CONTROLE DE DOCUMENTOS

O AMBIENTE........................................................................................................................6 Objetivos instrucionais do curso.........................................................................................7 Objetivos especficos do curso............................................................................................8 Teste inicial.............................................................................................................................8 FLUXO OPERACIONAL....................................................................................................10 DEFINIES.......................................................................................................................14 Introduo.........................................................................................................................14 CONFIGURAES DO SISTEMA....................................................................................15 CADASTROS.......................................................................................................................18 Departamentos...................................................................................................................18 ...................................................................................................................................18 O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT...............19 ....................................................................................................................................19 Quando a tabela QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR possuir a situao do MODO como Exclusivo (este MODO consta no dicionrio de dados SX2), o sistema possui um validao para o valor do campo Fil Usr Res NO fique diferente da filial corrente do cadastro, emitindo uma mensagem de aviso (HELP)...............................19 ...................................................................................................................................19 O Cod Usr Res ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT......19 ....................................................................................................................................20 Seguindo do fluxo operacional citado acima, as pastas sero vinculadas somente aps o item Cadastrar Pastas............................................................................................20 Cargos ..............................................................................................................................21 ...................................................................................................................................21 O cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.................21 Usurios ............................................................................................................................23 ...................................................................................................................................24 Sero restringidos ao tipo 2 outros quando a integrao com o ambiente Gesto de Pessoal estiver ativa atravs do parmetro MV_QGINT, pois o tipo 1 funcionrio ser cadastrado apenas no ambiente Gesto de Pessoal..............................................24 ....................................................................................................................................24 O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT...............24 ...................................................................................................................................24 O nome ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.................24 ...................................................................................................................................24 O cdigo Depto ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.....24 ...................................................................................................................................24 O Cd. Cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT........25 A data incio ser alterada conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.........25 ...................................................................................................................................25 O Login Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT..........25 ...................................................................................................................................25 O status Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT..........25 ...................................................................................................................................26 O recebimento de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT................................................................................................................26 ...................................................................................................................................26 2

O tipo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT....26 ...................................................................................................................................26 O endereo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT................................................................................................................26 GETTEMPPATH() ..................................................................................................28 Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows...........28 GETTEMPPATH() ...................................................................................................28 Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows...........28 GETTEMPPATH() ..................................................................................................29 Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows...........29 ...................................................................................................................................32 A seleo de documento da "Segunda Coluna" somente estar disponvel se a opo "Por documento", indicada pelo quadro , estiver selecionada. Caso no haja usurio selecionado, ser assumido o "Usurio Destino" selecionado no tipo de pendncias. 32 Pastas ................................................................................................................................40 Palavras-chave ..................................................................................................................42 Normas .............................................................................................................................44 Assuntos ...........................................................................................................................45 Tipos de documentos ........................................................................................................46 ...................................................................................................................................48 O Cod Dep Dst ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.....48 Sugerimos que estas variveis sejam alteradas/copiadas baseadas no arquivo padro descrito no parmetro MV_QDDOTPD (advsiga8.DOT). Essa alterao/cpia dever ser realizada por um usurio conhecedor do funcionamento dos modelos Word da Microsoft, para evitar erros de grafia e sistmicos no preenchimento da varivel...48 Para a utilizao da criao do cdigo seqencial do documento, necessrio ativar o parmetro MV_QNSEQDC igual a S.......................................................................48 A utilizao deste campo afetada pelo parmetro MV_QDBXALE igual a S que define a criao e baixas das pendncias seqncias (pendncias criadas e baixadas conforme matriz, uma a uma) ou aleatrias (todas as pendncias criadas por nvel e baixadas aleatoriamente)..............................................................................................51 A definio da matriz no obrigatria; porm, se informada no cadastro de documentos, o sistema permitir a associao somente dos responsveis que estiverem relacionados na matriz.................................................................................52 Questionrios ....................................................................................................................53 ...................................................................................................................................53 Questionrio somente ser acionado quando o parmetro MV_QAQUEST estiver ativo. Para que os usurios recebam uma cpia em papel e treinamento de documentos, ser necessria a impresso do questionrio atravs do relatrio "Questionrio".............................................................................................................53 A soma de todos os pontos das respostas deve ser maior ou igual ao campo Pont.Mnima................................................................................................................55 LANAMENTOS.................................................................................................................56 Documentos.......................................................................................................................56 O tipo interno cria um arquivo no ambiente do servidor Microsiga (Server) com garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia deve ser evitado atravs da segurana de acesso ao servidor da Microsiga............................................................58 3

...................................................................................................................................58 O tipo externo mantm uma cpia do arquivo no ambiente do servidor Microsiga (Server) sem garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia deve ser evitado via segurana de acesso ao servidor da Microsiga......................................................58 Neste momento, define-se que o documento deve ser elaborado, revisado, aprovado e homologado, exatamente nesta ordem. ....................................................................61 Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Nesse caso, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade................................................................61 Na coluna "Tipo Destino", o sistema apresenta o usurio e a pasta. Dessa forma, o documento ser distribudo para os usurios responsveis pelo departamento (eletronicamente ou em papel) e arquivado em sua respectiva pasta..........................62 Para editar os dados do usurio ou pasta, clique no boto Edita Usurio. Neste item, podemos alterar as configuraes definidas no cadastro de usurios, tais como: .....................................................................................................................................62 Nmero de cpias.......................................................................................................62 Usurio recebe documento (Sim ou No)...................................................................62 Tipo de cpia (eletrnica, papel, ambas ou no recebe). ....................................................................................................................................62 Se o destino for "Pasta", o sistema apresenta os destinatrios marcados conforme relacionamento efetuado no cadastro de "Pasta", opo "Departamentos X Pastas".. 62 Para Incluir documentos ou baixar pendncias da matriz de responsabilidades:.......63 Este boto ir abrir um aplicativo editor de textos (Word, WordView ou Visio). Carregue o modelo .DOT definido no cadastro de tipos de documentos e atualize as variveis do documento, permitindo a edio do documento ou sua leitura...............63 Quando o campo Doc Int/Ext (Externos)...................................................................63 Este boto ir abrir um aplicativo associado ao arquivo disponvel no sistema operacional e permitir, caso o usurio tenha acesso ou pertena etapa atual do documento, a edio do documento ou sua leitura......................................................63 ....................................................................................................................................63 possvel visualizar os documentos tambm pelo Microsoft Visio. Para essa integrao, existe a seguinte funo QDOVIEW(), sendo:.........................................63 ...................................................................................................................................63 ....................................................................................................................................65 Se o documento estiver na etapa do elaborador e este for diferente do digitador, a devoluo do documento ser feita para o digitador...................................................65 Se o documento estiver nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e homologao), a devoluo do documento ser feita para o primeiro elaborador......65 ....................................................................................................................................65 A solicitao de alterao estar disponvel apenas se o documento estiver com o status de leitura............................................................................................................65 Gravao dos documentos.................................................................................................66 ....................................................................................................................................66 Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, 4

seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Dessa forma, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade................................................................66 ....................................................................................................................................66 Esta rotina s poder ser executada se existirem crticas ao documento....................66 ....................................................................................................................................69 Somente ser permitida a visualizao do documento ao usurio que tiver acesso a sua leitura ou elaborao. Caso contrrio, o sistema apresenta a mensagem "Documento no liberado"...........................................................................................69 Solicitaes.......................................................................................................................70 Apenas os responsveis pelas etapas de elaborao do documento, definidos na matriz de responsabilidade, possuem o direito de alterar os documentos existentes. Por isso, se outro usurio, ao ler um documento, discordar do seu contedo ou por qualquer motivo levantar a necessidade de alterao neste documento, poder efetuar uma solicitao de alterao........................................................................................71 A solicitao no poder ser excluda caso esteja vinculada a movimentaes em aberto ou pendentes.....................................................................................................71 Somente os usurios que tenham acesso rotina "Baixa Solicitaes", definidos no ambiente Configurador atravs da opo "Senhas de Usurio" e "Acesso", podero baixar as solicitaes de incluso de documentos.......................................................71 Pendncias.........................................................................................................................73 Caso o usurio responsvel pela pendncia esteja ausente temporariamente, o sistema ir transferir o aviso de documento vencido/a vencer para o responsvel substituto. O sistema consiste se o responsvel substituto possui permisso para gerar revises; caso no possua, somente ser possvel efetuar a revalidao do documento. .....................................................................................................................................77 Distribuio.......................................................................................................................78 Devoluo reviso.............................................................................................................82 Follow-up leitura...............................................................................................................84 Parmetros da rotina:.............................................................................................................84 Treinamento......................................................................................................................86 MISCLANEA.....................................................................................................................91 Importar documentos........................................................................................................91 Manuteno de distribuio..............................................................................................93 Ausncia temporria..........................................................................................................99 Empresa/Filial.................................................................................................................103 TESTE FINAL....................................................................................................................105 SITUAO-PROBLEMA.................................................................................................106 INTEGRAO SIGAGPE AMBIENTES QUALITY MV_QGINT.............................107 GLOSSRIO......................................................................................................................111

O AMBIENTE
O ambiente Controle de Documentos tem como objetivo o gerenciamento dos documentos, utilizando os seguintes recursos: Cadastro e edio de todos os procedimentos, instrues, normas, desenho e demais documentos da empresa: cdigo e reviso. Controle do ciclo de aprovao: digitao, elaborao, validao, aprovao e distribuio das cpias eletrnicas ou em papel. Amarrao da referncia entre um documento e outro. Emisso do protocolo de recebimento. Integrao com o Word da Microsoft. Controle dos treinamentos nos documentos. Emisso de lista mestra e lista de documentos para cada destinatrio/pasta. Envio de e-mail, auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revises. Visualizao rpida dos documentos vigentes.

Antes de iniciar os processamentos dirios, necessrio personalizar o sistema de acordo com a forma de trabalho de cada empresa. A definio das informaes bsicas chamada de implantao.

Objetivos instrucionais do curso

So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem: a) Conceitos a serem aprendidos: - princpio epistemolgico do Protheus. - nomenclatura Microsiga; - princpios da Administrao de Controle de Documentos; - integraes. b) Habilidades a serem dominadas: - domnio conceitual do Sistema; - propriedade de compreenso e emprego da nomenclatura Microsiga - Controle de Documentos; Documentos - capacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que pressupem as funcionalidades do ambiente Controle de Documentos; Documentos - capacidade de anlise e adequao: necessidades X soluo Microsiga; - domnio tcnico-operacional do Protheus; - capacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema. c) Tcnicas a serem aprendidas - implantao do ambiente de Controle de Documentos; Documentos - operacionalizao do ambiente; - aplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Controle de Documentos. d) Atitudes a serem desenvolvidas: - capacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o sistema Microsiga Controle de Documentos; Documentos - capacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente; - capacidade de execuo.

Objetivos especficos do curso

Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de: Conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades do Protheus Controle de Documentos. Documentos Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Microsiga; Implantar e operar o sistema no ambiente de Controle de Documentos. Documentos Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus Controle de Documentos. Documentos

Texto conceitual a respeito do funcionamento do negcio As Empresas e instituies esto so divididas em departamentos que realizam desde a criao e configurao de procedimentos e instrues at a emisso e divulgao dos mesmos para todos os membros envolvidos. O processo de criacao controlado por todas as fases de elaborao com ou sem criticas para a aprovao de todos os usuarios envolvidos, com acompanhamento de prazos das pendencias. Aps a Distribio dos documentos com compravao de entrega. Os documentos devem estar a disposio para consulta eletronica, com copias controladas papel. Com a possibilidade de solicitar alteraes e documentos para aprimorar o sistema da qualidade.

Teste inicial
1. Para qual o tipo de documento no qual o ambiente Controle de documentos foi projetado. a. Documentos Fiscais (notas, recibos e etc). b. Documentos da Qualidade (Manuais, Procedimentos,Instrues de Trabalho e etc.). c. Documentos da Qualidade (normas da ISO-9000, ISSO-14000 e etc). 2. No ambiente Controle de Documentos, h uma preocupao com o controle de emisso de documentos em copia tipo papel? a. Sim, h um controle de emisso, remisso e recuperao de revises antigas. b. No, este controle e efetivamente do administrador da qualidade, uma vez emitido no necessrio onerar o ambiente. c. Sim, h um controle de emisso, remisso e recuperao e recuperao de revises antigas, porem precisa de outros ambientes para este controle.

3. No ambiente Controle de Documentos, quando o tipo interno qual o programa padro utilizado para elaborao de Documentos. a. Acrobat Reader (pdf) b. Microsoft Word c. Microsoft Notpad 4. No ambiente Controle de Documento, h uma maneira montar um escala (ranking) de absoro do contedo do documento ao um auditor na comprovao de leitura dos usurios ao Documento. a. Sim, atravs de relatrios e consultas. b. No, h apenas um registro de entrada e baixa de pendncia. c. Sim, h atravs de notas dos questionrios respondidos sobre o Documento. 5. No ambiente Controle de Documento, h uma maneira de demosntrar ao um auditor na comprovao de treinamento dos usurios ao Documento. a. Sim, atravs de relatrios e consultas. b. No, h apenas um registro de entrada e baixa de pendncia. c. Sim, h atravs relatrios montados na Consultas-Cadastro Genrico.

FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto de fluxo operacional do ambiente Controle de Documentos que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de implementao e operao do sistema. O usurio pode, no entanto, preferir cadastrar as informaes de forma paralela, uma vez que, nas opes do menu de Atualizao do ambiente Controle de Documentos, Documentos a tecla [F3] possibilita o subcadastramento em arquivos. Portanto, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um assunto quando estiver atualizando o arquivo de "Documentos". Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente as suas necessidades e convenincias. O sistema gerencia a elaborao dos Documentos da Qualidade, obedecendo a seguinte ordem de operao: Digitao * Elaborao * Reviso Aprovao Homologao Distribuio * Leitura * Solicitao de Alterao

Sendo que somente o elaborador do documento pode comentar a digitao e a crtica, podendo ser realizada a partir da etapa de digitao. Somente na etapa de leitura do documento ser possvel elaborar uma solicitao de alterao. * Preenchimento obrigatrio.

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INICIO

Verificar Parmetro, Tabela, Dicionrio

SIM

Cadastrar Departamentos

Cadastrar Cargos

Cadastrar Usurios

Vincular Pasta x Depto

Cadastrar Pastas

SIM

Utiliza Pastas?
NO

NO

Utiliza PalavrasChave?
NO

SIM

Cadastrar PalvrasChave

Utiliza Norma?
NO

SIM

Cadastrar Norma

Cadastrar Assuntos Cadastrar Nveis Responsveis

Cadastrar Tipo de Documento

Cadastrar Responsaveis Importar Documento (Word) Cadastrar Documento/ Nova Revisao

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Distribuir Documentos

Emite Registro de Treinamento

NO

SIM

Registro de Treinamento

Gera Pendncia(s) de Leitura e Aviso(s)

Reviso Anterior com Pendncias de Papel?

SIM

Gera Devoluo Reviso

Consultas

Cadastros Documentos (Palavras-Chaves) Lanamentos Pendentes Doctos Referenc.

NO

Miscelnea

Ausncia Temporria Manut.Distribuio Status Gerais

Emite Protocolos?
NO

SIM

Protocolos Relatrios

Lista Mestra Pendncias Solicitaes Cadastros Treinamentos (Registros) Protocolos

Utiliza Treinamento?
NO

SIM

Cadastro de Treinamento/ Retreinamento

FIM

Emite Registro de Convocao?

NO

SIM

Registro de Convocao

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DEFINIES
Introduo

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CONFIGURAES DO SISTEMA
O ambiente Controle de Documentos possui uma srie de parmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa. A Microsiga envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente CONFIGURADOR.

Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Controle de Documentos: Documentos

Parmetros MV_QAVIREC MV_QAVISOR MV_ QAQUEST MV_QDBXALE MV_QDCHTM MV_QDDOTPD Tipo Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Descrio Define se o relatrio de aviso de recebimento de documentos ser impresso no ato da distribuio. Informa se o sistema dever imprimir ou no o aviso de recolhimento. Define se os questionrios relacionados ao documento estaro habilitados para leitura e resposta. Define se a baixa da etapa dever ser aleatria quando houver mais de um usurio. Define se na etapa de leitura, o usurio consulta o documento em HTML. Define o nome do arquivo .DOT, padro do Word utilizado para abertura/criao dos documentos. Contedo Padro S S N N N ADVSIGA8.DOT

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MV_QDHTML MV_QDIALIM MV_QDIATR MV_QDIDTVG MV_QDLHREV MV_QDOAVEM MV_QDOCPO MV_QDOCPCN MV_QDOPDEV MV_QDOPSOL

Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Lgico Caracter Caracter

MV_QDOTPPR

Caracter

MV_QDPVIEW MV_QDVIEW MV_QDTIPED

Caracter Caracter Caracter

MV_QGINT

Caracter

MV_QLEUDOC MV_QLIBLEI MV_QMSGERM MV_QNSEQDC

Caracter Caracter Lgico Caracter

Define se grava o documento em HTML, (1 - Sim / 2 No). Define a quantidade de dias limite para avisar que a validade do documento est terminando. Quantidade de dias que uma reviso obsoleta permanece ativa em conjunto com a reviso atual, em virtude da implantao da ltima. Define se dever ser impressa a data de vigncia no relatrio de Lista Mestra de Documentos. Define se o contedo do "Motivo da Reviso" deve ser apagado a cada gerao de novas revises. Define se h envio de e-mail aos usurios com lanamentos pendentes (1-Sim / 2-No). Define se haver remisso dos documentos definidos como cpias eletrnicas. Indica se deve ser impressa cpia de documentos cancelados. Define se aparecero apenas os lanamentos de devoluo de reviso de documentos pendentes. Define se aparecero apenas os lanamentos de solicitaes pendentes. Define se dever ser impresso nos relatrios de aviso e protocolo de recebimento de documentos os destinatrios considerados como cpias eletrnicas ou ambas. Define o path/diretrio onde est instalado o WordView. Define se o WordView ser utilizado para consultar os documentos. Define qual verso do editor do Word ser utilizado para a abertura e criao dos documentos. Indica se o ambientes Quality esto integrados com o ambiente Gesto Pessoal. Para que essa integrao seja possvel, a ativao desse parmetro deve ser realizada, SOMENTE no momento da atualizao de verses, a partir da 6.09 para a 7.10 ou da 7.10 para a 8.11. Caso contrrio, se a utilizao dessa integrao for necessria sem que a atualizao de verso seja realizada, deve-se entrar em contato com o departamento de Help-Desk da Microsiga para que, mediante a realizao de alguns procedimentos e gerao de programas especficos, essa integrao seja possvel. (Consulte informaes detalhadas neste documento na seo INTEGRAO). Define a obrigatoriedade de leitura do documento. Define que qualquer usurio poder ler o documento. Indica se devem apresentar mensagens de erro no envio de e-mails. Define se o nmero do documento ser seqencial, de acordo com a seqncia especificada no cadastro de Tipos de Documento.

2 30 15 N S 2 N T N N

N "em branco" deve ser preenchido N WORD97

S N T N

MV_QPATHW

Caracter

MV_QPATHWD

Caracter

\SYSTEM\DOCS Define o diretrio que contm os arquivos dos Obs.: "a partir do documentos. diretrio de instalao do sistema" \SYSTEM\MODELOS Define o diretrio que contm os arquivos Obs.: "a partir do modelos dos documentos. diretrio de instalao

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do sistema" MV_QPATHWH Caracter \SYSTEM\HTML Define o diretrio que contm os arquivos no Obs.: "a partir do formato HTML. diretrio de instalao do sistema" GETTEMPPATH() Obs.: esta funo Define o diretrio que contm os arquivos retorna o diretrio temporrios do Windows. temporrio do Usurio logado no Windows. Define se o relatrio de Protocolo de Recebimento de Documentos ser impresso no ato da S distribuio do documento. Define se a distribuio do documento dever emitir o Protocolo de Recolhimento dos S Documentos. Define a ltima data de verificao de envio de emails aos usurios com lanamentos no ambiente 01/01/04 Controle de Documentos. Define a conta que deve ser utilizada para o envio "em branco" de e-mails dos relatrios. deve ser preenchido Define a senha da conta para o envio de e-mails "em branco" dos relatrios. deve ser preenchido Servidor de envio de e-mails utilizado nos "em branco" relatrios. deve ser preenchido Indica qual conta utilizada para envio de e-mails "em branco" automticos pelo sistema. deve ser preenchido Servidor de e-mail necessita de autenticao? E-mail utilizado no campo FROM no envio de relatrios por e-mail. Define que ao gerar reviso do documento tipo externo copia-se o documento anterior (1-SIM / 2-NO). Define se o digitador pode gerar reviso (1-SIM / 2-NO). Define o uso da rotina de revalidao (1-SIM / 2NO). Define se haver gerao de lanamentos de avisos dos documentos (1-SIM / 2-NAO). Define o perodo em dias de envio de e-mail em conjunto com o parmetro MV_QUDQDO. Grava HTML para Workflow 1=Sim / 2=No. Habilita clculo a partir da data de implantao 1=Sim / 2=No. Define se gera a verificao por data do aviso de vencimento 1=Sim / 2=No. Define o e-mail do responsvel da qualidade para comunicao de transferncia de funcionrio/usurios. Define a ordem padro de apresentao dos dados na tela de pendncias do controle de documentos de 1 a 11 (conforme boto Filtra Pendncias). Define se pede confirmao de gerao de reviso para aviso referenciado. Bloqueio de solicitao de novos documentos. Define se imprime apenas uma copia do documento na distribuio 1=Sim 2=No. .F. "em branco" deve ser preenchido 2 2 1 1 0 2 2 2 "em branco" deve ser preenchido

MV_QPATHWT

Caracter

MV_QPROT

Caracter

MV_QPROTRE

Caracter

MV_QUDQDO MV_RELACNT MV_RELAPSW MV_RELSERV MV_EMCONTA MV_RELAUTH MV_RELFROM MV_QDUPEXT MV_QDOREVD MV_QDREVAL MV_QDOGEAV MV_QUDQDON MV_QDWHTML MV_QDHDTIM MV_QDXAVLI

Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Lgico Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter Caracter

MV_QGEMAIL

Caracter

MV_QDOORPD

Numrico

MV_QDBXARF MV_QDSLDEX MV_QDOCPUM

Caracter Caracter Caracter

2 2 2

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CADASTROS
Departamentos
O cadastro de departamentos obrigatrio para a utilizao funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR. de qualquer

No cadastro de departamentos, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica de um determinado departamento da empresa.

Campos obrigatrios: Cdigo (QAD_CUSTO) Cdigo identificador do departamento junto ao sistema. Funciona como identificador nico do departamento. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente.

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O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Descrio (QAD_DESC) Descrio do departamento. Facilita a identificao do departamento. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Demais campos: Status (QAD_STATUS) - Situao do departamento. o 1 - Ativo o 2 Inativo Indica a situao atual do departamento, em momentos de escolha do departamento durante o processo de criao/manuteno de um documento. Fil Usr Res (QAD_FILMAT) - Filial do responsvel do departamento. Indica a filial do usurio (filial/empresa so definidas na instalao do sistema Protheus 8) que responde (assume a responsabilidade) pelo departamento no processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento como papel).

Quando a tabela QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR possuir a situao do MODO como Exclusivo (este MODO consta no dicionrio de dados SX2), o sistema possui um validao para o valor do campo Fil Usr Res NO fique diferente da filial corrente do cadastro, emitindo uma mensagem de aviso (HELP). Cod Usr Res (QAD_MAT) - Cdigo do responsvel do departamento. Indica o cdigo do usurio que responde (assume a responsabilidade) pelo departamento no processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento como papel).

O Cod Usr Res ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Seguindo do fluxo operacional citado acima, o responsvel ser cadastrado somente aps o item Cadastrar Usurios.

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Pastas X Departamentos O vnculo de pastas no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando vrias pastas ao departamento que est sendo cadastrado como facilitador do usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do documento.

Seguindo do fluxo operacional citado acima, as pastas sero vinculadas somente aps o item Cadastrar Pastas.

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Cargos
O cadastro de cargos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAC - CARGOS.

Campos obrigatrios: Cargo (QAC_FUNCAO) Cdigo identificador da funo no sistema. Funciona como identificador nico do cargo. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente.

O cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

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Descrio (QAC_DESC) Descrio da funo. Facilita a identificao do cargo. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

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Usurios
O cadastro de usurios obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAA - USUARIOS.

No cadastro de usurios, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica e permisses de processo de um determinado usurio da empresa.

Campos obrigatrios: Tipo Usurio (QAA_TPUSR) Tipo de usurio do sistema: o 1 Funcionrio o 2 Outros

Funciona como identificador do tipo de usurio em que o tipo 2 - outros sero os usurios que no fazem parte da folha de pagamento (ambiente Gesto de Pessoal). Exemplo: Estagirios, gerentes com pr-labore etc.

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Sero restringidos ao tipo 2 outros quando a integrao com o ambiente Gesto de Pessoal estiver ativa atravs do parmetro MV_QGINT, pois o tipo 1 funcionrio ser cadastrado apenas no ambiente Gesto de Pessoal. Cdigo (QAA_MAT) Cdigo identificador do usurio no sistema. Funciona como identificador nico do usurio. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente.

O cdigo ser MV_QGINT.

alterado

conforme

integrao

do

parmetro

Nome (QAA_NOME) Nome completo do usurio. Facilita a identificao do usurio. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em alguns relatrios e consultas.

O nome ser MV_QGINT.

alterado

conforme

integrao

do

parmetro

Nome Reduzid (QAA_APELIDO) Nome resumido do usurio utilizado em alguns relatrios. Facilita a identificao do usurio. Normalmente, a informao exatamente igual ao campo Login Usr. e apresentada junto ao cdigo em 95% dos relatrios, consultas e pesquisas. Cdigo Depto (QAA_CC) Cdigo do departamento do usurio . Funciona como identificador nico do departamento do usurio.

O cdigo Depto ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Cd. Cargo (QAA_CODFUN) Cdigo da funo do usurio. Funciona como identificador nico do cargo do usurio.

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O Cd. Cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Data Inicio (QAA_INICIO) Data de incluso do usurio. Registra a data inicial de cadastro do usurio no sistema. A informao da data antecipada da data-base do sistema indica que o usurio estar ativo a partir dessa data.

A data incio ser alterada conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Demais campos: Login Usr. (QAA_LOGIN) O login do usurio deve ser igual ao apelido cadastrado no configurador. Registra a identificao do usurio no sistema atravs do login cadastrado no ambiente CONFIGURADOR. A informao essencial para apresentao e controle de pendncias do usurio e fluxo de criao do documento.

O Login Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Status Usr (QAA_STATUS) - Situao do usurio. o o 1 - Ativo 2 - Inativo

Este campo s e habilitado para o uso na opo de alterao. Quando registrado o status 2 Inativo h um bloqueio do acesso do usurio ao sistema, sendo necessria a transferncia de suas pendncias para outro usurio via rotina de transferncia.

O status Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

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Receb E-mail (QAA_RECMAI) - Usurio recebe e-mail? o o 1 - Sim 2 - No

Registra a permisso do usurio em receber e-mail de avisos e pendncias do sistema.

O recebimento de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Tipo E-mail (QAA_TPMAIL) - Tipo do recebimento de e-mail? o o 1 - HTML 2 Texto

Registra a permisso do usurio em receber o tipo de e-mail formatado na linguagem de internet HTML ou sem formatao em texto simples nos avisos e pendncias do sistema. Este campo geralmente utilizado quando h restries tcnicas nos servidores de e-mail da empresa quanto ao tamanho ou aos programas de gerenciamento e leitura de e-mails.

O tipo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. End. E-mail (QAA_EMAIL) - e-mail do usurio. Registra o endereo de correspondncia eletrnica via Internet (e-mail). Para uso deste campo pelo sistema, necessrio que o campo Receb Email esteja registrado com 1 - Sim.

O endereo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

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Distrib.Doc (QAA_DISTSN) - Usurio distribuidor de documentos? o o 1 Sim 2 No

Registra a permisso do usurio em distribuir um documento. O uso deste campo permite ter vrios usurios responsveis em distribuio, usando o princpio de serem controlados no documento por departamento distribuidor. Exemplo: Departamento 01 Qualidade. Existem trs usurios com Distrib.Doc igual 1-Sim; portanto, os trs recebero cada um, uma pendncia de distribuio do documento definido tipo Tipo de Documento o departamento distribuidor (verifique no Cadastro de Tipo de Documento). TP Recebim. (QAA_TPRCBT) - Tipo de recebimento do documento? o o o o 1 2 3 4 Cpias Eletrnicas Cpias em Papel Ambos No Recebe

Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de destinatrio que o usurio dever se enquadrar, sendo possvel uma alterao do tipo de recebimento no momento da escolha do destinatrio ou no momento da distribuio. Tipo Word (QAA_TPWORD) Tipo de visualizao para documentos em etapa de leitura. o o o 1 - HTML 2 - WordView 3 - Ms Word

Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de programa/arquivo que o usurio dever utilizar para baixar a sua pendncia de leitura em todos os documentos do tipo Interno. No possvel uma alterao do tipo de recebimento no momento da escolha do destinatrio ou no momento da distribuio. Para o uso de cada tipo, devero ser seguidas as instrues de instalaes e parmetros abaixo: o 1 HTML: Para executar esta rotina, deve-se editar o arquivo MP8RMT.INI e incluir a expresso "BrowserEnabled=1" abaixo da seo "[CONFIG]".

Aplicao prtica:
No diretrio de instalao do sistema, localize a pasta de arquivos de configurao de acesso, sendo:

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\BIN\REMOTE\ Utilizando uma ferramenta para edio de textos (como o Notepad da Microsoft, por exemplo), selecione o arquivo solicitado, sendo: MP8RMT.INI Na seo "[CONFIG]", inclua a linha: BrowserEnabled=1 Salve o arquivo. Configurar os quatro parmetros descritos no incio deste documento: MV_QPATHWH MV_QDHTML MV_QDCHTM MV_QPATHWT valor: valor: valor: valor: \SYSTEM\HTML\ 1 S GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows.

2 WordView: Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa WordView da Microsoft em cada estao de trabalho no qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura. Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso: MV_QDPVIEW valor: C:\WORDVIEW\ (exemplo) MV_QDVIEW valor: S MV_QPATHWT valor: GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows. 3 Ms Word: Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa Word da Microsoft em cada estao de trabalho a partir do qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura.

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Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso: MV_QPATHW MV_QPATHWD MV_QPATHWT valor: \SYSTEM\DOCS\ valor: \SYSTEM\MODELOS\ valor: GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows.

Opo do menu "Transferir" Esta opo permite realizar a transferncia de usurios/pendncias de local (filial ou departamento), possibilitando transferir as pendncias para um nico usurio ou para usurios diferentes. Se o documento estiver em fase de elaborao (digitao, elaborao, reviso, aprovao, homologao ou distribuio) no pode ser transferido. Somente a fase de leitura permite transferncia.

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 Para transferir usurios: 1. Na janela de manuteno de usurios, posicione o cursor sobre o usurio desejado e selecione a opo "Transferir". O sistema apresenta a tela de transferncia de usurios dividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes: Usurio Subdividida nos seguintes quadros: o Tipos de pendncia Indica os tipos de pendncias que podero ser transferidas, obedecendo seguinte legenda:

A primeira coluna indica o tipo de pendncia selecionada para transferncia. Observe que foram selecionados os nveis "Digitao", "Elaborao", "Reviso" e "Homologao", conforme definio no "Tipo de Documento".

A segunda coluna indica a existncia de pendncias.

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Se a marcao estiver em vermelho ( ) significa que no h pendncias a serem transferidas; caso contrrio ( ), elas existem e podero ser transferidas. Observe os nveis "Reviso" e "Aprovao'; suas marcaes esto em verde ( ), indicando a existncia de pendncias a serem transferidas nesta fase. A terceira coluna indica se foi selecionado o "Usurio Destino" para receber os lanamentos de pendncias. Se a marcao selecionado. estiver em verde ( ), h usurio

Documentos/Pastas Relaciona os documentos/departamentos de acordo com o tipo de pendncia selecionado.

A primeira coluna indica que o documento/departamento foi selecionado para a transferncia. Observe que foi selecionado o documento "IT-042".

A segunda coluna indica que h "Usurio Destinatrio" selecionado para receber os lanamentos de pendncia.

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A marcao em verde ( "Usurio Destinatrio".

) significa que foi selecionado o

A seleo de documento da "Segunda Coluna" somente estar disponvel se a opo "Por documento", indicada pelo quadro , estiver selecionada. Caso no haja usurio selecionado, ser assumido o "Usurio Destino" selecionado no tipo de pendncias.

Marca/Desmarca Usurios

Para marcar o "Usurio Destino", basta clicar no boto "Marcar/Desmarcar Usurios depois de selecionado o usurio no quadro Usurio Destino.

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Usurios Destino/Pesquisar Usurio/Ordenao de Usurio

Neste quadro, so relacionados todos os usurios cadastrados disponveis para seleo, sendo vlido apenas os ativos. Boto Pesquisar Usurio Este boto est disponvel para realizar a busca de usurios, operando de forma idntica tecla [F3] de consulta, em que sero apresentados todos os usurios cadastrados. Boto Ordenao Usurios Este boto permite ordenar a apresentao dos usurios no quadro "Usurio Destino", sendo classificados na seguinte ordem: Matrcula Nome Apelido Departamento

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Opes

Esta opo permite a seleo por filial/departamento ou por pendncias.

Filial/Departamento O sistema ir transferir as pendncias marcadas para o filial/departamento especfico. Ao selecionar esta opo, ser apresentada a janela "Departamentos" para a escolha do usurio/departamento/filial destino.

Pendncias O sistema permitir transferi-las para filiais/usurios/departamentos distintos.

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Esta opo permite marcar todas as pendncias de uma nica vez ou selecionar, classificando-as conforme seu tipo ou usurio/departamento destino.

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Nesta opo, definimos se podemos transferir pendncias: Ambas Baixadas - j lidas pelo usurio Pendentes - ainda no lidas

Ao transferir as pendncias/documentos, podemos selecionar: Transferir e ativar Transfere as pendncias selecionadas, ativando-as como "leitura". Assim, o usuriodestino poder ler os documentos recebidos. Transferir sem baixar Transfere as pendncias selecionadas sem baixar os lanamentos pendentes, no sofrendo qualquer alterao. Se documento estiver pendente, continuar pendente para o usurio-origem e ser transferido como pendente ao usurio-destino. Transferir e baixar Transfere as pendncias selecionadas, baixando os lanamentos pendentes de qualquer tipo.

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Baixar sem transferir Baixa os lanamentos pendentes de qualquer tipo sem transferi-los, sendo utilizado quando o funcionrio demitido. Esta opo dever ser atualizada conforme os tipos de pendncias e/ou documentos, para que eles sejam transferidos/baixados a usurios com mesmo nvel de hierarquia da administrao.

Departamento

Subdivida em duas reas distintas:

Transferncia de departamento Ser apresentado a filial/usurio origem e o cdigo/departamento destino.

Histrico de transferncias de departamento Sero relacionadas as transferncias efetuadas anteriormente.

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Selecione uma das opes para transferncia de pendncias. O sistema apresenta a tela de confirmao da transferncia.

Informe o motivo da transferncia e confirme. O sistema apresenta a tela para preencher o motivo da transferncia.

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Pastas
O cadastro de pastas obrigatrio para a utilizao da funcionalidade de documentos com cpias em papel relacionado ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QDC - CADASTRO DE PASTAS.

No cadastro de pastas, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas de distribuio de documentos com vias em papel e filtros de departamento como facilitador do cadastro da pasta no documento.

Campos obrigatrios: Cod Pasta (QDC_CODMAN) Cdigo da pasta utilizada para agrupar os documentos destinados aos usurios de um mesmo departamento com vias em papel. Funciona como identificador nico da pasta. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente.

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Des Pasta (QDC_DESC) Descrio do departamento. Facilita a identificao da pasta. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Demais campos: Cod Assunto (QDC_CODASS) - Cdigo do assunto relativo a esta pasta. Funciona como identificador nico do assunto associando a esta pasta, criando filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento. Des Assunto (QDC_DESCAS) - Descrio do assunto. Facilita a identificao do assunto. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas. Cod Tipo Doc (QDC_CODTP) - Cdigo dos tipos de documentos relacionados a esta pasta. Funciona como identificador nico do tipo de documento associado a esta pasta, criando filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento. Des Tipo Doc (QDC_DESCTP) - Descrio do tipo de documento. Facilita a identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Departamentos X Pastas O vnculo de departamento no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando vrios departamentos pasta que est sendo cadastrada como facilitador do usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do documento.

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Palavras-chave
O cadastro de palavras-chave realizado para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QDK - LOCALIZADORES - PALAVRA CHAVE.

No cadastro de palavras-chave, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas do documento como facilitador de pesquisar/localizar documentos por usurios em necessidade de leitura/consulta a documentos.

Campo obrigatrio:

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PalavraChave (QDK_CHAVE) Cdigo da palavra chave. Funciona como identificador nico da palavra-chave. Exemplos: PRODUO, ADMINISTRATIVO, VENDAS etc.

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Normas
Devem-se cadastrar as normas para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAK - CADASTRO DE NORMAS.

Campos obrigatrios:

Norma (QAK_NORMA) - Cdigo da norma para ser utilizado no cadastro de documentos. Funciona como identificador nico da norma que poder ser associado a um documento. Des Norma (QAK_DESC) - Descrio da norma. Facilita a identificao da norma. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

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Assuntos
O cadastro de assuntos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QD3 - CADASTRO DE ASSUNTOS.

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Tipos de documentos
O cadastro de Tipo de Documentos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade no cadastro de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos, formando uma famlia de documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QD2 TIPOS DE DOCUMENTO QD5 NIVEIS OBRIGATORIOS QDD RESPONSAVEIS POR TIPO DE DOCUMENTO.

No cadastro de tipos, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas dos tipos de documentos (como uma famlia ou um grupo) utilizadas nos documentos. Devem ser informadas caractersticas muito importantes como: matriz de responsabilidade, departamento distribuidor e cdigo automtico do documento.

Campos obrigatrios:

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Cd Tipo Doc (QD2_CODTP) - Cdigo do tipo de documento. Identifica uma famlia de documentos que possuem a mesma formatao e finalidade. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como sugesto (prtica de mercado) e o prefixo do cdigo do documento. Exemplos: o Cd Tipo Doc: IT Des Tipo Doc: Instruo de trabalho. O documento que ser usado ficar com o cdigo IT-001. o Cd Tipo Doc: MQ Des Tipo Doc: Manual da qualidade. O documento que ser usado ficar com o cdigo MQ-001. Cd Tipo Doc: PQ Des Tipo Doc: Procedimento da qualidade. O documento que ser usado ficar com o cdigo PQ-001.

Des Tipo Doc (QD2_DESCTP) - Descrio do tipo do documento. Facilita a identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada juntamente com cdigo em relatrios e consultas. Fil Dep Dst (QD2_FILDEP) - Filial a qual est associado o departamento responsvel pela distribuio deste tipo de documento. Indica a filial do departamento (filial/empresa so definidos na instalao do Sistema Protheus 8) que responde (assume a responsabilidade) pelo o processo de distribuio de documentos. Cod Dep Dst (QD2_FILDEP) - Departamento responsvel pela distribuio deste tipo de documento. Indica o departamento que responde (assume a responsabilidade) pelo o processo de distribuio de documentos. Exemplo: o Fil Dep Dst: 00 Cod Dep Dst: 0000001 O departamento 0000001 responsvel por todas as distribuies dos futuros documentos criados e todos os funcionrios associados a esse departamento. Como o campo Distrib.Doc (descrito acima na tabela de usurios) foi preenchido com 1-Sim, foi recebida uma pendncia via sistema e um aviso via e-mail para realizar a distribuio. O primeiro usurio distribuidor que baixar a pendncia, ou seja, distribuir o documento, baixa as pendncias de todos os outros usurios distribuidores.

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O Cod Dep Dst ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Demais campos:

Modelo Doc (QD2_MODELO) - Nome do arquivo gerado como modelo deste tipo de documento. (.DOT). Indica o nome e a extenso do arquivo utilizado como modelo Word da Microsoft (xxxxxxxx.DOT), ou seja, a capa do documento. Este campo tem como validador uma pesquisa, seguindo o MV_QPATHWD a existncia do arquivo cadastrado. NO um campo obrigatrio e, quando for gravado em branco (sem o nome do arquivo), o sistema utiliza o arquivo padro cadastrado no MV_QDDOTPD advsiga8.DOT. O arquivo (xxxxxxxx.DOT) dever conter as variveis importantes do sistema que so (varivel de cancelamento, varivel de cpia controlada, varivel de documento obsoleto) e os dados da capa do documento.

Sugerimos que estas variveis sejam alteradas/copiadas baseadas no arquivo padro descrito no parmetro MV_QDDOTPD (advsiga8.DOT). Essa alterao/cpia dever ser realizada por um usurio conhecedor do funcionamento dos modelos Word da Microsoft, para evitar erros de grafia e sistmicos no preenchimento da varivel.

Para customizaes (personalizao) das variveis da capa, devero ser usados os pontos de entrada QDOM710.PRW (criao/processo de elaborao do documento) e QDOM720.PRW (distribuio do documento). Esses dois pontos de entrada so padres e sero instalados atravs do CD (Microsiga). Qtde Num Seq (QD2_QSEQ) - Quantidade de dgitos seqenciais do cdigo do documento. Indica a quantidade de dgitos numricos na formao do cdigo do documento.

Para a utilizao da criao do cdigo seqencial do documento, necessrio ativar o parmetro MV_QNSEQDC igual a S. Sigla Doc (QD2_SIGLA) Sigla do tipo de documento. Indica a sigla de dgitos alfanumricos na formao do cdigo do documento. Exemplo:

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Qtde Num Seq: 3 Sigla Doc: ITO cdigo seqencial do documento ser IT-001, IT-002, IT-003 etc.

Qtd Dias Val (QD2_QDIASV) Quantidade de dias de validade do documento. Indica a validade do documento em DIAS e ser calculado conforme parmetro MV_QDHDTIM, a data da vigncia mais (+) a quantidade de dias vlidos, sugerindo a data de validade na distribuio do documento. Txt Protoc. (QD2_PROTOC QD2_MEMO1) Texto do protocolo. Indica o texto do protocolo de entrega do documento em sua distribuio.

Botes obrigatrios:

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Niv.Resp. (Nveis de responsveis). Cria a matriz de responsabilidade de elaborao do documento. o Nvel (QD5_AUT) Nvel documento. Com quatro nveis fixos: -Elaborador -Revisor -Aprovador -Homologador de responsabilidade perante o

E=Elaborador: Nvel responsvel pela elaborao, criao, digitao, definio estrutural, definio de usurios responsveis e usurios leitores do documento. R=Revisor: Nvel responsvel pela reviso de todos os itens e textos do documento. A=Aprovador Nvel responsvel pela aprovao de todos os itens e textos do documento. H=Homologador

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Nvel responsvel pela homologao de todos os itens e textos do documento.

Nr Mnimo (QD5_NMIN). Nmero mnimo de responsveis para este nvel de responsabilidade. Necessrios para este tipo de documento. Altera Doc (QD5_ALT). Define se este nvel de responsabilidade possui autorizao para alteraes. Indica SIM ou No para a permisso de alterao do documento. Baixa Pend (QD5_BXP). Caso seja atingido o nmero mnimo de pendncias baixadas para este nvel de responsabilidade, as demais pendncias podero ser "baixadas" automaticamente pelo sistema. Indica SIM ou No para a baixa de pendncia de todos os usurios do mesmo nvel pelo primeiro usurio a baixar a pendncia.

A utilizao deste campo afetada pelo parmetro MV_QDBXALE igual a S que define a criao e baixas das pendncias seqncias (pendncias criadas e baixadas conforme matriz, uma a uma) ou aleatrias (todas as pendncias criadas por nvel e baixadas aleatoriamente).
o Gera Reviso (QD5_GREV). Determina se este nvel de responsabilidade pode gerar revises de documentos. Indica SIM ou No para a permisso de gerar nova reviso do documento vigente.

Exemplo: Campo Nr Mnimo: o sistema ir validar a quantidade de no mnimo 1 (um) usurio para cada nvel, porm com o cadastro de responsveis no documento poder conter at 99 usurios. Campo Altera Doc: como sugesto, esta uma matriz de responsabilidade com todos os nveis e com a montagem, permitindo que todas as alteraes/crticas do documento fiquem SEMPRE disponveis para todos os nveis. Campo Baixa Pend: as baixas das pendncias sero realizadas por apenas um usurio de cada nvel (conforme contedo do campo Nr Mnimo). Nos demais usurios do mesmo nvel, o sistema no registra e dirige-se para o prximo nvel. Campo Gera Reviso: o controle das revises ser centralizado no(s) elaborador(es).

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Nvel Elaborador Revisor Aprovador Homologador Demais botes:

Nr Mnimo 1 1 1 1

Altera Doc SIM NO NO NO

Baixa Pend NO NO NO NO

Gera Reviso SIM NO NO NAO

Respons. (Responsveis). Nesta opo, o usurio pode definir os departamentos/cargos/filiais responsveis pelas fases de criao dos documentos da qualidade, sendo elas: o o o o Elaborador Revisor Aprovador Homologador

A definio da matriz no obrigatria; porm, se informada no cadastro de documentos, o sistema permitir a

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associao somente dos responsveis que estiverem relacionados na matriz. Alm disso, quando utilizada, sero apresentados de forma automtica todos os usurios relacionados ao departamento/cargo/filial.

Questionrios
O cadastro de questionrios ir tornar-se obrigatrio depois que o parmetro MV_QAQUEST estiver ativo no ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAG QUESTIONARIOS QAH - PERGUNTAS QAI RESPOSTAS.

Esta opo utilizada para cadastrar questionrios com o objetivo de relacion-los ao Documento. Este recurso possibilita que na leitura do Documento o leitor responda ao questionrio vinculado. Neste caso, alm da necessidade da resposta, existe tambm a pontuao mnima que deve ser obrigatoriamente atingida para a finalizao satisfatria do mesmo.

Questionrio somente ser acionado quando o parmetro MV_QAQUEST estiver ativo. Para que os usurios recebam uma cpia em papel e treinamento de documentos, ser necessria a impresso do questionrio atravs do relatrio "Questionrio".

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Campos obrigatrios:

Cd Quest (QAG_QUEST) - Cdigo de identificao do questionrio no sistema. Funciona como identificador nico do questionrio. Reviso (QAG_RV) Reviso do questionrio. Funciona como

identificador nico do questionrio. Titulo Quest (QAG_TITULO) - Ttulo do questionrio. Cd Docto (QAG_DOCTO) - Documento responsvel pela criao do questionrio. Funciona identificador para criar o vnculo do questionrio com o documento. Rev Docto (QAG_RVDOC) - Documento reviso do documento responsvel pela criao do questionrio. Funciona como identificador para criar o vnculo do questionrio com o documento - reviso.

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Demais campos: Pont.Mnima (QAG_PONTMI) - Pontuao mnima exigida para o usurio baixar o documento na etapa de leitura.

Perguntas Para incluir uma nova pergunta, clique "Seta para Baixo" na rea perguntas. Ser apresentada uma nova linha para digitao. Nr Pergunta (QAH_SEQPER) - Nmero seqencial automtico da pergunta. Pergunta (QAH_DESPER - QAH_MEMO1) Descrio da pergunta.

Boto "Respostas" Obrigatrio: Nesta rea, so informados os dados relacionados s perguntas. Nr Pergunta (QAI_SEQRES) - Nmero seqencial manual da resposta. Define o nmero da resposta. O sistema permite que seja alfanumrico. o Exemplo: A, B, C ou 01, 02, 03 etc.

Descr Resp. (QAI_DESRES) - Descrio da resposta.

Pontos (QAI_PONTO) - Pontuao da resposta.

A soma de todos os pontos das respostas deve ser maior ou igual ao campo Pont.Mnima.

Boto "Duplicar" Esta opo est disponvel no menu do cadastro de questionrios com o objetivo de duplicar um questionrio j existente, aproveitando as questes e respostas j criadas. Mediante a opo pesquisar do questionrio, possvel selecionar a qual questionrio corresponde a duplicao.

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LANAMENTOS
Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no sistema so: QA2 - Texto Gerais QA4 - Tabela de Cdigos Internos QAA - Usurios QAD - Departamento/Setor QAG - Questionrios QD0 - Responsveis pelo Documento QD1 - Distribuio por Usurio QD2 - Tipos de Documentos QD3 - Assuntos QD4 - Crticas por Documento QD5 - Nveis Obrigatrios QD6 - Localizadores QDB - Referncias QDC - Pastas QDD - Responsveis por Tipo de Documento QDG - Destinatrios QDH - Documentos QDJ - Destinos QDK - Palavras-Chave QDZ - Distribuidores do Documento

No cadastro de documento, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica e as opes para a criao/elaborao no processo de implantao de um documento na empresa.

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Campos obrigatrios (PASTA Documentos): Tipo Doc (QDH_CODTP) Define, entre outras informaes, o modelo a ser utilizado pelo editor de textos. Funciona como identificador nico do tipo de documento. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como sugesto (prtica de mercado) e prefixo do cdigo do documento. Cod Doc (QDH_DOCTO) Cdigo identificador do documento junto ao sistema. Funciona como identificador nico do documento. Pode ser criado automaticamente por meio de parmetro e cadastros do tipo de documento ou inserido manualmente. Para no haver duplicidade de nmeros ou para consultar a seqncia numrica padro dos documentos j criados, clique no boto de consulta do campo ou pressione a tecla [F3] para localizar os documentos j existentes neste cadastro. Reviso (QDH_RV) Cdigo identificador da reviso do documento junto ao sistema. Funciona como identificador nico do documento. A reviso pode ser controlada pelo sistema ou inserida manualmente.

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Doc Int/Ext (QDH_DTOIE) Este campo informa se o documento interno (digitado) ou externo (cadastrado) . Funciona como identificador do tipo de editor de textos a ser utilizado no processo de elaborao. o Interno - utiliza o programa Word da Microsoft.

O tipo interno cria um arquivo no ambiente do servidor Microsiga (Server) com garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia deve ser evitado atravs da segurana de acesso ao servidor da Microsiga.

Externo - utiliza o programa associado pelo sistema operacional. Exemplos: AutoCad, Power Point etc.

O tipo externo mantm uma cpia do arquivo no ambiente do servidor Microsiga (Server) sem garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia deve ser evitado via segurana de acesso ao servidor da Microsiga. As Geral (QDH_CODASS) Cdigo do assunto principal do documento . Selecione o cdigo do assunto geral do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos e, assim, preencher automaticamente o prximo campo "Des. As. Geral." com a descrio do assunto selecionado, conforme cadastro. Este campo referente ao assunto tem como funo detalhar em at cinco nveis o assunto para o qual o documento se destina, facilitando a tarefa de localizao de documentos, bem como de verificao de existncia de documentos similares no momento da elaborao de novos documentos. Titulo Doc (QDH_TITULO) - Ttulo do documento. Este campo referente ao ttulo do documento limitado a 100 caracteres alfanumricos. Demais campos (Pasta Documentos): Norma (QDH_NORMA) - Cdigo da norma. Selecione o cdigo da norma da qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de normas e, assim, preencher automaticamente o prximo campo "Desc. Normal." com a descrio da norma selecionada, conforme cadastro. Fil Dep Dist (QDH_FILDEP) Cdigo da filial distribuidor. Cod Dep Dist (QDH_DEPTO) Departamento responsvel distribuidor.

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 Des Dis Dist (QDH_NDEPTO) Departamento distribuidor. Os trs campos acima citados so definidos no cadastro de tipo de documento. AsSecundario (QDH_CODAS1) Cdigo do assunto secundrio do documento. Selecione o cdigo do assunto secundrio do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 1 (QDH_CODAS2) Primeiro nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do detalhe 1 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 2 (QDH_CODAS3) Segundo nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 2 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 3 (QDH_CODAS4) Terceiro nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 3 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. Dat Vigncia (QDH_DTVIG) Data de vigncia do documento. Dat Validade (QDH_DTLIM) Data de validade do documento. Dat Implanta (QDH_DTIMPL) Data de implantao do documento. Os trs campos acima citados so definidos no momento da distribuio do documento. Real.Trein. (QDH_TREINA) Realizar treinamento. Funciona como identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever gerar um treinamento atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de treinamento. Real.Quest. (QDH_QUEST) Realizar questionrio. Funciona como identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever gerar um questionrio atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de questionrio.

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Botes obrigatrios (PASTA Opes):

MOTIVO DA REVISAO (Utiliza a tabela QA2) Texto do motivo da reviso. O sistema apresenta uma caixa de texto na forma de um campo memo para digitao do texto sobre o motivo da reviso do documento. Exemplo do texto na reviso 000: Reviso inicial ou reviso de implantao do documento.

RESPONSAVEIS (Utiliza a tabela QD0) Esta rotina permite a definio dos responsveis por todas as fases de elaborao do documento. Preenchimento obrigatrio, conforme os nveis de responsabilidade informados no cadastro de tipos de documentos.

Responsabilidade

Ordem

Filial

Cdigo Usurio

Nome

Departamento do Usurio

Usurio Inativo

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Elaborador Revisor Aprovador Homologador

01 01 01 01

01 01 01 01

01000001 01000002 01000003 01000004

Andr Silva Gustavo Mariza Juliana Paes

11036 11036 01000 01001

Neste momento, define-se que o documento deve ser elaborado, revisado, aprovado e homologado, exatamente nesta ordem. Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Nesse caso, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade. Caso contrrio, segue-se a ordem dos responsveis definidos nos nveis de responsabilidade.

DESTINATARIOS (Utiliza as tabelas QAD, QAA, QDG, QDJ) - Esta rotina permite a definio dos destinatrios dos documentos, podendo ser um usurio ou uma pasta. O sistema apresenta uma nova tela na qual devero ser informados os departamentos/destinatrios. 1. Clique no boto Departamentos para selecionar o departamento destino. 2. Se um departamento estiver cadastrado como "Inativo", continuar sendo acessado pelos documentos j cadastrados, mantendo-os como histricos e validados, apenas, nos prximos documentos a serem includos. 3. Posicione o cursor sobre o departamento desejado ou utilize o boto Pesquisa Texto para localiz-lo. 4. Para copiar destinos e destinatrios de documentos j existentes (vigentes), selecione o boto Copia Destino. Preencha os dados solicitados para a cpia de destino e selecione o boto Cadastro para consultar os dados do prprio cadastro de documentos. 5. D duplo clique para marc-lo ou utilize o boto Marcar/Desmarcar Todos para selecionar todos os departamentos. Observe, porm, que ao selecionar o departamento, o sistema apresenta uma nova tela para a definio da distribuio do documento.

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6. Marque as opes de destino: Usurios/Pastas. 7. Usurio - envia o documento eletronicamente, em papel ou ambos para os usurios responsveis. 8. Pastas - envia o documento em papel para arquivar na pasta do departamento. 9. Confirme.

Na coluna "Tipo Destino", o sistema apresenta o usurio e a pasta. Dessa forma, o documento ser distribudo para os usurios responsveis pelo departamento (eletronicamente ou em papel) e arquivado em sua respectiva pasta.

10. No quadro "Destinatrios - Usurios", o sistema apresenta os usurios que recebero o documento e suas formas de distribuio. Selecione o usurio e o tipo de distribuio, dando duplo clique sobre o registro desejado ou, ainda, para marcar todos os usurios, utilize o boto Marcar/Desmarcar Todos. O usurio pode tambm utilizar o boto Pesquisa Usurio para posicionar o cursor no registro desejado.

Para editar os dados do usurio ou pasta, clique no boto Edita Usurio. Neste item, podemos alterar as configuraes definidas no cadastro de usurios, tais como: Nmero de cpias. Usurio recebe documento (Sim ou No). Tipo de cpia (eletrnica, papel, ambas ou no recebe).

Se o destino for "Pasta", o sistema apresenta os destinatrios marcados conforme relacionamento efetuado no cadastro de "Pasta", opo "Departamentos X Pastas".

DOCUMENTOS

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Para Incluir documentos ou baixar pendncias da matriz de responsabilidades: Checar os parmetros: MV_QPATHW, MV_QPATHWD, MV_QPATHWT. O sistema apresenta uma pequena janela, processando os dados do documento e atualizando as variveis, conforme documento modelo. o Quando o campo Doc Int/Ext (Internos)

Este boto ir abrir um aplicativo editor de textos (Word, WordView ou Visio). Carregue o modelo .DOT definido no cadastro de tipos de documentos e atualize as variveis do documento, permitindo a edio do documento ou sua leitura. Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo. Encerre o Word para que o sistema retorne pasta "Opes". Quando o campo Doc Int/Ext (Externos)

Este boto ir abrir um aplicativo associado ao arquivo disponvel no sistema operacional e permitir, caso o usurio tenha acesso ou pertena etapa atual do documento, a edio do documento ou sua leitura. Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo. Encerre o aplicativo para que o sistema retorne pasta "Opes".

possvel visualizar os documentos tambm pelo Microsoft Visio . Para essa integrao, existe a seguinte funo QDOVIEW(), sendo:

QDOVIEW (cFilDoc,cCodDoc,cRevDoc)

Parmetros: CFilDoc cCodDoc cRevDoc Filial do sistema do documento Cdigo do documento Reviso do documento

Caso no seja informado o parmetro "cRevDoc", o sistema assume a ltima reviso vigente do documento.

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Essa funo prev a abertura dos documentos em Word e WordView. Para tanto, existe um ponto de entrada com o mesmo nome da funo "QDOVIEW" para realizar as customizaes. Para configurao e criao dos objetos no Microsoft Visio , deve ser consultado o help que o editor oferece e seguir as instrues de configurao do Protheus para conexo com o Server.

Demais botes (PASTA Opes): OBJETIVO (Utiliza as tabelas QA2) - Esta rotina permite escrever um texto descritivo sobre os objetivos do documento, ou seja, a que se destina o documento, quais reas podero utiliz-lo, qual a importncia do documento, quais as conseqncias de efetuar um processo sem ler o documento previamente etc. O sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre o objetivo. Descrito o objetivo, confira-o e confirme. O sistema retorna pasta "Opes". SUMARIO (Utiliza as tabelas QA2). Esta rotina permite a digitao do sumrio do documento. O sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre o SUMRIO. REFERENCIAS (Utiliza a tabela QDB). Esta rotina permite definir referncias internas e/ou externas para o documento. possvel criar documentos com referncia a outro documento, ou seja, utilizando um documento como base. Neste caso, devem-se informar os documentos referenciados nas etapas de leitura. Caso a referncia for interna, possvel visualiz-la atravs do boto Doc.

LOCALIZADORES (Utiliza a tabela QDK). Esta rotina permite associar localizadores (palavras-chave) ao documento. Os localizadores permitem uma fcil localizao do documento. possvel cadastrar mais de um localizador por documento e interessante que sejam palavras envolvidas com o propsito do documento.

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CRITICAS (Utiliza a tabela QD4). Esta rotina permite cadastrar as crticas efetuadas nas etapas de elaborao do documento. o Criar uma crtica: Adicione uma linha, caso j existam crticas cadastradas. Em seguida, clique no boto Texto da Crtica para definio da crtica. O sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre a crtica ao documento. Em seguida, clique no boto Devolver Documento.

Se o documento estiver na etapa do elaborador e este for diferente do digitador, a devoluo do documento ser feita para o digitador. Se o documento estiver nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e homologao), a devoluo do documento ser feita para o primeiro elaborador. o Baixar uma crtica: Clique no boto Baixa Critica para encerrar (baixar) a crtica. Em seguida, clique no boto Finalizar Documento. SOLICITACOES (Utiliza a tabela QDP). Esta opo ser executada apenas pelos usurios destinatrios que podero levantar todos os pontos questionveis do documento ou fazer sugestes de melhoria, acessando a rotina atravs do boto "Solicitao de Alterao".

A solicitao de alterao estar disponvel apenas se o documento estiver com o status de leitura. Para verificar execuo da rotina Solicitao de Alterao de Documentos, observe o tpico Solicitaes.

FINALIZAR DOCUMENTO. Esta rotina grava o documento e finaliza sua incluso.

Clique no boto "Finaliza Documento" e retorne tela de manuteno.

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Gravao dos documentos

Em razo da distncia entre as instalaes das filiais da empresa, h a necessidade de gravao dos documentos em locais diferentes e, dessa forma, deve-se configurar o sistema para que os documentos gerados pelo ambiente Controle de Documentos sejam alocados na prpria filial, tornando mais rpido seu acesso e leitura. Para essa configurao, deve-se observar a "mscara de rede" de cada filial, onde o acesso aos documentos realizado, e defini-la na tabela QX (via ambiente Configurador). A busca das localizaes do Client automtica, facilitando a localizao de mais de um lugar, independentemente de estarem na mesma rede. Para visualizar os documentos gravados, so alocados no diretrio temporrio do sistema operacional os arquivos temporrios responsveis pela leitura dos documentos, tornando mais flexvel a utilizao de ambientes de conexo remota.

Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Dessa forma, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade. Caso contrrio, segue responsabilidade. a ordem dos responsveis definidos nos nveis de

DEIXAR DOCUMENTO PENDENTE. Esta rotina deixa o documento pendente para o usurio atual, gravando as alteraes efetuadas, mas no liberando para a prxima etapa. O documento permanece com a pendncia no usurio atual at ser baixada. DEVOLVER DOCUMENTO. Esta rotina permite devolver o documento quando ele possuir crticas, gerando pendncia para o usurio elaborador nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e homologao). Caso o usurio da crtica seja o elaborador, ser gerada pendncia de crtica para o usurio digitador.

Esta rotina s poder ser executada se existirem crticas ao documento. DISTRIBUIDORES (Utiliza a tabela QDZ). Na criao do documento, possvel definir os usurios que realizaro a distribuio de documentos, indicando mais de um departamento para este procedimento.

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Na distribuio, pode ser indicado mais de um departamento, alm de definir usurios especficos para efetuar sua distribuio. o Para definir distribuidores de documentos: cadastro de documentos, clique no boto

1. No momento do "Distribuidores.

2. O sistema apresenta uma pergunta se gostaria de preencher os usurios automaticamente de acordo com o cadastro de tipo de documento, caso responda no, o sistema apresenta uma tela para seleo do departamento e depois dos usurios.
3.

O sistema retorna tela do cadastro de documentos.

REVALIDACAO Histrico da revalidao. O processo de revalidao est detalhado no tpico Pendncias.

Opes do menu documentos: Cancelar Esta rotina permite cancelar documentos vigentes, podendo ser executado somente pelos usurios que geram revises. Na janela de Manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e selecione a opo "Cancelar. O sistema apresenta a mensagem para que o usurio certifique-se sobre o cancelamento. Em seguida, o sistema apresenta uma caixa na forma de um campo memo para digitao do texto sobre o motivo da reviso. Esse campo obrigatrio. Ser apresentada a tela para a visualizao do documento. No boto "Finalizar Documento", grave o cancelamento. O cancelamento do documento ser concludo aps sua distribuio. Dessa forma, todos os usurios envolvidos tomam conhecimento sobre o cancelamento. Ao finalizar, ser gerado um aviso de pendncia de documento cancelado aos destinatrios. O documento cancelado poder ser reativado, impresso ou visualizado atravs da opo "Manuteno de Distribuio", tpico documentos cancelados. Duplicar A opo "Duplicar" permite lanar novo documento com base nos dados de um documento j existente.

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Na janela de manuteno de documentos, posicione o cursor sobre o documento desejado e clique na opo "Duplicar". O sistema apresenta a tela de incluso de documentos. Gerar reviso O usurio pode gerar uma "Nova Reviso do Documento" quando o elaborador recebe uma solicitao de alterao ou quando o usurio que possui acesso para alterar o documento, definido na matriz de responsabilidade no cadastro de tipo de documento, necessite atualiz-lo. So geradas novas revises apenas para documentos que j foram concludos, portanto, esto em status de leitura. Na reviso do documento, o sistema traz todos os campos preenchidos, podendo alter-los nas etapas de elaborao, mantendo o mesmo nmero do documento original e incrementando o nmero da reviso. Ao concluir uma nova reviso, o documento de origem torna-se obsoleto e o novo documento estar em fase de elaborao, conforme legenda. Detalhe Todo documento pode passar por diversos processos desde a sua elaborao at a reviso, aprovao etc. Por uma melhor organizao das informaes relativas ao documento, o ambiente Controle de Documentos mantm um histrico de todas as pendncias geradas e baixadas at o momento atual. o Para consultar histricos de documentos: Na janela de manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e selecione a opo "Detalhe. O sistema apresenta o histrico do documento. Observe ainda que possvel visualizar o histrico de outros documentos, basta posicionar o cursor no documento desejado. O boto "Parmetros" configura os filtros na visualizao do documento. Selecione: o o o o o Tipo de documento (todos ou selecione um tipo especfico). Assunto (todos ou selecione um assunto especfico). Ordem (documento, chave, status, tipo de documento ou assunto). Status do documento (todos, aprovado, digitao, elaborao etc.). ltima reviso (Sim ou No).

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Verifique a apresentao do histrico conforme filtros selecionados. O boto "Histrico de Revises" permite a visualizao de todas as revises geradas para este documento. o o o o Clique no boto "Visualizar" e selecione se deseja visualizar: Documento Cadastro de documentos Visualize os dados e confirme.

Somente ser permitida a visualizao do documento ao usurio que tiver acesso a sua leitura ou elaborao. Caso contrrio, o sistema apresenta a mensagem "Documento no liberado". Soluo de problemas Observe: Joo estava operando o sistema normalmente. No entanto, ao verificar o cadastro de Solicitaes, no conseguiu baixar uma solicitao de um documento novo, o sistema avisa que o usuario no tem acesso a esta rotina. Soluo: No ambiente configurador no cadastro de usuarios nas opcoes de acessos uma delas baixa de Solicitaes, o qual deve estar habilitada para um usuario responsavel por baixar as Solicitaes de documentos, uma vez que por ser novo no um responsavel pela elaborao por motivo de segurana o sistema restringe o acesso pelo cadastro de senhas/usuarios.

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Solicitaes
O cadastro de solicitaes permite incluir solicitaes para a alterao de documentos j existentes ou para a incluso de novos documentos. As principais tabelas utilizadas so: QA2 - Texto Gerais QA4 - Tabela de Cdigos Internos QAA - Usurios QDP - Solicitaes QDH - Documentos QD0 - Responsveis pelo Documento QDS - Avisos

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Apenas os responsveis pelas etapas de elaborao do documento, definidos na matriz de responsabilidade, possuem o direito de alterar os documentos existentes. Por isso, se outro usurio, ao ler um documento, discordar do seu contedo ou por qualquer motivo levantar a necessidade de alterao neste documento, poder efetuar uma solicitao de alterao. Solicitao (QDP_NUMSEQ) Nmero seqencial da solicitao. Observe que este campo seqencial; porm, as duas primeiras posies so fixas, utilizando como prefixo as expresses: o SI - para novos documentos. Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de incluso de novo documento. o SA - para documentos existentes. Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de alterao de documentos existentes. Se necessrio, o usurio poder anexar documentos a esta solicitao atravs do boto Anexo ou, ainda, poder criar documentos utilizando o boto Criar Docto. Assim, o sistema executa o Word para a digitao do documento. Quando selecionado o boto "Anexo", na alterao do documento, o sistema apresenta na tela uma mensagem de alerta. Para visualizar o documento, clique no boto Visualizar para que o editor de textos Word seja aberto e o documento apresentado. Podemos anexar documentos, exemplos (sugestes) ou at mesmo normas que referenciam as solicitaes de alterao/incluso de documentos. Baixar Finalizada a solicitao que ficar pendente no sistema at ser baixada atravs da opo baixar disponvel no menu, onde possvel tambm, fazer manuteno s solicitaes existentes.

A solicitao no poder ser movimentaes em aberto ou pendentes.

excluda

caso

esteja

vinculada

Somente os usurios que tenham acesso rotina "Baixa Solicitaes", definidos no ambiente Configurador atravs da opo "Senhas de Usurio" e "Acesso", podero baixar as solicitaes de incluso de documentos. Muda seleo

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Esta opo depende da configurao do parmetro MV_QDOPSOL. O contedo informado pode ser: o "No Ao acessar a rotina "Solicitaes", sero apresentadas todas as solicitaes, classificadas com status que definem sua situao atual, conforme legenda. Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente as solicitaes em anlise, executando novamente. Em seguida, volta para o status inicial, apresentando todas as solicitaes. o "Sim Ao acessar a rotina, sero apresentadas somente as solicitaes em anlise. N no haver a opo "Muda Seleo".

A incluso de novos documentos

A alterao de documentos existentes

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Para gerar a solicitao de alterao de um documento, ele deve ter seu registro classificado com a marcao na cor verde, ou seja, deve estar em status de leitura, conforme boto legenda. Ao concluir uma solicitao, o sistema gera uma pendncia para o elaborador que deve, por sua vez, ler os motivos e crticas. Se aprovar a alterao do documento ou se rejeitar, deve justificar no boto Mot. Reprovao.

Pendncias

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As pendncias do usurio podero ser visualizadas na entrada do sistema ou podero ser baixadas a qualquer momento pela rotina de pendncias. Na interface MDI, a rotina de pendncias inicializada antes da abertura do primeiro item do menu acessado.

Para realizar a manuteno de pendncias: Ao acessar a opo de manuteno de "Pendncias", o sistema apresenta a tela de baixa de pendncias subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes, sendo: o Pasta Pendncias Selecione uma das pastas e escolha a pendncia. Utilize o boto baixa pendncia. Para baixar a pendncia, d duplo clique sobre o registro selecionado ou clique no boto "Baixa Pendncia". O sistema apresenta a tela de cadastro de documentos, permitindo a alterao dos dados. Essa operao permitida somente aos responsveis pelas etapas de elaborao do documento, conforme matriz de responsabilidade definida no cadastro de tipos de documentos. Os tipos de pendncias possveis:

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Digitao Uma pendncia de digitao ocorre quando o digitador comea a digitar o documento e, por qualquer motivo, no termina. Assim, ele deixa o documento pendente (atravs da opo "Deixar Documento Pendente") para finaliz-lo posteriormente, gerando uma pendncia de digitao. Para baixar esta pendncia, necessrio abrir o documento.

Elaborao Esta pendncia ocorre logo aps a etapa de digitao e, caso o digitador seja o mesmo responsvel pela elaborao, ser gerada a etapa de elaborao j baixada. A etapa de elaborao obrigatria e principal na fase de criao/elaborao dos documentos/revises.

Reviso Se a empresa trabalha com reviso, ao finalizar o documento, o sistema gera uma pendncia de reviso. O revisor deve ler o documento e finaliz-lo, gerando pendncia para a prxima etapa (aprovao, homologao ou distribuio) ou critic-lo, gerando pendncia de elaborao com crtica para o elaborador do documento.

Aprovao e homologao Semelhante pendncia de reviso, deve-se finalizar, gerando uma pendncia para a prxima etapa (homologao e distribuio); ou criticar, gerando uma pendncia de elaborao com crtica para o elaborador.

Pasta Avisos Para baixar o aviso, d duplo clique sobre este registro ou clique sobre o boto "Editar". O sistema apresenta a tela correspondente ao registro, ou seja, abre-se a tela referente rotina daquele documento. Por exemplo: cadastro de questionrio, cadastro de treinamento etc. Tipos de avisos possveis: Aviso de documento referenciado. Informa ao usurio que obrigatria a reviso do documento; pois, trata-se de um documento referenciado, definido para gerar reviso sempre que o documento principal passar por novas revises. O aviso somente ser baixado quando o usurio gerar nova reviso do documento. Aviso de agendamento de treinamento

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Informa ao usurio que h um treinamento agendado. O aviso ser baixado quando o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos" e visualiz-lo ou na confirmao do treinamento a partir do cadastro de treinamentos. Aviso de necessidade de treinamento Informa a necessidade de efetuar um treinamento para o documento, conforme definio do campo "Real. Trein." no cadastro de documentos. O aviso somente ser baixado quando o usurio incluir um treinamento para o documento. Aviso de documentos cancelados Informa ao usurio que o documento foi cancelado. O aviso somente ser baixado quando o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos", visualizar o documento e efetuar a baixa. Aviso de documento vencido Informa ao usurio que o documento est vencido e que necessrio gerar nova reviso. O aviso somente ser baixado quando a nova reviso do documento estiver vigente. Os avisos de documentos vencidos/a vencer so gerados com base no parmetro MV_QDIALIM que indica a quantidade de dias necessria para aviso do prazo limite de vencimento de um determinado documento (contedo padro = 30 dias). Processo de revalidao A partir da configurao do parmetro MV_QDREVAL, o processo de revalidao para documentos vencidos ou que estejam prestes a vencer define se este tratamento deve ser utilizado ou no. Exemplo: Ao vencer um documento, o responsvel pela pendncia faz uma avaliao e decide por sua revalidao ou gerao de uma nova reviso. Dessa forma, na janela de manuteno de documentos, ser apresentado o aviso de documento vencido/a vencer. O usurio deve dar um duplo clique sobre o item para responder sobre a revalidao do documento vencido/a vencer. 1. Caso o usurio no queira revalidar o documento, deve clicar no boto Cancelar; o sistema ir perguntar sobre a gerao da reviso do documento, que poder ser confirmada ou cancelada.

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2. Caso o usurio queira revalidar o documento, deve clicar no boto OK. O sistema ir apresentar a janela para a informao dos dados da revalidao. O histrico da revalidao pode ser consultado na rotina de Cadastro Documentos, atravs do boto Revalidao, na barra de ferramentas. de

Para impresso do histrico de revalidao na capa do documento, foi disponibilizada a varivel cRevalid, que deve ser includa nos rdmakes padres QDOM710.PRW e/ou QDOM720.PRW e no arquivo modelo exemplo ADVSIGA8.DOT. O processo de revalidao tambm pode ser executado na rotina de Cadastro de Documentos, por meio da opo Gerar Reviso.

Caso o usurio responsvel pela pendncia esteja ausente temporariamente, o sistema ir transferir o aviso de documento vencido/a vencer para o responsvel substituto. O sistema consiste se o responsvel substituto possui permisso para gerar revises; caso no possua, somente ser possvel efetuar a revalidao do documento. Este processo de revalidao est sendo utilizado por alguns clientes com o objetivo de atender norma NBR ISO 9000:2000 e tambm ao item de melhoria contnua do sistema de gesto de qualidade. Aviso de solicitao de incluso de documentos Informa ao usurio que existe uma solicitao de incluso de documento. O aviso somente ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao. Aviso de solicitao de alterao de documentos Informa ao usurio que existe uma solicitao de alterao do documento. O aviso somente ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao. Aviso de ausncia temporria Informa que o responsvel pela etapa indicou o usurio como substituto para a baixa da etapa enquanto ele estiver temporariamente afastado da responsabilidade. Aviso de necessidade de questionrio Informa a necessidade de incluir um questionrio para o documento, pois o campo "Realiza Questionrio" no cadastro de documentos est preenchido com "Sim". O aviso/pendncia somente ir desaparecer para o usurio quando incluir um questionrio para o documento.

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Distribuio
Esta rotina realiza o controle da distribuio de documentos. Aps finalizar todas as etapas de elaborao do documento, realizada a distribuio das cpias para os usurios cadastrados como destinatrios. A distribuio dos documentos pode ser realizada por usurios definidos no tipo de documento, alm de poder ser distribudo a mais de um departamento definidos no boto Distribuidores no documento. As principais tabelas utilizadas so: QAA - Usurios QAD - Departamento/Setor QD1 - Distribuio por Usurio QD2 - Tipos de Documentos QDC - Pastas QDE - Log de Cpias Emitidas QDG - Destinatrios QDH - Documentos QDJ - Destinos QDS - Avisos QDT - Pastas X Departamentos QDU - Devoluo de Reviso Anterior

Parmetros da rotina: MV_QDIATR MV_QDOCPNC MV_QDOTPPR MV_QPROTRE MV_QDOCPUM MV_QDHDTIM MV_QAQUEST

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MV_QPATHW MV_QPATHWD MV_QPATHWH MV_QPATHWT MV_RELACNT MV_RELPSW MV_RELSERV MV_EMCONTA

Tipo Cpia/Tipo Recebe Este campo define o tipo de cpia do documento que ser enviada ao responsvel definido para o departamento. Os tipos de cpia possveis so:

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Eletrnica - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Cpias Eletrnicas", para que o documento seja distribudo via e-mail para os responsveis. Papel - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Cpia Papel", para que o documento seja impresso manualmente e enviado e/ou arquivado, conforme configurao de parmetros necessrios para este procedimento.

As cpias sero impressas de acordo com o nmero especificado. O protocolo de entrega ser impresso logo aps todos os documentos/cpias serem impressos. Essas cpias geram pendncia de devoluo de reviso anterior de documento para que os distribuidores do documento possam controlar a devoluo das cpias pela rotina de reviso anterior. Quando distribudos os documentos cancelados, o sistema checa a configurao do parmetro MV_QDOCPNC para verificar se sero impressas cpias em papel na quantidade definida, no envio de impresso via Word, para aqueles destinatrios que possuem "Cpia em Papel". o Ambos - Esta definio tambm deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Ambos", para que o documento seja enviado por e-mail e impresso para envio e/ou arquivo, conforme configurao de parmetros necessrios para este procedimento. No Recebe - Definido no campo "Tipo de Recebimento" do cadastro de usurios para que este no receba os documentos gerados.

Para efetuar a distribuio de documentos: 1. Ao acessar a opo de distribuio, o sistema apresenta a janela de "Distribuio de Documentos" dividida em reas: rea "Documentos" - relaciona os documentos finalizados e prontos para distribuio. rea "Destinatrios" - apresenta os usurios destinatrios que devem receber os documentos. 2. Posicione o cursor sobre o documento a ser distribudo. 3. Caso seja necessrio incluir outro destinatrio, posicione o cursor no documento e, em seguida, clique no boto "Incluir". O sistema abre uma nova janela "Destinatrios-Incluir" para a escolha do tipo de destino: Usurios

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Nesta opo so informados: filial, usurio, departamento, nmero de cpias, recebe documentos e tipo cpia. Pastas Nesta opo so informados: pasta, nmero de cpias, tipo cpia e departamento. Ao selecionar a pasta desejada, sero selecionados todos os departamentos a ela relacionados, conforme amarrao definida no cadastro de pastas ou no cadastro de departamentos. 4. Caso seja necessrio alterar os dados do destinatrio, clique no boto "Editar. Neste item, o usurio poder alterar o nmero de cpias, o tipo da cpia e se recebe documento. 5. Para "Pesquisa Departamento", informe a filial e o departamento. 6. Para "Excluir" destinatrios, clique no boto. 7. Confirme a distribuio do documento. O sistema apresenta uma nova tela "Distribuio", informando: a data de vigncia a data de implantao dias de validade data de validade 8. Preencha os dados conforme orientao dos helps de campo. 9. Confirme. 10. Ao confirmar, o sistema finaliza o documento mantendo-o em status de leitura, gerando os lanamentos de leitura de documento para os destinatrios e comunicados atravs de e-mail, caso esteja assim configurado.

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Devoluo reviso
Esta rotina utilizada para efetuar a devoluo de documentos, de forma que o distribuidor possa controlar as cpias devolvidas. As principais tabelas utilizadas so: QDU Devoluo de reviso anterior QD1 Distribuio por usurio

Parmetros da rotina: MV_QDOPDEV

Baixar

Para baixar a devoluo das cpias, necessrio que o nmero de cpias devolvidas seja igual ao nmero de cpias pendentes, havendo excees: Devoluo das cpias parcial

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O usurio deve informar o nmero de cpias devolvidas e no preencher o campo com a "justificativa da no devoluo das cpias". Ao finalizar a baixa, o nmero de cpias devolvidas ser baixado e a devoluo continuar pendente para a baixa das cpias restantes. Devoluo de cpias total Mesmo faltando cpias, necessrio justificar a "no devoluo das cpias". Para isso, foi criado o boto "Justificativa". Muda seleo

Esta opo depende da forma que foi configurado o parmetro MV_QDOPDEV. Verifique seu contedo: o "No Ao acessar a rotina "Reviso Anterior", sero apresentados todos os lanamentos: pendentes ou baixados, conforme legenda. Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente os lanamentos pendentes. Ao executar novamente, volta para o status inicial apresentando todos os lanamentos. o "Sim Ao acessar a rotina, sero apresentados somente os lanamentos pendentes e no existir a opo "Muda Seleo.

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Follow-up leitura
O follow-up de leitura de documentos permite a cada usurio efetuar o gerenciamento dos documentos que devem ser lidos. Dessa forma, o usurio no corre o risco de ler o mesmo documento duas vezes ou, ainda, deixar de ler um documento de suma importncia por no ter certeza de t-lo lido anteriormente ou no, visualizando apenas o cdigo dos documentos. Atravs desta rotina, os documentos lidos so automaticamente identificados por um semforo que assume a cor verde. Todos os documentos que ainda no foram lidos ficam marcados em vermelho. Principais tabelas utilizadas: QD1 - Distribuio por Usurio QDH - Documentos

Parmetros da rotina: MV_QDVIEW MV_QDPVIEW

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Baixar Ao execut-la, o sistema apresenta uma janela com a relao dos documentos.

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Treinamento
A rotina de treinamento considerada a fase final, ou seja, aps ter criado o documento e dado baixa nas pendncias de cada usurio, o sistema possibilita a criao de um registro de treinamento por documento, podendo gerenciar as convocaes de cada usurio e confirmar os treinamentos j realizados.

Ao incluir um treinamento, o sistema mantm os dados cadastrados at que o usurio realize os procedimentos de: Confirmar Os dados do treinamento devem ser confirmados, informando sua data de realizao. Devem ser justificadas as faltas dos usurios. Retreinar Os treinamentos j confirmados podem ser aproveitados para a gerao de novo treinamento.

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Imprimir (emitir os dados dos treinamentos cadastrados). a incluso do treinamento, o sistema envia uma mensagem (e-mail) aos informando que existe um agendamento de treinamento, enquanto os para envio de e-mail estiverem configurados e o campo "Recebe e-mail", de usurios, esteja definido como "Sim".

Ao finalizar treinandos, parmetros do cadastro

Alm disso, o sistema gera uma pendncia de aviso de agendamento de treinamento aos treinandos.

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 Para incluir treinamentos: 1. Na janela de manuteno de treinamento, selecione a opo "Incluir". O sistema apresenta a tela de incluso subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes: 1.1. 1.2. Pasta "Treinamento - Incluir". Pasta "Treinandos".

2. Na pasta "Treinamento", preencha os campos conforme orientao dos helps de campo. Na pasta "Treinandos", so sugeridos os usurios/cargos/departamentos, conforme definio dos destinatrios no cadastro de documentos. possvel selecionar outros participantes para o treinamento: Na rea "Departamento", selecione os departamentos envolvidos. Verifique que o sistema traz selecionados todos os usurios e seus respectivos cargos. Na rea "Cargos", selecione os cargos dos usurios que participaro do treinamento. Verifique que o sistema traz selecionados todos os departamentos e usurios relacionados. Na rea "Usurios", selecione os usurios. Verifique que o sistema traz selecionado o departamento e o cargo relacionado. 3. Na barra de ferramentas, esto disponveis os seguintes botes: Pesquisa por Usurio. Este boto permite consultar usurios cadastrados no sistema para inform-los no treinamento. Pesquisa por Departamento. Este boto permite consultar departamentos cadastrados no sistema para inform-los no treinamento. Pesquisa por Funo. Este boto permite consultar cadastradas no sistema para inform-las no treinamento. 4. Utilize-os conforme necessidade e confirme. Retreinar as funes

A qualquer momento, pode-se selecionar um treinamento e clicar na opo "Retreinar". O sistema ir gerar automaticamente um novo treinamento, selecionando todos os usurios que por ventura estavam planejados para realizar o treinamento anterior e que no realizaram, permitindo a seleo de outros usurios mesmo que j treinados anteriormente.

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Se houver necessidade de realizar um novo treinamento para um documento que j sofreu treinamento, o sistema permite que ele seja realizado de forma prtica, sem que haja necessidade de redigitar todos os dados. Para efetuar retreinamentos: 1. Na janela de manuteno de treinamento, posicione o cursor sobre o treinamento que deseja usar como base para o novo treinamento e clique na opo "Retreinar. O sistema apresenta uma nova tela semelhante a tela de incluso, porm com alguns dados j preenchidos. 2. Confira e preencha os dados necessrios, conforme orientao do help de campo. 3. Em seguida, na pasta "Treinandos", selecione usurios/cargos/departamentos que participaro de novo treinamento. 4. Confirme. Ao finalizar, o sistema envia uma mensagem (e-mail) aos usurios, informando que existe um agendamento de treinamento. 5. Alguns dos campos que j vm preenchidos no podero ser alterados, pois a alterao iria descaracterizar o treinamento-base. os

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MISCLANEA
Importar documentos
Esta rotina permite importar documentos j existentes para o formato utilizado no ambiente Controle de Documentos, facilitando o processo de digitao. Ao execut-la, o sistema atualiza o cadastro de documentos.

Para importar documentos: 1. Na janela de Importao de Arquivo Documentos, preencha os campos conforme orientao dos helps. 2. Em seguida, clique no boto "Abre arquivo documento" para selecionar o arquivo existente. 3. Selecione um arquivo do tipo ".DOC" ou ".TXT". 4. Confirme.

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O sistema executa o Word , gerando o documento a ser gravado no formato utilizado pelo ambiente Controle de Documentos. 5. Verifique e finalize a rotina. Ao finalizar, o sistema apresenta a mensagem que a importao foi realizada com sucesso, gerando o registro no cadastro de documentos e gerando pendncias de leitura para os usurios envolvidos.

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Manuteno de distribuio
A manuteno de distribuio possui como funcionalidade principal ativar/desativar destinatrios e distribuir documentos aos usurios que no receberam.

Para realizar a manuteno da distribuio de documentos: 1. Na janela Manuteno de Distribuio, o sistema apresenta vrios quadros com opes de distribuio, ativao e desativao de documentos. 2. Selecione a opo desejada: 2.1. Distribuir por destinatrio.

Esta rotina permite realizar a distribuio dos documentos por destinatrios, configurando e selecionando os documentos, os usurios ou pastas e forma de recebimento. Para distribuir documentos por destinatrios: Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:

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Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme. O sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e confirme. Pode-se utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Selecione os documentos a serem distribudos, dando duplo clique sobre o registro e confirme. 2.2. Distribuir por documento Esta opo permite realizar a distribuio por documentos, configurando e selecionando os documentos, os usurios e a forma de distribuio e recebimento. Para distribuir documentos: Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme. Marque os usurios destinatrios dando duplo clique sobre o registro ou utilize o boto para marcar/desmarcar todos. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes. Confirme. Ao finalizar, o sistema apresenta a mensagem para a confirmao da execuo da baixa de leitura dos documentos. Confirme. 2.3. Inativar por destinatrio

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Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam pendncias de leitura na prxima reviso. Para inativar por destinatrio: Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio: Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme. O sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e confirme. O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Marque os documentos a serem inativados, dando duplo clique sobre o registro e confirme a operao.

2.4.

Inativar por documento Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam pendncias de leitura na prxima reviso. Para inativar por documentos: Nesta opo, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". Posicione o cursor sobre o registro desejado e confirme.

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Marque os usurios, dando duplo clique sobre o registro desejado ou utilize o boto para marcar/desmarcar todos. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes do mesmo. Confirme a operao.

2.5.

Ativar por destinatrio Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e recebimento. Para ativar documentos por destinatrios: Ao acessar esta opo, o sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio: Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme. O sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione pasta desejada, marque os departamentos envolvidos e confirme. O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Marque os documentos a serem ativados dando duplo clique sobre o registro. Confirme a operao 2.6. Ativar por documento

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Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e recebimento. Para ativar por documentos: Ao selecionar esta opo, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme. Em seguida, marque o usurio destinatrio dando duplo clique sobre o registro. Poder ser utilizado o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os usurios. Para verificar os detalhes do usurio, clique no boto "Editar Usurio".

2.7.

Documentos cancelados Esta opo permite verificar, imprimir ou reativar documentos que foram cancelados no sistema. Para consultar documentos cancelados: Ao acessar esta opo, o sistema apresenta a janela "Seleo de Documentos Cancelados". Nesta opo, pode-se visualizar o documento cancelado, clicando no boto, e imprimi-lo. Posicione o cursor sobre o documento desejado e clique no boto Reativa para reativ-lo. Aps a confirmao, ser exibida a janela para a descrio do "Motivo da Reviso". Digite o texto correspondente. Em seguida, o sistema apresenta os dados cadastrais do documento. Confira-os e finalize o documento. Somente os usurios que tenham acesso s rotinas "Imprime" e "Reativa" documentos cancelados, definidos no ambiente Configurador atravs da opo "Senhas de Usurio" e "Acesso", podero imprimir, visualizar e reativar os documentos cancelados.

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Ausncia temporria
Esta rotina utilizada para controlar a ausncia temporria dos usurios durante um perodo predeterminado, permitindo a escolha de usurios substitutos por etapa/pendncia e definindo as datas previstas para incio e fim da ausncia. A ausncia temporria somente ser vlida para aquele usurio que j possua documentos na fase de "pendncia", atualizando a tabela QD1 - Pendncias de Documentos. Principais tabelas: QAE Ausncia Temporria Origem QAF Ausncia Temporria Destino QD0 - Responsveis pelo Documento QD1 - Pendncias de Documentos QDS Avisos

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Exemplo: Um documento em digitao, cuja matriz de responsabilidade "Responsveis" esteja preenchida, no ser afetado em qualquer uma das demais fases de elaborao do documento. A forma alternativa de definir um usurio com ausncia temporria pela transferncia de usurios/pendncias. A manuteno da ausncia temporria permitida ao usurio responsvel pela etapa/pendncia ou por outro usurio que possua acesso manuteno de todos os registros de ausncia temporria, conforme definido no ambiente Configurador em Senhas de Usurios. Para cadastrar a ausncia temporria: Na janela de manuteno da rotina Ausncia Temporria, clique na opo "Incluir". O sistema apresenta a janela de incluso dividida em reas: Cabealho Nesta rea so definidos os dados relacionados ao usurio origem como: filial, usurio, departamento, data prevista incio da ausncia, data prevista fim da ausncia, motivo etc. Usurio Destino (Itens) Aps selecionar a linha do usurio destino, a tela permite escolher os dados do nico usurio destino para todas as opes como: tipo de pendncia, filial, usurio e departamento.

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Para incluir outro usurio destino, posicione "Seta para Baixo" Destino", onde ser apresentada uma nova linha para digitao.

na rea "Usurio

Para verificar o status dos registros de ausncia temporria, selecione a opo "Legenda" disponvel no menu da rotina. Ao finalizar, o sistema apresenta uma validao no momento da criao de ausncia temporria. O sistema pesquisar todos os documentos para evitar cadastramentos de usurios de mesma responsabilidade no mesmo documento. Apesar da rotina ausncia temporria ser vlida somente para as pendncias, nesta validao esto includos tambm os documentos em criao como ao preventiva, ou seja, em fase de elaborao, mas sem as pendncias criadas. Se a validao encontrar algum caso, ser apresentada uma tela que indica a(s) pendncia(s), responsabilidade(s), usurio(s) e documento(s). Assim, ser necessrio

escolher outro destinatrio.

Conforme a resposta da pergunta, "Atualizar Lanamentos, esta Atualizao pode ser um processo demorado. Confirma?" SIM. O sistema ir rodar a rotina de transferncias das pendncias entre o usurio ausente e o substituto.

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NO. O sistema ir aguardar o Login (Entrada) do prximo usurio no ambiente Controle de Documentos (SIGAQDO) para rodar a rotina de transferncias das pendncias entre o usurio ausente e o(s) substituto(s).

Na "data incio", as pendncias sero transferidas automaticamente para os usurios substitutos. Na "data fim", as pendncias retornaro automaticamente ao usurio origem aps o Login (Entrada) do prximo usurio no ambiente Controle de Documentos. Se necessrio, possvel efetuar a finalizao antecipada da Ausncia Temporria. Para isso, basta preencher o campo "Data Fim" apresentado na rea "Cabealho".

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Empresa/Filial
Esta rotina utilizada somente se existir a integrao do ambiente Gesto de Pessoal com o ambiente Controle de Documentos. Para isso, o parmetro MV_QGINT dever estar ativado. O objetivo desta opo relacionar os cadastros funcionrio/centro de custo/funes (ambiente Gesto de Pessoal) com os cadastros usurios/departamentos/cargos (ambiente Controle de Documentos), considerando tambm o relacionamento entre a empresa/filial origem e a empresa/filial destino para atualizao dos cadastros nos seus respectivos ambientes.

Tabela utilizada: QAJ Empresa / Filial Quality

O processo tratado seguindo a regra: Ambiente Gesto de Pessoal - empresa/filial origem Ambiente Controle de Documentos - empresa/filial destino

Nesta opo, o usurio dever informar qual a empresa/filial origem utilizada no ambiente Gesto de Pessoal e a empresa/filial destino utilizada no ambiente Controle de Documentos. Aplicao prtica: Ambiente Gesto de Pessoal - Empresa 01 e Filial 01

Ambiente Controle de Documentos - Empresa 02 e Filial 01 1. Inclua a amarrao "Empresa/Filial Origem" = (01/01) "Empresa/Filial Destino" = (02/01), utilizando esta rotina. com a

2. Inclua um novo funcionrio no ambiente Gesto de Pessoal, definindo sua matrcula como "000020". 3. No ambiente Controle de Documentos, verifique a atualizao no cadastro de usurios dos seguintes dados: Empresa 02 Filial 01 4. Usurio = "0101000020" - gravado automaticamente, representando a integrao.

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Observe: Cdigo do usurio: 0101000020 onde: 01 - Empresa origem 01 - Filial da empresa origem 000020 - Matrcula do funcionrio

Exemplos: centralizao de filiais, DE: Empresa - 01, Filial - 01 PARA: Empresa - 01, Filial - 02 Ou centralizao de empresas, DE: Empresa - 01, Filial - 01 PARA: Empresa - 02, Filial - 01

Caso a amarrao empresa/filial no for registrada na atualizao dos arquivos do ambiente Controle de Documentos, ser considerada a empresa/filial origem do ambiente Gesto de Pessoal. Para cadastrar amarraes de empresa/filial: 1. Na janela de manuteno da rotina Empresa/Filial, clique na opo "Incluir". O sistema apresenta a janela de incluso. 2. Preencha os dados conforme orientao dos helps de campo. 3. Confirme a incluso.

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TESTE FINAL
1. O ambiente Controle de documentos esta apto para trabalhar no sistema operacional Linux utilizando o tipo interno. a. Sim, esta utilizando o Open Office como programa alternativo. b. No, pois utiliza o Microsoft Word como programa padro. c. Sim, pois utiliza o Microsoft Word apenas na Elaborao. 2. No ambiente Controle de Documentos, h seqncia de Elaborao de um Documento : a. Digitao, Elaborao, Aprovao, Reviso, Homologao. b. Digitao, Elaborao, Reviso, Aprovao, Homologao. c. Digitao, Elaborao, Reviso, Homologao, Aprovao. 3. No ambiente Controle de Documentos, o controle de identificao do usurios e realizado atravs do cadastro de usurios no campo: a. Apelido b. Distribui Documentos c. Login 4. No ambiente Controle de Documento, h como transferir a pendencias de usuario para outro em caso de ferias. a. Atravs da rotina de transferencia no cadastro de usuarios. b. Pela rotina de Detalhes do Cadastro de Documentos. c. Atravs da rotina de Ausencia Temporaria no menu Miscelania. 5. No ambiente Controle de Documento, h 2 maneiras de alertar ao usuarios de suas pendencias. Quais so elas?. a. Atraves de avisos do sistemas e consultas na Pesquisa Texto. b. Atraves de WorkFlow (com retorno automatico da resposta) e avisos do sistemas. c. Atraves de e-mail (sem WorkFlow apenas envio de mensagem) e avisos do sistemas.

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SITUAO-PROBLEMA
No cadastro de Tipo de documento foi definido a matriz de responsabilidade conforme o exemplo do abaixo:

Nvel Elaborador Revisor Aprovador Homologador

Nr Mnimo 1 1 1 1

Altera Doc SIM NO NO NO

Baixa Pend SIM SIM SIM SIM

Gera Reviso SIM NO NO NO

Na incluso do documento com a definio dos responsaveis segue o exemplo abaixo:

Responsabilidade Elaborador Revisor Aprovador Aprovador Homologador

Ordem 01 01 01 02 01

Filial 01 01 01 01 01

Cdigo Usurio 01000001 01000002 01000003 01000005 01000004

Nome Andr Silva Gustavo Mariza Julia Rosa Juliana Paes

Departamento do Usurio 11036 11036 01000 01000 01001

Usurio Inativo

No aps a baixa de pendencia de aprovao da usuaria Mariza cod.(01000003), o sistema gera a pendencia para o Homologadora Juliana Paes cod.(01000004), pulando a aprovadora Julia Rosa cod.(01000005). Em todos os documentos criados a usuaria Julia Rosa cod.(01000005), no participa como a aprovadora. Por que?

Soluo: Devido a configurao do tipo de documento na matriz de responsabilidade no aprovador Baixa Pendencia igual a Sim, quando a usuaria Mariza cod.(01000003) baixa a sua pendencia o sistema procede de acordo com a configurao e no gera a proxima pendencia de aprovao.

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INTEGRAO SIGAGPE AMBIENTES QUALITY MV_QGINT

A partir da verso 6.09, quando a integrao SIGAGPE x Quality existe, na atualizao de verso 6.09 para 7.10 atravs do Atualizao de Verso (Ap609To710) necessrio que o parmetro MV_QGINT esteja ATIVADO, ou seja , MV_QGINT igual a S. Quando houver a necessidade de ATIVAR o parmetro (MV_QGINT) com o sistema em uso, ou seja, aps uma atualizao de verso, faz-se necessrio abrir um chamado com Help-Desk Microsiga para realizar VRIOS procedimentos e alteraes necessrias para a integrao. No recomendado ATIVAR o parmetro com o sistema em uso, pois ocorreram problema na base dados. Automaticamente, aps a atualizao ou realizao dos procedimentos via Help-Desk a integrao ocorre conforme as trs regras abaixo: 1) Existe o uso facultativo da tabela QAJ (EMPRESA/FILIAL QUALITY), especfica acima. Como definio, esta tabela usada para um DE PARA, ou seja, ao cadastrar um usurio/departamento/cargo DE uma empresa e/ou filial, o sistema automaticamente cadastra PARA outra empresa e/ou filial. Esta tabela usada em caso de uma centralizao e/ou descentralizao do departamento da Qualidade entre empresa(s) e/ou filial(is) somente definio para e uso dos ambientes Quality.

O cadastro da tabela QAJ restrito ao usurio Administrador. 2) Integrao dos ambientes SIGAGPE/SIGACON-CTB tabelas (SRA/SI3/SRJ) com (QAA/QAD/QAC) atravs do parmetro MV_QGINT = "S" (ATIVADO).

As integraes do centro de custo para o Quality (departamento) no caso do ambiente SIGACTB que utiliza a tabela CTT permanece com a integrao utilizando a tabela SI3; pois, o sistema, atravs dos cadastrados padres, SEMPRE atualiza esta tabela. Assim, a integrao realizada atravs do SI3 com QAD. Essas integraes ocorrem somente na situao do cadastro de incluso e alterao e so realizadas atravs de funes especificadas abaixo: 2.1) QA_QUALITY (SRA para QAA) funcionrios para usurios;

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O Sistema EXIGE a igualdade de situao de compartilhamento entre as tabelas, verificando o campo X2_MODO no dicionrio de arquivos SX2. Exemplo: SRA X2_MODO=E(Exclusivo) igual( = ) a QAA X2_MODO=E (Exclusivo).

As tabelas SRA e QAA devem ser SEMPRE exclusivas. Esta integrao trar os dados do funcionrio para o usurio com o cdigo modificado conforme: Cdigo do usurio: 0101000020 onde: 01 - Empresa origem 01 - Filial da empresa origem 000020 - Matrcula do funcionrio

O campo RA_APELIDO (apelido) da tabela SRA extramente importante, pois ir compor (alimentar) o QAA_APELIDO (Nome Reduzid) que ser usado para identificar o usurio em relatrios e telas de consulta e o QAA_LOGIN (Login Usr.) que deve conter um login existente no cadastro de usurios no CONFIGURADOR, pois os ambientes Quality identificam o usurio logado no sistema e controla suas possveis pendncias atravs deste campo. Caso o campo RA_APELIDO (apelido) estiver vazio, torna-se indispensvel a interveno manual do usurio no cadastro de usurios, atravs de qualquer ambiente Quality e cadastrar os campos QAA_APELIDO (Nome Reduzid) e QAA_LOGIN (Login Usr.). Os campos de integrao na incluso e alterao esto citados abaixo: RA_FILIAL (Filial) para **QAA_FILIAL (Filial) RA_MAT (Matricula) para *QAA_MAT (Cdigo) RA_ADMISSA (Data Admis.) para QAA_INICIO (Data Inicio) RA_DEMISSA (Dt. Demisso) para QAA_FIM (Data Fim) RA_RECMAIL (Receb E-Mail) para QAA_RECMAI (Receb E-Mail) RA_TPMAIL (Tipo E-Mail) para QAA_TPMAIL (Tipo E-Mail) RA_EMAIL (End. E-Mail) para QAA_EMAIL (End. E-Mail) RA_SITFOLH (Sit. Folha) para QAA_STATUS (Status Usr.) Onde: D torna-se 2- inativo RA_APELIDO (Apelido) para QAA_APELID (Nome Reduzid) RA_APELIDO (Apelido) para QAA_LOGIN (Login Usr.). RA_CODFUNC (Cod. Funo) para *QAA_CODFUN (Cod. Cargo)

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O campo de integrao utilizado somente na incluso. A alterao ser realizada atravs de transferncia: RA_CC (Centro Custo) para *QAA_CC (Codigo Depto)

* Notas do Release 7.10 Cdigo formado por: empresa + filial + cdigo (matrcula, departamento ou funo), exceto por definio da tabela QAJ (item 1). ** Exceto por definio da tabela QAJ (item 1)

Nos demais campos da tabela QAA, o sistema assume o inicializador padro do cadastro do Quality. Caso queira uma atribuio especial para um usurio includo/alterado, torna-se indispensvel a interveno manual do usurio no cadastro de usurios atravs do ambiente especfico do trabalho Quality e alterar o valor deste campos. 2.2) QC_QUALITY (SRJ com QAC) funes para cargos O sistema EXIGE a igualdade de situao de compartilhamento, independente da situao da tabela, verificando o campo X2_MODO no dicionrio de arquivos SX2. Exemplo: SRJ X2_MODO=C(Compartilhado) igual( = ) a QAC X2_MODO=C (Compartilhado). RJ_FILIAL (Filial) para **QAC_FILIAL (Filial) RJ_FUNCAO (Funcao) para *QAC_FUNCAO (Cargo) RJ_DESC (Descrio) para QAC_DESC (Descrio) * Notas do Release 7.10 cdigo formado por: empresa + filial + cdigo (matrcula, departamento ou funo), exceto por definio da tabela QAJ (item 1). ** Exceto por definio da tabela QAJ (item 1)

2.3) QD_QUALITY (SI3 com QAD) centro de custo para departamento. O sistema EXIGE a igualdade de situao de compartilhamento, independente da situao da tabela, verificando o campo X2_MODO no dicionrio de arquivos SX2. Exemplo: SI3 X2_MODO=E(Exclusivo) igual( = ) a QAD X2_MODO=E (Exclusivo). I3_FILIAL (Filial) para **QAD_FILIAL (Filial) I3_ CUSTO (Funcao) para *QAD_FUNCAO (Cargo) I3_DESC (Descrio) para QAD_DESC (Descrio) I3_STATUS (Status) para QAD_STATUS (status) Onde: I torna-se 2- inativo

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* Notas do Release 7.10 cdigo formado por: empresa + filial + cdigo (matrcula, departamento ou funo), exceto por definio da tabela QAJ (item 1). ** Exceto por definio da tabela QAJ (item 1)

3) Integrao com transferncia do SIGAGPE (GPEA180.PRX) atravs do parmetro MV_QGINT = "S", tabelas (SRE com QAB). A integrao com o processo de transferncia do SIGAGPE de filial, empresa, centro de custo com os usurios dos ambientes SIGA-QUALITY neste processo, o sistema estar mudando a situao do usurio atual para INATIVO e Includo um usurio ATIVO novo, gravando o log de transferncia na tabela QAB. Acrescentado o conceito da tabela QAJ (EMPRESA/FILIAL QUALITY) (item1). O parmetro (MV_QGEMAIL) que deve conter o e-mail do usurio responsvel que receber um e-mail de aviso transferncia de funcionrio com o texto, foi realizado uma Transferncia do Funcionrio pelo mdulo SIGAGPE. Verifique, se caso houver necessidade, Transfira as pendncias nos mdulos do SIGA-QUALITY" No SIGAQDO, bloqueada a opo de transferncia de filial/departamento quando o MV_QGINT estiver ativo e/ou o usurio for do tipo funcionrio.

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GLOSSRIO
Procedimentos: conjunto de passos e contudas para atingir o objetivo dentro da empresa/instituio regida pelas normas da qualidade geramente baseados em normas da ISO-9000 e/ou outras normas da qualidade. Intrues de Trabalho: conjunto de passos e contudas para atingir o objetivo de produzir ou reliazar um produto ou servio dentro da empresa/instituio regida pelas normas da qualidade, e normas de segurana , leis e etc, geramente baseados em normas da ISO-9000 e/ou outras normas da qualidade. Manual da Qualidade: conjunto de contudas para especificar qual e direao e comprometimento da alta direo da instituio/empresa a atingir o objetivos regidos pelas normas da qualidade geramente baseados em normas da ISO9000 e/ou outras normas da qualidade. Elaborao do Documento: o processo de criao do documento (digitao/pesquisa e adequao) geralmente e realizado pelo(s) responsave(is) da area com a supervisao da equipe da qualidade. Distribuio do Documento: o processo de exposio do documento criado ao usuarios leitores e participantes do processo de qualidade da empresa/instituio, no sistema controle de Documento a 2 maneiras de expor o documento via eletronica ou via papel. Lista Mestra: um relatorio criado como base de uma auditoria no controle de documentos da empresa/instituiao, por conveno este relatorio consta a apenas ultima versao vigente de cada documento e onde ele atinge (area/depto) e esta onde esta fisicamente no caso de copias em papel, geralmente e usado pelo Auditor para questionar usuarios se estao utilizando o documento correto e na versao correta.

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