outlook continuar utilizando as informaes j baixadas e talvez voc nem perceba a queda da rede. O Outlook se adapta ao tipo de rede disponvel, baixando mais itens de email em redes mais rpidas e oferecendo mais controle sobre os itens baixados em redes lentas. Se usar o Outlook 2003 com o Microsoft Exchange Server 2003, voc se beneficiar de uma reduo significativa no trfego da rede, que o ajudar a obter as informaes com mais rapidez. E Muito Mais - H muitos outros aperfeioamentos e novos recursos no Outlook 2003 que no podemos descrever aqui devido a limitaes de espao, incluindo aperfeioamentos de recursos como Sugesto Automtica de

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endereos, Espaos de Trabalho de Reunio, Anexos Dinmicos, Catlogo de Endereos dimensionvel, Fotos dos Contatos, expanso da Lista de Distribuio, Alertas, Indicador de Hora Atual, aperfeioamentos de privacidade e desempenho, arquivos de dados com mais de 2 gigabytes (GB), suporte completo a Unicode, aperfeioamentos de usabilidade em todo o produto, treinamento online para o Outlook disponvel no site Microsoft Office Online e muito mais. Sobre as contas de email Voc pode obter o servio de email necessrio adicionando uma conta de email ao Microsoft Outlook atravs das informaes fornecidas pelo administrador ou pelo provedor de servios de Internet (provedor de servios de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso Internet para email, salas de bate-papo ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de servios de Internet so multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma regio especfica.). Dependendo das suas necessidades, voc poder adicionar vrias contas de email a um nico perfil de usurio do Outlook (perfil de usurio do Outlook: um grupo de contas de email e catlogos de endereos. Normalmente, um usurio precisa somente de um, mas pode criar quantos quiser, cada um deles com um conjunto de contas e catlogos de endereos. til ter vrios perfis se mais de uma pessoa usa o computador.). Por exemplo, voc pode adicionar uma conta do Microsoft Exchange Server para administrar seus emails comerciais e, em seguida, adicionar uma conta de email da Internet, como uma conta POP3 do seu provedor, para lidar com seus emails pessoais. O Outlook oferece suporte aos seguintes tipos de servidores de email: Microsoft Exchange Server Email na Internet: POP3 (POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de email da Internet.), IMAP (IMAP: ao contrrio dos protocolos de email de Internet como o POP3, o IMAP cria pastas em um servidor para armazenar/organizar mensagens para recuperao por outros computadores. possvel ler somente cabealhos de mensagens e selecionar as mensagens para download.), HTTP (HTTP: protocolo usado quando voc acessa pginas da Web a partir da Internet. O Outlook usa HTTP como um protocolo de email.). Outros tipos de servidores Observao O Outlook aceita o protocolo IMAP4. Alguns servidores podem usar um padro atualizado, chamado IMAP4rev1, que pode impedir a autenticao de suas credenciais e o acesso sua conta. Para saber que protocolo IMAP seu servidor est usando, entre em contato com o administrador do sistema ou com seu provedor de servios de Internet. Para iniciar uma conta de email, voc precisar fornecer as seguintes informaes ao Outlook: O nome de sua conta, sua senha e o servidor de email (adicionando uma conta). As informaes normalmente fornecidas pelo provedor de servios de Internet ou pelo administrador do sistema so:

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O tipo de conta (Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP ou outro) O nome de seu servidor de entrada e de seu servidor de sada O seu nome de usurio O seu email (por exemplo: alguembr@example.com.br) Sua senha Observao Algumas vezes, o mesmo servidor usado para as mensagens de entrada e sada, como ocorre com o Microsoft Exchange Server. No caso das contas POP3 e IMAP, as mensagens enviadas so submetidas a um servidor de sada que d suporte ao padro da Internet SMTP (SMTP: um protocolo comum usado para enviar mensagens pela Internet.) e, em seguida, so entregues ao destinatrio. As mensagens recebidas so armazenadas em sua conta, em um servidor que oferece suporte ao padro da Internet POP3 ou IMAP. Como se conectar ao seu servidor de email (conexo/discagem) Voc pode se conectar de duas maneiras: Atravs de linhas telefnicas usando um modem. Voc pode estabelecer manualmente uma conexo ou usar a rede dial-up para se conectar automaticamente ao iniciar o Outlook. Se estiver se conectando a um servidor POP3 ou IMAP, seu provedor de servios de Internet poder fornecer o nmero de telefone, as configuraes de modem e os protocolos de rede necessrios. Atravs de uma rede local (LAN). possvel que sua organizao fornea acesso externo Internet, atravs de uma LAN, a partir de seu computador. O administrador poder fornecer as informaes de conta e os protocolos de rede que permitiro o acesso aos servidores de email. Quando e como acessar suas mensagens de email a partir do servidor (envio/recebimento) Se estiver usando o Microsoft Exchange Server, voc poder especificar para trabalhar online ou offline. A opo online (conectado ao servidor) o padro do Outlook. As mensagens enviadas ou recebidas so entregues imediatamente. Se especificar para trabalhar offline, voc poder escolher a freqncia de conexo do Outlook ao servidor para o envio e o recebimento de mensagens. Se estiver usando uma conta de email da Internet, voc poder escolher a freqncia de comunicao do Outlook com seu servidor de email da Internet para enviar e receber mensagens. Voc pode criar um grupo Enviar/receber que contenha uma ou mais contas de email configuradas no Outlook. Em seguida, voc poder especificar o comportamento do grupo, como os intervalos de tempo para envio ou recebimento de mensagens ou o modo de processamento dos emails quando o Outlook estiver online ou offline. Com os grupos Enviar/receber, voc pode:

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Especificar se uma conta ser includa no envio/recebimento de emails. Especificar se os emails devero ser enviados para uma conta, recebidos de uma conta, ou ambos. Especificar se os anexos devero ser baixados. Especificar limites de tamanho nas mensagens a serem baixadas. Especificar as pastas a serem includas durante o envio ou o recebimento. Especificar o download apenas dos cabealhos das novas mensagens. Especificar configuraes diferentes para quando o Outlook estiver online ou offline. Onde manter suas mensagens de email (arquivo de dados) Por padro, quando voc usa uma conta de email com um Exchange Server, suas mensagens de email so salvas nesse servidor. Para as outras contas, o Outlook gera automaticamente um arquivo de dados padro para armazenar suas mensagens e outros itens (item: um item o elemento bsico que contm informaes no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de dirio, anotaes, documentos e itens postados.). O arquivo de dados consiste em um arquivo de pastas particulares (.pst). Selecione Adicionar uma nova conta de email e clique em Avanar. Adicionar ou remover uma conta de email Adicionar uma conta de email No menu Ferramentas, clique em Contas de email.

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Observaes Se voc for assinante do MSN Hotmail e quiser usar o Microsoft Outlook para se conectar ao servidor de Hotmail, tudo o que voc precisa saber seu email do Hotmail e sua senha. A menos que o provedor de servios de Internet tenha indicado que o servio usa autenticao de senha de segurana (SPA), no marque a caixa de seleo Fazer logon usando autenticao de senha de segurana (SPA). A menos que especificado pelo provedor de servios de Internet, todas as entradas de servidor e endereo so digitadas em minsculas. Alguns provedores de servios de Internet exigem a combinao de maisculas e minsculas para senhas, a fim de intensificar a segurana. Por exemplo, seNhA. Consulte o provedor de servios de Internet para saber se ele diferencia maisculas e minsculas na senha. Use senhas fortes que combinam letras maisculas e minsculas, nmeros e smbolos. As senhas fracas no misturam esses elementos. Senha forte: Y6dh!et5. Senha fraca: House27. Use uma senha forte que voc possa lembrar para no precisar anot-la. Voc poder fazer com que o Outlook se lembre da senha. Para isso, digite-a na caixa Senha e marque a caixa de seleo Lembrar senha. Isso significa que voc no ter que digitar a senha sempre que acessar a conta, mas por outro lado, tambm significa que a conta estar vulnervel a qualquer pessoa que tenha acesso ao computador.

Selecione o servidor de email usado para a conta e clique em Avanar. Para Hotmail, escolha HTTP. Nas caixas apropriadas, digite as informaes fornecidas pelo provedor de servios de Internet (provedor de servios de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso Internet para email, salas de bate-papo ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de servios de Internet so multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma regio especfica.) ou pelo administrador.

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Siga um destes procedimentos: Se voc estiver adicionando uma conta do Microsoft Exchange Server, clique em Verificar nomes para verificar se o servidor reconhece o seu nome. O nome e o servidor informados devem ficar sublinhados. Certifique-se de que o computador est conectado rede. Se o nome no ficar sublinhado, entre em contato com o administrador. Se voc estiver adicionando uma conta de servidor POP3 (POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de email da Internet.), clique em Testar configuraes da conta para verificar se a conta est funcionando. Se houver informaes ausentes ou incorretas, como a senha, por exemplo, voc ser solicitado a fornec-las ou corrigi-las. Certifique-se de que o computador est conectado Internet. Se voc deseja definir configuraes adicionais, especificando, por exemplo, a maneira como o computador deve se conectar ao servidor de email, clique em Mais configuraes. Caso contrrio, clique em Avanar.

Clique em Concluir.

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Remover uma conta de email No menu Ferramentas, clique em Contas de email.

Selecione Exibir ou alterar contas de email existentes e clique em Avanar.

Clique na conta de email que voc deseja excluir e, em seguida, clique em Remover.

Clique em Sim para apagar a conta de email. Clique em Concluir.

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Alterar o nome de uma conta de email O nome de uma conta de email o nome exibido na lista de contas de email criada. Se usar mais de uma conta de email, quando criar uma nova mensagem, voc poder clicar no boto Contas (ao lado do boto Enviar) para ver a lista de contas e escolher a que ser usada para enviar a mensagem. No menu Ferramentas, clique em Contas de email.

Na lista, clique na conta de email desejada e, em seguida, clique em Alterar.

Selecione Exibir ou alterar contas de email existentes e clique em Avanar.

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Clique em Mais configuraes e digite um novo nome para a conta na caixa.

Fornea qualquer nome para a conta de email. Clique em OK. Clique em Avanar. Clique em Concluir.

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Enviar e receber mensagens Na maioria dos casos, as mensagens so enviadas automaticamente sempre que voc clica em Enviar, e recebidas em vrios momentos possveis, inclusive ao iniciar o Microsoft Outlook, em intervalos automticos e atravs de solicitaes manuais de envio/recebimento. No menu Ferramentas, aponte para ar/Receber e clique em Enviar e Receber Tudo. Envi-

Clique com o boto direito do mouse sobre um email qualquer e escolha uma opo qualquer no menu rpido. Ou clique no boto Enviar/Receber. Ou tecle F9.

Clique na pasta Caixa de entrada para visualizar os e-mails recebidos.

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Exemplo: Escolha Abrir para ler o email recebido. Depois de ler o email, clique no boto Fechar. Escolha o menu Arquivo, Novo, Email para criar um novo email. Digite na caixa de texto Para o endereo do destinatrio que vai receber o email a ser digitado na caixa de texto abaixo. email. email. Digite na caixa de texto Assunto o nome do seu Digite na caixa de texto abaixo qualquer texto do No menu Ferramentas, aponte para ar/Receber e clique em Enviar e Receber Tudo. Envi-

Ou clique no boto Enviar/Receber. Ou tecle F9.

Esse procedimento serve para voc enviar ou receber os emails na Internet utilizando o Microsoft Office Outlook 2003.

Depois de digitar o texto, clique no boto Enviar.

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Avisar quando novas mensagens chegarem No menu Ferramentas, clique em Opes.

Clique em Opes de Email e, em seguida, clique em Opes de Email Avanadas.

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Siga um ou mais destes procedimentos: Exibir um alerta da rea de trabalho quando as mensagens chegarem Em Quando novos itens chegarem em minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleo Exibir um Alerta da rea de Trabalho para Novo Email (somente para a Caixa de Entrada padro). Para especificar a durao ou a transparncia do alerta, clique em Configuraes de Alerta da rea de Trabalho e selecione as opes desejadas. Tocar um som quando as mensagens chegarem Em Quando novos itens chegarem em minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleo Tocar um som. Alterar o cursor do mouse quando as mensagens chegarem. Em Quando novos itens chegarem na minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleo Alterar rapidamente o cursor do mouse. Observao O Microsoft Office Outlook 2003 no reproduzir um som, modificar o cursor do mouse nem exibir um Alerta de Novo Email quando estiver executando uma apresentao de slides do Microsoft Office PowerPoint 2003 neste computador. Sobre segurana de email Reforar a proteo contra vrus em anexos de email Dica Para ver um alerta de exemplo com as opes selecionadas, clique em Visualizar. Os anexos de arquivos recebidos nas mensagens de email podem conter vrus (vrus: um programa de computador ou macro que "infecta" arquivos de computador inserindo cpias de si mesmo nesses arquivos. Quando o arquivo infectado carregado na memria, o vrus pode infectar outros arquivos. Os vrus freqentemente tm efeitos colaterais nocivos.), como ILOVEYOU e Melissa. Quando voc abre o anexo, o vrus ativado e envia cpias da mensagem de email e do anexo para as pessoas do Catlogo de Endereos (Catlogo de Endereos: o conjunto de

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catlogos de endereos que pode ser usado para armazenar nomes, endereos de email, nmeros de fax e listas de distribuio. O Catlogo de Endereos pode conter uma Lista de Endereos Global, um Catlogo de Endereos do Outlook e um Catlogo Particular de Endereos.), "disseminando-se" atravs das redes de mensagens da empresa ou pela Internet. Alm de se propagarem rapidamente, esses vrus muitas vezes contm um cdigo que pode danificar irremediavelmente os dados armazenados no computador. Para ajudar a impedir a disseminao do vrus, o Microsoft Outlook compara o tipo de arquivo de cada anexo em uma mensagem recebida ou enviada com os tipos de arquivo contidos na lista de tipos de arquivo de anexo para segurana de email. Se o anexo for um tipo de arquivo que contenha um cdigo que possa ser executado sem aviso, ele ser tratado de uma das duas formas, dependendo do nvel do tipo de arquivo. Se voc usar o Microsoft Exchange Server, o administrador do Exchange poder adicionar e remover tipos de arquivo dos dois nveis de segurana de email. Se um tipo de arquivo for adicionado aos dois nveis, ele ser tratado como um tipo de arquivo de Nvel 1. Nvel 1 Os tipos de arquivo de Nvel 1 (como os arquivos com extenses .bat, .exe, .vbs e .js) so bloqueados pelo Outlook, e voc no poder ver nem acessar o anexo. A Caixa de Entrada exibir o cone de clipe de papel na coluna Anexo para inform-lo de que a mensagem possui um anexo, e voc ver uma lista de arquivos de anexo bloqueados na Barra de Informaes localizada na parte superior da mensagem. Alm disso, quando enviar um anexo que contenha uma extenso de tipo de arquivo de Nvel 1, voc receber uma mensagem alertando-o de que talvez outros destinatrios do Outlook no conseguiro acessar o tipo de anexo em questo. Para obter uma lista completa dos tipos de arquivo de Nvel 1 bloqueados por padro pelo Outlook, consulte a lista de tipos de arquivo de anexo bloqueados. Nvel 2 Se o tipo de arquivo for Nvel 2, voc ver o cone do anexo e, quando clicar duas vezes nele, ser solicitado a salvar o anexo no computador. Uma vez feito isso, voc poder decidir se deseja ler, executar ou usar o arquivo. Observaes Antes de abrir os anexos, necessrio verific-los com um aplicativo antivrus. Voc pode configurar a maioria dos aplicativos antivrus para que verifiquem as mensagens automaticamente. Uma maneira mais segura de compartilhar arquivos remet-los para um compartilhamento de rede seguro. Na mensagem de email que enviar aos destinatrios, voc pode incluir um link para o compartilhamento ao qual lhes concedeu acesso. Vrus nas mensagens em HTML Para reforar a proteo contra possveis vrus nas mensagens em HTML que voc recebe, os scripts no sero executados e os controles ActiveX sero desativados independentemente das configurao de sua zona de segurana. Por padro, a zona de segurana do Microsoft Outlook est definida como Site Restrito. A Zona Restrita significativamente mais segura do que a rea da Internet. A

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maioria dos downloads de scripts e plug-ins ActiveX desabilitada por padro. Downloads de arquivos e cookies (cookie: um bloco de dados colocado por um servidor em um computador cliente que identifica o cliente para conexes futuras.) tambm so desabilitados por padro. Alm disso, voc pode configurar o Outlook para que leia as mensagens em HTML somente como texto sem formatao. Isso impede que os scripts sejam executados e, desse modo, pode oferecer maior proteo. Para obter instrues passo a passo, consulte lendo mensagens em texto sem formatao. Vrus em macros de arquivos do Office Para reforar a proteo contra vrus de macro prejudiciais que possam existir em arquivos do Microsoft Office, o nvel de segurana de macro estar definido, por padro, como Alto nos programas Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint. Voc s conseguir executar macros assinadas, de fontes confiveis. As macros no assinadas sero desativadas. Para obter mais informaes, consulte protegendo-se contra vrus de macro. Personificao de email, violao e espionagem Usar assinaturas digitais S/MIME para ajudar a evitar personificaes e violaes. A personificao ocorre quando um hacker (hacker: um termo comumente usado para fazer referncia a uma pessoa que obtm acesso ilegalmente a um sistema de computador ou a uma rede com a inteno de causar danos.) envia mensagens de email e finge ser outra pessoa. A violao ocorre quando um hacker intercepta suas mensagens de email e altera a mensagem sem que o destinatrio saiba. O uso de uma assinatura digital (assinatura digital: uma aplicao de um algoritmo aos dados da mensagem usado para provar para o destinatrio que a mensagem do remetente (no de um impostor) e que ela no foi alterada. Inclui o certificado do remetente (com a chave pblica).) para assinar mensagens de email ajuda a evitar a personificao e a violao. A assinatura digital da mensagem aplica o certificado (certificado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando voc envia uma mensagem assinada digitalmente est enviando seu certificado e chave pblica. Os certificados so emitidos por uma autoridade de certificao e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) (e uma chave pblica (chave pblica: a chave que o remetente fornece a um destinatrio para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem no foi alterada. Os destinatrios tambm usam a chave pblica para criptografar (bloquear) mensagens de email para o remetente.)) do remetente mensagem e possibilita que ela no seja devolvida ou seja, ela prova ao destinatrio que a mensagem do remetente e no de um impostor. Alm disso, um software de mensagens de email que oferea suporte a S/MIME (S/MIME (Extenses Seguras Multipropsito do Internet Mail) uma especificao para mensagens de email seguras que usa o formato X.509 de certificados digitais e diversos algoritmos de criptografia como 3DES.), como o Outlook, alertar o destinatrio sobre qualquer alterao ocorrida na mensagem. Usar criptografia S/MIME para ajudar a evitar espionagem A espionagem ocorre quando um hacker (hacker: um termo comumente usado para fazer referncia a uma

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pessoa que obtm acesso ilegalmente a um sistema de computador ou a uma rede com a inteno de causar danos.) intercepta e l suas mensagens de email. O uso de um formato de mensagem criptografada (como S/MIME (S/MIME (Extenses Seguras Multipropsito do Internet Mail) uma especificao para mensagens de email seguras que usa o formato X.509 de certificados digitais e diversos algoritmos de criptografia como 3DES.)) para a criptografia refora a privacidade do email porque converte o texto legvel e sem formatao da mensagem em texto cifrado (codificado). O programa de mensagens do remetente usa a chave pblica (chave pblica: a chave que o remetente fornece a um destinatrio para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem no foi alterada. Os destinatrios tambm usam a chave pblica para criptografar (bloquear) mensagens de email para o remetente.) do destinatrio para criptografar (bloquear) a mensagem de email e os anexos. Somente o destinatrio que tiver a chave particular (chave particular: a chave secreta no computador do remetente usada para assinar digitalmente mensagens para destinatrios e para descriptografar (desbloquear) mensagens de destes. As chaves particulares devem ser protegidas por senha.) correspondente chave pblica usada para criptografar a mensagem poder decifrar (decodificar) a mensagem e transform-la em um texto legvel. A criptografia da mensagem um processo separado da assinatura digital da mensagem. O algoritmo de criptografia padro no Outlook 3DES (3DES: um algoritmo de criptografia baseado no DES (padro de criptografia de dados). O 3DES (DES Triplo) repete o DES trs vezes. Conseqentemente, a execuo do 3DES mais lenta do que a do DES padro. Entretanto, mais seguro.). Introduo a assinaturas digitais e criptografia Para usar assinatura digital (assinatura digital: uma aplicao de um algoritmo aos dados da mensagem usado para provar para o destinatrio que a mensagem do remetente (no de um impostor) e que ela no foi alterada. Inclui o certificado do remetente (com a chave pblica).) e criptografia, preciso primeiro obter uma Identificao Digital (identificao digital: contm uma chave particular que permanece no computador do remetente e um certificado (com uma chave pblica). O certificado enviado com mensagens assinadas digitalmente. Os destinatrios salvam o certificado e usam a chave pblica para criptografar mensagens para o remetente.), seja do administrador do Microsoft Exchange Server ou de outra autoridade de certificao (CA) (autoridade de certificao: uma entidade, semelhante a um tabelio pblico, que emite certificados digitais, controla a quem eles foram atribudos, assina os certificados para confirmar sua validade e controla os certificados revogados ou que expiraram.). Para obter instrues passo a passo, consulte obtendo uma Identificao Digital. Identificaes Digitais Uma Identificao Digital (identificao digital: contm uma chave particular que permanece no computador do remetente e um certificado (com uma chave pblica). O certificado enviado com mensagens assinadas digitalmente. Os destinatrios salvam o certificado e usam a chave pblica para criptografar mensagens para o remetente.) contm uma chave particular (chave particular: a chave secreta no computador do remetente usada para assinar digitalmente mensagens para destinatrios e para descriptografar (desbloquear) mensagens de destes. As chaves particulares devem ser protegidas por senha.) que armazenada no computador do remetente e um certificado (certifi-

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cado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando voc envia uma mensagem assinada digitalmente est enviando seu certificado e chave pblica. Os certificados so emitidos por uma autoridade de certificao e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) (com uma chave pblica (chave pblica: a chave que o remetente fornece a um destinatrio para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem no foi alterada. Os destinatrios tambm usam a chave pblica para criptografar (bloquear) mensagens de email para o remetente.)). Voc ser solicitado a efetuar a proteo por senha de sua chave particular. O seu certificado enviado quando voc assina digitalmente as mensagens e serve para ajudar a autenticar voc para o destinatrio. Voc pode criar uma cpia de backup da Identificao Digital para o caso de ela ser danificada, mover a Identificao Digital para us-la em outro computador ou remov-la de um computador que no use mais. Para fazer isso, use o boto Importar/Exportar na guia Segurana. Para obter instrues passo a passo, consulte criando uma cpia de backup de uma Identificao Digital, movendo uma Identificao Digital para outro computador e excluindo uma Identificao Digital. Certificados Um certificado (certificado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando voc envia uma mensagem assinada digitalmente est enviando seu certificado e chave pblica. Os certificados so emitidos por uma autoridade de certificao e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) uma maneira digital de fornecer sua identidade. Quando envia uma mensagem assinada digitalmente, voc est enviando seu certificado e a chave pblica. Os certificados so emitidos por uma autoridade de certificao (CA) (autoridade de certificao: uma entidade, semelhante a um tabelio pblico, que emite certificados digitais, controla a quem eles foram atribudos, assina os certificados para confirmar sua validade e controla os certificados revogados ou que expiraram.) e, assim como uma carteira de motorista, podem expirar ou ser revogados. possvel usar diferentes tipos de certificados para diferentes contas de email de acordo com a mensagem. Os certificados de seu email pessoal sero diferentes dos usados em seu email de trabalho, porque voc usa diferentes emails. As configuraes de segurana do Microsoft Outlook permitem que voc configure os certificados que utiliza. S poder haver uma configurao de segurana padro para cada perfil do Outlook. Se voc usa o Outlook em uma organizao, suas configuraes de segurana da empresa so definidas de acordo com a diretiva do administrador e, geralmente, sero o padro. Para enviar e receber mensagens criptografadas pela Internet, voc precisa trocar certificados (arquivos .cer (arquivo .cer: um arquivo que contm um certificado com uma chave pblica mas sem chave particular. Importe os arquivos .cer para a pasta Contatos clicando em Importar na guia Certificados e use o certificado para enviar mensagens criptografadas.)) com o destinatrio. Isso pode ser feito de vrias maneiras. Por exemplo, voc pode enviar uma mensagem assinada digitalmente para um destinatrio. Em seguida, o destinatrio adiciona o nome de seu email ao seu carto de visita (em Contatos) e, ao faz-lo, o certificado automaticamente adicionado. Se preferir, voc pode enviar uma mensagem com seu arquivo .cer em anexo ou

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pode dar um disquete com o arquivo .cer ao destinatrio. O destinatrio poder ento importar para o carto de visita o arquivo .cer que voc forneceu. Para obter instrues passo a passo, consulte adicionando um certificado do destinatrio sua lista de contatos e importando um arquivo de certificado para sua lista de contatos. Para enviar e receber mensagens criptografadas no Microsoft Exchange Server, no necessrio trocar certificados. Se o administrador do Exchange configurou a segurana de sua rede, o servidor armazenar automaticamente o certificado de cada usurio na Lista de Endereos Global (Lista de Endereos Global: o catlogo de endereos que contm todos os endereos de email de usurios, grupos e lista de distribuio de sua empresa. O administrador cria e mantm esse catlogo de endereos. Pode tambm conter endereos de email de pasta pblica.), facilitando a troca de mensagens de email dentro da organizao. Voc tambm pode adicionar um certificado de criptografia padro de outra fonte ou, quando o certificado expirar, substitu-lo por um um novo certificado. A partir da, inclua o certificado em seu computador e, em seguida, publique-o na Lista de Endereos Global. Para obter instrues passo a passo, consulte adicionando um certificado Lista de Endereos Global. Usando confirmaes S/MIME para verificar o recebimento da mensagem Use uma solicitao de confirmao SMIME (recibo S/MIME: um recurso de segurana de email usado para solicitar a confirmao do recebimento de uma mensagem inalterada e informaes sobre quem abriu a mensagem e quando isso ocorreu. Essas informaes de verificao so retornadas em forma de mensagem para a sua Caixa de entrada.) para solicitar a confirmao de que a mensagem foi recebida intacta, bem como informaes sobre a pessoa que abriu a mensagem e quando esta foi aberta. Quando voc envia uma mensagem com uma solicitao de confirmao S/MIME, as informaes sobre a verificao so retornadas em uma mensagem sua Caixa de Entrada. Os destinatrios que no possuem o recurso S/MIME no podero retornar esse tipo de confirmao. Se voc no receber a confirmao esperada, contate o destinatrio. As notificaes de confirmao S/MIME sero retornadas sua Caixa de Entrada por padro, independentemente do local em que voc costuma enviar as confirmaes. Para obter instrues passo a passo, consulte enviando uma mensagem com uma solicitao de confirmao S/MIME. Anexar diretivas de segurana usando rtulos de segurana no cabealho de mensagens. Um rtulo de segurana (rtulo de segurana: um recurso de email seguro que permite adicionar rtulos de sensibilidade, como Somente para Uso Interno, ao cabealho da mensagem. Os rtulos de segurana na organizao so controlados pelas diretivas de segurana configuradas pelo administrador de email.) permite que voc inclua informaes sobre a sensibilidade do contedo da mensagem no cabealho da mensagem. O rtulo de segurana tambm pode restringir quais destinatrios podem abrir, encaminhar ou enviar uma mensagem especfica. O uso de rtulos de segurana em sua organizao controlado por uma ou mais diretivas de segurana, cujos detalhes sero definidos pelo administrador. Por exemplo, um rtulo Somente para Uso Interno pode ser implementado como um rtulo de segurana e ser anexado a uma mensagem de email que no deva ser enviada nem encaminhada para fora da empresa. Para obter instrues passo a passo, consulte anexando um rtulo de segurana a uma mensagem.

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