A gesto da comunicao aplicada a uma implantao de ERP Leonardo Henrique Gualberto Moreira 1 Resumo Abstract Aroveitando a minha experincia

com Implantao de ERP`S e meu estudos recentes na rea de Gesto de projetos, aproveitarei para discutir um dos assuntos mais polmicos e problemticos da minha rea. A forma de comunicao dentro das empresas, entre as equipes de projeto e seus envolvidos, a atualizao das informaes feitas em tempo hbil, enfim, todo o mdulo de Gesto de Comunicaes se aplica totalmente na Implantao de ERP`s e de muita valia para a conduo dos meus projetos. 2 Introduo Um projeto de implantao de sistemas ERP hoje exige uma integrao entre as diversas reas de uma empresa. Para que essa integrao seja eficiente necessrio que as infomaes cheguem de forma clara,correta,rpida a todas as pessoas envolvidas no projeto(os “stakeholders”). De acordo com o PMBok Terceira Edio na pgina 221, “os processos de gerenciamento das comunicaes do projeto fornecem as ligaes crticas entre pessoas e informaes que so necessrias para comunicaes bem-sucedidas”. O papel do Gerente de Projeto fundamental nesse processo e merece uma ateno especial. 3 Corpo Principal do Artigo O primeiro passo numa implantao de um ERP reunir todos os “stakeholders” no projeto e fazer um “brainstorming”, levantando todas as rotinas,necessidades e problemas atuais destes. Essa atividade deve ser minunciosa para evitar desencontros de informaes no decorrer do processo. Todos os assuntos devem ser discutidos e dessas discusses devem nascer procedimentos e normas a serem seguidos daquele passo em diante. Todos os “stakeholders” devem ter total conhecimento do que foi levantado e discutido. As chamadas Barreiras de Comunicao devem ser quebradas nesse momento. As informaes devem ser o mais simples e objetivas possveis, o ambiente deve ser de confiana, os “stakeholders” devem entender bem o que est sendo discutido. A reunio deve ser feita num lugar propcio, longe de barulho ou interrupces como telefonemas . A forma como as informaes sero trocadas e atualizadas dever ser a mais acessvel possvel e principalmente nica, para evitar desencontros. Feito esse levantamento, preferencialmente em formato de documento ou de planilha, todos os “stakeholders” devem receb-lo e confer-lo. Estes documentos devem ficar disponveis a qualquer momento para serem consultados e no caso de atualizao, todos os “stakeholders” devem ser informados. So denominados como “Entradas”. Numa implantao de ERP, por envolver vrios setores diferentes da empresa, a tendncia ao descontrole e ao desencontro de idias muito grande. Cabe ao Gerente do projeto atravs das medidas citadas acima manter todos atualizados utilizando as ferramentas disponveis como telefone, e-mail,etc. Cabe ao Gerente tambm filtrar as informaes a serem passadas aos demais visando passar somente as informaes referentes a cada envolvido. Cada envolvido no projeto necessita de informaes diferentes, variando de rea, de cargo e de hierarquia. A informao desnecessria tira o foco do envolvido daquilo que realmente importante para ele. Alm disso, existe o lado do Gerente do projeto, claro, que pode omitir alguns problemas aos demais visando preservar sua equipe em caso de falha interna. Uma boa atitude seria separar o envio das informaes por grupos, s passando as informaes necessrias quele grupo e aos responsveis por ele. Nas implantaes de ERP, quase sempre exisem duas equipes : a equipe da prpria empresa formada por gerentes e tcnicos e a equipe de implantao da empresa de prestao de servios em ERP, geralmente formada por Coordenadores de Projeto e Analistas de Implantao. A troca de informaes entre as equipes intensa e deve sempre ser cautelosa, para no expor desnecessariamente problemas do projeto. O PMBok Terceira Edio na pgina 225 trata exatamente da questo da informao.Qual informao, passar para quem e como passar. Ele sugere “desenvolver um plano de gesto das comunicaes” para atender s necessidades dos “stakeholders”. Gerenciar a comunicao em um projeto tambm engloba distribuir tarefas tanto equipe de ERP como equipe do cliente. Todos tm de estar cientes de suas funes e o que se espera deles no

projeto. Para isso necessrio um sistema de distribuio da informao bastante eficiente que sempre passe dados como Status de rotinas, progresso da implantao, previses de entregas de tarefas, problemas que possam influir no prazo ou no escopo do projeto. Tudo isso deve ser atualizado constantemente para que atitudes preventivas e/ou corretivas sejam tomadas a tempo. De acordo com o captulo 10, seo 10.2.2 do PMBok, existem algumas ferramentas e tcnicas para distribuio das Informaes, tipos e estilos de comunicao. A comunicao oral pode ser mais rpida mas a comunicao escrita acaba sendo mais detalhada, alm de servir como documentao de que a informao foi passada. Quando as coisas comeam a no correr muito bem no projeto, quando algumas decises comeam a ser questionadas fundamental termos todos os termos assinados por todos os “stakeholders” como garantia. Essa a comunicao formal. A comunicao informal no serve de nada na validao de processos numa implantao de ERP. Apesar de nenhuma implantao de ERPS ser igual a outra, sempre tiramos algum tipo de lio ou aprendizado sobre tudo que ocorreu: problemas,postura perante algumas decises,etc. O PMBok mais uma vez tem uma seo que descreve muito bem essa etapa, j fazendo parte da Distribuio de Informaes como uma Sada: o Processo de Lies Aprendidas. “Os gerentes de rojeto tm a obrigao profissional de realizar as sesses de lies aprendidas para todos os projetos em conjunto com as principais partes interessadas...”. Se colhermos informaes sobre cada projeto que participarmos, dentro de um tempo teremos um banco de dados precioso. Saberemos por experincia prpria o que deve e o que no se deve fazer em diversas situaes. Na parte de Gerncia de Projetos poderemos melhorar nossas habilidades de gerenciamento, de regras de negcios em geral. Na parte tcnica, muitas idias utilizadas em um determinado projeto podero ser aplicadas em outros. Poderemos dimensionar melhor os prazos das atividade ou melhorar a comunicao em determinados momentos crticos . Ainda fazem parte das sidas do processo de Distribuio de Informaes o registro do projeto, feedback das partes interessadas e apresentaes do Projeto. 4 Concluso A implantao de um ERP engloba todas as reas tratadas na Gesto de Projetos. Por tratar de uma quantidade muito grande de informaes simultneas e em vrias reas, primordial que exista um projeto e que exista controle desse projeto. A informao imprescindvel para que as tomadas de deciso sejam corretas e em tempo hbil. O papel do Gerente de projeto decisivo para que a informao chegue sempre ao seu destino com segurana, rapidez e eficincia e a gesto de comunicaes ajuda e atende perfeitamente a esse propsito. 5 Bibliografia Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) ;Terceira Edio; 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard;Newon Square; PA 19073-3299 EUA