IBP1770_12 SIMULADO GITEC UMA OPORTUNIDADE REAL DE APRENDIZADO NA FERRAMENTA DE MEDIO DE PROJETOS DA PETROBRAS Rodrigo Marcos da Silva Oliveira

1, Sergio Cohn 2, Thatiane Jurema Amrico (in Memorian)3

Copyright 2012, Instituto Brasileiro de Petrleo, Gs e Biocombustveis - IBP Este Trabalho Tcnico foi preparado para apresentao na Rio Oil & Gas Expo and Conference 2012, realizado no perodo de 17 a 20 de setembro de 2012, no Rio de Janeiro. Este Trabalho Tcnico foi selecionado para apresentao pelo Comit Tcnico do evento, seguindo as informaes contidas no trabalho completo submetido pelo(s) autor(es). Os organizadores no iro traduzir ou corrigir os textos recebidos. O material conforme, apresentado, no necessariamente reflete as opinies do Instituto Brasileiro de Petrleo, Gs e Biocombustveis, Scios e Representantes. de conhecimento e aprovao do(s) autor(es) que este Trabalho Tcnico seja publicado nos Anais da Rio Oil & Gas Expo and Conference 2012.

Resumo A PETROBRAS vm ao longo dos anos realizando suas medies de projeto de forma quase manual. So relatrios e relatrios emitidos pelas CONTRATADAS e analisados pela fiscalizao. As evidncias depois de coletadas so analisadas impreterivelmente at dia 25 de cada ms. Depois de uma forma ou de outra, este volume de documentos acaba chegando ao setor encarregado de cadastrar as evidncias de medio para posterior avano financeiro, esperando que tudo esteja pronto at a data de 28 ou 29 dependendo do ms. Somente quando este ciclo finaliza como cadastramento do SAP (software encarregado de liberar o pagamento) que realmente a quantia liberada trocade mos e vai para a CONTRATADA. Quem nunca ficou at altas horas da noite realizando a medio do contrato? Quem nunca sofreu deste mal necessrio? A PETROBRAS na sua funo de tambm incentivadora tecnolgica desenvolveu o software GITEC (Gesto Integrada de Tempo, Escopo e Custo). Este veio para suprir justamente a carncia existente na sua ENGENHARIA de construo e montagem, durante os procedimentos de efetivao de medio de projetos para com os seus CONTRATOS. Mas como qualquer novo software, este tambm carece de tempo de aprendizado e utilizao de seus novos usurios. Este artigo apresenta uma sugesto, um SIMULADO para o aprendizado do GITEC, que vem ao encontro s metodologias existentes. Este mtodo no tem a inteno da concorrncia, mas sim uma possibilidade a mais no entendimento desta poderosa ferramenta de medio. Os autores afirmam, por experincia prpria, que aps a realizao do SIMULADO, a utilizao do GITEC tornou-se prtica, ativa e propiciou maior segurana aos seus usurios,
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Engenheiro Eletricista graduado pela PUC-MG, ps-graduado em Gesto de Negcios pela Fundao Dom Cabral (BH) e atua hoje como Gerente Setorial de Projeto e Suprimentos na IEAROM . 2 Project Manager Professional, PMP, graduado em Engenharia Eltrica e de Telecomunicaes pela Universidade Santa rsula (USU-RJ), estando atuando na gesto de projetos e contratos h mais de 20 anos e atua hoje como Coordenador da rea de Gesto de Sistemas Integrados (GITEC, Primavera, SGR) na Implementao de Empreendimentos de Aromticos para o COMPERJ (IEAROM). 3 Analista de Sistemas graduada pela Universidade Estcio de S e estava em fase de concluso a ps-graduao de Gerncia de Projetos de Software pela PUC-RJ. Possuia 4 anos na rea Gerenciamento de Projeto e atuava como Analista de Sistema na Implementao de Empreendimentos de Aromticos para o COMPERJ (IEAROM). Ela nos deixou em abril de 2011 precocemente.

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contribuindo para a situao atual favorvel na medio de trs grandes contratos que totalizam 1,1 bilhes de reais, em um grande empreendimento PETROBRAS. 1. Introduo Inicialmente criado pela Engenharia\IEABAST, o GITEC tem por definio, ser o software de Gesto de Integrao, Tempo, Escopo e Custo e teve como objetivo inicial, melhorar os processos de planejamento, acompanhamento e controle dos projetos. A partir do bom desempenho durante a execuo nos contratos na Implementao de Empreendimentos da RLAM, a Gerncia Geral da ENGENHARIA, oficializou a solicitao de que todas as Implementaes de Empreendimento futuras imputassem em seus respectivos convites licitatrios, o software GITEC como principal ferramenta para controle das medies e avanos fsicos de contratos. A Implementao de Empreendimentos de Aromticos (IEAROM) para o Complexo Petroqumico do Rio de Janeiro (COMPERJ), detentora da responsabilidade sobre cinco grandes contratos globais e seguindo as orientaes corporativas incluiu, em todos os convites licitatrios o apndice A Condies Especficas para o GITEC o qual apresenta as necessidades contratuais para a implementao da ferramenta GITEC. De posse desta nova ferramenta e objetivando o aprendizado, a aplicao e transmisso de conhecimento para todas as partes interessadas do contrato (Colaboradores, Fornecedores, Construtoras, Projetistas, Clientes e Gestores) a IEAROM desenvolveu uma metodologia prpria, intitulada SIMULADO GITEC - UMA OPORTUNIDADE REAL DE APRENDIZADO NA IEAROM. 2. Objetivo Apresentar a filosofia inicial do conceito, assim como, o desenvolvimento das atividades alm das medies e controles realizados e as concluses da aplicao do Simulado GITEC. 3. Motivao Durante os treinamentos da ferramenta ministrados, a percepo dos autores deste artigo e dos relatos coincidentes de futuros usurios, foi de que o GITEC um software de difcil entendimento, motivado principalmente, por apresentar um vocabulrio prprio (fases, sub-fases, agrupamentos, componentes, eventos, associaes, entre outros) e, na sua operao, requerer um grande nmero de iteraes para resoluo de tarefas aparentemente simples. Aps diversas reunies entre os colaboradores, onde frases como o GITEC vai fazer ou Isso vai ser colocado no GITEC ou mais ainda a contratada que tem que fazer isso no GITEC, mas sem efetivamente ningum saber como fazer, a idia de um simulado surgiu. Esta consistiu da criao de uma simulao utilizando um equipamento prioritrio em processo de aquisio real como referncia e na sua total implementao dentro do ambiente GITEC, unindose, para tanto, o cronograma de suprimento e o de montagem e comissionamento deste, no site.
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4. Desenvolvimento do Simulado A seguir so apresentadas as etapas realizadas no desenvolvimento do simulado. 4.1) Escolha do equipamento Por ser a primeira aquisio da IEAROM junto ao setor de MATERIAIS da PETROBRAS foi utilizado do equipamento TAG P-2300004 A/B Permutador de fabricao da empresa Walter Tosto, Itlia. Destaca-se tambm na escolha do referido equipamento a presena, em menor escala, de todas as etapas de uma unidade industrial tomando-se como base de comparao a EAC (estrutura analtica de contrato) do GITEC. 4.2) Etapas do processo de fabricao e montagem do equipamento Foram includas no simulado as etapas necessrias para a proviso e montagem do referido Permutador. Foram consideradas todas as fases pertinentes ao estudo que iniciam na autorizao de Fornecimento do equipamento, passando pelas fases de projeto, aquisio de matrias-primas, fabricao, inspeo, transporte, recebimento, construo civil, montagem eletromecnica, comissionamento, pr-operao e partida. 4.3) Prazos Contratuais (Real e Simulado) e Criao do Cronograma Contratual Simulado. Com a unio dos dois cronogramas (1) fabricao, fornecido pelo fabricante do permutador e (2) montagem, retirado do cronograma geral do empreendimento, foram obtidos na totalidade, 455 dias (reais) para a completa execuo de todas as etapas referenciadas no item acima. Este se configurou, portanto, no prazo contratual real para proviso, fabricao, transporte, montagem e comissionamento do permutador. Para clculo do prazo contratual simulado foram deliberadas, pelos autores, as seguintes premissas: a) Todos os eventos a serem realizados no GITEC deveriam possibilitar aos usurios um tempo mnimo de 1(um) dia para registro. As atividades deveriam seguir as ordens de precedncia e dependncias representadas nos cronogramas originais. O cronograma do simulado, portanto, deveria ser fiel a estes preceitos. As etapas dos cronogramas (de fabricao e de montagem no campo), aps a juno destes, deveriam se referenciar as etapas da EAP do GITEC. Todas as gerncias setoriais deveriam ser acionadas/ requisitadas, ao menos uma vez, no cadastro de informaes no GITEC para possibilitar ambientao de todos os colaboradores do IEAROM ao GITEC. Possibilitar medio de avano contratual com periodicidade semanal.

b)

c)

d)

e)

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Aps a juno dos cronogramas e da definio das premissas foi possvel a obteno do fator de compresso (15:1) o que corresponde quantidade de 15 dias no cronograma real para 1 dia na simulao. Esta definio resultou em um prazo contratual simulado total de 55 dias. De posse de todas as informaes foi possvel, junto ao software MSProject a contextualizao do cronograma contratual simulado, este em acordo ao anexo 1. 4.4) Hold Points e Certificados de Qualidade (CQ) Por deliberao dos autores e com o objetivo de se comprovar a validao de avanos em algumas atividades, foram imputados 8 (oito) Hold Points ao cronograma. Nestes, alm da validao do avano no GITEC, o responsvel pelo cadastro recebeu um relatrio de atividade o qual deveria ser verificado e analisado, com posterior emisso de voto de aceite ou recusa. Todos os relatrios utilizados apresentavam, basicamente, as seguintes informaes: a) Item da EAC referente atividade a ser validada. b) Descrio do Evento c) Caractersticas Tcnicas do Evento d) Documentos de Referncia e) Posio da Fiscalizao As caractersticas tcnicas do evento variaram em acordo a fase, descrevendo atividades nicas e de simples entendimento. Porm por deliberao dos autores novamente, alguns destes relatrios apresentavam caractersticas tcnicas (do evento) com dados incorretos de forma a propiciar uma necessidade de pesquisa por parte do fiscal responsvel pela validao. Quando da aceitao, pelo fiscal, de um relatrio cujo dados tcnicos estavam corretos, o cronograma permanecia inalterado. Em caso de aceitao de um relatrio com dados tcnicos incorretos, o cronograma permanecia inalterado momentaneamente, porm no prximo hold point era necessria a alterao do cronograma contratado motivado por correes a serem implementadas na fase anterior. Este quesito propiciou a aproximao do simulado ao ambiente real, onde as validaes de avano s poderiam ser realizadas aps o recebimento de evidncias comprovativas vlidas e em caso de aceitaes de relatrios com qualidade inferior, atrasos decorrentes de retrabalhos eram imputados ao cronograma. 4.5) Criao de rotina de programao e planilha auxiliar com conversor XML. De posse da informao de que a interface De-Para SIGEM-GITEC no estava operante, foi desenvolvida em ferramenta VBA (Visual Basic For Application) presente dentro do Excel uma rotina de programao capaz de preparar as informaes obtidas de relatrios (SIGEM), em planilhas prontas para a converso XML.
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Isto propiciou que todas as informaes retiradas do SIGEM, via relatrio Excel, pudessem ser convertidas em planilha na imagem que o GITEC necessitava-se receber, evitando-se assim erros e digitaes. 4.6) Medies de Contrato A partir dos eventos de avano validados, foi possvel aos envolvidos realizar a medio de contrato. Esta ao foi realizada semanalmente totalizando, ao final do simuado, a emisso de 5 relatrios. 5. Operacionalizao do Simulado a) Foi elaborada uma EAC e esta configurada no GITEC no ambiente de treinamento, em respeito ao Cronograma Contratual Simulado. b) O simulado teve seu incio a partir de uma KOM (Kick-off Meeting) esta realizada 21/12/2010 com o intuito de se apresentar o conceito, propiciar a definio dos papis/responsabilidades, a apresentao do cronograma contratual e as particularidades do simulado. c) O prazo contratual do simulado foi acordando como sendo de 03/01/2011 16/02/2011 (previsto). d) Foram determinados os setores responsveis pelos diversos cadastros. responsabilidades da EPCista foram realizadas por um dos autores deste artigo. As

e) Diariamente a EPCista realizava os registros de avano posterior validao por partes dos fiscais Como mencionado anteriormente, em alguns casos os registros de avano eram acompanhados de um relatrio de CQ (certificado de qualidade) que necessitava ser aprovado pelos fiscais para comprovao da validao. f) Semanalmente (sexta-feira at 15h00) os analistas de medio apresentavam o resumo de atividades concludas da semana e solicitavam aos fiscais do contrato que confirmassem as medies geradas pelo GITEC. A seqncia de aes requeridas para a operacionabilidade do simulado podem ser melhor acompanhadas pela figura 1.

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Figura 1 Fluxograma de Criao, Operao e Medio do Simulado

6. Resultados obtidos a) Interface (DE-PARA SIGEM-GITEC) Aps a primeira semana de simulado foi identificado grande dificuldade de se realizar a medio de projeto executivo no GITEC. Esta foi motivada, at ento, pela falta de interface com o SIGEM, mesmo estando a funo (De-Para SIGEM) disponvel no ambiente GITEC. Foi percebido que esta funcionalidade, inicialmente, obteve bons resultados nas EACs configuradas para os empreendimentos vinculados ao IEABAST. Quando da configurao da nova EAC utilizada a partir dos contratos nos empreendimentos do COMPERJ, a criao de um nvel (fase) nesta, invalidou a interface (De-Para SIGEM). Aps as devidas tratativas o IEAROM conseguiu juntamente com o Grupo Tcnico responsvel pela ferramenta GITEC operacionalizar, baseado em um software prprio que as medies de projeto executivo fossem realizadas com eficcia e acuracidade. Hoje todos os 05 contratos sob a responsabilidade da IEAROM so medidos, em todas as fases, diretamente no GITEC, sendo aquela que faz meno ao projeto executivo, de forma automatizada. b) Relatrios de Hold Points
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Os relatrios de hold points cumpriram a misso previamente delineada no que tange a necessidade de pesquisa e procura da informao, pelos validadores de avano. Estes tiveram que ser mais do que simples operadores do GITEC, tiveram que ser fiscais de construo e montagem. Vale destacar que ocorreram atrasos no cronograma contratual do simulado motivado por aceitaes por parte da fiscalizao, de relatrios que possuam informaes tcnicas equivocadas. Neste ponto, foram realizadas duas reunies elucidativas informando que as aceitaes de medies sem as corretas comprovaes acarretaram atrasos e contratempos contratuais justamente por propiciar (negativamente) o descolamento do avano fsico do financeiro. Esta atividade (conferncia de evidncias) no mundo real ter periodicidade diria e a ocorrncia deste fato durante o simulado foi de excelente valia para promover a vivncia tanto na ferramenta quanto na gesto de processos para a medio de contrato. c) Aprendizado e acessibilidade dos usurios ao sistema Houve empenho dos colaboradores da IEAROM e todas as aes requeridas aos mesmos foram realizadas de forma sistemtica e comprometida possibilitando-se assim, a disseminao do conhecimento. 7. Do ambiente acadmico para o mundo real O simulado possibilitou ... a disseminao do conhecimento de forma homogenia, onde as dvidas de um colaborador eram disseminadas com o grupo. a melhora na identificao e tratamento dos dados necessrios para cadastro na ferramenta, o que possibilitou a gerao de questionamentos e esclarecimentos em tempo hbil. que a primeira medio real do primeiro contrato assinado pela IEAROM fosse realizada com sucesso e em tempo recorde. Foi o primeiro empreendimento do IECOMPERJ a realizar tal tarefa de forma consistente na primeira medio.

Decorridos 15 meses aps o encerramento do simulado e 14 meses aps a AS (Assinatura de Servio) dos trs primeiros contratos, os frutos do aprendizado antecipado puderam assim ser mensurados: Aprendizado slido e duradouro da ferramenta. Maior ndice 94,2% (media) de conformidade na LV do GITEC do todo o IECOMPERJ. Auditoria realizada por rgo externo ao IEAROM. As tabelas abaixo demonstram a aplicao de duas LVs (Lista de Verificao) e seus respectivos resultados.

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Tabela 1. Demonstrativo de aplicao de LVs do GITEC Todas as medies de servio (100%) foram finalizadas dentro do prazo requerido possibilitando que o pagamento final a empresa contratada fosse realizado sem atrasos. Automatizao do processo (DE-PARA SIGEM-GITEC) o que possibilitou a medio de projetos ser realizada com eficcia e acuracidade em um tempo extremamente curto (8x menor) quando comparado com a medio no GITEC de forma no automatizada. Avaliao positiva e conseqente utilizao do GITEC pelas demais gerncias setoriais. Aplicao dos conceitos aprendidos nos contratos (ARO3/ARO5/ARO7) assinados em 2011 nos novos contratos (ARO4/ARO6) estes assinados em 2012. Os avanos fsicos/financeiros (Curva S) de todos os contratos do IEAROM hoje esto fielmente refletidos e como apresentados no GITEC.

8. Concluses Este artigo apresentou uma metodologia de aprendizado da ferramenta GITEC utilizando-se de um simulado desenvolvido a partir de dados reais de um contrato futuro. Foram apresentadas todas as fases de criao, desenvolvimento, operao e resultados obtidos pelo simulado. Esta iniciativa possibilitou ao empreendimento um aprendizado slido e duradouro da ferramenta GITEC e ao final, foi possvel a primeira medio de um contrato real com xito e no tempo previsto. Esta iniciativa (anos 2010/2011) trouxe excelentes resultados para a atual fase do empreendimento (ano 2012) possibilitando que as medies de contrato sejam realizadas com eficcia, acuracidade e no prazo requerido. Tambm possibilitou para as Gerncias de Contrato, tanto da fiscalizao quanto da empresa Contratada, o fornecimento e atendimento s necessidades mais bsicas mas fundamentais de uma gesto contratual que so: estar em linha com o (1) prazo contratual, ter (2) escopo definido e com os (3) custos efetivamente controlados.
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Nota adicional: Este trabalho concorre internamente ao prmio destaque da Engenharia da Petrobras sendo, neste momento, um dos finalistas. 9. Agradecimentos Os autores agradecem: A grande adeso, participao e presteza de todos os colabores da IEAROM durante o ciclo de vida do simulado. Ao colaborador Fbio D Carlos Gonalves pelo grande apoio durante o desenvolvimento da rotina de programao e planilha auxiliar com conversor XML e que hoje junto ao colega Paulo Cesar, o nosso PC, fazem o GITEC acontecer na IEAROM. Parabns ao dois pelo trabalho realizado!! Ao agora ex-funcionrio Paulo H. X. Duprat pela imprescindvel ajuda tanto nos assuntos de simulado ou profissionais ou at mesmo pessoais fornecendo orientao, conselhos e ateno. Ns agradecemos! Aos Srs. Eduardo Sampaio e Mario Zonenschein pelo apoio gerencial durante a implementao do simulado. 10. Referncias a) GITEC - Gesto de Integrao, Tempo, Escopo e Custo Autor(es): ENGENHARIA/IEABAST/SIE ENGENHARIA/AG/PC AB-RE/EM/IMGP ABEMI b) Gesto de Tempo: Planejamento e Controle Fsico - Abordagens Autor: Wellington Lima Campos c) PG-03-AG/PC-028: GITEC - GESTO DE INTEGRAO, TEMPO, ESCOPO E CUSTO d) PE-25-IEAROM/PC-001: PLANO DE GERENCIAMENTO UTILIZAO DO GITEC NA IEAROM