Você está na página 1de 121

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

iPED Instituto Politcnico de Ensino Distncia. Todos os Direitos Reservados. iPED marca registrada pela Empresa Brasileira de Comunicao LTDA.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Sumrio

Fundamentos de gerncia de projetos .................................................................Pg. 7 Os Fatores Gerenciveis no MS Project ..............................................................Pg. 11 Barra de Ferramentas Padro ..............................................................................Pg. 18 A Planilha de Recursos ........................................................................................Pg. 21 Formatando o Modelo de Trabalho ......................................................................Pg. 32 Criando uma Estrutura de Tarefas .......................................................................Pg. 40 Definindo a Durao das Tarefas .........................................................................Pg. 45 Alocando Recursos ..............................................................................................Pg. 50 O Diagrama da Rede............................................................................................Pg. 55 Custos Fixos.........................................................................................................Pg. 64 Acompanhando o Projeto .....................................................................................Pg. 69 Estabelecendo Relaes de Dependncia entre as Tarefas................................Pg. 74 Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso .....................................................Pg. 84 Diminua a quantidade de trabalho atribuda ao recurso. ......................................Pg. 88 Salvando o Projeto Original ..................................................................................Pg. 94 Visualize cargas de trabalho de Recurso .............................................................Pg. 98 Alterando o Perodo de Trabalho..........................................................................Pg. 107 Modelagem de Curvas "S"....................................................................................Pg. 110 Organizador do Project.........................................................................................Pg. 112 Limites do Ms Project para Windows 95 & NT......................................................Pg. 113

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Institucional O iPED, Instituto Politcnico de Ensino a Distncia, um centro de educao on-line que oferece informao, conhecimento e treinamento para profissionais, educadores e qualquer um que queira evoluir profissionalmente e culturalmente. Nosso objetivo torn-lo uma base forte de conhecimento e expandir cada vez mais o seu nvel intelectual e cultural. Oferecemos uma quantidade enorme de informao, alm de diversos cursos on-line, onde voc se mantm atualizado em qualquer lugar e a qualquer hora. Educao Distncia Aulas online ou a prtica de aprendizagem distncia, atravs de ambientes virtuais e redes de computadores interligadas para fins educacionais e culturais, nada mais do que o meio mais prtico e inteligente de proliferao de conhecimento. Atravs de ambientes virtuais e sistemas inteligentes, possvel adquirir conhecimento de forma total ou gradativa. Esse nosso conceito de educao, em tempo real, total ou gradativo, quando quiser e onde quiser e acima de tudo, da forma que quiser! Nossa Misso O Grupo iPED foi lanado com o intuito de aprimorar e disseminar o conceito de ensino a distncia. Com a implantao do ensino a distncia, pesquisas recentes registram que as pessoas alavancam os resultados dos mdulos de treinamento em at 70%, eliminando as distncias geogrficas e proporcionando a melhoria da gesto do conhecimento e dos recursos humanos por competncias. Pensando nisso o iPED presta esse servio a todos, para que a excluso digital seja cada vez menor e com o passar do tempo ela desaparea completamente. Esse nosso objetivo, essa nossa misso, e esteja certo que vamos conseguir! Fabio Neves de Sousa Diretor Geral - Grupo iPED

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Certificao O conceito de reconhecimento virtual concedido atravs de avaliao feita pelo sistema inteligente, que do inicio at o fim do curso est avaliando cada aluno em suas atitudes individuais e em comparao as atitudes do coletivo. Ao termino do contedo avaliado o aluno submetido a uma avaliao final que nada mais serve do que comprovar a avaliao do desempenho dele ao longo de toda a trajetria do curso. Nosso sistema garante 100% de segurana. Empresas podero confirmar a autenticidade do certificado, pois temos o que existe de melhor em tecnologia disponvel no mercado. Confira o grande diferencial de nosso certificado: Certificado Especial - Tramas em linhas personalizadas - Tarja de Segurana - Tinta Luminescente - Selo de Segurana - Numerao Intransfervel

Detalhes sobre o selo

Ao trmino do curso solicite o seu!

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O MS Project O MS Project um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira verso foi lanada em 1985. Desde ento, alm de contar com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. Este software um trata-se de um poderoso programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto. O contedo desta apostila contemplado com um tutorial onde voc poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto. Fundamentos de gerncia de projetos O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS Project est intimamente interligado com a disciplina ou a prtica da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da gesto de projetos. No ser abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Sero apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma melhor utilizao do MS Project. Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos. A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de projetos que sero teis ao curso de MS Project. Dentre os diversos recursos disponveis, destacamos: Geral Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da dcada de 60 mas totalmente superados; Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas. Em muitas situaes, um Grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo Fim-Incio, Incio-Incio, Fim-Fim, e Incio-Fim; Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as segundas-feiras; Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Este aspecto muito til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho; Permite uso de subprojetos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios; Permite a incluso de campos do usurio, que aceitam diversos tipos de operao;

Tempo (Datas e Folgas) O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opo pode ser desativada, caso conveniente; Permite definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados; O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio; Permite o uso de datas programadas para as tarefas; Permite o uso do modelo probabilstico Recursos Os recursos so ligados diretamente s tarefas; Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automtica. Custos Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

O que um Projeto?
8 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Projeto pode ser definido como: UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao.

Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento, geralmente, um projeto: definido; realizado por pessoas; Tem um componente de custo limitado e definido. Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada. responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantm um padro de qualidade especificado. Possui um processo prvio de planejamento; Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e avaliao; No repetitivo, ou seja, inovador e indito; Possui um incio e um fim determinados; Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja claro e

O que Gerenciamento de Projetos? Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO,

HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de:

Escopo, tempo, custo e qualidade;


Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 9

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.

10

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Os Fatores Gerenciveis no MS Project

Os fatores gerenciveis em um projeto para o MS Project so:

Escopo do Projeto

Recursos

Tempo

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto.

Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo.

Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso do PMI

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

11

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) reas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresent-las de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de todas elas esto intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicao do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em uma deficincia do prprio projeto que, invariavelmente, s constatada tardiamente, no antes sem se ter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta deficincia.

Como explica Margareth Carneiro, durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerncia do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.

Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes.

Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao tambm fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir no tempo, na profundidade e no contedo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento.

No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e outros aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto.

Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto.

Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vrios aspectos importantes. Esses aspectos so chamados na metodologia de disciplinas. Vimos ento que apoiam a administrao de projetos disciplinas de:
12 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento de Contratos.

Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada uma, apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.

Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma disciplina pelo PMI.

Na perspectiva do MS Project, todas estas disciplinas ou reas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
13

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!! No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.

14

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Etapas essenciais do Planejamento no MS Project

Neste curso de MS Project, deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project. Durante o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.
Alocao dos Recursos Estimativa dos Custos Montagem da Equipe Definio do Cronograma

Planejamento do Escopo Formatao Inicial do Project Definio das Atividades

Planejamento dos Recursos Determinao do Tipo de Atividade Durao das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Salvar Linha de Base

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

15

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O AMBIENTE DO MS PROJECT


1

2 3 4 6

Caractersticas Windows: 1. 2. 3. 4. 5. 6. MS Project; Barra de menus; Barra de ferramentas; Barra de formatao; Barra de modos. Barras de rolagem.

16

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Barra de Menus A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes: 1. ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos. 2. EDITAR: Cuida da edio. 3. EXIBIR: Fornece as diversas vises do projeto. 4. INSERIR: Trata da insero de dados, colunas etc. 5. FORMATAR: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc. 6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho. 7. PROJETO: Trata da insero e ordenamento das informaes relativas s tarefas e ao projeto. 8. JANELA: Trata da visualizao da tela, projetos, etc. 9. AJUDA: Permite tirar dvidas on-line.

BARRA DE MENUS

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

17

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Barra de Ferramentas Padro

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padro contm uma srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

18

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Barra de Formatao Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatao, possui botes que so atalhos para comandos de formatao de tarefas e de textos.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

19

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Barra de Modos A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais freqentemente usados no MS Project, nos quais voc poder clicar para mostrar o modo desejado.
Barra de Modos

20

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Principais Vises:

Inicialmente, verificamos que o MS Project possui trs formatos bsicos para de exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio.

As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.)

Os Formulrios Que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e conduo de projetos.

Desta forma, as principais vises so:

O Grfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Grfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

21

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O Grfico de Gantt:

Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Project. Ele o padro de visualizao quando incializamos o software.

O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras.
No lado esquerdo desse modo de exibio esto as colunas nas quais voc pode inserir e modificar os nomes, duraes, datas de incio e de trmino e outras informaes sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir 22 Proibida a tarefas reproduo qualquer meioeeletrnico ou em impresso. graficamente as duraes das e aspor datas de incio de trmino uma escala de Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use o Grfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas; Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informaes exibidas; Alterar as unidades de tempo que so exibidas;

A Planilha de Recursos: O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada recurso do Projeto.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

23

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use a Planilha de Recursos para: Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto; Analisar o nmero de horas de trabalho atribudas a cada recurso; Analisar os custos dos recursos; Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O Grfico de Recursos: O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa comparlos.
24 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use o Grfico de Recursos para:


Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar. Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha. Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional. Analisar os custos dos recursos

A Planilha de Uso do Recurso: A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles tero que desempenhar no projeto.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

25

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use a Planilha de Uso do Recurso para:


Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso; Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao. Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme. Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de trabalho adicionais. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho.

A Planilha de Uso da Tarefa: O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribudos agrupados abaixo delas.

26

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:


Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas. Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e disponibilidade de trabalho. Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho. Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O Diagrama de Rede: O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as caixas.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

27

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda;

Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as datas de incio e trmino;

Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas

iniciadas;

especficas.

Abrindo um Novo Arquivo no MS Project: Ao abrir o MS Project pela primeira vez, ele apresentar uma janela com o software e outra com a sua ajuda.

28

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.

Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.

Criando um Modelo de Arquivo no MS Project:

O MS Project possui, por padro, uma formatao prpria que nem sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Alm disso a criao de um modelo facilitar nossos trabalho futuros. Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos: - Clique, na Barra de Ferramentas, no cone Novo; - Na janela Informaes sobre o projeto, clique em OK;
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 29

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Dever abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informaes sobre o projeto.

Na Barra de Ferramentas, clique no cone Salvar;

Dever aparecer a seguinte janela:

30

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Siga os procedimentos abaixo:

No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo. No campo Salvar como tipo, selecione Modelo. Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project, a etapa seguinte ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

31

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos: Defina o tipo de Cronograma Padro, na Barra de Ferramentas, em Ferramentas/Opes/Calendrio.

Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de trabalho da sua organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project define a Hora de incio padro como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de incio de trabalho for 08:00, digite este horrio na janela respectiva. Faa as alteraes necessrias aqui para definir o padro de calendrio da sua organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como padro e em OK.

Defina a carga horria padro, os dias teis e os feriados ao longo da durao do projeto em Ferramentas/Alterar Perodo de Trabalho.

32

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project para o perodo de trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado marcado e o horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00.

Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sexta-feira, 08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de trabalho, no espao Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q at S. Voc dever ter a janela na aparncia da figura acima. No espao Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horrio para o nosso horrio sugerido como exemplo.

Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa precisar modificar um dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002.


Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 33

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s), clique na seta para baixo ou para cima at que o calendrio indique o ms de dezembro. Clique no dia 25 e em seqncia no espao Perodo de Folga, no campo Definir a(s) data(s) selecionada(s), como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS Project para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos.

Ao final de sua formatao, clique em OK.

Trabalhando com um Novo Arquivo:

Aps ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

34

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

Defina o Escopo Bsico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto nico de componentes: as tarefas envolvidas, as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcanar. Para ajud-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunic-los, voc pode inserir informaes sobre o projeto e consult-las ou imprimi-las quando necessrio.

Siga os seguintes procedimentos: No menu Arquivo, clique em Propriedades. Na guia Resumo, insira as informaes para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciaro o projeto e mantero o arquivo do projeto, o objetivo do projeto,
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 35

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project recursos, curto, qualquer limitao conhecida que possa dificultar a obteno do objetivo e outras anotaes gerais sobre o projeto.

Defina a Data de Incio do Projeto:

Aps a definio de um escopo bsico para o nosso projeto e criar um novo arquivo, devemos designar uma data de incio ou trmino provvel do projeto. Caso voc no queira ou no tenha certeza da data de incio ou trmino do projeto, o Microsoft Project usar automaticamente a data atual como a data de incio e voc poder inserir a data posteriormente.

Para definir a data de incio do projeto, siga os seguintes procedimentos:

36

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Clique em Projeto e Informaes sobre projeto na barra de ferramentas Padro;

No campo Agendar a partir de, selecione se voc deseja agendar a partir do fim ou do incio do projeto. O agendamento A partir da data de incio do projeto indisponibiliza que voc escolha a data final do projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir do incio estipulado. O agendamento a partir da data de trmino do projeto indisponibiliza que voc selecione a data de incio do projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir do final determinado.

No campo Data de incio, selecione a data desejada se voc escolheu o agendamento a partir da data de incio do projeto;

No campo Data de trmino, selecione a data desejada se voc escolheu o agendamento a partir da data de trmino do projeto;

Clique em OK.

Exerccio 1 - Criando um projeto simples


37

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. O exemplo abaixo refere-se s etapas de construo de uma pequena casa, sua durao (est apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

Cdigo A B C D E F G H I J

Atividade Verificar partes com defeito (com a mquina em operao) Desmontar a mquina deixando as partes sobre a fundao Transportar partes da mquina at a oficina de reparo Desmontar fundao antiga Consertar as partes da mquina na oficina Construir nova fundao Transportar partes reformadas at a fbrica Montar a mquina Posicionar mquina montada sobre a nova fundao Efetuar os teste finais

Precedncia Tempo Imediata (Horas) 8 A B C C D E G H, F I 10 4 6 18 15 4 15 3 2

Tabela 2.1 Informaes para montagem da rede Graficamente, poderamos representar o projeto da seguinte forma:

E
B

H I J

Figura 2.1 - Projeto Montagem da Rede

38

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Definindo a Estrutura e os Vnculos de Tarefas do Projeto:

No MS Project, todas as aes, atividades (ou fases de um projeto), so denominadas Tarefas. Tarefa so atividade que tem incio e fim determinados e a concluso de uma tarefa pr-requisito para a concluso do projeto. Os projetos so constitudos de tarefas.

Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seu projeto; Digite ENTER.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

39

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre ser o nome do prprio projeto!

Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que voc inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham caractersticas ou que sero concludas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo. Voc pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas, que so as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Voc pode recuar tarefas em quantos nveis precisar para refletir a organizao do seu projeto. Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

Aps ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc deseja e clique em Recuo na Barra de Formatao para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que ser a tarefa resumo.

40

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!

Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia entre tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia entre as datas de incio e de trmino.

Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:


Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 41

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

vincular.

No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar Clique em Vincular tarefas .

Tipo de Vnculos: Vnculo a natureza da relao entre duas tarefas vinculadas. Voc vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de incio e de trmino. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do incio da tarefa "Pintar Parede". H quatro tipos de dependncia entre tarefas no Microsoft Project:

Trmino-a-incio (TI) termine.

A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A)

42

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Incio-a-incio (II) seja iniciada. A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A)

A B
Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) termine.

A B
Incio-a-trmino (IT) (A) seja iniciada. A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa

A B

Alterando os Vnculos entre Tarefas:

H quatro tipos de dependncia entre tarefas: trmino-a-incio (TI), incio-aincio (II), trmino-a-trmino (TT) e incio-a-trmino (IT).

Para alterar o tipo de vnculo, siga os passos abaixo:

No lado direito do Grfico de Gantt, na parte grfica, clique duas vezes sobre a linha de vnculo; Na janela Dependncia entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vnculo desejado.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

43

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

44

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Definindo a Durao das Tarefas:

Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de uma tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa, conforme definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida o tempo que a tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma durao decorrida.

No se deve insirir datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da tareva e em como elas so relacionadas. O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo.

Para inserir uma durao, em cada tarefa, no campo Durao, digite a quantidade de tempo que cada tarefa levar em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o perodo de folga.

Voc pode usar as abreviaes a seguir:

meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m

Durao Estimada?

Durao estimada uma durao para a qual voc tem informaes suficientes apenas para determinar um valor provisrio e no final.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

45

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma durao estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de durao.

Determinando o Tipo de Tarefa: Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor ns tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao desta modificou. Ento esta uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho. Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma viagem de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no importa a quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo, esta uma atividade que no possui controle de empenho.

Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

A manuteno da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos na durao e nas unidades dependendo do tipo de tarefa.
46 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Por padro, no MS Project as tarefas so de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao.

Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.

Como Escolher o Tipo de Atividade:

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos: No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela; Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou no; Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

47

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Definindo os Recursos do Projeto: A atribuio de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padro, o Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de recursos atribudos e na sua alocao tarefa. Alm disso, se voc atribuir recursos, o Microsoft Project poder fornecer informaes para ajud-lo a gerenci-los. Por exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que precisaro trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso. Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. H dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela concluso das tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu projeto e atribu-los s tarefas. Use recursos em seu projeto quando sua meta for: Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na concluso das tarefas. Assegurar um alto nvel de responsabilidade e compreenso do projeto. Quando as responsabilidades esto claras, o risco de as tarefas no serem supervisionadas menor. Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua provvel concluso. Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante trabalho. Controlar o tempo e os custos dos recursos

Tipos de Recurso: Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

Criando uma Lista de Recursos:


48 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o nmero mximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.

Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos; No campo Nome do recurso, digite os recurso; No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material;

Preencha as demais informaes sobre o recurso.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

49

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Alocando Recursos: Para atribuir recursos, siga os passos a seguir: Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que ser atribuda um recurso Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa. Clique em Atribuir. .

50

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Sugestes: Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no Grfico de Gantt.

Alterar a agenda de trabalho de um recurso Como padro, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendrio do projeto so os dias livres e as horas de trabalho padro para cada recurso. Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, voc pode usar esse calendrio para todos os recursos. Mas, se precisar especificar perodos de trabalho diferentes para recursos especficos, voc pode modificar calendrios de recursos individuais para tais recursos. No menu Ferramentas, clique em "Alterar o perodo de trabalho". Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio voc deseja alterar. No calendrio, selecione os dias que voc deseja alterar.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

51

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Superalocao de Recursos: Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha. Antes de tentar resolver problemas de superalocao de recursos, ser necessrio determinar que recursos so superalocados, quando ficam superalocados e a quais tarefas esto atribudos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento quando o recurso estiver disponvel. Para verificar superalocao, siga os passos abaixo: No menu Exibir, clique em Uso do recurso. O modo de exibio Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso est trabalhando, as horas totais em que o recurso est trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de tempo na escala de tempo. Recursos que ainda no tenham nenhuma tarefa atribuda no tm tarefas listadas sob seus nomes. Tarefas que no tenham recursos atribudos so listadas em No atribudo no campo Nome do recurso.
52 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados. Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero exibidos e realados.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

53

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Para solucionar superalocao: Podemos resolver superalocao de dois modos: Reduzindo o trabalho de um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.

Reduzir o trabalho de um recurso

Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das tarefas s quais esto atribudos. Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos. Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho. Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

Reatribuir trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite causar uma superalocao do recurso de substituio. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
54

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocao. Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita reatribuir. Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la. Padronizando Procedimentos Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opo Tools (Ferramentas) do Menu Principal, selecione Options... (Opes...). Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de durao das tarefas. Inicialmente, o padro dia. Ou seja, caso no seja informada a unidade de tempo da durao da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a durao em dias. Se quiser alterar este padro, aps acessar a tela Options... (Opes...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A durao inserida em) para o valor desejado como padro. Outra padronizao importante diz respeito ao calendrio a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupe o uso de determinado calendrio que especifica os dias de trabalho, horrio do expediente e feriados. O calendrio padro (Standard) pressupes que: A semana comea no domingo Os dias de trabalho vo de segunda-feira at sexta-feira Os dias de descanso so o sbado e o domingo O expediente de trabalho das 08h00 s 12h00 e das 13h00 s 17h00 No h feriado

a partir destas informaes que sero determinados o tempo de execuo de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqentemente a durao do projeto. Para alterar as informaes do calendrio padro, clique na guia Calendar (Calendrio) que aparece na tela de opes e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informaes do calendrio padro podero ser modificadas. Veremos adiante como alter-las (Captulo 4).

O Diagrama da Rede Alm do Grfico de Gantt, podemos visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedncia entre as tarefas (este diagrama tambm chamado Diagrama de Precedncias). Para isso, na Barra de Modos clique no boto Network Diagram (Diagrama da Rede). A Figura 2.6 apresenta a aparncia do Diagrama da Rede.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 55

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Figura 2.6 Diagrama da Rede

Assim como o Grfico de Gantt, diversas opes esto disponveis para o Diagrama da Rede. Basta clicar com o boto direito do mouse sobre qualquer parte do diagrama. Para focalizar o diagrama na tela, utilize os botes de zoom: Tambm para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientaes para impresso do Grfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois Print... (Imprimir...).

56

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project A Visualizao Calendrio

Figura 2.7 Visualizao em Modo Calendrio Dentre as diversas formas de visualizao do projeto, temos ainda a visualizao Calendrio (Figura 2.7), onde aparece o que executado em cada semana do projeto. Para acessar essa forma de visualizao, clique no boto Calendar (Calendrio) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu Principal e selecione a opo Calendar (Calendrio). Esta forma de apresentao bastante interessante e fcil de visualizar o projeto, visto que guarda grande semelhana com as agendas manuais.

Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que o mesmo para todos os programas Microsoft): Clique em File (Arquivo) no Menu de Opes Selecione a opo Save (Salvar) Digite o nome do arquivo Clique no boto Save (Salvar)

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

57

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Aps clicar no boto Save (Salvar), o MS Project apresentar a seguinte janela: Figura 2.8 Opo de Salvamento

A linha de base uma base para comparao. Caso voc salve o projeto com uma linha de base, as informaes iniciais de tempo, recursos e custos sero armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparaes do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alteraes. Aps fazer a sua escolha, clique no boto OK. Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura 2.8) no ser mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situao em que j se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para a opo Tracking (Controle) e selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...). Figura 2.9.

Figura 2.9 Janela de Salvamento da Linha de Base A opo Save interim plan (Salvar plano provisrio), que aparece na janela acima, til para efetuar simulaes de planejamento, salvando um plano atual como plano provisrio. Isto vlido somente para as datas de incio e trmino informadas. Tambm possvel apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e selecione a opo Clear baseline... (Limpar linha de base...).
58 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Salvamento Automtico O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a opo Options... (Opes...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempo desejado (em minutos). Este procedimento importante, pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem Este programa efetuou uma operao ilegal e ser fechado) o seu trabalho no ser totalmente perdido. A durao do projeto Aps fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua durao total. Esta informao est disponvel na tela Estatsticas. Para acess-la, clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opo Project Information (Informaes sobre o projeto) observe que esta a tela apresentada ao iniciar-se um projeto (Figura 2.2) e clique no boto Statistics... (Estatsticas...). a Figura 3.1 apresenta a tela de Estatsticas.

Figura 3.1 Tela de Estatsticas O MS Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alterao de dados. Para isso so utilizadas as Informaes sobre o projeto.

Clculos de Datas no MS Project No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa so as seguintes: Incio: Early Start (Incio Mais Cedo) primeira data de incio
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 59

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Trmino: Early Finish (Trmino Mais Cedo) primeira data de trmino Incio atrasado: Late Start (Incio Atrasado) ltima data de incio Trmino atrasado: Late Finish (Trmino Mais Tarde) ltima data de trmino Essas informaes so apresentadas na Agenda. Para acess-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table (Tabela) e selecione Schedule (Agenda). Conforme mostramos no item anterior, o prprio projeto, como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opes Data de incio do projeto ou Data de trmino do projeto. Assim, tm-se as seguintes opes para o clculo das datas das tarefas de um projeto: Fornecer Data de incio do projeto: inicialmente o programa calcula as primeiras datas de incio das tarefas do incio para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de incio do projeto. A seguir, o clculo das ltimas datas de incio feito do fim do projeto para o incio e baseia-se na maior data das ltimas tarefas, obtida no processo de clculo da primeira etapa. Fornecer Data de trmino do projeto: inicialmente o programa calcula as ltimas datas de incio das tarefas do fim para o incio do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de trmino do projeto. A seguir, o clculo das primeiras datas de incio feito do incio para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de clculo da primeira etapa. Alm das datas acima, o MS Project fornece tambm dois valores para as folgas das tarefas: Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack) Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack) Caminho Crtico Chama-se de caminho crtico aquela seqncia de tarefas que define a durao do projeto. As tarefas crticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project possvel informar que devem ser consideradas como crticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opo Options... (Opes...), clique na guia Calculation (Clculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas so crticas se o valor de Folga Total menor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um ou mais caminhos crticos.

Mltiplos Caminhos Crticos No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma nica tarefa. Quando temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos caminhos de encerramento. comum que apenas um deles defina a durao do projeto:
60 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project ele constitui o caminho crtico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crtico. Esta situao (existncia de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente no agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como crticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opes de clculo das datas atrasadas (ou ltimas datas de trmino) para os diversos caminhos que chegam ao final: Utilizar, para todas as ltimas tarefas, a maior data de trmino encontrada entre todas as ltimas tarefas da rede; Utilizar, para cada ltima tarefa, a sua prpria data de trmino. Neste caso tem-se a situao denominada mltiplos caminhos crticos. Para ativar uma opo ou outra, deve-se ativar ou no o campo Calculate multiple critical paths (Calcular vrios caminhos crticos), que aparece clicando-se na opo Tools (Ferramentas), do Menu Principal, opo Options... (Opes...), guia Calculation (Clculo).

Calendrio de Trabalho As informaes referentes aos dias e horrios de trabalho constituem o que se chama Calendrio de Trabalho. Para acess-las, clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opo Change Working Time... (Alterar o perodo de trabalho...).

dever aparecer uma tela como a apresentada na Figura 3.2: Figura 3.2 Calendrio de Trabalho
61

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

As informaes apresentadas, como voc pode ver no campo For (Para), so do calendrio padro. Esta tela permite criar novos perodos de trabalho ou alterar os existentes. O MS Project oferece trs opes de perodo de trabalho ou calendrio: Standard (Standard) 24 Horas (24 Hours) Turno Noturno (Night Shift) Selecione cada uma das opes do campo For (Para) e verifique, de acordo com a legenda apresentada do lado direito do calendrio (legend), os dias/horrios de trabalho e de folga para cada calendrio. Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, voc seleciona o ms, clicando na barra de rolagem, d um clique sobre o dia no calendrio e seleciona a opo Nonworking time (Perodo de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendrio. Quando o calendrio Standard no atender ao projeto, recomendvel que se defina um novo calendrio antes de se fornecer a lista de tarefas. possvel efetuar alteraes no calendrio de um projeto existente, porm deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas duraes estejam definidas em semanas, meses ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, que as tarefas estejam definidas em dias teis. Observao: possvel informar que uma tarefa deve ser executada na forma de dias corridos, sem ser necessria a alterao do calendrio. Neste caso, deve-se digitar, por exemplo, 3dd no campo Durao da citada tarefa.

Modelo Probabilstico

62

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O MS Project permite a entrada de dados no chamado modelo probabilstico. Nesta opo, voc informa a durao otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. para acess-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 dever aparecer. Figura 3.3 Tabela do Modelo Probabilstico

Cada durao do modelo probabilstico tem um peso padro: Durao Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padro = 1 Durao Esperada (Expected Duration) - DE: Peso padro = 4 Durao Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP: Peso padro = 1 Os pesos padres podem ser alterados pelo usurio. Para isso, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Toolbars (Barras de Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Anlise PERT). Na barra de ferramentas que ser exibida, clique no boto Set PERT Weights (Nveis de importncia PERT). A partir da durao definida, o MS Project calcular a durao mais provvel (DMP) da seguinte maneira: DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6 Quando o clculo solicitado clique no boto Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Anlise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Durao das tarefas.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 63

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Custos Certamente, o custo um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades: Custo fixo da tarefa; Custo dos recursos que esto alocados s tarefas Custos Fixos Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que fornecido independentemente de sua durao ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost). Ser apresentada a tabela da Figura 4.1:

Figura 4.1 Tabela de Informaes de Custos As colunas da tabelas tm o seguinte significado: Fixed Cost (Custo Fixo):

Para atividades planejadas igual ao custo planejado


Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

64

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project


Para atividades completadas igual ao custo real Para atividades em andamento igual ao custo planejado + o custo real.

Fixed Cost Accural (Acumulao de Custo Fixo): tm-se as seguintes opes:


Start (Incio): o valor do custo lanado no momento de incio da tarefa; End (Fim): o valor do custo lanado no momento de trmino da tarefa; Prorated (Rateado): o valor do custo rateado no perodo de execuo da tarefa.

Total Cost (Custo Total): um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos); Baseline (Linha de Base): o custo congelado em uma determinada data. calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total); Variance (Variao): representa a variao entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo; Actual (Real): custo verdadeiro da execuo da tarefa; Remaining (Restante): custo restante Um Exemplo de Custo Fixo Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informaes de custo, como mostra a tabela abaixo:

Tabela 4.1 Informaes de Custos do Projeto Para entrar com as informaes de custo, siga as opes apresentadas no item Custos Fixos. Aparecer a tela da Figura 2.15 e voc dever digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passar a considerar as informaes de custo do seu projeto.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

65

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project 6. RELATRIOS Diversos relatrios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contm uma srie de informaes sobre o projeto que no aparecem nos diagramas. Para acessar as opes de relatrios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione a opo Reports... (Relatrios...). Aparecer uma janela como a mostrada na Figura 5.1:

Figura 5.1 Janela de Seleo de Relatrios Esta janela apresenta as categorias de relatrios. Clicando na categoria desejada, voc poder ver as opes de relatrio propriamente ditas clicando no boto Select (Selecione). So as seguintes as categorias e respectivos relatrios disponveis: Overview (Viso Geral) fornecem uma viso geral do projeto Project summary (Resumo do projeto) Top-Level Tasks (Tarefas de nvel superior) Critical Tasks (Tarefas crticas) Milestones (Etapas) Working Days (Dias teis) Current Activities (Tarefas Atuais) Unstarted Tasks (Tarefas no iniciadas) Tasks started soon (Tarefas com incio breve) Tasks in Progress (Tarefas em andamento) Completed Tasks (Tarefas concludas) Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado)
66 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para a frente devido a um atraso de outras tarefas Costs (Custos) Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuda no tempo Budget (Oramento): listagem das tarefas, atribuies, seus custos, datas etc. Overbudget Tasks (Tarefas com oramento estourado) Overbudget Resources (Recursos com oramento estourado) Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto Assignments (Atribuies) Who Does What (Quem faz o que) Who Does What When (Quem faz o que quando) To-do List Overallocated Resources Workload (Carga de Trabalho) Task Usage Resource Usage Custom (Personalizados) Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatrio a imprimir, clique no boto Select (Selecione) e o relatrio ser emitido. Primeiramente, ser apresentado na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no boto Print... (Imprimir...), que aparece no alto da tela.

A Linha de Base: O que uma linha de base? Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 67

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Por que devo criar uma linha de base? A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contm so pontos de referncia permanentes, com base nos quais voc poder comparar as informaes atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas informaes so as duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concludo em uma atribuio. Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as variaes entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se voc estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variao de custo ser de R$10,00. Monitorando as variaes regularmente, voc poder tomar medidas para garantir que o projeto no se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que voc s poder exibir as variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, no poder exibir as variaes de custo dos recursos.

Quando devo criar uma linha de base? Teoricamente, voc cria uma linha de base aps concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referncia com base nos quais voc compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a durao das tarefas, as datas de incio e de trmino, os custos e outras variveis do projeto que voc deseja monitorar. Informaes da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original no preciso. Normalmente, essa diferena ocorrer se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Voc poder modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferena justifica isso.

O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base? Quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base no um arquivo separado. Por exemplo, quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project copia as informaes dos campos Incio e Trmino para os campos Incio da linha de base e Trmino da linha de base.
68 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Voc pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alteraes efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinao, adio e excluso de tarefas. Tambm pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e voc desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

Como criar uma linha de base?

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir: projeto; base; Clique em OK. Clique em OK; Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de Na barra de ferramentas, clique no cone Salvar, Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto; Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execuo do

Acompanhando o Projeto: Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do tringulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 69

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar solues. Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc pode ento ajustar a dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no Ms Project, siga os passos abaixo: No menu Exibir, clique em Gantt de controle. Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variao. Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle. Atualize o andamento das tarefas em seu projeto. Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em Atualizar como agendado . Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas . Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino.

70

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as tarefas apropriadamente. Clique em OK.

Exerccio 2 - Projeto de Reforma de Escritrio Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritrio. ATIVIDADES Incio do Projeto Planejamento Escrever proposta Contratar arquiteto Localizar nova instalao Apresentar a proposta Aprovao pela corporao Negociar novo aluguel Finalizar plantas Selecionar subcontratados Contratar empresa de mudanas DURAO 0d 10d 3d 2d 1s 2d 0d 4d 2s 1,5s 3d
71

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Submeter plantas Permisso recebida Remodelagem Demolio do espao existente Estruturar paredes interiores Instalao eltrica Instalao de linhas telefnicas e de dados Terminar paredes Instalar portas e hardware Pintura Instalar carpetes no espao do escritrio Instalar vinil: sala do servidor Acabamento e fixao final Testar sistemas Retocagem Limpeza final Remodelao completada Mudana Espao do escritrio Desconectar computadores/equip. Desmontar mveis Mudar mveis/equip./caixas Montar mveis Reconectar computadores/equip. Espao do escritrio completado Sala do servidor Desconectar servidor Mover servidor Reconectar servidor Testar servidor Sala do servidor completada Reinaugurao do Escritrio 1,5s 0d 10d 3d 4d 6,5d 3d 2s 3d 4d 3d 3d 1s 2d 3d 2d 0d 2d 2d 2d 2d 4h 2d 2d 0d 2d 2d 4h 2d 1d 0d 0d

Compreendendo Etapas e Tarefas A criao de uma estrutura de tpicos hierrquica organiza as tarefas do projeto em grupos. Cada grupo de tarefas precedido por uma tarefa de resumo, que descreve as tarefas dentro do grupo; cada nvel dentro da estrutura de tpicos fornece mais detalhes da tarefa. Uma estrutura de tpicos pode ser criada para tornar mais fcil a leitura de listas de tarefas longas para dividir um projeto em fases distintas ou para criar uma visualizao de alto nvel do projeto para fins de administrao. Uma estrutura de tpicos pode ocorrer a qualquer momento durante o processo de agendamento; entretanto, muito mais fcil organiz-la no incio.

72

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Definindo Etapas e Tarefas tarefas. Voc pode definir etapas para seu projeto, cada etapa pode conter uma srie de

Para tanto, digite o nome da etapa, nos campos subsequentes digite o nome das tarefas que compe esta etapa, selecione todas as tarefas e clique sobre o boto (Indent) da Barra de ferramentas, as tarefas selecionadas sero apresentadas como um conjunto de tarefas (uma etapa) que leva o nome do campo imediatamente superior seleo. Uma etapa pode conter outras etapas. Para anular a indentao, selecione a tarefa ou etapa e clique sobre o boto (Outdent) da Barra de Ferramentas. Voc pode visualizar apenas as etapas clicando sobre o boto (Hide Subtasks), ou estas e suas tarefas clicando sobre o boto (Show Subtasks). - Para ver todas as tarefas clique sobre o boto (Show All - E h ainda um boto que permite verificar se uma etapa tem outras etapas ou tarefas ocultas, clique sobre o boto (Outline Symbols) - As tarefas (ou etapas) ficaro com um sinal de "mais" ou de "menos" indicando se h ou no tarefas ocultas. Utilizando todas as ferramentas, neste exemplo o seu projeto exibir dessa forma:

Para visualizar a numerao das etapas e suas tarefas escolha na Barra de Menu Tools, Options... , na caixa de dilogo "Options", escolha a guia "View", e ento, no campo "Outline Options" demarque a caixa de verificao Show Outline Number.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 73

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Estabelecendo Relaes de Dependncia entre as Tarefas Voc pode estabelecer vnculos de dependncia entre as tarefas, de modo que uma s comece ao terminar outra, ou que venham a terminar simultaneamente e assim por diante. Uma tarefa pode ter relao de dependncia com vrias outras. Para faz-lo selecione as tarefas ou etapas e clique sobre o boto (Link Tasks).

74

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Utilize assim para vincul-las. Seu grfico de Gantt se tornar assim:

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

75

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Para selecionar campos no contguos, pressione a tecla CTRL enquanto seleciona as vrias tarefas desejadas com o clicar do mouse. A operao de criar dependncia entre tarefas (ou etapas) tambm pode ser feita atravs do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas clique e arraste verticalmente at a tarefa com qual queira criar vnculo.

Para extinguir a relao de dependncia entre tarefas, selecione-as e clique sobre o boto (Unlink Tasks).

Dependncias entre as tarefas Quando uma tarefa introduzida inicialmente no Project, ela programada para comear na data de incio do projeto. Vinculando as tarefas, voc estabelece uma dependncia que determina a seqncia de tarefas. Por seguinte, o Project agenda as tarefas definindo as datas de incio e de trmino de cada tarefa. As barras de Gantt no modo Grfico de Gantt so ento movidas para as data apropriada na escala de tempo, e linhas de vnculo so desenhadas para mostrar a dependncia. Existem quatro tipos de dependncias de tarefas: trmino-a-incio, trmino - a trmino, incio-a-incio e incio-a-trmino. A dependncia trmino-a-incio a mais comum, enquanto a depndencia incio-a-trmino a menos comum. Uma descrio e um exemplo de cada dependncia so fornecidos na tabela a seguir. Descrio Exemplo

76

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Para alterar os tipos de dependncias entre as tarefas e s clicar duas vezes na seta que liga as tarefas, no diagrama de Gantt.

Ser apresentada a caixa de dilogo "Task Dependency", na caixa de listagem em cortina "Type" voc pode determinar o tipo de dependncia: - "Finish to Start", necessrio que termine uma para iniciar outra; - "Start to Start", as tarefas devem iniciar simultaneamente; - "Finish to Finish", as tarefas devem terminar simultaneamente; - "Start to Finish", o incio da tarefa se d no trmino da outra; e, -"(None)", as tarefas se tornam independentes.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

77

Caminho Crtco

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Logicamente haver muitas mudanas em seu projeto, por isso o Project se torna flexvel a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma tarefa que atrasou da data de incio s clicar duas vezes na linha de vnculo e na caixa de texto " Lag" e digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrrio, se adiantou, s digitar na caixa de texto " Lag " e o tempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo:

Caminho Crtico O caminho crtico identifica aquelas tarefas que so cruciais para a durao do projeto. Um caminho crtico no pode ter a durao ampliada nem sua data de incio retardada sem causar impacto na data final do projeto. As tarefas crticas formam um caminho crtico ao longo do projeto. Quando uma agenda de projeto formatada para apresentar o caminho crtico, voc pode reduzir ou ampliar a durao total desse projeto, mudando a durao, as dependncias ou os recursos das tarefas crticas. Para formatar o grfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamente o caminho crtico, use o Assistente de grficos de Gantt.

78

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

79

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

80

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Exerccio 3

Cenrio:
Como voc se saiu muito bem com a agenda para o projeto de remanejamento do escritrio corporativo, o departamento executivo pediu-lhe para criar uma agenda para a reunio anual dos acionistas. Voc comear estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informaes de propriedades de projeto. Em seguida, usar a reunio de equipe de projeto para desenvolver idias sobre as tarefas e duraes do projeto. Voc tambm dividir o projeto em trs fases, vincular as tarefas e iniciar o processo de identificao das alteraes nas dependncias para refinar ainda mais o modo pelo qual as tarefas vo ser executadas.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 81

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Passo 1:
Crie um novo arquivo, com a data inicial 7 de julho de 2001. Introduza como ttulo " Reunio de Acionistas " e "Relatrio Anual de 2001" como assunto do projeto e no autor e diretor o seu nome completo. Salve o arquivo como reviso1

Passo 2:
Durante a reunio da equipe de projeto, voc introduzir as informaes no Project. Voc tambm editar a lista de tarefas medida que os membros da equipe aparecem com mais informaes. Introduza as tarefas e duraes a seguir na lista de tarefas . Nome da Tarefa Agendar data da conferncia Imprimir Carta Narrador Desenvolver carta Planejar a alimentao com o Buf Imprimir menu de servio de buf Reunio ocorre Durao 1 dia 2 dias 2 dias 1 dia 3 dias 1 dia 0 dia

1. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferncia, com uma durao de 2 dias , antes da tarefa 2, Imprimir carta. 2. Mova a tarefa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando a tcnica de arrastar-e-soltar. 3. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do servio de buf. 4. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 3: Estruture as tarefas do projeto


A primeira reunio da equipe foi um sucesso e a lista de tarefas foi desenvolvida. Agora, voc usar uma estrutura de tpicos para subdividir o projeto em grupos de tarefas relacionadas, chamadas fases.

82

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Cada fase ser atribuda a um grupo dentro da equipe de projeto para uma avaliao mais detalhada.

1. Insira uma nova tarefa 1, Reunio dos Acionistas, e depois recue as tarefas 2 at 20. 2. Estruture a lista de tarefas em tpicos , em trs grupos, como indicado a seguir: Recue a tarefa 3 at a tarefa 6. Recue a tarefa 8 at a tarefa 13 Recue a tarefa 15 at a tarefa 19. 3. Oculte as subtarefas da tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. 4. Mostre a estrutura de tpicos inteira. 5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 4: Vincule Tarefas


Antes que as fases sejam entregues para os grupos da equipe de projeto, voc vincular todas as tarefas em uma dependncia trmino-a-incio. Voc tambm far algumas mudanas preliminares na dependncia, com base em seu conhecimento das tarefas dentro do projeto. 1. Vincule todas as tarefas em uma dependncia trmino-a-inico. 2. Desvincule a tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. 3. Vincule a tarefa de resumo 2, Planejamento preliminar, tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. 4. Vincule a tarefa 11, aprovar carta, tarefa de resumo 14, detalhes da reunio.

Passo 5: Estabelea Dependncias de Tarefas


Cada grupo da equipe do projeto j examinou sua fase do projeto. Alguns grupos submeteram alteraes s dependncias de tarefa. Voc foi solicitado a fazer as alteraes na agenda, com base nas informaes que recebeu. 1. Mude a dependncia entre a tarefa 8, Pedido de cartas ao estoque , e a tarefa 9, Desenvolver carta, para incio-a-incio. 2. Mude a dependncia entre a tarefa 16, Organizar salas de reunio do comit, e a tarefa 17, Organizar equipamento necessrio, para trmino-a-trmino. 3. Especifique um tempo de adiantamento de meio dia na dependncia entre a tarefa 4, Centro de conferncia da
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 83

Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Ata, e a tarefa 5, Narrador das notas da Ata. 4. Especifique um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa de resumo 14, detalhes da reunio , e a tarefa 20, Reunio ocorre. 5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 6: Use o Assistente de grficos de Gantt


Agora que a lista e as dependncias de tarefas esto estabelecidas, voc ver o caminho crtico do projeto. Para tanto, usar o Assistente de grficos de Gantt para formatar o grfico de Gantt, a fim de apresentar o caminho crtico. 1. Inicie o Assistente de Grfico de Gantt. 2. Apresente o caminho crtico no Grfico de Gantt. 3. Apresente os nomes de recurso e as datas direita das barras de Gantt. 4. Exiba o vnculo entre as tarefas dependentes. 5. Formate o grfico de Gantt e depois saia do Assistente de grficos de Gantt. 6. Salve o arquivo sem linha de base.

Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso medida que recursos so atribudos s tarefas em um projeto, podem ocorrer conflitos. Um conflito de recurso ocorre quando um recurso agendado para realizar mais trabalho do que pode comportar no horrio disponvel. Ele pode ocorrer como resultado de uma nica atribuio de tarefa ou de vrias. Quando os conflitos de recurso so identificados, a agenda deve ser analisada e decises devem ser tomadas para resolues. Usando-se o Project, os conflitos de Recursos podem ser identificados rapidamente por meio de vrios modos diferentes. Os modos de utilizao apresentam tarefas e recursos em grupos de atribuio e exibem uma escala de tempo de valores de trabalho para cada atribuio. Cada conflito de recurso identificado pelo realce em vermelho das informaes de conflito e pela apresentao de um indicador de redistribuio (nivelamento). Visualizando Cargas de trabalho de Recurso e Atribuies de Tarefa Visualizar as cargas de trabalho de recurso ajuda a identificar at que ponto um recurso est superlocado. As informaes obtidas pela visualizao das cargas de trabalho ajudam a resolver conflitos de recurso em uma agenda. Um recurso est superlocado quando ele atribudo a mais trabalho do que pode realizar em suas horas de trabalho agendada. Quando um recurso est superlocado, o texto referente a ele realado em vermelho e, no modo Planilha de recurso, um indicador de redistribuio apresentado.

84

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Use os modos Uso do Recurso e Alocao de Recursos para identificar e resolver superlocaes de recursos. Voc pode usar o Grfico de recursos que apresenta a porcentagem de utilizao do recurso em um formato de grfico de barras.

Outra forma de visualizao Na Barra de Modos, d um clique na seta para baixo e clique no Modo uso o Recurso(Resouce Usage). Clique em algum recurso em sinalizao vermelha, e clique no cone ir para tarefa selecionada ,, aparecer as horas de trabalho em vermelho. Veja o exemplo abaixo:

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

85

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Item A: Neste caso, o gerente de projeto pode alterar as horas de trabalho, mas no muito aconselhvel pois os resultados podem ser insatisfatrios por causa da alterao de todos os setores. Resolvendo Conflitos de Recurso Os conflitos de recurso ocorrem quando um recurso est superlocado em uma tarefa ou no projeto. Antes que um projeto comece, todas as superlocaes de recurso devem ser resolvidas para que a agenda reflita precisamente os recursos e o trabalho exigidos para completar todas as tarefas. As superlocaes podem ser resolvidas automtica ou manualmente. De preferncia, todas as superlocaes devem ser resolvidas. Entretanto, algumas delas podem ser inevitveis ou muito insignificantes para serem resolvidas. Por exemplo, as superlocaes de menos de uma hora por dia ou um dia fora de uma semana poderiam ser deixadas sem soluo. Nesses casos, o motivo da superalocao e a razo de no Ter sido resolvida podem passar desapercebidos. conflitos. Existem vrias formas que o Project disponibiliza para concertar estes tipos de

86

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Isso vai depender muito do tempo do projeto, do custo inserido no projeto, ou seja, devem ser verificados vrios itens da empresa para ver se vantagem o modo de arrumao dos recursos. Veja algumas sugestes para a redistribuiro manual:

Aumente as unidades mximas do recurso. Aumentar as unidades do recurso diminui o nmero de horas que uma unidade precisa trabalhar na tarefa. Antes de aumentar as unidades mximas de um recurso, certifique-se de que unidades extras estejam disponveis para o projeto e determine o impacto no seu custo. Para os casos em que h utilizao de mais de uma unidade do mesmo recurso: No modo de apresentao de Resource Usage ou Resource Sheet, ou ainda na caixa de dilogo Resource Assignment (do modo de apresentao Gantt Chart), d um duplo clique sobre o recurso na caixa de dilogo Resource Information, em sua caixa de texto Max Units digite o nmero de unidades necessrias ao seu projeto, clique ento sobre o boto de comando OK. 9 Reagende a tarefa que gerou a superlocao O incio de uma tarefa pode ser retardado at que um recurso esteja disponvel, ou uma tarefa possa ser dividida. Dividir uma tarefa a interromper e, ento, ela retomada quando o recurso estiver disponvel. As duas aes atrasaro as tarefas e podero afetar a data de trmino do projeto 9 Remova o recurso, se ele no for muito importante para a tarefa. Remover um recurso de uma tarefa pode mudar a durao dela. O trabalho atribudo ao recurso removido redistribudo para os recursos restantes, atribudos a tarefa. 9 Substitua o recurso superlocado por mais um ociosa. Substituir recursos pode eliminar uma sobrecarga, desde que o novo recurso esteja disponvel durante o perodo de sobrecarga. Dependendo do recurso, o custo do projeto pode aumentar ou diminuir. 9 Faa ajustes no calendrio para ampliar os dias e as horas de trabalho do projeto ou recurso. Ampliando-se as horas e os dias disponveis para um projeto, mais trabalho pode ser realizado. Dependendo das alteraes, ampliar as horas e dias pode diminuir a necessidade de horas extras.
87

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Exemplos:

Diminua a quantidade de trabalho atribuda ao recurso. A quantidade de trabalho atribuda a um recurso pode ser reduzida. afetada. Se o recurso superlocado for o nico atribudo tarefa, a durao desta ser

88

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Item A: Divida a tarefa colocando outros recursos a vrias tarefas... Clicando na caixa de dilogo de Recursos, no modo de Gantt, sendo assim s atribuir outros recursos desejados.

Exerccio 4 Cenrio A lista de tarefas, a estrutura de tpicos e as dependncias foram completadas para a agenda da reunio anual dos acionistas. A equipe de projeto identificou os recursos a serem usados no projeto e forneceu as informaes de custo e calendrio. Voc comeara introduzindo nomes de recurso, detalhes e custos, e depois atribura os recursos s tarefas apropriadas. O projeto tem dias e horas especficos que sero de trabalho; portanto, voc efetuar ajustes no calendrio para refletir o horrio de trabalho do projeto. Voc tambm trabalhar com configuraes de tarefa para definir melhor as atribuies de recurso. Passo 1: Crie uma lista de Recursos
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 89

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Reunio dos acionistas 18,5d Planejamento preliminar 5,5d Data de conferncia da agenda 2d Centro de conferncia da Ata 1d Narrador das notas da Ata Planejamento preliminar completo Carta de notificao 5d 1h 1d 3d 0d

Solicitao de carta ao estoque Desenvolvimento da carta Reviso da carta Aprovao da carta Impresso da carta Envio da carta 0d Detalhes da reunio 8d 1d 1d 2d

Planejamento da alimentao com o buf 3d Organizar salas de reunio do comit Organizar equipamentos necessrios Criar agenda 3d Imprimir agenda 1d Reunio ocorre 0d 1d 2d

90

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

A equipe de projeto forneceu uma lista de recursos para o projeto das reunio dos acionistas. Voc introduz os recursos e os detalhes na agenda. 3. Usando a caixa de dialogo informaes sobre o recurso, introduza os seguintes detalhes de recurso para o interno. Iniciais Int Grupo pessoal de escritrio Cdigo 105-103

4. Na planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informaes. Nome do recurso Vice-presidente Gerente de Escritrio Assitente administrativo Iniciais vp ge a dm in Grupo gerncia gerncia pessoal de escritrio unid. Mximas Cdigo 100% 101-101 100% 101-200 200% 105-106

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

91

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project 5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 2 : Atribua Recurso s Tarefas Os grupos da equipe de projeto forneceram algumas atribuies de recurso preliminares. Voc incluir as atribuies na agenda. 1. Atribua os recursos s tarefas a seguir:

2. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo3: Aplique Custos de Recurso O departamento de contabilidade forneceu as informaes de custo necessrias para cada recurso atribudo ao projeto da reunio dos acionistas. Voc introduzir as informaes de custo para cada recurso. Voc tambm foi informado de que o recurso interno vai receber um aumento de salrio durante o projeto. Alm disso, o assistente administrativo receber um acrscimo em sua remunerao por tarefas envolvendo qualquer trabalho de superviso. Voc far as mudanas apropriadas na agenda. 1. Introduza os custos a seguir na Planilha de recursos. Nome do recurso Interno Vice-presidente Gerente de escritrio
92

Taxa Padro R$ 10 por hora R$ 75.000 por ano R$ 45.000 por ano
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Taxa H. Extra R$ 15 por hora ND ND

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Assistente administrativo R$ 20 por hora R$ 30 por hora

Efetive 19 de julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de 10% para as horas normais e extras. 3.O recurso assistente administrativo tem uma taxa diferente para tarefas de superviso em relao s outras tarefas. Crie uma nova tabela de custo com uma taxa preo padro de R$ 25 por hora e uma taxa de hora extra de R$ 37,50 por hora. 4. Aplique a nova tabela de custo do recurso assitente administrativo tarefa 17, Organizar equipamentos necessrios . 5. Salve o Arquivo sem linha de base.

Passe 4: Crie, Edite e Atribua Calendrios O projeto da reunio dos acionais no exige um dia de oito horas tradicional de cada recurso. Em vez disso, as tarefas do projeto sero realizadas apenas de manh, exceto s segundas-feiras. Voc criar um novo calendrio de base e o atribuir a cada recurso do projeto. Voc tambm precisar de uma lista de dias de folga do projeto e dos horrios de trabalho especiais para recursos individuais. Voc introduzir essas excees no calendrio apropriado. 1. A partir do calendrio de base Padro, crie um novo calendrio, chamado compartilhado, para o projeto de reunio dos acionistas. 2. Mude as horas de trabalho para o seguinte. Todas as segundas-feiras: 13:00h s 17:00h Todas as teras at sextas-feiras de 8:00h s 12:00h 3.Insira os seguintes dias de folga no calendrio Compartilhado. 5 de julho de 2000 4 de julho, fim de semana prolongado 26 de julho de 2000 no h expediente tarde , piquenique da empresa (marcado como folga) 4. Atribua o calendrio Compartilhado a todos os recursos atribudos ao projeto. 5. Marque 6 de julho de 2000 como dia de folga para o gerente de escritrios no calendrio de recurso.
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 93

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Salve o arquivo sem linha de base.

Salvando o Projeto Original Uma vez que a agenda do projeto esteja criada e os conflitos de recurso e tarefa estejam resolvidos, a agenda corrente representa a melhor estimativa de como o projeto deve prosseguir e quais recursos exigir. Antes que a primeira tarefa do projeto comece, uma linha de base deve ser definida. Uma linha de base um registro tirado em um momento especfico no projeto. Definir a linha de base uma etapa importante no processo de agendamento. media que um projeto avana, os tempos de incio so teis para comparar a agenda planejada com verses posteriores dela para que possamos ver quais mudanas ocorreram. Quando uma linha de base salva, o Assistente de planejamento no avisa mais o usurio a respeito de salvar um arquivo de projeto. Uma linha de base salva usando-se o aviso do Assistente de planejamento ou comando Salvar linha de base. A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informaes reunidas pela comparao da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadas para identificar futuros problemas, para estabelecer melhores estimativas de durao de tarefa ou para fazer atribuies de recurso mais precisas. Se uma linha de base salva antes que o planejamento da agenda esteja terminado, uma nova linha de base pode ser gravada sobre a existente. Para tanto, escolha na Barra de Menu: Tools, Tracking, no menu em cascata escolha Save Baseline, na caixa de dilogo Save Baseline escolha o boto de opo Save Baseline e, em For, escolha entre salvar todo o projeto (Entire Project) ou apenas a(s) tarefa(s) selecionada(s) (Selected Tasks). Fazendo o Acompanhamento Posterior aps salvamento Antes que a primeira tarefa do projeto possa ser iniciada, a agenda deve estar completamente desenvolvida em um plano de linha de base ser definida. Quando o trabalho tem incio em um projeto, hora de comear a controlar o andamento das tarefas. O andamento deve ser controlado por todo o projeto. A frequncia das atualizaes depende do controle necessrio sobre o projeto. Se o andamento controlado mais frequentemente, mais fcil identificar problemas e adotar a ao corretiva. As tarefas que no ocorrem o que foi agendado devem ser controladas manualmente, introduzindo-se informaes de andamento reais para cada tarefa. Quando o andamento real de tarefa introduzindo, o projeto recalculado automaticamente e as tarefas que no tiveram avano so reagendadas.
94 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Existem 3 tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project: agendadas( corrente ), reais e de linha de base. Ao ser definida uma linha de base, as datas agendadas das tarefas que no esto em andamento ou que no ocorrreram mudam quando a agenda recalculada. Quando as tarefas so controladas, o Grfico de Gantt comea a refletir as informaes de andamento. As barras de Gantt contm barras de andamento que indicam o andamento de cada tarefa. As tarefas que esto 100% completas so excludas do caminho crtico, pois no tem mais impacto na data de trmino do projeto. O caminho crtico recalculado automaticamente, medida que o andamento introduzindo. As tarefas completadas tambm tm uma marca de verificao no campo Indicadores. Para assinalar tarefas j cumpridas posicione o ponteiro do mouse na extremidade esquerda da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, clique e arraste para a direita, a percentagem j cumprida da tarefa ficar assinalada em preto.

Para atualizar todo o projeto dia, a dia escolha na Barra de Menu: Tools, e ento, Tracking, no menu em cascata escolha Update Project, na caixa de dilogo Update Project defina at que data esto todas as tarefas realizadas, se quer mostrar o percentual completo ou apenas diferenciar tarefas realizadas e no realizadas e clique sobre o boto de comando OK.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

95

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas j concludas no Grfico de Gantt, clique duas vezes na tarefa que esta sendo executada e coloque a porcentagem desejada.

Para comparar seu plano original com as verses posteriores escolha na Barra de Menu: View, e ento, More Views, na caixa de dilogo More Views em sua caixa de
96 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project listagem Views escolha Tracking Gantt e clique sobre o boto de comando (Apply), sero ento apresentadas em diferentes cores as tarefas conforme o planejado originalmente, conforme seu andamento real, tarefas j cumpridas e tarefas a cumprir. Para retornar ao diagrama de Gantt escolha na Barra de Menu: View, e ento, Gantt Chart.

Exerccio 5 Cenrio A agenda do projeto da reunio dos acionistas est praticamente pronta.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

97

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Na ltima reunio da equipe de projeto, as atribuies finais de recurso e horrios de trabalho foram concludas. Agora, voc est pronto para resolver todas as superlocaes de recurso, com base nos parmetros definidos na reunio.

Passo 1: Visualize cargas de trabalho de Recurso. 1. Abra o arquivo salvo no ltimo exercicio. 2. Exiba o modo Uso do recurso. 3. Visualize a carga de trabalho do recurso interno. 4. Exiba a barra de ferramentas Gerenciamento de recursos. 5. Exiba o modo Alocao de recursos. 6. Encontre a superlotao do recurso vice-presidente.

Passo 2: Resolva superlocaes de Recurso Manualmente Voc usar tcnicas de gerenciamento para resolver as superlocaes restantes dentro dos parmetros aceitveis, conforme definido pela equipe de projeto. 1. Localize a superlotao do recurso assistente administrativo. 2. Resolva a superlotao, removendo o assistente administrativo da tarefa 17, organizar equipamentos necessrios. 3. Localize a superlotao, aumentado as unidades mximas disponveis para o projeto para 200% 4. Role no modo Uso do recurso para certificar-se de que no existe mais nenhuma superlotao. 5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 3: Defina uma linha de base: A agenda da reunio dos acionistas foi otimizada e agora representa o melhor esforo da equipe de projeto em criar um plano. Para finalizar esse plano, voc definir a linha de base do projeto para comparao posterior com o andamento real.

98

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

1.Defina um linha de base para o projeto de reunio dos acionistas. 2.Salve o arquivo. 3.Verifique o andamento, do projeto. Vamos supor que j foram executadas algumas tarefas do projeto, andiante o projeto de um ms a frente (os..: da data de inicio ate mais um ms..)

Controlando Custos Reais Diariamente No menu Ferramentas (Tools), d um clique em Opes, (Options) vD um clique na guia Clculo, (Calculation), Na rea Opes de clculo, cancele a seleo da caixa de verificao, (o Project sempre calcula os custos reais) e d um clique em OK. Por padro, o project calcula custos reais. Essas configuraes deve ser canceladas para que o usurio introduza valores de custos reais. 9 Na barra de Modos, d um clique no cone Uso da Tarefa. No menu Exibir (view), aponte para tabela (Table), e depois d um clique em controle. 9 No menu Formatar (Format), aponte para Detalhes (Details), e depois d um clique em custo Real. 9 Para introduzir valores reais para um tarefa, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para a tarefa. As informaes de custo real s podem ser introduzidas depois que o trabalho restante da tarefa for zero. Para introduzir valores reais em um recurso, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para o recurso.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

99

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Dividindo Tarefas Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho e depois retomar o restante dele em um ponto posterior na agenda. Por exemplo, um recurso atribudo a uma tarefa que est agendada para ocorrer em um dia em que ele tambm est agendado para participar de um seminrio, ela pode ser dividida, de modo que comece antes da data do seminrio, pare no dia deste e depois retome no dia seguinte ao seminrio. Se estiver claro que uma tarefa ser interrompida, ela poder ser dividida ao ser criada. Se uma interrupo ocorrer depois de a tarefa ter comeado, ela poder ser dividida no ponto em que o trabalho foi interrompido e o restante da tarefa poder ser reagendado. Uma tarefa pode ser dividida muitas vezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa dividida, o Grfico de Gantt apresenta uma lacuna na barra de Gantt para a tarefa, a largura da lacuna representa o comprimento da interrupo no trabalho. Na barra de Modos, d um clique no cone Grfico de Gantt; Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Dividir tarefa; Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt para a tarefa desejada; Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt at a data desejada.

100

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Alterando os Formatos do Diagrama de Gantt Para alterar o formato das Barras horizontais que representam o tempo de durao das tarefas, d um duplo clique sobre a barra, aparecer a caixa de dilogo Format Bar, que tem duas guias: - Bar Shape, para alterao de formatos e cor; - Bar Text, para a adio ou alterao dos textos que acompanho a barra. A barra, em geral vem acompanhada apenas com o nome do recurso associado, mas pode fornecer vrias outras informaes: Para tanto, selecione uma posio (Left, Right, Top, Bottom ou Inside) e na caixa de listagem em cortina defina que tipo de informao deseja que acompanhe a barra.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

101

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

H ainda um auxiliar de formatao do diagrama de Gantt, para acess-lo clique com o boto direito do mouse sobre a escala de tempo, no menu rpido escolha GanttChartWizard, e siga os passos propostos pelo auxiliar escolhendo os botes de opo mais adequados ao seu projeto. Para alterar o formato de todas as barras ao mesmo tempo, d um duplo clique sobre a rea em branco do diagrama de Gantt (rea dos dias trabalhados), na caixa de dilogo Bar Styles defina as alteraes desejadas.

Rearranjando a rea de Visualizao O MS Project oferece alguns recurso que facilitam a visualizao de seu projeto conforme diferentes interesses, assim, na Barra de ferramentas temos os botes:

(Zoom In) - que aumenta a escala de tempo, vem-se menos tarefas mas com um maior espao para cada uma; (Zoom Out) - que diminui a escala de tempo, mas aumenta o nmero de tarefas visualizveis; (Goto Selected Task) - que traz para a parte visualizvel do diagrama a tarefa que esteja selecionada; (Sort by Date) - que rearranja a disposio das tarefas conforme a data de incio. Para alterar a rea visualizvel do diagrama de Gantt, pode-se ainda recorrer Barra de Menu View, em sua opo Zoom, a qual abre a caixa de dilogo Zoom, que permite (atravs de seus botes de opo) determinar qual a amplitude do projeto que se pretende visualizar. Personalizando os Tempos de Trabalho Atrasando o Incio de uma tarefa
102 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Para atrasar o incio de uma tarefa, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra de durao da tarefa no diagrama de Gantt, quando o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas, clique e arraste horizontalmente a tarefa at o ponto desejado. Variando o Enfoque em um Mesmo Modo de Apresentao Para um mesmo modo de apresentao podem-se criar diferenciadas formas que contemplem diferentes enfoques sobre o projeto, para tanto, na Barra de Menu escolha View, abra ento o menu em cascata Table, escolha qual a modalidade de maior interesse que deseja visualizar. Voc pode ainda inserir colunas em alguma planilha, para tanto escolha na Barra de Menu Insert a opo Insert Column, na caixa de dilogo Column Definition, na caixa de listagem em cortina Field Name, defina que tipo de informao constar na nova coluna, clique ento sobre o boto de comando OK. Inserindo Desenhos Voc pode personalizar sua rea de trabalho, colocando lembretes no seu grfico de Gantt. Para isso, d um clique com o boto direito do mouse na barra de ferramentas Padro e d um clique em Desenho (Drawing), resultanto assim o aparecimento de novas ferramentas de desenhos.

Exerccio 6 Planejamento

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

103

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Objetivo..: Dar cestas de Natal e presentes para funcionrios e seus filhos de uma empresa que presta servios de limpeza na Indstria Patati-patata. Obs: O objetivo deste exercicio que vc observe realmnete como adiminstrar um projeto no projeto, perceba o quanto ele flexivel as tuas decises, por isso este exercicio bem livre para colocar a tua opiniao. Planejamento:

Selecionar os funcionrios Quantidade de funcionrios Quantidade de Crianas (at qual faixa etria receber presente) Alimentos / objetos Patrocinadores Selecionar Alimentos Doces Balas Chocolates Cocada Cestas bsicas Arroz Feijo Condimentos Acar Brinquedos Carrinhos Boneca Bola Jogos
104 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Mo de obra Voluntrios Montagens Cestas Bsicas Sacos de doces Brinquedos Locomoo das cestas Localizao Local de Entrega Conseguir patrocnio Decorao Flores rvore de Natal Papai Noel Ornamentos para a mesa Alimentos Bebidas Seguranas Msica Verificao Cestas bsicas (qtd) Sacos (doces) Brinquedos
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 105

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Localizao (confirmao / horrio) Convites / Senhas Confeco Impresso Distribuio Dia da entrega Colocar a data do inico do projeto dia: 21/08/00; Cuidado para no passar do Natal. Colocar o Autor, Assunto do Projeto; Colocar a primeira e ltima tarefa como um marco; Criar linhas de vnculo com todas as tarefas As etapas dentro da tarefa : Doces, Cestas bsicas, brinquedos,... colocar dependncias como star to star. As etapas dentro da tarefa : Montagem, verificao : dependncias - finish to finish. Atribuir anotaes para a tarefa de resumo Patrocinador informando FGV - Hipermercado Extra Criar um tabela de recursos com os seguintes recursos:

Artur Alceste Antonio Patrcia Adriana Joo Zlia Carlos 106 Mnica Alex Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Colocar para cada recurso um salrio (de acordo com sua escolha) ; Para o Alcestes , colocar um aumento de salrio de 25 % no prximo ms; Para o Alcestes, na etapa Papai Noel atribuir um salrio diferente das outras tarefas. Calcular as porcentagens de cada recurso para tenha sucesso , conflitos de sobrecarga de trabalho. Criar calendrios de base no perodo noturno (horrio desejado) para atribuir etapa Segurana(colocar tb. os finais de semanas). Como dias teis ; Colocar perodo de frias para a Artur no ms de dezembro de 2002.

Dicas Importantes Alterando o Perodo de Trabalho Atravs do menu Ferramentas Alterar o perodo de trabalho, podem ser criados diferentes regimes de trabalho para o projeto. Esses regimes tambm podem ser associados a diferentes recursos. Ao criar um calendrio para o seu projeto atravs do menu Ferramentas Alterar Ferramentas Alterar o perodo de trabalho, acesse tambm o menu Ferramentas Opes Calendrio e altere os dados do formulrio para tornar os horrios compatveis com aqueles do regime de trabalho indicado por voc no calendrio do projeto. Feito isso, acesse tambm o menu Projeto Informaes sobre o projeto e esteja certo de que o horrio de incio do projeto indicado por voc no campo Data de incio seja comum ao primeiro horrio contido em seu calendrio (tambm informado nesse menu). Como padro, o Project assume 09:00h j que o regime do calendrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00h. Se voc no estiver visualizando o horrio de trabalho, acesse o menu Ferramentas - Opes - Modo de exibio e altere o "Formato de data" escolhendo na caixa de listagem aquele que mostre tambm o horrio.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

107

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma ser programada seguindo apenas o horrio de trabalho comum a todos. Ao informar duraes para tarefas com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias (incluindo folgas e feriados), caso da "cura do concreto", use mind minuto decorrido, hd hora decorrida, dd dia decorrido ou semd semana decorrida, aps o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1 semd. Controlando o desembolso de contratos atravs do MS Project e Excel. Na administrao de projetos, um dos itens mais importantes se refere ao desembolso financeiro do empreendimento ao longo de sua execuo, no qual os detalhes de prazos de medio e prazos de pagamentos j esto previamente acordados atravs do instrumento contratual. O MS Project atravs do ambiente "Uso da tarefa", associado a utilizao da tabela custos, possibilita prever o desembolso econmico do contrato em diversos perodos (dirio, semanal, mensal, trimestral, etc.). A tabela custos permite associarmos custos fixos s tarefas da estrutura analtica de projeto (E.A.P) do projeto. Esta associao pode ser definida atravs de trs opes de distribuio: custos alocados no incio da tarefa, custos rateados durante a execuo da tarefa e custos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se assemelhe em termos de tarefas sumrias estrutura da planilha contratual de servios, obteremos o desembolso econmico do contrato nos diversos perodos, o que corresponde aos valores de medies previstas para os mesmos perodos. Utilizando a planilha eletrnica Excel, poderemos confeccionar as curvas de avano fsico para as diversas tarefas da E.A.P do projeto, utilizando as distribuies de percentuais de curvas "S" que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento a ser gerenciado. Associando no mesmo grfico a curva de avano fsico previsto e realizado e os histogramas de barras de desembolsos econmicos previsto x realizado, teremos um instrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma medio em um determinado perodo do contrato estar coerente com o avano fsico realizado da obra at aquele momento, pois para um determinado avano fsico realizado associa-se um respectivo desembolso econmico do contrato extrado do mesmo perodo do avano fsico de mesmo valor, extrado da curva de avano fsico previsto. Este desembolso previsto, para um avano fsico previsto de igual valor ao avano fsico realizado, comparado ao valor da medio no perodo do avano fsico realizado, evidenciar a respeito da pertinncia do valor medido naquele perodo. Para que isto se verifique, algumas premissas devem ser satisfeitas: a sequncia executiva deve ser a preconizada no planejamento e as avaliaes de avano fsico, nos respectivos perodos de medio, devem refletir fielmente e percentualmente o que est executado. A seguir, os passos necessrios para implementar o acompanhamento fsico e econmico-financeiro do contrato: a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P. semelhante planilha de medio (ao nvel das tarefas sumrias); b) v para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e acesse a tabela "custos" para entrar com custos das atividades nos campos de custo fixo, utilizando as trs opes de acumulao de custo fixo na coluna ao lado;
108 Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

c) verifique se o custo total do projeto coincide com o custo total da planilha de medio, e se no, confira as entradas de custos nos campos de custo fixo, para todas as tarefas; d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale) clique com o boto direito do mouse e acesse o menu de atalho do menu "Formatar", estilo de detalhes; e) escolha as opes de custo e custo acumulado para serem exibidas na escala de tempo; f) a partir dos valores obtidos de desembolso econmico acumulado para os perodos considerados, poderemos, utilizando o editor de grficos do Excel, desenhar no mesmo grfico o diagrama de barras de desembolso acumulado previsto e a curva de avano fsico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o perodo semanal como base para o desembolso econmico, pois este facilita a avaliao no grfico, da veracidade do valor de medio adotado, em confronto com o valor de medio previsto a ser obtido a partir do ponto da curva do avano fsico previsto de valor igual ao avano fsico realizado, para aquele perodo de medio. Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas pelo Project para uso em um software de oramentos, para que o mesmo calcule o cronograma de desembolso fsico e econmico do contrato, e a partir da construirmos o grfico de avano fsico x desembolso econmico do contrato, conforme descrito anteriormente. Alguns softwares de oramentos existentes no mercado j apresentam rotinas de programao para uso integrado com o MS Project.

Mudando o diretrio "default" de trabalho para a inicializao do MS Project. As caixas de dilogo "Abrir" e "Salvar como" abriro inicialmente a pasta "meus documentos" no Windows (ou a pasta "personal" no Windows NT). O Microsoft Project no oferece uma maneira de mudar este diretrio default de trabalho. A caixa de dilogo "Propriedades" para o cone que inicia o Project tem o campo "Iniciar em", mas esta entrada utilizada para permitir a voc nomear um diretrio que contenha um arquivo alternativo GLOBAL.MPT que voc queira usar, no o diretrio onde os arquivos do MS Project esto gravados por default. O diretrio de trabalho para o Microsoft Project estritamente governado por uma entrada no Registro. Para mudar o diretrio de trabalho, voc deve usar o REGEDIT applet. O Registro um poderoso, e perigoso, componente do Windows. Para mudar o diretrio default para gravar arquivos de projetos no Microsoft Project, siga os seguintes passos exatamente: 1. Feche o Microsoft Project e todos os outros aplicativos (voc precisar reiniciar o Windows ao final deste procedimento). 2. Clique o boto Iniciar na barra de tarefas. 3. Escolha a opo "Executar" no menu. Isto mostrar a caixa de dilogo "Executar".
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 109

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project 4. Na caixa de texto "Abrir" tecle regedit e aperte a tecla enter. Isto abrir o Editor do Registro. 5. Na janela do Editor do Registro, tecle o sinal + prximo pasta HKEY_CURRENT_USER. 6. Clique no sinal + prximo pasta Software. 7. Clique no sinal + prximo pasta Microsoft. 8. Clique no sinal + prximo pasta Windows. 9. Clique no sinal + prximo pasta CurrentVersion. 10. Clique no sinal + prximo pasta Explorer. 11. Clique a pasta User Shell Folders. Isto mostrar os nomes dos valores chaves no pano direita. 12. No pano Windows direita, um duplo clique no valor Personal na coluna Name. Isto mostrar a caixa de dilogo Edit String. 13. Na caixa de texto Value Data, tecle o caminho completo para o diretrio de trabalho que voc quer gravar arquivos de projetos. Ento tecle OK. 14. Feche o Registro atravs da escolha Registro, Sair. 15. Reinicie o Windows. 16. Abra o Microsoft Project e clique o boto Abrir na barra de ferramentas. O novo diretrio padro de trabalho ser aberto automaticamente. Para restaurar o diretrio padro dos aplicativos do Microsoft Office utilize o menu Ferramentas, Opes de cada um deles para esta tarefa.

Editar a data de hoje e/ ou de amanh no campo de incio e / ou trmino da tarefa. Podemos inserir a data de hoje ou de amanh (em relao data do sistema) no campo de incio e/ou trmino da tarefa, simplesmente escrevendo "hoje" e/ou "amanh" nos referidos campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para incio ou trmino de uma tarefa, estamos impondo uma restrio do tipo "no iniciar antes de" e/ou "no terminar antes de". Modelagem de Curvas "S" em Softwares de Gerenciamento Para se implantar o conceito de modelagem da curva "S" nestes softwares, comum a aplicao de um processo longo de tentativas at que se chegue a um resultado geralmente no satisfatrio do modelo da CURVA "S" desejado. Uma alternativa para obteno da modelagem da CURVA "S", seria disponibilizar os recursos segundo uma distribuio preestabelecida , modelada conforme o tipo de curva S desejada, e solicitar que o software realize seus clculos com base nesta disponibilidade de recursos (mo de obra/equipamentos) previamente modelada. O resultado obtido ser mais realista, uma vez que, alm de estar compatvel com a metodologia de execuo, ou seja, de acordo com a rede de precedncia, estar associado a distribuio do efetivo ao longo do desenvolvimento do projeto (previamente modelado).

110

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project Otimizao de Resultados Atravs de Taxas Diferenciadas de BDI em Contratos de Longa Durao. O fluxo de caixa tem uma importncia fundamental no estabelecimento de preos e na avaliao do desempenho de contratos de longa durao, com altas taxas de juros. Na formao de preos, geralmente h possibilidade de se aplicar taxas diferenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de produo, mantendo-se constante o preo desejado. Desta forma, poderemos aplicar sobre os custos unitrios das atividades que iro ser realizadas no incio do empreendimento, uma sobretaxa diferenciada e de maior valor numrico, e da mesma forma uma sobretaxa de menor valor numrico sobre as atividades que sero realizadas prximo ao trmino do empreendimento, procurando manter o mesmo preo total. A partir da diferena entre os Valores Presente Liquido (NPV), descontados a Taxa Interna de Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa gerados, obteremos um acrscimo de rentabilidade em relao ao fluxo de caixa original. Filtro para Verificar o Fechamento da Rede no Project Para fazer uma filtro de verificar fechamento da rede: 1. acesse o menu Projeto Filtro para Mais filtros ; 2. no quadro Mais filtros, clique no boto novo; 3. no quadro de definio de filtro, digite Verifica fechamento no campo Nome; 4. selecione a opo Mostrar no menu; 5. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de listagem e escolha predecessoras; 6. na coluna Teste, escolha igual a; 7. deixe a coluna Valor (es) em branco; 8. na segunda linha, coluna e/ou, escolha a condio Ou; 9. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa de listagem para escolher sucessoras; 10.deixe a coluna Valor (es) em branco; 10. clique no boto OK para confirmar suas alteraes. Testando o novo filtro. Voltando ao quadro da figura 66, clique no boto Aplicar para testar o novo filtro de verificar fechamento.

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

111

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois campos (Predecessoras ou Sucessoras) for igual a vazio, a atividade retornada como verdadeira "true". Se escolhermos o argumento "E", o Project s retorna verdadeira a atividade que atender s duas condies: ambos os campos tm que ser iguais a vazio. Acesse o menu Projeto Filtro para Verifica fechamento para testar novamente o filtro, j disponibilizado, inclusive, na caixa de listagem da barra de ferramentas. De acordo com as necessidades do seu projeto, voc vai criar muitos outros filtros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um relatrio que retorne, entre 1.800 atividades, as que sofreram atualizao no perodo; um relatrio que retorne atividades crticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado, ainda, que voc formate um relatrio com as atividades sob responsabilidade de um determinado recurso ou fornecedor. Estude as vrias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles que de fato lhe sero teis disponibilizando todos para outros projetos no sentido de poupar tempo no futuro. Lembre-se: "tempo dinheiro!"

O ORGANIZADOR do Project O "Organizador" uma caixa de dilogo com guias (fichas) atravs da qual voc pode copiar modos de exibio personalizados (tabelas, filtros, calendrios, relatrios, formulrios, barras de ferramentas, mapas e mdulos do Microsoft Visual Basic for Applications) para outros projetos. Imagine, por exemplo, que voc criou uma tabela para sequenciao de tarefas no projeto "16835-00" (arquivo 16835-00.MPP). Se no for compartilhada atravs do Global.MPT, voc ter que repetir os mesmos procedimentos para a confeco da tabela de sequenciao em um outro projeto. Arquivo Global.MPT Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) contm informaes que voc pode usar para diferentes projetos. As informaes contidas em um arquivo global podem incluir modos de exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definies de opes. Acessando o "Organizador" Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador... No lado direito da caixa de dilogo esto contidos todos os modos de exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definies de opes que voc elaborou para o seu projeto ativo (no exemplo acima 16835-00); no lado esquerdo da caixa constam os elementos "default", isto , padres disponveis para qualquer projeto. Copiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT:

112

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

selecione a ficha (guia) que contm o elemento a ser copiado (tabela, filtro, calendrio, etc.); selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da caixa de dilogo); clique no boto copiar. Para deletar um calendrio ou uma tabela descartvel em seu projeto, acesse o "Organizador", escolha o elemento a ser eliminado e pressione o boto excluir.

Gerenciamento Financeiro no Project Quanto s aplicaes relacionadas com desembolso financeiro, cabe um forte alerta pois, via de regra, os softwares de gerenciamento de projetos tratam exclusivamente de Oramento Econmico (Regime de Competncia) e no foram projetados para Operaes Financeiras (Regime de caixa). Diversas formas de fazer com que os softwares de gerenciamento de projetos conseguissem espelhar de forma correta toda a incidentalidade possvel j vi serem tentadas e frustradas, por contingncias do andamento de reprogramaes de caixa. Algumas solues s vezes parecem coerentes mas, desmoronam ruidosamente. A nica forma transferir o oramento econmico para outro software. Atravs do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser feito todo o desdobramento tpico do regime de caixa e, na medida do andamento do projeto, pelas inferncias entre % fsico completado e a quantidade efetiva de horas de tarefa executada, proceder as reprogramaes tpicas de cada desmembramento financeiro. Quanto ao emprego de materiais aqui vo umas dicas iniciais que podem ajud-lo no trabalho: Na planilha de recursos insira um campo que em ingls CAN LEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais no so sujeitos a nivelamento, materiais so comprados a medida da necessidade do projeto. Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais, disponibilize o Resource Usage (emprego de recurso) e aplique o formato Peak Units com filtro para CAN LEVEL= NO.

Limites do Ms Project para Windows 95 & NT

Atividades por projeto depende da memria Recursos por projeto depende da memria Quantidades mximas de recursos 10.000 Dependncias de tarefas por projeto no h limite Nmero de predecessores por atividade sem limite Sucessoras por atividade sem limite
Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br 113

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Nveis da EAP 65.535 Nmero de projetos consolidados 1.000 arquivos Janelas abertas 50 Nmero de calendrios base sem limite Atividades imprimveis no calendrio mensal 4.000 Vale ressaltar que limites de desempenho esto diretamente ligados configurao do computador. Erros de memria podem ocorrer antes mesmo que sejam alcanados os limites.

114

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

115

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

116

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

117

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

118

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

119

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

120

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

Proibida a reproduo por qualquer meio eletrnico ou impresso. Grupo iPED - Todos os direitos reservados - www.iped.com.br

121