Data Validation Sample Workbook

How to Use This Workbook

Como usar esta pasta de trabalho

Esta pasta de trabalho contm vrios exemplos de configuraes de validao de dados. As instrues em cada planilha explicam a utilidade das configuraes e as clulas que possuem validao esto com bordas azuis.
Para ver o que ocorre quando voc digita um dado vlido ou invlido, digite um dado nas clulas validadas. Para entender como a validao foi configurada, clique em uma clula validada e, em seguida, clique em Validao no menu Dados. Observe as configuraes em cada guia da caixa de dilogo Validao de dados. Esta pasta de trabalho est configurada para impresso na maioria das impressoras. Clique em Imprimir no menu Arquivo, clique em Pasta de trabalho inteira em Imprimir e, em seguida, clique em OK. Planilhas de exemplo nesta pasta de trabalho

Para ir de exemplos simples para os mais complexos, consulte as planilhas da esquerda para a direita. Validao bsica possui um exemplo que verifica o nmero de caracteres digitados em uma clula e outro que somente permite valores abaixo de determinado limite. Mensagens fornece um exemplo de cada tipo de mensagem que voc pode criar para clulas validadas.
Listas suspensas contm dois exemplos de especificao de uma lista de entradas vlidas, uma para a qual a lista est na mesma planilha que a clula validada e outra para a qual a lista est em outro local na pasta de trabalho (na Plan7).

Frmulas mostra como usar frmulas para calcular se o dado vlido: uma frmula simples que verifica um valor em outra clula e uma mais complexa que leva dois clculos em considerao. Dados invlidos ilustra como o Microsoft Excel pode assinalar se o dado vlido e fornece ferramentas para ajud-lo a localizar os dados invlidos que foram digitados.
Usando esses exemplos em suas prprias pastas de trabalho

Para copiar um exemplo, copie a clula validada, clique em uma clula na sua pasta de trabalho onde deseja incluir configuraes de validao similares, clique em Colar especial no menu Editar e, em seguida, clique em Validao. Clique em Validao no menu Dados e modifique as configuraes e mensagens para sua planilha. Para obter mais informaes
A Ajuda do Excel possui informaes adicionais sobre validao de dados. Pergunte ao Assistente de resposta do Excel sobre validao de dados ou pesquise por informaes sobre validao de dados no site da Web do Office Update.

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Validao bsica

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

I J Oramento -- marketing Conta Custos com funcionrios 110 Folha de pagamento 120 Imposto de renda 140 Plano de previdncia Comisses/bnus Subtotal Subcontratantes e servios Servios de 201 telecomunicaes 254 Publicidade Subtotal Total

K Real 45,328 15,997 6,249 2,720 70,294

L Projetado 60,000 25,000 8,000 2,000 95,000

As clulas com bordas azuis nesta planilha possuem configuraes de validao. Clula I7: validao simples com mensagens Clique na clula I7 e observe a mensagem que exibida, a qual explica que tipo de dado deve ser digitado na clula e onde encontrar mais informaes. Agora, experimente digitar alguns valores nessa clula: digite 1600 e pressione ENTER. Observe a mensagem exibida, que explica porque o dado incorreto e como corrigi-lo. Com a validao de dados do Excel, voc no precisa ser um programador para criar entradas personalizadas e mensagens de erro como essas. Selecione a clula I7 e clique em Validao no menu Dados. Na guia Configuraes, voc observar que a clula est configurada para permitir somente valores que possuam trs dgitos. Se os usurios digitarem dois ou cinco dgitos, o dado no ser vlido. Agora, clique na guia Mensagem de entrada . Essa a mensagem que foi exibida quando voc clicou pela primeira vez na clula I7. Clique na guia Alerta de erro para ver a mensagem que exibida quando voc digita um valor de quatro dgitos. Clique em Cancelar, digite 160 na clula I7 e pressione ENTER. Como voc digitou um valor de trs dgitos, a mensagem de erro no exibida. Isso tudo sobre validao de dados bsica; porm, voc pode definir critrios mais sofisticados para determinar o que ou no vlido. Clula L7: mantendo valores dentro de limites Clique na clula L7 e observe que no h mensagem de entrada (as mensagens de entrada e de erro so opcionais). Digite 5000 e pressione ENTER. Observe a mensagem exibida. Voc pode clicar em Repetir ou Cancelar. O Excel no permitir valores maiores que 3600 nesta clula. Clique em Cancelar, clique em Validao no menu Dados e observe as configuraes na guia Configuraes. Esta clula permite somente valores menores ou iguais a um valor mximo. No h mensagem de entrada, mas na guia Alerta de erro, o estilo da mensagem Parar. Esse estilo de mensagem evita que os usurios digitem dados que no atendam aos critrios. Essa regra de validao define um simples limite fixo para o valor, mas voc pode usar frmulas para calcular o que valido, baseado em clculos que podem incluir valores existentes em outras clulas. Consulte a planilha Frmulas para ver os exemplos.

637 40 677 70,971

700 100 800 95,800

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Mensagens

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

B Tipos de mensagem de validao de dados Para ver uma mensagem de entrada, clique nesta clula: Para ver uma mensagem de estilo Informao, clique nesta clula, digite 5 e pressione ENTER:

Cada clula com bordas azuis possui um tipo diferente de mensagem de validao de dados. Experimente digitar diferentes valores em cada clula e clique em Validao no menu Dados para ver as configuraes. A clula C3 possui uma mensagem de entrada, porm no h mensagem de erro. Embora a clula esteja configurada para permitir somente nmeros inteiros entre 1 e 3, voc pode digitar qualquer coisa na clula que o Excel no o interromper ou o avisar caso o dado seja invlido. Entretanto, o Excel de fato registra como invlidos outros dados que no sejam os nmeros 1, 2 e 3, de modo que voc possa verific-los posteriormente (consulte a planilha Dados invlidos).
As clulas C6, C9 e C12 tambm esto configuradas para permitir somente nmeros entre 1 e 3, mas cada clula possui um tipo diferente de mensagem. Experimente digitar um nmero invlido, como 5, em cada uma dessas clulas e observe as configuraes de validao. Voc notar que a clula C12, que possui uma mensagem de estilo Parar, no permitir que voc digite um dado invlido. As clulas C6 e C9 possuem mensagens de estilo Informaes e Aviso, que informam ao usurio que o valor no correto, mas permitem que o usurio decida se mantm o dado incorreto.

Para ver uma mensagem de estilo Aviso, clique nesta clula, digite 5 e pressione ENTER:

Para ver uma mensagem de estilo Parar, clique nesta clula, digite 5 e pressione ENTER:

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Listas suspensas

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

B C D E F Estdio de fotografia Abertura Dia Data Descrio Horas Cliente Seg Silva 9 de junho Casamento 5 Ter Marques 10 de junho Formatura 3 Qua 11 de junho Casamento Hollanda Qua 11 de junho Festa de caridade Wilson 3 Qui Juarez 12 de junho Reunio 4 Sex Neves 13 de junho Formatura 2 Sb 14 de junho Aniversrio infantil Hollanda 2 Use estas descries: Aniversrio infantil Casamento Festa de caridade Formatura Reunio

Experimente clicar na clula D5. Observe que uma seta suspensa exibida no lado direito da clula. Clique na seta e selecione um valor na lista de valores permitidos para a clula. Essa forma de validao de dados permite que voc especifique uma lista de valores para uma clula, que os usurios podem selecionar.

Definindo a lista de valores

Clique na clula D5, clique em Validao no menu Dados e observe a guia Configuraes. As configuraes permitem valores de uma lista e a caixa Origem possui um sinal de igual e referncia s clulas D13 a D17 na mesma planilha. (As referncias devem ser a clulas na mesma planilha, a no ser que um nome seja usado, como descrito abaixo.) Se voc alterar os valores em qualquer das clulas D13:D17, clique na clula D5 e clique na seta suspensa. Observe que a lista j contm suas alteraes. Voc pode tambm digitar um valor qualquer na clula D5 e pressionar ENTER. A clula no possui uma mensagem de estilo Parar, de modo que nada impede que voc digite um dado invlido.

Ocultando sua lista para que os usurios no possam edit-la ou alterla

Alm de incluir uma mensagem de estilo Parar, h vrias maneiras de evitar que os usurios localizem e alterem sua lista de valores aprovados. Uma maneira seria ocultar as linhas D13 a D17 e proteger a planilha para que os usurios no possam exibir essas linhas. Observe as configuraes de validao de dados para a clula F5. Esta clula possui uma lista suspensa de nomes de clientes e uma mensagem de estilo Parar, mas a lista no est na planilha Listas suspensas, que no possui nenhuma linha ou coluna oculta. Em vez disso, a caixa Origem contm =Clientes, que se refere ao nome definido em outra planilha. V at a Plan7 e clique em Clientes na Caixa de nome prxima barra de frmulas:

Voc pode usar o comando Definir no submenu Nome do menu Inserir para definir um nome para a faixa de clulas que contm sua lista. Aps definir a lista em outra planilha, voc pode ocultar a planilha com a lista e proteger a pasta de trabalho, de modo que os usurios no tenham acesso lista. Usar um nome possui outra vantagem: se voc adicionar algum item lista, poder redefinir o nome, sem alterar as configuraes de validao para as clulas que usam a lista.

Voc pode at manter a lista aprovada em outra pasta de trabalho, definindo o nome que se refere lista em outra pasta de trabalho. Entretanto, a validao de dados no funcionar com uma lista nomeada em outra pasta de trabalho, a menos que esta esteja aberta. Pergunte ao Assistente de resposta da Ajuda sobre como inserir dados em uma clula selecionando em uma lista suspensa.

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Frmulas

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

B C Oramento -- marketing Conta Custos com funcionrios 110 Folha de pagamento 120 Imposto de renda 140 Plano de previdncia 160 Comisses/bnus Subtotal Subcontratantes e servios Servios de 201 telecomunicaes 254 Publicidade Subtotal Total

D Real 45,328 15,997 6,249 2,720 70,294

E Projetado 60,000 25,000 8,000 300 93,300

Clula E7: calculando o valor mximo permitido com base em outra clula Clique na clula E7, clique em Validao no menu Dados e veja a guia Configuraes. A caixa Mximo contm uma frmula, =E4*6%. Essa frmula calcula 6% do montante da folha de pagamento, atualmente 60.000, para definir um limite mximo para comisses e bnus de 3.600.
Experimente digitar 4000 na clula E7; voc obtm uma mensagem de que o valor excedeu o oramento (uma mensagem de estilo Aviso configurada na guia Alerta de erro na caixa de dilogo Validao de dados). Entretanto, se voc alterar a clula E4 para 90.000, notar que agora pode digitar 4000 na clula E7. A frmula para o valor mximo permitido em E7 calcula agora 5400, de modo que 4000 se torna um dado vlido para E7.

637 40 677 70,971

700 100 800 94,100

Clula E11: usando dois critrios para determinar o que vlido Retorne a clula E4 para 60.000 e observe as configuraes para a clula E11. Esta clula validada usando uma frmula personalizada, =E(E12<=800,E13<=97000). Essa frmula usa a funo E para verificar se as duas condies so verdadeiras: o valor do subtotal na clula E12 deve ser menor ou igual a 800 e o oramento total na clula E13 deve ser menor ou igual a 97000 (E significa que ambas as condies devem ser verdadeiras).
Em outras palavras, se os custos de publicidade em E11 esto excedendo o oramento, voc deve reduzir os custos de servios de telecomunicao (E10) ou os custos com empregados, ou mesmo ambos. Um conjunto de frmulas de validao para cada clula em uma planilha de oramento pode auxiliar os usurios a simular diferentes alocaes de fundos a fim de encontrar nmeros que atendam s necessidades, bem como satisfaam as exigncias.

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Dados invlidos

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

B C Oramento -- marketing Conta Custos com funcionrios 110 Folha de pagamento 120 Imposto de renda 140 Plano de previdncia 160 Comisses/bnus Subtotal Subcontratantes e servios Servios de 201 telecomunicaes 254 Publicidade Subtotal Total Real

E Projetado

45,328 15,997 6,249 2,720 70,294 637 40 677 70,971

60,000 25,000 8,000 3,750 96,750 700 200 900 97,650

Esta planilha possui algumas clulas validadas em que foram digitados dados invlidos. Para ver que clulas contm dados invlidos, aponte o mouse para Auditoria de frmulas no menu Ferramentas e clique em Mostrar barra de ferramentas de auditoria de frmulas. Na barra de ferramentas Auditoria de frmulas, clique no boto Circular dados invlidos.

Esta planilha possui as mesmas configuraes de validao que a planilha Frmulas para as clulas E7 e E11, mas observe a clula E13. Esta clula contm uma frmula, =E8+E12. Embora no seja uma clula em que os usurios digitem valores, ela est sendo validada e voc pode usar a barra de ferramentas Auditoria de frmulas para verificar se o valor calculado vlido.
Experimente digitar 50.000 na clula E4. Desative os crculos vermelhos clicando no boto Limpar crculos de validao e, em seguida, clique em Circular dados invlidos de novo. O valor calculado na clula E13 est agora dentro do limite, de modo que a clula no est mais circulada.

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"Clients" data

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9

B Estdio de fotografia Abertura Lista de clientes Hollanda Juarez Marques Neves Silva Wilson

Esta planilha contm a lista de clientes que so vlidos para a clula F5 da planilha Listas suspensas. Consulte aquela planilha para obter uma explicao de como essa lista funciona.

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