Excesso de Informao: A importncia da gesto da informao para organizaes e indivduos.

Renato Lapa 28388 Jos Mendes 28010 Alessandro Miguez 27583 Stephanie Pinto 27221

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Excesso de Informao: A importncia da gesto da informao para organizaes e indivduos Por Renato Lapa, Jos Mendes, Alessandro Miguez, Stephanie Pinto, Alunos do curso Licenciatura em Engenharia Informtica Universidade Fernando Pessoa Palavras-chave. Excesso de informao, fluxo de informao, filtros. Resumo. Busca-se analisar sumariamente e apresentar aos colegas de classe temas relacionados com a Cincia da Computao como pano de fundo para explicar o que o fenmeno do excesso de informao, alm de compartilhar algumas estratgias que podem ser adotadas a fim de evit-lo ou minorar o seu efeito. INTRODUO Muito ainda se diz sobre as consequncias que a massificao do uso da internet trouxe para o cotidiano contemporneo, considerando-o como o mais recente estgio da assim chamada globalizao. Tambm bastante vulgar a utilizao da expresso "sociedade da informao" como definio dos tempos atuais, muito embora seja igualmente comum, em, que pese errneo, pensar-se e se divulgar que apenas atualmente a informao passou a ter importncia. Como se disse, tal crena um disparate e decorre de uma m apreenso dos conceitos de informao e sociedade da informao. Esta anlise conceitual ser realizada em momento oportuno, contudo cabe deixar, um questionamento antes de prosseguir: at que ponto o aspecto quantitativo da informao deixa de possuir carter benfico para os indivduos e organizaes e passa a ser um obstculo na consecuo de seus objetivos? Dito de outra forma, a quantidade de informao existente pode gerar um efeito adverso ao que este instrumento se prope, ou seja, causar desinformao? Se, sim, h meios para evitar este quadro ou mesmo revert-to? So estas as principais perguntas que se busca responder neste trabalho, bem como um pretexto para abordar temas afeitos Cincia da Computao acerca dos conceitos de dados e informao alm de oportunizar uma introduo aos colegas de outras reas o que faz um Sistema de Informao ou mesmo o que fluxo de dados. O que informao? O presente trabalho destina-se a analisar os efeitos que o excesso de informao traz para os sistemas, em geral, dentro da perspectiva terica da Cincia da Computao. Uma das propostas deste trabalho demonstrar aos colegas de classe as aplicaes prticas que algumas das estratgias aqui descritas podem resultar em benefcios nos mbitos acadmicos, profissionais e at mesmo pessoais. Para se falar sobre excesso de informao h alguns pressupostos tericos a serem definidos previamente de modo a balizarem o desenvolvimento do trabalho. Primeiramente h que se buscar uma definio para informao. O senso comum diznos um pouco sobre o assunto, visto que ter informao ou estar informado sobre um

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assunto saber ou conhecer algo sobre isso. V-se ento uma linha existente entre informao e conhecimento. H muitos outros significados para a palavra informao que podem ser encontrados nos dicionrios, contudo, o mais importante para este trabalho diz que a informao o produto do processamento de dados. (Instituto Antnio Houaiss, 2012). No mbito das Cincias da Informao, dados e informao formam um binmio quase indissocivel. Sendo a informao o produto do processamento de dados, portanto, necessrio tentar conceitu-lo de igual maneira. Pode-se encontrar diversos conceitos de dados, como fato bruto ou suas representaes (Audy, et al., 2005), observaes dos estados do mundo (Davenport, 1999) ou mesmo informao em potencial (Nichols, 1969). O que se sabe partida que h uma relao de subordinao entre dados e informao, sendo esta o produto do processamento daqueles. Assim, os dados processados geram informao e uma das ferramentas que desempenha esta tarefa o computador, que um exemplo de processador simblico. O computador no o primeiro processador desta natureza existente, outro exemplo a prpria mente humana que consegue trabalhar com dados na forma de smbolos. A vantagem de utilizar computadores para processamento de dados relaciona-se com o volume de dados que podem ser processados, a velocidade com que esta tarefa relacionada, a capacidade de armazenamento e a fiabilidade na persistncia dos dados. Assim, v-se que tanto pessoas quanto computadores tm a capacidade de lidar com dados e conforme ser visto adiante, o mesmo no se pode dizer em relao informao. A informao resultado do processamento dos dados, conforme definio dicionarizada, mas no parece suficiente trat-la apenas como tal, ento seguem alguns conceitos adicionais: A informao o resultado da anlise de dados, de forma til para determinado problema ou contexto. (Gouveia & Ranito, 2004) A informao (na cincia do comportamento) um signo ou conjunto de signos que impulsionam uma ao; distingue-se dos dados porque dados no so estmulos de ao, mas simplesmente cadeias de caracteres ou padres sem interpretao. (Murdick & Munson, 1988)

Assim, v-se que a finalidade e a relevncia da informao dependem do contexto em que ela est inserida, bem como, do objetivo a que se pretende chegar. Cabe dizer ainda, que a informao aquilo que indispensvel para a tomada de deciso ou para a ao racionais. Existem poucas situaes da vida em que no se utiliza a informao para decidir ou agir racionalmente de uma determinada forma, por exemplo: para decidirmos se levamos ou no o guarda-chuva verificamos a previso do estado do tempo para nos informarmos dos riscos de chover nesse dia; se usamos um casaco mais quente porque temos a informao de que est mais frio, etc.;

A informao depende do contexto em que se quer aplic-la e seu valor intrnseco depende da sua qualidade. Tanto mais valiosa ser uma informao quanto mais qualidades ela possuir, e consequentemente, maior ser o seu custo de obteno.

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As principais qualidades que uma informao pode ter so: ser precisa ou correta; completa; oportuna (existe em tempo e local adequados); concisa ou clara. Alm de suportar a deciso a ser tomada, a informao para ser vlida precisa ser compreendida e interpretada em termos do contexto. Todas estas operaes (decidir, interpretar, compreender e decidir) pelo menos por enquanto, s podem ser executadas por seres humanos, razo pela qual, em termos estritos, no correto dizer que computadores lidam com informao, visto que, eles s so capazes de lidar com dados, processando-os em outros dados ou informaes que sero compreendidas e utilizadas por seres humanos. Sistema de informaes e fluxo de informao A abordagem sistmica um dos mtodos mais usados para se analisar fenmenos ou eventos que ocorrem dentro de organizaes. Como dito anteriormente, uma das propostas do trabalho trazer aos colegas de outros cursos algumas noes de gesto de informao que podem ser teis para as suas carreiras profissionais/acadmicas. Assim, a abordagem sistmica decorre do conceito de sistema. Um sistema pode ser definido basicamente como uma srie de componentes que desempenham, em conjunto, determinadas funes de modo a atingir um determinado objetivo. Um exemplo trivial pode ser obtido tomando por base um sistema de jogo no futebol, onde todos ou alguns dos jogadores de uma equipa recebem algumas ordens (posicionamento, recepo de bola, distribuio para jogadores-chaves, etc.) e executam-nas de modo a atingir um objetivo (marcar um gol, impedir o avano do adversrio, etc.). Sistemas de informao, por sua vez, so sistemas que tm como propsito dotar as organizaes de informaes que lhes sejam relevantes. So elementos de um sistema: entradas e recursos; sadas; processamento; ambiente; retroalimentao; relaes dos elementos. Para melhor explicar os elementos, analisa-se o ambiente da sala de aula. Entrada a matria-prima que ser transformada pelo sistema, no caso, os alunos. Recursos so os elementos indispensveis para que a transformao ocorra, neste exemplo, so os professores, a propria sala, etc. Sada o objetivo que a organizao deseja obter, ou seja, a transmisso de conhecimento para os alunos. Ambiente refere-se quilo que, apesar de externo ao sistema, opera trocas, interfere ou sofre interferncia do mesmo, no caso, outras salas de aula, a universidade, a cidade do Porto, etc. Fluxo de informao o caminho que a informao realiza dentro de uma organizao e que est relacionado com as funes do sistema de informao, que so: recolher; processar; armazenar; distribuir; respresentar a informao. Atentar para a importncia do fluxo da informao, seja no mbito pessoal ou no contexto de uma organizao, implica em compreender que a qualidade da informao sada de um dado sistema depende da qualidade da informao que se introduz neste mesmo sistema. Neste sentido, cabe mencionar a anedtica expresso comumente utilizada por profissionais e tericos da Cincia da Computao Garbage in, garbage out, em vernculo algo como entra lixo, sai lixo.

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Excesso de informao O que o excesso de informao? Porque podemos dizer que a informao em demasiado atrapalha? So duas questes de fcil explicao. Em primeiro lugar muita informao no significa que toda a informao seja completamente fivel e correta. Podemos ter informao correta e incorreta referentes a um s tema ou assunto. A maior prova disso a prpria internet, visto que para inserir qualquer que seja a informao ou opinio, no necessria permisso de qualquer rgo administrativo que analise a qualidade e veracidade desta mesma. Por esse mesmo motivo, a incerteza das fontes, ou seja, da sua veracidade e a sua demasia, obtemos o excesso de informao. Ao qual a primeira vista, sem prvia anlise, no conseguimos distinguir o que informao fivel de m informao ou informao falsa. Isto tem como consequncia a perda da fiabilidade da internet. Vendo por outro ponto de vista, o ser humano tem dificuldade em lidar com o grande volume de informao. Sentindo-se, at, por vezes, sufocado por esta. Atrapalhando na concentrao e desviando do foco. Dizendo por outras palavras, a informao em demasia atrapalha porque nem toda ela boa, produzindo assim o mesmo efeito que a falta de informao nos fazendo, assim, usar muito tempo para analisar a sua veracidade. De acordo com Gouveia (Gouveia & Ranito, 2004): O excesso de informao, enquanto fenmeno, est associado conjugao dos seguintes factores: lidar com a informao em quantidade: volume da informao; frequncia da informao. lidar com um nmero excessivo de canais: lidar em simultneo com informao de diferentes origens; sincronizar e consolidar informao. lidar com os contedos associadas informao: lidar com a no-informao; qualidade da informao, desinformao. Estratgias para lidar com a informao Algumas estratgias para lidar com a informao so: Filtros (ferramentas de busca); redes (qualquer pesquisa exige conhecimento mnimo sobre um determinado assunto); Diariamente no nosso percurso de vida somos confrontados com a necessidade de lidar com a informao de que dispomos, com a sua qualidade e quantidade, de modo a agilizarmos o tempo, a significncia das nossas aes e obter o melhor proveito possvel do que delas decorre, economizando recursos e simplificando a complexidade da nossa vida em sociedade.

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Dentro de uma nova lgica tecnolgica em que o uso intensivo da internet influencia sobremaneira a forma como pensamos, sentimos e agimos, o correto uso e compreenso, por exemplo, da linguagem escrita reveste-se de uma importncia fulcral na obteno de canais fidedignos de comunicao e de conhecimento til. As mudanas introduzidas com o uso da internet ou com a utilizao de computadores ligados em redes, no acesso e simultneo processamento de informao, criaram um novo paradigma no que concerne ao estado de estar informado, sendo necessria a existncia da gesto de informao no que se relaciona com o seu desrregulamento, a fcil e clere obteno de qualquer tipo de informao e a caminhada produtiva do no-conhecimento. Estratgias, questes correctas, competncias, fontes de informao credveis, autocrtica, sntese, ferramentas disponveis, tecnologias e aprendizagem contnua, ajudam a consumir conscientemente este produto, bem como, a gerir as prprias necessidades de informao tornando-se, hoje em dia, habilitaes primrias que todos devem possuir. Tudo est na Web. Demasiada informao. No mundo atual, o volume de informaes e dados que so publicados e transmitidos multiplicado por dez a cada cinco anos. Segundo analistas, no ano de 2013, haver a circulao de cerca de 667 exabytes circulando pela internet. Porm, o excesso de informao algo que teremos que conviver daqui pra frente. (Rebouas, 2010) O aumento da quantidade de informao disponvel e da sua rapidez de mudana pode, citando entrevista dada por Umberto Eco: "provocar amnsia". A internet perigosa para o ignorante porque no filtra nada para ele. Ela s boa para quem j conhece e sabe onde est o conhecimento. A longo prazo, o resultado pedaggico ser dramtico. Veremos multides de ignorantes usando a internet para as mais variadas bobagens: jogos, bate-papos e busca de notcias irrelevantes. (...) Seria preciso criar uma teoria da filtragem. Uma disciplina prtica, baseada na experimentao cotidiana com a internet. Fica a uma sugesto para as universidades: elaborar uma teoria e uma ferramenta de filtragem que funcionem para o bem do conhecimento. Conhecer filtrar. (Revista poca, 2011) O sndrome do excesso de informao, que em casos graves, leva a pessoa autoconsiderao de Ser Obsoleto, turva-nos o fim-de-semana, principalmente, o fim-desemana! A era da Informao mostrou-nos que no estvamos preparados para ela. No passado, ns no sabamos que no sabamos. Atualmente sabemos que no sabemos, e isso, no contexto competitivo e predatrio da sociedade presente, gera uma elevada frustrao, redutora. crucial, portanto, a filtragem e um conhecimento mnimo de pesquisa para se lidar com a dita era da informao! No que concerne internet, os motores de busca j proporcionam um servio de filtragem (organizam a informao por assunto, permitindo uma procura por assuntos pr-estabelecidos), mas que deve ser otimizado e corretamente utilizado, sob pena de

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assoberbamento perante a quantidade de informao obtida e consequente perda de tempo e disperso no tema a pesquisar e na transformao da mesma em conhecimento utilizvel. Por exemplo, verifique no motor de busca Google a seguinte procura de informao, referente ao Windows 8, associando ao mtodo de pesquisa a quantidade de informao obtida: Se simplesmente digitar a palavra e o nmero Windows 8 verifica-se a obteno de 2.950.000.000 de resultados; Se digitar os mesmos caracteres mas entre aspas Windows 8 verifica-se a obteno de 350.000.000 de resultados; Se digitar entre aspas: Programa Windows 8 os resultados decrescem para uns significativos 306.000. Se digitar entre aspas: Programa Windows 8 Download obter apenas 2 resultados!

Atravs deste exemplo prtico facilmente percetvel que a correta utilizao de uma ferramenta de obteno de informao, bem como, uma pesquisa focada e delimitada ao que efetivamente se procura, sabendo de antemo o qu e como, utilizando um conhecimento prvio para ir fonte mais concisa do que se pretende encontrar, aporta vantagens significativas objetividade e tempo necessrios para encontrar a informao procurada. As redes de dados, por sua vez, permitem enviar programas e dados, recuperar resultados e trocar informaes com colegas de trabalho ou entre organizaes. A Internet permite a intercomunicabilidade de um grande nmero de redes fsicas distintas, possibilitando uma melhor utilizao dos servios proporcionados pelas redes. A interao formal ou informal em rede entre grupos de pessoas ou organizaes d-se de vrias formas, incluindo por exemplo, os avisos (bulletin boards), listas de discusso ou boletins de notcias e o chat. Todas so, essencialmente, formas de compartilhar e debater informaes e formular consultas. Na maioria das vezes esto abertas a todas as pessoas, embora algumas tenham o seu acesso limitado a grupos fechados. O mais comum que as informaes de natureza restrita circulem pelo correio eletrnico, que um complemento cada vez mais comum na comunicao informal dentro de organizaes ou simplesmente no nosso crculo de amigos. Estes recursos, apesar de serem amplamente utilizados, possuem algumas deficincias quanto ao fornecimento das informaes relevantes que se procura. Podem inclusive, levar a um decrscimo de produtividade e consequente aumento de custos dentro das organizaes, quando se verifica que no existe um filtro que selecione as informaes a serem indexadas, como acontece com algumas bases de dados comerciais. Estas bases de dados comerciais (por exemplo: diretrios de empresas, informaes biogrficas, informaes financeiras, informaes estatsticas, etc.), apesar das diferenas existentes entre elas, o que tambm configura uma dificuldade na sua utilizao, so razoavelmente bem catalogadas, o que facilita a localizao de referncias pertinentes, resultando numa procura mais segura e mais fcil do que a procura na Internet. Um exemplo prtico desta interao atravs de redes so as Teamnet", redes de pessoas que participam em equipas que transpem barreiras ditas tradicionais. Utilizadas para criar vantagem competitiva sustentvel e ao mesmo tempo desenvolver

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relacionamentos que ultrapassam fronteiras com outras organizaes, empresas concorrentes, fornecedores, clientes e parceiros internacionais e institucionais. As "teamnets" constituem empresas geis e reativas ao mercado, atravs da eliminao de burocracias e da reduo de hierarquias, enfocando igualmente a criatividade. CONCLUSO Podemos verificar que a importncia da qualidade e quantidade da informao, bem como, a preparao individual para lidar com a mesma so factores determinantes para retirar o melhor partido dos dados compilados que nos so apresentados ou que procuramos, com a inteno de obter o conhecimento que necessitamos para iniciarmos o processo de deciso que resultar na aco final que tomaremos. Resumindo, seja na apreciao da tctica a utilizar durante um jogo de futebol, seja numa procura de informao atravs da internet, ou mesmo, no dia-a-dia empresarial que exalta a competio e a rpida tomada de deciso, o correcto uso, manuseio e compreenso da informao que possuimos ou que procuramos indexada a uma qualquer rede, deve ser fundamentalizada no factor de valorizar as tcticas, tcnicas e constante evoluo da obteno de informao concisa, simples, correcta e oportuna. O nosso dia, a nossa vida, a interaco social e o desenvolvimento pessoal, com o correcto uso do conhecimento e a valorizao da informao verdadeiramente importante, pode ser o veculo condutor para uma longevidade alicerada na qualidade, base da nossa existncia. Bibliografia Audy, J. L. N., Andrade, G. K. d. & Cidral, A., 2005. Fundamentos de Sistemas de Informao. Unica ed. Porto Alegre: Bookman. Davenport, T., 1999. Ecologia de la informacion. Oxford University ed. New York: Oxford University. Gouveia, L. B. & Ranito, J., 2004. Sistema de Informao e apoio gesto. Porto: Sociedade Portuguesa de Inovao . Instituto Antnio Houaiss, 2012. Grande Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa. [Online] Disponvel em: http://houaiss.uol.com.br/busca?palavra=informa%25C3%25A7%25C3%25A3o [Consultado em 1 12 2012]. Murdick, R. & Munson, J., 1988. Sistema de Informao administrativa. Prentice Hall ed. Mxico: s.n. Nichols, G., 1969. On the nature of manegement information. Management Accouting, 04, Volume 15, pp. 9-13. Rebouas, F., 2010. Info Escola. [Online] Disponvel em: http://www.infoescola.com/comunicacao/excesso-de-informacao/ [Consultado em 25 11 2012].

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Revista poca, 2011. Umberto Eco: O Excesso de informao provoca amnsia. [Online] Disponvel em: http://revistaepoca.globo.com/ideias/noticia/2011/12/umberto-eco-oexcesso-de-informacao-provoca-amnesia.html [Consultado em 25 11 2012].

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