a)

ARQUIVOLOGIA
Tipologia Documentais

processo possvel e o principal objetivo da arquivo/agia. Conservao e Restaurao de Documentos Aumenta a vida til dos documentos, mantendo-os o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. Um documento deve ser conservado em local apropriado, evitando oscilaes acentuadas de temperatura e umidade nos depsitos de documentos, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada de acordo com as suas necessidades Procedimentos para a preserva co 1 a luz do dia deve ser abolida na rea de armazenamento, porque enfraquece o papel A prpria luz artificial deve ser usada com cuidado 2 o ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo.

Este assunto cobrado no concurso TER/AM pela FCC ABORDA preservao, conservao e restaurao de um documento lembrando que em todas estas etapas ocorre higienizao.
Higienizao ato de retirar poeiras e tambm outros resduos : prejudiciais que geraro perda de informao no futuro feita atravs de tcnicas especficas, com o intuito de preserv-Io pelo maior tempo possvel. Deve ser realizada a todo o momento em que o documento produzido ou manipulado Etapas do Arquivamento Assim que um documento produzido ele deve ser higienizado, que o primeiro ato das etapas de um arquivo que so: Seleo (fazer a Triagem que e o ato de colocar os documentos ordenados), Classificao (relacionar com as Classes que o documento pertence). Catalogao (ou codificao coloc-Ios em uma lista sumria, para facilitar a localizao do documento). Agrupamento ( o ato de amontoar documentos similares) e Arquivamento (a partir deste momento que ter inicio o acondicionamento e o armazenamento), depois dessas etapas coloca-se a definio. Arquiva-se que a autorizao para ser iniciado

3 a temperatura deve ser baixa. O calor constante destri as fibras do papel A umidade tambm deve ser baixa. Tentar mant-Ias estveis, sem oscilaes.
4 As mos devem estar sempre limpas e livres de sujeiras e gorduras. Sempre que possvel, utilize luvas de algodo para manipular documentos, fotografias e gravuras. 5 Tintas e grafites podem causar danos documentao, manchando, causando riscos, p~rfuraes ou rasgos. 6 No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez. 7 No umedea o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro, pois afeta a sua sade e atravs deste ato provoca o desenvolvimento de diversos microorganismos na documentao do arquivo. 8 No use clipes e grampos metlicos. Utilize clipes plsticos ou projeta os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato 9 Evite cpias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. 10 Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos e lombadas, segurando-o na parte mediana da encadernao. 11 Os poluentes so os principais agentes de deteriorao dos acervos. catalisando reaes qumicas danosas como os cidos. 12 Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e noite, caso contrrio, os danos so muito maiores.

um arquivo.

Preservao Faz com que o documento passe por trs etapas: a Classificao, arquivamento e conservao, outra medida de preservao e que por conseqncia visa a longevidade do documento sempre manter o papel com o seu PH Neutro para evitar os danos s informaes contidas. Acondicionamento o ato de proteger o documento, como coloc-Io em um envelope, ou em uma caixa de papelo. ou plastific-Io Armazenamento o ato de guardar o documento em locais apropriados, como um armrio de ferro com tinta que evite a ferrugem Conservaco o ato de preveno que mais evita o enfraquecimento e o envelhecimento do documento, atravs de medidas como desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. Observe que toda conservao uma preservao mas nem toda preservao uma conservao pois voc pode estar preservando sem conservar. no entanto toda conservao 13 Fitas de vdeo devero ser rebobinadas periodiuma preservao camente e na posio vertical com a bitola cheia voltaA preservao ocorre, por exemplo, atravs de um controle I da para baixo. ambiental (temperatura e umidade adequadas) os 14Manter materiais eletrnicos longe de campos documentos tendem a ter uma durabilidade considervel. eletromagnticos (computadores aparelhos de som e TV) e Outra maneira de preservar utilizar a conservao se for livres de poeira, umidade e temperaturas altas necessrio (desinfestao, limpezas entre outras). Cuidados com o Estado dos Documentos Alem dos cuidados com a guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a sua preservao, para que a informao contida nele, permanea pelo mximo de tempo possvel, no esquea que um dia este documento se acabe, no tem jeito, porm retardar este Agentes Internos que danificam os documentos Os agentes internos, devido a processos de produo industrializada, no existem na forma original do papel, porm quando eles danificam os documentos porque ocorreu a influncia humana, no na produo do do-

b) c)
cumento, mas sim na manipulao ou nos processos errados de conservao, onde so inseridos ao documento. Agentes Exteriores que danificam os documentos Todos os agentes exteriores que danificam os documentos devem ser i'vitados e para isto importante conhec-Ios, eles podem ser os agentes fsicos, os agentes qumicos e tambm os agentes bolgicos De todos eles, o principal agente exterior responsvel por danos aos documento 6 homem Fatores Fsicos Os fatores fscos que danificam os documentos podem ser: a luminosidade, a temperatura e a umidade Luminosidade: a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos doc mentos luz natural (luz solar) e reproduo, pois causam envelhecimento do papel Temperatura: temperaturas demasado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal Umidade: o excesso de umidade, bem como cli. a muito seco, tambm contribui para a acelerao processo de envelhecimento do documento A umidade o contedo de vapor d'agua presente no ar atm sfrico, resultante da combinao dos fenmenos de e aporao e condensao d'gua, que esto direta en'e relacionados temperatura do ambiente A temperatura e a ~idade ocorrem com mis in ensidade em pases tropicais. Todo o papel possui uma caracteristica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver o excesso de umidade e se contrariam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura de papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25, umidade relativa de 55% A medida de temperatura se faz com o uso de termmetros, e de umidade com higrmetros, podendo se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos)

Fatores Biolgicos Os fatores biolgicos responsveis por acelErar o processo de e, elhecime to do papel podem ser i:lse'os. microorgris I 5. r e res e o homem. Insetos: ros s os i .setos que atacam os docume 's aUSe a e:sri rao dos mesmos. Dentre es es as bar.2.2S. 2S :.-2",3S e as rocas. Microorganismos: "L -~:::.Roedores: rat s. amem: danifi_a d ii':;~:~S 2'; utiliz-Ias e nem sempre, observar a mel h r f ---;'3 =s eo, serv-Ios.
I

Para evitar a presena de inse: s e r-,::::::::.',::s. oe dever manter o local de guar--'3 ;:;~ 2 e .' ;onJe de f ntes de alimentos; evitar comer e ,,:::, ~e a imentos o local de guarda do acervo: evi'ar q e a :ina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; retirar o lixo do dia aps o final do expedie"te ~. i~ar o pernoite do lixo; substituir os vidros quebrados das janelas; arejdr os armrios onde os livros esteja guardados, I abrindo suas portas por algumas horas

Principais operaes de Conservao O objetivo fazer com que o documento fique o Tla's prximo possvel do seu estado original, a resta ra~o feita por especialistas nessa rea. Desinfestaco Combate ou inibe as a"i idades dos insetos O ;':li!;' c mais eficiente a fumi",3. o, que consiste em jn~; Lzir os doeu me tos 'J a cmara especial para eS[2 111 . onde se faz 'cu e se aplicam produtos q i cs por um prazo a 12 horas, destruindo co, ::1::'3mente os inse' s. Limpeza: .- 9Vv,.6 '"\t0
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Fase posterior ~ migao, a limpeza o ato de rst!rar os seres gerados durante o processo de desinfestao, e deve ser feita com pano macio e seco, ou com um aspirador 'e D, QU uma escQva adequada para documentos -~~JI)'VI.IP ('/ ~!'MOv d:!.Jt.cl.\ C~ OV\. 1~-\~oLA A I i s a m e n t o.,;p.-o"t( dl!1 ~-W0i{; Consste em col car s documentos em bandejas de ao, expondo-os a ao do ar com forte percentagem de umidade, dura:1te uma hora, em uma cmara de um1c:EfL-.o Em Fatores Qumicos seguida, so passados a ferro folha Os fatores qumicos que danificam os documentos so a "'pr-:rfh, em mquinas eltricas. M.yc,\ poluio atmosfrica, as tintas, a gordura, ou a oleosidade e os objetos metJio}. Mtodo de Restaurao Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica uma das Entende-se por restaurao de documentos a aplicao de principais causas da degradao qumica, representada, tcnicas que permitam recuperar o estado fsico do normalmente pela poera e pela fumaa. Tintas: a prpria tinta documento, de modo a eliminar ou pelo menos utilizada para escrever nos documentos contribui para sua I mlnimizar, o desgaste provocado pelos l;lmeros fatoI res de deteriorao deteriorao existentes Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos documentos i acaba por daniti~-Ios, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Algns documentos, como fotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo recomendada a utilizao de luva de algodo ao manuse-Ios

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I ObJetos metlicos: de'/e-se Evitar .~ _se. je objetos metlicos, como grampos. clipes e cc c;-etes. DOiS os mesmos tendem a enferrUjar e, conse Jenlemente, acabaro por danificar os documentos O recomendado utilizar clipes e colchetes (hastes) de plstico que no causam tal problema

Tcnicas de Restaurao As principais tcnicas de conservao e restaurao

dlcids-nobres e que por isso possuem um '-.L~to, mas a vantagem que a tanto a legibilidade quanto a flexibilidade so pouco prejudicados, porm de difcil execuo. Laminao: Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidrulica, sob presso e alta temperatura. O documento se torna imune a ao de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso, pode ser removida com gua e sabo. A vantagem ~ a rapidez do processo e a garantia de uma restaurao perfeita, pois feita Pr uma mquina e sua maior desvantagem o custo deste servio. Laminao Manual: semelhante laminao, mas que no utiliza calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Oferece como vantagem o menor custo por sua aplicao, pois dispensa os equipamentos me~ canizados, mas a desvantagem a lentido que este processo termina gerando e a grande possibilidade de ocorre.r um erro, poi,;; a restaurao feita por um ser human-o . .y \')''"\,t/\tvrv Encap$~lafo: Utiliza basicamente pelculas de ~ ~ fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos A grande vantagem a pouco influncia no estado original do documento e a grande desvantagem o alto custo deste servio. Cuidados Gerais na Conservao Documentos em papel: as estampas e arquivos devem ser de metal revestido de pintura, para evitar ferrugem; deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; no utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas [rreversives onde aplicados; no escrever nos documentos: no dobrar as pginas; no apoiar os cotovelo ou braos ao ler ou consultar: no umedecer os dedos com saliva ou qualquer liquido

Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escQva circular especial para livros, adaptadas com tecido de fil apl iCM~9- .aos armive~Jp,i3Mes~Y;J,~f3{,{'e~i'Ov Banfo de~latllia: o aoume~o eHHergulllado em ou gaze, para maior proteo do documento. Para lirnpeza banho de gelatina ou cola especfica, aumentando a sua das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas durabilidade e resistncia, alm de reduzir muito a de algodo; durante a limpeza, removem-se grampos visibilidade e a flexibilidade do documento. Causa a metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes passagem dos raios ultravioietas e infravermelhos, porm cidos; quando houver necessidade de observaes nos ficam sujeitos ao ataque de fungos e insetos; Tecido: documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel processo que utiliza folhas de tecido muito fino, aplicadas quanto as canetas, e permitem eventuais correes, se com pasta de amido. A vantagem a durabilidade do papel necessrio. que aumentada, mas a desvantagem que o emprego do Diapositivos 3rTlido propicia o ataque de insetos e fungos, alm de r'duzr pouco a legibilidade e a flexibilidade;-- fOvJ{.;, tf{< Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); utilizar ~il~ Silking: usa tecido de grande resistncia: cre eline ou mobilirio metlico, produzir duplicatas para projees musseline de seda, a sua desvantagem a utilizao freqentes.

Fotog rafias Devem receber proteo individual de boa qualidade: devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; no forar a separao de uma fotografia da outra; escrever o necessrio s no verso, com lpis macio. Microfilmes Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; devem ser feitas duplicatas; a .sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com produto apropriado .. Disquetes e CD-ROM Usar os disquetes de boa qualidade e mant-Ias em local fresco, seco e longe do computador; usar programas antivrus; proteger o CD contra arranhes e poeira. Caixas de Arguivo Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos, para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem, e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas. Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas autoadesivas impressas eletronicamente, evitando-se a utilizao de canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo As vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para' manter a limpeza, pois higiene um fator essencial de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento. Limpeza do Assoalho Para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversveis para os mesmos, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mes mo, por pano mido e aspiradores, evita-se, tambm, a limpeza do piso com gua

Etapas para o Arquivamento

Para se realizar um arquivamento de um documento tem que se seguir as seguintes etapas: Seleo, Classificao, Catalogao, Agrupamento e o Arquivamento propriamente dito. Obs: Uma etapa no pode ocorrer se a etapa anterior a ela, no ocorreu, por isso Uma sequncia que dever ser respeitada durante o arquivamento. No entanto, todo este processo no inicia sem um plano de classificao, que considerado o principal assunto a ser estudado na elaborao do arquivo.

Plano de Classificaao o instrumento auxiliar das atividades de gesto de documentos que tem por finalidade facultar o arquivamento perfeito, ou correto dos
documentos das instituies pblicas e privadas. E ele que vai determinar todos os procedimentos necessrios para se realizar uma avaliao correta de um documentO. Para se realizar a preservao e a conservao de um dOCumento fundamental primeiramente que um dOCUmento seja classificado e arquivado. Seleo dos Documentos

a fase da triagem, ou seja da organizao das informaes. separando-as de acordo COm os itens e as qualidades que cada Uma tem. a
fase da ordenao do documento, neste momento que ele seguir uma determinada ordem, ou sistema.

a fase que vem logo depois da seleo, onde os documentos iro pertencer a outros que possuem a mesma caracterstica que a sua, por isso so definidas nesta fase a classe de cada documento.
Catalogao Um documento tem que possuir a caracterstica de ser encontrado, princpio da disponibilidade, e para isto necessrio principalmente possuir um cdigo de localizao. Esta fase tambm conhecida como a fase da Codficao, que vai atribuir os cdigos de todos documentos que vierem da fase anterior, que foi a fase de classificao. Agrupamento dos Documentos a fase que vem logo depois da catalogao, onde os documentos devero pertencer ao seu respectivo grupo, esta fase prioriza o conjunto de documentos, evitando a sua individualidade. Arquivamento a fase que vem logo depois do agrupamento, onde os documentos iro ser arquivados, esta fase pode ser dividida em outras duas que a de acondicionamento, onde o doucumento dever ser protegido e a d armazenamento, onde o documento dever ser guardado. Obs: Logo aps a fase de arquivamento dever ser destacado a palavra arquiva-se que uma dica que o documento est pronto para ser arquivado, sem esta definio no se inicia o arquivo. DIAGNSTICO a anlise das informaes bsicas dos arquivos este assunto cobrado no concurso do TRE/AM pela FCC aborda todos os conceitos a seguir: gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos e protocolos, destaque para o instrumento de pesquisa DESCRICO DE DOCUMENTOS Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. INSTRUMENTO DE PESQUISA Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos. As tarefas de descrio levam elaborao desses instrumentos. Eles podem ser bsicos ou auxiliares. BSICOS Podem ser instrumento de pesquisa bsicos o guia, o inventrio, o catlogo e o repertrio (catlogo seletivo). O GUIA Serve para orientar os usurios no conhecimento e utilizao dos fundos integrantes do cervo do permanente. o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variveis interesses O INVENTRIO ~. As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas de forma sucinta (sumrio) ou permenorizada (analtico). O inventrio descreve a composio do fundo ou parte dele. Em se tratando de arquivos histricos comum a necessidade de se identificar e relacionar todos os documentos do acervo, de forma a fornecer ao usurio uma idia clara daquilo que est a sua disposio. O instrumento utilizado pelo arquivo para esta finalidade o inventrio INVENTRIO SUMRIO Descreve os documentos de um arquivo de forma sucinta. O sumrio de suma importncia e deve ser o primeiro instrumento a ser criado para o fundo dos arquivos pblicos e privados.

INVENTRIO ANALTICO Descreve os documentos de um arquvo de forma detalhada. O analtico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito

CATLOGO Criado segundo"m critrio temtico, cronolgico onomstico ou geogrfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analtica REPERTRIO (CATLOGO SELETIVO) Descreve, detalhada mente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico e geogrfico Nele h um juizo de valor determinando a incluso ou no de documento especfico. Os itens so descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentao de parte desse instrumento pelo critrio cronolgico DE P,ESQUISA AUXILIARES Podem ser instrumentos de pesquisas auxiliares o ndice e a tabela de equivalncia ou concordncia. NDICE Lista sistemtica e minuciosa dos elementos do contedo de um documento ou de seu grupo, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localizao no texto. TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA Estabelece uma correspondncia entre diferentes notaes por ter havido mudanas no sistema de arranjo PROCEDIMENTO DE PROTOCOLO o conjunto de operaes de controle dos documentos que tramitam, assegurando a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantndo o acesso inforrnao. O protocolo tpico do corrente, pois nele os documentos tramitam bastante ATIVIDADES DO PROTOCOLO So as seguintes: Recebimento; Registro e Autuao; Classificao; Expedio e Distribuio; Controle e Manuseio. Recebimento Os documentos que tramitam devem ser protocolados para controle de tal atividade, s o protocolo pode realizar a esta movimentao, tanto os produzidos internamente quanto os enviados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o ato de cadastrar o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao por outras empresas) Classificao Uma vez recebido os documentos, o protocolo efetuar a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes rlO Plano de Classificao da Instituio Os documentos que porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares ou sigilosos. Tais documentos devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados pois tm acesso restrito. S destinatrios abriro estes documentos. Ex ped iolDistribu io a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio Chama-se distribuio quando inter na, e expedio quando direcionada a outra instituio Controle de Tramitao I Movimento a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-Ios com rapidez quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. INDEXACO A finalidade do arquivo guardar esta documentao, fornecendo ao usurio o documento desejado, respeitadas as limitaes de acesso, de forma gil e eficiente. Ocorre que, eventualmente, h necessidade de se buscar a informao depositada em um arquivo no de forma direta (o usurio pede a nota fiscal, nmero 24/2004), mas sim por palavras chaves (o usurio pede tudo o que o arquivo tiver guardado relacionado com compra de refrigerador, por exemplo). Para atender a solicitao necessria a indexao dos documentos constantes no arquivo NOTACO o registro feito na projeo e representa um cdigo de localiZao dos documentos no acervo.
Cf.J, INSTRUMENTO

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Remissivas: orientam os usurios sobre o prprio organizador do arquivo responsvel por localizar documentos Guarda Eventual: documentos do corrente descartados devido no possurem valor jurdico e nem administrativos. METADADOS Os metadados so imprescindveis para assegurar a autenticidade, compreenso e uso dos documentos digitais. Os dados descrevem como a informao foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data, assunto, hora transmisso etc) ARQUIVO NACIONAL

Compete a gesto e o recolhimento dos documentos reproduzidos e recebidos pelo poder executivo federal, bem como preservar e facultar o acesso aos dados de sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional.de arquivos. CONARQ Define a poltica nacional de arquivos pblicos e prvados, para que possa ser seguida por qualquer rgo pblico federal, estadual ou municipal. SINAR Implementa a racionalizao das atividades arquivsticas de forma a garantir a integridade do ciclo documental. Cincias e Termos utilizados na Arguivologia Este assunto est no edital da FCC para o TRE como: Conceitos fundamentais de arquivologia aborda entre outros assuntos as cincias e termos utilizados na arquivologia. Sigilografia: ramo da arqueologia que estuda os selos. Antecedente: o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa Precedente: o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porm sobre pessoas diferentes. Anexao: a juntada de antecedentes. Apensao: a juntada de precedentes Dossi: so documentos diversos, inerentes a um as" sunto especifico ou a uma determinada pessoa Legado: doao feita por declarao de ltima vontade. Acervo: conjunto de documentos de um arquivo Arranjo: mtodo de arquivamento previamente adotado. Descarte: destruio de documentos julgados sem valor. / Data-limite: Id,ntifica o incio e trmino do perodo abrangido Notao: inscrio alfabtica, ou no feita na projeo

REFERNCIA CRUZADA Liga dois ou mais assuntos correlatos, realizando uma forma de comparao entre eles. bastante til quando se deseja verificar a veracidade do documento, e muito utilizado na diplomtca

Cincias e Termos utilizados na Arquivologia Este assunto est no edita! da FCC para o TRE como Conceitos fundamentais de arquivologia aborda entre outros assuntos as cincias e termos utilizados na arquivologia Herldica: a arte ou cincia dos brases, antigamente era exclusiva para os nobres, hOJe de abrangncia comum. Paleografia: cincia que tem por objeto o estudo das escritas antigas, e que compreende a decifrao de textos. Diplomtica:estudo da tradio. da estrutura formal e autenticidade dos documentos, e formalidades funcionais. Filologia: estudo da lngua em toda a sua amplitude, e dos documentos escritos que servem para documentIa. Filosofia:estudo que se caracteriza pela inteno de ampliar incessantemente a compreenso da realidade. Diascopia: projeo da imagem de objetos iluminados por luz transmitida atravs deles Diascpio: instrumento ptico utilizado para projetar imagens. Diapositivo: reproduo fotogrfica realizada em uma chapa transparente para projeo num diascpio ou num projetor. Numismtica: cincia que se ocupa das moedas e medalhas; tambm chamada de numria, numulria. Paleontologia: cincia que estuda animais e vegetais fsseis. Lingstica: cincia que estuda as lnguas, a linguagem da gramtica das diferentes lnguas, de sua histria. Genealogia: lista, enumerao ou diagrama com os nomes dos antepassados de um indivduo e suas sucessivas geraes. Pacotilha: a quantidade de gneros que o passageiro de um navio podia levar consigo sem pagar o transporte deles. Fluxogramaco: representao grfica, por meio de smbolos geomtricos, da soluo algortmica de um problema Indexao: corrigir certo documento de acordo com indices atuais, para compensar as perdas do tempo Litografia: processo de gravura feita em superficie plana executado em pedra litogrfica. ou placa de :netal. Gravura: arte de formar por meio de incises e talhos, ou fixar por meios quimicos, as imagens, e as letras Cromos:figura estampada em cores, em geral com relevo, constituindo pequeno impresso para lbuns. calendrios, etc Cromolitografia: litografia em cores, obtida pela impresso sucessiva, com as tintas escclhidas para os desenhos

Onomstica: estudo da etimologia, transformao, morfologia, dos nomes prprios de pessoas e lugares Onomstico: relativo aos nomes prprios. Ontogenia: desenvolvimento do indivduo desde a fecundao at a maturidade para a reproduo Ontogonia: histria da produo do ser organizado na Terra. Tipologia Documentais Este assunto cobrado no concurso do TRE/AM pela FCC aborda, alm do assunto j estudado, o entendimento sobre: a automao e a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. Item previsto tanto na lei 5433/68 regulamentada no decreto 1799/96.

autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais.
Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juizo ou fora dele. Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente. Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. Quando houver convenincia, ou por medida de segurana pode excepcionalmente microfilmar dados ainda no arquivados, desde que permitidos por autoridade competente. Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias. Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir par a autenticao de mierofilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes A microfilmagem, em todo territrio nacional, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, vindos de documentos pblicos e particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas A emisso de cpas, traslados e certides extradas de microfilmes, a autenticao desses documentos, que produzam efeitos legais, regulada por este Decreto. Entende-se por microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo A microflmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, pode-se usar qualquer microforma. Em se tratando da utilizao de microfichas, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao sequencial, legiveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias. O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia Na microfilmagem usa-se qualquer grau de reduo garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. . Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Na microfilmagem, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com. I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - nmero do microfilme. se for o caso:

e data da microfilmagem: IV - registro no Ministrio da Justia: V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados: VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso. e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados: IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com I - identificao do detentor dos microfilmados; II - dados complementares; 1I1 - termo de encerramento atestando a fiel observncia destas disposies; IV - meno, se for o caso, de que a srie microfilmada continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, sem corte ou insero no original. A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.

II1 - local

obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos.
Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Para oprocessamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado a legislao em vigor. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Os trasladCls, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juizo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfi!mes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se-a nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao farse- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida. As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto na legislao;

II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; 1II - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas.
Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; 11 - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; 111 - forem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente.

O Ministrio da Justia expedir as instrues necessrias ao cumprimento dos procedimentos para microfilmagem Observe o que dever ser estudado para este item do concurso: Oual a definio de microfilme, ou como OCOITe a reproduo de um filme. Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, os incisos mostram os elementos que fazem parte dessa imagem de abertura.

No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, logo aps o ltimo documento Os incisos mencionam os elementos contantes dessa imagem. Sempre destaque o valor dos documentos permanentes, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfer'a de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor Na microfilmagem estude sempre os elementos exigidos na abertura e fechamento de uma imagem. MICROFILMAGEM Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. O microfilme reduz os espaos em aproximadamente 98%, em relao ao documento original. Com isso, h um domnio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informao e no retira o prvio tratamento da documentao. OBJETIVO DA MICROFILMAGEM Tem como objetivo reduzir o volume documental e aumentar e garantir a sua durabilidade para uma expectativa de vida de 500 anos. VANTAGENS DA MICROFILMAGEM As vantagens da microfilmagem so: economia de espao, reduo do volume de papis e documentos, segurana na conservao dos documentos vitais da empresa, facilidade de consulta, durabilidade, complementao de acervos, reproduo fiel e exata do documento microfilmado (s vezes, um documento encontra-se em mau estado de conservao, j tendo inciusive ocorrido perda da informao. O documento citado pode ser microfilmado, mas a imagem no ser a reproduo exata do documento original, e sim do documento a ser microfilmado). A leitura ao documento no ocorrer de forma to fcil. Haver um pouco de dificuldade, nesses casos especificos. Outras vantagens: preservao dos documentos originais, o que favorece o seu acondicionamento e o seu armazenamento DESVANTAGENS DA MICROFILMAGEM Alto custo de produo, comparao entre as imagens, em um mesmo microfilme e principalmente a microfilmagem facilita o acesso e tambm a reproduo de um documento, o que pode ser prejudicial para documentos sigilosos, ou de uso restrito para visitas. ETAPAS DA MICROFILMAGEM As estapas que devem ser realizadas para se realizar microfilmagem so: preparo, microfilmagem, processamento e duplicao PREPARO DO MATERIAl=, Retirar grampos e clips, ou qualquer objeto que no pertena ao documento, desamassar todas as folhas, definir o arranjo que ser fixado e no poder ser modificado para a documentao. MICROFILMAGEM Depois de preparados, eles sero microfilmados Fatores a se considerar o tamanho e como ser a conservao do documento. PROCESSAMENTO Tal procedimento dar visibilidade ao documento que foi microfilmado, este procedimento ser anotado em livro apropriado para ser confirmado que o mesmo foi realizado de acordo com o previsto no ordenamento jurdico brasileiro DUPLICAO A microforma original ser preservada em um arquivo de segurana. As cpias podero ser acessadas por quem de direito. . REQUISITOS PARA MICROFILMAGEM Os microfilmes, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas dos filmes tero os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juizo ou foradele. Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por qualquer outro processo. A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento, s quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente

Os documentos histricos no devero ser eliminados, podendo sei arquivados em local diverso da repartio detentora MICROFILME uma reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, podendo ser utilizado qualquer microforma. AUTOMAO O gerenciamento eletrnico dos documentos funciona com softwares e hardwares especificos e usa, geralmente, as mdias pticas para armazenamento. A sua finalidade otimizar e racionalizar a gesto documental. Os documentos so preparados para serem dgitalizados em escners especiais Depois de digitalizados eles so conferidos e gravados em meios magnticos ou discos pticos A digitalizao a reproduo por varredura eletrnica Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, cor-no

um escner (definio da terminologia arquivistica do arquivo nacional). Documentos Eletrnicos so aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos, e conservados, grande parte deles, em me mrias eletrnicas de massa. Possuem vantagens e desvantagens. Vantagens: economia de espao fsico, ganho de produtividade, facilidade de acesso aos estoques. Desvantagens: so vulnerveis.
Modalidades de Documentos Os documentos podem ser apresentados de diversas variedades e de acordo com esta apresentao podero receber uma classificao de acordo com: o seu suporte, o seu gnero, a sua espcie, o seu tipo, a sua forma, o seu formato, o seu item documental, a sua unidade documental e a sua tcnica empregada. Suporte de Documento o local onde a informao est registrada, est guardada, est concentrada. Por exemplo de suportes podemos citar em trs etapas histricas: 1) Tempos Antigos: a argila (a mais utilizada na poca), a mrmore, ou qualquer outro tipo de pedra. 2) Tempos Modernos: o pergaminho e o papiro (os mais utilizados na poca) e vrios tipos de plantas e cascos secos de rvores. 3) Tempos Contemporneos: o papel (o mais utilizado), tambm temos o CD, o DVD, fita magntica, disco magntico, Pen Driver. . Gnero de um Documento Quando representar um conjunto de vrias especles documentais que possuem semelhanas entre si, estamos diante do gnero de um documento. Por exemplo: textual, iconogrfico, informtico, microgrfico, filmogrfico, cartogrfico e sonoro. Espcie de Documento Quando representar um conjunto de vrios tipos documentais que possuem as mesmas caractersticas, ou o mesmo conjunto documental. Por exemplo: contrato, oficio, ordem do dia, aviso, memorando, regulamento, regimento, portaria, decreto, lei, medida provisria, edital, etc. Tipo Documental Quando se determina um documento entre os que fazem parte de um mesmo conjunto documental, ou de uma mesma espcie, estamos relacionando um tipo documental. Exemplo: Manual do Aluno, Oficio ao Diretor, Boletim Escolar, Edital do TRE. Forma do Documento o estado fsico criado para aquele documento visando alguma finalidade especifica, que ser atendida pela aquela sua estrutura. Por exemplo, os documentos: originais, cpias, rascunhos, documentos reduzidos e minutas Formato do Documento So mudanas que o suporte do documento pode assumir visando atender de forma mais adequada as exigncias de um documento, como por exemplo a folha, microficha, livro e o caderno.

Item Documental

A menor unidade arquivstica indivisvel que existe. Por exemplo: carta, memorando. fotografia, registro sonoro, etc
Unidade de Arquivamento

O menor conjunto de documentos reunidos em um arranjo Por exemplo pastas, maos ou pacotilhas.
Tcnicas Empregadas So maneiras como a informao registrada no documento, atravs de objetos como equipamentos ou canetas, lpis, etc. Por exemplo: os documentos impressos, a laser, a jato de tinta, ou matricial e tambm os escritos. Porm como docu mento oficial s se aceitas os impressos a laser ou atravs de impressoras matriciais.