ENCONTRO 5: PLANO DE MELHORIAS

Temas Introduo 1. Plano Melhoria de Sub-temas Diagrama do Processo Estratgico 3.1 Apresentao do Modelo de Plano de Melhoria 3.2 O que fazer? 3.3 Como fazer? 3.4 Quando iniciar? 3.5 Quando terminar? 3.6 Quais recursos sero necessrios? 3.7 Quanto custar? 3.8 Quando gastar (forma de pagamento)? 3.9 Quem ser o responsvel? 3.10 Indicadores 3.11 Metas Elaborao dos Planos de Melhoria Elaborao dos Planos de Melhoria Atividades Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exposio Dialogada Exerccio Exerccio e Plenria Recursos S1E5 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 S3E4 Tempo 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 60 15 105 240

Intervalo 1. Plano de Melhoria (continuao) TOTAL

INTRODUO Inicie a aula projetando o slide S1E5 e situe os participantes no Diagrama Explicativo. Diga aos participantes que hoje daremos incio a elaborao dos Planos de Melhoria e que estamos na ltima fase do processo estratgico, a Implantao.

ANLISE DO AMBIENTE
Econmico Social Poltico Tecnolgico Porter Tamanho e crescimento de mercado Anlise da concorrncia com base nos FCS Ameaas e oportunidades NEGCIO MISSO VISO VALORES OBJETIVOS E ESTRATGIAS GERAIS PLANO DE MELHORIA Liderana

Setorial

Macro

Estratgias e Planos Clientes I N T E G R A O I N D I C A D O R E S

D O C H E C K L E A R N

Sociedade

FOFA Pontos fortes Pontos fracos

Inform. e Conhecimento Pessoas

Processos ANLISE DA EMPRESA Rsultados Critrios de excelncia

Formulao

Implantao Anlise S1E5

TEMA 1 Plano de Melhoria 1.1 Apresentao do Modelo de Plano de Melhoria 1.2 O que fazer? 1.3 Como fazer? 1.4 Quando iniciar? 1.5 Quando terminar? 1.6 Quais recursos sero necessrios? 1.7 Quanto custar? 1.8 Quando gastar (forma de pagamento)? 1.9 Quem ser o responsvel? 1.10 Indicadores 1.11 Meta 1.12 Apresentao dos Planos de Melhoria Objetivo: Desenvolver Plano de Melhoria e definir indicadores. Tempo: 235

1.1 Apresentao do Modelo de Plano de Melhoria Diga que para colocar em prtica a fase de Implantao, construiremos um Plano de Melhoria. Projete o slide S2E5 e apresente o modelo de Plano de Melhoria que ser utilizado. Explique que o Plano de Melhoria aumenta a eficcia na execuo das atividades, pois ajuda o empreendedor a manter o foco nas aes que foram identificadas como crticas e prioritrias para mudanas.
PLANO DE MELHORIA

S2E5

Instrua os participantes a acessar a pasta Plano de Melhoria. Explique que cada fator encontrado nos campos Oportunidades, Ameaas, Pontos Fortes e Pontos Fracos foram puxados da Anlise FOFA Validada. Diga aos participantes que os itens esto apresentados na planilha na ordem em que foram priorizados e que, neste momento, iremos desenvolver um Plano de Melhoria para os cinco primeiros fatores de cada campo (oportunidades, ameaas, pontos fortes e fracos), ou seja, aqueles que foram escolhidos como mais importantes para mudana. Mantenha o slide S2E5 projetado e, explique cada um dos itens do Plano de Melhoria. Depois, pea aos participantes que iniciem a elaborao dos planos de melhoria. Diga que o encontro de hoje foi reservado para esta atividade.

1.2 O que fazer? Explique que na coluna O que fazer os participantes devero escrever qual a principal ao a ser tomada diante de uma oportunidade, ameaa, ponto forte e ponto fraco. Explique que uma mesma ao pode atender mais de uma oportunidade, ameaa, ponto forte e ponto fraco. Por exemplo, no caso citado no encontro anterior, comprar um concorrente aproveitava a oportunidade de concorrentes enfraquecidos financeiramente, neutralizava a ameaa de

consolidao do setor, diminua a fraqueza de pequeno porte e aproveitava o ponto forte dinheiro em caixa. Proponha aos participantes que definam aes para as 5 primeiras oportunidades, ameaas, pontos fortes e fracos. Reserve cerca de 30 para esta atividade.

1.3 Como fazer? Explique que, aps definir quais aes sero tomadas, hora de definir como elas sero tomadas. Por exemplo, ao definir comprar um concorrente, a empresa pode estabelecer: onde comprar? Na mesma cidade? Em outra regio? Como prospectar a concorrentes venda? Como fazer o primeiro contato? E assim por diante. Proponha aos participantes que definam como iro fazer as atividades que elencaram como prioritrias. Reserve cerca de 30 para esta atividade.

1.4 Quando iniciar? Explique que definir data de incio para uma atividade importante, pois o empreendedor pode se planejar e providenciar com antecedncia os recursos necessrios para o desenvolvimento da ao. A definio de datas deve respeitar a prioridade das aes, de forma que atividades mais urgentes devem ser antecipadas, enquanto atividades menos urgentes podem ser deixadas para um segundo momento. No caso da aquisio mencionada no nosso exemplo, quando comearemos a busca pelo concorrente a ser adquirido? Proponha agora aos participantes que definam datas de incio para as atividades elencadas. Reserve cerca de 25 para este exerccio.

1.5 Quando terminar? Explique que, da mesma forma que estabelecer datas de incio para as atividades importante, definir prazos para conclu-las tambm muito importante. Iniciar aes sem prazo para finaliz-las pode fazer com que elas se arrastem pelo tempo, podendo at comprometer a qualidade do resultado. No nosso exemplo, at quando temos que encerrar a compra e fechar o negcio? Convide os participantes para definir datas para finalizar as suas aes prioritrias. Convide os participantes a um intervalo de 15.

1.6 Quais recursos sero necessrios? Explique que importante que o empreendedor planeje quais recursos ele precisar para levar a cabo as suas aes. Diga que recurso tudo aquilo que ser necessrio para operacionalizar a ao. So exemplos de recursos: dinheiro, pessoas, mquinas, mveis, imveis etc. No exemplo, o que precisaremos para prospectar a empresa a ser comprada? Que recursos precisarei ter para avaliar se ela uma boa candidata aquisio? Pessoas especialistas? Um boa metodologia de anlise e qual? E por a afora. Instrua os participantes a preencher a coluna Quais recursos sero necessrios?.

1.7 Quanto custar?

Explique que, ao planejar o desenvolvimento de uma ao, o empreendedor precisa prever no oramento quanto ele precisar. Estas despesas/investimentos devero constar na DRE (Demonstrao de Resultados do Exerccio) e no fluxo de caixa da empresa. No exemplo, quanto estamos dispostos a pagar pela empresa a ser comprada? Proponha aos participantes que estimem quanto de recursos financeiros eles despendero em suas atividades, preenchendo a coluna Quanto custar?.

1.8 Como gastar (forma de pagamento)? Diga que, alm de estimar os valores necessrios para o desenvolvimento das atividades, necessrio prever como o dinheiro ser gasto, ou seja, qual a forma de pagamento. Estas informaes so especialmente importantes para a elaborao do fluxo de caixa. necessrio prever se o dinheiro sair todo de uma vez, ou se sair em prestaes mensais etc. No caso da aquisio, podemos pagar em dinheiro, vista, prazo etc., ou em participao no novo negcio resultante da fuso das duas empresas, por exemplo. Proponha aos participantes que estimem como gastaro o dinheiro necessrio para desenvolver as aes estabelecidas.

1.9 Quem ser o responsvel? Explique que importante definir um responsvel para cada ao. Caso contrrio, a ao no sair do papel. Esta pessoa dever ter pleno conhecimento sobre o andamento da ao e, dever garantir que ela seja efetivada. Para a aquisio, quem ficar frente do processo? Quem dar suporte, e que tipo de suporte? Proponha aos participantes que definam responsveis para as aes definidas. Convide os participantes para o intervalo de almoo.

1.10 Indicadores Explique que indicador um parmetro que permite a quantificao de uma situao e a comparao desta mesma situao com outras. Por exemplo: se eu quero medir o nvel de satisfao dos meus clientes, eu posso definir como indicador o ndice de recompra, ou seja, quantas vezes o consumidor repete a compra do mesmo produto. Por meio do ndice de recompra, eu posso comparar a satisfao dos meus clientes hoje, com a satisfao dos clientes no mesmo perodo do ano passado. A partir desta anlise, eu acompanho a evoluo (ou no) na satisfao dos clientes. No caso da aquisio, alguns indicadores a serem utilizados como medidas do sucesso da iniciativa so participao de mercado da nova empresa ps fuso, faturamento somado, rentabilidade da nova operao, reduo de custos decorrente da escala, etc. Diga que, ao estabelecer indicadores, preciso considerar alguns pontos de ateno: 1. Definir indicadores eficazes: os indicadores devem medir a coisa certa. 2. Definir indicadores eficientes: os empreendedores devem evitar o excesso de indicadores. Eles devem ser em pequeno nmero para evitar a redundncia, ou seja, vrios indicadores medindo a mesma coisa, e tambm para que no se gaste tanto esforo em algo que no seja

necessrio. No entanto, eles devem ser abrangentes o suficiente para cobrir todas as aes definidas. 3. Definir indicadores viveis: os indicadores devem ser factveis, ou seja, possveis de serem medidos. De nada adianta idias brilhantes de indicadores que, no entanto, so impossveis de serem operacionalizados. Proponha agora que os participantes definam indicadores para medir e acompanhar o desenvolvimento das aes estabelecidas. Acompanhe o andamento da atividade e, aps a concluso, convide os participantes para um breve intervalo.

1.11 Metas Explique que meta um ponto definido aonde se quer chegar. No contexto empresarial, trata-se de um resultado que a empresa se prope a alcanar. Para tornar a sua fala mais clara voc pode voltar ao exemplo do ndice de recompra dos clientes. Explique que para este caso, a meta seria por exemplo, alcanar um ndice de recompra de 60%, ou seja, que a cada 100 clientes que comprassem na loja, 60 deles retornariam e efetuariam uma compra novamente. Para o nosso exemplo de aquisio, so metas possveis: o participao de mercado da nova empresa ps fuso: 15% o faturamento somado: R$ 20 milhes/ano o rentabilidade da nova operao: 25% o reduo de custos decorrente da escala: 12% Proponha agora que os participantes preencham a ltima coluna da planilha Plano de Melhoria, definindo as metas para cada indicador. 1.12 Apresentao dos Planos de Melhoria

Instrua os participantes a se organizarem em grupos de 5 pessoas. Cada membro do grupo dever apresentar o seu Plano de Melhoria aos demais, de forma que um possa contribuir com o trabalho do outro. A seguir, convide alguns voluntrios para apresentarem seus planos para o resto da turma. Comente que, aqueles que apresentarem (e no precisam apresentar o plano na ntegra, se no se sentirem confortveis) tero os benefcios de ouvir as opinies dos colegas e do instrutor. Estimule os colegas para opinarem sobre a apresentao do colega.

Deixe o resto do perodo para elaborao desta atividade e no se esquea de fazer um breve intervalo de 15 minutos no horrio combinado com a turma. Fechamento Agradea a presena de todos e estimule-os a manterem contato entre si para que possam trocar experincias conforme forem percebendo os resultados na aplicao do Plano de Melhoria. Coloque-se disposio para esclarecer dvidas que possam surgir no processo de implementao.

Destaque tambm a necessidade de manter atualizados seus planos no sistema Prosperar, para controlar a implantao de suas estratgias afinal, para isso que eles investiram seu tempo na capacitao. Estimule a turma a utilizar o Prosperar como uma ferramenta de implantao da estratgia: o empresrio deve abrir os arquivos e o sistema recorrentemente para ver se as coisas vo na direo planejada, para motivar sua equipe e reorientar caminhos, se necessrio.